Schlankes QM für Arztpraxen

Transkript

1 Schlankes QM für Arztpraxen Praktische Tipps für die tägliche QM-Arbeit Referenten: Dipl.-Ing. Günther Meyer & Marion Meyer M.A.

2 Ausgangssituation 01. Januar 2006 Alle Vertragsärzte sind verpflichtet, ein internes Qualitätsmanagementsystem einzurichten und weiterzuentwickeln ( 135 a SGB V). KTQ, QEP, QMS nach DIN EN ISO 9001, entstehen Jahr 2015: 10 Jahre QM in Arztpraxen QM-Systeme sind nur zur Hälfte entwickelt oder die Dokumentation der QM-Systeme explodiert Frust statt Freude am QM Unsere Botschaft: Mit den richtigen Prioritäten muss das nicht sein.

3 Der Sinn von QM QM Praxis Viele betrachten QM und Praxismanagement als Gegensätze.

4 Der Sinn von QM QM Praxis QM sollte ein Werkzeug sein, um das Praxismanagement zu unterstützen!

5 Der Nutzen von QM strukturierte Abläufe Ruhe Transparenz Kennzahlen zum Kostensenken zufriedene Mitarbeiter höhere Motivation der Mitarbeiter längere Betriebszugehörigkeit höhere Aufgabenverteilung zufriedene Patienten kontinuierliche Behandlung

6 Die Kern- Mitarbeiter Elemente von QM Abläufe Geräte/ Räume

7 Das große Ziel von QM Zufriedene Patienten

8 Die Kern- Mitarbeiter Elemente von QM Abläufe Geräte/ Räume Erst, wenn diese Elemente geordnet sind, sollten Sie die nächsten Schritte einleiten!!!

9 1. Planung Mitarbeiter, Abläufe, Räumlichkeiten

10 Planung: QM richtig einführen Was machen Sie zuerst? Gar nichts. Hinsetzen mit einem weißen Blatt und einem Stift. Nachdenken

11 Planung: QM richtig einführen Planen ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns. Zeit sparen Ärger ersparen Dabei hat der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis, insbesondere in Bezug auf die personelle und strukturelle Ausstattung, zu stehen. aus der Richtlinie Qualitätsmanagement in der vertragsärztlichen Versorgung des G-BA

12 Planung: QM richtig einführen Ziele Wo will ich hin? Ziele richtig formulieren: Handelnde einbinden aktiv formulieren mit Zieldatum messbar Wir wollen die Zufriedenheit unserer Patienten bis Ende des Jahres um 25 % steigern.

13 Planung: QM richtig einführen Maßnahmen Wie komme ich dahin? Maßnahmen (Möglichkeiten) sammeln: Patientenbefragung heute & Ende des Jahres durchführen (Vergleich) Berichte der Mitarbeiter über Äußerungen der Patienten sammeln (1), auswerten (2) und Ende des Jahres Erfahrungen abfragen (3) Die am besten geeigneten Maßnahmen auswählen und verfolgen. Die anderen Maßnahmen aufgeben!

14 Bild von Berg

15 Ziele und Maßnahmen Ziel: Der verschneite Berg = Patientenzufriedenheit Maßnahmen: 1. den See überqueren, 2. den Fuß des Berges erreichen, 3. den Berg bezwingen. Die Reihenfolge ist nicht beliebig: Ich kann die Schritte nicht kombinieren, sondern muss sie nacheinander ausführen. Für jede Maßnahme brauche ich andere Werkzeuge: 1. Boot 2. leichtes bis festes Schuhwerk, 3. festes Schuhwerk, dicke Jacke, eventuell ein Seil

16 Planung: QM richtig einführen Ziele festlegen: WER macht WAS bis WANN? Was? Wer? Bis wann? Steigerung der Zufriedenheit unserer Patienten Verantwortlich: QMB Umsetzung: alle Bis Ende des Jahres

17 Planung: QM richtig einführen Maßnahmen festlegen: WER macht WAS bis WANN? Ziel Was? Wer? Bis wann? Steigerung der Zufriedenheit unserer Patienten Durchführung einer Patienten-Befragung Verantwortlich: QMB Umsetzung: MA Anmeldung s.o. Reaktionen auf 1. Befragung Verantwortlich: QMB Umsetzung: alle s.o. s.o. Durchführung einer 2. Patienten-Befragung Vergleich der Ergebnisse der Befragungen Verantwortlich: QMB Umsetzung: MA Anmeldung QMB Anfang des Jahres Im Laufe des Jahres Ende des Jahres Ende des Jahres

18 Planung: QM richtig einführen Patientenzufriedenheit Ziel 1: Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern Etablierung einer Praxiskultur (QM) Verantwortlichkeiten klären Übergaben & Teamgespräche durchführen Mitarbeitergespräche / Jahresgespräche durchführen Etablierung einer Sicherheitskultur Arbeitsschutzgesetz / Arbeitssicherheitsgesetz umsetzen Biostoffverordnung / Gefahrstoffverordnung umsetzen Schulungen zu Hygiene, Arbeitsschutz, durchführen

19 Planung: QM richtig einführen Patientenzufriedenheit Ziel 2: Abläufe strukturieren Unterteilung der Praxis in Bereiche (Anmeldung, Behandlungsräume, Labor, OP ) übergeordnete Verfahrensanweisungen erstellen detaillierte Arbeitsanweisungen erstellen Beachtung des Patientenrechtegesetzes (PatRechteG) Beachtung des Datenschutzgesetzes (BDSG) Beachtung des Infektionsschutzgesetzes (IfSG)

20 Planung: QM richtig einführen Patientenzufriedenheit Ziel 3: Geräte & Räume in Stand halten Beachtung des Medizinproduktegesetzes Medizinproduktebücher Wiederaufbereitung / Sterilisation Lieferantenbewertung / Wareneingangsprüfung Beachtung der RiliBÄK Labor Beachtung des Infektionsschutzgesetzes

21 Planung: QM richtig einführen Erst planen, dann handeln Vom Großen zum Kleinen planen Ein Schritt nach dem anderen Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen Auf der zweiten Planungsebene stoppen Achtung: Vorgehen bei einzelnen Maßnahmen => Ziel? Sinn?

