ALL UNLIMITED Reisekostenabrechnung. Produktinformation

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1 ALL UNLIMITED Reisekostenabrechnung Produktinformation

2 INHALTSVERZEICHNIS ALL UNLIMITED - Human Resources 3 ALL UNLIMITED - Ihre Vorteile 3 ALL UNLIMITED - Technologie 4 ALL UNLIMITED - Reisekostenabrechnung 5 ALL UNLIMITED - Reisekosten im Überblick 5 Erfassung der Reisekostenabrechnung 6 Online Berechnung 7 Workflow.Unterstützung und Genehmigungsverfahren 8 Auszahlung von Reisekosten 9 Abbildung von kollektivvertraglichen und betriebsinternen Vereinbarungen 10 Erweiterbare Unternehmensstruktur 11 Stammdaten 11 Dialogabfragen 12 Umfangreiche und flexible Auswertungen 13 Buchungsbeleg 14 BenutzerInnen- und Berechtigungsprofile 15 Schnittstelle zu Excel 15 Systemanforderungen für die Arbeitsstationen 15 Kontakt 16 Notizen 16 DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 2

3 ALL UNLIMITED - Human Resources Das Ziel ist die Betrachtung des Unternehmens als Einheit. Sehr oft werden die gleichen Daten in verschiedenen Unternehmensbereichen benötigt - wichtig ist dabei die Möglichkeit, Informationen individuell zu strukturieren. Dazu wird ein offenes, flexibles Softwarepaket benötigt, das diesen Freiraum bietet und den BenutzerInnen einen individuellen Blickwinkel ermöglicht. Die Produktlinie ALL UNLIMITED besteht aus verschiedenen Anwendungsbereichen: Zutrittskontrolle Zeiterfassung Betriebsdatenerfassung Personalmanagement und BewerberInnenverwaltung Reisekostenabrechnung Personalverrechnung Alle Bereiche sind integriert und ermöglichen die Gestaltung eines effizienten und übersichtlichen Informationssytems. ALL UNLIMITED - Ihre Vorteile internet- und intranetfähig modernste, browserbasierende Technologie verwendbar auf WINDOWS, LINUX, UNIX, APPLE einfache Integration von verschiedenen Unternehmensbereichen und Filialen sehr hohe Flexibilität einfache Erweiterbarkeit zentrale Datenhaltung kostengünstige Lösung einfaches, benutzerinnenfreundliches Konzept mehrere Sprachen mehrere Währungen ausfallsichere SQL Datenbank, Oracle, Microsoft SQL, Sybase Anywhere, MySQL detailliertes Berechtigungsprofil für unterschiedliche BenutzerInnengruppen einfache Anpassung an individuelle Wünsche und Anforderungen vollständige Protokollierung aller Datenänderungen und Erfassungen frei definierbare Importe und Exporte DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 3

4 ALL UNLIMITED - Technologie Das Konzept von ALL UNLIMITED ist die vollständige Integration und einfache Erweiterbarkeit. Das gesamte System ist zu 100 % in JAVA entwickelt und dadurch eine völlig neue und plattformneutrale Technologie - alle Anwendungsbereiche können auf verschiedenen Betriebssystemen wie WINDOWS, UNIX, LINUX und APPLE eingesetzt werden. Die Basis für alle Anwendungsbereiche ist eine einheitliche SQL Datenbank (MS SQL, Oracle, oder My SQL), in der alle Informationen gespeichert werden. Egal in welchem Bereich Daten erfasst werden, die Informationen stehen auch in anderen Anwendungsbereichen sofort zur Verfügung. Aufwendige Datenpflege oder fehleranfällige Abgleichmechanismen gehören der Vergangenheit an. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über einen PC, auf dem die Anwendung in einem Browser ausgeführt wird. Als Browser können der Internet Explorer von Microsoft, Safari, Firefox oder Opera verwendet werden. Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass kein separater Installationsaufwand für die Arbeitsstationen notwendig ist. ALL UNLIMITED kann über das Internet oder das hausinterne Intranet verwendet werden. Berechtigte Benutzer- Innen können über jeden PC mit Intranet- oder Internetanschluss Zugriff auf die Daten erhalten. Da die BenutzerInnen immer mit der zentralen Datenbank verbunden sind, können diese Daten kontrollieren, korrigieren und auswerten, als wären sie in der Zentrale des Unternehmens. Die Vorteile dieses Konzeptes liegen auf der Hand - die Daten sind immer aktuell und stehen auch anderen BenutzerInnen sofort zur Verfügung. Die Reisekostenabrechnung von ALL UNLIMITED kann somit auch in Filialen und Außenstellen effizient und kostengünstig durchgeführt werden. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 4

