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1 Asset Manager RedDot Content Management Server 7.5

2 Supportanfragen Tel.: Extranet: Schulungsanfragen Tel.: Übersicht: Allgemeine Anfragen RedDot Solutions AG Industriestraße Oldenburg Tel.: Fax: Website:

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4 2006 RedDot Solutions AG. Alle Rechte vorbehalten. RedDot CMS Version: Stand der Dokumentation: 11/2006 Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne vorherige schriftliche Genehmigung bleiben die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, der Speicherung und Auswertung in DV-Anlagen der RedDot Solutions AG vorbehalten. Die in diesem Handbuch bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die RedDot Solutions AG übernimmt keine Haftung für Auslassungen und fehlerhafte Angaben und für evtl. daraus entstehende Schäden. Verwendete Markenzeichen und -namen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer. Oldenburg, 2006 RedDot Solutions AG Industriestraße Oldenburg Deutschland

5 Inhaltsverzeichnis Information zur Dokumentation... 9 Handbücher, Online-Dokumentation und Online-Hilfe... 9 Gliederung der Inhalte Konventionen Wegbeschreibung Bedeutung der Symbole Syntax Die RedDot-Module im Überblick Über die Homepage Benutzeroberfläche der Homepage Navigationsmenü der Homepage Arbeitsbereich der Homepage Über den Asset Manager Benutzeroberfläche Thumbnails Dateiinformationen Mit dem Asset Manager arbeiten Ordner bearbeiten Ordner erstellen / bearbeiten Ordner-Einstellungen bearbeiten Publizierungsordner auswählen Datei-Ordner als Asset Manager aktivieren Asset Manager-Wartung Asset-Kontrolle Asset Manager bearbeiten

6 Inhaltsverzeichnis Asset Manager öffnen / Ordnerinhalt bearbeiten Ordner löschen Asset Manager aktualisieren Unterordner erstellen / bearbeiten Unterordner löschen Personalisierungs-XML bearbeiten Personalisierungsattribute festlegen Ordner-Freigabe bearbeiten Datenhaltung ändern Versionierungsdatenbank verkleinern Ordner-Berechtigungspaket bestimmen Mit Ordner-Berechtigungspaket aus Ablage verknüpfen Assets importieren Attribute bearbeiten Attribut hinzufügen / bearbeiten Attribut löschen Detailberechtigungspaket zu Attributen Detailberechtigungspaket bestimmen (Attribut) Detailberechtigungen bearbeiten (Attribut) Benutzer und Gruppen auswählen Detailberechtigungspaket umbenennen (Attribut) Verweisliste bearbeiten Detailberechtigungspaket abhängen (Attribut) Detailberechtigungspaket in Ablage legen (Attribut) Detailberechtigungspaket aus Ablage einfügen (Attribut) Detailberechtigungspaket löschen (Attribut) Ordner-Berechtigungen bearbeiten Ordner-Berechtigungen (Asset Manager)

7 Inhaltsverzeichnis Ordner-Berechtigungen bearbeiten Benutzer und Gruppen auswählen Eigenschaften bearbeiten Ordner-Berechtigungspaket abhängen Ordner-Berechtigungspaket löschen Verweisliste bearbeiten Ordner-Berechtigungspaket in Ablage legen Im Asset Manager arbeiten Asset Manager öffnen / Ordnerinhalt bearbeiten Assets exportieren Assets verschieben Ausschnitt definieren Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten Attribute bearbeiten Versionen anzeigen Dateien in den Asset Manager importieren Lokale Datei übertragen Verwendung anzeigen Index

8 Inhaltsverzeichnis 8

9 Information zur Dokumentation Die Handbücher der Dokumentation zum RedDot CMS sind einheitlich gestaltet. Handbücher, Online-Dokumentation und Online-Hilfe Die Dokumentation zum RedDot CMS besteht aus folgenden Teilen: Installation, Server Manager, SmartTree, Content-Klassen, SmartEdit, Asset Manager, Translation Editor, Online-Dokumentation und kontextsensitive Online-Hilfe. Die Online-Dokumentation zur RedDot RQL finden Sie auf der Installations-CD. Die jeweils aktuellste Version der Online-Dokumentation finden Sie auf unserer Internet-Seite im Kundenbereich. Die Handbücher enthalten die folgenden Inhalte: Das Handbuch Installation beinhaltet die Installation, das Update und die Deinstallation des RedDot CMS. Außerdem wird die Installation und das Update der RedDot Content- Server eines Clusters beschrieben. Das Handbuch SmartTree beinhaltet die Referenz-Dokumentation zum SmartTree. Das Handbuch Server Manager beinhaltet die Referenz-Dokumentation zum Server Manager. Das Handbuch Content-Klassen beinhaltet einen Überblick über die Themen Content- Klasse, Elemente und Templates. Anschließend werden in einer Referenz alle Funktionen beschrieben, die Ihnen zur Bearbeitung von Content-Klassen zur Verfügung stehen. 9

