teamworks Portale anlegen und verwalten

Transkript

1 teamworks Portale anlegen und verwalten

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar.

3 teamworks Inhalt Inhalt 1 Grundsätzliches Aufbau von teamworks Aufbau des Portals Systemvoraussetzungen Software-Voraussetzungen Datenbank Dokumentenverwaltung teamworks installieren und aktualisieren Ordner, Webordner und Aliasnamen Sprachen Datenbanksystem teamworks aktualisieren Daten sichern und Datensicherheit teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Benachrichtigungen Automatiken bei Datensätzen Rechte auf Datensätze Unterstützte und neue Datensatz-Typen und Felder Nummerierung Eingabehilfen Verknüpfungen Pflichtfelder Premium Edition und teamworks Besonderheiten bei teamworks und weiteren Modulen Management Konsole Portal: Prozesse und Funktionen Administration Rechte, Freigaben und Rollen Besitzrechte und Fremdzugriffsrechte Standard-Benutzer und Gastzugang Freigabe von Komponenten und Seiten Rollen Rechte und Rollen Mitarbeiterdatensätze in teamworks Mitarbeiterdatensätze aus Benutzerkonten generieren Portal: Mitarbeiterdatensatz - Adresse und Benutzer verbinden Mitarbeiterdatensatz der Adresse

4 teamworks Inhalt 7 Beispiele für Komponenten Anfragen Startseite Mitarbeiter informieren Checklisten

5 teamworks Grundsätzliches 1 Grundsätzliches teamworks ist ein Modul von CAS genesisworld, mit dem sich Unternehmensinformationen, Kommunikation und Abläufe über ein Intranet oder Extranet für Mitarbeiter oder externe Kontakte wie Geschäftspartner oder Kunden anbieten und verwalten lassen. Mitarbeiter oder externe Kontakte benötigen nur einen Browser und finden im Portal z. B Termine und Kalender, Informationen über Kontaktpersonen, Mitarbeiter, Dokumente, standardisierte Abläufe und Checklisten und können Daten eingeben oder ändern. Das Portal lässt sich sehr individuell einrichten: Die Komponenten des Portals, die angebotenen Internetseiten und die Gestaltung werden in der Management Konsole festgelegt. Verwalten in der Management Konsole ist durch den Administrator oder durch einen Benutzer mit entsprechenden Rechten möglich. Inhalte des Portals können aus der Datenbank von CAS genesisworld stammen, so dass manche Anwender mit dem Windows-Client, andere mit dem Web-Client für teamworks, z. B lassen sich so bei Terminen oder Dokumenten die gleichen Daten erfassen, sehen und bearbeiten. Eine doppelte Datenhaltung entfällt. Spezielle Inhalte für teamworks werden direkt im Portal über den Browser gepflegt. Wenn Sie ein eigenes Portal etwa für Geschäftspartner und Kunden anbieten möchten, ist eine eigene Datenbank mit speziellen Informationen einsetzbar. Über Rechte lässt sich die Anzeige im Portal weiter steuern. Eine weitere Möglichkeit ist die Replikation von Daten der CAS genesisworld-datenbank in eine eigene Datenbank für teamworks. Im Leitfaden sind hauptsächlich Informationen zum Installieren und Einrichten des Portals für den Administrator beschrieben, die spezifisch für teamworks sind. Genaue Informationen zu den einzelnen Funktionen für teamworks finden Sie als Administrator in der Online-Hilfe der Management Konsole unter teamworks und den untergeordneten Seiten. Im Portal ist eine eigene Online-Hilfe für Anwender vorhanden, die rechts oben über einen Link geöffnet wird. Ihre Vorteile im Überblick Das Betriebssystem auf dem Rechner von Anwendern spielt keine Rolle, da teamworks über einen Browser aufgerufen wird. Mit teamworks ist der Zugriff auf Daten von CAS genesisworld möglich. 5

6 teamworks Grundsätzliches Die Bedienung für Anwender ist einfach und entlastet ggf. Benutzer, die z. B nur den Kalender benötigen. Wissen und Kommunikation werden gefördert, z.b. durch Unternehmensnachrichten, Mitarbeiterliste oder Schwarzes Brett. Rechte und Zugriffsmöglichkeiten von CAS genesisworld gelten auch in teamworks. Zusätzliche Einstellungen für Rechte und Zugriffsmöglichkeiten für das Portal sind möglich. Das Verwalten des Portals ist für den Administrator und weitere Benutzer mit entsprechenden Rechten möglich. Programmierkenntnisse sind dafür nicht notwendig. Gut zu wissen Für teamworks ist eine Lizenz notwendig. Die Lizenz wird vom Administrator in der Management Konsole im Bereich Lizenzen eingetragen und für die entsprechenden Benutzer freigeschaltet. Wenn Sie Editionen und weitere Module einsetzen, sind Querverbindungen zu beachten, siehe Kapitel "teamworks, CAS genesisworld und weitere Module" auf Seite 16. Wenn ein Portal auch extern erreichbar sein soll, berücksichtigen Sie die Sicherheit der Daten, siehe Kapitel "Daten sichern und Datensicherheit" auf Seite Aufbau von teamworks 6

7 teamworks Grundsätzliches Der Aufbau von teamworks unterscheidet sich in 3 Punkten vom Aufbau von CAS genesisworld. Der Webserver bereitet die Inhalte mit den Präsentationsdiensten auf und greift über den Applikationsserver auf die Datenbank zu. Am Webserver melden sich die Anwender an. Damit Anwender auf Dokumente zugreifen können, muss ein Dokument im Dokumentenarchiv gespeichert sein. Anwender arbeiten mit einem Browser und greifen damit auf teamworks zu. 1.2 Aufbau des Portals Das Portal für Anwender verwenden Sie mit einem Browser. Nach dem Start des Portals müssen Sie sich anmelden. Benutzername und Kennwort werden durch den Administrator festgelegt. 7

8 teamworks Systemvoraussetzungen Links oben finden Sie den Namen des Portals, rechts oben die immer verfügbaren Funktionen Das Portal enthält eine Online-Hilfe. Im Hauptmenü sind Informationen nach Bereichen gegliedert. Zu jedem Hauptmenü gehört ein Navigator, mit dem die Informationen weiter unterteilt sind. Im Arbeitsbereich werden die Informationen angezeigt, wie eine persönliche Startseite mit individuell wählbaren Bausteinen, ein Kalender, eine Liste aller Kollegen und Kolleginnen oder ein Formular für eine Materialanforderung usw. 2 Systemvoraussetzungen teamworks als Modul von CAS genesisworld hat vergleichbare Systemvoraussetzungen. Zu berücksichtigen sind Besonderheiten durch den benötigten Webserver und ggf. Browser der Anwender. 2.1 Software-Voraussetzungen Die Software-Voraussetzungen beziehen sich auf den Rechner, auf dem teamworks installiert wird. Als Webserver werden die Microsoft Internet Information Services (IIS) benötigt. Bei manchen Betriebssystemen sind diese standardmäßig nicht installiert und ggf. zu installieren. Seitens Microsoft bestehen lizenzrechtliche Einschränkungen, wie viele Benutzer gleichzeitig auf die IIS zugreifen dürfen. Die weiteren Voraussetzungen für Hard- und Software entsprechen den Anforderungen für CAS genesisworld. Genaue Informationen zu benötigten oder freigegebenen Versionen, Service Packs sowie bekannten Einschränkungen finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. 2.2 Datenbank Bei einem Einsatz von teamworks als Intranet verwenden Sie üblicherweise die gleiche Datenbank wie CAS genesisworld. Bei einem Einsatz von teamworks als Portal für Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten sind Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Eine Möglichkeit ist eine eigene Datenbank, so dass interne Daten weiterhin extern nicht erreichbar sind. 8

