FV Angebot Unterlagen. FV Angebot Anschreiben FV Ausfüllen Angebot Anschreiben Brief FV Angebot Anschreiben Brief Vorlagen

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort 2. FV Wirtschaftlichkeit Wichtung FV Ausfüllen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung FV Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Vorlagen 4-5 FV Prüfung Vertrag FV Ausfüllen Prüfung Vertrag FV Prüfung Vertrag Vorlage FV Prüfung Vertrag Vorlage FV Prüfung Vertrag Vorlage FV Prüfung Vertrag Vorlage 8-9 E FV Angebotsunterlagen FV Angebot Anschreiben FV Ausfüllen Angebot Anschreiben Brief FV Angebot Anschreiben Brief Vorlagen FV Angebot Unterlagen FV Ausfüllen Angebot Unterlagen FV Angebot Unterlagen Vorlagen FV Prüfung von Vorleistungen FV Ausfüllen Prüfung von Vorleistung Formular FV Prüfung von Vorleistungen Vorlagen 14 FV Baustellenzustand Niederschrift FV Ausfüllen Niederschrift Zustand Brief Niederschrift Zustand Brief FV Ausfüllen Niederschrift Formular 6.4. Niederschrift Zustand Formular FV Baustellenvorbesprechung FV Ausfüllen Baustellenvorbesprechungt Brief 7.2. FV Baustellenvorbesprechung Brief Vorlagen 7.3. FV Ausfüllen Baustellenvorbesprechung Formular FV Baustellenvorbesprechung Formular Vorlagen FV Bauaktendeckblatt 8.1. FV Bauaktendeckblatt ToDo Liste FV Ausfüllen Bauaktendeckblatt ToDo FV Bauaktendeckblatt ToDo Vorlagen FV Bauaktendeckblatt Auszug Baustelle 28

2 FV Ausfüllen Bauaktendeckblatt Baustelle FV Bauaktendeckblatt Baustelle Vorlagen FV Bautagebuch FV Ausfüllen Bautagebuch FV Bautagebuch Vorlagen FV Anfragen FV Anfrage Abfallentsorgung Ausfüllen Anfrage Abfallentsorgung Brief FV Anfrage Abfallentsorgung Brief Vorlagen FV Anfrage Oberboden Ausfüllen Anfrage Bodengruppen Brief FV Anfrage Bodengruppen Brief Vorlagen FV Anfrage Bodenklassen FV Ausfüllen Anfrage Bodenklassen Brief FV Anfrage Bodenklassen Brief Vorlagen FV Anfrage Oberbodenlieferung FV Ausfüllen Anfrage Oberbodenlieferung Brief FV Anfrage Pflanzenlieferung Prozent FV Ausfüllen Anfrage Pflanzenlieferung Prozent Brief FV Anfrage Pflanzenlieferung Prozent Brief Vorlagen FV Anfrage Schnittkanten FV Ausfüllen Anfrage Schnittkanten Brief FV Anfrage Schnittkanten Brief Vorlagen FV Anfrage Unterhaltungspflege Ausfüllen Anfrage Unterhaltungspflege Brief FV Anfrage Unterhaltungspflege Brief Vorlagen FV Hinweispflichten allgemein FV Behinderung Anzeige FV Ausfüllen Behinderung Anzeige Brief FV Behinderung Anzeige Brief Vorlagen FV Behinderung Ausführungsfrist FV Ausfüllen Ausführunsfrist Brief FV Bedenken Ausführungsfrist Brief Vorlage FV Behinderung Wiederaufnahme FV Ausfüllen Behinderung Wiederaufnahme Brief FV Behinderung Wiederaufnahme Brief Vorlagen FV Fertigstellung Anzeige FV Ausfüllen Fertigstellung Anzeige Brief FV Fertigstellung Anzeige Brief Vorlagen 58

3 FV Fertigstellung Teilleistungen Anzeige Brief Vorlagen FV Stundenlohnvereinbarung FV Ausfüllen Stundenlohnarbeiten Vereinbarung Brief FV Stundenlohnarbeiten Vereinbarung Brief Vorlage FV Ausfüllen Stundenlohnarbeiten Beginn Brief FV Stundenlohnarbeiten Beginn Brief Vorlage 64 FV Bedenken FV Bedenken gefährdete Pflanzen FV Ausfüllen Bedenken gefährdete Pflanzen Brief FV Bedenken gefährdete Pflanzen Vorlagen FV Bedenken Verunreinigung Brief FV Ausfüllen Bedenken Verunreinigung Brief FV Bedenken Verunreinigung Brief Vorlage FV Bedenken Zeitplanung FV Ausfüllen Bedenken Zeitplanung Brief FV Bedenken Zeitplanung Brief Vorlagen FV Bedenken Schutz Vegetation FV Ausfüllen Bedenken Schutz Vegetation Brief FV Bedenken Schutz Vegetation Brief Vorlagen FV Bedenken Standortverhältnisse FV Ausfüllen Bedenken Standortverhältnisse FV Bedenken Standortverhältnisse Vorlagen FV Nachtrag FV Ausfüllen Nachtrag mit Preis Brief FV Nachtrag mit Preis Brief Vorlagen FV Ausfüllen Nachtrag ohne Preis Brief FV Nachtrag ohne Preis Brief Vorlagen FV Nachtrag Entwurfsänderung Brief FV Ausfüllen Nachtrag Entwurfsänderung Brief FV Nachtrag Entwurfsänderung Brief Vorlagen FV Nachtrag Leitungssuche FV Ausfüllen Anfrage Leitungsplä&ne Brief FV Anfrage Leitungspläne Brief Vorlagen Ausfüllen Anzeige Leitungssuche Brief FV Anzeige Leitungssuche Brief Vorlagen FV Nachtrag Mengenüberschreitung Brief FV Ausfüllen Nachtrag Mengenüberschreitung Brief FV Nachtrag Mengenüberschreitung Brief Vorlagen 93-94

4 13.8. FV Nachtrag Mengenunterschreitung Brief FV Ausfüllen Nachtrag Mengenunterschreitung Brief FV Nachtrag Mengenunterschreitung Brief Vorlagen FV Nachbereitung Beurteilung Ausfüllen Bewertungen FV Beurteilung Bauherr Vorlagen FV Beurteilung Lieferant Vorlagen FV Beurteilung Architekt Vorlagen FV Beurteilung Nachunternehmer Vorlagen 15. Eigenüberwachung Allgemein Ausfüllen Eigenüberwachung Formular FV Eigenüberwachung allgemein Vorlage Eigenüberwachung Vorlage Eigenüberwachung Vorlage Eigenüberwachung Vorlage Eigenüberwachung Vorlage Eigenüberwachung Vorlage Tagesberichte Ausfüllen Tagesbericht Formular Tagesbericht Arbeitspakete Vorlage Tagesbericht Position Vorlage Stundenlohn Rapport Ausfüllen Stundenlohnarbeiten Rapport Stundenlohnarbeiten Rapport Vorlage Pflegemeldung allgemein Ausfüllen Pflegemeldung Brief Pflegemeldung Brief Vorlagen Baustellenschlussgespräch Ausfüllen Baustellenschlussgespräch Baustellenschlussgespräch Vorlagen EV Kundenvorgespräch EV Ausfüllen Kundenvorgespräch EV Kundenvorgespräch Vorlage 21. EV Wirtschaftlichkeitsbetrachtung EV Ausfüllen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung EV Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Vorlagen EV Angebot Anschreiben EV Ausfüllen Angebot Anschreiben Privat Brief EV Angebot Anschreiben Privat Vorlagen

