18. Symposium SICHERHEIT

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Alwin Hertz
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1 18. Symposium SICHERHEIT Oktober 2011 Leitfaden für Krisenmanagement Bernd Ewert

2 Agenda Was ist eine Krise? Krisenorganisation Krisenstabszentrale Abläufe im Krisenstab Dokumentation

3 Agenda Was ist eine Krise? Krisenorganisation Krisenstabszentrale Abläufe im Krisenstab Dokumentation

4 Merkmale einer Krise Abweichung vom Normalzustand plötzliches, unverhofftes Eintreten temporärer Kontrollverlust Gefahr eines erheblichen Schadens schnelle Entscheidung erforderlich Reaktion nur teilweise planbar

Kontrollverlust Gefahr eines erheblichen Schadens

5 Störung Notfall Katastrophe Notfallmanagement und seine Nachbarn großflächige Verseuchung umfangreiche Personalausfälle langandauernder weiträumiger Stromausfall Ausfall eines zentralen Gebäudes Ausfall eines Rechenzentrums Ausfall eines wesentlichen Dienstleisters Ausfall eines Arbeitsplatzes Ausfall eines Servers Ausfall eines Geldautomaten

Ausfall eines zentralen Gebäudes Ausfall eines Rechenzentrums Ausfall eines

6 Fehler Unfall Delikt andere Krisen Sabotage offene oder verdeckte Erpressung Entführung oder Geiselnahme Feuer Arbeitsunfall mit Toten oder Verletzten Auslösung von Umweltschäden fehlgeleiteter Zahlungsverkehr Aufdeckung falscher Anlageberatung Verlust vertraulicher Informationen

oder Verletzten Auslösung von Umweltschäden fehlgeleiteter

7 Charakteristika einer Krise jede Krise ist individuell => eine Krise muss explizit festgestellt werden es besteht Interesse der Öffentlichkeit => Medien sind beteiligt Handlungsfreiheit ist eingeschränkt => zielgerichtete Kreativität ist gefragt Angst und Stress spielen eine Rolle => zuverlässiges Handeln ist erforderlich

sind beteiligt Handlungsfreiheit ist eingeschränkt => zielgerichtete Kreativität

8 Agenda Was ist eine Krise? Krisenorganisation Krisenstabszentrale Abläufe im Krisenstab Dokumentation

9 Organisation in der Krise spezielle Führungsstruktur in der Krise: Krisenstab Krisenstab führt die durch die Krise betroffenen Bereiche ansonsten weiter Verantwortung der Linienorganisation Vorstand Krisenstab

die Krise betroffenen Bereiche ansonsten weiter

10 Verantwortung des Krisenstabs Entscheidung über Vorliegen einer Krise Entscheidung über betroffene Bereiche Steuerung von Sofortmaßnahmen Absicherung der Situation Fürsorge für Betroffene Wiedergewinnung der Kontrolle Kommunikation nach innen und außen Einhaltung der Compliance Rückkehr zu einem (vorläufigen) Normalzustand Einleitung der Klärung zur Krisenursache Dokumentation des Vorgehens Entscheidung über Ende der Krise

der Kontrolle Kommunikation nach innen und außen Einhaltung der Compliance Rückkehr zu einem (vorläufigen)

11 typischer Aufbau des Krisenstabs Leiter Krisenstab Sekretariat Technik Personal Services Logistik Sicherheit Risikomanagement Recht Kommunikation Geschäftsbereiche generischer Aufbau: so klein wie möglich

Sicherheit Risikomanagement Recht Kommunikation

12 Außenbeziehungen des Krisenstabs Verband Gesellschafter Vorstand Katastrophenschutz Angehörige Personalrat Einsatzteam vor Ort Notfallteam Gebäude Notfallteam IKT Personal Services Leiter Krisenstab Geschäftsbereiche Notfallteams Geschäftsbereiche Recht Kommunikation Aufsichtsbehörden Ermittlungsbehörden Versicherungen Presse / Funk / Fernsehen Internet-Auftritt Lieferanten Partner Kunden

Krisenstab Geschäftsbereiche Notfallteams Geschäftsbereiche Recht Kommunikation Aufsichtsbehörden

13 Qualitäten des Krisenstableiters analytischer Generalist präsent und aufmerksam genießt das Vertrauen aller verliert den Humor nicht teamfähig stressresistent verzeiht Fehler DC Comics