22 1.1 Mitarbeiter

23 Die zentrale Rolle der QMB Quelle: gutefrage.net

24 Die zentrale Rolle der QMB Qualitätsmanagement => Qualitätsmanagement-Beauftragte Was ist ihre Aufgabe? achtet darauf, dass alle Mitarbeiter die QM-Regelungen einhalten pflegt die QM-Dokumentation (QM-Handbuch) verantwortlich für Verfahrens- und Arbeitsanweisungen verfolgt Fehlerursachen, -behebung und -vermeidung (Fehler- & Risikomanagement)

25 Die zentrale Rolle der QMB Wer sollte zur QMB bestellt werden? selbstständig ordentlich konstant durchsetzungsfähig Grund-Verständnis für organisatorische Abläufe Grund-Verständnis von QM Foto: Tim Reckmann / pixelio.de

26 Foto: Tim Reckmann / pixelio.de Die zentrale Rolle der QMB Wer sollte nicht zur QMB bestellt werden? unselbstständig chaotisch sprunghaft / nur kurz zu begeistern schüchtern unwissend die Neue per se der alte Hase per se

27 Die zentrale Rolle der QMB Vorsicht: Auch die QMB braucht Unterstützung keine unternehmerischen Entscheidungen volle positive Unterstützung durch den Chef regelmäßige Abstimmungstermine

28 QM & Mitarbeiter Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten (Organigramm) Förderung der Motivation Förderung des Wir-Gefühls Förderung der Transparenz Feste Termine und Vereinbarungen Einarbeitung neuer Mitarbeiter anhand eines Plans

29 QM & Mitarbeiter Statt eines umständlichen graphischen Organigramms: Schnell zu ändern Flexibel bei Anpassungen Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 Aufgabe 6 Mitarbeiter 1 x x Mitarbeiter 2 X Mitarbeiter 3 x x Mitarbeiter 4 x

30 QM & Mitarbeiter Die Wahl der QMB muss sorgfältig getroffen werden. Die QMB ist nicht pauschal für alles verantwortlich. Die QMB muss ihren Aufgabenbereich kennen. Alle Mitarbeiter aus dem Team sollten ins QM eingebunden werden.

31 1.2 Abläufe

32 QM & Abläufe Unterteilung der Praxis in Bereiche (Anmeldung, Behandlungsräume, Labor, OP, Abrechnung, Einkauf, ) Verfahrensanweisungen (VAs) = Einleitung in ein Thema Arbeitsanweisungen (AAs) = Detailbeschreibung 1) für die Haupttätigkeiten (Leistungen) => Standardisierung 2) für gefährliche Tätigkeiten 3) für seltene Tätigkeiten 4) für Tätigkeiten, bei denen oft etwas schief geht Anzahl Mitarbeiter x 1-3 Tätigkeiten => Anzahl AAs

33 QM & Abläufe Arbeitsanweisungen formulieren Eine Mitarbeiterin führt die Aufgabe aus. Sie beschreibt laut, was sie tut. Eine weitere Mitarbeiterin schreibt es auf. FERTIG.

34 QM & Abläufe Nicht ALLES muss dokumentiert werden. Nicht für jedes neue Gesetz muss es ein NEUES Formular geben. Pro Bereich nur 1 Verfahrensanweisung anlegen. Nicht für alle Arbeitsanweisungen ist alleine die QMB zuständig. Dokumente aus den Bereichen Hygiene, MPG, Arbeitsschutz, Datenschutz werden jeweils von der Beauftragten gepflegt. Nur Dokumente aus interner oder gesetzlicher Notwendigkeit aufheben. Was zusammen gehört, steht in einer einzigen AA.

35 1.3 Räumlichkeiten

36 QM & Räumlichkeiten Was benutzt wird, muss gepflegt werden. Was nicht benutzt wird, muss raus. Je weniger, umso überschaubarer: Bestandsverzeichnis nach dem MPG, Inhalt des Notfallkoffers, Geräteliste, Artikel im Lager und Inhalt der Kühlschränke. Bestimmen Sie Raumpaten. Foto: Grace Winter / pixelio.de

37 2. QM richtig pflegen

38 QM richtig pflegen Patientenbefragung Zuweiserbefragung Lieferantenbewertung Prozesse messen und Kennzahlen einführen PDCA-Zyklus

39 3. Ausblick: Weiter Freude an QM Etablierung eines Ideenmanagements Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Patienten (Freundlichkeit, ) Gründung von Arbeitskreisen Ausbau der (IGEL-)Leistungen für Patienten Ausbau der Leistungen für Mitarbeiter

40 Schlankes QM QMedicus

41 Fazit: Wieder Freude an QM Erst planen, dann handeln. Wählen Sie Ihre QMB sorgfältig aus. Schritt für Schritt: Nicht zu viel auf einmal. Hinterfragen Sie den Sinn: Für WEN mache ich das? Wenn Ihr QM Sie behindert statt unterstützt, überdenken Sie, ob Sie das Richtige tun... Sie müssen Ihre Begriffe und Ihre Abläufe in Ihrem QM-System wiedererkennen.

42 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: QMedicus Media GbR Günther & Marion Meyer Telefon: Abonnieren Sie den kostenlosen Newsletter von QMedicus: