RS-OFFICE V7 (KFZ) mit Reifeneinlagerung. für Windows XP, Vista, Win7 & Win8. Kurzanleitung. RSP Software GmbH. ( ) Alle Rechte.

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1 RS-OFFICE V7 (KFZ) mit Reifeneinlagerung für Windows XP, Vista, Win7 & Win8 Kurzanleitung RSP Software GmbH ( ) Alle Rechte. - RSP Software GmbH -

2 Willkommen bei RS-Office für Windows Haben Sie vielen Dank für Ihr Vertrauen in unsere Software-Produkte. Wir hoffen, daß auch Sie einer unserer begeisterten Kunden werden, denn nur mit deren Hilfe und Mitarbeit bezüglich Tips und Verbesserungsvorschlägen war es uns möglich, Ihnen RS-Office in der aktuellen Version anbieten zu können. Aber auch die Presse hat Gutes zu berichten: PC Shopping Wertung: SEHR GUT PC-Praxis Testurteil: SEHR GUT PC-Direkt Testurteil: Preis/Leistung GUT WIN Testurteil: GUT RS-Office KFZ-Version beinhaltet eine komplette Bürolösung für KFZ-Werkstätten zur Erstellung und Bearbeitung der am häufigsten verwendeten Formulare/Dokumente. Ziel dieser Software Entwicklung war, hier ein Konzept zu verwirklichen und ein Software-Programm zu erstellen, welches dem Anwender (Anfänger oder Profi) erlaubt, seinen Schriftverkehr innerhalb der ersten Minuten zu bewältigen und das leidige Thema beseitigt: WIE? WO? WANN? und mit WELCHEN? Programmen muß ich meine Daten erstellen, um sie schnell und übersichtlich einsetzen zu können. RS-Office Pro für Windows ermöglicht Ihnen: die Daten für Ihren Firmen-Briefkopf, für RECHNUNG / WERKSTATTAUFTRAG, TELEFAX, BRIEF, KUNDEN-KARTEI, ETIKETT, TEXTVERARBEITUNG, SPESENABRECHNUNG, ÜBERWEISUNGSTRÄGER und LISTEN einmalig einzugeben und diese automatisch verwalten zu lassen. Ihr eigenes 'Firmen-Logo' einzubinden. Mit Hilfe einer modernen Kartei-Verwaltung die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten, Partner... zu verwalten. Mit einer schnellen Zugriffsroutine können diese Daten in allen Formularen direkt verwendet werden. Adressdaten und Textdaten spielend leicht zu finden. Meist genügt ein Klick' oder die Eingabe eines Buchstaben, um die Daten des gewünschten Kunden & Fahrzeugs in das momentan aktive Dokument zu übertragen. Fertige Eingabe- und Druck-Masken (Formulare, Listen und Tabellen) einzusetzen und garantiert einen professionellen Ausdruck, auf allen unter Windows unterstützten Druckern. Standard-Texte für Brief + Telefax zu speichern und zu verwalten. Die integrierte Textverarbeitung RS-Text einzusetzen, um individuelle Briefe, Dokumente und Formulare zu erstellen. Selektive Listen und Seriendruck (Brief, Telefax, Kartei, Etikett) Einzel- und Mehrfach-Etiketten zu erstellen. Artikel-Stammdaten-Verwaltung und kleine Warenwirtschaft Post- und Banküberweisungen, Gut-/Lastschriften zu bedrucken. Monatliche Spesenabrechnungen mit automatischer Berechnung, Gliederung nach Tagessätzen und Konten durchzuführen. Selektive Telefon-Listen zu erstellen. Die ON LINE HILFE jederzeit zu aktivieren. 2

3 Installation SETUP - Programm Alle Programme und Dateien von RS-Office sind vollständig auf der CD-ROM enthalten. Die Dateien wurden auf dem Datenträger (CD-ROM) in komprimierter Form gespeichert. Versuchen Sie deshalb nicht, Programm-Dateien von der CD-ROM direkt auf die Festplatte zu kopieren, sondern verwenden Sie immer das SETUP-Programm. Das SETUP-Programm startet und dekomprimiert die Dateien automatisch. Es muß ein freier Speicherplatz von 40 MB auf Ihrer Festplatte verfügbar sein. SETUP - Installations Programm (Windows XP / VISTA / Windows 7) RS-Office Programm-CD in das CD-ROM-Laufwerk [D:] einlegen. Sollte die automatische Routine nicht gestartet werden, müssen Sie die Punkte 1, 2, 3 und 4 manuell über Tastatur/Maus eingeben. 1. Wählen Sie Windows Start 2. Wählen Sie Ausführen... bei Windows 2000 / NT / XP 2A. Bei Windows 7 direkt in die Befehlszeile (Programme/Dateien durchsuchen...) eintragen In die Befehlszeile geben Sie für Laufwerk [D:] (ihr DVD Laufwerk) folgenden Eintrag ein: D:\RSOFFICE_V7_KFZ.EXE [Enter] 4. Bestätigen Sie RSOFFICE_V7_KFZ.EXE ausführen mit Doppel-Klick und eventuell den Hinweis "unbekannter Herausgeber" mit [JA]. 5. Danach wird das Installations-Programm gestartet. 6. Klicken Sie auf [ Weiter ]. 3A

4 Installation SETUP - Programm 7. Wählen Sie "Update und danach [Weiter] 8. Überprüfen den Pfad und ändern ihn entsprechend Ihrer Notizen und danach [Weiter] 9. Das Installations-Programm wird Sie durch die restlichen Menue-Punkte führen. 10. Nach der Installation erhalten Sie die Mitteilung, dass das Programm erfolgreich installiert wurde. 11. Entnehmen Sie bitte die CD-ROM und starten RS-Office wie gewohnt. 3B

