Literatur. Richter/Lenders, PA-Recht 2013, S. 17 ff.

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2 Papierform oder elektronische Personalakte? 2 (Elektronische) Personalakten dienen der Personalverwaltung und -bewirtschaftung. Dienstherrn und Arbeitgeber müssen die Möglichkeit erhalten, gesetzliche und (tarif)vertragliche Vorgaben zu erfüllen. Das Dienst- und Arbeitsverhältnis muss ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dazu gehört, dass Ansprüche des Beamten, Arbeitnehmers bzw. Auszubildenden beachtet, zugleich aber auch eigene Rechte des Dienstherrn bzw. Arbeitgebers gewahrt werden. Der Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht ist nur durch eigene überwiegende Interessen des Arbeitgebers zu rechtfertigen (vgl. BAG , 9 AZR 271/06, NJW 2007, S. 794 = NZA 2007, S. 269, 271). In diesem Zusammenhang geht es sowohl um die Beweissicherung (Dokumentationsfunktion) als auch die Förderung des Beschäftigten (Förderungsfunktion). Dementsprechend haben Dienstherrn bzw. Arbeitgeber das Recht, erforderliche (!) Informationen über die Person, Leistung und Führung, Kenntnisse und Fähigkeiten, Gesundheit usw. in schriftlicher bzw. (teil)elektronischer Form zu dokumentieren und in die Personalakte aufzunehmen. Dabei entscheidet dieser grundsätzlich selbst, wie der Datenschutz gewährleistet wird (vgl. BAG , 9 AZR 271/06, NJW 2007, S. 794 = NZA 2007, S. 267). Literatur Richter/Lenders, PA-Recht 201, S. 17 ff. Praxis-Tipp: Ein Dokument darf entweder schriftlich oder elektronisch gespeichert werden. Die doppelte Speicherung (schriftlich und elektronisch) ist zunächst personalwirtschaftlich unsinnig (zutreffend Bartosch 2010, S. 104), darüber hinaus auch rechtswidrig, weil so rechtswidrige Nebenakten entstehen (verkannt bei Bartosch, 2010, S. 18; vgl. Seite 26). 20

3 Die Rechtsquellen der elektronischen Personalakte 1. Datenschutz im Dienst- und Arbeitsverhältnis Grundsätzliche Führung von Personalakten Führung von elektronischen Personalakten Tarif(verträg)e Betriebs-/Dienstvereinbarungen Interessenvertretung... 0

4 1. Datenschutz im Dienst- und Arbeitsverhältnis Jeder Dienstherr bzw. öffentliche oder kirchliche Arbeitgeber muss die europarechtlichen und verfassungsrechtlichen Vorgaben beachten. Rechtsquellen 1. GG (Art. 1, 2, Abs. 5) 2. Gesetze Rangprinzip BetrVG ( 8) Beamtengesetze BBG ( 106 ff.) BeamtStG ( 50) LBG Beamtengesetze der Kirchen BDSG / LDSG / kirchliche DSG Günstigkeitsprinzip. Tarifverträge Abs. 5 TVöD / Abs. 6 TV-L / TV-H 6 TVAöD / TVA-L / TVA-H 4. Betriebs-/Dienstvereinbarungen 5. Grundsätze des Arbeitsrechts (Rechtsprechung) 6. Verwaltungsvorschriften Wichtig: Die Datenschutzgesetze gelten nur subsidiär! Quelle: IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH 22

5 Grundsätzliche Führung von Personalakten Literatur Richter/Lenders, PA-Recht 201, S. 15 ff. Das Datenschutzrecht im Allgemeinen ist unübersichtlich geregelt. Das gilt auch im Besonderen für das Personalaktenrecht. Es stellt einen speziellen Bereich des Datenschutzes im Dienst- und Arbeitsverhältnis dar. Zunächst sind zwei Bereiche zu trennen: das Beamtenrecht einerseits und das Arbeitsrecht andererseits. Teilweise werden Bestimmungen des Beamtenrechts auch für Arbeitnehmer angewendet, was entweder gesetzlich vorgeschrieben oder in der Praxis üblich ist. In diesen Fällen müssen aber stets die Besonderheiten des Arbeitsrechts beachtet werden. Wichtig: Spezielle Vorschriften zur epersonalakte kennt nur das Beamtenrecht. Dieses unterteilt sich zum einen in die Vorschriften des Bundes (Bundesbeamtengesetz BBG), zum anderen in die des Beamtenstatusgesetzes (BeamtStG), das für Beamte der Länder und Kommunen unmittelbar gilt und verbindliche Vorgaben macht. Diese werden über die jeweiligen Landesbeamtengesetze konkretisiert. Für Kirchenbeamte gelten eigenständige Regelungen, die weitgehend dem staatlichen Beamtenrecht folgen oder auf dieses verweisen. Vorgaben im jeweiligen Beamtengesetz über die epersonalakte gehen dem allgemeinen Datenschutzrecht vor (vgl. BVerwG , 2 C 10/02, NJW 200, S. 217 = ZTR 200, S. 420 zum Verhältnis zwischen LBG NRW und DSG NRW). Literatur Richter/Lenders, PA-Recht 201, S. 20 ff. 2. Grundsätzliche Führung von Personalakten Das Beamtenrecht verpflichtet den Dienstherrn, über seine Beamten Personalakten zu führen. So bestimmt 50 Satz 1 BeamtStG bzw. 106 Satz 1 BBG: 50 Satz 1 BeamtStG bzw. 106 Satz 1 BBG Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. 2

6 Die Rechtsquellen der elektronischen Personalakte Für das Personalaktenrecht gilt der sogenannte materiell-rechtliche Personalaktenbegriff des 106 Abs. 1 Satz BBG/ 50 Satz 2 BeamtStG: 106 Abs. 1 Satz BBG/ 50 Satz 2 BeamtStG Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Begriff der Personalakte Personalaktenbegriff formeller materieller Quelle: IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH Die Personalakten eines Beamten bzw. Arbeitnehmers (das gilt für Auszubildende entsprechend) erfassen also alle ihn betreffenden Vorgänge. Wichtig: Das gilt unabhängig von der Art und Weise der Speicherung. Aufgrund des materiell-rechtlichen Personalaktenbegriffs kommt es auf den Inhalt der Akte an, nicht aber auf die Art der Registrierung und Aufbewahrung (formeller Personalaktenbegriff). Unter den Begriff fällt somit mehr als die Personalakte, die als Blattsammlung in Papierform gehalten wird (vgl. BVerwG , 2 C 5.78, ZBR 1980, S. 48; BAG , AP Nr. 78 zu 611 BGB Fürsorgepflicht; LAG Hamm , 4 Sa 161/94, LAGE 60 Nr. 28). Auch Karteikarten über Arbeitszeiten sind demnach Bestandteil der materiellen Personalakte (vgl. OVG NRW , PersR 1991, S. 175 = DÖD 1991, S. 211). Praxis-Tipp: Das gilt auch für die Arbeit mit Tabellenkalkulationsprogrammen, gescannten Blattsammlungen und Personalinformationssystemen jeder Art. 24

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