5 22.3. EV Ausfüllen Angebot Anschreiben Unternehmer Brief EV Angebot Anschreiben Unternehmer Vorlagen 23. EV Bestandserfassung EV Ausfüllen Bestandserfassung EV Bestandserfassung Checkliste Vorlagen EV Ausfüllen Bestandserfassung Arbeitsmittel EV Bestandserfassung Arbeitsmittel Checkliste Vorlagen 24. EV Bauaktendeckblatt EV Bauaktendeckblatt ToDo EV Ausfüllen Bauaktendeckblatt ToDo EV Bauaktendeckblatt ToDo Vorlagen EV Bauaktendeckblatt Auszug Baustelle EV Ausfüllen Bauaktendeckblatt Auszug Baustelle EV Bauaktendeckblatt Auszug Baustelle Vorlagen 135 EV Baustellenzustand Niederschrift EV Ausfüllen Baustellenzustand Formular EV Baustellenzustand Formular Vorlage EV Ausfüllen Baustellenzustand Nachtrag Brief EV Baustellenzustand Nachtrag Brief Vorlage 26. EV Bedenken EV Bedenken Standortverhältnisse EV Ausfüllen Bedenken Standortverhältnisse EV Bedenken Standortverhältnisse Vorlagen EV Bedenken Verunreinigung EV Ausfüllen Bedenken Verunreinigung Brief EV Bedenken Verunreinigung Brief Vorlagen EV Bedenken Zeitplanung EV Ausfüllen Bedenken Zeitplanung Brief EV Bedenken Zeitplanung Brief Vorlagen EV Nachtrag EV Nachtrag Entwurfsänderung EV Ausfüllen Nachtrag Entwurfsänderung Brief EV Nachtrag Entwurfsänderung Brief Vorlagen EV Nachtrag Fertigstellungspflege Pflanzen EV Ausfüllen Nachtrag Fertigstellungspflege Pflanzen Brief EV Nachtrag Fertigstellungspflege Pflanzen Brief Vorlage EV Nachtrag Fertigstellungspflege Rasen EV Ausfüllen Nachtrag Fertigstellungspflege Rasen Brief

6 EV Nachtrag Fertigstellungspflege Rasen Brief Vorlage 28. EV Behinderung Anzeige EV Ausfüllen Behinderung Anzeige Brief EV Behinderung Anzeige Brief Vorlagen EV Fertigstellung Anzeige EV Ausfüllen Fertigstellung Anzeige Brief EV Fertigstellung Anzeige Brief Vorlagen EV Ausfüllen Fertigstellung Teilleistung Anzeige Brief EV FertigstellungTeilleistung Anzeige Brief Vorlagen 30. EV Bautagebuch EV Ausfüllen Bautagebuch EV Bautagebuch Vorlagen EV Leitungssuche Anfrage und Anzeige EV Ausfüllen Anfrage Leitungspläne Brief EV Anfrage Leitungspläne Brief Vorlagen EV Ausfüllen Nachtrag Leitungssuche Brief EV Nachtrag Leitungssuche Brief Vorlagen EV Nachbereitung Beurteilung EV Beurteilung Bauherr Vorlagen EV Beurteilung Lieferant Vorlagen EV Beurteilung Nachunternehmer Vorlagen 169

7 1 Vorwort Die Welt begann nach Aussagen der Bibel im Chaos. Schrittweise setzte sich mit wessen Hilfe auch immer Ordnung durch - nicht immer perfekt, aber in unseren Breiten gut erträglich. Organisatorisches Chaos herrscht immer noch in vielen Unternehmen, doch Ordnung wünschen sich alle. In einer komplexen Wirtschaft kann diesen Weg zur Ordnung niemand mehr alleine gehen. Hilfsangebote und Heilsversprechen gibt es viele. Ein Hilfsangebot sind auch die Organisationselemente für die elektronische Bauakte. Sie runden das bewährte System der elektronischen Bauakte mit aktiven Hilfen ab, die täglich gebraucht werden. Ein Heilsversprechen sind sie nur, wenn sie genutzt werden. Die Inhalte stimmen und das System bietet die perfekte Unterstützung. Professor Alfred Niesel Martin Thieme-Hack Dr. Jens Thomas 2 FV Wirtschaftlichkeit Wichtung Im Rahmen der Angebotsbearbeitung ist bei allen Bauvorhaben von wesentlicher Bedeutung eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung anzustellen. Sie soll helfen, eine begründete Entscheidung für die Angebotsstrategie zu ermöglichen. Unter jeder Gruppe sind bestimmte Kriterien zu bewerten In die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung werden folgende Aspekte einbezogen: Projekt Eine Rolle spielt z.b. ob der Bauherr bzw. der Kunde, der Architekt oder die Bauleitung bekannt oder unbekannt, fair oder unfair sind. Fair oder unfair können die Vertragsgestaltung oder Vorbemerkungen sein. Leistungsverzeichnisse und Pläne können eindeutig oder unklar sein. In die Entscheidung sollten einfließen die Entfernung vom Betrieb, die Verkehrsverhältnisse und mögliche Verkehrsbeschränkungen, denn sie haben Einfluss auf den Umfang der Arbeitsstunden auf der Baustelle. Weitere Einflussfaktoren sind Behinderungen durch das Zusammenwirken mit anderen Handwerkern, ein unsicheres Umfeld mit Vandalismusgefahr. Weiter müssen der Ausführungstermin, die geforderte Technik und Art und Umfang der Pflanzung passen. Bei der Vertragsgestaltung spielt es eine wesentliche Rolle, ob die Gewährleistungszeit nach VOB oder BGB festgelegt ist. Abschätzen sollte man auch die zu erwartende Kostenentwicklung, z.b. bei Treibstoffen oder Baustoffen. Baustellengemeinkosten werden stark beeinflußt durch Leistungen, die als Nebenleistungen oder Vorhaltekosten in den Preis Markt Unter dem Aspekt Markt spielen derzeitiger Auftragsbestand, vorliegende Anfragen, das allgemeine Preisniveau und auch das Image eine Rolle, das mit der Übernahme des Auftrages verbunden ist. Wirtschaftlichkeit Unter dem Aspekt Wirtschaftlichkeit sind die Bonität des Kunden, das festgelegte Zahlungsziel, die Zahlungsmoral, die Abrechnungsmodalitäten und die geforderten Sicherheiten (Erfüllungs-/ Gewährleistungsbürgschaft) zu bewerten. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Wichtung) Zunächst sind Schulnoten zu vergeben als Ergebnis von Recherchen oder längeren Erfahrungen. Das LV und die Vertragsbedingungen sind zu analysieren. In die Beurteilung fließt weiter eine Wichtung ein, bei der die Bedeutung des jeweiligen Kriteriums angegeben wird. Nach Eingabe der Noten und der Wichtungszahl wird automatisch eine Endnote für die einzelnen Aspekte und für das Gesamtprojekt errechnet. Diese sind dann die Grundlage für die Entscheidung, wie kalkuliert und angeboten werden soll. Unterstützende Dokumente Für die Bewertung können zusätzlich bereits ausgefüllte Beurteilungen herangezogen werden, die nach vorherigen Baumaßnahmen bereits erstellt wurden. FV Beurteilung Architekt FV Beurteilung Bauherr Organisations - Elemente 1

