Anleitung zum elektronischen Antragsformular in der Leitaktion 2 (Strategische Partnerschaften) im Programm Erasmus+

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1 Anleitung zum elektronischen Antragsformular in der Leitaktion 2 (Strategische Partnerschaften) im Programm Erasmus+ 3 Schritte zu einer erfolgreichen Antragstellung 1. Was sollte im Vorfeld geklärt werden? Die Einrichtung ist im Participant Portal (ehemals URF Unique Registration Facility) registriert und hat eine neunstellige Identifizierungsnummer (PIC) erhalten. Zusätzlich wurden folgende Dokumente in URF hochgeladen: Ausgefülltes Formblatt Rechtsträger (öffentliche oder private Einrichtung) Nachweis des Rechtsstatus der Einrichtung (z.b. Auszug aus dem Handelsregister, Vereinsregister oder bei Schulen ein Bestätigungsschreiben der übergeordneten Einrichtung/Behörde oder ein Screenshot des Schulverzeichnisses). Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt Finanzangaben 2. Registrierung der Partnereinrichtungen Jede im Antragsformular angegebene Partnereinrichtung muss ebenfalls eine PIC-Nummer haben. Ohne PIC- Nummer kann keine Einrichtung ins Antragsformular aufgenommen werden. Partnereinrichtungen müssen im Participant Portal ebenfalls folgende Dokumente hochladen: Ausgefülltes Formblatt Rechtsträger (öffentliche oder private Einrichtung) Nachweis des Rechtsstatus der Einrichtung (z.b. Auszug aus dem Handelsregister, Vereinsregister oder bei Schulen ein Bestätigungsschreiben der übergeordneten Einrichtung/Behörde oder ein Screenshot des Schulverzeichnisses). Herunterladen des Antragsformulars Das von der EU-Kommission zur Verfügung gestellte elektronische Antragsformular (e-form) reichen Sie ausschließlich elektronisch bei Ihrer Nationalen Agentur ein. Die Einreichung einer Printfassung des Antrags ist nicht mehr notwendig. Das elektronische Antragsformular ist eine PDF-Datei. Zur fehlerfreien Bearbeitung ist die jeweils aktuelle Version des Adobe Readers (XI) notwendig. Die aktuelle Version des Adobe Readers können Sie kostenlos unter herunterladen. Laden Sie die PDF-Datei von der NA-Homepage herunter, speichern Sie diese lokal ab und füllen das Formular anschließend der Reihe nach vollständig aus. Das elektronische Antragsformular finden Sie auf unserer Internetseite im Dokumentencenter: Antrag für die Berufsbildung: Antrag für die Erwachsenenbildung: Für das Ausfüllen des Formulars ist eine Internetverbindung notwendig. Speichern Sie das Formular während der Eingabe regelmäßig. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 1 von 13

2 Achtung: Nicht gespeicherte Daten gehen bei der Online-Einreichung verloren. Sollten Sie bereits die englische Fassung des Antragsformulars bearbeiten, so können Sie die Beantwortung der Fragen auf Deutsch vornehmen. Die Antragstellung kann komplett mit der englischen Fassung vollzogen werden und Sie müssen die Daten nicht in die deutsche Version übertragen. 3. Wie ist der Antrag auszufüllen? 3.1. Bearbeitung des Antragsformulars Zur Unterstützung in der Bearbeitung des elektronischen Antragsformulars folgende Hinweise: die dunkelgrauen Felder können nicht ausgefüllt werden. Dies erfolgt automatisch. Alle rot gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und daher unbedingt auszufüllen. Sollten Sie beim Herunterladen des Formulars diesen Hinweis erhalten, dann werden Sie aufgefordert, das Antragsformular auf Ihrem Rechner zu speichern. Bitte speichern Sie das Dokument indem Sie auf dieses Symbol klicken und schließen Sie diese Datei. Dann rufen Sie das Antragsformular über Ihren Rechner erneut auf. Jetzt müsste Ihnen das Antragsformular vollständig angezeigt werden und Sie können mit dem Ausfüllen beginnen. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 2 von 13

3 Der Durchführungszeitraum kann zwischen dem und dem beginnen. Das Antragsformular berechnet automatisch das Projektende, wenn Sie eine Projektdauer zwischen 24 und 36 Monaten eingeben. Bitte beachten Sie, dass alle Projekte spätestens zum enden müssen. Sollten Sie ein Projekt mit einer Laufzeit von 36 Monaten beantragen, so müssen Sie zum beginnen. Die NA empfiehlt als Projektstart allen Antragstellern den und eine Dauer von entweder 24 oder 36 Monaten. Wählen Sie die Nationale Agentur aus, bei der Sie den Antrag einreichen möchten. DE02 (Deutschland) für Nationale Agentur beim BIBB. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 3 von 13

