SuccessStories Strategischer & operativer Einkauf

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1 ... from quotation to business relation SuccessStories Erfahrungsberichte ausgewählter Referenzkunden Strategischer & operativer Einkauf Durchgängige Prozessoptimierung in Einkauf, Logistik, Entwicklung und Qualität

2 ... from quotation to business relation 2

3 Editorial Liebe Leserin, lieber Leser! In den vergangenen zehn Jahren haben wir unser Produkt- und Lösungsportfolio sukzessive erweitert und zur umfangreichsten Plattform am Markt für strategisches und operatives Lieferantenmanagement ausgebaut. Dabei waren es vor allem die zahlreichen Entwicklungsprojekte mit unseren Kunden, aus denen neue Standardlösungen hervorgegangen sind. Um innovative Ideen für die Prozessoptimierung zu verwirklichen, verfolgen wir einen partnerschaftlichen Ansatz. Gemeinsam setzen wir Ihre Anforderungen so um, dass auch andere Kunden mit ähnlichen Anforderungen von unserem Know-how und Lösungsansätzen profitieren können. Das Ergebnis sind praxiserprobte Module, Prozesse und standardisierte Schnittstellen, die allen POOL4TOOL-Anwendern zu Gute kommen. Mit unserer Workflow-Engine schaffen wir eine nahtlose Verbindung zwischen einzelnen POOL4TOOL-Modulen aus unserem Baukastensystem und den angebundenen ERP-Systemen um durchgängige Prozesse im Tool abzubilden, deren erfolgreiche Konzeption und Rollout wir mit unserem internationalen Beratungs- und Support-Team garantieren. Die Themen Innovation, Wirtschaftlichkeit, Flexibilität und Sicherheit sind für uns richtungsweisend und bestimmen unser tägliches Handeln. Besonders erfolgreich sind wir damit bei eigentümergeführten Unternehmen mit einer langfristigen Vision und Strategie, die wir gemeinsam umsetzen. Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einen Einblick in einige interessante Kundenprojekte geben, die wir in den letzten Jahren erfolgreich abgeschlossen haben. Der Folder, den Sie in Ihren Händen halten, zeigt darüber hinaus auch jene breite Palette an Möglichkeiten auf, die Ihnen POOL4TOOL zur Prozessoptimierung bietet. Ich wünsche Ihnen eine anregende Lektüre, Thomas Dieringer Geschäftsführer 3

4 ... from quotation to business relation Globales Lieferanten- und Qualitätsmanagement Vom Einkauf zur Supply Chain Excellence Von der BANF zum Wareneingang Seite 6-7 Seite Seite Lieferantenmanagement im komplexen Prozess- & IT-Umfeld Prozesse intelligent steuern Seite 8-9 Seite Automotive 6 Behr: Globales Lieferanten- und Qualitätsmanagement 8 Dürr: Lieferantenmanagement im komplexen Prozess- und IT-Umfeld 18 voestalpine Gutbrod: Der Einkauf als Wertschöpfungspartner der Automobil-Zulieferindustrie Anlagen- und Maschinenbau 22 Rheinmetall Landsysteme: Die neue Devise im Einkauf: Weg vom Papier Consumer Goods 10 Loewe: ecollaboration - Vom Einkauf zur Supply Chain Excellence 20 Carl Zeiss: Die Supply Chain im Blick 24 Hansgrohe: Von der Zeichnung zum Produkt Elektronikindustrie 12 Sick: Prozesse intelligent steuern 14 ifm electronic: Workflow-Management: Von der BANF zum Wareneingang 16 AT&S: Beschaffungsplattform statt Insel-Lösungen 4

5 Inhalt Beschaffungsplattform statt Insel-Lösungen Die Supply Chain im Blick Von der Zeichnung zum Produkt Seite Seite Seite Der Einkauf als Wertschöpfungspartner Weg vom Papier Seite Seite Expertenkommentare 13 Stammdaten als Basis für Lieferantenentwicklung Georg Rösch, POOL4TOOL 15 Workflows: Reduzierte Durchlaufzeiten Michael Kern, POOL4TOOL 19 esourcing: Mehrwert durch Synergien Michael Rösch, POOL4TOOL 21 Von der TCO- zur TVO-Analyse Thomas Dieringer, POOL4TOOL Kundenstimmen 26 Das sagen unsere Kunden 5