5 Start Startfenster RS-Office Pro wird Ihnen das Auswahlfenster 'Formulare / Programme' angezeigt. Nach dem 'Start-Fenster', das Sie jederzeit mit einem 'Klick' auf [START] unter-brechen können, Der erste Schritt, um mit RS-Office komfortabel und bequem zu arbeiten, besteht darin, Ihre 'Eigene Firmendaten für den Briefkopf einmalig einzugeben und zu gestalten. Diese Daten werden von RS-Office automatisch verwaltet und sind nur relevant, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, wie zum Beispiel die Änderung Ihrer Telefon-Nr., Bankverbindung etc. Diese Firmen-Daten dienen zur Beschriftung Ihrer Briefköpfe, des Telefax, der Etiketten, des Karteiblattes, der Rechnungen, der Listen und aller weiteren Dokumenten. RS-Office verwaltet diese Daten selbständig und überträgt sie automatisch in die jeweiligen Eingabeund Druck-Masken. 'Klicken' Sie auf das Icon Firmen-Daten Ein Muster-Datensatz wird geladen und soll Ihnen zeigen, welche Daten eingetragen und gespeichert werden sollen. Diesen Muster-Datensatz werden Sie nun löschen und mit Ihren eigenen Daten überschreiben. Wählen Sie den Befehl Daten Neu Die Datenfelder der Eingabe-Maske werden gelöscht und der Cursor wird auf das Datenfeld: Firmen Bezeichnung gesetzt. Geben Sie nun Ihre Firmendaten für den Briefkopf ein. Danach verwenden Sie den Befehl Daten Speichern, um Ihre Briefkopf-Daten dauerhaft zu hinterlegen. 4

6 Kartei KARTEI 'Klicken' Sie das Icon Kartei und die abgebildete Eingabe-Maske wird angezeigt. Hinter der Bezeichnung KARTEI steht eine moderne und komplette Adress-Verwaltung, die mit neuen Such- und Eingaberoutinen so gestaltet wurde, daß mit einem Minimum an Aufwand ein Maximum an Leistung erreicht wird. KARTEI Datensatz auswählen/suchen 'Klicken' Sie auf das Icon Datenfeld Firma. im Angezeigt wird der Datensatz der Firma: AAS Elektro AG. Nach alphabetischer Reihenfolge ist dies der erste Datensatz in der Datenbank. Um Ihnen gleich zu Beginn eine schnelle und komfortable Suchroutine vorzustellen, die auch in den anderen Eingabe-Masken angewendet wird, wählen Sie nun einen anderen Datensatz aus. Wählen Sie den gewünschten Datensatz durch einen Klick mit der Maus und die Daten werden geladen und angezeigt. Sie werden fragen: Was ist, wenn ich eines Tages Tausende von Datensätzen gespeichert habe? Dann ist dieser Suchvorgang weder bequem noch schnell! Oder? Sie haben recht und deshalb gibt es natürlich für große Datenbestände auch die entsprechenden Suchroutinen. Suchroutine 1 Angenommen Sie möchten die Adresse des 'Südwest Verlages' ändern! 'Klicken' Sie nochmals auf im Datenfeld Firma Wenn die Auswahlliste angezeigt wird, ändert sich die Funktion des Datenfeldes Firma und der momentan aktive Firmeneintrag wird invers (helle Schrift / dunkler Hintergrund) angezeigt. Geben Sie jetzt direkt (ohne den Cursor zu setzen) den Anfangsbuchstaben der gesuchten Firma über die Tastatur ein: s (oder) S und Sie werden sofort erkennen, daß in der Auswahlliste die erste Firma, die mit S... beginnt, angezeigt wird. Sollte die gesuchte Firma angezeigt werden, so genügt (wie oben) ein 'Klick', falls nicht, geben Sie den nächsten Buchstaben ein: ü Sie sehen, daß der ganze Suchvorgang aus einer Kombination von Eingabe der Anfangsbuchstaben und einem 'Klick' besteht, und komplett innerhalb der Maske mit optischer Auswahl ausgeführt wird. 5

7 Kartei KARTEI Datensatz auswählen/suchen (Fortsetzung) Suchroutine 2 Die zweite Suchroutine beinhaltet, daß Sie nach einem bestimmten Begriff in einem Datenfeld suchen. Nehmen wir an, Sie möchten die gesamte Datenbank nach dem Eintrag MANFRED im Feld Vorname durchsuchen lassen. klicken Sie auf das Icon Suchen oder klicken Sie den Befehl Datensatz suchen Wählen Sie im Auswahlfeld den Feldnamen: Vorname und geben Sie den gewünschten Suchbegriff manfred ein. Klicken Sie danach [OK]. In der Icon-Leiste wird Ihnen die Anzahl der gefundenen Datensätze angezeigt und im Auswahlfeld für Firma wurden alle anderen Datensätze entfernt. Zusätzlich erkennen Sie an dem veränderten Such-Icon, daß sich in der Auswahlliste eine Selektion vorhandener Datensätze befindet. Suchbegriff: Innerhalb des Suchbegriffs können Sie die Wild-Cards? und * verwenden. (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert) Bei teilweiser Eingabe des Suchbegriffs (z.b.: MAN oder man) werden alle Datensätze angezeigt, die im Datenfeld diese Zeichenfolge enthalten. (HerrMANn, MANuel, MANuela, MANfred...) Wählen Sie nun den Befehl Datenbank und Alle Sätze aktivieren. KARTEI Daten ändern und überschreiben Wähle Sie dazu nochmals die Firma: AAS Elektro GmbH Setzen Sie den Cursor auf das Datenfeld: 'Sort.-Kennz.' und ändern den Eintrag in: ZAS Ändern den Firmennamen in: ZAS Elektro GmbH und wählen danach den Befehl Datensatz Überschreiben oder 'Klicken' Sie auf klicken Sie auf das Icon Überschreiben. im Datenfeld Firma Der überschriebene Datensatz wurde in die Auswahlliste neu einsortiert und steht nun am unteren Ende der Liste. ANREDE (Optionsfeld) Durch einen 'Klick' auf die Anrede Herrn, Frau, Damen u. Herren (D/H) oder Familie legen Sie fest, welche Anrede in den Dokumenten verwendet werden soll. Zuzüglich steht Ihnen unter freie Anrede die Möglichkeit zur Verfügung, eine individuelle Anrede einzutragen (z.b.: Liebe Vereinsmitglieder, Hallo, Servus, Eheleute... ). KARTEI Kategorie (Daten- und Auswahlfeld) RS-Office Pro bietet die Möglichkeit, alle Karteidaten in Kategorien einzuteilen. Diese Einteilung kann individuell mit dem Programm Kategorie (Auswahlfenster: Formulare/Programme) festgelegt werden und dient dazu, die Datenbank nach Kunden, Interessenten, Lieferanten, Freunden, Behörden... zu unterteilen. 6