4 3.2. Eingabe von Einrichtungen durch PIC-Nummer Geben Sie die PIC-Nummer in das vorgesehene Feld und klicken auf PIC Prüfen. Nur wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können die Daten von dem EU-Datenbank-Teilnehmerportal (Teilnehmer-Portal) ins Antragsformular überspielt werden. Sollten wichtige Daten, wie z. B. die Anschrift fehlen, so gehen Sie bitte in Ihre Teilnehmerportal-Registrierung und fügen die Daten nach. Anschließend geben Sie den PIC erneut ein. Achten Sie darauf, dass im Bereich Profile/Profil das Feld Art der Einrichtung/Type of Organisation ausgefüllt ist. Felder für weitere Partnereinrichtungen können Sie mit dem Button Add Partner/Partner hinzufügen aktivieren. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 4 von 13

5 A.) Projektmanagement und Umsetzung 3.3. Beantragung der einzelnen Kostenarten Die Kosten für Projektmanagement und Umsetzung errechnet das Antragsformular automatisch. Die antragstellende Einrichtung erhält automatisch 500 pro Monat und jede Partnereinrichtung 250 pro Monat. Die gesamte Partnerschaft kann maximal pro Monat für diese Kostenart erhalten. Dieser Höchstbetrag ist erreicht, wenn ein Antragsteller und 9 Partner eingegeben sind. B.) Länderübergreifende Projekttreffen (Transnational Projektmeetings) Die Berechnung der Länderübergreifenden Projekttreffen erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale (Distanzbänder). Hier wird die einfache Entfernung zwischen Anreise und Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz verwenden Sie bitte den Entfernungsrechner der EU-Kommission: Nach Auswahl des Distanzbandes erfolgt die Berechnung automatisch. Für die gesamte Partnerschaft können Länderüberschreitende Projekttreffen bis maximal für 12 Monate beantragt werden. Geben Sie die Projekttreffen pro Einrichtung und deren Gesamtpersonenzahl ein und nicht pro Treffen. In den oben genanntem Beispiel möchte der Partner Mustermann insgesamt 15 Personen zu 5 Treffen entsenden. C.) Geistige Leistungen (Intellectual Outputs) Diese Budgetkategorie wird auf Basis von Stückkosten/ Einheitskosten berechnet und erstattet. Sie berechnet sich für jeden eingesetzten Mitarbeitenden als Produkt der jeweiligen Personalkategorie mit der Anzahl der Tage. Bitte beachten Sie die Zuweisungsregeln (s. Programme Guide S. 117). Intellectual Output ist ein Produkt, mit dem andere Personen oder Einrichtungen (weiter-) arbeiten können. Eine Website, die nur dem Zweck der Verbreitung dient, ist kein Intellectual Output, eine Lernplattform hingegen schon. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 5 von 13

6 Damit Sie für Einrichtungen, die an der Erstellung der Geistigen Leistung/Intellectual Outputs beteiligt sind, auch Mittel für Personalressourcen beantragen können, müssen Sie im Bereich D.4. Intellectual Outputs weitere Angaben zum Output machen. Erst wenn Sie ein Intellectual Output angelegt haben, können Sie im Bereich I.3 Intellectual Outputs Personalressourcen für jede einzelne Einrichtung, die am Output arbeitet, beantragen. Sie erhalten im Feld Output Identifikation für eine Einrichtung nur dann eine Auswahlmöglichkeit (O1, O2, usw.), wenn die Einrichtung auch in der Projektaktivität unter D.4 aufgeführt ist. Hinweis zur Beantragung von Personalkosten für Manager und Verwaltungskräfte (Manager and Administrative Staff): In der Regel werden die Personalkosten für Manager und Verwaltungskräfte über die Kostenart Projektmanagement und Implementierung finanziert. Sollten für die Erstellung des Outputs dennoch Personalkosten für Manger und Verwaltungskräfte benötigt werden, müssen diese explizit und plausibel im Antrag (Bereich Kommentar zum Budget im Feld: Please provide any further comments you may have concerning the above entered budget ) begründet werden. Ein nicht hinreichend begründeter Ansatz von Personalkosten für Manager und Verwaltungskräfte führt zu einer ersatzlosen Streichung. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 6 von 13

