Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg (BPW) Basisseminar 6 Organisation. Christiane Pätzold Personalentwicklung & Organisationsberatung

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1 Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg (BPW) Basisseminar 6 Organisation Christiane Pätzold Personalentwicklung & Organisationsberatung

2 Betriebliche Organisation Definition: Ist die Art und Weise, wie die Teile eines Ganzen zueinander und zu diesem Ganzen im Rahmen des Prozesses der betrieblichen Leistungserstellung angeordnet sind Wie kommt man zur Ablauforganisation eines Unternehmens? Welche Arbeitsvorgänge sollen ausgeführt werden? Wann sind die Arbeitsvorgänge auszuführen? (Planung der zeitlichen Reihenfolge der Auftragsbearbeitung). Wo sind die Arbeitsvorgänge auszuführen? Wer hat die Teilaufgaben zu verrichten bzw. welche Teilaufgaben müssen geklärt werden? Ziel: Minimierung der Durchlaufzeiten

3 1. Management & Organisation Ein Unternehmen gründen, zielorientiert führen und weiterentwickeln Merkmale einer Aufbauorganisation: - Organisation von Strukturen - Beschaffenheit der betrieblichen Kommunikationswege - Hierarchie- und Machtverhältnisse Organigramm als wichtigstes Darstellungsmittel Komponenten der Aufbauorganisation Strukturierung des Systems Unternehmung mit Hilfe von Systemelementen und Berücksichtigung der Systembezeichnung 1. Aufbau- und Ablauforganisation 1. Ablauforganisation konkrete Gestaltung der betrieblichen Tätigkeiten 2. Aufbauorganisation arbeitsteilige Gliederung des Unternehmens/der Organisation (funktionale Organisation) Zuweisung von Stellen und Arbeitsaufgaben Merke: Die Aufbauorganisation beschreibt die Arbeitsteilung untereinander und die Hierarchie der Entscheidungsbefugnisse Zentrale Kategorien der Aufbauorganisation sind die Verrichtung (Art der Tätigkeit), das Objekt (Gegenstand der Tätigkeit) und die Entscheidung (Berechtigung zur Auswahl von Handlungsalternativen).

4 Aufbauorganisation Arten 2 Arten der Aufgabenverteilung: Zentralisation Fast alle Aufgaben werden auf wenige Stellen des Managements / Unternehmensleitung konzentriert Ü Vorteil: straffe, widerspruchsfreie Führung Ü Nachteil: Überforderung der Führungsspitze Dezentralisation: Aufgaben auf Stellen des mittleren und unteren Managements mit großem Entscheidungsfreiraum verteilt Ü Vorteile: Entlastung der Spitze; Arbeitsfreude; Sachkunde und Kreativität der Mitarbeiter; kundennahe Entscheidungen Ü Nachteile: Konflikte; Widersprüche; Mitarbeiter evtl. zu viel Befugnisse, höherer Kostenaufwand Aufbauorganisation Leitungsgefüge die Systeme der Aufbauorganisation Ein-Liniensystem Mehr-Liniensystem

5 Linienorganisation Anwendung in KMU Nach betrieblichen Funktionen oder Nach den Leistungserstellungsprozess gegliedert (Beschaffung, Produktion..) Vorteile: übersichtlicher Aufbau, klare Struktur, klare Unterstellungsverhältnisse Kommunikationswege sind eindeutig definiert Auftragserteilung durch eine Instanz Nachteile: autoritärer Führungsstil Überlastung der Führungsebene (alle Entscheidungen enden dort) lange Entscheidungswegelangsame hohe Anforderungen an Unternehmensleitung in bezug auf Informationsweitergabe / Koordination Gefahr der Überforderung/Überlastung Projektorganisation Eindeutige Zuweisungen von Aufgaben, Verantwortlichkeiten Hohe Konzentration auf Aufgaben damit hohe Wahrscheinlichkeit zum Erreichen gesetzter Ziele eindeutige Kompetenzen reduzieren Konfliktpotenzial

6 Ablauforganisation Regelt Arbeitsprozesse, d. h. Zeitliche, räumliche und personelle Zuordnung von Leistungen Integriert interne Kontrollen zur Sicherung der Systeme mit dem Ziel: - optimale Nutzung aller Ressourcen (Personal und Technik - vermeiden von Schnittstellenproblemen Das Rad der Arbeitsfunktionen oder wie kann ich mein Unternehmen planen und erfolgreich führen

