Vergabeverfahren: Beschaffung einer E-Recruiting- und Bewerbermanagement-Software Az: ZVS-2017/12

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1 Vergabeverfahren: Beschaffung einer E-Recruiting- und Bewerbermanagement-Software Az: ZVS-2017/12 Zusammenstellung der Bieterfragen und Antworten bzw. Informationen der Zentralen Vergabestelle Stand: Bieteranfragen per vom Frage 1: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr. 2.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und dem Abfragefeld "Talentpool" in der Anlage 2 (Mindestanforderungen): Warum genau benötigen Sie dieses Feld im Rahmen der Stellenausschreibung für Ihre Personaler? Existieren verschiedene "Arten" von Stellenausschreibungen, solche, bei denen Sie Kandidaten ermöglichen möchten, im Talentpool gespeichert zu werden und solche, bei denen Sie es Kandidaten nicht ermöglichen möchten? Bewerbungen dürfen in einem Talentpool nur dann gespeichert werden, wenn die Kandidaten ausdrücklich einwilligen nicht zuletzt, weil dann auch die Speicherzeit der Unterlagen mehr als 6 Monate beträgt. Wir möchten gerne jedem Bewerber die Möglichkeit geben, sich mit dem Ankreuzen des Abfragefeldes, automatisch in den Talentpool aufnehmen zu lassen. Hier sollte dann eine Sortierung nach verschiedenen Berufsgruppen möglich sein. Auch sollte es die Möglichkeit für die Personaler geben, später einzelne Bewerber manuell aus dem Talentpool zu löschen. Seite 1 von 6

2 Frage 2: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr (Keywords) der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): Zu welchem Zweck möchten Sie "Keywords" zu den Stellenausschreibungen hinterlegen? Damit wir später bei ähnlichen Ausschreibungen, die alten Vorlagen finden und wiederverwenden können. Frage 3: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): Werden Sie sukzessive gänzlich auf ausschließlich Online-Bewerbung umstellen oder planen Sie mittel- bis längerfristig auch noch postalische und -Bewerbungen zu akzeptieren? Wir planen derzeit dauerhaft Bewerbungen zuzulassen auch im Hinblick darauf, dass die Online-Bewerbung nicht zwingend barrierefrei sein muss, wir aber über unsere Homepage und die Bewerbung Barrierefreiheit garantieren möchten. Inwiefern wir weiterhin postalische Bewerbungen zulassen werden, ist derzeit noch offen. Frage 4: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): Welche Rolle im System bzw. welche Personen außer den Personalern nehmen im Rahmen des anonymisierten Bewerbungsverfahrens die Vorauswahl vor? Sind die Personen, die die Vorauswahl durchführen zum Zeitpunkt der Erstellung der Stellausschreibung bereits genau bekannt? Neben den Personalern werden auch die Führungskräfte (Gruppe 1 Bewerter) die Vorauswahl vornehmen. Diese sind zum Zeitpunkt der Erstellung der Ausschreibung bekannt. Seite 2 von 6

3 Frage 5: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): In welchem Umfang unterscheidet sich das Layout für eine Printveröffentlichung von dem für eine interne oder externe Stellenveröffentlichung? Können Texte und Bilder komplett unterschiedlich sein? Wie gedenken Sie mit einer neuen Lösung den Print-Kanal zu bedienen? Automatisiert über die neue Lösung oder arbeiten Sie mit Agenturen zusammen, denen Sie z.b. Ausschreibungselemente per zukommen lassen? In der Regel sind die Texte und Bilder (Logos)bei externen Online-Ausschreibungen und Printveröffentlichungen identisch. Bei der Printveröffentlichung kann es aber sein, dass wir nur eine verkürzte Ausschreibung schalten, so dass dann durchaus Unterschiede zur Online-Veröffentlichung bestehen (jeweils extern). Interne und externe Stellenausschreibungen unterscheiden sich durchaus im Text hier werden derzeit z.b. auch keine Bilder (Logos) veröffentlicht. Die internen Stellenausschreibungen werden nur online veröffentlicht. Es kommt durchaus des Öfteren vor, dass wir Stellen sowohl intern, als auch extern ausreiben und extern dann auch zusätzlich im Rahmen einer Printveröffentlichung. Wir arbeiten bei Printveröffentlichungen mit Agenturen zusammen, denen wir die Ausschreibung der zukommen lassen. Teilweise werden auch die Online Jobportale über unsere Agenturen bedient und nicht direkt über uns. Frage 6: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): Warum benötigen Sie für die Bewerberkommunikation eine Schnittstelle zu MS Outlook und MS Word? Wäre es für Sie auch ausreichend, wenn s in entsprechender Formatierung direkt aus dem neuen System an Bewerber verschickt werden können bzw. Sie diese aus dem System heraus drucken können? Seite 3 von 6