8 FV Beurteilung Lieferanten FV Beurteilung Nachunternehmer Ablage in der Elektronischen Bauakte Wiedervorlage Die Geschäftsleitung erhält die ausgefüllte Bewertung für die Entscheidungsfindung. Nach der Entscheidungsfindung wird dem Bauleiter das Dokument zur Wiedervorlage gelegt, damit dieser von der Entscheidung Kenntnis bekommt. 2.1 FV Ausfüllen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Allgemeine Beschreibung Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung füllt der Bauleiter im Büro am Computer aus. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird der Geschäftsleitung auf Wiedervorlage gelegt. Die entscheidet, wie und zu welchen Konditionen das Angebot abgegeben wird. Bewertungsgrundlage Die Spalten Wichtung und Bewertung werden mit einem Notenprinzip ausgefüllt. Die Wichtung ist in drei Stufen eingeteilt. Die Bewertung in fünf Stufen. In der zweiten Bewertungsspalte werden die beide Werte multipliziert. Wichtung und Bewertung sind jeweils mit einer eins, der besten Bewertung, vorbelegt. Die einzelnen Abschnitte werden berechnet und bilden die Grundlage für die Gesamtbewertung. Kopfzeile In allen Checklisten und Formularen steht der Lizenznehmer und die LV-Nummer in der Kopfzeile. Diese wird im Word erst bei dem Druck oder der Druckvorschau aktualisiert. Da die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nicht ausgedruck werden muss, ist es notwendig, die Druckvorschau einmal aufzurufen, um die Kopfzeile zu aktualisieren. Kopfzeile aktualisieren Schaltfläche Office => Drucken => Seitenansicht Auszufüllende Felder Eingabefelder Die Einfügemarke steht nach dem Start im ersten Eingabefeld. Mit der Tabulatortaste wird das nächste Eingabefeld aktiviert. Die Wichtung und Bewertung wird über die Tastatur eingegeben. Organisations - Elemente 2

9 Bewertung Die Bewertung des Abschnittes erfolgt automatisch. Gesamtbewertung und Entscheidung Wenn alle Felder korrekt ausgefüllt sind, werden die Einzelbewertungen zu einer Gesamtbewertung berechnet. Diese Gesamtbewertung ist die Grundlage für die Entscheidungsfindung. Für die Entscheidungsfindung mit der Maus die Optionen wählen. Bei der Schlussbewertung wird das Risiko eingeschätzt. Bei der Entscheidung die Art des Angebotes oder ob das Angebot nicht abgegeben wird. Wird die Option Angebot mit Gewinn, % gewählt, muss zusätzlich die Höhe des Prozentsatzes angegeben werden. Organisations - Elemente 3

10 Beurteilungen aufrufen Lesen Sie hier nach, wie Sie bereits erstellte Beurteilungen in der Elektronischen Bauakte aufrufen. (Hilfe Dokument:Suche von bereits erstellten Beurteilungen) 2.2 FV Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Vorlagen Formular Blanko zwei Seiten Formular ausgefüllt zwei Seiten Organisations - Elemente 4

11 3 FV Prüfung Vertrag Allgemein Es handel sich hierbei um die Prüfung der Verträge auf DIN Konformität. Grundlage für diese Prüfung ist die jeweilige DIN in der Fassung Die Ablage wird beispielhaft an der DIN dargestellt. Ablage in der Elektronischen Bauakte Wiedervorlage Der Bauleiter erhält das Dokument mit aktuellem Datum auf Wiedervorlage. Abweichungen von der DIN müssen geklärt werden. 3.1 FV Ausfüllen Prüfung Vertrag Allgemeine Beschreibung Die Prüfung für die Verträge nach DIN Konformität werden alle auf dieselbe Art und Weise ausgefüllt. Beispielhaft wird das Ausfüllen an der Prüfung nach DIN dargestellt. Bewertungsgrundlage Die Spalte nicht relevant zeigt an, dass ein Punkt nicht berücksichtigt werden muss. Die Spalte Nein sagt aus, dass die Aussage nicht zutrifft. Eine Handlung durch den Bauleiter oder die Geschäftsführung ist notwendig. Kopfzeile In allen Checklisten und Formularen steht der Lizenznehmer und die LV-Nummer in der Kopfzeile. Diese wird im Word erst bei dem Druck oder der Druckvorschau aktualisiert. Da die Prüflisten für den Vertrag nicht ausgedruck werden muss, ist es notwendig, die Druckvorschau einmal aufzurufen, um die Kopfzeile zu aktualisieren. Kopfzeile aktualisieren Word : Datei => Druckvorschau oder das Werkzeug Seitenansicht Word 2007: Schaltfläche Office => Drucken => Seitenansicht Auszufüllende Felder Das Formular ist geschützt. Es können nur die Auswahlkästchen in den Spalten nicht relevant und Nein angekreuzt werden. Das Ankreuzen wird mit der Maus gemacht. Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Auswahlfeld. Organisations - Elemente 5

12 Klicken Sie mit der linken Maustaste, um das Feld zu markieren. 3.2 FV Prüfung Vertrag Vorlage Formular Blanko zwei Seiten Formular ausgefüllt zwei Seiten Organisations - Elemente 6

13 3.3 FV Prüfung Vertrag Vorlage Formular Blanko zwei Seiten Formular ausgefüllt zwei Seiten Organisations - Elemente 7

14 3.4 FV Prüfung Vertrag Vorlage Formular Blanko eine Seite Formular ausgefüllt eine Seite 3.5 FV Prüfung Vertrag Vorlage Formular Blanko zwei Seiten Organisations - Elemente 8

15 Formular ausgefüllt zwei Seiten 4 E FV Angebotsunterlagen FV Angebot Anschreiben (Thema 4.1) FV Angebot Unterlagen (Thema 4.2) 4.1 FV Angebot Anschreiben Ablage in der Elektronischen Bauakte Wiedervorlage Der Submissionstermin ist das Wiedervorlagedatum für den Bauleiter. Organisations - Elemente 9

16 4.1.1 FV Ausfüllen Angebot Anschreiben Brief Allgemeine Beschreibung Der Brief wird als Begleitschreiben zu den Submissionsunterlagen dazu gegeben. Das Formular setzt sich aus einem geschützten Bereich und einem ungeschützten Bereich zusammen. Im geschützten Bereich kann der Brieftext nicht bearbeitet werden. In diesem Bereich ist auch das Adressfeld und die Bezugszeichenzeile enthalten, die aus den Business Stammdaten gefüllt werden. Im ungeschützten Bereich sind eine Vielzahl unterschiedlicher Bedenkenhinweise aufgeführt, aus denen das nicht zutreffende heraus gelöscht werden muss. Auszufüllende Felder Die Einfügemarke steht nach dem Aufruf aus dem Dokumentenmanagement in der Betreffzeile an der richtigen Stelle. 1. Submissionstermin Die Einfügemarke befindet sich nach dem öffnen bereits auf dem Feld, in dass der Submissionstermin eingetragen werden muss. Tippen Sie das Datum ein und verlassen Sie das Feld mit der Tabulatortaste Die Einfügemarke springt auf das Feld Anrede. 2. Anrede Die Eingabe der Anrede beginnt bei einer Ansprechpartnerin mit einem Leerzeichen. Bei einem Ansprechpartner beginnt die Eingabe mit einem?r?. Sehr geehrte[leerzeichen]frau Meier Sehr geehrter Herr Meier 3. Streichen nicht relevanter Punkte Die entsprechenden Einträge, die gelöscht werden sollen, werden mit der Maus markiert und mit der entf Taste gelöscht. Die Liste kann zusätzlich beliebig erweitert werden. 1. Text, der entfernt werden soll markieren 2. Mir der "Entf" Taste löschen und überflüssige Textzeilen löschen 3. Fertig zusammengesetzter Text Die Betreffzeile wird automatisch mit der Baustellenbezeichnung gefüllt. Organisations - Elemente 10