8 Kartei KARTEI Datensatz Neu eingeben Wählen Sie den Befehl Datensatz Neu oder klicken Sie auf das Icon Die Einträge in den Datenfeldern werden gelöscht, und die Eingabe-Maske wird für einen neuen Datensatz vorbereitet: Eine freie Datensatz-Nr. wird vom Programm automatisch vergeben. Das aktuelle Datum wird in das Feld Datum übertragen. Die Kategorie wird auf A (Alle) gesetzt. Die Anrede wird auf Herrn geändert (die häufigste Anrede) Befehls- und Icon-Menü werden für die Neueingabe vorbereitet. Der Cursor befindet sich im Datenfeld Firma. Geben Sie nun folgenden Firmennamen ein: Füßler Küchenstudio und drücken Sie danach die [Tab] Taste. RS-Office Pro verwendet die ersten zehn Buchstaben des Firmennamens und trägt diese in das Datenfeld Sortier-Kennzeichen (Abkürzung: Sort.-Kennz.) ein. Drücken Sie die Funktions-Taste [F9] für Speichern. oder klicken Sie auf das Icon Speichern Die übertragenen Umlaute (ü + ß) werden beim Speichern des Datensatzes in die Großbuchstaben UE + SS umgewandelt, um eine korrekte Sortierung des Datensatzes in der Auswahlliste zu gewährleisten. Fahrzeug-Daten Es kann eine beliebige Anzahl von Fahrzeugen pro Kunde eingetragen werden. Diese eingegebenen Fahrzeugdaten werden in die Rechnung automatisch übernommen. Wählen Sie die Schaltfläche Weitere Fahrzeuge eingeben Fahrzeug neu anlegen: Wählen Sie die Schaltfläche Neu, geben Sie die Daten des Fahrzeugs ein und Klicken danach den Befehl Speichern. Fahrzeug-Daten ändern: Ändern Sie die angezeigten FahrzeugDaten und Klicken danach den Befehl Speichern. Mit Hilfe des Dialogfensters Fahrzeugdaten können die einzelnen Fahrzeuge eines Kunden angelegt, gelöscht oder verändert werden. Sind mehrere Fahrzeuge bereits gespeichert, dann können diese über die Auswahlfenster Fabrikat oder Amtl. Kennz. ausgewählt und angezeigt werden. 7

9 Kartei KARTEI Datensatz Neu eingeben Klicken Sie auf das Register Das Register "Lieferanschrift / Memo" enthält: 5 x Datenfeld für die Lieferanschrift, 3 x Felder für die Bankverbindung 2 x Felder Internet-Adressen 1 x Memo-Feld. Lieferanschrift: Für RECHNUNG/AB/LIEFERSCHEIN kann hier abweichend von der Postanschrift die Lieferanschrift eingetragen werden. Diese Daten werden vom Rechnungs-Programm automatisch übernommen. Bankverbindung: Sie können hier die Bankverbindung Ihrer Kunden für den Lastschrift-Einzug eingeben. Sollte es sich um die Adresse eines Lieferanten handeln, so können Sie hier einmalig die Bankverbindung eingeben und können diese Daten bei allen Überweisungen abrufen. Das lästige Suchen nach den entsprechenden Daten, wenn Sie Ihre Rechnungen bezahlen, gehört somit der Vergangenheit an. Memo-Feld: Das Memo-Feld dient Ihnen zum Speichern von Texten und Notizen zu dem jeweiligen Datensatz. Es können Texte mit bis zu Zeichen = 16 Seiten (DIN A4) pro Datensatz eingegeben werden. Mit dem Befehl Datensatz Speichern bzw. durch einen Klick auf das Icon wird der neue Datensatz in die Kartei-Datenbank eingetragen und steht Ihnen nun in sämtlichen Formularen/Eingabe-Masken direkt zur Verfügung. Mit dem Befehl Datensatz Verwerfen bzw. durch einen Klick auf das Icon unterbrechen Sie die Eingabe und die neuen Daten werden gelöscht. Wenn Sie einen neuen Datensatz eingeben möchten, dessen Daten einem bereits vorhandenen Datensatz in vielen Punkten entsprechen und Sie sich Zeit sparen wollen, können Sie dies durch den Befehl Datensatz Duplizieren erreichen. Durch diesen Befehl wird eine identische Kopie des ursprünglichen Datensatzes erstellt. Der einzige Unterschied zum Original besteht in dem aktualisierten Datum im Datumsfeld. In dieses Feld wird das Systemdatum eingetragen. Sie können aber auch bei jedem anderen Datensatz das aktuelle Datum einfügen. Dies geschieht durch den Befehl Datensatz Datum übertragen. Die von Ihnen erstellte Kopie des ursprünglichen Datensatzes können Sie nun nach Ihren Wünschen abändern. Um die Änderungen zu speichern, müssen Sie nur noch den Befehl Datensatz Überschreiben aktivieren, oder die Funktionstaste [F4] betätigen oder das Icon anklicken. Privatadressen eingeben (ohne Eintrag im Feld: Firma) Privatadressen von Freunden, Bekannten und Kollegen können auch ohne Eintrag im Datenfeld Firma gespeichert und verwaltet werden. Tragen Sie den Nachnamen ein und bestätigen Sie mit [Tab]. Als Sort.-Kennz. werden die ersten zehn Buchstaben des Nachnamens übernommen. Bevor Sie den Datensatz speichern, muß nur darauf geachtet werden, daß in den Datenfeldern Sort.Kennz. und Nachname ein Eintrag vorhanden ist. Hinweis: RS-Office Pro verwendet entweder den Eintrag im Datenfeld: Firma oder den Nach- u. Vornamen für die Auflistung der Datensätze in der Auswahlliste. 8

