Daten aus epa-ac und LEP N3 und dann? Von der Prozessanalyse zu einer berufsgruppenübergreifenden Stationsorganisation als Königsweg

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1 Daten aus epa-ac und LEP N3 und dann? Von der Prozessanalyse zu einer berufsgruppenübergreifenden Stationsorganisation als Königsweg ZeQ AG Nico Kasper 25. April 2013

2 Fokus auf Krankenhäuser und Rehakliniken Beratung für Krankenhäuser, Psychiatrien und Rehakliniken Sitz in Mannheim 15 Mitarbeiter Folie 2

3 Pflegende spüren Druck von allen Seiten Ressourcenknappheit Leistungsdruck Pflegende Erwartungshaltung Desorganisation Mehr Patienten mit weniger Personal Die Komplexität auf Station hat zugenommen + kränkere Patienten + mehr Mischbelegung + mehr administrative Tätigkeiten Die Patienten sind anspruchsvoller als früher ( Kunde ) Die Ärzte sind weniger organisiert als früher Folie 3

4 Die Belastung der Pflegenden nimmt stetig zu Überlastungsanzeigen Kündigung hohe psychische Belastung schlechte Arbeitsatmosphäre Resignation steigender Krankenstand Folie 4

5 Historisch gewachsene Strukturen führen zu Insellösungen Abteilungsgrenzen Berufsgruppen Hierarchie Innere Medizin Allgemeinchirurgie Gynäkologie Kardiologie Geriatrie Ärzte Verwaltung Pflege Insellösungen ( Stationsorganisation 1.0 ) Folie 5

6 Die Logik der Stationskonzepte ermöglicht eine berufsgruppenübergreifende Optimierung Rollen Meilensteine Aufgaben Folie 6

7 Kernprozesse werden vom Ende gedacht! Push-Organisation Neuaufnahmen Erstkontakt Terminierung Aufnahme Entlassung Verlegung Freie Betten Pull-Organisation Folie 7

8 Stationskonzepte haben positive Effekte auf Qualität und Wirtschaftlichkeit Folie 8

9 Veränderung stellt sich nur ein, wenn die Umsetzung überprüft wird 4 Aufnahme Evaluation 2 8% 0 Aufnahmen gesamt davon Bett frei 17% Entlassung 42% 33% Anzahl Entlassungen vor 10:00 Uhr Anzahl Entlassungen zwischen 10:00 und 11:00 Uhr Anzahl Entlassungen zwischen 11:00 und 12:00 Uhr Anzahl Entlassungen nach 12:00 Uhr Folie 9

10 Es gibt 3 Möglichkeiten, die Kennzahlen aus epa-ac und LEP zu nutzen 1. Die Methoden epa-ac und LEP werden in erster Linie für eine ausführliche Pflegedokumentation eingesetzt 2. Die Daten von epa-ac und LEP werden zudem sehr gut zur Personalsteuerung genutzt 3. Die Daten von epa/lep können sehr gut zur Prozessanalyse und -evaluation verwendet werden Folie 10

11 epa/lep liefert die Informationen zur Stationsoptimierung Von der qualitativen Prozessanalyse zur datengestützten Prozessanalyse Welche Tätigkeiten? In welcher Reihenfolge? Wie lange? Welche Tätigkeiten sind unnötig? epa-ac/ LEP Effekte: breitere Datenbasis noch höhere Akzeptanz der Vorschläge bessere Zeitfenster bessere Aufgabendefinition und -verteilung Entrümpeln der Kernprozesse Folie 11

12 Auf die richtigen Fragen kommt es an! + Wie viele ambulante Patienten werden versorgt? + Nimmt die Pflege an den Visiten teil? + Wann finden Aufnahmen statt? + Wie lange dauert eine Aufnahme? + Wann finden Entlassungen statt? + Wie viel Zeit wird für eine Entlassung investiert? epa-ac/ LEP + Wie hoch ist der Anteil administrativer Aufgaben (C-Wert-Analyse)? + Wann finden administrative Tätigkeiten statt (C-Wert-Analyse)? + Welche Tätigkeiten sind unnötig und damit Zeitverschwendung? Folie 12