17 Eine optimale Formatierung der Felder Ihr Ansprechpartner, Telefon und in der Bezugszeichenzeile ist nur gewährleistet, wenn der Eintrag in den Adressstammdaten maximal 24 Zeichen lang ist. Längere Zeichenfolgen werden umgebrochen und in der nächsten Zeile weitergeschrieben. Grußformel Für eine individuelle Ansprache ist die Grußformel editierbar FV Angebot Anschreiben Brief Vorlagen Formular Blanko eine Seite Formular ausgedruckt auf Firmenpapier eine Seite 4.2 FV Angebot Unterlagen Ablage in der Elektronischen Bauakte Wiedervorlage Der bearbeitende Bauleiter erhält die Checkliste zwei Tage vor Submission auf Wiedervorlage FV Ausfüllen Angebot Unterlagen Allgemeine Beschreibung Das Formular Angebot Unterlagen dient als Checkliste für das zusammenstellen von Unterlagen, die in der Submission gefordert sind. Legen Sie diese Formular an, wenn Sie die Submissionsunterlagen Organisations - Elemente 11

18 prüfen. Fehlende Punkte können Sie gleich ergänzen. Öffnen Sie diese Liste wieder, wenn Sie die Unterlagen für die Submission zusammenstellen. Kopfzeile In allen Checklisten und Formularen steht der Lizenznehmer und die LV-Nummer in der Kopfzeile. Diese wird im Word erst bei dem Druck oder der Druckvorschau aktualisiert. Es ist daher notwendig, die Dokumente, die nicht ausgedruckt werden einmal im Word in der Druckvorschau aufzurufen. Kopfzeile aktualisieren Im Word 2003 öffnen Sie die Seitenansicht wie folgt Menü Datei => Seitenansicht Im Word 2007 Schaltfläche Office => Drucken => Seitenansicht Auszufüllende Felder Das Formular wird am Rechner ausgefüllt. Beim zusammenstellen der Submissionsunterlagen wird die Checkliste am Rechner geöffnet und alle Punkte abgehackt. Dazu klicken Sie mit der Maus auf das Auswahlkästchen. Leeres Auswahlkästchen Angekreuztes Auswahlkästchen Im unteren Teil der Tabelle haben Sie die Möglichkeit weitere freie Einträge hinzuzufügen. Klicken Sie mit der Maus in das Feld und schreiben Sie den Eintrag. Wenn Sie weitere Tabellenzeilen benötigen klicken Sie mir der Tabulatortaste der Tabellenzeile. Eine neue Zeile wird generiert FV Angebot Unterlagen Vorlagen Formular Blanko eine Seite Organisations - Elemente 12 bis an das Ende

19 Formular ausgedruckt eine Seite 5 FV Prüfung von Vorleistungen FV - Prüfung von Vorleistungen und Baustoffen Die zur Verfügung gestellte Fläche und die Vorleistungen anderer Unternehmer, auf denen unsere Leistungen aufbauen, sind durch einfache Sichtprüfung auf Abweichungen von den Vorgaben zu untersuchen. Das gilt für alle angelieferten Baustoffe und Pflanzen, unabhängig davon, ob sie über uns oder auch bauseits geliefert wurden oder auf der Baustelle zur Verwendung gelagert sind. Die Hinweise im Formular enthalten nicht alle möglichen Prüfleistungen, sondern sind als Hilfen zu betrachten. Vorleistungen sind z.b. auf ausreichende Verdichtungen, Einhaltung von Ebenheitsvorschriften, Pflanzen oder Baustoffe auf Maßhaltigkeit, Übereinstimmung mit den Vorgaben des LV und auf sichtbaren Schäden zu prüfen. Die Prüfungen erfolgen durch den jeweiligen Baustellenleiter. Festgestellte oder vermutete Abweichungen sind im Formular zu vermerken. Der Bauleiter entscheidet das weitere Verfahren, z.b. Information des Architekten und Bauherrn oder des Lieferanten. Vor Fortführung der Arbeiten ist in jedem Falle zu klären, wie weiter zu verfahren ist. Bodenkontaminationen fallen durch ungewöhnliche Gerüche (einfache Riechversuche) oder Strukturänderungen und insbesondere Verfärbungen (Sichtversuche, Untersuchung nach Augenschein) auf. Schon geringe Anzeichen für Schadstoffbelastungen sind zu vermerken. Im Zweifelsfall sind bei Bodenkontaminationen Laboruntersuchungen durch den Bauherrn oder beim Lieferanten Unbedenklichkeitsnachweise zu verlangen. Ablage in der Elektronischen Bauakte Wiedervorlage Organisations - Elemente 13

20 Der bearbeitende Bauleiter erhält das Protokoll zur Wiedervorlage, wenn Mängel festgestellt wurden. 5.1 FV Ausfüllen Prüfung von Vorleistung Formular Allgemeine Beschreibung Das Formular dient als Druckvorlage. Ausfüllen Alle Daten werden während der Prüfung händisch eingetragen. Nach dem öffnen ist die Kopfzeile noch nicht aktualisiert. Alle fehlenden Daten werden beim Ausdrucken eingetragen. Ein manuelles aktualisieren ist nicht notwendig. 5.2 FV Prüfung von Vorleistungen Vorlagen Formular Blanko eine Seite Formular ausgefüllt eine Seite 6 FV Baustellenzustand Niederschrift Niederschrift Zustand der Baustelle/Vegetation Vor Beginn jeder Baustelle ist in Verbindung mit der Vorbesprechung eine Niederschrift über den Zustand der Baustelle und der Vegetation anzufertigen. Schäden oder Mängel sind nach Möglichkeit gemeinsam mit dem Auftraggeber festzustellen und im Protokoll zu vermerken. Dem AG ist der Termin für die Baustellenbegehung mitzuteilen. Verantwortlich dafür ist der Bauleiter. Ist der Auftraggeber bei der Feststellung des Zustandes nicht anwesend, erhält er die Durchschrift des Protokolls unverzüglich mit der Bitte, das Protokoll zu kontrollieren und anzuerkennen. Bei Anwesenheit des Auftraggebers ist seine Unterschrift direkt zu verlangen. Zustandsbeschreibung Vegetation und Vegetationsflächen Hier ist auf alle Schäden an Pflanzen zu achten, z.b. beschädigte Pflanzen, Schäden an Bäumen, Organisations - Elemente 14

