Dezentrale Verwaltung von Prüfungen Applikation 'Prüfungsmanagement'

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1 Dezentrale Verwaltung von Prüfungen Applikation 'Prüfungsmanagement' Das Prüfungsmanagement dient dazu Prüfungen zu Lehrveranstaltungen anzulegen, zu verwalten und Studierende zu benoten. Jede/r Lehrende ist auch Prüfer/in und kann Prüfungen der eigenen Lehrveranstaltungen anlegen, bearbeiten und verwalten. Mitarbeiter/innen der Departments und Institute mit der Funktion Prüfungsverwaltung können die Lehrenden bei diesen Arbeiten unterstützen. Sie können alle Prüfungen ihrer zugeteilten Organisationseinheit(en) anlegen und verwalten. Zielgruppe der Dokumentation: Lehrende / Prüfer/innen Mitarbeiter/innen der Departments und Institute mit der Funktion Prüfungsverwaltung. Aufruf der Applikation (Login) Eigene Visitenkarte (Klick auf den Namen) Applikation Prüfungsmanagement. Anfragen: Studienrechtliches: Studienservices studabt@boku.ac.at Technisches: Support hotline@boku.ac.at

2 Inhaltsverzeichnis 1 Prozessablauf und Hintergrundinformationen Zweck Berechtigungen Allgemeines zu Prüfungen Arten von Prüfungen Prüfungen für gleiche Lehrveranstaltungen Voraussetzung für das Erstellen einer Prüfung Richtlinien: Ein oder mehrere Termine für eine Prüfung? Wann sind mehrere Termine anzulegen? Prüfer Prüfer unterschreibt das Zeugnis Prüfer ist Vortragender der LV Prüfer ist nicht Vortragender der LV LV-Prüfungen Fachprüfungen, Modulprüfungen, Jahres-LV: Prüfer ist eine externe Person Mitwirkende und weitere Prüfer Prüfende und betreuende Organisation LV-Teilnehmer und Prüfungs-Kandidaten Überblick über den Ablauf beim Abwickeln von Prüfungen Vor der Prüfung: Termin anlegen; Anmeldung Nach der Prüfung: Ergebnisse eingeben und gültig setzen Nacherfassen von Zeugnissen bzw. Prüfungsergebnissen Dezentrale Prüfungsverwaltung Bedienung Allgemeine Einstellungen Organisation auswählen & Modulübersicht in der Applikation Prüfungsmanagement Prüfungsmanagement Einstellungen Einstellungen zur Ansicht der Prüfungs- und der Kandidat/innen-Liste... 15

3 Einstellungen zu Termin anlegen/bearbeiten Verweis auf die SATZUNG der BOKU Beschreibung der Elemente und des Navigationsbereichs Systemmeldungen Anlegen und Abwickeln von Prüfungen Neue Prüfung anlegen Neuer Prüfungstermin Veranstaltung Prüfungstyp einstellen LV suchen und auswählen Veranstaltung Titel Ergänzung Feld Neuer Prüfungstermin - Terminangaben Neuer Prüfungstermin Prüfer eingeben Neuer Prüfungstermin Anzeige für Studierende (Web-Anzeige) Neuer Prüfungstermin Termin- und Raumreservierung Termin der Raumressource festlegen Raumressource suchen Termin- und Raumressource speichern Termin- und Raumressource speichern - mit Terminkollision Weitere Raumressource eintragen und speichern Studierendensicht: Prüfungstermine mit mehreren Raumressourcen eingetragen Studierendensicht: Terminkalender - Prüfungstermine mit mehreren Raumressourcen Prüfungstermin ändern Prüfung kopieren aus bestehenden Terminen Kandidaten zu Prüfung anmelden Studierende anmelden Kandidaten abmelden oder in andere Termine verschieben/kopieren (ummelden) Kandidaten in eine andere zukünftige Prüfung verschieben (ummelden) Kandidat/innen in andere Prüfung kopieren Prüfungsvoraussetzung eines Studierenden überprüfen STEOP-Überprüfung STEOP-Überprüfung Ansicht aus der Kandidat/innen-Liste... 42

4 STEOP-Überprüfung über Studierendenkartei Anmeldevoraussetzungen anzeigen Ausdrucke - Listen und Formulare drucken Drucklisten Teilnehmerdruckliste Teilnehmerliste mit Antrittsversuchen Prüfungsergebnisse in Kandidatinnen-Liste weitere Informationen zu Studierenden erfassen Übermittlung der Prüfungsdaten an Studierende: Übermittlung der Prüfungsdaten per Prüfungsprotokoll drucken Prüfungsprotokoll drucken Prozess starten Unbeurteilte Studierende ab-/ummelden Prüfungsprotokoll drucken Prüfung dezentral gültig setzen Wartelisten Definition Reihung in der Warteliste Warteliste für Studierende Detailliertere Informationen Studierende von der Warteliste in die Prüfung übernehmen Zeugnisse nacherfassen Voraussetzung: Erfassen von Zeugnissen der eigenen Universität/Hochschule Erstellen von LV-Prüfungen aus der LV-Teilnehmerverwaltung Zweck Möglichkeiten und Berechtigungen Einzel-Prüfungstermin erstellen Studierende aus einer LV in eine Prüfung importieren Sperre bei X Nicht-Erschienen von Kandidatinnen zu einer Prüfung Sperrdauer bei einer Prüfung festlegen (sofern nicht schon beim Anlegen der Prüfung eingetragen) Aktivieren der Sperre bei Kandidaten, die nicht erschienen sind... 63

5 Abmelden der unbeurteilten Kandidaten (ohne Benotung und mit Beurteilungsstatus X ) bei Prüfungsprotokolldruck Verändern oder Aufheben der Sperrdauer einer Kandidatin Liste der aktuell vom eigenen Institut gesperrten Kandidaten erstellen... 64

6 1 Prozessablauf und Hintergrundinformationen 1.1 Zweck Die Applikation Prüfungsmanagement dient zur dezentralen Verwaltung aller Prüfungen, d.h. zur Verwaltung aller nicht studienabschließenden Prüfungen (keine Abschlussprüfungen, Bachelor-Abschlussarbeiten schon). Alle realen Prüfungsvorgänge müssen über diese Applikation im BOKUonline von den Departments oder Instituten erfasst werden. Nach Eingabe der Prüfungsnoten kann falls gewünscht eine Information ( ) zur Noteneinsicht an die Studierenden versendet werden (Studierende sehen vorab ihre Noten). Seit ist nach Abschluss der Noteneingabe die Prüfung durch den/die Prüfer/in (oder von ihm/ihr berechtigte Personen) selbst gültig zu setzen, es erfolgt KEINE Übermittlung an die Studienservices mehr. Ab diesem Zeitpunkt, ab dem die Prüfung gültig gesetzt ist, wird der Status der Prüfung geändert und die Studierenden werden über die Benotung per informiert und können sich ab dem Zeitpunkt ein Zeugnis ausdrucken (Applikation Prüfungsergebnisse ). Mögliche Prüfungstypen: Lehrveranstaltungsprüfung Ergänzungsprüfung wird an der BOKU nur zentral in der Studienabteilung für Voraussetzungen (z.b.: Deutsch, Mathematik, ) benötigt Kommissionelle Lehrveranstaltungs-prüfungen sind nach wie vor über die Studienabteilung einzureichen 1.2 Berechtigungen Für die Applikation Prüfungsmanagement sind verschiedene Berechtigungsprofile möglich, die meist wie folgt bezeichnet werden. Berechtigungen werden von dem/der EDV-Verantwortlichen der Organisationseinheit eingerichtet: Prüfungsanmeldung für Studierende 6 (66)

