SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

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1 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Service Pack 3

2 Copyright 2010 SAP AG SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern.Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und anderen Ländern. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP.Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen.in dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen ("SAP-Konzern") bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung

3 Inhalt Kapitel 1 Einführung in Desktop Intelligence 19 Was ist Desktop Intelligence?...20 Woher stammen die Daten?...20 Darstellen und Analysieren von Daten...21 Gemeinsame Verwendung von Informationen...22 Sicherheit...22 Aktualisieren von Dokumentdaten...23 Demo-Material und Beispiele...23 Aktualisieren von früheren Desktop Intelligence-Versionen...24 Das Repository...24 Ordner und Kategorien...24 Ordner...24 Kategorien...25 Zwei Ordnertypen stehen zur Auswahl:...25 Zwei Kategorietypen stehen zur Auswahl:...25 Kapitel 2 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 27 Welche Datenquellen sind verfügbar?...28 Wie können Sie auf Datenquellen zugreifen?...28 Welche Desktop Intelligence-Anwender können Datenprovider erstellen?...31 Wer richtet die Datenbankverbindungen ein?...31 Eingeschränkte Verbindungen...33 Ist eine Kombination von Daten aus verschiedenen Quellen für denselben Bericht möglich?...34 Arbeitsschritte für den Datenzugriff...34 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 3

4 Inhalt Definieren von Datenprovidern bei der Erstellung von neuen Dokumenten...35 Erstellen von Abfragen in vorhandenen Dokumenten...37 Bearbeiten von Datenprovidern...38 Verwenden des Repositorys...40 Exportieren in das Repository...40 So exportieren Sie ein Dokument in das Repository...41 Erstellen von neuen Ordnern...41 Exportieren in eine Kategorie...42 So legen Sie eine Datei in einer Kategorie ab...42 So verarbeiten Sie ein Dokument zeitgesteuert...42 Verwalten von Kategorien...44 So verwalten Sie Ihre Kategorien...44 Hinzufügen einer Kategorie zur Kategorieliste...44 So löschen Sie eine Kategorie aus der Kategorieliste...45 So bearbeiten Sie eine Kategorie...45 Importieren aus dem Repository...45 So importieren Sie ein Dokument aus einem Ordner im Repository...46 Abrufen verschiedener Instanzen eines bestimmten Dokuments...46 Senden von Dokumenten von Desktop Intelligence...47 Senden von Dokumenten an Anwender und Gruppen von Desktop Intelligence...47 Senden von Dokumenten per mit Desktop Intelligence...48 Senden von Dokumenten von Desktop Intelligence...48 Kapitel 3 Erstellen von Universumsabfragen 49 Übersicht...50 Was sind Universen?...50 Wer ist für die Erstellung von Universen zuständig?...50 Was sind Universumsabfragen?...51 Demo-Material SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

5 Inhalt Erstellen einer einfachen Universumsabfrage...53 Anzeigen des Abfrage-Editors...54 Erstellen einer Abfrage im Abfrage-Editor und Ausführen der Abfrage.56 Speichern von Abfragedefinitionen...59 Erstellen von komplexen Abfragen...59 Definieren der Analysetiefe...60 Anwenden von Bedingungen...62 Anwenden von Sortierungen...65 Einstellen von Optionen und Ausführen von Abfragen...68 Ausführen von Abfragen in verschiedenen Universen...69 So führen Sie eine Abfrage für ein anderes Universum aus...69 Kapitel 4 Erstellen von Abfragen mit anderen Datenprovider-Typen 71 Übersicht...72 Verwenden von Freehand-SQL...72 Erstellen eines Berichts mit Freehand-SQL...72 Bearbeiten von Freehand-SQL-Skripten...74 Erstellen oder Bearbeiten von Verbindungen für Freehand-SQL...75 Erstellen eines Berichts zur Anzeige der Verkaufszahlen pro Geschäft und Kategorie...76 Erstellen von interaktiven Berichten mit Freehand-SQL...78 Einschränkungen für Freehand-SQL-Skripte...83 Verwenden von gespeicherten Prozeduren...83 Was sind gespeicherte Prozeduren?...83 Wie werden gespeicherte Prozeduren in Desktop Intelligence verwendet?...83 Einschränkungen bei gespeicherten Prozeduren...84 Verwenden einer gespeicherten Prozedur zum Abrufen von Daten...84 Verwenden von persönlichen Dateien...86 Welche Vorteile bietet die Verwendung von persönlichen Dateien?...86 Erstellen eines Berichts mit persönlichen Dateien...87 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 5

6 Inhalt Verwenden von VBA-Prozeduren...89 So erstellen Sie einen VBA-Datenprovider...90 Erstellen von Berichten mit einem VBA-Datenprovider...90 Zugreifen auf einen Outlook-Posteingang mit VBA...91 Verwenden von XML-Dateien...94 Was ist XML?...94 Erstellen eines Berichts mit einer XML-Datei...96 So legen Sie den Speicherort für XML-Dateien fest...98 Kapitel 5 Kombinieren von Daten aus verschiedenen Datenquellen 101 Übersicht Welche Datenquellen sind verfügbar? Einfügen von Daten aus verschiedenen Datenquellen im selben Bericht.103 Welche Datenprovider können Sie im selben Bericht kombinieren?..103 Verwenden von verschiedenen Datenprovidern für separate Blöcke im selben Bericht Anzeigen der Daten von verschiedenen Datenprovidern im selben Block Neue Datenprovider auf der Grundlage von bestehenden Datenprovidern So definieren Sie einen Datenprovider auf der Grundlage eines bestehenden Datenproviders Aufforderungen und Verknüpfungen Verknüpfen von Datenprovidern In welchen Fällen ist die Verknüpfung von Datenprovidern erforderlich? Löschen einer Verknüpfung zwischen Datenprovidern Kapitel 6 Verwalten von Datenprovidern 115 Übersicht Umbenennen von Datenprovidern SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