10 Kartei KARTEI Datensatz Löschen Wenn der angezeigte Datensatz aus der Datenbank entfernt werden soll. Wählen Sie den Befehl Datensatz Löschen oder [F5] oder das Icon. Ein Dialogfenster wird angezeigt, mit dessen Hilfe Sie den Löschvorgang bestätigen oder abbrechen können. Wenn der Datensatz gelöscht wurde, wird die Datensatz-Nr. freigegeben und automatisch bei einem Neueintrag wiederverwendet. Die automatische Datensatz- vergabe verhindert sowohl Doppelbelegung, als auch die Nichtbelegung von freien Satznummern. KARTEI Alle Sätze in Auswahlliste löschen Der Befehl Alle Sätze in Auswahlliste löschen im Menü Datensatz ermöglicht es eine Gruppe von Datensätzen zu löschen. Gehen sie wie folgt vor: Aktivieren Sie den Befehl Datensatz Suchen... oder klicken Sie auf das Icon. Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster wählen Sie als Feldnamen Ort und als Suchbegriff münchen. Nachdem Sie mit [OK] bestätigt haben, befinden sich in der Auswahlliste nur noch diejenigen Datensätze, die den Eintrag München im Feld Ort aufweisen. Da Sie diese Daten nicht mehr benötigen, wählen Sie im Menü Datensatz den Befehl Alle Sätze in Auswahlliste löschen. Die folgende Sicherheitsabfrage soll ein versehentliches Löschen von wichtigen Datensätzen verhindern. Bitte wählen Sie für diese Übung [Nein]. Sie müssen sich bei dem Befehl Alle Sätze in Auswahlliste löschen darüber im Klaren sein, daß dieser nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Verwenden Sie ihn also mit Bedacht. Wählen Sie nun den Befehl Datenbank und danach Alle Sätze aktivieren, um die Beschränkung auf den Ort München wieder aufzuheben. Blättern in den Karteidaten Bildlich gesehen: Vor Ihnen liegt ein aufgeschlagenes Buch (Kartei-Datenbank). Auf jeder Seite ist in alphabetischer Reihenfolge ein Datensatz gelistet und die Datensatz-Nr. entspricht der Seitenzahl. Sie verwenden die Befehle: Datensatz Ersten oder das Icon Datensatz Vorherigen oder das Icon Datensatz Nächsten oder das Icon Datensatz Letzten oder das Icon als ob Sie in einem Buch blättern' würden. Bearbeiten Menü Die Befehle Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Feldinhalt Löschen dienen zur bequemen Eingabe und Änderung der Daten in den Feldern. Beliebige Textdaten werden mit den Befehlen Ausschneiden und Kopieren in die Windows Zwischenablage übertragen. Mit dem Befehl Einfügen wird die Zwischenablage wieder ausgelesen. Damit können Sie auch aus anderen Windows-Programmen beliebige Texte übernehmen 9

11 Kartei KARTEI Drucken Wählen Sie den Befehl Kartei Drucken... oder Klicken das Icon Wählen Sie mit Hilfe der Druck-Optionen: [ x ] Mit / Ohne Firmen-Bezeichnung 'UNTEN' [ x ] Mit / Ohne waagerechten Linien [ x ] Erste Seite [ x ] Folge Seite (n) = inkl. Lieferanschrift, Freien Feldern und Memo-Feld den gewünschten Ausdruck und 'Klicken' Sie [Drucken]. Die angezeigten Daten werden in Form eines Kartei-Blattes (DIN A4) ausgegeben. Drucker einrichten... Der Befehl Drucker einrichten ist in jeder Eingabe-Maske von RS-Office Pro enthalten und ermöglicht den Drucker direkt einzustellen oder einen anderen Drucker zu wählen. KARTEI Serien-Druck Wählen Sie den Befehl Kartei Serien-Druck... Das Dialogfenster ermöglicht Ihnen folgende Einstellungen: Kategorie: Zusätzliche Selektion nach Kategorie. Es werden nur die Karteiblätter ausgedruckt, bei denen eine Übereinstimmung mit der gewählten Kategorie besteht. Beim Eintrag A werden alle angezeigten Datensätze ausgedruckt. Anfang bis Ende: Die Option Anfang bis Ende bezieht sich auf die angezeigten Datensätze in der Auswahlliste. Vom angezeigten Satz bis Ende: Diese Option ermöglicht Ihnen, einen unterbrochenen Ausdruck neu auszuführen ohne die ausgegebenen Karteiblätter nochmals zu drucken. Hilfe Menü RS-Office Pro ist mit einer 'ON LINE Hilfe' ausgestattet. Dieses Programm ermöglicht es Ihnen, zu jedem Formular / Programm mit dem Befehl Hilfe oder der Taste [F1], eine Kurzbeschreibung der einzelnen Befehle abzurufen. Beispiel: Setzen Sie den Cursor auf das Feld Firma und drücken Sie danach die Taste [F1]. Mit einem Doppelklick auf das Buchsymbol können Sie die Hilfedatei wieder schließen. 10