10 Information zur Dokumentation Handbücher, Online-Dokumentation und Online-Hilfe Im Handbuch SmartEdit werden alle Funktionen beschrieben, die Ihnen zur Arbeit im SmartEdit zur Verfügung stehen. Im Handbuch Translation Editor werden alle Funktionen beschrieben, die Ihnen zur Arbeit mit dem Translation Editor zur Verfügung stehen. Zusätzlich wird dargestellt, welche Voreinstellungen Sie im Server Manager und im SmartTree vornehmen müssen, damit Benutzer mit dem Translation Editor arbeiten können. Im Handbuch Asset Manager werden alle Funktionen beschrieben, die Ihnen zur Arbeit mit dem Asset Manager zur Verfügung stehen. Die Online-Dokumentation öffnen Sie in den einzelnen Komponenten jeweils über den Menüpunkt Hilfe des Navigationsmenüs. Ihr Inhalt entspricht den Abschnitte der Handbücher Server Manager, SmartTree, Content-Klassen, SmartEdit, Asset Manager und Translation Editor. Die kontextsensitive Online-Hilfe steht Ihnen zu jedem Dialogfenster zur Verfügung. Klicken Sie in einem Dialogfenster auf den Hilfe-Button unten links im Dialogfenster und es öffnet sich die Online-Hilfe, die Ihnen Informationen zum aktuellen Dialogfenster anbietet. 10

11 Information zur Dokumentation Gliederung der Inhalte Gliederung der Inhalte Die Dokumentation besteht aus den drei Überschriftebenen Kapitel, Thema und Sektion. Auf den Ebenen Kapitel und Thema erhalten Sie einen Überblick über die Inhalte der jeweiligen Kapitel und Themen. Die Überschriften dieser Ebenen geben für den SmartTree und den Server Manager den Baumeintrag wieder, der beschrieben wird. Die Handlungen werden auf der Ebene Sektion beschrieben. Eine Sektion ist unterteilt in Überschrift, Wegbeschreibung, Einleitung und Beschreibung der Handlung. Im Anschluss befinden sich gegebenenfalls Hinweise zu weiterführenden Themen. Die Überschrift entspricht inhaltlich dem jeweils beschriebenen Menüpunkt. Die Wegbeschreibung und die Beschreibung der Handlung entsprechen einer bestimmten Syntax. Lesen Sie hierzu die folgenden Abschnitte: Wegbeschreibung (Seite 12) Bedeutung der Symbole (Seite 14) Syntax (Seite 15) 11

12 Information zur Dokumentation Konventionen Konventionen Je einfacher Sie sich in der Dokumentation zurechtfinden, umso schneller können Sie sich das notwendige Wissen aneignen und professionell mit dem RedDot CMS arbeiten. Aus diesem Grund werden in dieser Dokumentation definierte Symbole und eine bestimmte Syntax verwendet. Wie Sie im RedDot CMS zu den einzelnen Dialogfenstern gelangen, wird mittels einer definierten Wegbeschreibung zu Beginn jeder Sektion angegeben. Wegbeschreibung Wie Sie im RedDot CMS ein bestimmtes Dialogfenster öffnen, wird jeweils zu Beginn eines Abschnitts in einem grauen Kasten - der so genannten "Wegbeschreibung" - beschrieben. Diese Dialogfenster lassen sich auf unterschiedliche Wege öffnen. Für manche Dialogfenster sind mehrere Alternativen als Wegbeschreibung angegeben. In der gedruckten Dokumentation befinden sich die Wegbeschreibungen an allen Stellen, an denen Sie diese Information benötigen. In der Online-Dokumentation ist die Wegbeschreibung zunächst nicht zu sehen. Hier verfügt jede Seite, die eine Wegbeschreibung enthält, über das Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Wegbeschreibung je nach Bedarf ein- und wieder auszublenden. Im folgenden Beispiel sind die eigentlichen Bezeichnungen durch Oberbegriffe ersetzt worden. RedDot-Komponente Menüpunkt / Baumeintrag Baumeintrag auswählen Menüpunkt im Aktionsmenü Name des Dialogfensters "RedDot-Komponente" steht beispielsweise für "SmartTree", also für den "Ort", von dem aus Sie den folgenden Navigationsschritt vornehmen. In einigen Fällen sind alternative Wege möglich. Die alternativen Wege werden durch ein kursiv gesetztes oder getrennt. 12

