Leitfaden zur Bedienung von COMIS IV

Transkript

1 Leitfaden zur Bedienung von COMIS IV I n h a l t 1. Allgemeines zu COMIS 2. Startseite 3. Preisanfragen und Buchungen 4. Angebote 5. Abgaben 6. Transportbörse 7. Aufträge 8. Touren 9. UBS / UGL 10. Einstellungen 11. Abmeldung confern Möbeltransportbetriebe GmbH Neckarauer Str. 35/ Mannheim Tel Fax Dispo national Tel Fax Dispo intern./eurovan Tel Fax Internet: info@confern.de Ansprechpartner für COMIS Stefan Rudolph Tel

2 1. Allgemeines zu COMIS Um mit COMIS IV (confern-möbeltransport-informationssystem) arbeiten zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: PC Internetanschluss (ISDN, besser DSL) aktuelle Version Internet Explorer (kostenlos) Acrobat Reader (kostenlos) eingerichtete -Adresse COMIS wird von einem geschlossenen Benutzerkreis genutzt, d.h. alle beteiligten Speditionen erhalten Ihre Zugangsdaten ausschließlich von der confern Möbeltransportbetriebe GmbH in Mannheim. Das installieren einer Programmsoftware ist nicht nötig. Das System ist internetbasiert und lässt sich komplett über den Browser (Microsoft Internet Explorer) steuern. Das Login erfolgt auf folgender Internetseite: über das confern-intranet: (über den Link >Intranet< auf confern-homepage ganz unten und dann die Rubrik comis auswählen) 2

3 2. Startseite Nach der Anmeldung am System kommen Sie auf die Startseite. Im linken Bereich befindet sich das Steuermenü (siehe Kap. 3-11) und mittig finden Sie die so genannte Wiedervorlage. Weiterhin sind unten links Tools zum Suchen (Eingabefeld für die Buchungsnummer u. Transport-Sucher ) platziert. Steuermenü Wiedervorlage Tools zum Suchen Wiedervorlage In der Wiedervorlage sehen Sie Ihre persönlichen, aktuellen Ereignisse auf einen Blick z.b. ob ein Angebot für Sie vorliegt oder Auftragsbestätigungen unterschrieben werden müssen. Wenn Sie hinter den entsprechenden Links nach dem Eintrag (Buchungsnummer) klicken, werden Sie automatisch zum entsprechenden Menübereich geleitet, indem Sie dann Ihre Aufgaben erledigen können. Die Einträge werden verschiedenfarbig dargestellt. Die Farben richten sich nach der Dringlichkeit der anstehenden Ereignisse (grün = lang-, gelb = mittel-, rot = kurzfristig). Transport-Sucher Über den >Transport-Sucher< können Sie schnell und unkompliziert Transporte suchen, deren Buchungsnummer Ihnen nicht bekannt ist. Je detaillierter Sie die Suchmaske ausfüllen, desto genauer sind die Ergebnisse. Aus Sicherheitsgründen können Sie hier nur Transporte aufrufen bei denen Sie entweder als Erstunternehmer (EU) und/oder als Frachtführer (FF) beteiligt sind. Das Ausspionieren anderer Betriebe wird somit verhindert. 3

4 3. Preisanfragen und Buchungen Über den Button >Preisanfrage/Buchungen< können Sie entweder Preisanfragen an die Zentraldisposition stellen oder Ihre Transporte einbuchen. Bei der Einbuchung ins System entscheiden Sie, ob für Ihren Transport ein Frachtführer gesucht werden soll (Abgabe), oder ob Sie ihn selbst durchführen möchten (EFF = Eigenfrachtführung). Die Erfassung der Umzugsdaten kann wahlweise über eine einseitige Eingabemaske ( neue Kurzanfr./Bg. ) oder über eine mehrseitige Maske ( neue Preis./Buch. ; siehe nachf. Abb.) erfolgen. Es ist egal welche Eingabemethode Sie wählen - der abgefragte Inhalt ist identisch. Jede erfasste Preisanfrage oder Buchung erhält vom System automatisch eine Buchungsnummer und ist damit eindeutig gekennzeichnet. Erfassung Be- / Entladeort und Termin Erfassung des Transportgutes 4