12 Brief BRIEF Wählen Sie entweder den Befehl Kartei Brief oder das blaue Icon Im Briefkopf wurden Ihr Logo und Ihre Firmen- Bezeichnung eingetragen. Ihre Kurzanschrift wurde in die Zeile für das Kuvert-Fenster übernommen Wenn Sie die Rollbalken auf der rechten Seite der Maske verwenden, können Sie die Firmenanschrift, Telefon-/Fax-Nr., Bankverbindung und die übrigen Geschäftsdaten im unteren Teil der Eingabe-Maske einsehen. Vorteile einer nicht veränderbaren Ein- / Ausgabemaske: Ihre 'Eigenen Firmen-Daten' werden immer richtig positioniert und können weder absichtlich noch versehentlich verändert oder zerstört werden. Auch die Datenfelder sind fest positioniert und können nicht versehentlich verschoben werden. Karteidaten können direkt aus der Datenbank mit komfortablen Suchroutinen übernommen und angezeigt werden. Verwaltung von Standard-Texten in separater Datenbank Professioneller Ausdruck Der Umgang mit Eingabe-Masken ist wesentlich schneller und leichter zu erlernen. In die Adressfelder wurden die Daten des aktiven Datensatzes übertragen, entsprechend Ihrer Kennzeichnung bei den Feldern Anrede und PPLZ. Mit Hilfe der Auswahlliste können alle gespeicherten Datensätze angezeigt und geladen werden. Diese Suchroutine ist für alle Masken gleich und kann als Standard unter RS-Office betrachtet werden. Das aktuelle Tagesdatum wird in das Feld Datum eingetragen und der erste Text-Datensatz wurde geladen. Die vier Felder Datum, Unsere Zchn, Ihre Zchn. und Ihre Nachr. können durch einen 'Klick' ein-/ ausgeblendet werden. BRIEF Textfeld für Standard-Texte Wählen Sie nun den Befehl Textdaten (auf Monitor) zentrieren oder [F8]. RS-Office Pro beschreitet andere Wege bezüglich der Verwaltung und Archivierung von Standard-Texten. Diese Texte werden nicht in Dateien mit eigenem Namen, sondern in einer Text-datenbank als Datensätze gespeichert. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile: Ausführlichere Überschriften der gespeicherten Texte (max. 70 Zeichen) Die Suchroutine für Textdaten kann genauso komfortabel gestaltet werden, wie die Auswahl von Karteidaten. Klicken' Sie auf (rechts oben ) und in der Auswahlliste für Textdaten' werden alle Überschriften der gespeicherten Texte angezeigt. 11

13 Brief BRIEF Diese Standard-Texte können mit den Befehlen Textdaten Überschreiben, Speichern, Löschen und Reorganisieren schnell und einfach verwaltet werden. Der übersichtliche Zugriff auf die Textdaten mit Hilfe der Auswahlliste hat sich in Vorläufern von RS-Office stets bewährt. Die Länge eines Textdatensatzes ist auf max Zeichen begrenzt, was drei vollgeschriebenen DIN A4 Seiten entspricht. Die Belegung und Arbeitsweise im Textfeld entspricht einem modernen Text-Editor unter Windows und ist mit folgenden Tastatur- und Kurzbefehlen ausgestattet. BRIEF Bearbeiten - Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Wie Sie es aus Textverarbeitungsprogrammen sicherlich kennen, stellt Ihnen RS-Office auch eigene Icons zur Bearbeitung von Texten zur Verfügung. Mit den Icons Ausschneiden und Kopieren können Sie einen beliebigen Text, den Sie zuvor markiert haben, in die Windows Zwischenablage übertragen. Mit Hilfe des Icons Einfügen eingefügt. wird der Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition BRIEF Neu Verwenden Sie den Befehl Brief Neu oder das Icon Textfeldes löschen möchten., wenn Sie alle Datenfelder einschließlich des BRIEF Navigieren in der Eingabemaske Um schnell und bequem in der Eingabemaske navigieren zu können, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Zunächst können Sie die Scrollbalken am rechten Rand des Fensters benutzen, deren Handhabung selbsterklärend ist. Dann haben Sie noch die Möglichkeit mit unterschiedlichen Befehlen direkt zum gewünschten Feld zu gelangen, z.b. mit der [Tab] oder [Return] Taste.Mit Hilfe des Befehls Textdaten Feld (auf Monitor) zentrieren bzw. mit der Funktionstaste [F8] gelangen Sie direkt zum Textfeld und können entweder einen vorhandenen Standardbrief auswählen oder einen neuen entwerfen. Wenn Sie wieder zur Auswahlliste im oberen Teil des Fensters springen möchten, so benutzen Sie bitte den Befehl Bearbeiten Erstes Feld bzw. die Funktionstaste [F3]. Die von Ihnen vorgenommene Einstellung wird in alle anderen Formulare übertragen und ebenfalls im Arbeitsbereich gespeichert. 12

14 Brief BRIEF Drucken Wählen Sie: [x] [x] [x] [x] [x] Mit / Ohne Rahmen Mit / Ohne Firmen-Logo Mit / Ohne Briefkopf - Oben Mit / Ohne Briefkopf Unten Mit / Ohne Fusszeile die gewünschte Option für den Ausdruck und 'Kicken' Sie auf Hinweis: Der Ausdruck der 'Eigenen Firmen-Daten' kann unterdrückt werden, um vorgedruckte Briefköpfe zu verwenden. Aber in Zukunft können Sie diese Druckkosten einsparen, indem Sie RS-Office Pro verwenden. Seitenansicht Wenn Sie an Stelle des Befehls Drucken die Seitenansicht gewählt haben, wird Ihnen das komplette Layout des Briefes am Monitor angezeigt. Wir hoffen, wir haben nicht zuviel versprochen, als wir bei der Einführung von RS-Office Pro von Ausdruck sprachen. einem professionellen Der Befehl Abbrechen ermöglicht Ihnen noch Korrekturen vorzunehmen, wie z.b. Randeinstellungen. Die Befehle Nächste Seite oder Vorherige Seite werden aktiv, wenn der Brief über mehrere Seiten lang ist. ON LINE Hilfe Natürlich steht Ihnen, wie in allen anderen Eingabe-Masken von RS-Office Pro, eine Windows konforme ON LINE Hilfe zur Verfügung. Dieses integrierte Programm beinhaltet ein Inhaltsverzeichnis, Suchroutinen, Kopierfunktionen, Druckroutinen und Querverweise. Aktiviert wird die ON LINE Hilfe entweder mit der Funktions-Taste [F1], einen 'KLICK' auf den jeweils angezeigten Hilfe Befehl oder benutzen Sie das Hilfe-Icon. 13