6 ... from quotation to business relation Globales Lieferanten- und Qualitätsmanagement Wer sich heute im anspruchsvollen Automotive-Umfeld bewegt, braucht geeignete Rahmenbedingungen für schlanke Prozesse. Als Tier-1-Lieferant richtet Behr seine Einkaufsprozesse seit Jahren kontinuierlich neu an geänderten Anforderungen aus. Eine zentrale Online-Plattform ist die Basis für das globale Zusammenspiel von Einkauf, Qualität sowie den Lieferanten der Behr- Gruppe und damit eine wesentliche Voraussetzung für Schnelligkeit und mehr Effizienz. Die Anforderungen Der traditionsreiche Spezialist für Fahrzeugklimatisierung und Motorkühlung präsentiert sich heute als globales Geflecht aus Entwicklungsstandorten, Produktionsnetzwerken und Beteiligungsgesellschaften. Mit der Optimierung der Geschäftsprozesse und der sukzessiven Einbindung der Lieferanten in Entwicklungs- und Beschaffungsprozesse, z.b. per EDI/WebEDI, wurde bei Behr bereits vor Jahren begonnen, um gemeinsam die Prozess- und Kostenoptimierung voranzutreiben. Vor dem Hintergrund stetig härter werdender Wettbewerbsbedingungen, suchte man im Jahr 2007 eine zentrale Plattform, um die interne und externe Kommunikation effizient abzuwickeln. Die zuvor eingesetzten Insel-Lösungen für einzelne Bereiche reichten nicht mehr aus, um die komplexen Abläufe adäquat zu unterstützen. Wer heute global aufgestellt ist, braucht eine Online-Plattform als zentrale Kommunikations- und Datendrehscheibe. Torsten Dehner, Einkaufsleiter Das Ergebnis Die Online-Plattform bietet geeignete Rahmenbedingungen für das Zusammenspiel von Einkauf, Qualität, Technik und Lieferanten in einem internationalen Umfeld. Als führendes System für das Lieferantenmanagement im Konzern ist POOL4TOOL die zentrale Drehscheibe für alle Anlagen und Änderungen von Lieferantenstammdaten. Da diese Informationen aus dem Rechnungswesen, Einkauf, Logistik, Entwicklung und Qualität beinhalten, ist erstmalig ein abteilungs- und standortübergreifendes System im Einsatz. Der Freigabeprozess für neue Lieferanten wird als mehrstufiger, weltweit einheitlicher Workflow von der Registrierung bis zur finalen Freigabe über POOL4TOOL gesteuert. Die Möglichkeiten für Ausschreibungen (RFQ) und Auktionen wurden deutlich ausgeweitet. Die Materialgruppen sind die zentrale Grundlage für die Abbildung der Bidderlisten sowie für im System hinterlegte Anfragestrukturen. Standarddokumente und Templates für materialgruppenspezifische Cost Breakdowns und TCO-Berechnungen entlasten die Einkäufer. Diese können nun alle vergaberelevanten Faktoren in einen Angebotsvergleich mit einbeziehen und Vergabeszenarien online durchspielen. Damit wird die Vergabe an jene Lieferanten sichergestellt, die den größten Nutzen für das eigene Unternehmen erbringen. Alle Angebote aus einer Ausschreibung können direkt in eine eauction überführt und die Einkaufspreise minimiert werden. Durch die Integration mehrerer POOL4TOOL-Module wurden die zuvor eingesetzten Stand-alone-Lösungen aus den unterschiedlichen Bereichen abgelöst. Das Online-Portal ist die zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für die Behr-Gruppe und darüber hinaus auch für die Lieferanten und weitere Geschäftspartner. Indem die Schnittstellen zwischen den Abteilungen, Standorten sowie zu den Lieferanten reduziert und Prozesse standardisiert wurden, erzielt Behr die nötige Effizienz sowie Prozesssicherheit im Einkauf. 6