9 teamworks Systemvoraussetzungen Inhalte der internen Datenbank lassen sich durch Verknüpfungen für eine Veröffentlichung im externen Portal markieren und dann z. B durch eine Replikation in die externe Datenbank übertragen. Das Verwenden von Unicode in einer Datenbank wird auch durch teamworks unterstützt. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe des Datenbankassistenten auf der Seite Zeichensatz anpassen. Der Zugriff auf eine Datenbank erfolgt über einen Applikationsserver von CAS genesis- World. Eine oder mehrere Datenbanken für teamworks verwalten Sie ebenfalls mit dem Datenbankassistenten und dem Server Manager über einen Applikationsserver von CAS genesisworld. Beide Programme verfügen über eine eigene Online-Hilfe. 2.3 Dokumentenverwaltung Wenn Sie teamworks und CAS genesisworld mit der gleichen Datenbank etwa in einem Intranet verwenden, greifen Sie auf ein gemeinsames Dokumentenarchiv zu. Wenn Sie mehrere Datenbanken bzw. Mandanten einsetzen, ist für jeden Mandanten ein eigenes Dokumentenarchiv empfehlenswert. Das Dokumentenarchiv lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Bei Archivdateien aus dem Dokumentenarchiv gelten in teamworks einige Besonderheiten: Anwender von teamworks können nur auf Archivdateien zugreifen, die im Dokumentenarchiv gespeichert sind, denn vom Internet aus kann nicht über Dateiverweise zugegriffen werden. Das gleichzeitige Ändern einer Archivdatei von zwei Anwendern wird wie im Desktop- Client durch einen Sperrmechanismus verhindert. Anwender können die Sperre in teamworks ebenfalls aufheben. Archivdokumente können beliebige Archivdateien enthalten. Bei ausführbaren Dateien wird das direkte Bearbeiten nicht erlaubt. Dies betrifft Dateien mit folgender Dateinamenserweiterung (Extension): exe, com, bat, vbs, scr, cmd, pif, lnk, vbe, js, jse, vxd, chm, eml. Anwender legen selbst im Portal in ihren Einstellungen fest, ob sie Archivdateien manuell oder automatisch bearbeiten möchten. Automatisch heißt, dass eine Archivdatei - wenn möglich - direkt mit der entsprechenden Anwendung geöffnet wird und sich sofort bearbeiten lässt, beispielsweise ein Microsoft Word-Dokument. Manuell heißt, dass eine Archivdatei in einem Ordner gespeichert und nach dem Bearbeiten wieder in teamworks übernommen werden muss. Für das automatische Bearbeiten ist die Installation von CAS Smart Add-on notwendig. Ist automatisches Bearbeiten eingestellt, erhalten Anwender beim ersten Aufruf einer entsprechenden Archivdatei eine Meldung und können das CAS Smart Add-on installieren. 9

10 teamworks teamworks installieren und aktualisieren Das CAS Smart Add-on unterstützt übliche Browser. Informieren Sie sich in der aktuellen Freigabeliste unter CAS Produkt-Dokumentation hilfe.cas.de. Die verschiedenen Typen von Dokumenten haben in teamworks andere Namen als im Desktop-Client. Diese Benennungen können wichtig sein, wenn Sie Listen für Dokumente im Portal anlegen. Die verfügbaren Felder und Namen der Felder, beispielsweise für Filter, sind in teamworks und im Desktop-Client gleich. Ein Memo in teamworks entspricht der CAS genesisworld-kurznotiz im Desktop- Client. Ein Link in teamworks entspricht einer CAS genesisworld-internet-adresse. Ein Archivdokument in teamworks entspricht in CAS genesisworld einem Dokumentdatensatz mit einer Archivdatei. 3 teamworks installieren und aktualisieren teamworks erfordert eine eigene Installation. Insgesamt ist die Installation von team- Works der Installation von CAS genesisworld sehr ähnlich. Das Aktualisieren von teamworks bei einem Software-Update ist mit dem Update-Dienst möglich. CAS genesisworld und teamworks müssen in der gleichen Version vorhanden sein. Bei teamworks werden Portale erzeugt. Jedes Portal beruht auf ausgelieferten Vorlagen, die Sie nach Ihren Anforderungen ändern. Die ausgelieferten Vorlagen und Ihre Anpassungen werden getrennt gespeichert. Durch ein Software-Update können ebenfalls Vorlagen für teamworks geändert werden. Dies führt aber nicht dazu, dass Ihre eigenen Anpassungen geändert werden. 3.1 Ordner, Webordner und Aliasnamen Bei der Installation wählen Sie einen Ordner für teamworks. Vorgeschlagen wird der Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\_Portals. In diesem Ordner sind die ausgelieferten Vorlagen für teamworks enthalten, die bei einem Software-Update auch aktualisiert werden. Bei der Installation wählen Sie einen Ordner als Webordner. Dies ist der Ordner für Ihr Portal mit Ihren Anpassungen. Standardmäßig ist dies..\program Files (x86)\cas-software\cas teamworks\portals. In diesen Ordnern werden alle Dateien und von Ihnen angepasste Seiten für ein Portal gespeichert, das Sie mit den ausgelieferten Vorlagen erstellen. 10

11 teamworks teamworks installieren und aktualisieren Wenn Sie weitere Portale mit teamworks nach der Installation anlegen, ist ein Ordner für jedes Portal im Webordner vorhanden. Die Ordner mit den Anpassungen des Portals für Ihr Unternehmen sind ebenfalls zu sichern, siehe Kapitel "Daten sichern und Datensicherheit" auf Seite 15. Auf dem Webserver lassen Sie bei der Installation weiterhin ein virtuelles Verzeichnis mit einem beliebigen Aliasnamen anlegen. Über den Namen des virtuellen Verzeichnisses ist das Portal erreichbar. Nach der Installation legen Sie neue Portale im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole an. Der Name des Portals wird automatisch für ein virtuelles Verzeichnis übernommen. Bei einer Deinstallation von teamworks wird ebenfalls der Installationsassistent geöffnet. Bei einer Deinstallation wählen Sie, welche Ordner für Portale auf der Festplatte gelöscht werden sollen. Virtuelle Ordner werden immer gelöscht. 3.2 Sprachen Für teamworks sind die gleichen Sprachen wie für CAS genesisworld verfügbar, wenn Sie die jeweiligen Sprachpakete für teamworks installiert haben. Die Vorlagen für den Navigator, Komponenten und Seiten in teamworks sind mehrsprachig vorhanden. Aktivieren Sie auf der ersten Seite im Bereich Portalverwaltung rechts unter Sprachunterstützung die gewünschten Sprachen. 11

12 teamworks teamworks installieren und aktualisieren Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf den Seiten Funktionen für ein Portal und Symbolleiste für ein Portal. Mehrsprachiger Navigator Die Einträge im Navigator der ausgelieferten Version bzw. des Demoportals sind in jeder Sprache vorhanden, die Sie bei Sprachunterstützung aktiviert haben. Im Navigator fügen Sie eigene Einträge ein, indem Sie Ordner, Komponenten oder Seiten einfügen. Wenn Sie diese Einträge individuell benennen, sind diese Einträge nicht automatisch mehrsprachig vorhanden. Beispielsweise haben Sie das Portal auf Deutsch erstellt und Ordner, Komponenten und Seiten eingefügt. Ein zusätzlicher Ordner Mitglieder enthält die Liste Alle Mitglieder und das Formular Mitglied werden. Das Portal soll auch auf Englisch verfügbar sein. Die individuellen Einträge sind daher auf Englisch zu übersetzen. Legen Sie einen neuen Ordner an, dann öffnet sich das Fenster Übersetzung bearbeiten, in dem Sie die Bezeichnung in Deutsch und in weiteren Sprachen eingeben. Nach dem Anlegen ändern Sie den Namen eines Ordners indem Sie auf F2 drücken oder Umbenennen im Kontextmenü wählen oder den Ordner markieren und in der Symbolleiste auf Übersetzen klicken. Die angezeigte Navigatorsprache links oben im Bereich Portalverwaltung ist die Sprache, mit der Sie sich an der Management Konsole angemeldet haben. 12

13 teamworks teamworks installieren und aktualisieren Klicken Sie auf das Symbol rechts neben Navigatorsprache:... und wählen Sie Englisch im Kontextmenü. Nun sehen Sie alle Einträge auf Englisch, die bereits vorhanden sind. Die Bezeichnungen der Felder in einer Seite wie etwa einer Liste oder einem Formular sind automatisch ebenfalls in der jeweiligen Sprache enthalten. Klicken Sie auf Element anpassen in der jeweiligen Seite, nachdem Sie eine Seite geöffnet und ein Element markiert haben. Bezeichnungen ändern Sie im folgenden Fenster Eigenschaften mit der Schaltfläche Übersetzung bearbeiten. 13