15 Rechnung/Werkstattauftrag RECHNUNG Starten Sie das Programm: RECHNUNG durch Klick auf das Icon und wählen Sie den Befehl Datensatz Ersten, um einen Muster-Datensatz aus der RechnungsDatenbank anzuzeigen. In der Icon-Leiste können Sie folgende Daten einsehen: Rech.-Nr. aktiver und angezeigter Rechnungs-Datensatz Gesamt Gesamtanzahl der Datensätze in der Rechnungs-Datenbank Bezahlt Rechnung wurde bezahlt / nicht bezahlt Währung Voreinstellung: EUR Das Rechnungs-Programm ermöglicht Ihnen nicht nur die Erstellung von Rechnungen, sondern beinhaltet die Formulare: Werkstattauftrag, Auftrags- bestätigung, Lieferschein, Mahnung und Bestellung. Zuzüglich wurde eine Artikel-Stammdaten-Verwaltung direkt integriert, auf die Sie nach Bedarf zugreifen können. Auf vielfachen Wunsch haben wir das Rechnungs-Programm so gestaltet, daß von Ihnen individuelle Grundeinstellungen vorgenommen werden können. 1) Name der Rechnungs-Datenbank kann gewählt werden 2) Währung 3) Steuerbezeichnung 4) Feld- und Spaltenbezeichnugen 5) Netto- oder Bruttopreise der Artikel Um alle Variationen einsehen zu können, wählen Sie den Befehl Rechnung Arbeitsbereich speichern Sämtliche Änderungen, die Sie innerhalb dieses Dialogfensters vornehmen, beziehen sich auf die hellblau oder hellgrün hinterlegten Felder der Rechnung. Formulareinstellungen: Währung: (max. 3 Zeichen) Steuerbez.: Steuersatz in %: Arbeitswert: Währungs-Kurzbez. MwSt; USt. usw. (max. 10 Zeichen) 0 bis bis Spaltenbezeichnungen: Position: (max. 4 Zeichen) Bezeichnung: (max. 30 Zeichen) Netto/Brutto: EP/Netto oder EP/Brutto Artikel #: (max. 10 Zeichen) Menge/Stück: (max. 8 Zeichen) Gesamtpreis: (max. 10 Zeichen) Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben: Wählen Sie den Befehl Speichern. Beim nächsten Aufruf des Rechnungs-Programms werden diese Daten automatisch geladen und als Standardeinstellungen verwendet. 14

16 Rechnung Rechnung Datenbanken für Geschäftsjahr anlegen... Dieser Befehl wird grundsätzlich nur einmal am Anfang des Geschäftsjahres benötigt, um die Datenbanken für das neue GJ anzulegen. Wählen Sie Datenbanken für GJ anlegen... Mit dem Auswahlfeld wählen Sie das entsprechende Geschäftsjahr aus und bestätigen mit [OK] RS-Office erstellt für alle Formulare eigene Datenbanken wie: Rechnung Werkstattauftrag Bestellung usw... Reko2007.DAT Weko2007.DAT Beko2007.DAT Dies hat zur Folge, daß jedem Formular eine Datenbank zugewiesen wird und in die Rechnungs-Datenbank nur noch die Rechnungen, Werkstattauftrags-Datenbank nur Werkstattaufträge usw... gespeichert werden. Rechnungen werden dadurch fortlaufend nummeriert und entsprechen den gesetzlichen Auflagen. Die Auswahl der Rechnungsanschrift ist identisch mit der Auswahl der Datensätze in den anderen EingabeMasken. Mit Hilfe der Auswahlliste kann die gewünschte Adresse des Kunden aktiviert und angezeigt werden. Tabulator-Taste: Verwenden Sie die [Tab] Taste, um die einzelnen Datenfelder zu aktivieren. Mit [Shift +Tab] erfolgt ein Rücksprung in das vorherige Datenfeld. Nachdem Sie eine Rechnungsanschrift ausgewählt haben, werden die benötigten Adreßdaten in die Rechnung übertragen. Zuzüglich werden die Telefon und Telefax- Nr. des Kunden angezeigt. Der Inhalt dieser zwei Datenfelder wird nicht ausgedruckt und dient nur dazu, um bei eventuellen Rückfragen die Telefon-Nr. sofort zur Verfügung zu haben. Es wird das aktuelle Tagesdatum, die Kunden-Nr. und eine neue Rechnungs-Nr. nach folgenden Kriterien automatisch vergeben und eingetragen. Rechnungs-Nr: R 07 xxx (für Rechnung) (aktuelle Jahreszahl) (nächste freie Rechnungs-Nr.) 15

