FINANZDEPARTEMENT Verzeichnis der Informationsbestände gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG)

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1 FINANZDEPARTEMENT Verzeichnis der gemäss Informations- und Datenschutzgesetz ( 14 Abs. 4 IDG) = Departementssekretariat Abordnungen Mandate, Vertretungen in externen Institutionen Departementssekretariat Kommunikation Medienmitteilungen, Medienkonferenzen, Medienanfragen, Referate, Internet-Auftritt Departementssekretariat Stadt- und Gemeinderat Unterlagen zu Anträgen an den Stadt- und Gemeinderat Departementssekretariat Unterlagen Finanzen Unterlagen des Rechnungs- und Finanzwesens und des Controllings Bereich Departementssekretariat Departementssekretariat Personaldossiers Verfügungen, Bewerbungsunterlagen, Arztzeugnisse, Departementssekretariat Fonds Fondsbestimmungen, Unterlagen zu bewilligten und abgelehnten Departementssekretariat Geschäftsdossiers im zugewiesenen Aufgabenbereich Geschäftsdossiers im zugewiesenen Aufgabenbereich, Kennzahlen Geschäftsdossiers im zugewiesenen Aufgabenbereich, Kennzahlen Grundlagen / Konzepte Gesuchen Erbschaften und Legate Aufsicht über privatrechtliche Stiftungen Entwicklungshilfe Ausland, Investitionshilfe Inland, Humanitäre Hilfe im In- und Ausland Departementssekretariat Fachstelle Beschaffungskoordination Koordinierte gesamtstädtische Beschaffung, Unterlagen zu Beschaffungsleitbild, -richtlinien und -strategie Departementssekretariat IT-Controlling IT-Projektregister der Stadt Register aller städtischer IT-Projekte ab Fr. 200'000 gem. StRB Zürich 68/07 Departementssekretariat IT-Controlling Geschäftsakten Umfassende Aktensammlung über alle behandelten Geschäfte Departementssekretariat IT-Controlling Dokumentation Sammlung der Grundlagen und Dokumentation der Tätigkeit inkl. Richtlinien für IT-Projekte Departementssekretariat Departementssekretariat Büro für Wohnbauförderung Büro für Wohnbauförderung Subventionsgeschäfte Zweckerhaltung subventionierter Wohnungen Bauakten zu subventionierten Wohnliegenschaften, Unterlagen zu Jugendwohnkrediten, Wohnbauaktionen, Zweckerhaltungsreglement, Mietzinsreglement, Rechnungsreglement, Grundsätze 24 Unterlagen zu kontrollierten Liegenschaften der Wohn- Baugenossenschaften mit subventionierten Wohnungen

2 Finanzverwaltung Direktion Personaldossiers Verfügungen, Bewerbungsunterlagen, Arztzeugnisse, Finanzverwaltung Rechnungswesen Rechnung und Budget gesamtstädtisch Konzernrechnung/-budget mit Berechnungsgrundlagen und Detailangaben zu einzelnen Bereichen Finanzverwaltung Rechnungswesen Unterlagen Finanzen Unterlagen des Kassen-, Rechnungs- und Finanzwesens und des Controllings der Finanzverwaltung Finanzverwaltung Vermögensverwaltung Geschäftsdossiers im zugewiesenen Hypotheken PK, Darlehen/Beteiligungen, Geld- und Aufgabenbereich Kapitalmarkttransaktionen, Kautionen, Liste der eingesetzten = Instrumente des Zahlungsverkehrs Finanzverwaltung Finanzwirtschaft Geschäftsdossiers im zugewiesenen Mitberichte zu Geschäften mit finanziellen Auswirkungen, Aufgabenbereich Unterlagen zum Bereich Finanz- und Lastenausgleich Liegenschaftenverwaltung Wohnen Vertragsdossiers: Objekt-, Vertrags- und Bewirtschaftungsunterlagen Kommerzielle Objekte Landreserven Baurechtsverwaltung Liegenschaftenverwaltung Immobiliengeschäfte Grundstückdaten: Inventar über den städtischen Grundbesitz Liegenschaftenverwaltung Immobiliengeschäfte Vertragsdossiers: Objekt- und Vertragsunterlagen Liegenschaftenverwaltung Baulandentwicklung Falldossiers: Objekt- und Planungsunterlagen Liegenschaftenverwaltung EDV/Rechnungswesen Elektronische Daten: Stamm- und Bewegungsdaten von Liegenschaften, Mietern und Lieferanten Liegenschaftenverwaltung Rechtsdienst Falldossiers: Verfahrensakten Liegenschaftenverwaltung Personaldienst Personaldossiers Verfügungen, Bewerbungsunterlagen, Arztzeugnisse, Steueramt Bereich Steuern I Register naürliche Personen Steuerveranlagung und Steuerbezug Steueramt Bereich Steuern II Register juristische Steuerveranlagung und Steuerbezug Personen Steueramt Bereich Steuern II Interkommunale Steuerveranlagung und Steuerbezug Steuerausscheidung Steueramt Bereich Steuern II Interkantonale und Internatio- Steuerveranlagung und Steuerbezug nale Steuerausscheidung Steueramt Bereich Steuern II Inventarisation Steuerveranlagung und Steuerbezug Steueramt Bereich Steuern II Quellensteuer I Steuerveranlagung und Steuerbezug Steueramt Bereich Steuern II Quellensteuer II Steuerveranlagung und Steuerbezug