7 D.) Multiplikatoren-Veranstaltungen (Multiplier Events) In diesem Bereich können Sie Mittel für Multiplikatoren-Veranstaltungen beantragen. Für jeden nationalen Teilnehmenden können Sie 100 beantragen und für jeden internationalen Teilnehmenden 200. Pro Projekt können maximal für Multiplikatoren-Veranstaltungen beantragt werden. Achtung: Multiplikatoren-Veranstaltungen können nur beantragt werden, wenn im Rahmen der Partnerschaft auch eine Geistige Leistung/Intellectual Output geplant ist. Damit Sie für Einrichtungen, die an der Multiplikator-Veranstaltung mitwirken, auch Mittel beantragen können, müssen Sie im Bereich D.4. Multiplier-Events weitere Angaben zum Event machen. Erst wenn Sie ein Multiplier Event angelegt haben, können Sie im Bereich I.4 Multiplier Events Kosten für jede einzelne Einrichtung, die am Event beteiligt ist, beantragen. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 7 von 13

8 E.) Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten / Learning-Teaching-Training Activities (LTTA) Sollten Sie im Rahmen Ihrer Strategischen Partnerschaft Kosten für eine LTTA planen, so denken Sie bitte daran, dass Sie diese Kostenart begründen müssen (Bereich G. 1). Denken Sie daran, dass die beantragten LTTAs zur Erreichung des Projektziels notwendig sein müssen. Ein Beispiel wäre die Erprobung von im Rahmen des Projektes entwickelten Lernmaterialien. Damit Sie für Einrichtungen, die an einem LTTA beteiligt sind, auch Mittel beantragen können, müssen Sie im Bereich G.1. Learning/Teaching/Training Activites weitere Angaben zu den LTTAs machen. Bitte beachten Sie die jeweilige Mindestdauer/Maximaldauer der einzelnen LTTAs laut Programmleitfaden: Gemischte Mobilität von Lernenden, in deren Rahmen kurzzeitige physische Mobilität (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit) mit virtueller Mobilität kombiniert wird Kurzzeitiger Austausch von Schülergruppen (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit) Intensiv-Studienprogramme (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit) Längere Mobilitätsphasen von Schülern (2-12 Monate) Unterrichts- und Ausbildungstätigkeiten über längere Zeiträume (2-12 Monate) Langzeitmobilität von Jugendarbeitern (2-12 Monate) Kurzzeitige gemeinsame Angebote zur Fort- und Weiterbildung von Personal (5 Tage bis 2 Monate; ohne Reisezeit) Bestimmte der aufgelisteten Aktivitäten sind nur für bestimmte Bereiche der allgemeinen und beruflichen Bildung und Jugend relevant, nicht jedoch für alle. Siehe Abschnitt Strategische Partnerschaften in Anhang I dieses Leitfadens. Langzeit-Aktivitäten von Lernenden und von Personal sowie von Jugendarbeitern aus Partnerländern sind nicht förderfähig. Die einzige Ausnahme bilden kurzzeitige gemeinsame Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen sowie Lehrpersonal aus Partnerländern, das in Intensiv-Studienprogrammen unterrichtet. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 8 von 13

9 Folgende Kostenarten können im Rahmen einer LTTA beantragt werden. Reisekosten/Travel (I.5.1): Gelten für alle Arten einer LTTA. Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale (Distanzbänder). Hier wird die einfache Entfernung vom Abreise- zum Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz verwenden Sie bitte den Entfernungsrechner der EU-Kommission: Nach Auswahl des Distanzbandes erfolgt die Berechnung automatisch. Aufenthaltskosten (I.5.2): Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Art des Aufenthalts (z.b. Kurz- oder Langzeitaufenthalt) und des Ziellandes. Mehr zu dieser Kostenart entnehmen Sie bitte dem Programmleitfaden. a) Individual Support für LTTA bei Langzeitaufenthalte (>30 Tage) b) Individual Support für LTTA Kurzaufenthalte (<30 Tage) Die Beantragung einer sprachlichen Vorbereitung ist nur im Rahmen eines Langzeitaufenthalts möglich. Die Finanzierung erfolgt in Form von Einheitskosten (150 /pro Teilnehmer). Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 9 von 13

10 F.) Weitere Kostenarten a) Besondere Bedürfnisse (Special Needs) Benötigen Sie zusätzliche Mittel für Teilnehmende mit einer Behinderung, die nicht über die regulären Fördersätze für Länderübergreifende Projekttreffen oder Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten / Learning-Teaching-Training Activities (LTTA ) abgedeckt sind, so können Sie diesen Mehraufwand in dieser Rubrik beantragen. Bitte beschreiben Sie den Mehrbedarf und tragen den gewünschten Betrag direkt ins Feld Grant Requested/beantragter Zuschuss gesamt ein. Übernommen werden 100 % der tatsächlich entstandenen Kosten nach Bewilligung. b) Außerordentliche Kosten (Exeptional Costs) Sofern für die Erreichung der Projektziele spezielle Dienstleistungen oder Materialien notwendig sind, die von den teilnehmenden Partnereinrichtungen nicht erbracht werden können, gibt es die Möglichkeit Fördermittel für außergewöhnliche Kosten (Exceptional Costs) zu beantragen. Dies betrifft zum einen die Personalkosten für extern vergebene Aufträge, zum anderen Aufwendungen für spezielle Ausstattung oder Materialien (bezieht sich nicht auf gängige Ausstattung oder Materialien, die im Arbeitsalltag der teilnehmenden Einrichtungen Verwendung finden). Im Fall einer Beantragung von außergewöhnlichen Kosten (Exceptional Costs) muss nachvollziehbar dargestellt werden, dass die mit den beantragten Kosten verbundenen Dienstleistungen/ Materialien zur Erreichung der Projektziele notwendig sind. Darüber hinaus werden unter dieser Kostenart Kosten für eine Bankgarantie anerkannt. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Nachweisen (Belegen). Die Fördermittel für Außergewöhnliche Kosten (Exceptional Costs) werden bis zu 75 % der entstandenen Kosten nach Bewilligung übernommen. Bitte geben Sie im Antrag 75 % der zu erwartenden Kosten an. Bitte geben Sie im unteren Feld alle weiteren Anmerkungen zum oben angegebenen Budget ein. Hier können/müssen die Antragsteller z B. einen Ansatz von Managerkosten begründen. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 10 von 13

11 3.4 Zusammenfassung des Budgets Zum Schluss werden alle beantragten Mittel automatisch für jede Einrichtung summiert Datenprüfung und Validierung Wenn Sie alle Pflichtangaben ausgefüllt haben, drücken Sie den Button Validate/Bestätigen und erhalten die Meldung The form is valid/das Formular ist gültig. Ansonsten zeigt Ihnen das Formular an, welche Angaben noch fehlen. Bitte speichern Sie das vollständige, gültige Formular nochmals Hochladen der Anlagen Da die Antragseinreichung ausschließlich elektronisch erfolgt, werden die Anlagen im Antragsformular als Dateien hochgeladen. 1. Die Ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honour): Bitte drucken Sie die Ehrenwörtliche Erklärung aus (hierzu verwenden Sie bitte den Button Print Declaration of Honour/Ehrenwörtliche Erklärung drucken ). Diesen zweiseitigen Ausdruck lassen Sie bitte vom Zeichnungsberechtigen der Einrichtung unterschreiben, scannen das unterschriebene Dokument ein und laden es anschließend als Anhang im Bereich Annexes/Anhänge hoch. 2. Für alle im Antrag aufgeführten Partner müssen Sie die Mandates hochladen. Mandate sind Absichtserklärungen der einzelnen Konsortialpartner, die von beiden (Partner und Konsortialführer) unterzeichnet werden. Eine Vorlage für ein Mandate finden Sie im Dokumentencenter. 3. Ausgefüllte Anlage Project Timetable. Eine Vorlage finden Sie im Dokumentencenter. Zum Hochladen von Anlagen verwenden Sie den Button Add und wählen dann die Datei auf Ihrem Rechner aus, die Sie hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass maximal 10 Anhänge mit einem Gesamtvolumen vom 10 MB möglich sind. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 11 von 13

12 3.7. Online-Einreichung Gültige Formulare können jetzt bei bestehender Internetverbindung eingereicht werden. Hierfür drücken Sie den Button Submit online/online übermitteln und Ihre Antragsdaten werden direkt in die Datenbank übermittelt. Nach erfolgreicher Einreichung ändert sich der Status in der Tabelle Submission Summary/Zusammenfassung der Übermittlung. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 12 von 13

13 Sollten Sie mehrere Einreichungsversuche unternommen haben, werden alle Versuche mit jeweiligem Status in der Tabelle angezeigt. Fehlermeldung: Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die Übertragung nicht zustande gekommen ist. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Internetverbindung. Wiederholen Sie die Übertragung evtl. zu einem späteren Zeitpunkt. Sollten beide Möglichkeiten scheitern, kontaktieren Sie uns bitte. Alternative Submission Procedure/Alternatives Einreichungsverfahren zur Übermittlung: Ist eine Online- Einreichung technisch nicht möglich, können Sie eine an mit Anlagen (inkl. Screenshot der Fehlermeldung) erstellen. Bitte beachten Sie die Vorgaben zum alternativen Einreichungsverfahren im Antragsformular. Jetzt können Sie das Antragsformular ausdrucken und zu Ihren Akten legen. Haben Sie noch Fragen? Wir stehen Ihnen gerne unter der Tel.: und helpna(at)bibb.de zur Verfügung. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA2) Seite 13 von 13