7 Inhalt Gründe für das Umbenennen von Datenprovidern Umbenennen von Datenprovidern Abrufen von Datenprovider-Statistiken So rufen Sie Datenprovider-Statistiken ab Bereinigen und Löschen von Datenprovidern So bereinigen oder löschen Sie einen Datenprovider Effizientes Verwenden von Datenprovidern Bericht Umsatz pro Land und Erholungsort sowie Bericht Umsatz pro Land Kapitel 7 Einführung in die Datenanalyse 123 Übersicht Berichtsanalyse Desktop Intelligence-Drill-Modus Slice-and-Dice-Modus Kapitel 8 Analysieren von Daten im Drill-Modus 127 Übersicht Was ist der Drill-Modus? Wie funktioniert der Drill-Modus? Hierarchien Verwenden des Drill-Modus Aktivieren des Drill-Modus Durchführen von Drilldowns Ändern der in der Drill-Symbolleiste angezeigten Werte Durchführen von Drillup-Vorgängen Rückgängigmachen von Drill-Vorgängen Durchführen von Drill-Across-Vorgängen Drill-Vorgänge in Diagrammen So führen Sie einen Drill-Vorgang für Diagramme durch SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 7

8 Inhalt Durchführen von Drill-Vorgängen für mehrere Hierarchien So führen Sie einen Drill-Vorgang für mehrere Hierarchien durch So führen Sie einen Drillup-Vorgang für mehrere Hierarchien durch:.137 Anzeigen von Daten unter Berücksichtigung von verschiedenen Gesichtspunkten Ändern der in Tabellen angezeigten Daten bei Verwendung des Drill-Modus Verwenden der Drill-Symbolleiste Analysieren von Kennzahlen im Drill-Modus So detaillieren Sie eine Kennzahl So fassen Sie eine Kennzahl zusammen Erstellen von Berichtkopien während der Berichtbearbeitung So erstellen Sie eine Berichtkopie Erweitern der Analysetiefe So erweitern Sie die Analysetiefe Analysieren in der Datenbank zum Einbeziehen von neuen Daten Einbeziehen von neuen Daten unter Verwendung von Filtern Durchführen von Drill-Vorgängen unter Verwendung von benutzerdefinierten Hierarchien Bearbeiten von Hierarchien Erstellen von Hierarchien Bezeichnen von Daten für Hierarchien So ändern Sie die Bezeichnung von lokalen Variablen und Formeln.153 So ändern Sie die Bezeichnung von Variablen So ändern Sie die Bezeichnung von Anwenderobjekten Drucken im Drill-Modus So fügen Sie den Inhalt der Drill-Symbolleiste als Titel ein So drucken Sie einen Bericht im Drill-Modus Einstellen von Optionen für den Drill-Modus So stellen Sie Optionen für den Drill-Modus ein SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

9 Inhalt Kapitel 9 Slice-and-Dice-Modus 157 Übersicht Verwenden des Slice-and-Dice-Modus So zeigen Sie das Slice-and-Dice Panel an: Verwenden von Master/Detail-Berichten im Slice-and-Dice-Modus So machen Sie einen Master/Detail-Bericht rückgängig Deaktivieren von Sektionen in Master/Detail-Berichten Horizontales Anordnen von Daten im Slice-and-Dice-Modus Verwenden von Kreuztabellen und 3D-Matrixdiagrammen Anzeigen und Entfernen von Daten im Slice-and-Dice-Modus Löschen, Umbenennen und Umstrukturieren von Blöcken im Slice-and-Dice-Modus So wandelnd Sie Blöcke im Slice-and-Dice-Modus um Anwenden von weiteren Änderungen im Slice-and-Dice-Modus Kapitel 10 Anwenden von Filtern und Rangfolgen auf Daten 177 Übersicht Einschränken von angezeigten Daten So fügen Sie einen Filter ein: Verwalten von Filtern Erstellen von komplexen Filtern Ignorieren von Filtern Sortieren von Daten Sortieren von Daten So sortieren Sie Monate Verwalten von mehreren Sortierungen Verwenden von Rangfolgen zur Anzeige von Minimal- und Maximalwerten Erstellen von Rangfolgen für Berichtsdaten Verwalten von Rangfolgen mit Filtern und Sortierungen SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 9

10 Inhalt Verbergen von Datenspalten und Datenzeilen So blenden Sie Datenspalten und -zeilen aus Hervorheben von Daten Erstellen von Alertern Aktivieren und Deaktivieren von Alertern Verwenden von vorhandenen Alertern Kapitel 11 Anpassen von Universumsabfragen 201 Übersicht Erstellen von Anwenderobjekten Wozu dienen Anwenderobjekte? Woraus bestehen Anwenderobjekte? Welche Einschränkungen gelten für Anwenderobjekte? Wie können Anwenderobjekte von Endanwender und anderen Anwendern gemeinsam verwendet werden? Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Anwenderobjekten Erstellen von Zeithierarchien für Anwenderobjekte Anwenden von komplexen Bedingungen auf Abfragen So profitieren Sie von komplexen Bedingungen: Welche Kunden haben in den Jahren 2001 und 2002 Reservierungen vorgenommen? So wenden Sie eine komplexe Bedingung in einer Abfrage an Anwendungstipps für komplexe Bedingungen So bearbeiten Sie komplexe Bedingungen So löschen Sie komplexe Bedingungen Anwenden von Bedingungen mit einer Berechnung Prüfen der SQL Anwenden einer Bedingung mit einer Unterabfrage Unterabfragen und Berechnungen Verwenden von bestehenden Abfragen in einer Bedingung Zurückgeben einer Liste von Erholungsort/Umsatz, wobei der Umsatz des Erholungsortlandes > ist SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

11 Inhalt Anwenden von Bedingungsgruppen Anordnen von Bedingungsgruppen UND und ODER Rangfolge Anwenden von Bedingungsgruppen So löschen Sie Bedingungsgruppen Erstellen von kombinierten Abfragen Erstellen von kombinierten Abfragen Einschränkungen für kombinierte Abfragen Verwenden von SQL-Skripten aus Desktop Intelligence-Abfragen Kapitel 12 Verwenden und Anpassen von Wertelisten 241 Übersicht Was ist eine Werteliste? Wie werden Wertelisten erstellt? Anpassen von Wertelisten in Desktop Intelligence Bearbeiten von Wertelisten Beispiel: So zeigen Sie Städte und Regionen in einer Städteliste an.244 Zuordnen von persönlichen Daten zu einer Werteliste So ordnen Sie persönliche Daten aus einer Textdatei zu So ordnen Sie persönliche Daten aus einer Excel-Datei zu So ordnen Sie persönliche Daten aus einer dbase-datei zu So zeigen Sie Wertelisten an, regenerieren und bereinigen sie Kapitel 13 Erstellen von Berechnungen 249 Übersicht Berechnungen Hinzufügen von einfachen Berechnungen zu Berichten Anzahl und Gesamtanzahl SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 11

