Microsoft Office PowerPoint Das Handbuch, 3. Auflage

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1 Microsoft Office PowerPoint Das Handbuch, 3. Auflage von Dieter Schiecke, Pia Bork, Eckehard Pfeifer Neuausgabe Microsoft Office PowerPoint Das Handbuch, 3. Auflage Schiecke / Bork / Pfeifer schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Präsentationsgraphik Microsoft 2007 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office PowerPoint Das Handbuch, 3. Auflage Schiecke / Bork / Pfeifer

2 PowerPoint und die anderen In diesem Kapitel: Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen 800 Andere Möglichkeiten der Teamarbeit 810 Zusammenfassung

3 Neu Dieses Kapitel befasst sich im ersten Teil mit dem neuen Feature Freigegebener Arbeitsbereich und wendet sich in erster Linie an Mitarbeiter mittlerer und größerer Unternehmen. Für Mitarbeiter kleinerer Unternehmen besteht eventuell aus organisatorischen Gründen und Gründen der notwendigen technischen Vorbereitungen nicht unbedingt die Notwendigkeit, die vorgestellten Methoden der gemeinsamen Dokumentnutzung anzuwenden. Auch werden Heimnutzer in eher seltenen Fällen über die technischen Voraussetzungen verfügen, wobei jedoch immer mehr Internet-Provider zu immer günstigeren Preisen solche Voraussetzungen anbieten. Wer von Ihnen bereits die Möglichkeiten des Arbeitens unter SharePoint Team Services bzw. Share- Point Portal Server 1.0 genutzt hat, wird begeistert sein, dass mit den neuen Techniken von Windows SharePoint Services bzw. SharePoint Portal Server 2003 die Integration der Office-Anwendungen ein Niveau erreicht, auf dem es wirklich Spaß machen kann, Document Sharing im Team umzusetzen. Im zweiten Teil dieses Kapitels werden weitere Möglichkeiten der Teamarbeit beleuchtet. Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen Die technischen Voraussetzungen Da die neuen Möglichkeiten.NET-basiert funktionieren, ist es notwendig, auf dem als Server des Intranets fungierenden Computer (oder zu Übungszwecken auf dem lokalen Rechner) das neueste Betriebssystem Windows 2003 Server installiert zu haben. Document Sharing im o.g. Sinne setzt außerdem voraus, dass auf dem Server der Internet Information Server 6.0 aktiviert und Windows SharePoint Services installiert wurden. Die Verwaltung des letzten Dienstes kann in diesem Handbuch ebenso wie die Anpassung der Seiten nicht im Detail beschrieben werden. Wichtig ist, dass mit Start/Verwaltung/SharePoint-Zentraladministration ein webbasierter Zugriff unter Nutzung des Internet Explorer auf die Administrationsseiten der Teamwebsite (das ist der Standardname) gelingt, deren Bedienung außerordentlich intuitiv erfolgen kann. Damit der einzelne Websitenutzer an den Diskussionen beteiligt werden kann, ist er durch den Administrator in eine der folgenden vier Gruppen mit Zugangsnamen und Passwort aufzunehmen: Leser: Haben nur Lese-Zugriff auf die bestehende Website Teilnehmer: Können Inhalte zu bereits bestehenden Listen oder Dokumentbibliotheken hinzufügen Webdesigner: Können Listen oder Dokumentbibliotheken erstellen sowie Seiten anpassen. Diese Stufe erlaubt noch nicht das Einrichten freigegebener Arbeitsbereiche, wie es im Folgenden beschrieben wird. Hierzu muss durch den Administrator die entsprechende Einstellung am Server vorgenommen werden. Administrator: Hat volle Kontrolle über die Website PROFITIPP Diese vier Grundtypen von Teilnehmern werden als Standard vorgegeben. Haben Sie Rechte zur Verwaltung der auf höchster Ebene stehenden bzw. den darunter liegenden Websites (Arbeitsbereichen), so können Sie weitere Websitegruppen einrichten. Deren Namen und Rechte können/sollten der Unternehmensstruktur angepasst sein, wobei die grundlegenden Informationen aus dem Active Directory (im Falle einer Domäne) stammen bzw. den Benutzer- und Gruppendefinitionen (im Falle von Arbeitsgruppen-Netzwerken) angepasst sein sollten. 800

