Rechnungsmodul. Rechnungen verwalten

Transkript

1 Rechnungsmodul Mit dem Rechnungsmodul können Sie Ihre Rechnungen angenehm und einfach über easybooking erstellen und verwalten. Das Modul ermöglicht die Verwendung des Vertriebsmanagers als kleines Hotelprogramm. Das Modul umfasst folgende Funktionen: Rechnungen PMS-Berichte: Anreiselisten Abreiselisten Verpflegungsliste Zimmerumsatzbericht Achtung: Wir unterstützen keine Schnittstellen zu Telefonanlagen, Schlüsselsystemen, Schankanlagen, Kassen usw. Einzelne Posten können jedoch manuell jeder Rechnung hinzugefügt werden. Das Verwaltungsmodul ist für Betriebe bis zu ca. 50 Betten gedacht und umfasst ausdrücklich nicht den Funktionsumfang von einem ausgereiften Hotelprogramm. Rechnungen verwalten Verfassen Sie Ihre Buchungen im Zimmerplan, können Sie Rechnungen für diese Buchungen erstellen. Gehen Sie dazu auf Rechnungen und klicken Sie auf Übersicht. Das Fenster Rechnungsübersicht wird geöffnet. Hier finden Sie eine Übersicht über alle Reservierungen und Buchungen, die im Zimmerplan vorhanden sind, und von denen, dessen Abreisedatum dem Filter von-bis entspricht.

2 Zeichenerklärung: Neue Rechnung erfassen: Diese Funktion ermöglich Ihnen das Erfassen von Rechnungen, ohne dass diese in Verbindung mit einer Übernachtung stehen. Rechnungsposten hinzufügen oder bearbeiten: Dieser Button öffnet das Fenster Rechnungsposten, wo Sie Produkte hinzufügen, bearbeiten oder entfernen können. Halten Sie die STRG-Taste auf Ihrer Tastatur beim Klicken gedrückt, um bereits ausgegebene Rechnungen zu bearbeiten. Eine Vorschau betrachten oder die Rechnung öffnen: Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um eine Vorschau zu öffnen. Dieser Vorgang erstellt keine Rechnungsnummer und die Buchung/Rechnung bleibt bearbeitbar! Die betreffende Reservierung oder Buchung öffnen: Der Vertriebsmanager öffnet den Zimmerplan und aktiviert die betreffende Reservierung oder Buchung zur Bearbeitung oder Kontrolle. Rechnungsposition hinzufügen: Klicken Sie auf dieses Symbol, um Leistungen zu der Rechnung hinzuzufügen. Rechnung erstellen: Verwenden Sie diese Symbol, um eine Rechnungsnummer zu vergeben und die Rechnung anschließend auszudrucken. Einstellungen für Rechnungslayout Wenn Sie Ihre Rechnungen gerne auf Ihrem persönlichen Briefpapier ausdrucken möchten, auf dem easybooking die Fußzeile der Rechnung oder Ihren Hotelnamen und -adresse nicht anzeigen soll, dann haben Sie nun die Möglichkeit, diese zu deaktivieren. Die Fußzeile beinhaltet Ihre Bankinformationen und Ihre Kontaktdaten. Gehen Sie dazu auf den Menüpunkt Rechnungen Rechnungsverwaltung. Hier finden Sie die Funktion Zeige Fußzeile in Rechnung und Zeige Hotel Adresse. Deaktivieren Sie den Haken, wenn Sie diese nicht benötigen und klicken Sie auf Sichern. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit ein Logo oder Bild (515 x 100 Pixel) für Rechnungen hochzuladen, falls Sie kein eigenes Briefpapier haben sollten.

3 Neue Rechnung erstellen Um eine Rechnung zu erstellen, haben Sie 2 Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf das Symbol Neue Rechnung erstellen. Das Fenster Rechnungsposten unten öffnet sich. Diese Funktion ist nur gedacht, um Rechnungen für Leistungen auszustellen, die ohne Übernachtungen geliefert werden oder wenn Gäste eine separate Rechnung haben möchten. 2. Wollen Sie eine Rechnung für die Übernachtung eines Gasts erstellen, der im Zimmerplan gespeichert ist, klicken Sie bitte auf das Symbol in der Zeile der Buchung. Bei dieser Art der Rechnungserstellung sind die Rechnungsdaten des Gastes und die entsprechenden Positionen bereits vorausgefüllt (siehe Bild). Vervollständigen Sie in diesem Fall die Daten (Meldescheindaten, Rechnungsdatum, usw.). Sie können auch vorhandene Positionen bearbeiten. Für das Ändern der Übernachtungsleistung müssen Sie die Buchung im Zimmerplan bearbeiten. Um Rechnungspositionen hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf dieses Symbol: Haben Sie bereits Produkte hinterlegt, können Sie diese bequem auswählen und hinzufügen. Selbstverständlich können Sie hier auch Produkte einfügen, die noch nicht hinterlegt sind. Geben Sie dazu einfach einen Namen für das Produkt, den Steuersatz, den Preis und die Anzahl ein. Klicken Sie auf Sichern, um die Positionen zu der Rechnung hinzuzufügen. Um die Rechnung inkl. Rechnungsnummer zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol Rechnung erstellen. Möchten Sie die Rechnung im Moment nur zwischenspeichern und nicht sofort erstellen, dann klicken Sie bitte auf den Button Sichern.