12 Inhalt Durchführen von Berechnungen für Dimensions- und Informationsobjekte Berechnungsbeispiele Umrechnen in und von Euro Was ist der Euro? Anzeigen des Euro-Symbols Nach welchem Prinzip wird umgerechnet? Konvertierungsfehler Anzeigen von Währungsformaten in Desktop Intelligence So rechnen Sie in Euro um So rechnen Sie aus Euro um Anzeigen der Rundungsdifferenz Umrechnungskurs Dreieck-Verfahren Kapitel 14 Übersicht 267 Zielgruppe dieses Kapitels Informationen in diesem Kapitel Kapitel 15 Einführung in Kontexte und erweiterte Syntax 269 Semantisch dynamische Berechnungen Eingabe- und Ausgabekontexte Wie werden Eingabe- und Ausgabekontexte in Desktop Intelligence definiert? Verwenden von Eingabe- und Ausgabekontexten Anzeigen der erweiterten Syntax einer Formel Anzeigen der erweiterten Syntax durch Verwenden der Formelleiste.275 Anzeigen der erweiterten Syntax durch Verwenden des Befehls "Als Variable definieren" SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

13 Inhalt Kapitel 16 Verwenden der erweiterten Syntax für komplexe Berechnungen 277 Definieren von Berechnungskontexten mit einer erweiterten Syntax Definieren von Eingabe- und Ausgabekontexten Syntax für Eingabe- und Ausgabekontexte Hinzufügen von Eingabe- und Ausgabekontexten zu Formeln Reset-Kontexte Definieren eines Reset-Kontexts Definieren eines Reset-Kontexts Verwenden von Reset-Kontexten in Kreuztabellen Syntax für die Kombination von Reset-, Eingabe- und Ausgabekontexten Ändern von Kontexten mit den Operatoren "FürJeden" und "FürAlle" Abrufen desselben Ergebnisses: "FürAlle Stadt" oder "In Region" Verwenden der Funktion "Rang" mit einer erweiterten Syntax Definieren von Kontexten mit Schlüsselwörtern Kurze Übersicht Häufig verwendete Begriffe Berechnungskontexte Kontextoperatoren Schlüsselwörter Kapitel 17 Fehlerbehebung bei Berechnungen 305 Übersicht #BERECHNUNG #BERECHNUNG bei kumulativen Aggregatberechnungen #BERECHNUNG bei Formeln ohne Aggregatberechnung #MEHRFACHWERT #MEHRFACHWERT bei Aggregatberechnungen #MEHRFACHWERT im Gruppenwechselkopf und -fuß SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 13

14 Inhalt ####### #ALERTER #DICT.ERROR So beheben Sie das Problem: So vermeiden Sie den Fehler #DICT FEHL #DIV/ So beheben Sie das Problem: #FEHLER So beheben Sie dieses Problem #IFEHL #IFEHL bei einer Formel mit kombinierten Kennzahlen und Dimensionen #IFEHL bei einer Aggregatberechnung mit einer komplexen Formel.327 #IFEHL bei einer Formel mit WHERE #ÜBERLAUF #SYNTAX #UNBEKANNT So beheben Sie dieses Problem Tipps und Tricks Kapitel 18 Formeln, lokale Variablen und Funktionen 335 Übersicht Formeln Wozu dienen Formeln? Erstellen von Formeln Anzeigen der Formelleiste Anzeigen des Formel-Editors Verwenden des Formel-Editors Syntaxregeln für Formeln Lokale Variablen Wozu dienen lokale Variablen? SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

15 Inhalt Woran sind lokale Variablen zu erkennen? Erstellen von lokalen Variablen Umwandeln von Formeln in lokale Variablen Erstellen von lokalen Variablen durch Gruppierung von Werten So zeigen Sie den Umsatz pro Semester an Umbenennen von Variablen Hinzufügen von Wertegruppen zu einer Drill-Hierarchie Verwalten von Formeln und lokalen Variablen Einfügen von lokalen Variablen und Formeln in einen Bericht So bearbeiten Sie Formeln So bearbeiten Sie lokale Variablen So löschen Sie Formeln und lokale Variablen Funktionen Verwenden von Funktionen Verwenden der Schaltfläche "Hilfe" zur Funktion Funktionsäquivalente in Microsoft Excel Aggregatfunktion, Äquivalente Numerische Funktion-Äquivalente Zeichenfunktion-Äquivalente Datumsfunktion-Äquivalente Weitere Beispiele für die Verwendung von Formeln Erstellen von Variablen zur Berechnung des durchschnittlichen Umsatzes der letzten drei Wochen Kapitel 19 Starten von Desktop Intelligence mit dem Befehl "Ausführen" 373 Übersicht So verwenden Sie den Befehl "Ausführen" Optionen des Befehls "Ausführen" Festlegen von BOUSER, BOPASS und anderen Variablen SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 15

16 Inhalt Kapitel 20 Desktop Intelligence und Visual Basic für Applikationen 379 Übersicht Was sind Makros? Was sind Add-Ins? Verwenden von Makros So führen Sie ein Makro aus Verwenden von Add-Ins Installieren der Add-Ins Verwenden eines Add-Ins Deinstallieren der Add-Ins Austauschen von Add-Ins mit anderen Anwendern Konvertieren von Skripten in Makros So konvertieren Sie ein Skript: Verwenden des Visual Basic-Editors So öffnen Sie den Visual Basic-Editor SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

17 Inhalt Kapitel 21 Übersicht 387 Kapitel 22 Syntax 389 Kapitel 23 Optionen 391 Kapitel 24 Hilfemeldung 395 Kapitel 25 Fehlermeldungen 397 Anhang A Weitere Informationen 399 Index 403 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 17