3 Steueramt Bereich Grundsteuern Geschäftsfall- und Liegenschaftenregister Steuerveranlagung, Steuerbezug und Liegenschaftenbewertung Steueramt Bereich Interne Dienste Personaldossiers Verfügungen, Bewerbungsunterlagen, Arztzeugnisse, = Steueramt Bereich Rechnungswesen Steuerbuchhaltung Rechnerische Erfassung und Verbuchung der Steuererträge Steueramt Bereich Rechnungswesen Steueramtsbuchhaltung Rechnerische Erfassung und Verbuchung von Aufwand und Ertrag der Dienstabteilung Personaldossiers, Personaladministration Verfügung, Bewerbungsunterlagen, Arztzeugnisse, Korrespondenz, Weiterbildungen, Stammblätter, Aktennotizen, Jahresbeurteilungen, Zeit- und Bewerbermanagement Elektronische Informationen über die Bewerbenden und deren Unterlagen für eine Stellenbewerbung (CV, Zeugnisse, Atteste usw.) Schnuppertage Personalien, Adressen, s, Schulort, Schuleinteilung, Beurteilung Tochtertag/Kidsday Personalien, Adressen, Telefon, Bezugspersonen Unterlagen Finanzen Details zu laufender Rechnung und Bilanz, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung, Vierjahresplanung, Budget und Berechnung der Zusatzkredite IT-Delegation, IT-Leiterkonferenz, IT-Strategie Projekte / Vorhaben / Konzepte Konzepte und Stellungnahmen zur Informationssicherheit Einladungen, Protokolle und Geschäftsakten Dossiers mit Dokumentationen aller in der OIZ geführten Projekte, technische Beschreibung von IT-Lösungskonzepten Beantwortung von Anfragen mit Bezug zur Informationssicherheit, Risikobeurteilungen, Mitberichte, Ausnahmregelungen, Informations- und Datenschutzkonzepte Allgemeine Offerten, Bestellungen, Submissionsunterlagen, Lizenzverwaltung, Geschäftsunterlagen Lieferantenbewertung, Verträge, Kundenofferten, IT-Service- -Informationen (ITSM-Tool), Verwaltung Kundenstamm- und -aufträge (Customer Releationship -System) Offerten, Bestellungen Offertanfragen an Lieferanten mit Beschaffungsumfang, Konditionen, etc. Submissionsunterlagen Pflichtenheft, Angebote, Evaluationsberichte, Auswertungen,e tc. bei Dienstleistungen möglich

4 Lizenzverwaltung Verwaltung der in der OIZ eingesetzten Lizenzen Lieferantenbewertung Bewertung der Lieferantenleistung in den letzten 12 Monaten (Liefermanagement) = Verträge Verträge mit externen Lieferanten Kundenofferten Offerten der OIZ zur Realisierung von IT-Vorhaben an stadtinterne und stadtexterne KundInnen SLA Vereinbarung wiederkehrender Leistungen mit stadtinternen und stadtexternen KundInnen Informatikhandbuch Verbindliche IT- und Architektur-Richtlinien für alle Departemente und Dienstabteilungen (Informatik-Sicherheitsrichtlinien, Programmierrichtlinien, Applikationslandkarte). Inventare Telekom Hardware (Switches, Router, etc.), Datenleitungen, Telefonie und Glasfaser-Verbindungen System- und Betriebsdokumentationen Elektronische Verzeichnisse und Logdaten Technische Systembeschreibungen der IT Infrastruktur-Komponenten, technische und organisatorische Betriebsbeschreibungen der IT Infrastruktur-Komponenten, Active Directory, Internet-Gateway, diverse Benutzer- und Zugriffsverwaltungen Elektronische Verzeichnisse und Logdaten Active Directory, LDAP, Internet-Gateway, diverse Benutzer- und Zugriffsverwaltungen (z.b. SAP, Ras, etc.) Direktion Projekte Dokumentationen zu gesamtstädtischen Projekten unter HRZ- Führung, gesamtstädtischen Projekten unter Fremdfüh-rung und HRZ-internen Projekten Direktion HR-Gremien Sammlung der Grundlagen und Dokumentation der Tätigkeit (insbes. Konzepte, Protokolle, Einladungen, Präsentationen) Rechnungswesen HRZ Unterlagen des Kassen-, Rechnungs- und Finanzwesens von HRZ Services HRZ Controlling HRZ Datenmaterialien zur Steuerung und Planung: Details zur Kosten- und Leistungsrechnung, zum AFP- und Budgetprozess inkl. Services HRZ Personaldossiers HRZ Personal Personal- / Lohnadministration Personal- und Lohnadministration Stadt Zusatzkrediten, sowie IKS und Revisionen der Finanzkontrolle Verfügungen, Bewerbungsunterlagen, Arztzeugnisse, Korrespondenz, Weiterbildungen, Stammblätter, Aktennotizen, Zeiterfassung, ZBG-Unterlagen Führung der stadtweiten Daten für die Abwicklung der Personal und Lohnadministration