14 teamworks teamworks installieren und aktualisieren Mit teamworks sind internationale Eingabehilfen und Eingabehilfen für Gruppen ebenfalls möglich. In Formularen ist das Element Auswahlliste Eingabehilfe verfügbar, wenn Sie Eingabehilfen für ein Feld festgelegt haben. 3.3 Datenbanksystem Für teamworks können Sie die gleiche Datenbank wie für CAS genesisworld verwenden. Bei der Installation wird für das Portal die mit dem Applikationsserver verbundene Standarddatenbank verwendet. Die Datenbank und den Zugang geben Sie im Installationsassistenten auf den Seiten Auswahl eines Datenbanksystems und Datenbankzugang ein. Wenn Sie die Datenbank von CAS genesisworld verwenden, haben Sie damit automatisch auch das Dokumentenarchiv von CAS genesisworld gewählt. Wenn Sie eine neue Datenbank für teamworks anlegen, legen Sie automatisch auch ein neues Dokumentenarchiv an. Wenn Sie mehrere Datenbanken und Dokumentenarchive verwenden, berücksichtigen Sie dies bei der Rechtevergabe für den Windows-Benutzer des Applikationsservers: Stellen Sie sicher, dass Schreib- und Leserechte von diesem Benutzer auf die jeweiligen Ordner des Dokumentenarchivs vorhanden sind. Extranet mit einer zweiten Datenbank Bei einem Extranet etwa für Geschäftspartner und Kunden ist die Installation von team- Works auf einem eigenen Rechner und ggf. mit einer separaten Datenbank empfehlenswert. Ein Extranet soll von außen erreichbar sein. Berücksichtigen Sie bei extern erreichbaren Rechnern eventuelle Sicherheitsrisiken. Installieren Sie einen Applikationsserver von CAS genesisworld und ein Datenbanksystem auf einem eigenen Rechner. Auf diesem Rechner installieren Sie dann ebenfalls teamworks. Während der Installation lassen Sie eine Datenbank anlegen oder geben den Datenbankzugang für eine bereits vorhandene Datenbank für das Extranet an. Ein Dokumentenarchiv ist jeweils mit einer Datenbank verbunden, so dass Sie für das Extranet damit ebenfalls über ein gesondertes Dokumentenarchiv verfügen. An der Management Konsole können Sie sich an einem beliebigen Applikationsserver von CAS genesisworld anmelden. 14

15 teamworks Daten sichern und Datensicherheit Bei der Anmeldung geben Sie den Applikationsserver und die Datenbank für das Extranet an und verwalten dann im Bereich Portalverwaltung die Informationen für Geschäftspartner und Kunden. 3.4 teamworks aktualisieren Um teamworks aktuell zu halten, haben Sie 2 Möglichkeiten: den Update-Dienst oder die verteilte Installation mit Update-Mechanismus. Durch ein Software-Update werden bei einer Hauptversion ggf. die ausgelieferten Vorlagen für teamworks aktualisiert, die standardmäßig im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\_Portals vorhanden sind. Die Vorlagen werden dann immer zuerst komplett deinstalliert und dann neu installiert. Die von Ihnen angepassten Seiten für ein Portal werden durch ein Software-Update nicht geändert. Diese Dateien befinden sich standardmäßig im Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas teamworks\portals. Hinweise Durch Software-Updates, insbesondere Hauptversionen, kann sich das Datenbankmodell von CAS genesisworld ändern. Dies führt ggf. dazu, dass Vorlagen für Komponenten und Seiten des Portals geändert werden. Angepasste Seiten in Ihrem Unternehmen werden allerdings durch ein Software-Update nicht geändert. Wenn neue Datensatz-Typen unterstützt werden und entsprechende Seiten verwendet werden sollen, sind dafür eigene Seiten im Portal einzufügen. Eine entsprechende Komponente ist üblicherweise vorhanden. Dies gilt ebenfalls, wenn eigene Datensatz- Typen durch Sie oder Ihren CAS-Partner angelegt werden. Dies gilt analog für neue Felder oder zusätzliche Funktionen wie z. B zusätzliche Felder mit einer möglichen Einstellung als Pflichtfeld. 4 Daten sichern und Datensicherheit Mit einer Sicherung schützen Sie sich vor Datenverlust. Die von Ihnen angepassten Seiten für ein oder mehrere Portale befinden sich standardmäßig im Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas teamworks\portals. Erstellen Sie als Administrator eine Sicherung der Ordner, in denen die Portale liegen. Sichern Sie ebenfalls das verwendete Schema im Ordner..\Program Files (x86)\cas- Software\CAS teamworks\portals\_schemata. 15

16 teamworks teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Sichern Sie ebenfalls das Dokumentenarchiv, wenn Sie für ein oder mehrere Portale ein eigenes Dokumentenarchiv verwenden, siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung" auf Seite 9. Wenn Sie für die Komponenten Liste oder Liste (Erweitert) eine externe Datenquelle verwenden, sind die Daten der externen Datenquelle ebenfalls zu sichern. Datensicherheit Wenn Sie teamworks als Extranet etwa für Kunden oder Geschäftspartner einsetzen, ist das Portal von außen erreichbar. Berücksichtigen Sie dabei eventuelle Sicherheitsrisiken. Der Export von Daten durch Benutzer im Desktop-Client lässt sich durch verschiedene Rechte einschränken. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Daten exportieren/importieren. Im Bereich Portalverwaltung lassen sich davon abweichende Einstellungen für alle Listen in teamworks in den Eigenschaften im Register Export festlegen. Dies gilt nicht, wenn Sie für eine Liste Externe Datenquellen verwenden, in diesem Fall ist das Register Export für eine Liste nicht vorhanden. Die Einstellung beim Anlegen einer Komponente ist Exportmöglichkeit in der Liste anzeigen. 5 teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Viele Funktionen und Felder mit Automatiken im Desktop-Client von CAS genesisworld werden auch in teamworks unterstützt. Dabei sind Besonderheiten in teamworks zu beachten. 16

17 teamworks teamworks, CAS genesisworld und weitere Module 5.1 Benachrichtigungen Benachrichtigungen können einen Link auf einen Datensatz in teamworks> oder in CAS genesisworld Web enthalten oder eine GBT-Datei für den Desktop-Client von CAS genesisworld. Als Anwender legen Sie mit den Einstellungen im Portal fest, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Analoge Einstellungen sind auch im Desktop-Client möglich. Diese Einstellungen überschreiben sich wechselseitig, gültig ist immer die letzte Einstellung. Nur in teamworks und nur bei den Komponenten Urlaubsverwaltung, Anfragen, Dokumentenlenkung und Kurznachrichten ist eine zusätzliche Möglichkeit für Benachrichtigungen vorhanden. Diese Art der Benachrichtigung wird in teamworks teilweise automatisch versendet und lässt sich im Portal an 2 Stellen anzeigen: Auf der Persönlichen Startseite mit dem Baustein Benachrichtigungen und mit der Komponente Benachrichtigungen im Navigator. Kurznachrichten bei Urlaub, Anfragen usw. im Portal sind immer möglich, auch ohne -Server. Benachrichtigungen mit bei Urlaub, Anfragen usw. lassen sich zusätzlich zu Kurznachrichten versenden, wenn Sie einen -Server verwenden oder eine -Adresse haben. Ob Sie Benachrichtigungen bei Urlaub, Anfragen usw. nur im Portal erhalten möchten oder zusätzlich auch als legen Sie als Anwender mit den Einstellungen im Portal fest. Wenn Sie als Anwender auf mehrere Portale zugreifen können, müssen Sie in den Einstellungen für Benachrichtigungen angeben, in welchem Portal Sie ihre Benachrichtigungen erhalten möchten. Damit ein Link auf teamworks in Benachrichtigungen mit einer vorhanden ist, muss der Link im Text der Benachrichtigung eingefügt sein. Dies erfolgt im Register Aktion bei den Feldern in Benachrichtigungen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole bzw. in der Online-Hilfe für Anwender auf der Seite Aktion Benachrichtigung. Wenn Anwender auch Benachrichtigungen über erhalten sollen, ist eine - Adresse für jeden Benutzer und ein -Client notwendig. s werden in teamworks nicht unterstützt. Benachrichtigungen und Aktionen lassen sich nicht für Datensatz-Typen anlegen, die über Beispielkomponenten der Portalverwaltung von teamworks angelegt wurden. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Beispielkomponenten. 17