7 Berechtigungsprofil Prüfer/in (implizites Recht) Prüfungsverwaltung Zentrale Prüfungsverwaltung Tätigkeiten Vortragende haben das Recht, prüfungsrelevante Aktionen durchzuführen - bei allen LVs und Prüfungen, bei denen sie als Vortragende/r und/oder Prüfer/in eingetragen sind. Verwaltung aller Prüfungen einer Organisationseinheit (außer erweiterte An-/Abmeldung). Muss von dem/der jeweils zuständigen EDVV eingetragen werden. Erweiterte Berechtigung für die Abteilung Studienservices 1.3 Allgemeines zu Prüfungen Um Noten einzutragen und Zeugnisse/Leistungsnachweise zu erstellen, muss eine Prüfung erstellt werden Arten von Prüfungen Tatsächlich stattfindende Prüfung: Es handelt sich um einen echten zukünftigen Prüfungstermin, der im Web aufscheinen soll und zu dem sich Studierende anmelden können, z.b. bei Vorlesungsprüfungen. Empfohlene Variante, da ein Systemcheck für die Anmeldung eines Studierenden im Hintergrund abläuft. Termin nur zur Notenerfassung: Auch für jede andere Notenerfassung, z.b. bei LV mit immanentem Prüfungscharakter, muss es einen Prüfungs- Termin als Verwaltungsobjekt geben, bei dem die Studierenden angemeldet und ihre Noten erfasst werden. Dieser muss (sollte) nicht im Web aufscheinen, Studierende melden sich also nicht selbst an. Die Prüfung kann auch (z.b. bei Seminaren und Übungen) schon am Beginn des Semesters erstellt werden, dann werden sukzessive Teilergebnisse erfasst und am Ende des Semesters die Gesamtnote berechnet Prüfungen für gleiche Lehrveranstaltungen Gleiche LV (mit dem Link Gleiche LV im LV-Detailfenster einsehbar) sind solche, die prüfungstechnisch als gleich gelten. Das heißt: Die Prüfungsantritte werden über diese LV hinweg gezählt. Studierende können nur zu einer dieser LV ein Zeugnis erwerben. Studierende können sich nicht für mehrere Prüfungen zu gleichen LV anmelden. Prüfungsanmeldung für Studierende 7 (66)

8 1.3.3 Voraussetzung für das Erstellen einer Prüfung Damit eine Prüfung erstellt werden kann, muss eine genehmigte Lehrveranstaltung (bzw. virtuelle LV wie Jahreslehrveranstaltung) im System vorhanden sein, der die Prüfung zugeordnet werden kann. Falls notwendig, muss die LV bzw. virtuelle LV zuerst über die Applikation LV-Erhebung bzw. über die Studienplanmaske angelegt werden. Prüfungsvoraussetzungen für Studierende Prüfungsvoraussetzung wie im Studienplan definiert und gleichzeitig Check, ob der Zulassungsstatus in Ordnung ist (inskribiert) Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Pkt Prüfungsvoraussetzung eines Studierenden überprüfen Richtlinien: Ein oder mehrere Termine für eine Prüfung? Bei der Terminplanung ist immer nach realen Prüfungsvorgängen vorzugehen: Jede LV und LV-Prüfung ist einem Stoff-Semester zugeteilt 1 Prüfungsvorgang (1 Note) = 1 Zeugnis 1 Prüfer = 1 Termin Mehrere Prüfer = mehrere Termine (ein Termin pro Prüfer) Wann sind mehrere Termine anzulegen? Wenn mehrere Vortragende einer LV die Prüfungen abnehmen, sind separate Termine für jeden Prüfer notwendig. 1.4 Prüfer Es kann lt. gesetzlicher Vorgabe pro Prüfung nur eine Person als Prüfer/in gewählt werden ( 75 UG). In der dezentralen Prüfungsverwaltung ist das jene Person, die das Prüfungsprotokoll unterschreibt und auf dem Zeugnis angedruckt wird. Bei kommissionellen Prüfungen ist das der/die Vorsitzende/n der Kommission Prüfer unterschreibt das Zeugnis Es kann nur ein Prüfer das Zeugnis unterschreiben (unterzeichnender Prüfer wird am Zeugnis angedruckt). Es können weitere Prüfer/innen Einsicht nehmen und Studierende benoten (Zugriffsberechtigung). Prüfungsanmeldung für Studierende 8 (66)

9 1.4.2 Prüfer ist Vortragender der LV Alle der LV zugeordneten Vortragenden können bei Prüfungen als Prüfer/in zugeordnet werden. Bearbeitung ist (ohne zusätzliche Berechtigung Prüfungsmanagement ) aber nur für die Termine möglich, bei denen ein Vortragender auch als Prüfer hinterlegt ist Prüfer ist nicht Vortragender der LV LV-Prüfungen Wenn eine andere Person einen Vortragenden bei der Prüfung vertreten muss, so kann man diese Person in der Applikation Lehrerhebung explizit als Prüfer/in der LV zuordnen: Applikation LV-Erhebung auf der jew. Organisationsseite Link auf LV-Nummer im LV-Parameterfenster rechts oben Link Prüfer/in hinzufügen wählen Person eintragen Fachprüfungen, Modulprüfungen, Jahres-LV: Prüfer/innen können nur in der Studienplanmaske von berechtigten Personen zugeordnet werden. Auch Personen, die nicht der LV (bzw. Fachprüfung, Modulprüfung) zugeordnet sind, können in der Prüfungsverwaltung als Prüfer/in angegeben werden. Allerdings nur dann, wenn sie ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis haben (z.b. Dozenten, Gastdozenten etc., aber keine Tutor/innen). Welche Beschäftigungsverhältnisse zugelassen sind, wird zentral festgelegt. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die Fachabteilung - Zentrum für Lehre (ZfL) Prüfer ist eine externe Person Externe Prüfer/in ohne Beschäftigungsverhältnis ( Diensteigenschaft ) an der Universität können nur dann als Prüfer angegeben werden, wenn sie im System erfasst wurden und von entsprechend berechtigten Personen wie oben beschrieben entweder über die Applikation Lehrerhebung oder über die Studienplanmaske in der Studienabteilung zur LV zugeordnet wurden Mitwirkende und weitere Prüfer Weitere Prüfer/in können ebenfalls nur aus den oben angegebenen Personenkreisen gewählt werden. Mitwirkende müssen ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis haben; diese Liste wird ebenfalls zentral festgelegt. Für Mitwirkende und für weitere Prüfer/in gilt: Sie haben nicht automatisch Zugriff auf die Prüfungsverwaltung. Sie werden für Studierende nicht im Web angezeigt (nur bei). Sie scheinen nicht auf dem Zeugnis auf. Achtung:... Der Lehrveranstaltung zugeordnete Mitwirkende werden NICHT aus der LV- Erhebung, d.h. als Prüfer/in übernommen. Prüfungsanmeldung für Studierende 9 (66)