7 POOL4TOOL SRM, Lieferantenregistrierung, Stammdaten, esourcing, APQP, PPAP, Automoti ve Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Eine zentrale Plattform weltweit Verbesserte interne und externe Kommunikation Kurze Entscheidungsprozesse aufgrund hoher Transparenz Große Zeitersparnis in allen Phasen des Sourcing-Prozesses Steigerung der Effizienz im Einkauf Der Einkauf bei Behr Sicherung der Qualität im gesamten Produktentstehungsprozess durch APQP und PPaP Der Einkauf von Behr mit einem jährlichen Einkaufsvolumen von mehr als 1,5 Milliarden Euro ist als mehrstufige Matrix organisiert. Die globale Einkaufsstrategie sowie Standards, Warum POOL4TOOL? Methoden und Tools der Einkaufsprozesse obliegen weltweit Komplettlösung für alle Prozesse der zentralen Gruppenfunktion, die ebenfalls den weltweiten Weltweit zentrale Plattform für Einkauf, Qualität, Technik und Lieferanten Einkauf der sog. Lead Buying-Komponenten, den hochwertigsten Teilen des Portfolios (z.b. Gebläsemotoren und regler, Lüfter oder Aktuatoren), sowie von Rohstoffen/Halberzeug- Umsetzung eigener Anforderungen Customizing der Module nissen direkt verantwortet. In der nächsten Ebene werden alle Einkaufsaktivitäten einer Region (z.b. Europa) durch die regionalen Einkaufsleiter geführt, die wiederum an die zent- Über Behr rale Gruppenfunktion berichten. Auf regionaler Ebene wird der Projekteinkauf für Klimatisierung und Kühlung sowie der Die Behr GmbH & Co. KG, Stuttgart, ist Systempartner der in- Materialgruppeneinkauf für sogenannte Nicht-Lead Buying- ternationalen Automobilindustrie. Die Unternehmensgruppe Teile (z.b. Stanzteile, Kunststoffspritzgussteile) von zuständigen ist spezialisiert auf Fahrzeugklimatisierung und Motorkühlung Einkaufsleitern standortübergreifend geführt. Diesen obliegen und zählt weltweit zu den führenden Erstausrüstern bei Pkw in ihrem regionalen Verantwortungsbereich ähnlich wie den und Nutzfahrzeugen. Der Umsatz betrug im Geschäftsjahr 2008 Lead Buyern in der Gruppenfunktion auf weltweiter Ebene rund 3,3 Mrd. EUR. Behr beschäftigt an 17 Entwicklungs-stand- sämtliche Sourcing-Aktivitäten, Preisverhandlungen, Vergaben orten und in 28 Produktionswerken sowie 12 Beteiligungsge- sowie die Führung der Lieferanten. sellschaften weltweit Mitarbeiter. - 7