18 teamworks teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Datensätze über Benachrichtigungen öffnen In Portal von teamworks kann in Formularen für Datensätze ein Symbol von CAS genesisworld angezeigt werden. Anklicken des Symbols öffnet das entsprechende Datensatzfenster im Desktop-Client von CAS genesisworld. Dafür muss der Desktop- Client installiert sein. Der Administrator fügt dafür das Element Eingabefenster bei einer Komponente für eine Liste im Formular ein. 5.2 Automatiken bei Datensätzen Rechte auf Datensätze Besitzrechte und Fremdzugriffsrechte gelten gleichermaßen in teamworks und im Desktop-Client, wenn Sie die gleiche Datenbank verwenden. Geänderte Rechte bei Datensätzen in teamworks und im Desktop-Client überschreiben sich wechselseitig. Gültig ist immer die letzte Einstellung. Wenn dies der Administrator erlaubt hat, lässt sich im Desktop-Client der allgemeine Fremdzugriff für jeden Datensatz-Typ unterschiedlich einstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe für Anwender auf der Seite Einstellungen: Fremdzugriffsrechte vergeben und in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Zugriffsrechte. In teamworks lassen sich bei Datensätzen die Besitzrechte Vollzugriff oder Lesen einstellen. Im Desktop-Client von CAS genesisworld lassen sich die Rechte detaillierter einstellen, wenn dies der Administrator so eingestellt hat. Werden Datensätze mit detaillierten Rechten in teamworks geöffnet, dann werden die eingestellten Rechte im Desktop-Client auch im Formular von teamworks angezeigt. Die Freigaben und Rollen von teamworks kommen zu den Rechten bei Datensätzen hinzu und können den Zugriff auf Daten erweitern oder einschränken, siehe Kapitel "Rechte, Freigaben und Rollen" auf Seite Unterstützte und neue Datensatz-Typen und Felder Die meisten Datensatz-Typen im Standard von CAS genesisworld lassen sich in team- Works verwenden. Auch wenn keine spezielle Komponente für einen Datensatz-Typ vorhanden ist, lassen sich eine Verknüpfungsübersicht, eine Liste oder erweiterte Listen einsetzen. 18

19 teamworks teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Nicht unterstützte Datensatz-Typen in teamworks sind Kampagnen, Telefonate, Verkaufschancen und Verteiler. s werden in teamworks ebenfalls nicht unterstützt. Bei zusätzlichen Datensatz-Typen durch Module wie etwa Sales pro oder Report lassen sich häufig ebenfalls Verknüpfungsübersichten, Listen oder erweiterte Listen in team- Works anlegen. Dies gilt nicht für alle zusätzlichen Datensatz-Typen bei Modulen. Komponenten für zusätzliche Datensatz-Typen durch Module sind in jedem Fall manuell in teamworks anzulegen. Dies gilt analog, wenn Sie selbst oder Ihr CAS-Partner neue Datensatz-Typen oder auch neue Felder im Bereich Datenbank der Management Konsole anlegen. Für neue Datensatz-Typen lassen sich die Komponenten Verknüpfungsübersichten, Listen oder erweiterte Listen anlegen. Neue Felder lassen sich auf neuen oder vorhandenen Seiten für das Portal verwenden. Symbol für eigenen Datensatz-Typ festlegen Bei den Einstellungen für einen Datensatz-Typ im Bereich Datenbank der Management Konsole sind Symbole bzw. Icon für eigene Datensatz-Typen möglich. Im Register Symbole legen Sie die Symbole bzw. Icons für den Datensatz-Typ fest. Ein Klick auf ändern öffnet das Fenster zur Dateiauswahl. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Datensatz-Typ bearbeiten. Für die Anzeige eigener Symbole im Cockpit und in Portalen für teamworks ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich. Erstellen Sie eine GIF-Datei in der Größe 16x16 Pixel. Kopieren Sie die GIF-Datei in den Ordner..\Portals\Portalname\images\Objects Nummerierung Die automatische Nummerngenerierung wird in teamworks unterstützt. Sind Vorgaben für das automatische Erzeugen einer Nummer vorhanden, dann wird ein Symbol beim Feld angezeigt. Durch das Symbol lässt sich dann die Nummer automatisch erzeugen und in das Feld eintragen. Wenn Vorgaben durch den Administrator im Bereich Nummernvergabe der Management Konsole für den Datensatz-Typ festgelegt sind, wird das Symbol beim Feld Nummer im Portal automatisch angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Nummernvergabe. 19

20 teamworks teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Eingabehilfen In teamworks sind eine Auswahlliste oder Mehrfachauswahl für alle Felder einer Seite möglich. Die Vorgaben als Eingabehilfe im Portal werden durch den Administrator im Bereich Portalverwaltung im entsprechenden Formular bei dem jeweiligen Feld eingetragen. Eine Auswahlliste Benutzer zeigt alle Benutzer von CAS genesisworld oder nur bestimmte Benutzer, die ebenfalls der Administrator in der Portalverwaltung festlegt. Eine Auswahlliste Eingabehilfe bietet alle Eingabehilfen wie im Desktop-Client, wenn für ein Feld die jeweiligen Vorgaben im Bereich Datenbank der Management Konsole festgelegt sind Verknüpfungen Verknüpfungen werden in teamworks eingeschränkt unterstützt. Primärverknüpfungen der Premium Edition werden nicht unterstützt. In Komponenten für Projekte und in Verknüpfungsübersichten lassen sich verknüpfte Datensätze bestimmter Datensatz-Typen anzeigen, neue Verknüpfungen eintragen und Verknüpfungen lösen. Mit dem Baustein Aggregierte Ansicht auf verknüpfte Datensätze ist eine Auswertung bzw. Zusammenfassung bestimmter verknüpfter Datensätze möglich Pflichtfelder Pflichtfelder in CAS genesisworld und Modulen lassen sich auf mehrere Arten festlegen: Neue Spalte/ Spalte anpassen öffnen ein Fenster, mit dem Sie für ein neues oder vorhandenes Feld im Bereich Datenbank der Management Konsole die Option Pflichtfeld aktivieren. Die Einstellung Duplizierbar ist für teamworks nicht relevant, da Duplizieren von Datensätzen in teamworks nicht unterstützt wird. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Spalte für Datensatz-Typ bearbeiten. Mit dem Modul Form & Database Designer lassen sich neue oder neu eingefügte Felder in Datensatzfenstern als Pflichtfeld festlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Felder. Mit der Premium Edition lassen sich Pflichtfelder in Abhängigkeit von den Eingabehilfen für die Felder Typ und Status festlegen. 20

21 teamworks teamworks, CAS genesisworld und weitere Module Die Felder Typ und Status lassen sich mit der Premium Edition ebenfalls in ein Formular von teamworks einfügen. Die Felder werden immer zusammen eingefügt und die Eigenschaften dieses Elements lassen sich nicht ändern. Sind Pflichtfelder eines Datensatzes in Abhängigkeit von Typ und Status im Bereich Datenbank festgelegt, dann sind diese Felder automatisch auch Pflichtfelder in einem Formular von teamworks. Dies gilt allerdings nur dann, wenn Typ und Status in einem Formular verwendet werden. Prüfen der Pflichtfelder setzt weiterhin voraus, dass geprüfte Felder auch im Formular sichtbar sind und damit von Anwendern ausgefüllt werden können. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Eingabehilfen für Typ und Status. Wenn Sie ein Feld im Bereich Portalverwaltung in ein Formular von teamworks einfügen, lässt sich die Option Pflichtfeld ebenfalls bei den Eigenschaften des Datensatzfelds einstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Eigenschaften von Datenfeldern. Diese Einstellungen für Pflichtfelder sind also teilweise unabhängig voneinander. Das Festlegen eines Pflichtfelds in teamworks hat beispielsweise keine Auswirkungen auf die Einstellung in der Datenbank für ein bestimmtes Feld. Vorgaben für Pflichtfelder über Typ und Status haben aber Auswirkungen auf teamworks. Pflichtfelder werden im jeweiligen Client geprüft, nicht auf dem Applikationsserver. Wenn daher in teamworks ein Pflichtfeld geprüft werden soll, muss dies bei den jeweiligen Feldern und Formularen eingestellt werden. Sowohl im Desktop-Client als auch in teamworks können bestimmte Register oder Felder bei einem Datensatz nicht sichtbar sein. Sind Pflichtfelder für Anwender nicht sichtbar, dann werden diese beim Speichern nicht geprüft. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Prüfung von Pflichtfeldern. 5.3 Premium Edition und teamworks Primärverknüpfungen werden in teamworks nicht unterstützt. Die Felder Typ und Status sowie darauf beruhende Pflichtfelder werden in teamworks unterstützt. Das Feld Gesamtstatus lässt sich in Formularen von teamworks einfügen. Hierarchische Eingabehilfen werden in teamworks unterstützt. Die Sichtbarkeit von Registern über die Felder Typ und Status wird für teamworks nicht automatisch übernommen. 21