18 Inhalt 18 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

19 Einführung in Desktop Intelligence 1

20 Einführung in Desktop Intelligence 1 Was ist Desktop Intelligence? Was ist Desktop Intelligence? Desktop Intelligence ist eine integrierte Abfrage-, Berichterstellungs- und Analyselösung für professionelle Anwender, die direkt über den Desktop den Zugriff auf Unternehmensdatenbanken sowie die Darstellung und Analyse dieser Informationen in einem Desktop Intelligence-Dokument ermöglicht. Durch Desktop Intelligence wird der Datenzugriff erleichtert, da Sie keine datenbankspezifischen technischen SQL-Begriffe verwenden müssen. Nachdem Sie mit Desktop Intelligence auf Daten zugegriffen haben, können Sie diese in Form von Tabellen oder komplexen, dynamischen Dokumenten mit drillfähigen Diagrammen als Bericht darstellen. Woher stammen die Daten? Durch Desktop Intelligence wird der Zugriff auf die Daten in der firmeninternen Datenbank erleichtert, da eine geschäftsbezogene, semantische Brücke bereitgestellt wird. Sie müssen sich daher nicht mit den technischen Aspekten der Datenbank auseinander setzen. Diese semantische Brücke wird als Universum bezeichnet. Ein Universum entspricht bestimmten Daten in einer Datenbank und verwendet alltäglich gebrauchte Begriffe zur Darstellung Ihres Geschäftsumfeldes. Dies bedeutet, dass Sie die benötigten Daten unter Verwendung der Ihnen geläufigen Geschäftssprache auswählen können. In Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation werden die Universen mithilfe von Business Objects Designer von einem Universum-Designer erstellt. Der Designer stellt Ihnen und anderen Anwendern Universen zur Verfügung, sodass Sie über eine intuitive und anwenderfreundliche Oberfläche auf die Daten in der Datenbank zugreifen können. Universen bestehen aus Klassen und Objekten. Objekte sind Elemente, die einem bestimmten Datensatz in einer relationalen Datenbank entsprechen und in Geschäftssprache erfasst wurden. Mit den Objekten können Sie Daten für Ihre Dokumente abrufen. Klassen sind logische Gruppierungen von Objekten. 20 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

21 Einführung in Desktop Intelligence Was ist Desktop Intelligence? 1 Über diese Anwenderoberfläche können Sie mit dem Abfrage-Editor eine Desktop Intelligence-Abfrage erstellen, indem Sie Objekte aus einem Universum hinzufügen und anordnen. Objekte sind Elemente, die einem Datensatz aus einer relationalen Datenbank zugeordnet sind und die in üblichen Geschäftsbegriffen ausgedrückt werden. Beim Ausführen der Abfrage stellt Desktop Intelligence eine Datenbankverbindung her und ruft die mit den ausgewählten Objekten verknüpften Daten ab. Bei einer Abfrage handelt es sich um einen Datenprovider-Typ. Der Datenprovider enthält die zum Abruf aus der Datenquelle ausgewählten Daten. Mithilfe dieser Daten können Sie dann interaktive Berichte erstellen. Mit Desktop Intelligence können Sie auf die Daten von zahlreichen Datenquellen zugreifen: relationale und multidimensionale Datenbanken, Anwendungspakete, persönliche Dokumente sowie nahezu alle Datenquellen unter Verwendung von Microsoft VBA-Prozeduren (Visual Basic für Applikationen). Darstellen und Analysieren von Daten Nachdem Sie über die benötigten Daten verfügen, können Sie sie auf verschiedene Weise darstellen. Sie können sie in einer einfachen Tabelle anzeigen lassen. Alternativ dazu können Sie komplexe Berichte mit einer großen Menge von Daten erstellen, die so angeordnet und formatiert werden, dass Anwender die relevanten Informationen direkt anzeigen lassen können. Außerdem können Sie Bilder einfügen und Objekte einbetten und Dokumente so formatieren, dass dadurch qualitativ hochwertige Dokumente entstehen. Mit Berichtsanalysen können Sie außerdem die Geschäftsdaten von unterschiedlichen Gesichtspunkten her untersuchen, indem Sie zur Anzeige von detaillierten Informationen die folgenden Funktionen verwenden: Ziehen und Ablegen der Daten, Einfügen von Berichtberechnungen oder Durchführen von Drill-Vorgängen in den Berichten. SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 21

22 Einführung in Desktop Intelligence 1 Was ist Desktop Intelligence? Gemeinsame Verwendung von Informationen Die von Ihnen erstellten Dokumente lassen sich schnell und einfach für andere Anwender in Ihrem Unternehmen bereitstellen, indem Sie sie direkt an die Personen oder Anwendergruppen Ihrer Wahl senden oder sie als Ordner oder Kategorien in das Repository exportieren. Bei der Verteilung von Dokumenten auf eine dieser beiden Arten verwenden Sie das Desktop Intelligence-Repository. Die gesendeten Dokumente werden im Repository gespeichert, so dass andere Anwender sie abrufen und anzeigen können. Das Repository enthält außerdem Informationen mit Bezug auf die gespeicherten Dokumente, z.b. Name des Absenders, Datum sowie Angaben zu den Anwendern im Unternehmen, die zum Abrufen und Anzeigen eines Dokuments berechtigt sind. Sie können die von anderen Anwendern gesendeten Dokumente unter Verwendung von WebIntelligence-Dokumenten importieren, die in Desktop Intelligence geöffnet und angezeigt werden können. Darüber hinaus können Sie mit InfoView Dokumente senden, die für eine zeitgesteuerte Verarbeitung vorgesehen sind. Anmerkung: Weitere Informationen zum Senden, Abrufen und Drucken sowie zur Veröffentlichung und zeitgesteuerten Verarbeitung von Dokumenten finden Sie im InfoView-Anwenderhandbuch. Eine Online-Version dieses Handbuchs lässt sich direkt über das Hilfemenü von Desktop Intelligence aufrufen. Sicherheit Das Repository wird vom Business Objects-Administrator eingerichtet und verwaltet, der alle Anwenderrechte vergibt. Der Business Objects-Administrator führt Folgendes aus: Definieren der Bereiche der Desktop Intelligence-Anwenderoberfläche, auf die Sie zugreifen können Einschränken der verfügbaren Desktop Intelligence-Funktionen (z.b. Zugriff auf bestimmte Menübefehle) Definieren der Datenbankverbindung 22 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