21 Lagerungen unter Bäumen, verunreinigter Oberboden (Schutt, Unrat, Quecke, Verdichtungen der Pflanzflächen, Verunkrautungen vorhandener Pflanzflächen, Belastung mit Abfallstoffen, Bauschutt, Ölen oder anderen umweltschädlichen Stoffen innerhalb der Pflanzflächen. Konsequenzen Aufgrund der Feststellungen können sich Zusatzarbeiten ergeben, für die entsprechende Nachtragsangebote erstellt oder Bedenken angemeldet werden müssen. Sinnvoll bzw. sogar notwendig ist es bei folgenden Beobachtungen: Beschädigte Pflanzen, (hierfür sind Rückschnittarbeiten erforderlich) Schäden an Bäumen, (hierfür sind Sanierungsarbeiten erforderlich) Lagerungen unter Bäumen, (hierfür ist es erforderlich die Fläche abzuräumen und zu lockern. Eventuell ist auch eine Tiefenlockerung notwendig. Verunreinigter Oberboden (Schutt, Unrat, Quecke). Nach DIN darf Oberboden keine Fremdstoffe und soll keine Teile von ausdauernden Pflanzen enthalten, die den vorgesehenen Gebrauch mindern. Der lagernde Oberboden ist deshalb zu prüfen auf Dauerunkräuter, z.b. Quecke, Schachtelhalm oder Huflattich. Da der AG das Bodenrisiko trägt, sind Bedenken anzumelden. Verdichtungen der Pflanzflächen. Das bezieht sich insbesondere auf Pflanzflächen, die gepflegt werden sollen. Verunkrautungen vorhandener Pflanzflächen. Auch dies bezieht sich auf Pflanzflächen, die gepflegt werden sollen. Ein Besatz mit Dauerunkräutern stellt eine Erschwerung der Leistung dar. Belastung mit Abfallstoffen, Bauschutt, Ölen oder anderen umweltschädlichen Stoffen innerhalb der Bearbeitungsflächen und Pflanzflächen. Nach DIN Abschnitt 7.3 sind Bearbeitungsflächen vor der Bodenbearbeitung von störenden, insbesondere pflanzenschädlichen Stoffen zu säubern; hierzu zählen z.b. Baurückstände, Verpackungsreste und schwer verrottbare Pflanzenteile. Zustandsbeschreibung bauliche Anlagen Hier ist auf alle Schäden zu achten, die an Bauwerken, Mauern, Treppen, Straßen, Wegen, Wasseranlagen, Entwässerungen, Leitungen usw. vorhanden sind. Konsequenzen Die Feststellung von Schäden an Bauwerken, Mauern, Treppen, Straßen, Wegen, Wasseranlagen, Entwässerungen, Leitungen dienen zunächst nur der eigenen Absicherung gegen spätere Ansprüche. Sofern der Erfolg eigener Leistungen z.b. von einwandfrei funktionierender Vorflut abhängen, sind entsprechende Hinweise an den AG und ggf. Bedenken wegen nicht ausreichender Vorleistungen erforderlich. Zustandsbeschreibung Einrichtungen und Lagerungen Hierbei geht es zunächst um Einrichtungen wie Bänke, Papier- und Abfallkörbe, Zäune, Pergolen, Unterstellhallen, Spielgeräte und sonstige Einrichtungen. Weiter geht es um Lagerungen von Boden (verdichtete und/oder verkrautete Oberbodenmieten, insbesondere Quecke), Abfällen oder Einrichtungen oder Materialien von anderen Gewerken. Konsequenzen Die Feststellung von Schäden an Einrichtungen wie Bänke, Papier- und Abfallkörbe, Zäune, Pergolen, Unterstellhallen, Spielgeräte und sonstige Einrichtungen dient der eigenen Absicherung gegen spätere Ansprüche. Für Lagerungen von Boden (verdichtete und/oder verkrautete Oberbodenmieten) gilt das unter Vegetation und Vegetationsflächen gesagte. Einrichtungen, Materialien von anderen Handwerkern behindern den eigenen Bauablauf und sind ein Grund, Behinderung anzumelden. Abfälle anderer Handwerker müssen von diesen beseitigt werden. Der AG ist deshalb aufzufordern, die Beseitigung zu veranlassen. Fotodokumentation Organisations - Elemente 15

22 Damit wir nicht in Beweisnot kommen, wenn die Vorschädigung vom Auftraggeber abgestritten wird, sind grundsätzlich Fotos anzufertigen und im Protokoll die Anzahl der Fotos zu vermerken. Die digitalen Bilder sind in der Elektronischen Bauakte zu archivieren. Fotos auf Filmen sind zu scannen und in der Elektronischen Bauakte zu archivieren. Die digitalen Bilder sind mit der Niederschrift dem AG zuzuleiten. Rechtlicher Hintergrund 3 VOB/B Ausführungsunterlagen 4. Vor Beginn der Arbeiten ist, soweit notwendig, der Zustand der Straßen und Geländeoberfläche, der Vorfluter und Vorflutleitungen, ferner der baulichen Anlagen im Baubereich in einer Niederschrift festzuhalten, die vom Auftraggeber und Auftragnehmer anzuerkennen ist. ATV DIN Abschnitt 4.1 Nebenleistungen sind ergänzend zur ATV DIN 18300, Abschnitt 4.1, insbesondere: Feststellen des Zustands der Straßen, der Geländeoberfläche, der Vorfluter und dergleichen nach 3 Nr. 4 VOB/B. ATV DIN Abschnitt Ergänzend zu 3 Nr. 4 VOB/B ist vor Beginn der Arbeiten, soweit notwendig, der Zustand der Vegetation und der Vegetationsfläche in einer Niederschrift festzuhalten, die vom Auftraggeber und Auftragnehmer anzuerkennen ist. DIN Oberboden Oberboden darf keine Fremdstoffe und soll keine Teile von ausdauernden Pflanzen enthalten, die den vorgesehenen Gebrauch mindern 7.3 Beseitigen von störenden Stoffen und Austausch von verunreinigtem Boden Die Bearbeitungsflächen sind vor der Bodenbearbeitung von störenden, insbesondere pflanzenschädlichen Stoffen zu säubern; hierzu zählen z.b. Baurückstände, Verpackungsreste und schwer verrottbare Pflanzenteile. Mit Fetten, Ölen, Farben und anderen pflanzengefährdenden oder umweltschädlichen Stoffen verunreinigter Boden ist auszutauschen. Ablage in der Elektronischen Bauakte Briefeinladung Wiedervorlage Das vorgeschlagene Datum wird als Wiedervorlage eingetragen. Bei einer Terminänderungen wird die Wiedervorlage angepasst. In Notizen und Schlagworte wird der Treffpunkt, der vom Bauherren vorgeschlagen wurde, eingetragen. Zusätzlich wird die Uhrzeit des Treffens eingetragen. Ablage Formular in der Elektronischen Bauakte In der Elektronischen Bauakte wird das auf der Baustelle händisch erstellte Protokoll abgelegt. Scannen Sie das unterschriebene Protokoll und alle weiteren Blätter ein und importieren Sie die Datei. Das Protokoll wird wie folgt abgelegt: Organisations - Elemente 16

23 Aufgenommene Fotos werden als Einzelbilder oder als gezipte Datei abgelegt. Übertragen Sie die Bilder von der Kamera auf Ihren Rechner. Handelt es sich bei den Bildern um reine Dokumentationsaufnahmen, ist es empfehlenswert die einzelnen Bilder vorab in einer ZIP Datei zusammenzufassen. Damit bleibt die Elektronische Bauakte übersichtlich und die Datenmenge wird reduziert. Die Bilder werden wie folgt abgelegt: Wiedervorlage Das Protokoll wird bei Bedarf auf Wiedervorlage gelegt, wenn in der Besprechung Hinweise auf Bedenken oder Nachträge festgestellt wurden. Folgedokumente (Links auf: Datei importieren Scannen Datei zippen) Briefvorlagen: Einladung zur Niederschrift Zustand Bedenken zu verunreinigtem Gelände Bedenken zu ungeeigneten Standortverhältnissen Bedenken zu gefährdeten Pflanzen und Flächen 6.1 FV Ausfüllen Niederschrift Zustand Brief Allgemeine Beschreibung Der Bauleiter lädt mit diesem Brief den Bauherren und seine Vertreter zu einem Termin ein, an dem der Zustand der Baustelle festgestellt wird. Die Einfügemarke steht nach dem Aufruf aus dem Dokumentenmanagement an der richtigen Stelle in der Anrede. Die Vorlage ist als geschütztes Formular angelegt, in dem nur die Felder ausgefüllt werden können. Der Brieftext kann nicht bearbeitet werden. Das Adressfeld und die Bezugszeichenzeile werden aus den Business Stammdaten gefüllt. Die Betreffzeile wird automatisch mit der Baustellenbezeichnung gefüllt. Auszufüllende Felder 1. Anrede Die Eingabe der Anrede beginnt bei einer Ansprechpartnerin mit einem Leerzeichen. Bei einem Ansprechpartner beginnt die Eingabe mit einem "r". Organisations - Elemente 17