8 ... from quotation to business relation Lieferantenmanagement im komplexen Prozess- und IT-Umfeld Spezifische Produkte und globale Märkte machen das Lieferantenmanagement in einem weit verzweigten Unternehmensverbund wie dem Dürr-Konzern komplex. Im Jahr 2009 nahm der Automotive-Spezialist die schwierige Aufgabe in Angriff, standardisierte Abläufe im Lieferantenmanagement zu implementieren. Das Ziel: Eine einheitliche Lieferanten- und Datenbasis über alle Standorte und Systeme hinweg und effiziente Prozesse durch Workflows, um hiermit die Transparenz und Effizienz zu erhöhen und dadurch auch das Dürr Lead Buyer-Konzept zu stärken. Die Anforderungen Das Ergebnis Zum Dürr-Konzern gehören weltweit Tochtergesellschaften in 21 Ländern, an 48 Standorten sowie über 30 Produktionsstätten. Seit 2010 wird SAP als einheitliches IT-System genutzt. Da der Dürr-Konzern jedoch aus historisch gewachsenen Unternehmen des Maschinen- und des Anlagenbaus besteht, handelt es sich um 4 Systeme mit unterschiedlichen Lieferantenstämmen und Prozessen. Ebenso unterschiedlich ist das Umfeld für die Einkaufsorganisationen im Konzern, die in vielen Bereichen eigenständig agieren. Der Grund sind spezifische Produktspektren, unterschiedliche Materialgruppen und individuelle ranten-entwicklungsstrategien der Gesellschaften. Das Lieferantenmanagement wurde im Dürr-Konzern harmonisiert, erfolgte jedoch manuell in Word und Excel ohne automatisierte Workflows. Die geringe Durchgängigkeit der Prozesse im Lieferantenmanagement führte früher zu einem hohen Aufwand für die Einkäufer, mehrfachen Datenerfassungen in unterschiedlichen IT-Systemen sowie einer unzureichenden Transparenz im Lieferantenmanagement. Ein Online-Lieferantenportal sollte daher als Daten-Drehscheibe sowohl die interne Kommunikation zwischen den Dürr-Standorten als auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten unterstützen von der Lieferantenregistrierung über die Lieferantenbewertung bis zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Performance der Liefewichtigen Zulieferer. Auch nach Projektende und der schlüsselfertigen Übernahme einer Industrie-Anlage durch den Kunden bleibt das Geschäft für Dürr komplex. Die Einzelteile der zugekauften, verbauten Baugruppen müssen von Mitarbeitern der Ersatzteil-Logistik beim Lieferanten angefragt und mit ihren aktuellen Preisen in Stücklisten erfasst werden. Bestellt ein Kunde auf dieser Basis ein Ersatzteil, wird dieses in SAP angelegt. Die große Anzahl an Baugruppen und Einzelteilen machte diesen Prozess in der Vergangenheit bei Dürr und seinen Systemlieferanten sehr zeitund arbeitsaufwändig. Im Rahmen des Projektes hat Dürr eine einheitliche Datenbasis im Lieferantenmanagement über mehrere SAP-Systeme hinweg für alle deutschen Standorte geschaffen. Als AddOn zu SAP ist das Lieferantenportal POOL4TOOL die Informations- und Datendrehscheibe zwischen den Einkaufsorganisationen an mehreren Standorten sowie den Lieferanten. Erstmals stehen den Einkäufern damit überall und unabhängig vom eingesetzten SAP-System einheitliche Informationen innerhalb der Dürr-Gruppe zur Verfügung. Die Lieferanten-Stammdaten, u.a. Warengruppen, Zertifikate und Technologien, sowie die Lieferantenbewertung und der Spend laufen an einer zentralen Stelle zusammen. Durch die hohe Durchgängigkeit der Prozesse stärkt POOL4TOOL das Lieferantenmanagement darin, aussagekräftige Informationen für Einkaufsentscheidungen bereitzustellen. Dürr steuert bereits die Lieferantenregistrierung und freigabe mit einem Workflow, in den ein automatischer SAP-Dubletten- Check vor Anlage im SAP integriert wurde. So wird ohne Mehraufwand eine saubere Datenbasis sichergestellt. Per Supplier Self-Services müssen die Kern-Lieferanten ihre Daten eingeben und aktualisieren. Die Verwaltung von Verträgen, Zertifikaten und Dokumenten wird ebenfalls über einen Workflow gesteuert, was den Monitoring-Aufwand minimiert. Als zentrale Komponente des Lieferantenmanagements wurde auch die Lieferantenbewertung in POOL4TOOL integriert und die bisherige Excel-basierte Lösung ersetzt. Dadurch sind nun auch komplexe Leistungsbeurteilungen auf mehreren Ebenen möglich, etwa pro Standort, pro Projekt oder auf Konzernebene. Zudem hat Dürr die Langzeit-Lieferantenerklärung eingebunden und um weitere Merkmale und Datenblätter erweitert, u.a. Zollabwicklung, REACH-, RoHS-Konformität und WEEE-Richtlinien. In der zweiten Projektphase liegt der Fokus auf der Ersatzteil- Logistik. Hier vereinfacht Dürr das Erstellen von Stücklisten und Preisabfragen sowie das Anlegen der Materialien in SAP und automatisiert die Prozesse. 8