23 Einführung in Desktop Intelligence Demo-Material und Beispiele 1 Definieren des Zugriffs auf Universen, um Abfragen zu erstellen und zu bearbeiten Die einem Anwender zugewiesenen Rechte bestimmen sein Anwenderprofil. Aufgrund dieses profilgestützten Sicherheitssystems ist die Verteilung eines Dokuments an zahlreiche Anwender möglich. Dabei kann jeder Endanwender nur diejenigen Informationen einsehen, zu deren Anzeige er berechtigt ist. Aktualisieren von Dokumentdaten Datenbanken werden regelmäßig aufgrund aktueller Daten auf den neuesten Stand gebracht. Ein zu einem bestimmten Zeitpunkt erstelltes Dokument reflektiert die zu dem Zeitpunkt verfügbaren Daten, die allerdings zu einem späteren Zeitpunkt unter Umständen nicht mehr dem neuesten Stand entsprechen. Mit Desktop Intelligence können Sie die in einem Dokument enthaltenen Daten manuell oder zu bestimmten Zeiten automatisch aktualisieren, wobei deren Darstellungs- oder Formatierungseinstellungen unverändert bleiben. Bei der Aktualisierung eines Dokuments stellt Desktop Intelligence eine Verbindung mit der Datenbank her und ruft die neuesten Daten ab. Dies wird als Dokument bezeichnet. Demo-Material und Beispiele Um die Anwender bei der Einrichtung und Ausführung von Desktop Intelligence zu unterstützen, sind im mitgelieferten Desktop Intelligence-Demo-Kit verschiedene Demo-Datenbanken, Demo-Universen und Beispielberichte enthalten. Als Demo-Universen werden die Universen "Insel-Reisen" und "emoden" zur Verfügung gestellt. Die Beispiele in diesem Anwenderhandbuch basieren auf den Demo-Datenbanken emoden und Insel-Reisen. Die Demo-Datenbank emoden enthält Daten mit Bezug auf den Einzelhandel in der Bekleidungsbranche. Sie umfasst Informationen über 211 Produkte (663 Produkt-Farb-Variationen), die in 13 Geschäften innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren verkauft wurden. Das Universum "Insel-Reisen" wird im Abschnitt "Demo-Material" ausführlich beschrieben. SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 23

24 Einführung in Desktop Intelligence 1 Aktualisieren von früheren Desktop Intelligence-Versionen Aktualisieren von früheren Desktop Intelligence-Versionen Dieser Abschnitt richtet sich an Anwender, die von einer früheren Desktop Intelligence-Version aktualisieren (früher unter dem Namen BusinessObjects bekannt). In BusinessObjects 5.1 bis 6.5 erstellte Dokumente sind vollständig mit Desktop Intelligence kompatibel. Das Repository Desktop Intelligence verwendet das Repository, um den Zugriff auf das Data Warehouse zu schützen und um eine Infrastruktur zur Verteilung von Dokumenten an andere Anwender bereitzustellen. Sie wählen die Dokumente aus, die aus Desktop Intelligence importiert oder in diese Anwendung exportiert werden sollen. Ordner und Kategorien Das Repository organisiert Dokumente in einem übersichtlichen aus Ordnern und Kategorien bestehenden System, das Ihnen und anderen Anwendern den einfachen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Ordner Ordner stellen die physischen "Container" zum Speichern von Dokumenten dar. Nur ein Dokument mit einem bestimmten Namen kann in einem Ordner oder in einer Kategorie abgelegt werden. Dokumente können in mehreren Kategorien abgelegt werden. Ändern Sie ggf. den Namen des Dokuments, oder weisen Sie ihm eine Nummer zu, wenn Sie es im selben Ordner oder in derselben Kategorie ablegen möchten. 24 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

25 Einführung in Desktop Intelligence Ordner und Kategorien 1 Verknüpfungen und Kopien können in anderen Ordnern oder Kategorien abgelegt werden. Das Repository ist in Ordner und Kategorien unterteilt, um Ihnen die Organisation von Dokumenten zu erleichtern. Sie können Unterordner erstellen oder löschen. Bevor ein Dokument in das Repository exportiert wird, muss es gespeichert werden. Sie können die Ordner- oder Kategoriestruktur durchsuchen. Kategorien Kategorien werden dagegen unabhängig vom Speicherort zum Klassifizieren von Informationen verwendet. Zwei Ordnertypen stehen zur Auswahl: "Meine Ordner" mit zwei Unterordnern Favoriten (standardmäßig für häufig verwendete Dokumente reserviert) Posteingang (standardmäßig für Dokumente reserviert, die von anderen Anwendern empfangen wurden) Öffentliche Ordner (für gemeinsam verwendete Dokumente) Zwei Kategorietypen stehen zur Auswahl: Öffentliche Kategorien Persönliche Kategorien SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 25

26 Einführung in Desktop Intelligence 1 Ordner und Kategorien 26 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

27 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2

28 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Welche Datenquellen sind verfügbar? Welche Datenquellen sind verfügbar? Mit Desktop Intelligence können Sie auf die Daten von zahlreichen Datenquellen zugreifen. Sie können Daten aus verschiedenen Quellen aufrufen: Universen Persönliche Dateien Gespeicherte Prozeduren Freehand SQL Server XML-Datenprovider VBA-Datenprovider Wie können Sie auf Datenquellen zugreifen? Mit Desktop Intelligence können Sie über eine grafische Anwenderoberfläche auf die Daten zugreifen. Um die gewünschten Informationen abzurufen, ist es nicht erforderlich, dass Sie über technische Kenntnisse der zugrunde liegenden Datenstrukturen verfügen. Sie sollten jedoch über ein weitreichendes geschäftliches Fachwissen verfügen. Um mit Desktop Intelligence auf eine Datenquelle zuzugreifen, erstellen Sie einen Datenprovider. Die von Desktop Intelligence unterstützten Datenprovider-Typen werden in der folgenden Tabelle beschrieben: 28 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

29 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Welche Datenquellen sind verfügbar? 2 Datenprovider Beschreibung CD-Installation Universen Ein Universum besteht aus Klassen und Objekten, die den Segmenten einer Datenbank entsprechen, in denen die gewünschten Daten enthalten sind. Sie sind in alltäglichen Begriffen auf aussagekräftige Weise dargestellt. Bei einer auf einem Universum basierenden Abfragen werden die gewünschten Objekte wie z.b. Kunde, Jahr oder Region einfach nur ausgewählt. Ja Persönliche Dateien Bei persönlichen Dateien können Daten aus Excel, dbase und Textdateien abgerufen werden. Ja SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 29

30 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Welche Datenquellen sind verfügbar? Datenprovider Beschreibung CD-Installation Gespeicherte Prozeduren Gespeicherte Prozeduren können nur dann verwendet werden, wenn der Supervisor bzw. die IT-Abteilung diesen Datenprovider- Typ bereitgestellt hat, und die relationale Datenbank Ihres Systems solche unterstützt. Gespeicherte Prozeduren sind SQL-Skripte (Structured Query Language), die in der Datenbank gespeichert und für diese ausgeführt werden können. Ja Freehand-SQL Anwender, die mit der für relationale Datenbanken verwendeten Abfragesprache SQL vertraut sind, können Freehand- SQL benutzen. Mit Freehand-SQL öffnen oder schreiben Sie ein SQL-Skript, das Sie anschließend in der Datenbank ausführen. Ja Nur im 2-Schichtenmodus XML-Datenprovider Die gewünschten Daten können aus XML-Dateien abgerufen werden. Ja 30 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