4 Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen Abbildg Die Mitarbeiter des Controllings wurden vom Initiator des Arbeitsbereichs zu einer Diskussion über die Nutzung von Webkomponenten in PowerPoint-Präsentationen eingeladen und erhielten spezielle Berechtigungen PowerPoint und die anderen Die folgenden Einstellungen sind modifizierbar und deuten dabei an, dass es strenger Vorbereitungen und Protokollierung dessen bedarf, was am Ende reibungslos funktionieren soll: Listenzugriffsrechte Hierzu gehört das Verwalten der Listenberechtigungen (Zugriffsberechtigungen auf eine Liste erteilen, verweigern oder ändern), das Verwalten der Listen selbst (Listeninhalt genehmigen, Spalten in einer Liste hinzufügen oder entfernen, öffentliche Ansichten einer Liste hinzufügen oder entfernen), das Hinzufügen, das Bearbeiten und das Löschen von Einträgen sowie das Einrichten von -Benachrichtigungen für Listen. Websitezugriffsrechte Das ist das Verwalten von Websitegruppen (Erstellen, Ändern und Löschen), das Hinzufügen von Benutzern und das Festlegen von Rechten für eine Websitegruppe. Auch gehört hierzu das Erstellen von Unterwebsites, das Verwalten der Website selbst, das Hinzufügen und Anpassen von Seiten und Webparts (funktionelle Bausteinen einer Seite). Persönliche Zugriffsrechte Das ist das Verwalten so genannter persönlicher Ansichten mit persönlichen Listenansichten, privaten und personalisierten Webparts sowie das Erstellen von websiteübergreifenden Gruppen. 801

5 Einen Dokumentarbeitsbereich auf dem Server einrichten Haben Sie von Ihrem Administrator die Erlaubnis zum Erstellen von Dokumentarbeitsbereichen erhalten, so ist der weitere Weg außerordentlich intuitiv. Der Zugriff auf die Teamwebsite erfolgt unmittelbar aus PowerPoint heraus. Sie müssen also die gewohnte Arbeitsumgebung nicht mehr verlassen, um Ihre Ergebnisse über Umwege datei- oder webbasiert bekannt zu machen. Insbesondere entfällt auch das eher aufwändige Verschicken per , da Mitglieder der Arbeitsbereiche, die durch den Initiator des Dokumentarbeitsbereichs benannt werden, automatische Mitteilungen über Einrichtung und Änderungen erhalten. Und so können Sie vorgehen: 1. Erstellen Sie zuerst eine Präsentation Ihrer Wahl und speichern Sie diese lokal, also auf Ihrem Arbeitsrechner ab. 2. Lassen Sie sich den Aufgabenbereich über den Menübefehl Ansicht/Aufgabenbereich anzeigen und wechseln Sie dort zu der Option Freigegebener Arbeitsbereich. Ist die Teamwebsite durch den Administrator eingerichtet, wird sie als Speicherort angezeigt, nachdem Sie wenigstens einmal über darauf zugegriffen haben (Abbildung 31.2). 3. Den Namen für den Dokumentarbeitsbereich können Sie selbst festlegen, vorgeschlagen wird der Name der Präsentation. Mit Hilfe der Schaltfläche Erstellen beginnt die Bereitstellung. Damit diese erfolgreich verläuft, müssen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten (die Sie vom Administrator erfahren) und einem gültigen Passwort anmelden. 4. Nach erfolgreicher Veröffentlichung werden alle Registerkarten des Aufgabenbereichs aktiv. Abbildg Dokumente in freigegebenen Arbeitsbereichen ablegen eine Sache von Sekunden. Danach stehen diese den Teammitgliedern zur Verfügung. Diese können Dokumente lesen und ggf. auch bearbeiten. Sie als Eigentümer behalten vom Arbeitsplatz aus die volle Kontrolle. 802