7 Denken rund ums Rad Beraten - Informationen sammeln und weitergeben. Innovieren - Ideen hervorbringen und mit ihnen experimentieren. Promoten - Möglichkeiten erkunden und präsentieren. Entwickeln - Anwendungen auswählen und planen. Organisieren - Menschen und Ressourcen einsetzen und organisieren. Umsetzen - Ergebnisse erzielen, Produkte und Dienstleistungen erbringen. Überwachen - Prozesse und Verträge kontrollieren und Qualität prüfen. Stabilisieren - Standards und Werte aufrechterhalten. Verbinden - Vernetzen und Bündeln aller Funktionen. Neue Perspektiven entdecken Reflektieren; Erklären Bewerten Beobachten Planen, Strukturieren Unterstützen Evaluieren, Feedback geben Handeln

8 Kreativer Innovator Wie machen wir es geschickter Weise? Welche Möglichkeiten gibt es? Können wir es anders, besser machen als letztes Mal? Informierter Berater Was ist überhaupt zu tun? Welche Informationen brauchen wir? Welche Informationen haben wir? Entdeckender Promotor Wen brauchen wir dafür? Wie kriegen wir diese Menschen überzeugt? Auswählender Entwickler Kann man es umsetzen? Was wird dafür benötigt? welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Zielstrebiger Organisator Wie und bis wann machen wir was? Was brauchen wir dafür? Wie gehen wir vor? Unterstützender Stabilisator Wer braucht welche Hilfe? Wie können wir das, was läuft, erhalten? Wie sorgen wir für eine gute Teamarbeit? Kontrollierender Überwacher Wie läuft es? Wie passt das Ergebnis zu den Zielen und Plänen? Welche Korrekturen/Optimierungen müssen wir vornehmen? Systematischer Umsetzer Welche Mittel setzen wir wie ein? Wie sorgen wir dafür, dass wir unsere Pläne einhalten? Arbeitspräferenzen Hauptmerkmale meiner Präferenzen Meine persönliche Rolle (im Team) meine Stärken für die Teamarbeit mein bevorzugter Stil... meine Führungsqualitäten meine Entscheidungsfindung meine zwischenmenschlichen Fähigkeiten Konflikte im Team erkennen und behandeln Hilfreiche Spielregeln für die Teamarbeit Erarbeiten des Aktionsplans für die nächsten, persönlichen Schritte

9 Unternehmen und Teams führen Linking Skills Linking Arbeitsfunktionen Linking Skills Arbeitspräferenzen Aufgaben Teams und Einheiten führen Menschen

10 Zusammenfassung Grundbegriffe der Organisationstheorie Organisation Formale Struktur Informale Struktur Hierarchie Organisation Soziale Gebilde Ziel formale Struktur Zielsystem instabil Wandlung Zieländerung organisationsinterne Veränderungen

11 Struktur formale Struktur Aufgaben und Tätigkeiten Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse Festlegung von Organisationsabläufe Merke Indem Mitgliedern einer Organisationseinheit aufeinander abgestimmte Positionen zugewiesen werden, kann jeder Beteiligte das Verhalten der anderen Mitglieder besser vorhersagen und sein eigenes Verhalten und die durchzuführenden Aufgaben darauf einstellen Struktur informelle Struktur Informelle Handlungsebene zwischenmenschliche Beziehungen Inoffizieller Charakter Ziele der Organisationsmitglieder Herausbildung von Normen und Werten Umsetzung offiziell vorgegebener Organisationsziele Zeckorientierter Einfluss auf informelle Strukturen

12 Hierarchie Ordnungsmuster Über- und Unterordnungsbeziehungen Übergeordnete Instanzen = Führungspositionen - Entscheidungsbefugnisse, Weisungsrechte und Weisungspflichten - Entscheidungen nach innen oder außen treffen - Stelleninhabern Anweisungen zu erteilen - Überprüfung von Aufgabenerfüllungen Wir arbeiten in Strukturen von gestern mit Methoden von heute an Problemen von morgen vorwiegend mit Menschen, die die Strukturen von gestern gebaut haben und das Morgen innerhalb der Organisation nicht mehr erleben werden! Knut Bleicher

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Christiane Pätzold Personalentwicklung & Organisationsberatung Drakestr. 10, Berlin Telefon: 030 / info@paetzold-training.de Kontakt in Berlin Kontakt in Brandenburg Büro in der IBB Büro in der ILB Adresse: Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg Büro in der Investitionsbank Berlin Bundesallee 210 (Eingang Regensburger Straße) Berlin Hotline: 030 / Fax: 030 / Online: Mail: info@b-p-w.de Adresse: Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg Büro in der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) Steinstraße Potsdam Hotline: 0331 / Fax: 0331 / Online: Mail: businessplan@ilb.de