Vergabeverfahren: Druck und Versand der Anträge für das Bay. Betreuungsgeld; Az: ZVS-2015/21

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1 Vergabeverfahren: Druck und Versand der Anträge für das Bay. Betreuungsgeld; Az: ZVS-2015/21 Zusammenstellung der Bieterfragen und Antworten bzw. Informationen der Zentralen Vergabestelle Stand: Bieteranfrage per vom Frage 1: Sollen die Sendungen als Dialog Post oder als Brief versandt werden? Die Voraussetzung für den Versand als Dialogpost (bis Infopost) sind aufgrund der fehlenden Inhaltsgleichheit der Sendungen nicht gegeben. Die Sendungen werden als Standardbrief versandt. Eine portooptimierte Auflieferung bei der Dt. Post AG bzw. einem anderen Postdienstleister muss gewährleistet sein. Bieteranfrage per vom Frage 2: Wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben, möchten Sie, dass alle nicht zustellbaren Sendungen an das ZBFS zurückgesandt werden. Daher gehen wir davon aus, dass die Sendungen nicht als inhaltsgleiche Sendungen im Sinne der Infopost/ ab Dialogpost der Deutschen Post AG versandt werden sollen. Wir bitten um Bestätigung, andernfalls um Mitteilung, wie die Sendungen versandt werden sollen. Auf die Antwort zur Frage 1 wird verwiesen. Bieteranfrage per vom Frage 3: Wie werden die Daten im Detail gestellt? Sie schreiben einmal von Word-Serienbriefen und dann von PDF mit eingebundenen Adressen. Können wir mit fertigen PDF-Dateien rechnen, Seite 1 von 5

2 also je Dokument ein PDF mit allen eingebundenen Informationen, oder muss das jeweilige Formular aus unterschiedlichen Datenquellen, wie z.b. Word und XML programmiert werden? Die Daten werden wie in der Leistungsbeschreibung erläutert als Word-Serienbriefdateien (Office 2010) geliefert. Die Angabe in 1 Nr. 1 der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung, dass Antragsformulare, Erläuterungsblätter und Anschreiben als druckfähige PDF- Datei mit eingebundenen Empfängeradressen zur Verfügung gestellt werden ist insofern unzutreffend. Die Vereinbarung wurde der Leistungsbeschreibung angepasst. Frage 4: Bezüglich Ihrer Ausschreibung "Druck und Versand der Anträge für das Bay. Betreuungsgeld" wird unter Ziffer 10 des Aufforderungsschreibens gebeten, Erklärungen nachzuweisen. Wir haben die Dokumente a) bis e) auf der angegebenen Seite gefunden, leider fehlt uns das Dokument f) Datenschutz- und Sicherheitskonzept wird anhand 80 SGB X durch das ZBFS geprüft. Können Sie uns bitte mitteilen, wo wir dieses Dokument finden, um unsere Unterlagen zu vervollständigen? Das unter Ziffer 10 f) des Aufforderungsschreibens geforderte Datenschutz- und Sicherheitskonzept steht als Dokument nicht zum Herunterladen zur Verfügung. Insofern ist die in Ziffer 10 des Aufforderungsschreibens gewählte Formulierung die auf der Internetseite des Auftraggebers unter heruntergeladen werden können missverständlich und wurde zwischenzeitlich aktualisiert. Es obliegt daher dem Bieter selbst, ein Konzept vorzulegen, dass die Einhaltung der Datenschutz- und sicherheitsrechtlichen Bestimmungen gewährleistet. Das vom Bieter vorgelegte Datenschutzund Sicherheitskonzept wird sodann durch den Auftraggeber einer Prüfung nach 80 SGB X unterzogen. Bieteranfragen per vom Frage 5: Geschuldet der Tatsache, dass Word Serienbriefe für diese Auflage nicht wirklich performant sind, stellt sich die Frage, ob die Adressen z.b. auch im CSV Format zur Verfügung gestellt werden können und dazu die entsprechenden Formulare als Layout-PDF mit den Informationen, an welcher Stelle welches Datum aus der CSV gedruckt werden muss. Seite 2 von 5