4 Rechnungstext und Zahlungen hinzufügen 1 2 1) Rechnungstext: Dieses Textfeld dient dazu, um Anmerkungen, Hinweise oder Texte einzufügen, welche Sie dem Gast auf der Rechnung anführen möchten. 2) Zahlungen eintragen: Wenn ein Gast eine 2. Anzahlung leistet oder nach der Anreise bereits einen Teil des Betrages an der Rezeption zahlt, dann kann man diese Zahlungen in der Rechnung eingeben und speichern. Wenn man später die Rechnung erstellt, werden die geleisteten Zahlungen bereits berücksichtigt und auf der Rechnung erscheint der noch ausstehende Betrag. Zahlungsart: Bar, Kreditkarte, Banküberweisung oder Bankomat (EC-Karte) Zahlungsdatum: Tag der Zahlung Betrag: Höhe der geleisteten Zahlung Beschreibung: kurzer Beschreibungstext Öffnen Sie dazu eine Rechnung und im Rechnungsfenster sehen Sie nun den Bereich Zahlungen. Klicken Sie auf das grüne PLUS Symbol und wählen Sie folgende Punkte aus: Klicken Sie auf Sichern und der Betrag wird in die Zahlungstabelle eingetragen und bei der Gesamtsumme an der rechten Seite (der grüne Betrag) berücksichtigt. Rechnung ausdrucken Um die Rechnung inkl. Rechnungsnummer zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie die Rechnungsansicht, in dem das Sie auf das Bearbeiten -Symbol klicken: 2. Klicken Sie auf Rechnung erstellen : 3. Klicken Sie im Warnhinweis auf Ja. 4. Klicken Sie auf das PDF-Symbol,, um die Rechnung in Acrobat Reader zu öffnen und auszudrucken, zu speichern oder per zu versenden. Möchten Sie eine Pro-Forma Rechnung oder eine Rechnung ohne Rechnungsnummer ausdrucken, verwenden Sie bitte die Vorschaufunktion.

5 Anreisebericht Der Anreisebericht ist eine Liste für Zimmermädchen oder als Auskunft der bevorstehenden Anreisen. Tragen Sie das Datum des Tages ein, von dem Sie die Anreisen sehen möchten. Easybooking erstellt Ihnen eine Liste aller Zimmernummern samt Gästenamen, Anzahl der Erwachsenen und Kinder, Alter der Kinder, Gitterbetten, Haustiere, Garagenplätze, uvm. Der Anreisebericht kann mit dem Excel-Symbol rechts oben als Excel-Datei abgespeichert und ausgedruckt werden. Abreisebericht Der Abreisebericht erstellt eine Liste aller abreisenden Gäste für ein bestimmtes Datum. Einfach das Datum eintragen und easybooking zeigt alle Zimmernummern mit den Gästenamen, die an diesem Tag abreisen. Der Abreisebericht kann mit dem Excel-Symbol rechts oben als Excel-Datei abgespeichert und ausgedruckt werden. Verpflegungsbericht Diese Liste kann zum Beispiel für die Planung der Einkäufe oder als Information für die Küche verwendet werden. Das gewünschte Datum auswählen und easybooking erstellt eine Liste aller Zimmernummern und Gästenamen der im Hotel wohnenden Gäste. Auch die Anzahl der Erwachsenen, der Kinder und das Alter der Kinder scheinen hier auf. Für jedes Zimmer wird nun angezeigt, wie oft Frühstück gebucht wurde und wie oft Abendessen für diesen Tag ausgegeben werden müssen. Die Gesamtzahl der Verpflegung wird zum Beispiel so angezeigt: 8;2 Das bedeutet, dass 8 Erwachsene und 2 Kinder an diesem Tag Frühstück bekommen. Das Alter der Kinder entnehmen Sie der entsprechenden Spalte.

6 Zimmerumsatz-Bericht 1) Periode: Geben Sie hier den Zeitraum an, indem Sie den Umsatz Ihres Hotels ermitteln möchten und klicken Sie auf Suche, um die Resultate anzuzeigen. 2) Zimmernummer: Hier sehen Sie die Liste Ihrer umsatzbringenden Zimmer ) Zimmertyp: Gibt an, ob es sich bei dem Zimmer um ein Appartement oder ein Standardzimmer handelt. 8 4) Summe Erwachsene: Zeigt auf, wie viele Erwachsene in der ausgewählten Periode in diesem Zimmer nächtigten. 5) Summe Kinder: Zeigt auf, wie viele Kinder (zwischen 0 und 17 Jahren) in der ausgewählten Periode in diesem Zimmer nächtigten. 6) Summe Nächte: Zeigt auf, wie viele Nächtigungen in der ausgewählten Periode in diesem Zimmer eingetragen sind. 7) Summe: Gibt den Umsatz für dieses Zimmer für den ausgewählten Zeitraum an. 8) Hier ist der GESAMTUMSATZ angeführt. Dieser Bericht bietet Ihnen eine schnelle und einfache Lösung, Ihren Zimmerumsatz zu ermitteln und einen groben Überblick über die Buchungslage Ihres Hauses zu erhalten.