10 1.5 Prüfende und betreuende Organisation Jede LV ist einer betreuenden Organisation zugeordnet (an der die Bearbeitung der LV erfolgt) sowie einer prüfenden Organisation, die sie prüfungstechnisch betreut. Im Allgemeinen ist dies die gleiche Organisation, sie kann aber auch unterschiedlich sein. (Die Eintragung erfolgt in der Studienplanmaske oder in der Applikation Lehrerhebung direkt bei den LV.) Wenn keine prüfende Organisation zugeordnet ist, wird die betreuende Organisation im System automatisch als prüfende Organisation behandelt (für alle Berechtigungen, diverse Listenanzeigen, Export von Daten etc.). Personen mit dem Berechtigungsprofil Prüfungsverwaltung dürfen Prüfungen für diejenigen LV verwalten, bei denen die eigene Organisationseinheit die prüfende Organisation ist. 1.6 LV-Teilnehmer und Prüfungs-Kandidaten Das Prüfungsmanagement und die Teilnehmerverwaltung von Lehrveranstaltungen sind in BOKUonline zwei getrennte Applikationen. LV-Teilnehmer können aber in die Prüfungsverwaltung übernommen werden (dies ist insbesondere bei LV mit immanentem Prüfungscharakter nützlich). Siehe Importieren der LV-Teilnehmer/innen in eine Prüfung und Erstellen von LV-Prüfungen aus der LV-Teilnehmerverwaltung. Bei LV mit mehreren Gruppen kann festgelegt werden, ob sich nur Studierende zur Prüfung anmelden können, wenn der Prüfer auch der Vortragende ihrer LV-Gruppe ist. 1.7 Überblick über den Ablauf beim Abwickeln von Prüfungen Vor der Prüfung: Termin anlegen; Anmeldung Tätigkeit Prüfungsmanagement-Modul 1. Prüfung anlegen Prüfungen anlegen/bearbeiten 2. Kandidat/innen anmelden oder Termin für die Web- Prüfungsanmeldung für Studierende freigeben (Studierende melden sich selbst an) Prüfungsan-/abmeldung Alternativ zu diesen beiden Schritten gibt es folgende Möglichkeit zum schnelleren Erfassen von Prüfungen und Anmelden von Kandidat/innen: Basierend auf einzelner LV aus der LV-Erhebung heraus eine Prüfung bzw. pro Prüfer und LV-Gruppe je eine Prüfung erstellen und gleichzeitig alle LV- bzw. Gruppen-Teilnehmer anmelden. Prüfungsanmeldung für Studierende 10 (66)

11 1.7.2 Nach der Prüfung: Ergebnisse eingeben und gültig setzen Tätigkeit Prüfungsmanagement-Modul 3. Noten eingeben (ggf. restliche Teilergebnisse). Prüfungen beurteilen 3.a. Studierende per über Prüfungsergebnisse und weitere Informationen zur Prüfungsnoteneinsicht informieren Prüfungen beurteilen 4. Prüfungsprotokoll drucken Prüfungen beurteilen 5. Prüfer/in unterschreibt das Protokoll Prüfung wird durch Prüfer/in oder von ihm/ihr berechtigte Person gültig gesetzt. Prüfungen beurteilen Die Studierenden werden per verständigt und können ihr Zeugnis jetzt drucken. Die Prüfung ist in der Prüfungsliste nur mehr in der Ansicht Gültige einsehbar. Der Prüfungstermin, Teilnehmer/innen, Noten können dann nicht mehr bearbeitet werden. 1.8 Nacherfassen von Zeugnissen bzw. Prüfungsergebnissen Auch wenn Prüfungen nacherfasst werden, ist der Ablauf gleich Sie müssen eine Prüfung anlegen und die Kandidaten anmelden, um die Noten zu erfassen (Selbst-Anmeldung durch Studierende ist aber nicht möglich). Voraussetzung... ist, dass die LV im System vorhanden und genehmigt ist (ggf. muss sie zuvor erstellt werden). Es genügt, Prüfungstyp, LV bzw. Fach, Notenskala, Prüfungsmodus und Prüfer/in anzugeben sowie entweder das Termindatum oder bei den einzelnen Kandidaten das tatsächliche Prüfungsdatum einzutragen. Prüfungstermine, die mit einem vergangenen Datum erfasst werden, werden nicht im Web publiziert. ACHTUNG:... Prüfungsvoraussetzung der Studierenden überprüfen (siehe Pkt. 3.5.) Prüfungsanmeldung für Studierende 11 (66)

12 2 Dezentrale Prüfungsverwaltung Bedienung Bitte zuerst Login durchführen. 2.1 Allgemeine Einstellungen Auf Ihrer persönlichen Visitenkarte Applikation Prüfungsmanagement aufrufen Abbildung 1: Aufruf der Applikation von Ihrer persönlichen Visitenkarte aus Wichtig:... Beim erstmaligen Aufrufen des Prüfungsmanagements bekommen Sie einen PIN-Code zugeteilt. Bitte merken Sie sich den Prüfungswesen-PIN-Code, da Sie ihn jedes Mal beim Einstieg in das Prüfungsmanagement benötigen. Anmerkung:... bei den Vortragenden (Prüfer/innen) wurde die PIN - Code - Abfrage an der BOKU deaktiviert. Abbildung 2: PIN - Code Abfrage Geben Sie ihren PIN Code ein und klicken Sie auf ANMELDEN. Prüfungsanmeldung für Studierende 12 (66)

13 2.1.1 Organisation auswählen & Modulübersicht in der Applikation Prüfungsmanagement Abbildung 3: Einstellung der Organisationseinheit und Übersicht der Module Achtung:... Stellen Sie die richtige Organisationseinheit (OE) ein, um eine Prüfung für diese zu bearbeiten oder wählen Sie meine Prüfungstermine für eine organisationsunabhängige Sicht. Dieses Fenster erscheint nur, wenn Sie an mehreren Organisationseinheiten eingetragen sind und Zugriff haben. Die eingestellte OE bleibt beim nächsten Einstieg erhalten (Browser merkt sich die Einstellungen). Folgende Module stehen zur Verfügung: Prüfungen anlegen/bearbeiten Prüfungsan-/abmeldung Prüfungen beurteilen Abschlussarbeiten - Verwalten Studierendenkartei Einstellungen (z.b. PIN - Code ändern, Spalten der Prüfungsliste konfigurieren, ) Prüfungsanmeldung für Studierende 13 (66)

14 Prüfungsmanagement Einstellungen Klicken Sie auf das Modul Einstellungen und Sie gelangen zum Konfigurationsmenü. Hier können Sie diverse Einstellungen für die einzelnen Module, wie z.b.: für die Prüfungsliste tätigen. Abbildung 4: Konfigurationseinstellmöglichkeiten Klicken Sie auf Spalten der Prüfungsliste oder KandidatInnen-Liste konfigurieren, um die Ansicht für diese Module zu konfigurieren. Prüfungsanmeldung für Studierende 14 (66)

15 Einstellungen zur Ansicht der Prüfungs- und der Kandidat/innen-Liste Abbildung 5: Einstellmöglichkeiten Spalten der Prüfungsliste Aktivieren Sie jene Spalten die Sie in Ihrer Ansicht der Prüfungsliste sehen wollen, z.b.: Warteliste Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN Einstellungen zu Termin anlegen/bearbeiten Verweis auf die SATZUNG der BOKU Hier können Sie festlegen, wie viele Tage zwischen An-/Abmelde-Ende und Termindatum bei neu anzulegenden Prüfungsterminen vorgeschlagen werden sollen. Prüfungsanmeldung für Studierende 15 (66)