13 Information zur Dokumentation Konventionen Die verwendeten Symbole haben folgende Bedeutung: Symbol Bedeutung Dieses Pfeil-Symbol steht in Kombination mit einem Menüpunkt oder einem Baumeintrag. Es symbolisiert den Beginn des nächsten Navigationsschrittes oder -ereignisses. Ein Navigationsereignis ist beispielsweise, dass sich ein Dialogfenster öffnet. Dieses Maus-Symbol steht in Kombination mit einem benutzerspezifischen Eintrag der Baumansicht. Es bedeutet: Wählen/markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Baumansicht. Dieses Maus-Symbol steht für einen rechten Mausklick. Über einen rechten Mausklick öffnen Sie im Navigation Manager ein Kontext-Menü in dem Ihnen Aktionen zur Verfügung stehen. Dieses Symbol steht für das Aktionsmenü. Im Aktionsmenü sehen Sie die Menüpunkte, die Sie zu einem gewählten Baumeintrag verwenden können. Es bedeutet: Klicken Sie auf den hinter dem Symbol genannten Menüpunkt im Aktionsmenü. Das Symbol wird für den Server Manager, den SmartTree und den Workflow Designer verwendet. Dieses Symbol steht für das Navigationsmenü und für die Toolbar. Das Symbol wird für die Wegbeschreibung des SmartTree, des SmartEdit, des Server Managers, des Translation Editors und des Workflow Designers verwendet. Die Toolbar befindet sich im Workflow Designer. Dieses Symbol steht für das Seitenmenü. Es befindet sich im SmartEdit und im Translation Editor. Im Template Editor und im Text Editor steht es für die Symbolleiste. Dieses Symbol steht für die Ablage. Hinter dem Symbol werden die Objekte genannt, die sich in der Ablage befinden müssen und die Sie aktivieren müssen. Dieses Symbol wird für die Wegbeschreibung des Server Managers und des SmartTree verwendet. Dieses Symbol steht für ein geöffnetes Dialogfenster. Im Anschluss an das Symbol wird der Name des geöffneten Dialogfensters genannt. Dieses Symbol steht im SmartEdit und im Translation Editor für den Arbeitsbereich. 13

14 Information zur Dokumentation Konventionen Symbol Bedeutung Dieses Symbol steht im Template Editor und im Text Editor für den Editier- Bereich. Dieses Symbol steht im Workflow Designer für den Arbeitsbereich. Bedeutung der Symbole Im Fließtext werden folgende Symbole verwendet: Anhand von Beispielen werden bestimmte Funktionen zum RedDot CMS veranschaulicht. Unter Tipps erhalten Sie Informationen darüber, wie Sie bestimmte Funktionen effektiver nutzen können. Über die Infos erhalten Sie Hintergrund-Informationen. Diese Information zu RedDot müssen Sie beachten. 14

15 Information zur Dokumentation Konventionen Syntax In der Dokumentation wird folgende Syntax verwendet: Handlungsschritte sind nummeriert. Bestandteile der Software (beispielsweise Buttons, Dialogfensternamen) sind fett ausgezeichnet. Verzeichnisnamen sind durch einen / (Slash) getrennt. Funktionen, die Sie in Dialogfenstern vornehmen können, oder optionale Handlungsschritte sind mit Blickfangpunkten gekennzeichnet. 15

16 Information zur Dokumentation Konventionen 16

17 Die RedDot-Module im Überblick Die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung von RedDot ermöglicht es, die steigende Menge an Informationen nicht nur technisch, sondern auch strukturell für Ihr gesamtes Unternehmen in den Griff zu bekommen. Das beinhaltet den kostengünstigen Betrieb von Websites, Portalen und Intranets, das Management von Dokumenten, die Automatisierung von Geschäftsabläufen und die Optimierung von Team-Arbeit. Die RedDot-Produkte sind modular aufgebaut und können flexibel entsprechend individueller Bedürfnisse eingesetzt werden. Für alle Stufen des Content Life Cycle: "Create & Input", "Manage & Collaborate", "Store & Publish" und "Integrate, Personalize & Deliver" stehen so effektive und leicht zu bedienende Werkzeuge zur Verfügung, die zugleich ein Maximum an Integration bieten. 17