5 Erfassung der Be- u. Entladeverhältnisse Erfassung der gewünschten Dienstleistung 5

6 aktiviertes Feld = Transporteinbuchung nicht aktiviertes Feld = Preisanfrage Es kann ein Preisvorschlag erfasst werden, der jedoch für die Zentraldisposition nicht bindend ist. Abgabe = für den eingebuchten Transport soll ein Frachtführer gesucht werden. Eigenfrachtführung (EFF) = der eingebuchte Transport soll selbst gefahren werden. Freies Textfeld für wichtige Bemerkungen. Bei aktiviertem Buchungsfeld erscheint eine Adressmaske. Die Angaben sind für confern-partnerbetriebe zwingend! 4. Angebote Unter >Angebote< finden Sie alle von der Zentraldisposition gemachten Angebote, die von Ihnen noch nicht bearbeitet wurden. Sie haben nun folgende Möglichkeiten: - Über Preisanfrage Änderungen an den Umzugsdaten vorzunehmen, was zur Folge hat, dass aufgrund der veränderten Gegebenheiten von der Zentraldisposition ein neues Angebot abgegeben wird. - Das Angebot zu stornieren z.b. falls kein Umzugsvertrag mit Ihrem Kunden zustande gekommen ist. - Das Angebot zu akzeptieren, falls der Preis Ihren Vorstellungen entspricht. Die Preisanfrage verschiebt sich dann automatisch in den Bereich Abgaben und bleibt dort in Warteposition bis sich entscheidet, ob Sie den Kundenauftrag erhalten bzw. eine Buchung zustande kommt (siehe Kap. 5 Abgaben). 6

7 Ist der Be- oder Entladeort rot dargestellt, so befindet sich dieser in einer Umweltzone. Das Angebot ist jeweils hinter dem eingeblendeten PDF-Logo hinterlegt und kann durch Anklicken geöffnet werden. Sollte Ihnen das von der Zentraldisposition gemachte Angebot nicht zusagen, empfiehlt sich die direkte Kontaktaufnahme mit den Disponenten. 5. Abgaben Unter Abgaben stehen alle von Ihnen zur Abgabe gebuchten Aufträge, sortiert nach: - In-/Ausland - Kalenderwoche - PLZ-Region Weiterhin können Sie nach Aufträgen mit bereits vorhandenen Kundenaufträgen (Buchungen) oder ohne Kundenaufträge (Preisanfrage in Warteposition) selektieren. Auftragsbestätigung Ist der Auftrag bereits disponiert, so erscheint im Fenster ein PDF-Logo Auftragsbestätigung mit Angabe des Frachtführers. Hinter diesem Logo verbirgt sich ein Dokument, das Sie durch Anklicken öffnen können. Sind alle darin genannten Daten korrekt, so können Sie im Feld Ich stimme hiermit rechtsverbindlich der Abgabe/Einbuchung des Auftrages zu die Abgabe bestätigen (gilt als Unterschrift). Alternativ können Sie sich das Dokument ausdrucken und unterschrieben an die Zentraldisposition in Mannheim faxen. Frachtführerkontrollen Ist der Be- oder Entladeort < 30 Km vom EU entfernt und das Volumen > 15 cbm, muss der confern-systempartner eine Frachtführerkontrolle durchführen und an die Zentrale in Mannheim faxen. Das Formular wird automatisch eingeblendet (siehe nachf. Abb.) 7

8 Buchungen sind wie folgt gekennzeichnet: Schenker = S-Logo confern = cf-logo Drittspediteure = ohne Logo UBS/UGL: über einen Link kann ein Umzugsbegleitschein bzw. eine Umzugsgutliste hinterlegt werden, welche der Frachtführer übers System einsehen kann. Anmerkung: Ein Umzugsbegleitschein (UBS) ist ein Besuchsprotokoll, indem alle wichtigen Details erfasst sind. Statistik Angebot und Auftragsbestätigung sind hier als PDF-Dokumente hinterlegt. Formular zur Frachtführerkontrolle als PDF-Dokument hinterlegt. Unter dem Button >Statistik< kann eine EU-Statistik aufgerufen werden. Bitte beachten Sie, dass jeder COMIS-Teilnehmer aus Sicherheitsgründen nur seine eigenen Transporte statistisch auswerten kann. Ein Ausspionieren fremder Betriebe wird damit verhindert. 6. Transportbörse In der >Transportbörse< erhalten Sie Informationen zu allen ins System gestellten Anfragen und Buchungen. Um eine bessere Übersicht zu gewährleisten gibt es verschiedene Darstellungsmöglichkeiten: Transportliste, Transportbörse, Transportbestand, disponierte Touren. Der EU sowie der Preis ist für den COMIS-Nutzer niemals ersichtlich. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte die Zentraldisposition in Mannheim. Transportliste Wählt man im Hauptmenü den Button >Transportbörse< gelangt man automatisch in die Transportliste. Dort haben Sie die einfachste und schnellste Möglichkeit sich über im System befindliche Aufträge und Anfragen zu informieren. Bekunden Sie an einem Auftrag Interesse, so wird diese Information direkt an die Zentraldisposition in Mannheim übermittelt und kann bei der Tourenplanung berücksichtigt werden. Sollte der Transport für Sie nicht eingeplant werden können, so werden Sie automatisch per informiert. 8