16 Abbildung 6: Termineinstellungen vorkonfigurieren Tragen Sie hier einen für Sie gültigen Defaultwert ein. Wenn Sie möchten, dass alle Prüfungstermine ab 13:00 (Gewichtung auf die Beginn-Zeit ) zur Anmeldung für die Studierenden freigeschaltet werden, dann setzen Sie beim Feld Anmelde-Beginn ein Datum in der Zukunft und die Uhrzeit auf 13:00 Uhr. WICHTIG:... Damit die Anzeige für Studierende automatisch aktiviert wird, müssen Sie auch folgende Felder befüllen: Bitte achten Sie dabei auf die Fristen die in der Satzung der BOKU vom hinterlegt sind. Diese finden Sie auf den Seiten des Senats unter der Satzung im Kapitel III. Abschnitt: Studienrechtliche Bestimmungen [ 24 Prüfungstermine]. Tage zw. Anmelde-Beginn und Anmelde-Ende: mind. 14 Tage Tage zw. An- und Abmelde-Ende: 0 und max. 1 Woche Tage zw. Abmelde-Ende und Termindatum: 3. Siehe auch Pkt Neuer Prüfungstermin Anzeige für Studierende (Web-Anzeige). Prüfungsanmeldung für Studierende 16 (66)

17 2.... Ändern Sie hier Ihre persönlichen Einstellungen. Nur notwendig, wenn zentrale Einstellungen gesetzt wurden und von den ihren abweichen Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN Beschreibung der Elemente und des Navigationsbereichs Navigationsbereich Abbildung 7: Navigationsbereich Standard-Spalten und Überschriften der Prüfungs- und Kandidat/innen-Liste Pfeile ( Filter ( )... Sortiermöglichkeit (oranger Pfeil: aktive Sortierung) )... Filter zu weiteren Einschränkungen Checkbox ( )... markieren, einzelne oder alle auf einmal Systemmeldungen Wenn Fehler auftreten oder Muss-Felder nicht ausgefüllt wurden oder Speicherungen getätigt werden, wird ganz oben im Fenster ein Meldungsbereich angezeigt. Jeder Meldungstyp wird mit einem anderen Icon und einer eigenen Farbe gekennzeichnet. Solange ein Fenster geöffnet ist, werden neue Meldungen oben hinzugefügt. Prüfungsanmeldung für Studierende 17 (66)

18 Abbildung 8: Systemmeldungen Erfolgs- oder Informationsmeldung (grün). Es ist keine weitere Aktion notwendig. Fehler (rot). Kein Speichern möglich, solange diese Fehler nicht behoben wurden. Warnhinweis (orange). Meldungsbereich schließen Meldungsbereich öffnen... Anzahl der Meldungen pro Typ; klicken Sie sie an, um die Meldungen zu öffnen. 3 Anlegen und Abwickeln von Prüfungen Abbildung 9: Modulübersicht... Klicken Sie in der Modulübersicht auf Prüfungen anlegen/bearbeiten. Prüfungsanmeldung für Studierende 18 (66)

19 3.1 Neue Prüfung anlegen Abbildung 10: Neue Prüfung anlegen... Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Link Neue Prüfung anlegen. Prüfungsanmeldung für Studierende 19 (66)

20 3.1.1 Neuer Prüfungstermin Veranstaltung Prüfungstyp einstellen Abbildung 11: Neuer Prüfungstermin Veranstaltung einstellen Setzen Sie das Häkchen, damit Studierende über neue Prüfungstermine per informiert werden Wählen Sie Lehrveranstaltungsprüfung als Prüfungstyp aus Klicken Sie auf den Bleistift ( ), um zur Lehrveranstaltungsübersicht zu gelangen. Prüfungsanmeldung für Studierende 20 (66)

21 LV suchen und auswählen Abbildung 12: LV suchen Stellen Sie das richtige Studienjahr ein Geben Sie die Anfangsbuchstaben der zu findenden LV ein, * oder % ist dabei ein Platzhalter. Sie können aber auch nach der LV-Nummer im Feld darüber suchen Klicken Sie auf SUCHEN, um alle LVs angezeigt zu bekommen, wo das Wort Chem enthalten ist. Anmerkung:... Der Browser merkt sich die Einstellungen, wie Anzeige, Studienjahr, Nummer, etc Prüfungsanmeldung für Studierende 21 (66)

22 1.... Wählen Sie die richtige LV aus. Abbildung 13: LV auswählen Hier erhalten Sie Informationen zur Stellung in den Studienplänen Klicken Sie auf AUSWAHL ÜBERNEHMEN Veranstaltung Titel Ergänzung Feld Optionaler Zusatztext, der beim Prüfungstermin aufscheint. Hinweis:... Diese Information gilt für alle Prüfungen zur gleichen LV und wird bei Änderungen automatisch bei allen Terminen aktualisiert. Für Hinweise zu einem bestimmten Termin verwenden Sie das Feld Anmelde - Info rechts bei der Web-Anzeige. Beispiel:... Wenn sich für die Prüfung zur LV Allgemeine Chemie jeweils nur Studierende bestimmter Studienrichtungen anmelden sollen, geben Sie als Titel-Ergänzung den Text nur für UBRM - Studierende ein. Prüfungsanmeldung für Studierende 22 (66)

23 3.1.2 Neuer Prüfungstermin - Terminangaben Abbildung 14: Neuer Prüfungstermin - Terminangaben Tragen Sie das Termindatum ein. Hinweis:... Falls die Web-Anzeige NICHT automatisch aktiviert wird, beachten Sie bitte die Konfigurationseinstellungen unter Pkt Vergeben Sie eine Sperrdauer, falls sie später einen Studierenden wirklich länger sperren wollen (Empfehlung 10 Tage). Die gesetzliche maximale Sperrdauer beträgt 90 Tage Geben Sie die maximale Teilnehmerzahl der Kandidat/innen ein. Prüfungsanmeldung für Studierende 23 (66)

24 3.1.3 Neuer Prüfungstermin Prüfer eingeben Abbildung 15: Neuer Prüfungstermin - Prüfer einstellen Klicken Sie auf den Bleistift ( ), um zu den Vortragenden zu gelangen. Das Feld Weitere Personen steht nur für einen technischen Zugriff eines/r Prüfer/in auf die Prüfung zur Verfügung. Am Zeugnis steht nur der/die Prüfer/in. Prüfungsanmeldung für Studierende 24 (66)

25 3.1.4 Neuer Prüfungstermin Anzeige für Studierende (Web-Anzeige) Abbildung 16: Neuer Prüfungstermin Anzeige für Studierende Aktivieren Sie die Anzeige für Studierende, wenn der Prüfungstermin für die Studierenden sichtbar sein soll. Geben Sie die tatsächliche Prüfungszeit Beginn / Ende-Zeit bekannt, denn wenn z.b.: 00:00 als Beginnzeit eingetragen ist, wissen die Studierenden nicht wann die Prüfung tatsächlich beginnt (Kalendereintrag 00:00 bis ). Anmelde-Info:... Tragen Sie hier Anmerkungen ein, die sich nur auf diesen Prüfungstermin beziehen und für die Studierenden notwendig sind, z.b.: KEIN Handy erlaubt oder Nur für Studierende des Studiums KTWW Die Zeitdauer der Anmeldefrist für das Anmelde-Beginn - und Anmelde-Ende - Datum muss lt. Satzung der BOKU vom mindestens 2 Wochen betragen. Tragen Sie nun ein Datum ein und stellen Sie bitte die Uhrzeit zum Anmeldestart auf z.b.: 13:00 und nicht auf 00:00, da dies schon mehrere Studierende angeregt haben. Satzung:... Die Fristen zum Thema Prüfungen sind hinterlegt in der Satzung der BOKU vom Prüfungsanmeldung für Studierende 25 (66)