18 Die RedDot-Module im Überblick Create & Input Web Content Manager - SmartEdit Mit der RedDot SmartEdit Technology können auch ungeschulte Mitarbeiter Websites, Intranets und andere Publikationen auf einfache Weise inhaltlich pflegen und ausbauen. Die intuitive Software-Oberfläche mit den roten Punkten lässt sich individuell anpassen und mit Berechtigungen für verschiedene Benutzer versehen. Translation Editor Der Translation Editor legt Änderungen in einer Sprache automatisch und zielgerichtet den zugeordneten Übersetzern vor. Mehrsprachige Darstellungen und flexibel gestaltbare Workflows helfen, Übersetzungsprozesse schnell und systematisch umzusetzen. Translation Manager Mit dem Translation Manager (Trados-Integration) werden mehrsprachige Websites sowie Übersetzungsprozesse effizient gesteuert und Terminologien einheitlich in allen Sprachen und Medien verwendet. Mit der Translation Manager Sprachdatenbank werden bereits getätigte Übersetzungen als Basis für aktuelle Übersetzungen verwendet und so redundante Übersetzungen vermieden. Die Translation Manager Terminologie-Datenbank überprüft die einheitliche Nutzung von Begriffen und Botschaften. Web Compliance Manager Der RedDot Web Compliance Manager prüft Webangebote einschließlich Stylesheets auf die Einhaltung umfangreicher Qualitätsstandards. Mit der Validierungsprüfung werden Verstöße gegen Barrierefreiheit, W3C-Konformität, Broken Links sowie selbst definierbare Standards im Quelltext markiert und können schon im Redaktionsprozess leicht behoben werden. Die Rechtschreibprüfung gewährleistet auf Basis vorgegebener oder individueller Wörterbücher, dass nur fehlerfreie Seiten veröffentlicht werden. Import Manager Inhalte aus internen Quellen wie auch von externen Anbietern, können mit dem Import Manager automatisiert integriert werden. Die Bandbreite der Features reicht von vordefinierten Schnittstellen für Agentur-Formate wie beispielsweise dpa bis zu individuell definierten Formaten für Daten aus anderen Quellen wie PPS, ERP oder CRM. Capture / Imaging Verträge, Rechnungen und andere Papierdokumente können mit dem Capture/Imaging- Modul in ein digitales Format gebracht und im Rahmen der RedDot Enterprise Content Management Suite genutzt werden. Die elektronischen Dokumente werden so mit zugehörigen Geschäftsprozessen verbunden und medienbruchfrei bearbeitet. 18

19 Die RedDot-Module im Überblick Manage & Collaborate Web Content Manager - Site Manager Die ergonomische Baumdarstellung des Site Managers ist ein Produktivitätsschub für die administrative Einrichtung und Pflege komplexer Projekte. Templates, Verlinkung, Berechtigungen, Benutzer und Workflows können einfach angelegt und verwaltet werden. So können projektspezifische Einstellungen auch in umfangreichen, internationalen Web- Projekten ressourcensparend und flexibel vorgenommen werden. XML basierte CMS API Kundenorientierte Anforderungen lassen sich mit der RQL (RedDot Query Language), einer XML basierten API, realisieren. Auf diesem Weg lassen sich problemlos in der favorisierten Entwicklungsumgebung automatisierte Abläufe oder Integrationen entwickeln, die über den Standard-Funktionsumfang des CMS hinausgehen. Business Process Manager Von der Online-Bestellung über die Reisekostenabrechnung bis zum Supply Chain Management: Alle Unternehmensprozesse verlangen ein optimales Zusammenspiel von Menschen, Daten, Systemen und Applikationen. Mit dem Business Process Manager können die zugehörigen Workflows grafisch modelliert und optimiert werden. Im Zusammenspiel mit Daten aus anderen RedDot Modulen und integrierten Drittapplikationen werden Abläufe unternehmensweit transparent, automatisierbar und nachvollziehbar. Document Manager Die steigende Informationsflut unstrukturierter Daten in Form von Dokumenten, s, Webseiten etc. zu bewältigen und in Mehrwert umzuwandeln, ist Aufgabe des Document Managers. Dokumente werden mit diesem Modul einheitlich verwaltet und können so schnell in der richtigen Version gefunden und zielgruppenkonform genutzt werden. Zu den Features zählen frei definierbare Kategorien und Attribute, formatunabhängige Indizierung, transparente Versionierung, Zugriffshistorie und flexible Berechtigungen. MS Outlook Integration Mit der MS Outlook Integration können -Anhänge per Drag & Drop in den Document Manager überführt werden. In MS Outlook werden zusätzlich zu den Outlook-Ordnern die Ordner des Document Managers angezeigt. Um einen -Anhang (z.b. MS Word- Dokument) zu übertragen, wird dieser angeklickt und auf den entsprechenden Ordner gezogen. So verringert die MS Outlook Integration den Benutzeraufwand und erhöht die Akzeptanz bei der Sammlung von unstrukturiertem Wissen. Asset Manager Mit dem Asset Manager lassen sich Dateien strukturiert ablegen, schnell wiederfinden und einheitlich nutzen. Meta-Daten und Versions-Nummern erleichtern die Verwaltung aller Assets im Projekt. Liegt ein Bild nicht im gewünschten Format vor, kann der Autor z.b. den Bildausschnitt verändern und so die gewünschte Qualität auch ohne Unterstützung eines Grafikers erzielen. 19