13 Identifikation unnötiger Tätigkeiten Beispiel Überproduktion Kann verzichtet werden auf + die 3x tägliche Erhebung der Vitalparameter bei jedem Patienten? + tägliche Ganzkörperwäsche bei den Patienten? + tägliches Betten machen? + die Blutabnahme jeden Tag bei jedem Patienten? Wichtigste Fragestellung: Bekommt der Patient die Versorgung, die er benötigt? Folie 13

14 C-Wert-Analyse Zeitaufwand für patientenferner Prozesse reduzieren Kann verzichtet werden auf + das tägliche Ausdrucken von Unterlagen für den Chef-/Oberarzt? + die ständige Mehrfachdokumentation? + die nachmittägliche Korrektur der vormittäglichen Anordnungen? + das Danebenstehen während des Ärzte-Unterrichts am Patienten? + die tägliche Nachbestellung von Material? + auf bestimmte radiologische Untersuchungen? + die Hälfte der ein- und ausgehenden Anrufe? + Folie 14

15 Aufeinander abgestimmte Prozesse am Beispiel Aufnahme Ein geeignetes Zeitfenster für geplante Aufnahme ist definiert. Die Terminierung der Patienten erfolgt dementsprechend. Das Belegungsmanagement nutzt die Belastungskennzahlen aus dem laufenden Stationsbetrieb zur Bettenvergabe (niedriger SPI bei vielen Patienten und/ oder hohe LEP-Zahlen = keine weitere Belegung mit schweren Patienten). Ärztliche und pflegerische Anamnese finden in der richtigen Reihenfolge statt und sind aufeinander abgestimmt. Eine Doppeldokumentation erfolgt nicht (z.b. Größe/Gewicht, Sozialanamnese, Pflegestufe). Ärztliche und pflegerisch erhobene Daten werden gemeinsam genutzt. Anhand der ärztlichen und pflegerischen Diagnostik liegt eine gemeinsame, abgesprochen Entlassungsplanung vor. Es gibt eine gemeinsam verabredete Behandlungsplanung. Folie 15

16 epa/lep liefert die Informationen zum Erfolg der Stationsoptimierung datengestützte Prozessevaluation Dokumentation epa-ac/ LEP Evaluation Erfolgen die Tätigkeiten in der richtigen Reihenfolge? - Verlässlichkeit Sind die Zeitfenster gut gewählt? Wo wird typischerweise vom Stationskonzept abgewichen? Optimierung Folie 16

17 Definierte Projektphasen strukturieren das Vorgehen und sichern den Projekterfolg Evaluation Ist-Analyse Vorgehen: Datensammlung und -auswertung, Benchmarking, Prozessbeobachtungen, MA- Interviews, MA- Befragung Ergebnis: Identifikation der Ist- Situation (Wirkung) und der internen Potenziale (Ursache) Konzeption Vorgehen: Workshops, Ausarbeitung von Initiativen und Maßnahmen Ergebnis: Definition einer Soll- Konzeption und der dafür notwendigen Voraussetzungen (Grobkonzepte) Umsetzung Vorgehen: Ausarbeitung und Umsetzung von Feinkonzepten, Umsetzungscontrolling, ggf. Coaching Ergebnis: optimierte interne Strukturen und Abläufe, verbesserte Wirtschaftlichkeit, attraktivere Außenwirkung Vorgehen: Überprüfung der Umsetzung und der Ergebnisse, MA- Befragung Ergebnis: Bestimmung der Zielerreichung des Projekts, ggf. Anpassung von Konzepten und Strukturen auf Basis der Umsetzungsergebnisse ZEITHORIZONT Folie 17

18 Kontakt Nico Kasper ZeQ AG Am Victoria-Turm Mannheim Tel.: 0621/ Fax: 0621/ info@zeq.de