22 teamworks Management Konsole 5.4 Besonderheiten bei teamworks und weiteren Modulen Exchange sync Als Teilnehmer eines Termins ändern Sie in teamworks Ihren eigenen Termin. Ändern Sie den Termin als Organisator, dann werden - wie üblich - die Termine der anderen Teilnehmer aktualisiert. Löschen Sie in teamworks einen Termin, dann werden Sie als Teilnehmer aus dem Termin ausgetragen. Löschen Sie den Termin als Organisator, dann wird der Termin - wie üblich - für alle Teilnehmer gelöscht. Anlegen eigener Termine ist möglich, das Einladen weiterer Teilnehmer wird allerdings nicht unterstützt. Werden Fehlzeiten in teamworks angelegt, dann werden damit Termine für andere Benutzer angelegt. Fehlzeiten werden nicht mit Microsoft Exchange abgeglichen. Bei Terminen ist das Ausblenden des Registers Journal empfehlenswert. In teamworks deaktivieren Sie die Anzeige des Registers Journal bei Terminen im Bereich Portalverwaltung. Form & Database Designer Mit dem Form Designer lassen sich neue Datensatz-Typen und Felder anlegen. Für teamworks werden Formulare für neue Datensatz-Typen im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole angepasst. 6 Management Konsole Mit dem Modul teamworks sind zusätzliche Bereiche und Funktionen in der Management Konsole verfügbar. Das Einrichten des Portals, das Aussehen und die jeweiligen Funktionen sind in der Online-Hilfe der Management Konsole beschrieben. Auf den folgenden Seiten finden Sie einen Überblick und Grundlagen für wesentliche Funktionen. Damit ein geändertes Portal oder eine geänderte Darstellung des Portals im Browser angezeigt wird, ist ggf. der Cache im Browser zu löschen. 6.1 Portal: Prozesse und Funktionen Die ersten Schritte für das Portal erfolgen in der Management Konsole. 22

23 teamworks Management Konsole Für teamworks ist eine Lizenz notwendig. Die Lizenz wird vom Administrator in der Management Konsole im Bereich Lizenzen eingetragen und für die entsprechenden Benutzer freigeschaltet. Ausprobieren und Planen Einen Überblick über die Funktionen für teamworks erhalten Sie, indem Sie ein Demo- Portal anlegen. Ein Demo-Portal enthält die wichtigsten Komponenten. Jede Komponente und Seite wird mit einer Beschreibung angezeigt. Einzelne Komponenten oder Seiten aus dem Demo-Portal können Sie markieren und mit Drag & Drop in Ihr Portal ziehen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Anlegen eines Demoportals. Portal verwalten Im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole werden die Portale aller Datenbanken angezeigt. Farbig dargestellte Portale sind in der Datenbank enthalten, an der Sie gerade angemeldet sind. Grau dargestellte Portale sind in einer oder mehreren anderen Datenbanken enthaltenen, die mit dem Applikationsserver verbunden sind. Wenn Sie ein Portal einer anderen Datenbank anklicken, öffnet sich ein Hinweis. Nun können Sie sich an der Datenbank anmelden, der das Portal zugeordnet ist. Wenn Sie die Anmeldung durchführen, ordnen Sie das Portal der anderen Datenbank der aktuellen Datenbank zu. Im Bereich Portalverwaltung finden Sie die Funktionen zum Erstellen des Portals, seines Aufbau, seiner Gliederung und seines Umfangs. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Bereich Portalverwaltung: teamworks. Portal gestalten Im Bereich Darstellung der Management Konsole gestalten Sie das Aussehen der Portale. Damit binden Sie ein Bild als Banner links und das Logo Ihres Unternehmens rechts im Portal ein, legen Schriftgrößen und die Farben für das Portal fest. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Bereich Darstellung. 23

24 teamworks Management Konsole 6.2 Administration Das Verwalten und Pflegen des Portals für teamworks in der Management Konsole ist außer dem Administrator für Benutzer mit den erforderlichen Rechten möglich. Vergeben Sie dafür die passenden Rechte im Register Administrationsrechte des Fensters Eigenschaften. 6.3 Rechte, Freigaben und Rollen Zusätzlich zu Rechten und Fremdzugriffsrechten bestimmen bei teamworks zwei weitere Konzepte die Zugriffsmöglichkeiten von Benutzern auf Datensätze: die Freigaben im Portal und die Zuordnung von Benutzern zu Rollen einschließlich der Beziehungen zwischen Benutzern aufgrund von Rollen Besitzrechte und Fremdzugriffsrechte Einstellungen für Rechte in der Management Konsole und durch Benutzer im Desktop- Client oder anderen Clients für Besitzrechte und Fremdzugriffsrechte gelten auch in teamworks. Ob Benutzer den allgemeinen Fremdzugriff einstellen dürfen, wird durch den Administrator in der Management Konsole im Bereich Benutzerverwaltung festgelegt. Nur wenn Sie als Administrator bei den Eigenschaften von Benutzern die Option Einstellen von Fremdzugriffsrechten aktivieren, können Benutzer auch selbst allgemeine Fremdzugriffsrechte festlegen. 24

25 teamworks Management Konsole Anwender finden Einstellungen für den allgemeinen Fremdzugriff im Desktop-Client im Register Allgemein des Fensters Einstellungen. In teamworks sind erfolgen die Einstellungen für den allgemeinen Fremdzugriff im Portal in den Einstellungen unter Fremdzugriff verwalten. Einstellungen durch Benutzer in teamworks und im Desktop-Client überschreiben sich wechselseitig. Gültig ist immer die letzte Einstellung Standard-Benutzer und Gastzugang Freigaben im Portal beziehen sich immer auf Benutzer. Vorgaben bzw. Einschränkungen erreichen Sie mit dem Standard-Benutzer bzw. einem Gastzugang. Insbesondere wenn Sie ein Extranet für externe Kontakte wie Geschäftspartner oder Kunden anlegen möchten, sind ein Standard-Benutzer sowie ggf. zusätzlich ein Gastzugang hilfreich. Der Benutzer Standard im Bereich Benutzerverwaltung dient als Vorlage für das Anlegen neuer Benutzer und ist deaktiviert, damit keine Lizenz beansprucht wird. Der Standard-Benutzer für teamworks ist eine spezielle Einstellung im Bereich Portalverwaltung, die nicht mit dem Benutzer Standard zusammenhängt. Der Standard-Benutzer für teamworks ist ein spezielles Benutzerkonto in CAS genesisworld, für das Sie eine Lizenz benötigen. Über dieses Benutzerkonto können mehrere Personen wie etwa Geschäftspartner oder Kunden auf teamworks zugreifen. Das Anmelden im Portal ist mit dem Benutzernamen des Standard-Benutzers mit, aber auch ohne Anmeldung möglich. Ist die Option Zugang ohne Anmeldung erlauben aktiv, dann wird die Seite mit der Anmeldung nicht angezeigt. Stattdessen geben Sie mit Begrüßungstext ändern einen Text ein. 25