24 Sehr geehrte[leerzeichen]frau Meier Sehr geehrter Herr Meier 2. Termin Springen Sie von der Anrede mit der Tabulatortaste in das erste Feld des Terminvorschlags und tragen das Datum ein. Aktiviertes Datumsfeld eingetragenes Datum Mit der Tabulatortaste gelangen Sie in das Feld, in dem Sie die Uhrzeit eintragen müssen. Das Datumsfeld wird beim Verlassen formatiert. eingetragene Uhrzeit Bestätigen Sie die Eingabe mit der Tabulatortaste. Der Eintrag wird formatiert. Grußformel Die Grußformel ist für eine individuelle Ansprache editierbar. Das Feld ist aktiv, wenn Sie das Uhrzeitfeld mit der Tabulatortaste bestätigt haben. Sie können das Feld beschreiben. Eine optimale Formatierung der Felder Ihr Ansprechpartner, Telefon und in der Bezugszeichenzeile ist nur gewährleistet, wenn der Eintrag in den Adressstammdaten maximal 24 Zeichen lang ist. Längere Zeichenfolgen werden umgebrochen und in der nächsten Zeile weitergeschrieben. 6.2 Niederschrift Zustand Brief Formular Blanko Formular ausgefüllt Organisations - Elemente 18

25 6.3 FV Ausfüllen Niederschrift Formular Allgemeine Beschreibung Der Bauleiter erstellt mit diesem Formular ein Protokoll über den Zustand der Baustelle. Ausfüllen Das Protokoll wird auf der Baustelle händisch ausgefüllt. Dafür wird ein Ausdruck aus der Elektronischen Bauakte erstellt. Im Büro können bereits die bekannten Teilnehmer vor dem Ausdruck ausgefüllt werden. Dazu mit der Maus auf die entsprechenden Listenfelder klicken. Mit der Tabulatortaste wechseln Sie in das nächste Feld. Drucken Sie das Formular im Microsoft Word aus. Nach dem Ausdruck schließen Sie Ihr Microsoft Word und löschen die abgelegte Vorlage aus der Elektronischen Bauakte. Löschen der Druckvorlage Zum löschen der Druckvorlage markieren Sie den Eintrag in der Elektronischen Bauakte und öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. 6.4 Niederschrift Zustand Formular Formular Blanko Organisations - Elemente 19

26 Formular ausgefüllt 7 FV Baustellenvorbesprechung Baustellenvorbesprechung Die Baustellenvorbesprechung ist Bestandteil der Arbeitsvorbereitung. Mit ihr soll erreicht werden, dass wir mit den neuesten Informationen über das Bauvorhaben versorgt sind und spätere Behinderungen im Bauablauf durch Missverständnisse oder Veränderungen im Vertrag (LV) vermieden werden. Im Rahmen der Vorbesprechung ist auch zu klären, ob der AG seine Pflichten nach 3 VOB/B (siehe rechtliche Begründung) erfüllt hat. Die Checkliste enthält auch den Hinweis auf die Notwendigkeit, eine Niederschrift über den Zustand des Geländes und der Vegetation anzufertigen. Die Einladung zu dieser Besprechung erfolgt durch den zuständigen Bauleiter (Standardbrief). Der Termin mit dem Auftraggeber und dem ihn vertretenden Landschaftsarchitekten ist so abzustimmen, dass er spätestens eine Woche vor der Arbeitsaufnahme stattfindet, damit wir auf Veränderungen reagieren und ggf. Nachtragsangebote ausarbeiten können. An dem Termin nimmt der spätere Anlagenleiter teil. Das Protokoll entsprechend der Checkliste Baustellenvorbesprechung führt der Bauleiter. Er veranlasst auch die ggf. notwendig werdenden Maßnahmen. Sofern vertragsrechtliche Belange berührt werden, z.b. Terminverschiebungen, wesentliche Leistungsänderungen, unvollständige Pläne usw., ist die Geschäftsleitung zu informieren. Die erforderlichen Handlungen, z.b. Anmeldung von Bedenken, Behinderungen oder neue Preisvereinbarungen, sind mit ihr abzustimmen. Vertragsrelevante Maßnahmen sind vor Aufnahme der Arbeit zu klären. Der Auftraggeber und der Landschaftsarchitekt erhalten eine Kopie der Baustellenvorbesprechung. Sollte der Landschaftsarchitekt nicht unterschrieben haben, erhält er die Kopie mit der Aufforderung, sich innerhalb von acht Tagen zum Ergebnis zu äußern. Rechtliche Begründung 3 VOB/B Ausführungsunterlagen Die für die Ausführung nötigen Unterlagen sind dem Auftragnehmer unentgeltlich und rechtzeitig zu übergeben. Das Abstecken der Hauptachsen der baulichen Anlagen, ebenso der Grenzen des Geländes, das dem Organisations - Elemente 20

27 Auftragnehmer zur Verfügung gestellt wird, und das Schaffen der notwendigen Höhenfestpunkte in unmittelbarer Nähe der baulichen Anlagen sind Sache des Auftraggebers. Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Geländeaufnahmen und Absteckungen und die übrigen für die Ausführung übergebenen Unterlagen sind für den Auftragnehmer maßgebend. Jedoch hat er sie, soweit es zur ordnungsgemäßen Vertragserfüllung gehört, auf etwaige Unstimmigkeiten zu überprüfen und den Auftraggeber auf entdeckte oder vermutete Mängel hinzuweisen. Vor Beginn der Arbeiten ist, soweit notwendig, der Zustand der Straßen und Geländeoberfläche, der Vorfluter und Vorflutleitungen, ferner der baulichen Anlagen im Baubereich in einer Niederschrift festzuhalten, die vom Auftraggeber und Auftragnehmer anzuerkennen ist. Konsequenzen aus den Ergebnissen der Vorbesprechung Aus den Antworten ergeben sich ggf. erhebliche vertragsrechtliche Konsequenzen, die folgende Behinderungsanzeigen auslösen könnten: Eine ordnungsgemäße Ausführung unserer Leistungen ist immer dann behindert, wenn: die Vorleistungen, auf denen wir aufbauen, noch nicht erbracht sind unsere Leistungen unterbrochen werden müssen, da am Bau beteiligte Handwerker das Baufeld noch nicht geräumt haben unsere Leistungen nur in Teilflächen erbracht werden können, da das gesamte Baufeld noch nicht zur Verfügung steht die erforderlichen Planunterlagen noch nicht vorliegen die erforderlichen Genehmigungen noch nicht vorliegen die erforderlichen Anordnungen noch nicht getroffen wurden die für die Ausführung vorgesehenen Flächen noch nicht geräumt sind nur in Arbeitsabschnitten gearbeitet werden kann Dadurch können: die Ausführungsfristen gemäß 6 Nr. 2 VOB/B verlängert werden neue Preise verhandelt werden Schadensersatz gefordert werden Die Entscheidung, ob Behinderungsanzeige erstattet wird, trifft die Geschäftsleitung. Sie ist deshalb sofort zu informieren. Briefvorlagen: Baustellenvorbesprechung Termin Brief Anzeige einer Behinderung Anzeige Mengenänderung Neufestsetzung der Ausführungsfrist bei Behinderung Ablage in der Elektronischen Bauakte Einladung zur Baustellenvorbesprechung. Die Vorlage dient als Formularvordruck. Dieser Vordruck wird ausgedruckt und auf der Baustelle während der Besprechung zu einem Protokoll händisch ausgefüllt. Die Vorlage wird in der Elektronischen Bauakte angelegt, wenn die Einladung zur Baustellenvorbesprechung versendet wurde. Organisations - Elemente 21