31 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Welche Datenquellen sind verfügbar? 2 Datenprovider Beschreibung CD-Installation VBA-Datenprovider Mit Microsoft Visual Basic für Applikationen (VBA) geschriebene Prozeduren ermöglichen den Zugriff auf Daten aus (fast allen) beliebigen Datenquellen. Ja Welche Desktop Intelligence-Anwender können Datenprovider erstellen? Der Desktop Intelligence-Supervisor kann den Zugriff auf bestimmte Datenprovider-Typen oder sogar auf bestimmte Objekte innerhalb eines Universums einschränken. Sie könnten in diesem Fall zwar Universumsabfragen erstellen, jedoch wäre die Erstellung von anderen Datenprovider-Typen nicht möglich. Dadurch könnten Sie anschließend nur bestimmte Objekte im Universum verwenden. Der Supervisor richtet sich bei der Definition der Zugriffsrechte für Datenprovider und andere Desktop Intelligence-Funktionen ausschließlich nach den Abfrage- und Berichterstellungsanforderungen Ihres Unternehmens. Um die aktuellsten Informationen aus den Datenbanken abrufen zu können, sind standardmäßig alle Desktop Intelligence-Anwender zum Regenerieren von Datenprovidern berechtigt. Wer richtet die Datenbankverbindungen ein? Für den Zugriff auf die Daten einer Datenbank und deren Abruf ist eine Datenbankverbindung erforderlich. Wenn z.b. die Daten Ihrer Firma oder Ihres Unternehmens in einer Informix-Datenbank gespeichert werden, muss SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 31

32 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Welche Datenquellen sind verfügbar? die Kommunikation mit dieser Datenquelle von allen Desktop Intelligence-Arbeitsplätzen aus möglich sein. In den meisten Fällen muss die Datenbankverbindung nicht vom Desktop Intelligence-Endanwender selbst eingerichtet werden. Sie können daher die gewünschten Informationen über Desktop Intelligence abrufen, ohne sich mit den technischen Aspekten einer Datenbank befassen zu müssen. Versierte Anwender können jedoch weiterhin eigene Datenbankverbindungen definieren. Sie können z.b. mit Freehand-SQL eine Verbindung definieren, ein SQL-Skript schreiben und anschließend das Skript für die erstellte Verbindung ausführen. In der folgenden Tabelle werden die Anwender aufgeführt, die die Datenbankverbindungen für die verschiedenen Desktop Intelligence-Datenprovider einrichten. Datenprovider Anwender, der die Datenbankverbindung einrichtet Auf Universen basierende Abfragen Der Universum-Designer richtet die Verbindung mit dem Universum so ein, dass sie bei der Abfrageerstellung und -bearbeitung im Hintergrund hergestellt wird. Anmerkung: Der Supervisor kann die vorhandene Verbindung ändern oder dem Universum eine neue Verbindung zuordnen. Gespeicherte Prozeduren Der Supervisor definiert die Verbindung für den Zugriff auf die gespeicherten Prozeduren. 32 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

33 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Welche Datenquellen sind verfügbar? 2 Datenprovider Anwender, der die Datenbankverbindung einrichtet Freehand-SQL Freehand-SQL ermöglicht die Einrichtung eigener Datenbankverbindungen. Nachdem Sie eine Verbindung eingerichtet haben, können Sie sie anderen Anwendern zur Verfügung stellen. Persönliche Dateien und XML-Dateien Sie können auf die Daten in einer persönlichen Datei oder XML-Datei zugreifen, indem Sie die Datei auswählen. Dadurch wird die "Verbindung" zu den Daten hergestellt. Es geht hier weniger um einen technischen Vorgang, sondern vielmehr um die Auswahl der richtigen Datei. VBA-Prozeduren Bei einer VBA-Prozedur wird ein VBA-Makro ausgeführt, durch das die Daten für den Desktop Intelligence-Bericht abgerufen werden. Diejenige Person, die das Makro erstellt, definiert die Verbindung mit der Datenquelle im Makro-Code. Eingeschränkte Verbindungen Wenn Sie mit einem Universum arbeiten, das mit einer eingeschränkten Verbindung eingerichtet wurde, müssen Sie zur Abfrageausführung den Datenbankanwendernamen und das Datenbankkennwort angeben. Diese sind nicht mit dem Anwendernamen und dem Kennwort identisch, mit denen Sie sich bei Desktop Intelligence angemeldet haben. Es handelt sich um den Anwendernamen und das Kennwort für die zugrunde liegende Datenbank SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 33

34 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Arbeitsschritte für den Datenzugriff (z.b. für eine SQL Server-Datenbank), auf die das Universum zugreift. Diese Datenbank bleibt für Sie in der Regel verborgen, der Universum-Designer kann jedoch durch Einrichtung einer eingeschränkten Verbindung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen. Je nach Art der eingeschränkten Verbindung müssen Sie in einigen oder auch allen der folgenden Situationen den Anwendernamen und das Kennwort für die Datenbank angeben: Beim erstmaligen Ausführen einer Abfrage (weitere Informationen dazu finden Sie unter "Erstellen einer Abfrage im Abfrage-Editor und Ausführen der Abfrage"). Beim Regenerieren einer Abfrage (weitere Informationen dazu finden Sie unter "Regenerieren von Desktop Intelligence-Dokumenten"). Beim Analysieren einer Abfrage, um ihre Gültigkeit zu testen (weitere Informationen dazu finden Sie unter "Verwenden von SQL-Skripten aus Desktop Intelligence-Abfragen"). Wenn Sie Ihren Anwendernamen und das Kennwort für die Datenbank nicht kennen, wenden Sie sich an Ihren Desktop Intelligence-Administrator. Ist eine Kombination von Daten aus verschiedenen Quellen für denselben Bericht möglich? Ja. Mit Desktop Intelligence können Sie komplexe Berichte mit Daten aus firmeninternen Datenbanken erstellen. Der Zugriff auf diese Datenbanken erfolgt, indem Sie die Daten von Abfragen in Datenprovidern (z.b. Universen und Freehand-SQL) sowie Daten aus eigenen Dateien (z.b. Kalkulationstabellen und Textdateien) verwenden. Arbeitsschritte für den Datenzugriff Es stehen zwei grundlegende Methoden zur Definition von Datenprovidern zur Verfügung, um auf die Daten in Desktop Intelligence zuzugreifen. Sie können aus zwei Gründen einen Datenprovider einrichten: Erstellen eines neuen Dokuments Bearbeiten eines vorhandenen Dokuments 34 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