26 teamworks Management Konsole Für diesen Benutzer bzw. dieses Benutzerkonto, also Geschäftspartner oder Kunden, ist eine eigene persönliche Startseite möglich. Rechte und Fremdzugriffsrechte stellen Sie für diesen Benutzer im Bereich Benutzerverwaltung ein - wie üblich in CAS genesisworld. Im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole legen Sie - wie üblich für teamworks - die Freigaben und Rollen für diesen Benutzer fest. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Standard-Benutzer. Eine zusätzliche oder alternative Möglichkeit ist ein Gastzugang. Bei einem Gastzugang sind Zugriffsrechte stärker eingeschränkt als bei einem Standard-Benutzer. Auch ein Gastzugang beruht auf einem Benutzer von CAS genesisworld. Der Benutzer für den Gastzugang hat eingeschränkte Fremdzugriffsrechte, keine Zugriffsrechte über den Benutzer Alle (öffentlich) und kann das Kennwort nicht ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Gastzugang Freigabe von Komponenten und Seiten Im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole erteilen Sie Freigaben für jede Komponente und jede Seite. Damit legen Sie fest, bei welchen Benutzern oder Gruppen welche Komponenten bzw. Seiten angezeigt werden. Diese Freigaben sind unabhängig von den Rechten auf Datensatz-Typen im Bereich Datenbank der Management Konsole. Unterschiedliche Rechte für Datensatz-Typen und Freigaben "addieren" sich bei Benutzern und das höchste Recht gilt. Beispiele Komponenten beruhen auf Datensatz-Typen von CAS genesisworld. Haben Benutzer keine Rechte auf die jeweiligen Datensatz-Typen, können Sie diese Komponente auch nach einer Freigabe in teamworks nicht verwenden. Dies gilt z. B. bei einem Schwarzen Brett oder einem Diskussionsforum, wenn die Rechte auf Dokumente fehlen. Umgekehrt ist die individuelle Anzeige von Komponenten bzw. Seiten bei teamworks auch möglich, wenn ein Datensatz-Typ nicht benutzersensitiv, also öffentlich ist. Adressen sind in CAS genesisworld öffentlich, sollen aber im Portal nur vom Vertrieb eingesehen werden. Daher erteilen Sie bei der Komponente Adressen eine Freigabe nur für die Gruppe Vertrieb. Bei allen anderen Benutzern werden dann die Seiten der Komponente im Portal nicht angezeigt. 26

27 teamworks Management Konsole Rollen In teamworks haben bestimmte Benutzer oder Gruppen bestimmte Rollen. Rollen können bestimmte Rechte für bestimmte Operationen erhalten, wie das Recht, eine Anfrage zu stellen oder eine Anfrage zu bearbeiten. Rollen können bestimmte Rechte in Bezug auf andere Benutzer oder Gruppen erhalten. Wenn Benutzer bzw. Gruppen eine Rolle in Bezug auf Andere erhalten, wird eine Beziehung festgelegt. Dann haben die Inhaber einer Rolle definierte Rechte bei den Benutzern oder Gruppen, mit denen diese Rolle in Beziehung steht. Bei verschiedenen Komponenten können Sie eigene Rechte vergeben, die Sie bestimmten Rollen zuweisen, beispielsweise bei der Komponente Anfrage oder bei der Komponente Schwarzes Brett oder bei der Komponente Urlaubsverwaltung. Über die Freigaben für Komponenten und Seiten legen Sie fest, welche Benutzer und Gruppen bestimmte Seiten sehen und bearbeiten dürfen. Rechte von Rollen müssen zu diesen Freigaben hinzukommen. Wenn Sie nur Freigaben erteilen, sind Seiten für Anwender trotzdem nicht sichtbar, wenn die Rechte der Rolle für diese Seite nicht vergeben sind. Erst wenn Sie auch bestimmten Rollen die entsprechenden Rechte zuweisen, können berechtigte Anwender in der Rolle diese Seiten sehen und bearbeiten. Beispiel Urlaubsverwaltung Im Bereich Portalverwaltung sind die Seiten der Komponente Urlaubsverwaltung für alle Benutzer freigegeben. Im Ordner Zugriffsrechte des Bereichs Benutzerverwaltung sind die Optionen Fremdzugriff aktivieren und Fremdzugriffsrechte durch Mitgliedschaft in Gruppen aktivieren aktiv. Im Bereich Benutzerverwaltung ist eingestellt, dass alle Benutzer auf den Datensatz- Typ Urlaub vollständige Rechte haben. Der Teamleiter und seine Assistentin sind Mitglieder in einer Gruppe. Alle Mitglieder der Gruppe haben in der Gruppe vollständige Rechte. Durch die vollständigen Rechte in der Gruppe haben alle Mitglieder der Gruppe das Fremdzugriffsrecht Lesen auf alle Datensätze der anderen Mitglieder. Dieses allgemeine Fremdzugriffsrecht Lesen gilt immer, wenn das spezielle Fremdzugriffsrecht an einem Datensatz nicht reduziert wurde. Im Ordner Rollen des Bereichs Benutzerverwaltung öffnen Sie für die Rolle Jeder für sich selbst das Fenster Eigenschaften - Jeder für sich selbst. Im unteren Teil des Fensters aktivieren Sie Urlaub beantragen, Urlaub zurücknehmen und Urlaubsanspruch lesen. 27

28 teamworks Management Konsole Damit kann jeder Mitarbeiter für sich selbst Urlaub beantragen, zurücknehmen und den jährlichen Urlaubsanspruch im Portal sehen. 28

29 teamworks Management Konsole Für das Genehmigen von Urlaub und das Eintragen von Urlaubsansprüchen sind weitere Rechte erforderlich. Legen Sie dafür eine neue Rolle an und benennen Sie die Rolle entsprechend, z. B Vorgesetzter. Im oberen Teil des Fensters im Register Allgemein wählen Sie mit Hinzufügen die Benutzer oder Gruppen für diese Rolle. Markieren Sie dann einen Benutzer bzw. eine Gruppe im oberen Teil des Fensters. Klicken Sie dann im unteren Teil des Fensters auf Neue Zuordnung. Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen, für die der Vorgesetzte Urlaub genehmigen oder ablehnen darf. 29

30 teamworks Management Konsole Öffnen Sie das Register Rechte des Fensters. Aktivieren Sie im unteren Teil des Fensters Urlaub genehmigen/ablehnen, Urlaubsanspruch lesen und Urlaubsanspruch verwalten. Vorgesetzte sehen im Portal entsprechende und z.b. im Formular eines Urlaubsantrags die Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen. 30

31 teamworks Management Konsole Rechte und Rollen Die Rollen von teamworks setzen auf den Rechten auf. Hier gilt: Hat ein Benutzer Zugriffsrechte auf Datensatz-Typen bzw. Datensätze, aber bei den Rollen fehlen die entsprechenden Rechte, dann hat dieser Benutzer keinen Zugriff auf die entsprechenden Daten. Hat ein Benutzer mindestens lesenden Zugriff, erhält der Benutzer auch die entsprechenden Rechte über eine Rolle. Umgekehrt formuliert: Wenn auf einen Datensatz-Typ nicht mindestens lesender Zugriff besteht, gelten die Rechte über eine Rolle nicht. Damit kann ein Benutzer z. B Einträge im Schwarzen Brett erstellen, obwohl auf Dokumente nur lesende Rechte vorhanden sind. Oder ein Anwender darf Urlaube genehmigen, obwohl auf Urlaub nur lesende Recht bestehen, siehe Kapitel "Rollen" auf Seite 27. Zwei Ausnahmen gelten bei der vorherigen Regel: Die Rechte Mitarbeiter verwalten bzw. Mitarbeiterdaten ändern der entsprechenden Rolle werden nur für das Anzeigen der Links auf der Mitarbeiterseite verwendet. Für Adressen gelten jedoch weiterhin die eingestellten Rechte für diesen Datensatz- Typ. Um Dokumente in die Dokumentenlenkung aufzunehmen, benötigt ein Benutzer mindestens das Recht Einfügen für Dokumente. Die Metadaten der Dokumente in der Dokumentenlenkung lassen sich dann nur entsprechend der Rechte für den Datensatz-Typ Dokumente bearbeiten. Dies ist natürlich die Mindestvoraussetzung. Üblicheweise wird der Qualitätsmanagementbeauftragte über vollständige Rechte auf Dokumente verfügen. Besitzt ein Anwender Rechte aus einer Rolle, dann werden in der Management Konsole im Bereich Benutzerverwaltung eingeschränkte Rechte auf Spalten nicht weiter geprüft. Grundsätzlich gilt das Recht über die Rolle als das stärkere Recht. Damit werden folgende Konflikte vermieden: Ein Benutzer hat auf einen bestimmten Datensatz-Typ vollständige Rechte, aber auf Spalte X nur lesenden Zugriff. Er ist außerdem in einer Rolle, mit der gerade diese Spalte X geändert würde. Weil das Rollenrecht das stärke Recht ist, kann er diese Spalte auch ändern. 6.4 Mitarbeiterdatensätze in teamworks Mitarbeiterdatensätze werden in teamworks im Portal z- B. auf einer Seite für jeden Mitarbeiter, in einer Telefonliste oder einer Mitarbeitergalerie verwendet. Entsprechende Seiten werden mit der Komponente Mitarbeiterverwaltung gepflegt. 31