28 Das Wiedervorlagedatum ist ein Tag vor der Baustellenvorbesprechung. Der Ausdruck erfolgt aus der Wiedervorlage und wird dort auch gelöscht. Diese Vorlage wird nicht mehr benötigt.das ausgefüllte Protokoll ersetzt die Vorlage. Das Protokoll wird eingescannt und verbleibt in der Elektronischen Bauakte. 7.1 FV Ausfüllen Baustellenvorbesprechungt Brief Allgemeine Beschreibung Der Bauleiter lädt mit diesem Brief den Bauherren und seine Vertreter zu einem Termin ein, an dem eine Baustellenvorbesprechung durchgeführt wird. Die Einfügemarke steht nach dem Aufruf aus dem Dokumentenmanagement an der richtigen Stelle in der Anrede. Die Vorlage ist als geschütztes Formular angelegt, in dem nur die Felder ausgefüllt werden können. Der Brieftext kann nicht bearbeitet werden. Das Adressfeld und die Bezugszeichenzeile werden aus den Business Stammdaten gefüllt. Die Betreffzeile wird automatisch mit der Baustellenbezeichnung gefüllt. Mit der Tabulatortaste springen Sie jeweils zum nächsten Eingabefeld. Auszufüllende Felder 1. Anrede Die Eingabe der Anrede beginnt bei einer Ansprechpartnerin mit einem Leerzeichen. Bei einem Ansprechpartner beginnt die Eingabe mit einem "r". Sehr geehrte[leerzeichen]frau Meier Sehr geehrter Herr Meier 2. Termin Springen Sie von der Anrede mit der Tabulatortaste in das erste Feld des Terminvorschlags und tragen das Datum ein. Organisations - Elemente 22

29 Mit der Tabulatortaste gelangen Sie in das Feld, in dem Sie die Uhrzeit eintragen müssen. Das Datumsfeld wird beim Verlassen formatiert. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Tabulatortaste. Der Eintrag wird formatiert. Die Grußformel ist für eine individuelle Ansprache editierbar. Grußformel Eine optimale Formatierung der Felder Ihr Ansprechpartner, Telefon und in der Bezugszeichenzeile ist nur gewährleistet, wenn der Eintrag in den Adressstammdaten maximal 24 Zeichen lang ist. Längere Zeichenfolgen werden umgebrochen und in der nächsten Zeile weitergeschrieben. 7.2 FV Baustellenvorbesprechung Brief Vorlagen Formular Blanko eine Seite Formular ausgedruckt auf Firmenpapier eine Seite 7.3 FV Ausfüllen Baustellenvorbesprechung Formular Allgemeine Beschreibung Das Formular Baustellenvorbesprechung dient als Checklisten druckvorlage für die Organisations - Elemente 23

30 Baustellenvorbesprechung. Kopfzeile Nach dem öffnen ist die Kopfzeile noch nicht aktualisiert. Alle fehlenden Daten werden beim Ausdrucken eingetragen. Ein manuelles aktualisieren ist nicht notwendig. Auszufüllende Felder Alle Daten werden während des Termins händisch eingetragen. 7.4 FV Baustellenvorbesprechung Formular Vorlagen Formular Blanko vier Seiten Formular ausgefüllt vier Seiten Organisations - Elemente 24

31 8 FV Bauaktendeckblatt FV Bauaktendeckblatt ToDo Liste (Thema 8.1) FV Bauaktendeckblatt Auszug Baustelle (Thema 8.2) 8.1 FV Bauaktendeckblatt ToDo Liste FV Bauaktendeckblatt To-do-Liste Zu jedem Bauvorhaben gehört eine To-do-Liste Bauaktendeckblatt. Die Prüfliste enthält alle wichtigen Aktivitäten des Bauleiters, die für eine reibungslose Abwicklung des Bauvorhabens wichtig sein können. Sie wird zu Beginn des Bauvorhabens, ggf. schon bei der Urkalkulation angelegt. Organisations - Elemente 25

32 Sofern Termine festgelegt sind, werden diese am Fälligkeitstag in die Wiedervorlage gelegt. Ansonsten ist sie jeweils einmal wöchentlich in der Wiedervorlage abgelegt, um an die notwendigen Arbeiten zu erinnern. Der Bauleiter kann zur Unterstützung seiner Verantwortlichkeiten andere Mitarbeiter heranziehen, z.b. die kaufmännische Abteilung bei der Prüfung des Vertrages. Sollten sich im Laufe des Bauvorhabens Veränderungen ergeben, z.b. im Umfang von Prüfungen, so ist die Liste zu aktualisieren. Ablage in der Elektronischen Bauakte In der Vorlage sind alle wichtigen Informationen zum ablegen des Dokumentes bereits mit abgespeichert. Das Bauaktendeckblatt ToDo Liste wird wie folgt in der Elektronischen Bauakte abgelegt: Wiedervorlage Sofern Termine festgelegt sind, werden diese am Fälligkeitstag in die Wiedervorlage gelegt. Ansonsten ist sie jeweils einmal wöchentlich in der Wiedervorlage abgelegt, um an die notwendigen Arbeiten zu erinnern. Wie Sie eine weitere Tabellenzeile erstellen können, können Sie im untenstehenden Link nachlesen FV Ausfüllen Bauaktendeckblatt ToDo Allgemeine Beschreibung Das Bauaktendeckblatt ToDo Liste wird im Büro vom Bauleiter angelegt. Die Checkliste verbleibt in der Elektronischen Bauakte und wird von dort weitergeführt, aktualisiert und bearbeitet. Ein Ausdruck ist nicht erforderlich. Ausfüllen Die Projektdaten werden bereits beim Aufruf der Checkliste automatisch eingetragen. Es braucht nur eine eventuell abweichende Projektadresse eingetragen werden. Das Formular besteht aus Text- und Optionsfeldern. Textfelder werden durch anklicken mit der linken Maustaste aktiviert. Es erscheint eine graue Markierung im Dokument. Die Optionsfelder werden durch anklicken mit der Maus aktiviert. Ob eine Aufgabe bearbeitet werden muss oder nicht, wird in der Spalte "erforderlich" festgelegt. Wird die Option "Ja" gewählt, muss ein Termin oder die Auswahl "laufend" ausgewählt werden. Ist die Erledigung abgeschlossen, wird ein Datum bei "Erledigt am" eingetragen. Wird die Option "Nein" gewählt, brauchen keine weiteren Eintragungen in der Zeile vorgenommen werden. Organisations - Elemente 26

33 In allen Checklisten und Formularen steht der Lizenznehmer und die LV-Nummer in der Kopfzeile. Diese wird im Word erst bei dem Druck oder der Druckvorschau aktualisiert. Es ist daher notwendig, die Dokumente, die nicht ausgedruckt werden einmal im Word in der Druckvorschau aufzurufen. Kopfzeile aktualisieren Im Word 2003 öffnen Sie die Seitenansicht wie folgt Menü Datei => Seitenansicht Im Word 2007 Schaltfläche Office => Drucken => Seitenansicht(Kopfzeile aktualisieren) Besonderheit Der Punkt Sonstiges am Ende der Tabelle bietet Platz für zusätzliche Eintragungen. Es stehen keine Optionsfelder zur Verfügung. Die Felder werden mit freien Einträgen ausgefüllt. Ein Termin zeigt an, wann die Aufgabe erledigt werden muss. Laufende Prüfungen werden nicht mit einem Datum, sondern mit dem Eintrag laufend versehen. Weitere Tabellenzeile Eine weitere, neue, leere Tabellenzeile fügt man der Tabelle hinzu, in dem man den Cursor mit der Pfeiltaste bis an das Ende der Tabelle setzt und mit Enter eine neue Zeile einfügen FV Bauaktendeckblatt ToDo Vorlagen Vorlage Blanko eine Seite Vorlage ausgefüllt eine Seite Organisations - Elemente 27