4 Ausreichend wäre diese Lösung, wenn die s, die aus dem System verschickt würden, unsere Signaturen und Adressen aufweisen würden und aus dem System als Datei exportiert werden könnten. Zudem sollte es möglich sein, Vorlagen für s zu erstellen, zu speichern und zu verwenden (vgl der Leistungsbeschreibung). Schnittstelle zu MS Word ist notwendig, wenn per Brief (nicht ) kommuniziert werden soll. Die Leistungsbeschreibung bei Nr (Anlage 1) wurde entsprechend geändert. Nähere Details entnehmen Sie bitte der Anlage 1 (Stand ). Frage 7: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr. 19 der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): Wie sind die Bedarfspositionen zu verstehen? Können Sie Ihre Anforderungen hier bitte etwas näher spezifizieren? Wir möchten hier sicherstellen, dass wir während der Vertragslaufzeit zusätzliche Schulungen/Workshops durchführen können und ggf. erforderliche Customizing Tage (sollten wir später das System anpassen möchten) beauftragen können. Im Preisblatt können diesbezüglich die möglicherweise anfallenden Kosten angegeben werden. Bieteranfragen per vom Frage 8: Rückfrage zu Frage 6 Ihrer Beantwortung vom (Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr der Leistungsbeschreibung (Anlage 1)): Für den Fall, dass das Cloud-basierte Bewerbermanagement-System keine Möglichkeit für eine MS-Word Integration bietet: s an Bewerber können systemisch erstellt werden (auch mit Kopf- und Fußzeilen und Einbindung von Bildern). Anstelle der über das System an den Bewerber zu senden, kann auch gewählt werden, diese zu drucken. Je nach Einstellung auf Ihren eigenen IT Systemen kann dort der Ausdruck über Drucker oder die Umwandlung in PDF gewählt werden. Wäre dies eine Möglichkeit? Ansonsten müsste dieser Punkt der Leistungsbeschreibung mit Nein beantwortet werden, da in der Anforderung explizit MS-Word erwähnt wird. Seite 4 von 6

5 Wie beurteilen Sie den geschilderten Sachverhalt? Ist eine Teilnahme an der Ausschreibung dennoch möglich? Diese Lösung ist aus unserer Sicht nicht ausreichend. Wir benötigen eine MS-Word- Schnittstelle. Frage 9: Diese Frage bezieht sich auf Punkt C) Nr der Leistungsbeschreibung (Anlage 1): Ist die Account- Erstellung im Rahmen einer Online-Bewerbung für Sie ein absolutes No-Go oder würden Sie im Sinne erweiterter Benefits für Ihre Bewerber (u.a. Portal für Ihre Bewerber, Verfolgung des Prozesses für Bewerber optional) eine Account-erstellung in Erwägung ziehen? Wir möchten grundsätzlich ohne Bewerber-Accounts arbeiten. Ob wir wenn ein System eine Account-Lösung zusätzlich anbietet zu einem späteren Zeitpunkt Accounts zulassen, ist derzeit unklar und wäre ohnehin nur eine zusätzliche Option. Frage 10: Allgemeine Frage: Welches System nutzen Sie aktuell zur Verwaltung Ihrer Mitarbeiter- Stammdaten und Ihrer Bewerberdaten? Haben Sie SAP on-premise Systeme im Einsatz? Mit welchem System wir unsere Stammdaten bearbeiten, ist für die Ausschreibung irrelevant, da dies völlig unabhängig von dem ausgeschriebenen erecruiting System ist. Bieteranfrage vom : Frage 11: Bei der Zusammenstellung der Bieterfragen und Antworten mit dem Stand 22. Januar 2018 haben Sie in der Antwort der Frage 6 angegeben, dass die Leistungsbeschreibung bei Nr geändert wurde. Ist die Änderung der Ziffer Nr die einzige Änderung der Leistungsbeschreibung oder wurden weitere Änderungen vorgenommen? Wenn ja, welche? Neben der Ziffer 10.1 der Leistungsbeschreibung (Stand: ) wurden keine weiteren Änderungen vorgenommen. Dies bezieht sich sowohl auf die Leistungsbeschreibung als auch auf die übrigen Ausschreibungsunterlagen. Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen wären im Übrigen, wie unter Ziffer 16 des Aufforderungsschreibens bekannt gegeben Seite 5 von 6

6 wurde, im Wege einer Bieterinformation auf unserer Internetseite an alle potentiellen Bieter mitgeteilt worden (Transparenzgebot). Wir weisen darauf hin, dass zur Angebotsabgabe die geänderte Leistungsbeschreibung (Stand: ) zu verwenden ist. Seite 6 von 6