32 teamworks Management Konsole Ein Mitarbeiterdatensatz ist eine Verbindung zwischen einem Einzelkontakt oder einem Ansprechpartner und einem Benutzer bzw. einem Benutzerkonto in CAS genesisworld. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe für Anwender auf der Seite Mitarbeiterdatensätze. Die Verbindung zwischen einer oder mehreren Adressen mit einem Benutzerkonto lässt sich im Desktop-Client von CAS genesisworld herstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe für Anwender auf der Seite Mitarbeiterdatensätze generieren. Im Portal von teamworks lässt sich diese Verbindung durch den Administrator ebenfalls herstellen. In der Management Konsole lassen sich Mitarbeiterdatensätze generieren, indem Einzelkontakte aus Benutzerkonten angelegt werden. Dies ist nur mit dem Modul teamworks möglich. Mit teamworks lassen sich außerdem Adressen als Mitarbeiterdatensätze mit dem Import/Export-Assistent in der Management Konsole oder im Desktop-Client importieren. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe für Anwender und in der Online- Hilfe der Management Konsole auf der Seite Import/Export - Quelle/Ziel: Textdatei. Die Seiten der Komponente Mitarbeiterverwaltung lassen sich nur für Adressen verwenden, die Mitarbeiterdatensätze darstellen. Wenn Sie andere Adressen in bestimmten Seiten oder Formularen einsetzen möchten, müssen Sie eine andere Komponente verwenden Mitarbeiterdatensätze aus Benutzerkonten generieren Im Ordner Benutzer des Bereichs Benutzerverwaltung lassen sich Einzelkontakte für die Benutzerkonten anlegen, für die noch keine Verbindung zu einer Adresse vorhanden ist. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Dropdown-Liste Weitere Optionen und dann auf Mitarbeiterdatensätze generieren. Im folgenden gleichnamigen Fenster werden nur die Benutzer angezeigt, für die noch keine Verbindung bzw. kein Mitarbeiterdatensatz vorhanden ist. Markieren Sie die gewünschten Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiterdatensätze generieren. Für die markierten Benutzerkonten werden Einzelkontakte angelegt. Name und - Adresse der Benutzer werden übernommen. Im Desktop-Client ist anschließend in dieser Adresse das Register Mitarbeiterdaten vorhanden, in dem der zugeordnete Benutzer angezeigt wird und sich auch ändern lässt. 32

33 teamworks Management Konsole Beachten Sie, dass Dubletten durch die Funktion Mitarbeiterdatensätze generieren der Management Konsole auftreten können, wenn für Mitarbeiter bereits Adressen vorhanden sind. In diesem Fall ist die Funktion Mitarbeiterdaten ein-/ausblenden im Desktop-Client empfehlenswert. Für jeden Benutzer kann durch die Funktion Mitarbeiterdatensätze generieren der Management Konsole nur ein Einzelkontakt bzw. ein Mitarbeiterdatensatz erzeugt werden. Sowohl im Desktop-Client als auch im Portal von teamworks lassen sich zwei und mehr Mitarbeiterdatensätze einem Benutzerkonto zuordnen Portal: Mitarbeiterdatensatz - Adresse und Benutzer verbinden Die folgenden Funktionen sind im Portal nur verfügbar, wenn Sie als Administrator angemeldet sind. Ein Mitarbeiterdatensatz ist eine Adresse in CAS genesisworld und zwar entweder ein Einzelkontakt oder ein Ansprechpartner einer Firma. Wenn mehrere Mitarbeiter mit dem gleichen Benutzerkonto von CAS genesisworld arbeiten sollen, lassen sich zwei und mehr Mitarbeiterdatensätze bzw. Adressen einem einzigen Benutzerkonto zuordnen. Eine oder mehrere Adressen zu Benutzerkonten zuzuordnen und damit Mitarbeiterdatensätze zu generieren, ist im Desktop-Client von CAS genesisworld und im Portal von teamworks durch den Administrator möglich. Im Portal von teamworks ist damit für jeden Mitarbeiter eine eigene Mitarbeiterseite möglich und alle diese Kollegen und Kolleginnen haben dann einen eigenen Eintrag in einer Mitarbeiter- oder Telefonliste. 33

34 teamworks Management Konsole Auf der Mitarbeiterseite im Portal lassen sich dann weitere Daten ergänzen, etwa das Foto, die Abteilung usw. Mitarbeiterdatensatz aus Adresse generieren Öffnen Sie die Adresse eines Einzelkontakts oder Ansprechpartners im Portal. Mit Mitarbeiterdatensatz generieren öffnen Sie ein Formular Benutzer zuordnen, in dem alle Benutzer angezeigt werden. Die Benutzer sind markiert, denen noch kein Mitarbeiterdatensatz zugeordnet wurde. Die Adresse lässt sich auch einem Benutzer zuordnen, dem bereits eine Adresse zugeordnet wurde. Markieren Sie einen Benutzer in der Liste und klicken Sie dann auf Speichern. Die Detailansicht für den Mitarbeiterdatensatz öffnet sich automatisch. Klicken Sie auf Datensatz ändern, um ggf. fehlende Daten zu ergänzen. Der Link Mitarbeiterdatensatz generieren wird nur angezeigt, wenn für die Adresse noch kein Mitarbeiterdatensatz generiert wurde. 34

35 teamworks Management Konsole Auf Mitarbeiterseite einen Benutzer zuordnen Öffnen Sie eine Mitarbeiterseite. Klicken Sie auf Benutzer zuordnen. Das gleichnamige Formular öffnet sich. Ist einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin bereits ein Benutzerkonto zugeordnet, wird dies angezeigt. Markieren Sie einen Benutzer in der Liste und klicken Sie auf Speichern&Zurück. Öffnen Sie nun eine weitere Mitarbeiterseite und wählen über Benutzer zuordnen das gleiche Benutzerkonto. Dann haben Sie mehreren Mitarbeitern die gleiche Adresse bzw. den gleichen Mitarbeiterdatensatz zugeordnet. Der Link Benutzer zuordnen auf einer Mitarbeiterseite wird für den Administrator immer angezeigt Mitarbeiterdatensatz der Adresse Der Mitarbeiterdatensatz im Desktop-Client ist die Adresse für diesen Mitarbeiter, der eine Verbindung zu einem Benutzerkonto hat. 35

36 teamworks Management Konsole Im Menü Extras der Adresse mit Mitarbeiterdaten ein-/ausblenden lässt sich die Verbindung ebenfalls eintragen oder ändern. 36

37 teamworks Beispiele für Komponenten 7 Beispiele für Komponenten Die folgenden Beispiele zeigen einige Einsatzmöglichkeiten für teamworks. Die beschriebenen Komponenten sind mit wenig Aufwand einsetzbar. 7.1 Anfragen Mit Anfragen lassen sich beispielsweise interne Abläufe organisieren wie Materialbeschaffung oder auch Geschäftsreisen organisieren. Dafür sind bereits Beispielkomponenten vorhanden. Aufgaben als Datensatz-Typ sind die Grundlage einer Anfrage. Für Anfragen lassen sich spezielle Rechte bzw. Rollen vergeben. Damit ergeben sich spezielle Möglichkeiten: Bestimmte Benutzer können eine Anfrage stellen, während Anfragen von dafür zuständigen Benutzern verwaltet oder genehmigt werden. Über Kurznachrichten im Portal oder Benachrichtigungen mit dem Benachrichtigungsdienst über werden zuständige Benutzer über vorliegende Anfragen automatisch informiert. Freigaben im Portal erlauben zusätzlich, dass eine bestimmte Komponente für eine Anfrage nur bestimmten Benutzern angezeigt wird, siehe Kapitel "Freigabe von Komponenten und Seiten" auf Seite 26. Die Anzeige der Schaltflächen für das Verwalten oder Genehmigen einer Anfrage erfolgt automatisch über die entsprechenden Rechte der Rolle. 37