26 Diese finden Sie auf den Seiten des Senats unter im Kapitel III. Abschnitt: Studienrechtliche Bestimmungen [ 24 Prüfungstermine] Stellen Sie das Abmelde-Ende -Datum auf max. 3 Tage vor der Prüfung ein. Siehe Satzung Kapitel III. Abschnitt: Studienrechtliche Bestimmungen [ 25 (4)]. Konfigurationseinstellungen dazu finden Sie unter Pkt. Einstellungen zu Termin anlegen/bearbeiten Verweis auf die SATZUNG der BOKU Schränken Sie wie gewünscht die (Selbst-)Anmeldung ein Neuer Prüfungstermin Termin- und Raumreservierung Termin der Raumressource festlegen Abbildung 17: Neuer Prüfungstermin - Raumreservierung Klicken Sie auf den Link Neue Raumreservierung, um die Terminressource eintragen zu können Überprüfen Sie hier die automatisch übernommenen Zeitpunkte der Prüfung. Durch ändern der eingetragenen Zeiten entstehen zusätzliche Vor- und Nachbereitungstermine. Prüfungsanmeldung für Studierende 26 (66)

27 Raumressource suchen Abbildung 18: Neuer Prüfungstermin Raumressource Verwenden Sie die Suchfunktion um den gewünschten Raum auszuwählen (Raumnummer, Zusatzbezeichnung). Alternativ können Sie auch nach Raumtyp filtern Wählen Sie den gewünschten Raum aus der Ergebnisliste. Abbildung 19: Neuer Prüfungstermin - Raumreservierung... Klicken Sie auf TERMIN FÜR DIESEN RAUM EINTRAGEN, um die Raumreservierung abzuschließen. Prüfungsanmeldung für Studierende 27 (66)

28 Termin- und Raumressource speichern Abbildung 20: Neuer Prüfungstermin - Termin und Raumressource speichern Sie sehen in der Spalte Status noch nicht geprüft, da die Terminressource noch nicht gespeichert wurde und somit keine Überprüfung, ob der Raum frei ist, gemacht wurde Klicken Sie nun auf SPEICHERN. Der Status ändert sich auf geplant oder fix Termin- und Raumressource speichern - mit Terminkollision Abbildung 21: Neuer Prüfungstermin - Raumreservierung Beachten Sie die Systemmeldungen am oberen Rand Ihres Bildschirmes. Die gelbe Warnmeldung zeigt eine Terminkollision zu diesem Zeitpunkt an. Bei Terminkollisionen bitte entweder einen anderen Termin wählen oder mit dem/der Raumverantwortlichen sprechen. Abbildung 22: Neuer Prüfungstermin Raumreservierung Bestehende Raumreservierungen können Sie über das Mistkübelsymbol wieder löschen. Es sollte nie mehr als eine Raumreservierung vom Ereignis Prüfungstermin eingetragen sein. Zusätzliche Termine für Vor- und Nachbereitung sind problemlos. Prüfungsanmeldung für Studierende 28 (66)

29 Weitere Raumressource eintragen und speichern Abbildung 23: Neuer Prüfungstermin - Termin und mehrere Raumressourcen gespeichert und bestätigt Sie sehen in der Spalte Orte, dass 3 Räume (SR 04, SR 05 und SR 06) zu diesem Prüfungstermin eingetragen wurden. Wobei wiederum 2 mit einer Aufbau und Vorbereitungs - und Nachbereitungs -Zeitressource gespeichert wurden Kontrollieren Sie nun in der Spalte Status, ob alle Termine von den Raumverantwortlichen bestätigt wurden und auf fix stehen Löschen Sie nun gegebenenfalls all jene Raumressourcen heraus, die abgelehnt wurden. Sobald auch nur ein unbestätigter Raum erhalten bleibt sehen die Studierenden gar keinen Raum und wissen nicht wo die Prüfung stattfindet. Prüfungsanmeldung für Studierende 29 (66)

30 Studierendensicht: Prüfungstermine mit mehreren Raumressourcen eingetragen Abbildung 24: Studierendensicht: Prüfungstermin Anzeige mehrerer Räume Sie sehen aus Sicht eines Studenten, die Liste seiner Prüfungstermine und im speziellen die Anzeige, wenn eine Prüfung auf mehrere Räume aufgeteilt wird. ACHTUNG:... Die studierenden sehen nur dann einen Ort, wenn alle Raumressourcen bestätigt wurden (siehe Punkt ) Studierendensicht: Terminkalender - Prüfungstermine mit mehreren Raumressourcen Abbildung 25: Studierendensicht: Ansicht des Prüfungstermins im Terminkalender Terminkalender auf Tagesansicht gestellt Anzeige aller 3 Räume zu diesem einen Prüfungstermin. Prüfungsanmeldung für Studierende 30 (66)

31 3.2 Prüfungstermin ändern Abbildung 26: Prüfungstermin ändern Klicken Sie auf den PFEIL( ) jener Prüfung, die Sie ändern möchten und führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Danach speichern. 3.3 Prüfung kopieren aus bestehenden Terminen ACHTUNG:... Nur in Ansicht Bearbeiten und Gültige möglich. Was wird kopiert? Die Einstellungen des ursprünglichen Termins (zugeordnete Prüfer, max. Teilnehmer, Raumzuordnung, angehakte/nicht angehakte Optionen) werden in die Kopie übernommen, aber keine Informationen aus der Kandidat/innen-Liste. Beim Termindatum können Sie folgendes angeben: a) ein bestimmtes Datum für die neuen Prüfungen, oder b) einen Zeitabstand zur ursprünglichen Prüfung (Referenztermin). Das Datum pro Prüfung wird dann automatisch ermittelt. In beiden Fällen wird ggf. eine festgelegte An- und Abmeldefrist automatisch angepasst, mit dem gleichen Abstand in Tagen wie bei der ursprünglichen Prüfung. Prüfungsanmeldung für Studierende 31 (66)

32 Abbildung 27: Prüfung kopieren Markieren Sie die Prüfung, die Sie kopieren möchten Klicken Sie im Navigationsmenü auf Prüfungstermine kopieren. Abbildung 28: Prüfung kopieren starten Wählen Sie die richtige Veranstaltung (LV) und tragen Sie das neue Prüfungsdatum ein. Prüfungsanmeldung für Studierende 32 (66)

33 2.... Klicken Sie nun auf PRÜFUNGSERSTELLUNG STARTEN. Abbildung 29: Studierende aus der Warteliste übernehmen Sie sehen, es befinden sich Studierende in der Warteliste Sie können Kandidaten, die in der Warteliste eingetragen waren, gleich zum neuen Prüfungstermin anmelden. Klicken Sie dazu auf OK. Es werden nun so viele Studierende zum neuen Termin angemeldet, so viele Plätze vorhanden sind. Wenn die Studierenden nicht übernommen werden konnten, hängt es sehr oft vom eingestellten Anmelde bis Datum ab, welches die Studierenden bei der Prüfungsanmeldung selbst gesetzt haben. Genaueres nachzulesen im Pkt Warteliste für Studierende Detailliertere Informationen. 3.4 Kandidaten zu Prüfung anmelden Abbildung 30: Studierende zu Prüfungen anmelden... Klicken Sie auf eines der Module z.b.: Prüfungsan-/abmeldung. Sie gelangen in die Prüfungs-/Beurteilungsliste und können die Ansichten jederzeit wechseln. Prüfungsanmeldung für Studierende 33 (66)

