Die Projektphasen. Projektphasen eines Organisationsprojekt. Beispiel Messeauftritt Frankfurter Buchmesse: Phase 1: Anstoß.

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1 Die Projektphasen Projektphasen eines Organisationsprojekt Beispiel Messeauftritt Frankfurter Buchmesse: Phase 1: Anstoß Phase 2: Konzept Phase 3: Detailplanung Phase 4: Realisierung Phase 5: Auswertung 1

2 Projektphasen Phase 1: Der Anstoß oder Ich hätte da mal eine Idee! - Auftrag klären - Team bilden - Projektleitung bestimmen Projektphasen Phase 2: Das Konzept oder Was bringt uns das? - Projektstart-Workshop - Aufgaben und Arbeitspakete beschreiben - Ziel(e) festlegen - Phasenplanung - Wirtschaftliche Betrachtung - (Grob-)Konzept erstellen 2

3 Projektphasen Phase 3: Die Detailplanung oder Letzte Ausfahrt! - Endgültige Projektorganisation festlegen - Information und Kommunikation regeln - Projektstrukturplan erstellen - Finanzierung klären und sichern - Risiken- und Chancenanalyse erstellen - Endgültiges Konzept festlegen Projektphasen Phase 4: Die Realisierung oder Augen auf und durch! - Inhaltliche Vorbereitung der Messethemen - Standpersonal festlegen und einweisen - Werbung für die Messe - Aufbau Messestand - evtl. Veranstaltungen - Messestand abbauen 3

4 Projektphasen Phase 5: Die Auswertung oder Sollen wir uns das nochmals antun?! - Projektende-Workshop - Erfolgskontrolle - Kritische Nachbetrachtung - Nachkalkulation - Verbesserungsvorschläge - Abschlussbericht Die Rollen im Projektteam - Projektleiter/in - Projektcontroller (evtl. Projektleiter/in) - Auftraggeber - Teammitglieder - externe Experten (z. B. Messebauer, Autoren, Service...) - (Lenkungsausschuss) 4

5 Die Projektleitung die Ersten... Homo habilis 5

6 Typische Projekte... aus Ostafrika vor zwei Millionen Jahren: Werkzeugherstellung Waffenherstellung Siedlungsbau Großwildjagd Klassische Projektschritte 2 Mio v. Chr. Festlegung eines Projektergebnisses Festlegung der Arbeiten, die zur Realisierung des Projektergebnisses erforderlich sind (Ablaufplan) Auswahl geeigneter Ressourcen (Steine, Knochen,...) Einsatzplanung der Mitarbeiter 6

7 Persönlichkeitsmerkmale Beherrschung des aufrechten Ganges Reflektierender Verstand Innovations- und Improvisationsfähigkeit (schöpferisches Bewusstsein) Fähigkeit, sich verständlich zu machen Psychische Stabilität Heute: Manager/in auf Zeit Ziele setzen/ vereinbaren überwachen planen Aufgaben verteilen entscheiden 7

8 Spannungsfeld Konflikte Erwartungen: - kompromissbereit - sachlich - sorgfältig - ausgleichend - initiativ - guter Zuhörer - ehrlich - Moderator - Motivator - Koordinator - entscheidungsstark -... Ziele: - Reduzierung der Projektlaufzeit - Reduzierung der Kosten - hoher Deckungsbeitrag - Verminderung des Risikos - Eindeutige Verantwortung - Imagegewinn Projektleitung Unternehmensleitung Projektleitung Unternehmensleitung Fachabteilung 8

9 Konflikte Kritikpunkte: - unklare Kompetenzen - zu wenig Personal - niedrige Priorität - unklare Projektziele - keine Druckmittel - fehlende Entscheidungen - hektische Entscheidungen - enge Terminvorgaben - unrealistisches Budget - mangelnde Hilfsmittel - persönliche Ziele und Interessen -... Konflikte Kritikpunkte: - fehlender Informationsaustausch - zu wenig Personal - Besprechungen bringen keine Ergebnisse - Fachabteilung mauert - Unbeweglichkeit der kaufmännischen Abteilung - Termin- und Kostenüberschreitung - Qualifikation mangelhaft - Angst vor Kontrolle - Vorurteile gegenüber Projektmanagement Projektleitung Unternehmensleitung Projektleitung Fachabteilung 9

10 Konflikte Selbstbild: - Blitzableiter/Prügelknabe - Verbindungsmann/-frau - Diplomat/Vermittler - Mädchen für alles - Problemlöser - Mutter Courage - Fehlender Rückhalt - ungenügende Motivation - muss alles alleine machen - hat nur mit Idioten zu tun Kommunikationsstrukturen Paar Dreieck A B A B F C E A B C D E F A B C D E F G H Hierarchie Kette A F E D A D B C Vollstruktur B C D Kreis E B A F C Projektleitung Vorgesetzen- Struktur 10

11 How the Customer explained it How the Project Leader understood it 11

12 How the Analyst designed it How the Programmer wrote ist 12

13 What the beta testers received How the Business Consultant described it 13

14 How the project was documented What operations installed 14

15 How the customer was billed How it was supported 15

16 What Marketing advertised What the Customer really needed 16

17 Aufgaben der Projektleitung I Legt die Projektziele gemeinsam mit dem Team (und Lenkungsausschuss) fest Plant den Projektablauf Ist verantwortlich für die Projektziele Moderiert die Meetings Setzt und koordiniert Teilaufgaben (Arbeitspakete) Überwacht die Projektumsetzung 17

18 Aufgaben der Projektleitung II Leitet Korrekturmaßnahmen ein Dokumentiert das Projekt Informiert über den Projektstatus Verwaltet die Projektdokumente Gestaltet den Informationsfluss Sorgt für Prozessoptimierung Sorgt für Aufbau und Erhalt des Projektteams Anforderungen Benötigt außer Fach- auch Sozialkompetenz; muss vor allem - motivieren - kommunizieren (zuhören) - überzeugen - improvisieren - Konflikte regeln 18

19 Projektleiter/in der Zukunft flexibel anpassungsfähig Generalist Der Multi-Role-Manager 19

20 Projektleiter/in...oder sie! 20

21 Anforderungsprofil I Anforderungsprofil II 21

22 Aufgabe Ihre Werbeagentur soll eine Imagekampagne für den durch Korruptionsfälle angeschlagenen Energieversorger Strom für Baden-Württemberg AG konzipieren und umsetzen. Das Projektteam (5 Personen) setzt sich in einer Kickoff-Besprechung zusammen und legt in groben Zügen die Inhalte und die Aufgabenverteilung fest. Die Beobachter bestimmen aus dem Team eine/n geeignete/n Projektleiter/in. 22

23 Kommunikationsfluss Kommunikationsfluss 23

24 Kommunikationsfluss Kommunikationsfluss 24