35 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Arbeitsschritte für den Datenzugriff 2 Indem Sie einen Datenprovider in einem bereits vorhandenen Dokument bearbeiten, können Sie unterschiedliche Ergebnisse erzielen. In den folgenden Abschnitten werden die im Rahmen dieser beiden Methoden erforderlichen Arbeitsschritte erläutert. Definieren von Datenprovidern bei der Erstellung von neuen Dokumenten Die Definition eines Datenproviders bei der Erstellung eines neuen Dokuments ist die häufigste Vorgehensweise in Desktop Intelligence. Sie erstellen das Dokument, um Ihre Geschäftsdaten anzuzeigen. Dazu müssen Sie einen Datenprovider definieren, um auf die Daten der Datenquelle zuzugreifen. Um einen Datenprovider bei der Erstellung eines neuen Dokuments zu definieren, wird beim ersten Starten von Desktop Intelligence gleichzeitig der Berichtsassistent gestartet. Definieren von neuen Datenprovidern mit dem Berichtsassistenten 1. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Bericht-Assistent. 2. Wählen Sie eine Option für das Berichtslayout aus. 3. Klicken Sie auf Beginnen. Das Dialogfeld "Datenzugriff festlegen" wird angezeigt. 4. Nehmen Sie ein Auswahl vor, anhand derer Sie die Abfrage erstellen möchten (verwenden Sie das Auswahlelement für die folgende Liste): Zum Erstellen einer Abfrage für ein Universum klicken Sie auf Universum und dann Weiter. Zum Erstellen einer Abfrage basierend auf einer gespeicherten Prozedur, Freehand-SQL, einer persönlichen Datei, XML-Datei oder VBA-Prozedur klicken Sie auf Sonstige, wählen Sie eine Datenquelle aus der Liste aus, und klicken Sie auf Ende. Zum Erstellen einer Abfrage für ein Universum mithilfe des Abfrage-Editors klicken Sie auf das Universum und dann auf Ende. SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 35

36 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Arbeitsschritte für den Datenzugriff Wenn Sie im vorhergehenden Schritt Sonstige ausgewählt haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie einen Datenprovider erstellen und die Daten für den Bericht abrufen können. Falls Sie Universum ausgewählt und dann auf Ende geklickt haben, wird der Abfrage-Editor geöffnet. Mithilfe des Abfrage-Editors können Sie sämtliche Klassen und Objekte des ausgewählten Universums anzeigen und zur Erstellung der Abfrage verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter "Anzeigen des Abfrage-Editors". (ts_note: Make this a related-link.) Einstellen eines Standard-Datenprovider-Typs für neue Dokumente Verwenden Sie bei der Erstellung neuer Dokumente immer denselben Datenprovider-Typ? In diesem Fall können Sie eine Option aktivieren, damit der entsprechende Datenprovider-Typ im Berichtsassistenten standardmäßig eingestellt wird. Dies bedeutet, dass Sie den Datenprovider-Typ nicht bei jeder Dokumenterstellung erneut auswählen müssen. Wenn Sie ständig mit auf Universen basierenden Abfragen arbeiten, können Sie ebenfalls ein Standard-Universum definieren. So definieren Sie einen Standard-Datenprovider-Typ: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Neues Dokument. 3. Aktivieren Sie die Option Berichtsassistent mit folgenden Einstellungen anzeigen. 4. Wählen Sie im Kombinationsfeld "Datenzugriff" den Datenprovider-Typ, den Sie verwenden möchten. Mit der Option "Standard-Universum verwenden" können Sie das gewünschte Universum auswählen. Mit der Option "Anderen Datenprovider verwenden" können Sie im Dropdown-Listenfeld einen anderen Datenprovider-Typ auswählen. 5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. 36 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

37 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Arbeitsschritte für den Datenzugriff 2 Erstellen von Abfragen in vorhandenen Dokumenten Es ist nicht erforderlich, jedes Mal ein neues Dokument zu erstellen, wenn Sie neue Daten in Desktop Intelligence anzeigen lassen möchten. Sie können Datenprovider auch innerhalb vorhandener Dokumente definieren. Mithilfe dieser Funktion können Sie nicht nur mehr Daten aus derselben Datenquelle anzeigen, als mit der Ausgangsabfrage des Dokuments abgerufen wurden, sondern auch Daten aus unterschiedlichen Quellen im selben Bericht kombinieren. Die in Ihrem Unternehmen erzielten Verkaufszahlen sind in der firmeninternen Datenbank gespeichert. Sie können auf die Daten zugreifen, indem Sie in Desktop Intelligence eine Universumsabfrage ausführen. Sie verfügen bereits über ein Desktop Intelligence-Dokument, das diese Informationen enthält. Sie speichern die von Ihnen als vierteljährliches Verkaufsziel veranschlagten Zahlen in einer Microsoft Excel-Kalkulationstabelle und möchten nun die Zahlen des Unternehmens mit Ihren eigenen Zahlen vergleichen. So vergleichen Sie die Firmenzahlen mit Ihren persönlichen Daten 1. Öffnen Sie das Dokument mit den offiziellen Firmenzahlen. 2. Klicken Sie auf Datenprovider erstellen. 3. Klicken Sie auf Bei erneutem Datenzugriff andere Zugriffsart wählen. 4. Klicken Sie auf Persönliche Dateien. 5. Klicken Sie auf Ende. 6. Suchen Sie im angezeigten Dialogfeld nach der Excel-Datei, in der Ihre persönlichen Daten enthalten sind. 7. Klicken Sie auf Ausführen. Die Daten aus der Kalkulationstabelle werden von Desktop Intelligence im Bericht zur Verfügung gestellt. Definieren von Datenprovidern innerhalb eines vorhandenen Dokuments 1. Wählen Sie im Menü "Daten" den Befehl Datenprovider erstellen. SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 37