34 8.2 FV Bauaktendeckblatt Auszug Baustelle Bauaktendeckblatt Auszug für die Baustelle Für jede Baustelle sind in einem Bauaktendeckblatt-Auszug für die Baustelle alle wichtigen Daten, Termine und Festlegungen des Bauvertrages, die für eine reibungslose und konfliktfreie Durchführung wichtig sind, zusammenzufassen. Dieser Auszug ist Teil sowohl der Bauakte des Bauleiters als auch der Baustellenakte des Baustellenleiters. Die Aktualisierung und Weiterleitung der aktualisierten Fassung an die Baustelle ist Aufgabe des Bauleiters. Er überwacht auch, ob die festgelegten Termine eingehalten werden sowie die getroffenen Absprachen und Festlegungen beachtet und durchgeführt werden. Ablage in der Elektronischen Bauakte Wiedervorlage Sofern Termine festgelegt sind, werden diese am Fälligkeitstag auf die Wiedervorlage gelegt. Der Bauleiter prüft, ob die Termine eingehalten werden. Ansonsten ist sie jeweils einmal wöchentlich in der Wiedervorlage abgelegt, um an die notwendigen Arbeiten und die Fortführung der Liste zu erinnern FV Ausfüllen Bauaktendeckblatt Baustelle Allgemeine Beschreibung Das Bauaktendeckblatt für die Baustelle wird im Büro vom Bauleiter angelegt. Ein Ausdruck der Checkliste wird als Deckblatt in die Baustellenakte eingeheftet. Der Bauleiter geht die gesamte Checkliste durch und fühlt die entsprechenden Felder aus. Der Bauleiter spricht alle Punkte in der Baustellenvorbesprechung mit dem Anlagenleiter durch. Kopfzeile In allen Checklisten und Formularen steht der Lizenznehmer und die LV-Nummer in der Kopfzeile. Diese wird im Word erst bei dem Druck oder der Druckvorschau aktualisiert. Es ist daher notwendig, die Dokumente, die nicht ausgedruckt werden einmal im Word in der Druckvorschau aufzurufen. Kopfzeile aktualisieren Im Word 2003 öffnen Sie die Seitenansicht wie folgt Menü Datei => Seitenansicht Im Word 2007 Schaltfläche Office => Drucken => Seitenansicht Auszufüllende Felder Alle Daten, die das Projekt betreffen, werden bereits beim Aufruf der Checkliste automatisch eingetragen. Die Felder werden durch anklicken mit der linken Maustaste aktiviert. Es erscheint eine graue Markierung im Dokument. Organisations - Elemente 28

35 Mit der Tabulatortaste springen Sie zum nächsten Eingabefeld springen. Einige Punkte werden mit Auswahlfelder ausgefüllt. Mit der einem Mausklick kreuzen Sie das Feld an FV Bauaktendeckblatt Baustelle Vorlagen Formular Blanko drei Seiten Seite 1 Seite 2 Seite 3 Organisations - Elemente 29

36 Formular ausgefüllt drei Seiten Seite 1 Seite 2 Seite 3 9 FV Bautagebuch FV - Begründung Bautagebuch Das Bautagebuch dient der Dokumentation des Bauablaufes und ermöglicht bei sorgfältiger Führung die Vermeidung späterer Streitigkeiten. Organisations - Elemente 30

37 Das Bautagebuch ist täglich zu führen und sofort nach Eintreffen auf dem Bauhof abzugeben. Wetterdaten Die Wetterdaten sind in ihrer charakteristischen Ausprägung anzukreuzen. Arbeitskräftebesatz Der Besatz mit Mitarbeitern ist nach der Qualifikation (Meister, Geselle etc.) anzugeben. Maschinenbesatz Es sind nur die größeren Maschinen z.b. Radlader, Bagger, LKW. zu vermerken. Einzutragen sind auch angemietete Maschinen. Die zu jeder Kolonne gehörenden Radlader und/oder Minibagger gelten als Gemeinkostengeräte und werden nicht vermerkt. Vertragsarbeiten Es sind die Positionen des Leistungsverzeichnisses nach Nummer und Stichwort zu vermerken. Die geleistete Menge ist abzuschätzen im Verhältnis zur ausgeschriebenen Menge. Weiter ist die Gesamtzahl der an diesem Tage in dieser Position geleisteten Stunden zu vermerken, soweit das vereinbart ist. Fremdprüfung/Kontrollprüfung - Eigenüberwachung Wenn der Auftraggeber vor Ort Prüfungen/Kontrollprüfungen der Leistungen in Form von Messungen durchgeführt hat, ist das in der Spalte Pr. (Prüfungen) mit einem F (Fremdprüfung) zu vermerken. Eigenüberwachungsprüfungen, die zur Überprüfung der eigenen Leistung dienen, sind mit einem E (Eigenüberwachungsprüfung) zu vermerken. Nichtvertragliche Arbeiten Leistungen, die nicht im Vertrag - (Leistungsverzeichnis) - stehen, dürfen nur nach Vereinbarung ausgeführt werden. Die Vereinbarung kann mündlich durch den Auftraggeber erfolgen, wenn er diese Anordnung im Bautagebuch durch Unterschrift bestätigt. In diesem Falle ist das Kästchen Ja anzukreuzen. Ohne Vereinbarung dürfen nichtvertragliche Arbeiten nur bei Gefahr für das Werk durchgeführt werden. Dann ist Nein anzukreuzen. Baustoffeingang Die eingegangenen Baustoffe sind zu vermerken. Die Prüfung der Lieferungen erfolgt durch Augenschein und ist durch Abzeichnen des Lieferscheins zu bestätigen. Lieferungen des Auftraggebers müssen vom Bauleiter/Anlagenleiter und sollen vom Auftraggeber selbst geprüft werden. Die Prüfung ist in diesem Abschnitt zu bestätigen. Abweichungen sind zusätzlich im Dokument Prüfung von Vorleistungen zu vermerken. Bauüberwachung/Prüfungen (AG/AN) - Ergebnis Besuche des Auftraggebers sind zeitlich festzuhalten. Ebenso Prüfvorgänge mit Angabe der Positionen und evtl. dabei festgestellten Abweichungen von den Vorgaben. Die Durchführung der im Bauaktendeckblatt angeordneten Prüfungen ist hier zu bestätigen. Planeingänge Vom AG auf der Baustelle übergebene Pläne sind mit Nummer und Datum der übergebenen Fassung zu vermerken. Behinderungen/Unterbrechungen (Art, Umfang, Ursache),/Fehlerbeseitigung Auf diese Punkte ist besonders hinzuweisen, weil sie mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden sind. Gegebenenfalls sind die Umstände nach Ankunft auf dem Bauhof weiter zu erläutern. Anordnungen/Wünsche/Beschwerden/Hinweise für die Bauleitung Damit das Büro schnell auf Wünsche oder Beschwerden des Auftraggebers reagieren kann, sind hier die nötigen Angaben zu machen und gegebenenfalls nach Ankunft auf dem Bauhof weiter zu erläutern. Bestätigungen Die Angaben im Bautagebuch sollen, sofern irgend möglich, vom Auftraggeber am gleichen Tage, spätestens am folgenden Tage, bestätigt werden. Da das Formular bis zur Unterzeichnung beim Baustellenleiter verbleiben muss, sollte in diesem Falle eine Kopie des Bautagebuches gezogen werden, um eine lückenlose Dokumentation in den Akten zu gewährleisten. Verweigert der Auftraggeber die Unterschrift, ist das der Bauleitung sofort mitzuteilen, damit eine einvernehmliche Regelung gefunden werden kann. Ablage in der Elektronischen Bauakte Das Bautagebuch Formular ist eine Druckvorlage. Das Bautagebuch wird auf der Baustelle händisch ausgefüllt. Die Druckvorlage verbleibt bis zum Baustellenende in der Elektronischen Bauakte. Der Organisations - Elemente 31