9 POOL4TOOL Lieferantenmanagement, SRM, Lieferantenbewertung, Lead Buyer-Konzept, Automotive Neben der hohen Wirtschaftlichkeit von POOL4TOOL haben uns vor allem die fachliche Expertise der Mitarbeiter, die Leistungsfähigkeit der Software speziell im Bereich SRM sowie die spätere Erweiterbarkeit um zusätzliche Funktionen überzeugt. Jürgen Dörfeldt, Vice President Purchasing Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Über Dürr Der Dürr-Konzern ist ein weltweit führender Anbieter von Produkten, Systemen und Dienstleistungen vorwiegend für die Automobilfertigung. Das Angebot umfasst wesentliche Fertigungsstufen eines Fahrzeugs: Als Systemanbieter plant und baut Dürr Lackierereien und Endmontagewerke, Montagesysteme für die Flugzeugindustrie als auch Systeme zur Abluftreinigung. Weiter werden Consulting-Aktivitäten für den Automobil- und Flugzeugbau und die allgemeine Industrie angeboten. Darüber hinaus liefert das Unternehmen Reinigungsund Filtrationsanlagen für die Produktion von Motoren- und Getriebekomponenten sowie Auswuchtsysteme und Produkte für die Endmontage. Weltweit sind ca. 60 % aller Lackierereien und ca. 50 % aller Montagewerke mit Dürr-Technologien ausgestattet. Die Basis der führenden Marktpositionen sind globale Präsenz, eine ausgeprägte Innovationskultur und die Kundenorientierung der Dürr-Mitarbeiter. Dürr ist in 21 Ländern direkt vertreten und erwirtschaftete 2009 einen Jahresumsatz von rund 1,1 Milliarden Euro. Einheitliche Lieferanten-Stammdatenbasis für alle Standorte und SAP-Systeme Vollständige Transparenz über die gesamte Lieferantenbasis des Dürr-Konzerns (360 -Sicht) Automatische Übernahme von Datenänderungen in einem SAP-System für alle zusammengeführten Kreditoren-Nummern in den anderen Systemen Workflow-gesteuerte Abläufe statt manueller Prozesse Hohe Durchgängigkeit im gesamten Lieferantenmanagement ab der Registrierung Zentrale Übersicht über den Spend eines Lieferanten bzw. einer Lieferantengruppe im Konzern Konsolidierte Sicht auf die Lieferanten-Performance für effektive Lieferantenentwicklung Zusammenführung mehrerer Lieferantenbewertungen zu einem aggregierten Rating Zentrale Datenbasis für das globale Lead Buyer-Konzept im Dürr-Konzern Zentrale Verwaltung von Zertifikaten, Verträgen und Lieferantendokumenten im Workflow Weitgehende Automatisierung der komplexen Ersatzteil- Logistik Warum POOL4TOOL? Hohe Wirtschaftlichkeit der Lösung Fachliche Expertise der Mitarbeiter Hohe Leistungsfähigkeit der Software, speziell im SRM Vollständige SAP-Integration der umgesetzten Prozesse Unterstützung aller Bereiche des Lieferantenmanagements 99

10 ... from quotation to business relation ecollaboration Vom Einkauf zur Supply Chain Excellence Der Premium-Elektronikhersteller Loewe hat seine Supplier Collaboration- und Bestellprozesse mit Hilfe der Online-Plattform von POOL4TOOL verschlankt. Das Resultat: Ein hochtransparentes Projekt- und Lieferantenmanagement sowie eine erreichte Zeitersparnis von rund 50% bei jeder Bestellung. Die Anforderungen Das Ergebnis Projektverzögerungen kosten Geld: Pönale-Zahlungen, zusätzliche Entwicklungskosten oder ein verspäteter Markteintritt können die meist ohnehin knappen Budgets empfindlich belasten. Auch der Einkauf von Loewe muss eine Vielzahl parallel laufender, komplexer Projekte, internationale Entwicklungs- und Geschäftsbeziehungen mit mehr als 200 aktiven Lieferanten allein für Produktionsmaterialien managen. Die unstrukturierte Kommunikation führte in der Vergangenheit oft zu mangelnder Transparenz in Bemusterungs- und Freigabeprozessen. Der hohe Abstimmungsaufwand mit internen und externen Projektpartnern verlangte eine umfassende Lösung zur Reduktion der Komplexität. Auch die dezentrale Projektdokumentation sollte optimiert werden. Im Bereich der operativen Beschaffung band vor allem das manuell abgewickelte Bestellwesen einen großen Teil der Ressourcen. Die frühzeitige Einbindung der Lieferanten in den Wertgestaltungsprozess sowie konsequentes und systemgestütztes Monitoring komplexer Projekte haben zu einer deutlichen Verbesserung der Materialverfügbarkeit bei Produktneuanläufen geführt. Horst Klaus, Einkaufsmanager Designteile Mit der Implementierung der Collaboration-Plattform von POOL4TOOL, über die komplexe Projekte im Bereich der A- Materialien gesteuert werden, wurden die Koordinationsabläufe gestrafft. Sowohl Loewe als auch seine Lieferanten profitieren von den transparenten und strukturierten Abläufen in allen Projektphasen über das Online-Portal. Das Zusammenlaufen aller Aktivitäten auf einer zentralen Plattform eliminiert viele der früheren potentiellen Fehlerquellen: Verzögerungen in den Bemusterungsprozessen, mangelnde Transparenz über die Meilensteine, keine 100 % durchgängige Dokumentation oder uneinheitliche Qualitätsstandards und Fertigungsstände wurden deutlich reduziert. Alle Beteiligten haben nun je nach Einstellung der Zugriffsverwaltung Lese- und/oder Änderungsrechte auf die Projektdaten. Auch der Austausch von CAD-Daten und Dokumenten erfolgt systematisiert, alle Änderungen werden dokumentiert. Aufgrund des systematischen Lieferantenmonitorings bis zum Serienstart können Anlaufprobleme weitgehend eliminiert und die bei der Auftragsvergabe vereinbarten Qualitäten, Mengen, Termine und Abläufe sichergestellt werden. Im Bereich des Bestellwesens wurde im Rahmen des Projektes ein vollständiger Übergang von einem unstrukturierten, vielfach papiergebundenen zu einem einheitlichen, elektronischen Bestellprozess vollzogen. Die vollautomatisierte Kommunikation mittels IDocs und Workflows spart bei jeder Bestellung, die über das Portal läuft in Summe etwa pro Jahr die Hälfte der Bearbeitungszeit. Dadurch hat sich der Hauptaufgabenbereich der Disponenten von wiederkehrender, rein administrativer Arbeit vor allem in Richtung Analysetätigkeit verlagert. SAP bleibt auch weiterhin das führende System für die Anwender, während das Portal als reiner Postbote zwischen Loewe und seinen Lieferanten fungiert. In den ersten Wochen nach der Implementierung waren 96 % der Lieferantenbasis auf das Portal übertragen worden. Über ein EDI-Clearing sollen diese nun noch effizienter angebunden werden, um auch den Nutzen des Portals für die Lieferanten zusätzlich zu erhöhen. 10