5 ALL UNLIMITED - Reisekostenabrechnung Die stellt ein effizientes Werkzeug zur Bewältigung der Reisekostenund Diätenabrechnung in Ihrem Unternehmen dar. Durch frei definierbare Regelungen und Modelle bietet Ihnen ALL UNLIMITED die Möglichkeit, Kollektivoder Betriebsvereinbarungen im Bereich der Reisekostenabrechnung abzubilden und automatische Berechnungen durchführen zu lassen. Bei der Entwicklung von ALL UNLIMITED wurde großer Wert auf die Integration der Reisekostenabrechnung gelegt. Erfasste Diätenabrechnungen können mit der Zeiterfassung der einzelnen MitarbeiterInnen abgestimmt und verglichen werden. ALL UNLIMITED - Reisekosten im Überblick flexible Datenerfassung dezentral oder zentral über Internet oder Intranet Abbildung von kollektivvertraglichen oder betriebsinternen Vereinbarungen Inlandsreisen Auslandsreisen, Mehrländerreisen einfache Erfassung von Grenzübertritten, Fahrtkosten mit u. ohne BeifahrerInnen, Nächtigungen, unentgeltlichen Mahlzeiten Übernahme von Abfahrt und Ankunft aus der ALL UNLIMITED Zeiterfassung automatische Ermittlung des lohnsteuer- und sv-pflichtigen Anteils Auswertung von Werbungskosten Prüfungsmöglichkeit, ob Anzahl der steuerfreien Reisen bereits überschritten wurde Erfassung von Zusatzspesen wie Telefon, Taxi, Postgebühren etc. Erstellung eines Buchungsbeleges Verwaltung von Vorschüssen integriertes Fahrtenbuch für Firmen PKW Unterschiedliche Zahlungsmodalitäten (z.b. Electronic Banking oder Auszahlung über Monatsbezug) Zuordnung der Reisekosten zu beliebigen Lohnarten Kostencontrolling durch Zuordnung v. Reisen zu Kostenstellen und Aufträgen (KundenInnen) Workflowunterstützung für Genehmigungsverfahren von Reiseanträgen und Reiseabrechnungen integriertes Benachrichtigungssystem umfangreiche MitarbeiterInnendaten wie Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Adresse, Telefonnummern, Geburtsdatum, SV-Nr etc. frei definierbare MitarbeiterInnengruppen wie Stammpersonal, Saisonpersonal, Werkverträge etc. flexible Auswertungen und Statistiken flexible Schnittstellen zu Lohn-/Gehaltspaketen, Excel etc. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 5

6 Erfassung der Reisekostenabrechnung Die Erfassung der Inlands- oder Auslandsreisen kann zentral durch das Personalbüro oder dezentral durch die MitarbeiterInnen erfolgen. Detaillierte Daten wie Reisegrund, Zuordnung der Reise zu Kostenstellen, Aufträgen oder KundInnen, Kilometerstand für Firmen PKW etc. ermöglichen eine genaue Beschreibung der Reisen und umfangreiche Auswertungen für Fahrtenbuch und Statistiken. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 6

7 Online Berechnung Nach der Erfassung der Daten kann das Ergebnis sofort abgerufen werden. Die Ermittlung von steuerpflichtigen und sv-pflichtigen Anteilen erfolgt automatisch. Zusatzkosten wie Hotelrechnungen, Telefongebühren, Bewirtungen etc. sind schnell erfasst. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 7

8 Workflow.Unterstützung und Genehmigungsverfahren Mit der ALL UNLIMITED Workflow-Unterstützung können Vorgesetzte Reiseanträge und auch Reisekostenabrechnung Ihrer MitarbeiterInnen kontrollieren und genehmigen. Erst dann werden die Abrechnungen für die Lohnund Gehaltsabrechnung freigegeben. Über ein internes Nachrichtensystem oder per werden Vorgesetzte darüber informiert, ob neue Reisen zu bewilligen sind. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 8

9 Auszahlung von Reisekosten Die Auszahlung der Reisekostenersätze kann über die Personalverrechnung oder direkt per SEPA-Überweisung erfolgen. Bei beiden Varianten werden Sie von ALL UNLIMITED durch Erstellung von Schnittstellendateien (ELBA oder spezifische Lohnverrechnungsdatei) optimal unterstützt. Automatisch erhalten Sie einen Überblick welche Reisen bereits abgerechnet, aber noch nicht ausbezahlt wurden. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 9