6 Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen Ein Hyperlink ganz oben im Aufgabenbereich bringt Sie sofort zur Teamwebsite, wo Sie das Aussehen und die Inhalte Ihres eben eingerichteten Arbeitsbereichs anpassen können. Verschiedene Details können Sie aber auch aus dem Aufgabenbereich selbst erledigen. Mitglieder einladen Nach der Veröffentlichung nutzen Sie die Registerkarte Mitglieder im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich, um Ihre Diskussionspartner und eventuellen Co-Autoren zu benachrichtigen (Abbildung 31.3). PowerPoint und die anderen Abbildg Mitglieder einladen leicht gemacht ein Assistent erledigt die wesentlichen Dinge (Neue Mitglieder hinzufügen) Dies können Sie per tun (etwas unkomfortabel) bzw. über einen Assistenten. Dazu steht Ihnen die Funktion Neue Mitglieder hinzufügen in Form eines Hyperlinks zur Verfügung. Diese ruft den Assistenten auf, dem Sie Benutzernamen bzw. -Adresse Ihres Ansprechpartners übergeben und dabei festlegen, welche Rechte (über die Zuordnung zu einer Websitegruppe) vergeben werden sollen. Eine mit den notwendigen Informationen und dem Hyperlink zum Arbeitsbereich wird für den Versand vorbereitet. Neue Mitglieder erscheinen auf der Registerkarte; ist der Windows Messenger aktiv, wird darüber informiert, ob der Teampartner online ist und die Diskussion so bald wie möglich beginnen kann. 803

7 Der Umfang wächst Mit dem Einrichten des Arbeitsbereichs ist der erste Schritt getan. Sie können sofort oder aber im Verlauf der weiteren Zusammenarbeit diesen Arbeitsbereich gestalten und/oder weitere Dokumente hinzufügen. Hierzu steht Ihnen die Registerkarte Dokumente des Aufgabenbereichs zur Verfügung (Abbildung 31.4). Abbildg Auf der Teamwebsite entsteht Stück für Stück ein Arbeitsbereich aus Ordnern, Dokumenten, Aufgaben, Hyperlinks unter Einbeziehung des gesamten Teams Sie verwalten hier nicht nur einzelne Dateien, sondern ganze Ordner hinzufügen, füllen/modifizieren, entfernen. Und alles»ohne Ihren Platz zu verlassen«, also aus PowerPoint heraus. Weitere Möglichkeiten Es gibt noch zwei weitere Registerkarten, deren Gebrauch sich nahezu von selbst erklärt: Aufgaben und Hyperlinks. Das Hinzufügen einer neuen Aufgabe geschieht nach Klick auf Neue Aufgabe hinzufügen in einem Dialogfeld. Der Klick auf Über Aufgaben benachrichtigen fordert von Ihnen die Anmeldung am Server und führt Sie dort auf eine Seite, auf der Sie einstellen können, ob und wie Sie über Änderungen in den Aufgaben zu Ihrem Arbeitsbereich informiert werden möchten. Abbildung 31.5 zeigt die Einstellungen. 804

8 Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen Abbildg Zusammenarbeit auf höchstem Niveau. Nur ein Schritt ist durch Teammitglieder zu gehen auf der Website einen Eintrag vorzunehmen. Den Rest - hier die Benachrichtigungen - erledigen die SharePoint Services. PowerPoint und die anderen Analog erfolgt das Hinzufügen von Hyperlinks und das Einstellen über Benachrichtigungen, die durch von Teammitgliedern hinzugefügte Hyperlinks notwendig werden. Die Kontrolle über das Dokument behalten Den Überblick zu behalten ist sicher am Anfang nicht ganz einfach. Jedes Mal, wenn Sie die lokale Version Ihrer Präsentation öffnen, werden Sie nach Ihrem Aktualisierungswunsch hinsichtlich der Geschehnisse auf dem Server gefragt (Abbildung 31.6). Verwenden Sie die Schaltfläche Nicht aktualisieren, wenn Sie nicht sofort einen Dokumentabgleich»lokale Kopie gegen Serverkopie«durchführen möchten. Sie wählen dann später den Befehl Auf Aktualisierungen prüfen. 805