34 Abbildung 31:Studierende zu Prüfungen anmelden Hier können Sie die Ansicht umschalten. Gleiche Funktion wie bei der Modulauswahl Um Studierende anzumelden haben Sie zwei Möglichkeiten. 1. Möglichkeit: Klicken Sie auf den Button ANMELDEN in der Spalte Anmeldung. Wenn die Spalte Anmeldung nicht sichtbar ist, können Sie diese im Navigations-Menü unter Einstellungen Ändern einschalten. Diese Spalte ist dann in der Ansicht Bearbeiten und Anmelden sichtbar Studierende anmelden - 2. Möglichkeit: Klicken Sie auf die Personen-Anzahl, um in die Kandidat/innen-Liste zu gelangen. Weiter im Navigations-Menü (rechts oben) auf den Link Anmelden klicken. Prüfungsanmeldung für Studierende 34 (66)

35 3.4.1 Studierende anmelden Abbildung 32: Studierende mit richtigem Studium anmelden Tragen Sie die Matrikelnummer oder den Namen ein, und klicken Sie auf SUCHEN Klicken Sie auf die Ziffer 2 ihres Nummernblockes oder auf ANMELDEN TASTE(2). Abbildung 33: Studierende mit richtigem Studium anmelden Wählen Sie das richtige Studium aus, in diesem Fall hat der Studierende nur ein Studium. Prüfungsanmeldung für Studierende 35 (66)

36 4.... Klicken Sie anschließend auf KANDIDATIN ANMELDEN. Hinweis: Sie können somit weitere Studierende zu einer Prüfung anmelden, obwohl die maximale Teilnehmerzahl bereits erreicht wurde. Sehen Sie die Systemmeldung am oberen Rand der Abbildung Kandidaten abmelden oder in andere Termine verschieben/kopieren (ummelden) Rufen Sie das Modul Prüfung anlegen-/bearbeiten auf Abbildung 34: Kandidat/innen-Liste aufrufen Klicken Sie auf die Personen-Anzahl, um die Kandidat/innen-Liste zu öffnen. Prüfungsanmeldung für Studierende 36 (66)

37 Abbildung 35: Studierende markieren und Details ansehen Markieren Sie den/die Studierende/n Klicken Sie nun auf Kandidatinnen verschieben Kandidaten in eine andere zukünftige Prüfung verschieben (ummelden) Verschieben bedeutet, dass die Kandidatinnen von einer Prüfung abgemeldet und bei einem anderen Termin angemeldet werden. Die Voraussetzungsüberprüfung wird durchgeführt und bei zukünftigen, veröffentlichten Prüfungen werden die Kandidat/innen automatisch per verständigt. Das Verschieben von Kandidaten zwischen Prüfungen ist vor oder nach der Prüfung möglich. Eventuell schon erfasste Teilergebnisse werden mit verschoben. Prüfer/innen können Kandidaten nur zwischen eigenen Prüfungen verschieben. Anwendungsfälle für das Verschieben nach der Prüfung: Prüfungsanmeldung für Studierende 37 (66)

38 Beispiel 1: Es gibt zwei Teilklausuren, und die Kandidaten sollen nach der absolvierten 1. Teilklausur in die 2. Teilklausur verschoben werden. Beispiel 2: Es gibt bei einem Termin 3 Prüfer. Es wird zuerst Termin 1 angelegt und publiziert und zur Anmeldung freigegeben. Später legt man 2 weitere nicht publizierte Termine an und verschiebt dann die Kandidaten, um sie auf die 3 Prüfungen (und somit Prüfer) aufzuteilen. Detaillierte Beschreibung zum Thema Teilergebnisse entnehmen Sie bitte dem Dokument Erfassung von Teilergebnisse für Lehrende unter: Abbildung 36: Studierende in eine andere Prüfung verschieben Es sind keine Einträge vorhanden, da für diese LV noch keine weiteren Prüfungen angelegt wurden Kandidat/innen in andere Prüfung kopieren Wenn Sie die gleichen Personen bei mehreren Prüfungen anmelden wollen, können Sie sie zunächst bei einer Prüfung anmelden und dann in andere Prüfungen kopieren. Beim Kopieren von Kandidaten werden eventuell vorhandene Teilergebnisse nicht kopiert. In andere Termine für die gleiche LV können nur beurteilte Kandidat/innen kopiert werden (da keine gleichzeitige Anmeldung zur gleichen LV möglich ist wenn hingegen eine Beurteilung vorliegt, ist die nochmalige Anmeldung zur gleichen LV zwecks Verbesserungsversuchs innerhalb von 6 Monaten möglich). Prüfer/innen können Kandidaten nur zwischen eigenen Prüfungen kopieren. Wie Sie zu dieser Eingabemaske gelangen lesen Sie bitte weiter oben unter Studierende anmelden Pkt nach. Prüfungsanmeldung für Studierende 38 (66)

39 Abbildung 37: Studierende in andere Prüfung verschieben Einschränkung ausschalten, um Kandidaten zu einer andern Prüfung zu kopieren (ohne eventuellen vorhandenen Teilergebnissen) Wählen Sie auf die Prüfung aus und klicken Sie diese an Klicken Sie nun auf WEITER. Prüfungsanmeldung für Studierende 39 (66)

40 Abbildung 38: Studierende in andere Prüfung verschieben (2)... Klicken Sie auf VERSCHIEBEN, um alle Kandidaten zur neuen Prüfung anzumelden. Abbildung 39: Ergebnis - Studierende in andere Prüfung verschoben Anmeldung war Erfolgreich Die Information im Info-Feld zeigt, dass die maximale Teilnehmerzahl überschritten wurde (bei dieser Prüfung Limit mit 1 Person gesetzt). Sie konnten trotzdem weitere Kandidaten zu dieser Prüfung anmelden. Damit erhöht sich die Anzahl der Prüfungsteilnehmer/innen Klicken Sie nun auf BEENDEN. Prüfungsanmeldung für Studierende 40 (66)

41 3.5 Prüfungsvoraussetzung eines Studierenden überprüfen Bei der Prüfungsanmeldung werden eine Reihe von Überprüfungen durchgeführt (z.b. ob der Studierende einen gültigen Studienstatus hat, ob er die Voraussetzungen laut Studienplan erfüllt, etc.). Wenn Studierende sich selbst zur Prüfung anmelden, gelten alle Voraussetzungen. Bei Anmelden durch Bedienstete gilt Folgendes: Personen, die die Funktion Prüfer/in und Prüfungsverwaltung innehaben, dürfen Studierende auch dann anmelden, wenn diese folgende Voraussetzungen nicht erfüllen: Einschränkungen, die bei der Prüfung festgelegt wurden (z.b. max. Teilnehmerzahl oder Ende der Anmeldefrist überschritten) Voraussetzungen lt. Studienplan (z.b. bestimmte LV nicht absolviert; nicht im richtigen Studienabschnitt oder STEOP-Regelung siehe Pkt STEOP-Überprüfung). ECTS-Vorziehregelung für das Masterstudium. Etc. Voraussetzung Studienstatus bei Prüfungsanmeldung (Standardverhalten): Prüfungen in der Vergangenheit: Studierende können nur dann angemeldet werden, wenn sie - je nach zentraler Einstellung - am Beginn des betreffenden Semesters oder am Prüfungstag - einen zulässigen Studienstatus haben (z.b. weitergemeldet sind). Prüfungen am Anmeldetag ( heute ) oder in der Zukunft: Der Studienstatus am Tag der Anmeldung und am Termindatum wird überprüft. Prüfungsanmeldung für Studierende 41 (66)