5 HR- Controlling & Reporting Stadtweite HR-Kennzahlen Details für gesamtstädtische Auswertungen und Analysen sowie für die Erstellung stadtweiter HR-Kennzahlen über Mitarbeitende, Stellen und Finanzwerte in Planung/Budgetierung und laufender Rechnung Berufsbildung Berufsbildungsunterlagen Konzept, Richtlinien, Merkblätter, Kopie-Lehrverträge, Statistik sowie Unterlagen zu Veranstaltungen für Lernende und Berufsbildende HR- Controlling & Reporting Stadtweite HR-Kennzahlen Personal- und Personal- / Lohnadministration Lohnadministration Stadt Personaldossiers Berufsbildung Bildungshistory Details für gesamtstädtische Auswertungen und Analysen sowie für die Erstellung stadtweiter HR-Kennzahlen über Mitarbeitende, Stellen und Finanzwerte in Planung/Budgetierung und laufender Rechnung Führung der stadtweiten Daten für die Abwicklung der Personal und Lohnadministration Original-Lehrverträge und Verfügungen, Bewerbungsunterlagen, Aktennotizen, Arzt- und Arbeitszeugnisse, Korrespondenz betreffend Lernende im Ausbildungsverbund und Lehrabgänger/innen im Berufserfahrungsjahr Dokumentation zur Organisation und Abwicklung von interner und externer Weiterbildung inkl. damit verbundene Personaldaten aller städtischen Mitarbeitenden, die Weiterbildung betreiben. Bildungsmanagement Organisationsberatung und entwicklung Personal- und Konzepte, Instrumente Organisationsentwicklungspr ojekte Recht Personalrechtliche Rechtsgrundlagen, Merkblätter, Online PR-Kommentar, Grundlagen Dokumentation zu Revisionen von Rechtsgrundlagen und politischen Geschäften, Schulungsunterlagen Recht Beratung Dokumentation zu Fällen (Korrespondenz, Verfügungen, Personalrechtsgeschäfte Stadtratsbeschlüsse, Mitberichte) Recht Paritätische Unterlagen zum Reglement, Wahlen und Konstituierung sowie Schlichtungsstelle Fällen (Korrespondenz, Einladungen, Protokolle, HR-Beratung & Prozesse HR-Beratung & Prozesse Projekte / Prozessmanagement / Schulung Beratung Personalgeschäfte Stadtratsbeschlüsse) Konzepte, Instrumente, HR-Manual, Schulungsunterlagen z.b. zum ZBG, HR Info-Veranstaltungen Dokumentation zu Fällen (Korrespondenz, Mailverkehr) =

6 Grundlagen Gehaltsmanagement Case Grundlagen / Schulung / Fallführung Betriebliche Projekte / Schulungen Gesundheitsförderung Koordinationsstelle Beratung / Veranstaltungen Menschen mit Behinderung Datenmaterial zu Lohnmassnahmen, Dokumentation zu Funktionseinstufungen, Konzepte zum städtischen Lohnsystem Führung der stadtweiten Statistik, Unterlagen betreffend Integrationsstellen, Weiterbildungskonferenzen, Schulungen sowie Falldossiers der Klientinnen und Klienten Dokumentation zu stadtweiten Mitarbeitendenbefragungen und Veranstaltungen Dokumentation zu Fällen (Korrespondenz), Anfragen und zur Durchführung von stadtweiten Sensibilisierungsanlässen = Stellenberatung Beratung / Schulung Dokumentation zu Fällen (Korrespondenz), zur Bearbeitung von Darlehensanträgen und zur Durchführung von Bewerbungskursen für Lehrabgängerinnen/Lehrabgänger