3 Eine Übersendung der Formulare im PDF kommt nicht in Frage, weil sich im fließenden Text Variablen zu den Personalien befinden und daher die Textzeilen veränderlich sind. Die Dateien werden deshalb als Word-Serienbrief zur Verfügung gestellt. Die Vorlage wird ein Word-Dokument mit definierten Seriendruck-Feldern sein und zusätzlich wird eine Datenquell-Datei mit den Empfängerdaten mitgeliefert. In Office 2010 lässt sich diese Datenquelle sehr einfach in die Serienbrief-Vorlage einbinden. Die Datenquelle kann sowohl als Excel- Format (.xlsx) als auch als CSV-Format bereitgestellt werden. Frage 6: In der Leistungsbeschreibung steht bei der Kuvertierung Heften mit dabei. Wir denken, dies ist ein Versehen, oder? In der Preistabelle erscheint es ja nicht mehr. Heften ist nicht erforderlich, es handelt sich um drei einzelne DIN A4-Blätter, die zusammen kuvertiert werden müssen. Bieteranfrage per vom Frage 7: In Punkt 6 Ausführungsfristen schreiben Sie von einer Datenlieferung voraussichtlich Februar/März 2016 und einer Postauflieferung bis spätestens Gleichzeitig schreiben Sie hier, dass die Auflieferung innerhalb einer Woche nach Datenübergabe zu erfolgen hat. (hierzu siehe auch Anlage 1, Punkt 3 Ausführungsfristen und Anlage 3, Punkt 2 Versandarbeiten) Wir gehen daher davon aus, dass die Datenlieferung Ihrerseits allerspätestens zum erfolgt. Für eine Produktion und Fertigstellung verblieben jedoch demnach 4 Wochen zum Fristtermin Da die Datenlieferung davon abhängig ist, wann das Gesetz zum Bay. Betreuungsgeld erlassen wird, schreiben wir in Punkt 6, dass die Auflieferung eine Woche nach Versendung der Druckdaten ( voraussichtlich Februar/März 2016) erfolgen soll. Tatsächlich soll die Auflieferung innerhalb einer Woche nach Übersendung der Druckdaten erfolgen. Der ist der Termin, an dem der Auftrag spätestens ausgeführt sein soll, auch wenn die Daten erst nach dem voraussichtlichen Termin Februar oder März 2016 übersandt werden können. Seite 3 von 5

4 Bieteranfrage per vom Frage 8: Was verstehen Sie unter Freistempelung? Ist ggf. auch das gängige Verfahren der DV- Freimachung möglich? Unter Freistempelung ist das Frankieren der Sendungen zu verstehen. Gegen die Anwendung des gängigen Verfahrens der DV-Freimachung ist nichts einzuwenden. Ein Mindestabstand zwischen Absenderzeile und Empfängeradresse von 14 mm ist gegeben. Ggf. könnte auch eine weitere Zeile eingefügt werden, ohne dass es zu einer Verschiebung des Textes des Anschreibens auf eine zweite Seite kommt. Bieteranfragen per vom Frage 9: Um Ihnen ein optimales und wirtschaftliches Angebot unterbreiten zu können, führen wir im Vorfeld des Versandes eine Portooptimierung durch. Dies basiert auf Datenbasis Ihrer Empfängeranschriften im Excel- oder CSV-Format. Gemäß Ihrer Leistungsbeschreibung findet die Datenstellung im Word-Serienbrief -Format statt. Wir bitten um Bestätigung, daß das Anschreiben im Word oder Format.pdf und die Adressdaten im Format.xls,.xlsx oder.csv erfolgt. Auf die Antworten zu den Fragen 3 und 5 wird verwiesen. Frage 10: Laut Ziffer e) Ihrer Leistungsbeschreibung ist bei der Verarbeitung ein heften erforderlich. Wir interpretieren daraus, dass Sie sicher gehen möchten, dass alle Druckerzeugnisse je einzelner Empfängeranschrift gemeinsam im Kuvert zusammengeführt werden. Wir bitten um Bestätigung, daß die Anforderung auch mit Ja angekreuzt werden kann, wenn die Zusammenführung durch andere, technische sichere Schritte wie softwaregestützte Kuvertiersteuerungen sichergestellt wird. Im weiteren kann durch den Wegfall des Arbeitsvorganges heften ein wirtschaftlicheres Angebot der Auftraggeberin unterbreitet werden. Auf die Antwort zu Frage 6 wird verwiesen. Seite 4 von 5

5 Frage 11: Muss die Anlage 3 mit dem Angebot abgegeben werden? Die Anlage 3 muss nicht mit dem Angebot abgegeben werden. Nach Zuschlagserteilung werden die Lücken (z.b. Firma, Angebotspreis, Ansprechpartner) ergänzt und zur Unterschrift zugeleitet. Frage 12: Diese Frage bezieht sich auf das Preisblatt: - Was ist mit der Position Ausführung gemeint? - In welcher Position sollen die Kuvertierungskosten bepreist werden? Unter Ausführung sind die Kosten, die aufgrund des Buchstaben e) der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) entstehen mit Ausnahme der Portokosten - zu vermerken, also alle Kosten, die für die Ausführung des gesamten Auftrages anfallen und nicht unter den Einzelpositionen a) bis d) erfasst sind. Die Kuvertierungskosten sind daher ebenfalls unter dieser Position zu bepreisen. Hinweis der Zentralen Vergabestelle: Bis zum Ablauf der im Aufforderungsschreiben unter Ziffer 16 bekanntgemachten Frist am sind keine weiteren Fragen eingegangen. Aus diesem Grund findet mit dem heutigen Tage die letzte Aktualisierung der Bieterinformationen statt. Nürnberg, gez. Augustin Seite 5 von 5