42 3.5.1 STEOP-Überprüfung STEOP-Überprüfung Ansicht aus der Kandidat/innen-Liste Abbildung 40: Studierende/r ist STEOP pflichtig Sie können hier erkennen, dass sich der/die Studierende der STEOP unterliegt. Klicken Sie auf den Link STEOP, um die Details dazu zu sehen Klicken Sie dazu auf den Namen, um zur Studierendenkartei der/des Studierenden zu gelangen. Prüfungsanmeldung für Studierende 42 (66)

43 Abbildung 41: STEOP-Regeln Sie sehen hier, dass die Studierende noch keine STEOP-LV ( ) positiv abgelegt hat Trotzdem konnte Sie sich zur Prüfung anmelden, da diese Lehrveranstaltungsprüfung eine Freifach-LV ist und nicht der STEOP unterliegt. Prüfungsanmeldung für Studierende 43 (66)

44 STEOP-Überprüfung über Studierendenkartei Abbildung 42: STEOP-Überprüfung Ansicht in der Studierendenkartei Sie sehen hier, dass die STEOP noch nicht erfüllt wurde. Klicken Sie nun auf das weiße X ( ), um die Details einsehen zu können. Abbildung 43: STEOP-Überprüfung Detailansicht in der Studierendenkartei Sie sehen, dass noch keine STEOP-Prüfung erfüllt wurde. Prüfungsanmeldung für Studierende 44 (66)

45 3.5.2 Anmeldevoraussetzungen anzeigen Abbildung 44: Anmeldevoraussetzung starten Setzen Sie keine Markierungen, da alle Studierenden auf einmal überprüft werden Klicken Sie nun auf Anmeldevoraussetzungen anzeigen. Prüfungsanmeldung für Studierende 45 (66)

46 Abbildung 45: Prüfungsvoraussetzungen anzeigen... Klicken Sie auf Voraussetzungen lt. SPO/Studienplan anzeigen. Abbildung 46: Bestätigung Prüfungsanmeldung für Studierende 46 (66)

47 Abbildung 47: Überprüfung abgeschlossen... Sie sehen hier, die Überprüfung war in Ordnung.... Klicken Sie nun auf ABBRECHEN/SCHLIESSEN. ACHTUNG:... Sie müssen bitte jeden Studierenden überprüfen, den Sie über die Applikation Prüfungsmanagement eingetragen haben. Die Überprüfung findet nur automatisch bei Anmeldung der Studierenden selbst statt. 3.6 Ausdrucke - Listen und Formulare drucken Sie können jederzeit diverse Listen als Hilfsmittel bei der Prüfung drucken, z.b.: Die aktuelle Teilnehmerliste, Teilnehmerliste mit Foto, etc.. Beurteilungsformular mit einer auswählbaren Anzahl an Spalten für Prüfungsfragen und einer Spalte für die Note. Einige Drucklisten (z.b. Teilnehmerlisten), können für gültig gesetzte Prüfungen nicht mehr gedruckt werden. Im Navigationsbereich unter Drucken finden Sie alle Drucklisten. Wählen Sie die gewünschte aus und verwenden Sie dann entweder das PDF -Icon um die Liste/das Formular im PDF- Format zu erzeugen oder das HTML -Icon für die Ausgabe im HTML-Format. Prüfungsanmeldung für Studierende 47 (66)

48 3.6.1 Drucklisten Markieren Sie Ihre Prüfung. Abbildung 48: Druckliste auswählen Wählen Sie über das Drop-down-Menü Ihre Druckliste aus und klicken Sie nun auf das Icon PDF oder HTML, um Ihre Liste zu erzeugen und drucken zu können. Prüfungsanmeldung für Studierende 48 (66)

49 3.6.2 Teilnehmerdruckliste Teilnehmerliste mit Antrittsversuchen Abbildung 49: Teilnehmerliste zum Drucken Rufen Sie dazu die TeilnehmerInnen-Liste Ihrer LV-Prüfung auf Markieren Sie alle Teilnehmer Abbildung 50:Teilnehmerliste mit Antrittsversuchen aufrufen Wählen Sie die KandidatInnen-Liste, intern oder KandidatInnen-Liste mit Foto, um zur KandidatInnen-Liste mit Antrittsversuchen zu gelangen und klicken Sie nun auf das Icon PDF oder HTML, um Ihre Liste zu erzeugen. Prüfungsanmeldung für Studierende 49 (66)

50 Abbildung 51: Teilnehmerliste mit Antrittsversuchen anzeigen 3.7 Prüfungsergebnisse in Kandidatinnen-Liste weitere Informationen zu Studierenden erfassen Rufen Sie die KandidatInnen-Liste auf. Abbildung 52: Prüfungsergebnisse verwalten Prüfungsanmeldung für Studierende 50 (66)

51 1.... Tragen Sie die Benotung für die Studierenden ein Ergänzen Sie eventuell das Feld Information welches an die Studierenden per E- Mail versendet werden kann Mit dem Bleistift ( ) im Überschriftenfeld Information können Sie Informationen für alle Studierenden auf einmal eintragen werden Klicken Sie nun auf SPEICHERN. Wichtig:... Wenn Sie die Prüfung an die Studienabteilung übermitteln möchten, darf grundsätzlich kein Studierender mit X Nicht erschienen mehr in der Prüfungsliste enthalten sein. Melden Sie diese Kandidaten ab, nachdem Sie die Benotung X erfasst haben, dadurch wird die Prüfungssperre aktiv. Prüfungsanmeldung für Studierende 51 (66)

52 3.8 Übermittlung der Prüfungsdaten an Studierende: Falls gewünscht können Sie die Studierenden per informieren, dass die Benotung abgeschlossen und eine Noteneinsicht möglich ist. Abbildung 53: Prüfungsergebnisse per versenden Sie sehen den Eintrag mit X Nicht erschienen Klicken Sie auf Prüfungsergebnisse und Spalte Information, um die Felder Note und Information bei Bedarf an die Studierenden vorab zu kommunizieren. Prüfungsanmeldung für Studierende 52 (66)

53 3.8.1 Übermittlung der Prüfungsdaten per Abbildung 54: an Studierende versenden Haken Sie die Prüfungsergebnisse an, und eventuell die Spalte Information, damit jeder Studierende per eine persönliche Verständigung bekommen kann. Außerdem können die Studierenden die Noten in Ihrer Applikation Prüfungsergebnisse einsehen, aber noch nicht ausdrucken Klicken Sie nun auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Prüfungsanmeldung für Studierende 53 (66)

54 3.9 Prüfungsprotokoll drucken Prüfungsprotokoll drucken Prozess starten Abbildung 55: Prüfungsprotokoll drucken Sie haben die Noten nun eingetragen und auf SPEICHERN geklickt. Im obigen Abbild sehen Sie, dass Studierende enthalten sind, die noch nicht beurteilt, oder mit X Nicht erschienen eingetragen sind. Sie haben nun die Möglichkeit diese zu markieren und abzumelden, oder sie über das Prüfungsprotokoll in einen Paralleltermin zu verschieben. Sehen Sie dazu bitte die Abbildung 56: Erstellen des Prüfungsprotokolls und Studierende in einen Paralleltermin verschieben oder abmelden Wählen Sie unter Drucken das Drop-down-Menü das Prüfungsprotokoll aus, und klicken Sie nun auf das Icon PDF oder HTML, um dieses zu erzeugen und anschließend drucken zu können. Prüfungsanmeldung für Studierende 54 (66)