38 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Arbeitsschritte für den Datenzugriff 2. Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um den gewünschten Datenprovider-Typ auszuwählen. 3. Erstellen Sie den Datenprovider. 4. Klicken Sie auf Ausführen. Die Daten werden von Desktop Intelligence abgerufen und im Dokument zur Verfügung gestellt. Tipp: Wenn Sie die Daten anzeigen möchten, sobald sie von Desktop Intelligence abgerufen wurden, verwenden Sie im Menü "Einfügen" die Befehle "Tabelle", "Kreuztabelle" oder "Diagramm". Befolgen Sie dann die Anweisungen des Assistenten, um auf die gewünschten Daten zuzugreifen. Bearbeiten von Datenprovidern Beim Bearbeiten eines Datenproviders wird die entsprechende Definition geändert, um neue oder andere Daten in das aktuelle Arbeitsdokument einzufügen. Die Bearbeitung eines Datenproviders erweist sich häufig als einfacher und schneller als die Erstellung eines neuen Datenproviders. Beispiel: Hinzufügen von regionalen Informationen zu einem vorhandenen Dokument Sie arbeiten an einem Dokument, in dem die Verkaufszahlen pro Jahr angegeben sind, benötigen aber einige regionale Zahlen, um die Aufstellung zu vervollständigen. Anstatt eine neue Abfrage zu definieren und mehrere Datenprovider im selben Dokument zu erstellen, können Sie einfach weitere Ergebnisobjekte zum vorhandenen Datenprovider hinzufügen. Hinzufügen von Ergebnisobjekten zu einem vorhandenen Datenprovider 1. Wählen Sie im Menü "Daten" den Befehl Datenprovider bearbeiten. Fügen Sie die gewünschten Objekte (z.b. Region, Stadt) in den Bereich "Ergebnisobjekte" des Abfrage-Editors ein. Dazu müssen Sie in der Liste Klassen und Objekte auf die Symbole der einzelnen Objekte doppelklicken. 2. Klicken Sie auf Ausführen. 38 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

39 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Arbeitsschritte für den Datenzugriff 2 Die neuen Daten werden von Desktop Intelligence in den Bericht eingefügt. Wenn die Daten in einer Tabelle angezeigt werden, erfolgt die Anzeige der neuen Spalten automatisch. Weitere Gründe für eine Bearbeitung der Datenprovider Zu den weiteren Gründen für eine Bearbeitung der Datenprovider zählen: Sie möchten die zurückgegebene Datenmenge einschränken, indem Sie Bedingungen oder eine maximale Zeilenanzahl definieren. Die Daten sollen durch die Abfrage in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet werden. So bearbeiten Sie einen Datenprovider 1. Wählen Sie im Menü "Daten" den Befehl Datenprovider bearbeiten. 2. Der nächste Schritt hängt davon ab, ob das Dokument mehr als einen Datenprovider enthält. Dokument Mit einem Datenprovider Mit mehreren Datenprovidern Aktion Klicken Sie auf OK. Wählen Sie den zu bearbeitenden Datenprovider aus, und klicken Sie dann auf OK. 3. Bearbeiten Sie den Datenprovider und führen Sie ihn dann aus. Desktop Intelligence gibt die neuen Daten für den Bericht zurück. So löschen Sie einen Datenprovider Einen Datenprovider löschen bedeutet, den zur Erstellung oder Regenerierung eines Berichts notwendigen Abrufvorgang zu unterbrechen. 1. Drücken Sie zum Löschen eines Datenproviders die Taste Esc. Das Dialogfeld "Ausführungsunterbrechung" wird auf dem Bildschirm angezeigt: SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 39

40 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence 2 Verwenden des Repositorys 2. Wählen Sie die im Bericht anzuzeigenden Ergebnisse aus. Wenn Aktion Anzeigen der Ergebnisse, die vom ausgeführten Datenprovider zurückgegeben werden. Aktivieren Sie Die Ausführung fortsetzen. Anzeigen der Teilergebnisse, die bis zum Zeitpunkt der Unterbrechung vom Datenprovider zurückgegeben wurden. Aktivieren Sie Die Ausführung abbrechen und Teilergebnisse einholen. Bei Teilergebnissen in einem Bericht wird in der Statusleiste eine Meldung über Teilergebnisse angezeigt. Verwerfen der Ergebnisse, die bis zum Zeitpunkt der Unterbrechung vom Datenprovider zurückgegeben wurden. Aktivieren Sie Keinerlei Ergebnisse einholen. Anzeigen der Ergebnisse der vorhergehenden Ausführung. Aktivieren Sie Die Ergebnisse der vorhergehenden Ausführung beibehalten. Verwenden des Repositorys Dokumente werden im Repository in Ordnern und Kategorien abgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter "Repository". Exportieren in das Repository Wenn Sie ein Dokument erstellen, sollten Sie es speichern und in einen vorhandenen Ordner exportieren bzw. einen neuen Ordner erstellen, bevor Sie es erstmalig in das Repository exportieren. 40 SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse

41 Einführung in den Datenzugriff mit Desktop Intelligence Exportieren in das Repository 2 Ordner enthalten die wirklichen Dateien, während in den Kategorien lediglich auf die Dokumente verwiesen wird. So exportieren Sie ein Dokument in das Repository 1. Öffnen Sie ein gespeichertes Dokument im Desktop Intelligence-Administrator. 2. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option In Repository exportieren. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den das Dokument exportiert werden soll, oder erstellen Sie einen neuen Ordner. 3. Heben Sie den Ordner hervor, in den das Dokument exportiert werden soll. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Ihr Dokument den richtigen Namen hat Klicken Sie auf OK. 6. Klicken Sie noch einmal auf OK. 7. Geben Sie die Übersichtsinformationen ein. 8. Klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie auf Ersetzen. Falls Sie nicht auf "Ersetzen" klicken, wird der Export abgebrochen. 10. Klicken Sie auf OK. Erstellen von neuen Ordnern Wenn Sie ein Dokument in einen Ordner exportieren, müssen Sie es in einen vorhandenen Ordner einfügen oder einen neuen Ordner erstellen. Erstellen von neuen Ordnern 1. Klicken Sie auf In Repository exportieren. 2. Heben Sie die Datei hervor, in der der Ordner erstellt werden soll. 3. Klicken Sie auf Neu. 4. Geben Sie den Namen des Ordners ein. SAP BusinessObjects Desktop Intelligence-Handbuch für Datenzugriff und -analyse 41