17 Rechnung Auch die Fahrzeugdaten werden, wenn in der Kartei vorhanden, in die jeweiligen Felder automatisch übernommen. Besonderheit: Das Datenfeld Rechnung ist eine Auswahlliste und beinhaltet folgende Einträge: Rechnung; Rechnung/Kopie #1 ; Rechnung/Lieferschein; Werkstattauftrag; Auftragsbestätigung; Bestellung; Lieferschein und Mahnung. Je nach Wahl der entsprechenden Belegart wird das Formular angepaßt. Datenfeld-Bezeichnungen werden geändert und die entsprechenden Daten werden angezeigt. Mit einer einzigen Maske können alle oben aufgelisteten Formulare bearbeitet und erstellt werden. Auswahl und Übertrag von Artikel-Stamm-Daten Mit Hilfe der Artikel # kann sehr schnell und bequem auf gespeicherte Artikeldaten zugegriffen werden. Ist eine Artikel # vorhanden, werden die Daten direkt in das Rechnungsformular übertragen. Setzen Sie den Cursor auf das erste Artikel # - Feld und geben Sie die Artikel # T123 ein. drücken Sie danach die [Tab] Taste. Entsprechend der # T123 wird der jeweilige Artikelsatz ausgelesen und in das Formular übertragen. Bei diesem Beispiel: Art Bezeichnung Einzelpreis Artikel # T123 E = (für Ersatzteil) Anhängerkupplung T Drücken Sie nochmals die [Tab] Taste. Der Cursor befindet sich nun im Feld Menge. Geben Sie hier die Stückzahl der verkauften Ware ein: 1 und Drücken Sie wiederum die [Tab] Taste. Danach wird die Zeilensumme berechnet und in das Feld Gesamt/EUR eingetragen. Das Rabattfeld kann für Stückzahlen- oder Händlerrabatte verwendet werden oder Sie deaktivieren es, indem Sie darauf 'klicken', dann erscheint es hellgrau und wird nicht ausgedruckt. Testen Sie weitere Artikel # ( ), um sich mit der Handhabung vertraut zu machen. Nun werden Sie sich sicherlich fragen, wo diese Daten herkommen und wie man diese seinen Bedürfnissen entsprechend anpassen kann. Dies geschieht mit Hilfe der Artikel-StammdatenVerwaltung, deren Arbeitsweise nachfolgend erläutert wird. 16

18 Rechnung/AB/Lieferschein RECHNUNG - Artikel-Stammdaten-Verwaltung Der Befehl Artikel-Stamm Öffnen aktiviert die Artikel-Stammdaten-Verwaltung. Diese Datenbank wurde so in das Rechnungsprogramm integriert, daß Sie Ihre Artikel auch während der Rechnungserstellung verwalten können. Zudem haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Warenbestand und eine Mindest-Menge einzutragen. Wenn Sie im Rechnungsprogramm den Befehl Optionen Warenwirtschaft aktiviert haben und Sie bei der Rechnungserstellung die vorgeschriebene Mindest-Menge oder gar den Warenbestand unterschreiten, wird Ihnen eine Warnmeldung mit dem entsprechenden Inhalt angezeigt. Auf diese Weise werden Sie von RS-Office Pro daran erinnert, daß es an der Zeit wäre, den in Rechnung gestellten Artikel nachzuordern, da die Mindest-Menge unterschritten wurde. Der größte Unterschied zu allen anderen Datenbanken ist, daß alle Artikel in Tabellenform angezeigt werden und innerhalb dieser Liste Eingaben und Änderungen direkt vorgenommen werden können. Geänderte und neu eingegebene Artikel stehen nach dem Schließen der Artikelliste sofort in der Rechnung zur Verfügung. Hinweis: Bestätigen Sie jeden Feldeintrag mit der [Tabulator] werden die Daten in der Datenbank eingetragen. oder [Return] Taste, erst danach Die Einträge in den Zellen sollten folgendermaßen aufgebaut sein: Artikel-Nr Verwenden Sie nur die Ziffern 0-9 und die Buchstaben A - Z (max.15 ) ArtKennzeichnen Sie Ihre Dienstleistungen und Waren/Artikel nach W Werkstatt/Lohn E Ersatzteile A Austauschteile S oder kein Eintrag für Sonstiges D durchlaufender Posten Bezeichnung Individuelle Bezeichnungen bis max. 250 Zeichen Einzelpreis Beim Eintrag des Preises ist die Benutzung des Nummernblocks (rechts auf Ihrer Tastatur) inkl. Komma zu empfehlen. Der Dezimalpunkt wird nicht angenommen und vom Programm mit einem Beep quittiert. Warenbestand Tragen Sie hier den aktuellen Warenbestand des Artikels ein. Mindest-Menge Hier können Sie eine Mindest-Menge definieren. EK-Preis Ein optionaler Eintrag des Einkaufspreises. Lieferanten-Nr. Auch dieser Eintrag ist optionaler Natur. Nachdem Sie die Artikel in die Artikel-Stammdaten-Verwaltung eingetragen haben, können Sie diese auf zwei verschiedene Arten in das Rechnungsformular übertragen. Zum einen können Sie dies wie bereits beschrieben mit Hilfe der Artikel-Nummer machen, die Sie in das entsprechende Feld im Rechnungsformular eingeben und mit der [TAB]-Taste bestätigen. Wenn Sie diesen Weg bevorzugen, können Sie sich die gesamte Artikelliste mit dem Befehl Artikel Liste komplett Drucken bzw. der Funktionstaste [F12] ausdrucken. Außerdem besteht die Möglichkeit nur ganz bestimmte Bereiche der Artikelliste auszudrucken. Markieren Sie einfach die gewünschten Zellen der Liste und benutzen Sie den Befehl Artikel Gekennz. Bereich Drucken. Auf diese Weise erhalten Sie eine ausgedruckte Liste der zu diesem Zeitpunkt aufgeführten Artikel, die Sie bei der Rechnungserstellung zur Eingabe der Artikel-Nummern zu Rate ziehen können. Zum Anderen besteht die Möglichkeit direkt aus der Artikelliste heraus einen Artikel in das Rechnungsformular zu übertragen. Markieren Sie in der Rechnung die erste Zelle der Zeile, in die der Eintrag stattfinden soll, öffnen Sie die Artikelliste und Doppelklicken Sie einfach die grau hinterlegte Zeilen-Nr. des betreffenden Artikels. Die Daten werden dann automatisch in die gewünschte Zeile der Rechnung übertragen. 17