9 Abbildg Aktualisierung der lokalen Kopie eines Dokuments durch den letzten Stand auf dem Server HINWEIS Nur derjenige, der den Dokumentarbeitsbereich eingerichtet hat, bekommt diesen Service geboten. Auf bestehende Arbeitsbereiche hochgeladene zusätzliche (unterstützende) Dokumente sind vom Hochladenden selbst zu beobachten, sofern dieser nicht mit dem Ersteller identisch ist. Abbildg Die volle Kontrolle über das Dokument, das der Ursprung des Arbeitsbereichs ist das ist Aufgabe dieser Ansicht des Aufgabenbereichs Die volle Kontrolle über das Dokument und seinen umgebenden Dokumentarbeitsbereich übt derjenige, der diesen eingerichtet hat, mit den Möglichkeiten von Aufgabenbereich/Freigegebener Arbeitsbereich und seinen Registerkarten oder durch direkten Zugriff auf die Website aus. Die Registerkarte Dokumentinformationen erlaubt neben den Einstellungen zur Benachrichtigung über Änderungen am Dokument eine weitere Einschränkung der Berechtigungen. Das setzt allerdings voraus, dass es einen Server gibt, auf dem Windows Information Rights Management als Service und auf Ihrem Rechner die Client-Software dazu installiert ist. 806

10 Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen Das Geschehen auf dem Server hinsichtlich der verschiedenen Versionen, die im Laufe der Diskussion zu einem Dokument von diesem entstehen können, hängt von den Einstellungen ab, die Sie für Versionen vorgesehen habe: Jede Version kann von Berechtigten unter Belegung von zusätzlichem Speicherplatz auf dem Server extra gespeichert werden. Diese Einstellung ist nicht Standard, sondern muss auf der Website vorgenommen werden. Anderenfalls überspeichern die Änderungen die jeweils letzte Variante. Weiter oben wurde beschrieben, wie Sie einer automatischen Aktualisierung beim Zugriff zuvorkommen. Der Eigentümer hat die Kontrolle über die Versionen und kann diese ggf. selektiv auf dem Server löschen (Abbildung 31.8). PowerPoint und die anderen Abbildg Versionskontrolle auf dem Server diesen Vorteil genießt jeweils derjenige Mitarbeiter, der den Dokumentarbeitsbereich mit einem ersten Dokument eingerichtet hat PROFITIPP Wenn Sie die Verbindung des lokalen Dokuments zum Server trennen (diese Option wird nach einem Öffnen ohne Aktualisierung auf verschiedenen Registerkarten angeboten), so verlieren Sie die Kontrolle über das Dokument auf dem Server. Sie sollten dann auf keinen Fall den Arbeitsbereich neu einrichten. Wenn Sie wie die anderen Teammitglieder per Internet Explorer auf das Serverdokument zugreifen und es anschließend anstelle des Dokuments auf Ihrem Rechner speichern, werden Sie nach einem möglichen Verbindungsaufbau gefragt, den Sie nur bestätigen müssen. Sie haben dann unter Aufgabenbereich/Dokumentaktualisierungen gewisse Möglichkeiten zum Feinabgleich, ein korrektes Zusammenführen wie unter Word ist in dieser Situation unter PowerPoint offenbar nicht möglich. Die eben beschriebene Methode des Anbindens lokaler Dokumente an Serverdokumente funktioniert nicht für hochgeladene unterstützende Dokumente, es sei denn, es bestand einmal eine Verbindung zum Dokumentarbeitsbereich. Dokumente vergleichen Öffnen Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Präsentation auf dem Arbeitsplatz, so werden Sie nach dem Aktualisieren auf eventuelle Änderungen durch Teammitglieder nicht unbedingt deutlich aufmerksam gemacht. Gibt es Änderungen und haben Sie keine Versionierung auf dem Server vereinbart, bleibt wohl nur ein manueller Abgleich. Sie können dazu im Aufgabenbereich Dokumentaktualisierungen eine schreibgeschützte Version Ihres Arbeitsplatzexemplars öffnen. 807