9 Es gibt verschiedene Stati: Hier kann Interesse an einem Transport angemeldet werden. Buchung = Transport der der Disposition zur Verfügung steht. Kundenauftrag vorhanden. Anfrage = Angebotsphase; noch kein Kundenauftrag. Anmerkung: Bei mehreren Interessenten wird nach wirtschaftlichen Kriterien des Laderaumausgleichs entschieden (z.b. Entfernung zum Be- / Entladeort, Vermeidung von Leerfahrten... etc.). Link für Detailangaben 9

10 Transportbestand Hier können Sie konkret nach vorliegenden Anfragen, disponierten und/oder undisponierten Transporten suchen. Um die Suche einzuschränken, können Sie nach PLZ-Region und Inbzw. Ausland filtern. Durch Anklicken der Suchergebnisse sehen Sie die Detailangaben der einzelnen Transporte. 10

11 Disponierte Touren Hier finden Sie alle bereits disponierten Touren nach In- bzw. Ausland, Kalenderwoche und Postleitzahl bzw. Land sortiert. Durch Anklicken der Einzelpositionen sehen Sie Detailangaben zu den entsprechenden Transporten. 7. Aufträge Unter >Aufträge< stehen alle von Ihnen zum Transport übernommenen Aufträge, sortiert nach: - In-/Ausland - Kalenderwoche - PLZ-Region Die angezeigten Aufträge können sowohl eigene als auch vermittelte Transporte sein. 11

12 Auftragsbestätigung Ist der Auftrag bereits disponiert, so erscheint ein PDF-Logo Auftragsbestätigung mit Angabe des Erstunternehmers. Hinter diesem Logo verbirgt sich ein Dokument, das Sie durch Anklicken öffnen können. Sind alle darin genannten Daten korrekt, so können Sie durch einen Klick im Feld Ich stimme hiermit rechtsverbindlich der Übernahme des Auftrages zu die Übernahme des Transports bestätigen (gilt als Unterschrift). Alternativ können Sie sich das Dokument ausdrucken und unterschrieben an die Zentraldisposition in Mannheim faxen. Falls ein Umzugsbegleitschein und/oder eine Umzugsgutliste hinterlegt sind, so können diese über einen eingeblendeten Link (UBS, UGL) abgerufen werden (siehe ebenfalls Kap. 5 Abgaben ). Statistik Unter dem Button >Statistik< kann eine FF-Statistik abgerufen werden. Bitte beachten Sie, dass jeder COMIS-Teilnehmer aus Sicherheitsgründen nur seine eigenen Transporte statistisch auswerten kann. Ein Ausspionieren fremder Betriebe wird damit verhindert. 8. Touren Unter >Touren< finden Sie alle Transporte (zusammengefasst in Touren), bei denen Sie als Frachtführer eingesetzt sind. Die Darstellung erfolgt in einer Baumstruktur (In- bzw. Ausland\Kalenderwoche\Tour\Buchung). Weiterhin gibt es die Möglichkeit die Anzeige (KW von/bis) frei zu wählen. 12

13 9. Umzugsbegleitschein (UBS) und Umzugsgutliste (UGL) Umzugsbesichtigungen Auf diesen Seiten können Sie einen Besichtigungsauftrag erteilen oder, wenn Sie eine Besichtigung durchgeführt haben, die Daten in einem Umzugsbegleitschein (= Besichtigungsprotokoll mit Detailangaben) und einer Umzugsgutliste erfassen. Aufträge Haben Sie einen neuen Besichtigungsauftrag erstellt und einem Beauftragten zugeordnet (siehe Abb.), so können Sie jederzeit den Status des Auftrags beobachten. Wurde er neu aufgegeben, steht dieser in der Auswahl unerledigte Aufträge. Wurde vom Beauftragten der Auftrag bereits erledigt, steht dieser mit einem ausgefüllten Umzugsbegleitschein und einer Umzugsgutliste in der Auswahl erledigte Aufträge. Anfangsbuchstabe des Kundennamen auswählen. Abwicklung Wurde Ihnen ein Auftrag für eine Besichtigung zugeordnet, wird der Umzugsbeleitschein und/oder die Umzugsgutliste von Ihnen, nach erfolgter Besichtigung, ausgefüllt und der Auftrag mit einem Klick im Feld erledigt abgeschlossen. Alle von Ihnen abgewickelten Aufträge finden Sie in der Auswahl Abwicklung erledigt. Die noch nicht bearbeiteten Aufträge stehen in der Auswahl unerledigte. 13

14 10. Einstellungen Unter Einstellungen kann die eigene Firmenadresse gepflegt werden. Weiterhin kann auch das persönliche Passwort geändert werden. Hierbei ist zu beachten, dass aus Sicherheitsgründen der eingeloggte User immer nur seine eigenen Daten sieht. Unter >Partnerübersicht< sind zu Informationszwecken sämtliche confern-partner und Speditionen die einen comis-zugang besitzen mit Adressen gelistet. 11. Abmeldung Um eine unbefugte Nutzung des Systems mit Ihrem Namen zu vermeiden, sollten Sie sich nach dem Arbeiten stets abmelden. 14