10 Abbildung von kollektivvertraglichen und betriebsinternen Vereinbarungen Die Abbildung von kollektivvertraglichen und betriebsinternen Vereinbarungen ermöglicht eine einfache und flexible Anpassung der auf die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen. Individuelle Reisekosten- und Spesenabrechnungen können einfach und effizient verwaltet werden. Steuerfreie und steuerpflichtige Reisekostenanteile, die sich aufgrund von KVs ergeben, werden automatisch berechnet. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 10

11 Erweiterbare Unternehmensstruktur Mit ALL UNLIMITED ist es möglich, die individuelle Unternehmensarchitektur mit Filialen, Abteilungen, Kostenstellen, Geschäftsfeldern u.v.m. abzubilden. Daten und Auswertungen können über diese Strukturen gefiltert und verdichtet werden. Auf einfache Weise entsteht ein übersichtliches Informationssystem mit informativen Auswertungen. Einzigartig ist die Möglichkeit, die Unternehmensstrukturen zu jedem Zeitpunkt zu verändern, ohne dass es zu einem Datenverlust kommt. ALL UNLIMITED kann mit minimalem Aufwand an geänderte Bedingungen angepasst werden. Stammdaten Von den MitarbeiterInnen werden Stammdaten wie Eintritt, Austritt, vorübergehende Austritte wegen Karenz oder Präsenzdienst, Adresse, Telefonnummer etc. gespeichert. Alle Änderungen von Stammdaten sind mit Datum versehen, so dass die historische Entwicklung der Daten jederzeit nachvollzogen werden kann. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 11

12 Dialogabfragen Frei definierbare und variable Abfragefunktionen sind ein zentrales Werkzeug in ALL UNLIMITED. Mit ihrer Hilfe kann der Hauptschirm von ALL UNLIMITED nach persönlichen Wünschen konfiguriert werden. Wählen Sie selbst welche MitarbeiterInnendaten angezeigt werden z.b. Name, Personalnummer, interne Durchwahl, -adresse etc. Strukturieren Sie die Datenanzeige nach beliebigen Gruppen z.b. MitarbeiterInnengruppe, Geschlecht, Stellenbeschreibung, Angestellte, ArbeiterInnen, Lehrlinge etc. Die Abfragefunktionen sind ein unverzichtbares Werkzeug, um ein effektives und individuelles Informationssystem zu gestalten. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 12

13 Umfangreiche und flexible Auswertungen Umfangreiche und flexible Auswertungen mit frei definierbaren Zeiträumen und Perioden (Wochen, Monate, Quartale ) gewährleisten optimales Controlling und einen schnellen Überblick. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 13

14 Buchungsbeleg Definieren Sie in ALL UNLIMITED Ihre individuelle Kontenstruktur und erstellen Sie einfach und ohne zusätzlichen Aufwand ihren monatlichen Beleg für die Finanzbuchhaltung. Auf Wunsch sind auch automatische Schnittstellen zu diversen Buchhaltungsprogrammen verfügbar. DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 14

15 BenutzerInnen- und Berechtigungsprofile Je nach Berechtigung dürfen BenutzerInnen unterschiedliche Daten sehen und bearbeiten. Verschiedene Masken, speziell an das Aufgabengebiet der BenutzerInnen angepasst, garantieren hohen Datenschutz und effizientes Arbeiten. Schnittstelle zu Excel Mit Hilfe dieser Schnittstelle werden die Daten von verschiednen Auswertungen z.b.buchungsbeleg, Kostenaufstellung etc. nach Excel exportiert und dort einer weiteren Bearbeitung zugänglich gemacht werden. Systemanforderungen für die Arbeitsstationen Die Arbeitsstationen auf denen ALL UNLIMITED eingesetzt wird, benötigen folgende Systemvoraussetzungen: Pentium 4 Prozessor mit mindestens 800 MHz Mindestens 1 GB Hauptspeicher Microsoft Internet Explorer, Safari, Opera, Firefox JAVA Plug-In ab Version 1.6.x DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 15

16 Kontakt DVH Software & EDV Consulting GmbH Am Sonnenhang 27, A-2572 Kaumberg Tel: (+43) 2765/ Fax: (+43) 2765/ verkauf.dvh@allunlimited.at oder Notizen DVH Software & EDV-Consulting GmbH, Am Sonnenhang 27, A 2572 Kaumberg Seite 16