11 Haben Sie die Versionierung auf dem Server eingestellt, so bietet der Aufgabenbereich Dokumentaktualisierungen nach dem Download zwei Optionen: Aktualisierte Kopie öffnen (das ist die letzte Version auf dem Server) bzw. Vorige Kopie öffnen (das ist die Version davor). Die Wahl der ersten Option überschreibt ohne Warnung das Exemplar auf Ihrem Arbeitsplatz. Die zweite Option lässt Ihnen den manuellen Vergleich. Hat jemand die veröffentlichte Kopie auf dem Server bearbeitet und dort gespeichert, während Sie noch am Original sitzen und dieses noch nicht wieder aktualisiert haben, ist die Situation etwas komplizierter (es gibt wenig Gelegenheit zum Üben und viel zum Verderben der Originale). Zunächst bietet Ihnen der Aufgabenbereich Dokumentaktualisierungen drei Möglichkeiten (Abbildung 31.9): Vergleichen durch Zusammenführen, Vergleich durch»scharfes Hinsehen«(paralleles Öffnen der Arbeitsbereichskopie und manueller Abgleich) oder Verwerfen durch Ersetzen. Entscheiden Sie sich für die erste Option, so erscheint der Aufgabenbereich Revisionen und die Symbolleiste Überarbeiten. Beide helfen Ihnen, Schritt für Schritt die Änderungen durchzugehen und über Annehmen oder Verwerfen zu entscheiden. Anschließend aktualisieren Sie die Arbeitsbereichskopie. Der manuelle Vergleich erfordert wieder Fleiß und Geduld, das Ersetzen ist per Knopfdruck erledigt. Abbildg Komplizierter Abgleich von verschiedenen Versionen 808

12 Freigegebene Dokumentarbeitsbereiche nutzen Abbildg Dienstoptionen einstellen Wie PowerPoint mit in Dokumentarbeitsbereichen hinterlegten»stamm-präsentationen«umgeht, lässt sich unter Extras/Optionen/Allgemein/Dienstoptionen einstellen. Das Dialogfeld aus Abbildung erklärt sich aufgrund der weiter vorn gegebenen Einführungen von selbst. Diese Dienstoptionen betreffen die Aktualisierung lokaler Dokumente mit ihren»zwillingen«auf einem freigegebenen Dokumentarbeitsbereich, der die Team-Diskussionsplattform zum Dokument verkörpert. Ihre Bedeutung erklärt sich aus der obigen Einführung. PowerPoint und die anderen Sich an der Diskussion beteiligen Um sich an der Diskussion in einem Arbeitsbereich zu beteiligen, gibt es wenigsten zwei Varianten: Wenn Sie eine Einladung zu einem Arbeitsbereich per bekommen haben, die durch den Mitglieder-Assistenten des Einladenden erstellt wurde, so nutzen Sie den dortigen Hyperlink zum Sprung auf die Teamwebsite oder Sie gehen im Internet Explorer zur Startseite Ihrer Teamwebsite und suchen dort über Dokumente und Listen/Dokumentarbeitsbereiche den Weg zum Arbeitsbereich Ihrer Wahl. Kürzer geht es mit Angabe der Adresse Je nach den Ihnen zugewiesenen Rechten können Sie Dokumente öffnen, ansehen und ggf. auch ändern. Die Speicherung erfolgt dann direkt auf dem Server, wobei das dortige Dokument überschrieben bzw. in einer gesonderten Version abgelegt wird. Diese Einstellung ist vom Eigentümer vorzunehmen. 809

13 Wollen Sie dem Arbeitsbereich andere Dokumente hinzufügen, so kann das durch direktes Hochladen bereits existierender Dokumente auf der Dokumentarbeitsbereichs-Webseite selbst erfolgen. Später ist das auch aus der jeweiligen Anwendung heraus im Dialogfeld Speichern unter möglich, wenn Webordner unter Netzwerk/Freigegebene Dokumente auf eingerichtet wurden. Die Abbildung zeigt den Stand der Dinge an einem Beispiel. Je nach Zugriffsrechten greifen Sie aktiv in die Gestaltung der Website ein. Abbildg Dokumentarbeitsbereiche auf der Teamwebsite neben Dokumenten lassen sich Ankündigungen, Aufgaben und aktuelle Hyperlinks anbringen Andere Möglichkeiten der Teamarbeit Nutzung von s Sie können natürlich PowerPoint-Präsentationen als Anhang per senden. Denken Sie aber daran, dass im Internet mögliche Empfänger über einen Download von mehreren Megabyte nicht unbedingt begeistert sind. In diesem Fall ist auch das Bereitstellen auf einer Website nur bedingt zu empfehlen (schauen Sie in Kapitel 30 nach, welche Möglichkeiten durch Nutzung HTML-basierter Präsentationen entstehen). Zum Versand haben Sie die Möglichkeit, diesen über die Schaltfläche (als Anlage) direkt aus PowerPoint anzustoßen. Die zu versendende Nachricht ist vorbereitet. Sie können auch den Menü- 810