38 teamworks Beispiele für Komponenten Im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole klicken Sie auf Neue Komponente. Im folgenden Fenster öffnen Sie das Register Beispielkomponenten und klicken auf Geschäftsreisen. Im folgenden Fenster bei Interner Name übernehmen Sie den Vorschlag oder geben eine eigene Bezeichnung ein. Aktivieren Sie Spezielle Rechte verwenden und vergeben Sie eine Rechte- Bezeichnung, z. B Geschäftsreise. Damit haben spezielle Rechte angelegt, die Sie anschließend über eine Rolle bestimmten Benutzern zuordnen. Wenn Sie Standard-Rechte verwenden, gelten die üblichen Rechte für Aufgaben in CAS genesisworld. Zugriffsmöglichkeiten für Benutzer beruhen dann auf den jeweiligen Besitz- und Fremdzugriffsrechten für eine Aufgabe. Wechseln Sie in den Bereich Benutzerverwaltung und den Eintrag Rollen. Legen Sie ggf. eine neue Rolle an oder öffnen Sie eine bestimmte Rolle, z. B Vorgesetzter. Im Fenster Eigenschaften legen Sie im Register Allgemein im oberen Teil fest, welche Benutzer in der Rolle Vorgesetzter sind. Im unteren Teil des Fensters legen Sie fest, für welche Benutzer ein gewählter Vorgesetzter im oberen Teil des Fensters zuständig ist. 38

39 teamworks Beispiele für Komponenten Im Register Rechte legen Sie im oberen Teil für die Rolle Vorgesetzter fest, welche Rechte für diesen Benutzer gelten. Im unteren Teil des Registers legen Sie die Rechte des Vorgesetzten in Bezug auf die Benutzer fest, für die der Vorgesetzte zuständig ist. Damit alle Mitarbeiter eine Geschäftsreise beantragen können, öffnen Sie das Fenster Eigenschaften - Jeder für sich selbst. Im oberen Teil des Registers Rechte aktivieren Sie Geschäftsreise: Eintrag erstellen. Im unteren Teil des Registers aktivieren Sie Geschäftsreise: Eintrag lesen. Jeder Mitarbeiter kann nun eine Geschäftsreise beantragen. 39

40 teamworks Beispiele für Komponenten 40

41 teamworks Beispiele für Komponenten Der zuständige Vorgesetzte erhält automatisch eine Benachrichtigung - je nach den Einstellungen in seinem Portal - entweder im Portal oder auch zusätzlich als . Der zuständige Vorgesetzte hat Rechte und die entsprechenden Listen, um die Anfragen für Geschäftsreisen zu bearbeiten. 41

42 teamworks Beispiele für Komponenten 7.2 Startseite Als erste Seite im Portal bietet eine persönliche Startseite einen Überblick über den heutigen Tag. Dafür legen Sie als Administrator die Komponente Startseite in der Management Konsole im Bereich Portalverwaltung fest. Die möglichen Layouts Dreispaltig, Dreispaltig mit Kopfzeile usw. lassen sich durch Anwender im Portal frei wählen. Ein Pflichtbaustein ist etwa für Unternehmensnachrichten hilfreich, so dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über wichtige Neuigkeiten informiert sind. Dafür öffnen Sie die Seite mit dem entsprechenden Layout und fügen den Baustein bei jeder Seite ein. Für Unternehmensnachrichten fügen Sie z. B ein Schwarzes Brett in einen beliebigen Ordner des Portals ein. Für ein Schwarzes Brett vergeben Sie den Namen bei Interner Name und aktivieren Spezielle Rechte verwenden wie bei einer Anfrage, siehe Kapitel "Anfragen" auf Seite 37. Indem Sie dann Rechte für die Rolle nur für bestimmte Benutzer vergeben, können alle die Einträge auf der Startseite oder auf den Seiten für das Schwarze Brett der Unternehmensnachrichten lesen. Nur Benutzer mit speziellen Rechten können Einträge in die Unternehmensnachrichten aufnehmen. Weitere Pflichtbausteine sind denkbar, wie etwa Firmentermine der nächsten 4 Wochen, eine Sammlung von Hyperlinks als Favoriten für wichtige Formulare im Portal oder im Internet usw. 42

43 teamworks Beispiele für Komponenten Anwender wählen im Portal ein Layout über die Dropdown-Liste Einstellungen und Persönliche Startseite anpassen. Auf der folgenden Seite wählen Anwender individuell ihre Bausteine oder legen sich neue Bausteine mithilfe der Vorlagen an. 43

44 teamworks Beispiele für Komponenten 7.3 Mitarbeiter informieren Wer hat welche Telefonnummer oder -Adresse, wer sitzt wo, wer hat gerade einen Termin oder ist in Urlaub? Bereits verfügbare Listen und notwendige Formulare bietet die Komponente Mitarbeiterverwaltung. Als Administrator stellen Sie die Mitarbeitersuche im Navigator des Portals im Bereich Darstellung der Management Konsole mit Suche anpassen ein. Im Portal können Anwender z. B die Mitarbeitersuche auf andere Datensätze - wie Dokumente - umstellen, wenn Sie als Administrator mehrere Komponenten im Fenster Suche anpassen gewählt haben. Wenn Sie im Portal mehrere Treffer für einen Namen mit einer Mitarbeitersuche finden, öffnet sich die Mitarbeiterliste. Wenn Sie im Portal eine Kollegin oder einen Kollegen mit einer Mitarbeitersuche finden, öffnet sich sofort die Seite für diesen Mitarbeiter. Die angezeigten Daten und das Bild kann jeder Mitarbeiter selbst mit Datensatz ändern und Link ändern bearbeiten, wenn die erforderlichen Rechte vorhanden sind. Diese Links werden nur für den Benutzer bzw. Mitarbeiter angezeigt, der auch an teamworks angemeldet ist. 44

45 teamworks Beispiele für Komponenten 45

46 teamworks Beispiele für Komponenten 7.4 Checklisten Checklisten als Arbeitsabläufe oder Workflows bestehen in teamworks aus einer übergeordneten Aufgabe, der dann Teilaufgaben zugeordnet werden. Im Bereich Portalverwaltung der Management Konsole klicken Sie auf Neue Komponente und dann auf Checklisten. Die Komponente enthält alle notwendigen Listen und Formulare. Wenn Sie z. B eine Liste markieren und mit Seite bearbeiten öffnen, lassen sich Überschriften, Texte und die verwendeten Feldern anpassen. Anklicken von Element anpassen öffnet ein Fenster für die Eigenschaften der Liste. Eine Checkliste besteht aus einer übergeordneten Aufgabe, der mehrere Teilaufgaben zugeordnet sind. Eine Checkliste bzw. die übergeordnete Aufgabe und die Teilaufgaben können von Benutzern angelegt werden. Anwender sehen im Portal alle Checklisten, die Sie selbst oder Kolleginnen und Kollegen angelegt haben. 46

47 teamworks Beispiele für Komponenten Da Checklisten aus Aufgaben bestehen, müssen beim Anlegen der Aufgaben nur entsprechende Teilnehmer eingetragen werden. Mit der Liste Checklistenvorlagen werden Checklisten neu angelegt oder geändert. Mit Schaltfläche in der Liste Checklistenvorlagen wird die übergeordnete Aufgabe geändert, Teilaufgaben hinzugefügt oder entfernt sowie Teilnehmer für diese Aufgaben eingetragen. Über die Liste Checkliste verwenden wird eine vorhandene Checkliste eingesetzt: Die übergeordnete Aufgabe und die Teilaufgaben werden angelegt. Dadurch wird ein Arbeitsauftrag erstellt, der dann in der Liste Offen angezeigt wird. 47

48 teamworks Beispiele für Komponenten Öffnen einer offenen Checkliste zeigt die übergeordnete Aufgabe und die Teilaufgaben. Geplante oder bereits durchgeführte Teilaufgaben sowie der Fortschritt der übergeordneten Aufgabe werden angezeigt. Aufgaben werden delegiert, indem Teilnehmer eingetragen werden. 48