55 3.9.2 Unbeurteilte Studierende ab-/ummelden Studierende können während des Prüfungsprotokolldruckens in eine Kopie der Prüfungstermins verschoben oder abgemeldet werden. Abbildung 56: Erstellen des Prüfungsprotokolls und Studierende in einen Paralleltermin verschieben oder abmelden Sie sehen, dass bei 2 Studierenden die Benotung nicht eingetragen wurde, X Nicht erschienen ist hier als keine gültige Note zu werten, da diese Studierende abgemeldet werden muss, damit die Sperrdauer greift Sie haben nun zwei Option zur Verfügung: 1. Unbeurteilte KandidatInnen später beurteilen, damit wird eine Kopie der Prüfung zum selben Termin erzeugt wo die Studierenden auch jene, die eine Sperre eingetragen haben verschoben werden ACHTUNG: Ab dem SPEICHERN der Note eines Studierenden mit X Nicht erschienen greift die eingetragene Sperrdauer und der Studierende kann sich erst danach zur Prüfung wieder anmelden. 2. Sie melden die Studierenden einfach ab Klicken Sie auf Ausführen und Protokoll drucken, um zum Prüfungsprotokoll zu gelangen. Wichtig:... Wenn Sie das Prüfungsprotokoll ausgedruckt haben und noch nachträglich eine Note ändern müssen, drucken Sie bitte danach ein neues Prüfungsprotokoll aus. Prüfungsanmeldung für Studierende 55 (66)

56 3.9.3 Prüfungsprotokoll drucken Abbildung 57: Prüfungsprotokoll zum Unterschreiben ausdrucken Wichtig:... Das Prüfungsprotokoll bitte einfach ausdrucken, von der/dem Prüfer/in unterschreiben lassen. Danach kann die Prüfung von dem/der Prüfer/in oder von ihm/ihr berechtigten Personen gültig gesetzt werden Prüfung dezentral gültig setzen Abbildung 58: Prüfung gültig setzen... Setzen Sie links bei der gewünschten Prüfung einen Haken, im Navigationsfeld rechts oben erschein Gültig setzen. Prüfungsanmeldung für Studierende 56 (66)

57 ... Klicken Sie auf WEITER. Abbildung 59: Prüfung gültig setzen, Schritt 2 Abbildung 60: Abschluss, Prüfung ist gültig Die Prüfung ist gültig gesetzt worden, die Bearbeitung ist damit abgeschlossen. Prüfungsanmeldung für Studierende 57 (66)

58 3.10 Wartelisten Definition Die Warteliste gilt für eine Prüfungsanmeldung zu einer Lehrveranstaltung, und zwar immer in Kombination mit einer bestimmten Person (der Prüferin/dem Prüfer). Beispiel: Eine Studierende möchte sich zu einer Prüfung der Lehrveranstaltung Ressourcenmärkte, Prüferin Schiebel Walter, anmelden und wird aus Platzmangel auf die Warteliste gesetzt. Dies wäre dann die Warteliste Ressourcenmärkte / Schiebel Walter. Eine Warteliste gilt, unabhängig vom Abhaltungssemester, für alle (auch zukünftige) Prüfungen der gleichen Lehrveranstaltung mit gleichem Prüfer. Abbildung 61: Warteliste der Studierenden öffnen... Klicken Sie nun auf die PERSONEN-ZAHL in der Spalte Warteliste, um die Reihung der Studierenden einzusehen Reihung in der Warteliste Die Reihung erfolgt nach drei Hauptkriterien der folgenden Priorität: 1.) Anmeldetag (nicht der genaue Zeitpunkt, um gleichzeitige Massenanmeldungen zu vermeiden). 2.) Pflichtfach vor Wahlfach (lt. Studienplan des Studierenden) 3.) Anmeldereihenfolge Das heißt: Melden sich mehrere Studierende am gleichen Tag zur Warteliste an, so werden jene Studierenden (die sich am gleichen Tag anmelden) bevorzugt, welche die LV - Prüfung als Prüfungsanmeldung für Studierende 58 (66)

59 Pflichtfach für Ihren Studienplan benötigen. Die nächste Priorität haben diejenigen, bei denen die LV - Prüfung ein Wahlfach ist, und erst danach erfolgt die Reihung anhand des Anmeldezeitpunkts Warteliste für Studierende Detailliertere Informationen Weitere Informationen aus Sicht der Studierenden finden Sie unter: Studierende von der Warteliste in die Prüfung übernehmen Abbildung 62: Studierenden von der Warteliste in die Prüfung übernehmen Sie können nun die nächsten der Warteliste zur Prüfung übernehmen, tragen Sie dazu die Anzahl der Studierenden ein Klicken Sie auf ZUM PRÜFUNGSTERMIN ANMELDEN. Ergebnis:... Der erste Studierende aus der Warteliste wird zur Prüfung angemeldet Infofeld: Anmeldung OK 3.11 Zeugnisse nacherfassen Voraussetzung: Die LV muss im System existieren. Wenn nicht bitte über die Applikation Lehrerhebung erfassen. Prüfungsanmeldung für Studierende 59 (66)

60 Erfassen von Zeugnissen der eigenen Universität/Hochschule Die reguläre Vorgangsweise (LV erfassen, Termin erfassen, Note erfassen) ist immer dann nötig, wenn es sich um eine Lehrveranstaltung der eigenen Universität handelt und wenn die Verbindung zum Studienplan wichtig ist. a) Prüfung eingeben Dieser Termin sollte nicht im Web aufscheinen. Sie müssen nur folgende Informationen eingeben; die restlichen Angaben sind für eine Nacherfassung nicht relevant: Prüfungstyp, Lehrveranstaltung, Termindatum. Kontrollieren Sie die zugeordnete Notenskala und den Prüfungsmodus, sowie ob der vorgegebene Prüfer der richtige ist. Wenn notwendig, ordnen Sie den tatsächlichen Prüfer zu. b) Kandidaten anmelden Melden Sie den/die Studierenden, deren Prüfungsergebnisse vorliegen, zum Termin an. c) Weitere Schritte Noteneingabe, Drucken der Prüfungsprotokolle und Übermittlung an die Fachabteilung erfolgen wie bei realen Prüfungen Erstellen von LV-Prüfungen aus der LV-Teilnehmerverwaltung Zweck Personen mit der Funktion Prüfungsverwaltung oder Prüfer/in mit Berechtigung für die LV-Teilnehmerverwaltung können aus der Gruppenliste der LV Prüfungen erstellen ( Prüfer/in nur für eigene Gruppen) und diese im Prüfungsmanagement bearbeiten. Die so erstellten Termine dienen nicht zur Selbst-Anmeldung von Studierenden, sondern zum zeitsparenden Eingeben der Beurteilungen. Das ist besonders bei LV mit immanentem Prüfungscharakter sinnvoll oder wenn feststeht, dass alle LV-Teilnehmer die Prüfungsvoraussetzungen erfüllen. Alle Anmeldechecks werden durchgeführt Möglichkeiten und Berechtigungen LV mit einer Teilnehmergruppe (Standardgruppe): Alle LV-Teilnehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, werden automatisch angemeldet. LV mit mehreren Gruppen: Personen mit der Funktion Prüfungsverwaltung können in einem Schritt Prüfungen pro Gruppe erstellen und die LV-Teilnehmer der jeweiligen Gruppe automatisch anmelden, wenn die Vortragenden für jede Gruppe unterschiedlich sind und wenn es pro Gruppe nur einen Vortragenden gibt. Personen mit der Funktion Prüfer/in können nur Prüfungen für ihre Gruppe erstellen. Prüfungsanmeldung für Studierende 60 (66)