14 Andere Möglichkeiten der Teamarbeit befehl Datei/Senden an nutzen, dort finden Sie die gleiche Option bzw. den Vorschlag, die Datei zur Überarbeitung zu versenden. Beide Varianten unterscheiden sich im Betreff der Nachricht sowie im vorbereiteten bzw. nicht vorhandenen Text. Verteiler-Empfänger wie bei Word oder Excel gibt es wohl nicht. Auch das Veröffentlichen in einem Exchange-Ordner folgt dem skizzierten Prinzip (Nachricht mit Anlage). Versenden Sie s per Outlook, so haben Sie die Möglichkeiten des Vergleichs einer Präsentation, die im Umlauf war, mit dem abgeschickten, auf der Festplatte gespeicherten Original (Menübefehl Extras/Präsentationen vergleichen und zusammenführen). Dabei helfen Ihnen wieder der Aufgabenbereich Revisionen und die Symbolleiste Überarbeitungen (siehe Kapitel 26). Outlook 2003 bietet außerdem die Möglichkeit, nachdem Sie eine PowerPoint-Präsentation als Anlage zu einer Nachricht hinzugefügt haben, über Anlageoptionen (Abbildung 31.12) zu entscheiden, diese Gelegenheit ohne Umschweife zum Einrichten eines Dokumentarbeitsbereichs zu nutzen und ein oder mehrere Teammitglieder einzuladen. PowerPoint und die anderen Abbildg Einladungen zu freigegebenen Arbeitsbereichen verschicken und dabei den Arbeitsbereich automatisch erstellen lassen Meetings und Besprechungen Den Zugang zu Meetings und Besprechungen haben Sie unter Extras/Onlinezusammenarbeit. Ein Meeting anzusetzen bedeutet, die entsprechenden Einladungen aus Outlook heraus zu versenden. Der später in Anspruch genommene Dienst kann Windows NetMeeting sein. 811

15 Webdiskussionen Webdiskussionen sind über Intranet-HTML-Dokumente bei Ansicht im Internet Explorer durchführbar. Auch Office-Dokumente sind für diese Technik vorbereitet. Sie nutzen zur Umsetzung den Menübefehl Extras/Onlinezusammenarbeit/Webdiskussionen. Mit dieser Technik können kommentarähnliche Einträge zum ganzen Dokument und manchmal auch zu seinen Teilen für alle Betrachter/Bearbeiter sichtbar gemacht werden. Voraussetzung ist ein Server im Intranet mit installierten SharePoint Team Services Version 1.0, auf dem sich also der Microsoft SQL Server (oder die MSDE-Desktop-Variante davon) befindet, der die Diskussionsbeiträge in einer speziellen Datenbank verwaltet. Zusammenfassung Dieses Kapitel hat Sie in die Möglichkeiten der Teamarbeit eingeführt. Vieles von dem, was Sie hier gesehen haben, trifft nicht nur auf PowerPoint, sondern auch auf Word und Excel zu. Einen besonders großen Umfang nahmen dabei die freigegebenen Arbeitsbereiche ein, nicht nur, weil sie eine tolle Angelegenheit sind, sondern weil sie die Technologie der Zukunft verkörpern. Die folgende Tabelle hilft Ihnen bei der Detailsuche: Thema Seite SharePoint Team Services Voraussetzungen und Teilnehmer 800 Einen Dokumentarbeitsbereich auf dem Server einrichten 802 Teammitglieder zu einer Besprechung einladen 803 Pflege freigegebener Arbeitsbereiche und ihrer Dokumente 805 Eine Versionskontrolle durchführen 805 Dokumente abgleichen 807 Der Weg ins Intranet 812 s mit Präsentationen im Anhang