14 Agenda Was ist eine Krise? Krisenorganisation Krisenstabszentrale Abläufe im Krisenstab Dokumentation

15 Krisenstabszentrale Besprechungsraum Krisenstab Einzelbüros Leiter, Personal, Services, Recht, Kommunikation Toiletten Sekretariat Lagezentrum Sicherheit, Risikomanagement Besprechungsraum Task Forces Einzelbüros Technik, Logistik Einzelbüros Geschäftsbereiche Pantry Ruheraum redundant an mindestens zwei Standorten gut erreichbar, zugänglich und abgesichert Parkplatz, Catering

Task Forces Einzelbüros Technik, Logistik Einzelbüros Geschäftsbereiche Pantry Ruheraum

16 Ausstattung der Krisenstabszentrale unabhängige Stromversorgung lokales Netz Zugang zu Firmendaten Anschluss an Internet Desktops / Laptops Telefone / Mobiltelefone Drucker / Scanner / Kopierer / Fax Aktenvernichter Radio Weltempfänger TV-Gerät (portabel) oder TV-Karte DVD-Recorder und -Disks Digitalkamera Diktiergerät Büromöbel Whiteboards / Flipcharts Büromaterialien Telefon- / Branchenbuch Stadtplan / Landkarten Krisenleitfaden (mehrfach) alle Notfallpläne (mehrfach) aktuelle Kontaktlisten Zutrittsausweise usw.

oder TV-Karte DVD-Recorder und -Disks Digitalkamera Diktiergerät Büromöbel Whiteboards / Flipcharts Büromaterialien Telefon- /

17 Agenda Was ist eine Krise? Krisenorganisation Krisenstabszentrale Abläufe im Krisenstab Dokumentation

18 Eskalation und Alarmierung Beobachtung potentielle Krise erkennende Stelle keine Krise Alarmierung Leitstelle / Fachleiter potentielle Krise Leitstelle / Fachleiter keine Krise Alarmierung Leiter Krisenstab Rückmeldung an erkennende Stelle Krise Leiter Krisenstab keine Krise Einberufung Krisenstab Rückmeldung an Leitstelle / Fachleiter kein Krisenmanagement

Alarmierung Leiter Krisenstab Rückmeldung an erkennende Stelle Krise Leiter Krisenstab

19 delegieren Zyklus im Krisenmanagement kontrollieren Krisenstab konstituieren Krise ausrufen Entwicklung beobachten Maßnahmen dokumentieren Maßnahmen kommunizieren Maßnahmen zuordnen Status erkennen Status bewerten Status dokumentieren analysieren Krisenstab auflösen Krise beenden Vorgehen entscheiden entscheiden

kommunizieren Maßnahmen zuordnen Status erkennen Status bewerten Status

20 Agenda Was ist eine Krise? Krisenorganisation Krisenstabszentrale Abläufe im Krisenstab Dokumentation

21 Vorgehen je nach Lage Lage Störung Notfall Katastrophe Krise Handlungs - anweisung Betriebs - handbuch Notfall - handbuch staatliche Anweisungen Krisen - management - Leitfaden Verant - wortliche Linien - organisation Notfall - teams Katastrophen - schutz Krisen - management Ziel Normal - betrieb Notbetrieb Überleben Lage - beherrschung

22 Inhalt eines Krisenleitfadens Einleitung Geltungsbereich Krisenorganisation: Verantwortung, Aufbau, Rollen Ablauf einer Krise: Erkennung, Alarmierung, Handeln, Ende Checklisten Angaben zu Personen und Orten personelle Besetzung: Krisenstab, Teams für Notfall u.a. externe Ansprechpartner: überregional, lokal Krisenstabszentralen: Lage, Ausstattung Anhang Vorlagen: Lagebeurteilung, Protokoll, Auftragsverfolgung Angaben zur Dokumentation: Lenkung, Verweise Kurzform als Pocket-Guide (immer dabei)

23 Checklisten Beschreibung der notwendigen Aktivitäten pro Rolle erster Zyklus (Kontaktaufnahme, Erstanalyse) zweiter Zyklus (ggf. Einberufung von Teams) dritter Zyklus (Etablierung der Gesamtorganisation) Übergabe bei Schichtwechsel mittlerer Zyklus (eingeschwungenes System) letzter Zyklus (Auflösung der Struktur, Übergang) Hilfestellung für das Vorgehen in der Krise Vollständigkeit Reihenfolge

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dipl.-Inform. Bernd Ewert Geschäftsführer consequa GmbH Süderstraße Hamburg Tel.: 040 / Fax: 040 / bernd.ewert@consequa.de

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