20 Die RedDot-Module im Überblick Collaboration Manager Projektteams benötigen eine Arbeitsumgebung, die systematisches, zielgerichtetes und verteiltes Arbeiten unterstützt. Mit Diskussionsforen, Aufgabenvorlagen und Projektordnern bietet der Collaboration Manager eine fertige, aber frei konfigurierbare Infrastruktur für die Zusammenarbeit im Team. Zeitraubende Doppelarbeiten, Unstimmigkeiten und Verständigungsprobleme innerhalb von Teams können so technisch minimiert werden. Store & Publish Publishing Manager Mit dem Publishing Manager lassen sich die einzelnen Daten und Meta-Daten des bisherigen Content Life Cycle zu vollständigen Websites integrieren. Nach dem Staging-Prinzip werden sie den Exportzielen übergeben. Änderungen einzelner Seiten werden von dem Publishing Manager als solche erkannt und auch nur einzeln publiziert. So stellt das Modul die Konsistenz der publizierten Seiten sicher - unabhängig von dem gewählten Ausgabeformat. Archive / Records Management Das Archiv-Modul (Easy Enterprise Integration) bietet die revisionssichere Langzeitarchivierung von Web-Inhalten. Web-Inhalte werden bei der Publizierung unveränderlich in das Archiv geschrieben und mit Meta-Daten versehen. Der Autor bleibt im gewohnt intuitiven RedDot CMS und greift mit einer umfassenden Volltext-oder Zeitpunkt- Suche auf die archivierten Daten zu. Integrate, Personalize & Deliver Content Integrator Der RedDot LiveServer Content Integrator bindet eine Vielzahl von Content Repositories verschiedener DM-Systemhersteller auf Knopfdruck ein. Inhalte aus den angebundenen Content Repositories können neu angelegt, ein-/ausgecheckt, bearbeitet, gespeichert, gelöscht sowie gesucht werden. Dabei entfällt durch Single Sign-On ein vielfaches Einloggen in die verschiedenen DM-Systeme und der Benutzer erhält einen zentralen, Repositoryübergreifenden und personalisierten Web-Zugang zu allen relevanten Informationen. Integration Extensions - Web Service Connector Web Services wie die Google-Suche und viele SAP-Funktionalitäten können mit dem Web Service Connector komfortabel eingebunden werden. Für jeden gewünschten Web Service können individuelle Konfigurationsdaten eingestellt und automatisch erzeugt werden. Die Aufrufe eines Web Service erfordern dann nur noch wenige Parameter und können unter Ausnutzung aller Personalisierungsmöglichkeiten des RedDot LiveServer geschehen. Integration Extentions - Open API Die Open API stellt alle notwendigen Objekte und Mechanismen der Architektur des Personalization Managers durch klar gekapselte Objekte und vorbereitete Patterns zur Verfügung. Dies ermöglicht die Implementierung neuer Einstiegspunkte in den Personalization Manager, erweiterter DynaMents und zusätzlicher Schnittstellen zu externen Systemen. 20

21 Die RedDot-Module im Überblick Integration Extentions - Application Framework Mit dem Application Framework können Web-Applikationen wie Shop Systeme, Datenbankpflegetools und Systemanbindungen individuell und schnell in die Website integriert werden. Dieses Tool stellt dem Anwender ein standardisiertes, modulares Framework zur Verfügung, welches eine strukturierte, auf Geschäftsprozesse gerichtete Applikationsentwicklung gewährleistet und sich nahtlos in den Auslieferungsprozess der Personalization Engine integriert. Application Portal Das RedDot Application Portal integriert unterschiedliche Web-Anwendungen in einem Portal-System. Web-Anwendungen können so, nicht viel anders als andere Inhalte auch, als ein Bestandteil dynamischer Web-Seiten präsentiert werden. Damit wird erreicht, dass der Endbenutzer über ein Single Sign-On unbemerkt zwischen verschiedenen Anwendungen navigiert und nur die Anwendungen bereitgestellt bekommt, die relevant sind. Personalization Manager Zielgruppengenaue Kommunikation und individuelle Ansprache zum Beispiel über passwortgeschütze Bereiche und Extranets lassen sich mit dem Personalization Manager einfach umsetzen. Die dynamische und individualisierte Auslieferung von Inhalten verwendet Meta-Daten, die bereits im SmartEdit erfasst, jetzt das Targeting auf Basis von Benutzerprofilen steuert. Profile können aus Verzeichnisdiensten (LDAP) herangezogen und durch Tracking ergänzt werden. Der Personalization Manager unterstützt sowohl die explizite als auch die implizite Personalisierung. Search Engine Die Integration der Technologie des Knowledge-Retrieval-Spezialisten Verity mit dem Personalization Manager bietet neben umfangreichen Out-of-the-Box Such-Funktionalitäten weitgehende Möglichkeiten zur personalisierten Suche und Targeting mit Benutzerprofilen und Berechtigungen. IBM Portal Integration Für das IBM Websphere Portal wurde ein JSR 168 konformes und von IBM zertifiziertes Portlet zur Content-Integration entwickelt. Portal-Benutzer sind dadurch in der Lage, neben Applikations-Daten aus unterschiedlichen Quellen auch benutzerspezifische Inhalte - z. B. aus dem Firmen-Intranet - in ihrer persönlichen Portal-Ansicht darzustellen. SAP Portal Integration Mit dem zertifizierten SAP Enterprise Portal iview wird der Personalization Manager nahtlos in das SAP Enterprise Portal integriert. Dadurch ist es möglich, jedem Nutzer innerhalb der Portal-Umgebung personalisierte Informationen zu liefern. JSR 168 Portlet Portale, die eine JSR 168 konforme Schnittstelle bieten, können mit Hilfe des RedDot LiveServer Portlet um personalisierte, einfach editierbare Inhalte erweitert werden. 21