19 Rechnung/AB/Lieferschein Artikel Import aus Atris, CARwis, Coparts und TecDoc Alle drei Teile-CD basieren auf TecDoc und sind in der Anbindung identisch. Der Befehl Artikel-Stamm TecDoc Import... ermöglicht die Übernahme von gelisteten Artikeln aus der Ersatzteil CD-ROM die im Warenkorb abgelegt wurden. Bevor Sie Artikel aus TecDoc übernehmen können, muß einmalig der Pfad\Ordner notiert werden, wo TecDoc auf Ihrem System installiert ist. Starten Sie dazu den Windows-Explorer und suchen Sie den Ordner in dem TecDoc installiert wurde. Notieren Sie den Pfad des Unterordners \BEST. Der gesamte Pad zur Export-Datei sollte etwa so lauten, C:\TCD\BEST\TCDBEST2.TXT abhängig davon, wo und auf welcher Festplatte das Programm installiert wurde. Im TecDoc Programm besteht die Möglichkeit Artikel im Warenkorb zu speichern. Diese Artikel werden in die Export-Datei TCDBEST2.TXT abgelegt. Damit RS-Office auf diese Export-Datei zugreifen kann muß der Pfad über das Dialogfenster eingestellt werden. In nachfolgend angezeigtem Dialogfenster können Sie den Pfad zur Export-Datei einstellen. Diesen Pfad haben Sie vorher notiert und können Ihn jetzt entsprechend eintragen. Wählen Sie die Datei TCDBEST2.TXT. Danach werden alle gespeicherten Artikel aufgelistet und in einem Auswahlfenster dieser Liste können einzelne Artikel oder alle Artikel übernommen werden. angezeigt. Aus Übernahme eines Artikels: a) Durch Doppelklick auf die graue Zeilen-Nr. b) oder durch Auswahl des Artikels und dem Befehl Artikel übernehmen. Übernahme mehrerer Artikel: a) Sie kennzeichnen mehrere Artikel mit der Maus, indem Sie einen Bereich mit gedrückter Maustaste markieren (Bereich wird invers angezeigt) und wählen danach den Befehl Artikel übernehmen. b) Taste [Strg] drücken (gedrückt halten) und mit dem Mauszeiger nacheinander mehrere Artikel anklicken. Alle ausgewählten Artikel können dann mit dem Befehl Artikel übernehmen in das Rechnungs-Modul kopiert werden. Mit dem Befehl Artikel Löschen kann die Datei TCDBEST2.TXT gelöscht werden. Der Befehl Artikel Beenden schließt das angezeigte Auswahlfenster ohne Artikel in die Rechnung zu übernehmen. Gleichzeitig hat RS-Office sich den Pfad gemerkt und ihn als neuen Befehl unter TecDoc Import eingetragen. Dieser neue Befehl dient zur schnelleren Übernahme der gewählten Artikel und kann mit dem Befehl Arbeitsbereich Speichern dauerhaft hinterlegt werden. 18

20 Rechnung/AB/Lieferschein RECHNUNG Artikelliste Ti-Rep Import Der Befehl Ti-Rep Import ermöglicht die Übernahme von gelisteten Teilen aus der Ersatzteil CDROM.Bevor Sie Artikel aus Ti-Rep übernehmen können, muß einmalig der Pfad\Ordner notiert werden, wo Ti-Rep auf Ihrem System installiert ist. Starten Sie dazu den Windows-Explorer und suchen Sie den Ordner in dem Ti-Rep installiert wurde. Notieren Sie den Pad des Unterordners \AWVAST. Der gesamte Pad zur Export-Datei sollte etwa so lauten, C:\TIREP07\AWVAST\EXPORT.004 abhängig davon, wo und auf welcher Festplatte das Programm installiert wurde. In der Orga-Hilfe von Ti-Rep ist das Formular Kostenvoranschlag enthalten. Aktivieren Sie dieses Formular, um alle gelisteten Artikel in dieses Formular zu übernehmen. Jetzt können Sie mit der Artikeleingabe starten und max. 60 Artikel in den Kostenvoranschlag übertragen. Nach Beendigung der Artikeleingabe müssen Sie einmalig Orga-Hilfe aktivieren, hier werden Ihnen alle eingetragenen Artikel angezeigt, welche Sie in das Rechnungs-Modul von RS-Office übernehmen möchten. Ein direkter Befehl zur Erstellung der Export-Datei ist in Ti-Rep nicht enthalten, deshalb eine Besonderheit, auf die Sie achten sollten. Ti-Rep erstellt immer dann eine Export-Datei (EXPORT.004) im Ordner \AWVAST, wenn Sie das Fenster Orga-Hilfe verlassen. Das heißt: Nach Überprüfung der aufgelisteten Artikel im Kostenvoranschlag müssen Sie dieses Fenster wieder verlassen (z.b.: indem Sie wieder das Menü Artikel aktivieren) Danach wird die Datei EXPORT.004 erstellt aus welcher RS-Office die Daten direkt auslesen kann. Wählen Sie nun den Befehl Ti-Rep Import In nachfolgend angezeigtem Dialogfenster muß der Pfad zur Export-Datei eingestellt werden. Diesen Pfad haben Sie vorher notiert und können Ihn jetzt entsprechend einstellen. Wählen Sie die Datei EXPORT.004 und bestätigen Sie mit OK, danach werden alle Artikel in der Export-Datei in das RechnungModul übernommen und angezeigt. Gleichzeitig hat RS-Office sich den Pfad gemerkt und ihn als neuen Befehl unter TiRep Import eingetragen. Dieser neue Befehl dient zur schnelleren Übernahme der gewählten Artikel und kann mit dem Befehl Arbeitsbereich Speichern dauerhaft hinterlegt werden. 19