22 Die RedDot-Module im Überblick Load Splitting Server Bei zunehmender Projektgröße und wachsender Benutzerzahl kann der RedDot Server zu einer flexiblen Architektur skaliert werden. Hierzu werden mehrere RedDot Load Splitting Server innerhalb eines Serververbunds miteinander vernetzt. Die Load Splitting Server erhöhen die Performance und stellen eine hochverfügbare Lösung bereit. Entwicklungsserver Neben dem Produktiv-System kann es sinnvoll sein, in einer Entwicklungsumgebung geplante Veränderungen und Anpassungen vorzubereiten, zu entwickeln und zu testen. Der RedDot Entwicklungsserver ermöglicht den Aufbau einer solchen Entwicklungsumgebung, ohne das Produktiv-System zu beeinträchtigen. 22

23 Über die Homepage Bei der ersten Anmeldung an den RedDot CMS oder RedDot XCMS gelangen Sie auf die Homepage. Wenn Sie sich in anderen Modulen wie zum Beispiel SmartEdit oder SmartTree befinden, können Sie die Homepage über das Navigationsmenü aufrufen. Benutzeroberfläche der Homepage Die Benutzeroberfläche der Homepage ist in zwei Bereiche eingeteilt. Lesen Sie in den folgenden Abschnitten, welche Möglichkeiten Sie haben. Über das Navigationsmenü wechseln Sie in andere Module oder ins Hauptmenü. Darüber hinaus können Sie die Sprachvariante wechseln und sich vom RedDot XCMS/ CMS abmelden. Im Arbeitsbereich stehen Ihnen je nach Modulzuweisung unterschiedliche Übersichten und Funktionen zur Verfügung. Navigationsmenü der Homepage Homepage Das Navigationsmenü befindet sich auf der linken Seite der Homepage. Je nach Modulzuweisung sind unterschiedliche Menüpunkte verfügbar. Im RedDot CMS haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Homepage - Zeigt an, dass Sie sich auf der Homepage befinden. Der Navigationsmenüpunkt ist ausgegraut. Web Content Manager - Wechselt in den SmartTree oder den SmartEdit. Im SmartTree bearbeiten und verwalten Sie Projekteinstellungen, Content-Klassen, die Publizierung und die Projektstruktur. Sie können sich die Navigationsstruktur Ihres Projekts ansehen. Im SmartEdit kann der Redakteur Inhalte mit Hilfe der RedDot-Technologie pflegen und ausbauen. Asset Manager - Öffnet den Asset Manager. Mit dem Asset Manager können Sie Dateien (GIF, JPG, PDF, TXT usw.) strukturiert verwalten und bearbeiten. 23

24 Über die Homepage Benutzeroberfläche der Homepage Hauptmenü - Öffnet das Dialogfenster Hauptmenü. Im Hauptmenü stehen Ihnen je nach Berechtigung die Menüpunkte Projekte und XCMS Projekte, Benutzereinstellungen, Sitzungen und Server Manager zur Verfügung. - Wählen Sie in der Drop-Down-Liste die gewünschte Sprachvariante. Abmelden - Schließt den RedDot XCMS/CMS. Sie gelangen in eine Abmeldemaske, über die Sie sich erneut an den RedDot XCMS/CMS anmelden können. Wenn Sie über eine Lizenz für den RedDot XCMS verfügen, haben Sie darüber hinaus die folgenden Möglichkeiten: Document Manager - Öffnet den Document Manager. Mit dem Document Manager verwalten Sie mit Hilfe von Kategorien und Attributen strukturierte und unstrukturierte Daten. Business Process Manager - Öffnet den Business Process Manager. Mit dem Business Process Manager bilden Sie Workflows ab und führen diese aus. Collaboration Manager - Öffnet den Collaboration Manager. Mit dem Collaboration Manager organisieren Sie mit Hilfe von Diskussionsforen, Aufgabenvorlagen und Projektordnern eine Infrastruktur für die Zusammenarbeit im Team. Suche - Stellt im Arbeitsbereich des RedDot XCMS umfangreiche Suchfunktionen zur Verfügung beispielsweise nach Benutzern und Gruppen, Inhalt und Kategorie. Darüber hinaus steht Ihnen eine Volltextsuche zur Verfügung sowie die Möglichkeit, Suchergebnisse zu speichern. Hauptmenü - Öffnet das Dialogfenster Hauptmenü. Im Hauptmenü stehen Ihnen je nach Berechtigung die Menüpunkte Projekte und XCMS Projekte, Benutzereinstellungen, Sitzungen, Server Manager und XCMS-Einstellungen zur Verfügung. Arbeitsbereich der Homepage Homepage Der Arbeitsbereich befindet sich auf der rechten Seite der Homepage. Je nach Modulzuweisung und Berechtigung sind dort unterschiedliche Übersichten und Funktionen verfügbar. 24

25 Über die Homepage Benutzeroberfläche der Homepage Mit den grünen Pfeilen und können Sie die einzelnen Übersichten öffnen und schließen. Hinter dem Titel der Übersicht sehen Sie die Anzahl der Einträge in der jeweiligen Übersicht und wie viele davon angezeigt werden (zum Beispiel: 10 von 15). Um alle Einträge der jeweiligen Übersicht anzuzeigen, klicken Sie auf den Titel. Dann wird nur die ausgewählte Übersicht im Arbeitsbereich angezeigt. Die Übersichten unter der Rubrik Web Content Management entsprechen im Wesentlichen den Übersichten im Dialog Aufgaben auswählen. Sie haben dementsprechend dieselben Bearbeitungsmöglichkeiten wie beispielsweise Seitenbearbeitung abschließen, Seite zurückweisen, Redlining, Seiten-Vorschau etc. (Lesen Sie dazu im Handbuch SmartEdit oder SmartTree das Kapitel Aufgaben auswählen). Ihnen stehen die folgenden Übersichten zur Verfügung: Freizugebende Strukturänderungen - Übersicht der Seiten, deren geänderte Verlinkung auf Ihre Freigabe wartet. Dieses betrifft je nach Workflow-Ereignis direkte Verlinkungen (über das Aktionsmenü oder Seitenmenü) oder Verknüpfungen über Schlagworte. Wenn Sie auf den Titel der Übersicht klicken, werden Ihnen auch die übergeordneten Seiten und Struktur-Elemente angezeigt, die von der Strukturänderung betroffen sind. Darüber hinaus erhalten Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten (Seiten-Vorschau, Redlining, etc.). Als Entwurf gespeicherte Seiten - Übersicht der Seiten, deren Bearbeitung Sie noch nicht abgeschlossen haben. Freizugebende Seiten - Übersicht der Seiten, die noch auf Ihre Freigabe warten. Zu korrigierende Seiten - Übersicht der Seiten, die Ihnen zur Korrektur zurück geschickt wurden. Wiedervorgelegte Seiten - Übersicht der wiedervorgelegten Seiten, die auf Ihre Bearbeitung warten. Als Entwurf gespeicherte übersetzte Seiten - Übersicht der übersetzten Seiten, deren Bearbeitung Sie noch nicht abgeschlossen haben. Freizugebende übersetzte Seiten - Übersicht der übersetzten Seiten, die auf Ihre Freigabe warten. Zu korrigierende übersetzte Seiten - Übersicht der übersetzten Seiten, die Ihnen zur Korrektur zurück geschickt wurden. Im RedDot XCMS finden Sie darüber hinaus unter der Rubrik Extended Content Management weitere Übersichten. Mit einem Klick auf den RedDot hinter einigen aufgelisteten Objekten öffnen Sie ein Popupmenü, in dem Sie unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen 25

26 Über die Homepage Benutzeroberfläche der Homepage auswählen können, beispielsweise auschecken, löschen, Berechtigungen bearbeiten, etc. (lesen Sie hierzu die Dokumentation zum RedDot XCMS). Ihnen stehen je nach XCMS- Einstellungen die folgenden Übersichten zur Verfügung: Persönlicher Arbeitsbereich - Übersicht der Objekte in Ihrem Persönlichen Arbeitsbereich im Document Manager. Sie haben über den Button die Möglichkeit, in den Persönlichen Arbeitsbereich zu wechseln. Über den Button können Sie Objekte zum Persönlichen Arbeitsbereich hinzufügen. Workflow-Darstellungen - Übersicht Ihrer Workflows im Business Process Manager. Ausgecheckte Dokumente - Übersicht der Dokumente, die Sie im Document Manager ausgecheckt haben. Zuletzt hinzugefügte Objekte - Übersicht der zuletzt hinzugefügten Objekte in Ihrem XCMS-Projekt. Neue Nachrichten - Übersicht der neuen Nachrichten in Ihren Foren des Collaboration Manager. Neue Diskussionsbeiträge - Übersicht der neuen Diskussionsbeiträge in Ihren Foren. Gestartete Workflows - Übersicht Ihrer gestarteten Workflow-Instanzen. Eigene Aufgaben - Übersicht Ihrer zu bearbeitenden Workflow-Aufgaben im Business Process Manager. Collaboration Manager - Übersicht Ihrer Themen im Collaboration Manager. Delegierte Aufgaben - Übersicht der Aufgaben, die Sie über die Funktion Aufgabentyp anderen Benutzern zugewiesen haben. Neue Aufgaben und Workflow-Kommentare - Übersicht ungelesener Kommentare zu (Workflow-)Aufgaben im Business Process Manager. Favoriten - Übersicht Ihrer ausgewählten URLs aus dem Document Manager. Darüber hinaus können Sie im RedDot XCMS über ein Seitenmenü im oberen Bereich weitere Aktionen aufrufen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Persönlicher Arbeitsbereich - Wechselt in den persönlichen Arbeitsbereich. Gespeicherte Suche verwenden - Öffnet im Arbeitsbereich einen Dialog, in dem Sie eine von Ihnen gespeicherte Suche wieder aufrufen können. Objekt hinzufügen - Öffnet in Arbeitsbereich einen Dialog, in dem Sie Objekte hinzufügen können. 26

27 Über den Asset Manager Ein Asset Manager ist ein Ordner-Typ, mit dem Sie komfortabel Dateien in Ihrem CMS-Projekt verwalten und bearbeiten können. Sie können Asset Manager in Ihren Projekten verwenden, wenn Sie die Lizenz für das Modul Asset Manager erworben haben. Asset Manager werden ähnlich wie Datei-Ordner Image-, Background- und Media-Elementen in den Content-Klassen zu gewiesen. Im SmartEdit oder in der Projektstruktur im SmartTree stehen die Inhalte des Asset Manager dann für die entsprechenden Elemente zur Verfügung. Darüber hinaus können Inhalte aus einem Asset Manager über den Text Editor in Text- Elemente eingefügt werden. Auf der Homepage können Sie den Asset Manager über einen Button im Navigationsmenü öffnen. Dort haben Sie die Möglichkeit, von einem Asset Manager in einen anderen zu wechseln. Gegenüber Datei-Ordnern bietet ein Asset Manager die folgenden Vorteile: Thumbnails Über die Thumbnail-Ansicht kann sich ein Benutzer schnell und intuitiv einen Überblick über die im Asset Manager enthaltenen Dateien verschaffen. Attribute Über frei definierbare Attribute können den Dateien zusätzliche Informationen zugewiesen werden. Darüber hinaus greift die Suchfunktion im Asset Manager auf die Attribute zu. Die Bearbeitung der Attribute kann obligatorisch sein, so dass für alle Dateien im Asset Manager dieselben Informationen vorliegen. Unterordner Für Asset Manager mit Datenhaltung im Dateisystem können Unterordner definiert werden. Diese ermöglichen eine zusätzliche Strukturierung der Dateien. Import / Export / Verschieben Der Aufbau und die Pflege des Datenbestandes wird durch komfortable Funktionen für Import, Export sowie zum Verschieben der Dateien unterstützt. Versionierung Für Asset Manager mit Datenhaltung im Dateisystem kann eine Versionierung der Dateien erfolgen. Kontrolliertes Ein- und Auschecken der Dateien trägt so zur Konsistenzsicherung der Dateien bei. 27

28 Über den Asset Manager Benutzeroberfläche der Homepage Bildbearbeitung Bildbearbeitungsfunktionen können direkt im Asset Manager ausgeführt werden, wie beispielsweise Ändern der Bildgröße oder Festlegen eines Bildausschnittes. Berechtigungen Der Zugriff auf Asset Manager kann in Ordner-Berechtigungspaketen geregelt werden. Darüber hinaus können für die Attribute eines Asset Manager Detailberechtigungen vergeben werden. Lesen Sie hierzu die folgenden Abschnitte: Benutzeroberfläche (Seite 29) Thumbnails (Seite 34) Dateiinformationen (Seite 35) 28

29 Über den Asset Manager Benutzeroberfläche Benutzeroberfläche Der Asset Manager besteht aus dem Such-Frame, der Katalog-Anzeige, der Datei-Info, dem Aktions-Frame und den Dialog-Buttons. Such-Frame Im Such-Frame können Sie die Dateien anhand von Attributen filtern und nach Dateinamen suchen. Rechts im Suchframe wird Ihnen die Anzahl der Maximal dargestellten Assets angezeigt, die in den Ordner-Einstellungen festgelegt ist. Diese Anzahl gibt an wie viele Dateien in der Katalog-Anzeige maximal dargestellt werden, nicht wie viele Dateien der Asset Manager enthalten kann. Enthält der Asset Manager mehr Dateien als maximal dargestellt werden, können Sie über die Suchkriterien beeinflussen, welche Dateien angezeigt werden. 29

RedDot Assetmanager optimale Verwaltung von Assets mit durchdachten Assetstrukturen. Köln, den 28.10.2008 / Sabine van Almsick

RedDot Assetmanager optimale Verwaltung von Assets mit durchdachten Assetstrukturen. Köln, den 28.10.2008 / Sabine van Almsick Assetmanager optimale Verwaltung von Assets mit durchdachten Assetstrukturen Köln, den 28.10.2008 / Sabine van Almsick optimierien 2008 MEDIAL, Köln www.medial.info 03.11.2008 Folie #2 MEDIAL Eckdaten

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