11 POOL4TOOL ecollaboration, Projektmanagement, Bestellung / Auftragsbestätigung, Consumer Goods Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Zeitreduktion für Bestellungen: 50 % Angebundene Lieferanten: 96 % Bessere Materialverfügbarkeit bei Produktneuanläufen Warum POOL4TOOL? Auszeichnungen für POOL4TOOL und LOEWE Austrian Supply Excellence Award des BMÖ Im Oktober 2009 wurde das POOL4TOOL-Projekt bei Loewe mit dem Anerkennungspreis zum Austrian Supply Excellence Award des BMÖ (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich) in der Kategorie Einkäufer prämiert. Supply Chain Distinction Award Gemeinsam mit Loewe setzte sich POOL4TOOL im Juni 2010 in der Kategorie Sourcing Excellence gegen internationale Spitzenunternehmen durch und wurde von der Experten-Jury mit einem Platz auf der Shortlist der besten Anbieter belohnt. Der Preis wird jährlich an Unternehmen mit herausragenden Leistungen in Einkauf und Logistik vergeben. Hohe Durchgängigkeit der Prozesse Expertise im Bereich Lieferantenmanagement (SRM) Vollständige SAP-Integration Modularer Aufbau des POOL4TOOL Portfolios Weltweiter Zugriff auf das Online-Portal Marktführerschaft im Purchase Order Management Zusatznutzen durch Workshops, Trainings und Content Über Loewe Ausgezeichnetes Design, innovative Technik und höchste Qualität sind typisch für die Produkte, die unter der Premiummarke Loewe angeboten werden. Technologische Highlights: Home-Cinema-Systeme mit hochauflösender Bildqualität, integriertem Festplattenrecorder und der Empfangsmöglichkeit für digitales Fernsehen. Der Umsatz des 1923 in Berlin gegründeten börsennotierten Unternehmens lag 2008 bei rund 374 Mio. Euro und das EBIT bei rund 28,5 Mio. Euro. Etwa die Hälfte des Umsatzes erzielt Loewe auf internationalen Märkten. Loewe produziert und vertreibt Fernsehgeräte, DVD-Recorder und Audio-Komponenten. Das Unternehmen beschäftigt ca Mitarbeiter

12 ... from quotation to business relation Prozesse intelligent steuern Der Sensor-Spezialist SICK zeigt einen Weg auf, wie strategische Lieferantenbeurteilung und -entwicklung sehr erfolgreich als Instrumente des Lieferantenmanagements (SRM) eingesetzt werden können. Das Herzstück im SRM bildet ein ausgeklügeltes Kennzahlensystem, das über die Online-Plattform von POOL4TOOL nun auch standortübergreifend elektronisch und damit hoch effizient genutzt wird. Die Anforderungen Das Ergebnis Die Technologien von SICK schaffen eine fundierte Basis für die Produktqualität und Kosteneffizienz der Kunden denselben Anspruch hat man auch an die Beherrschung der internen Methoden und Prozesse. Im Lieferantenmanagement bildet das standortübergreifende SICK-Kennzahlensystem die Grundlage für eine regelmäßige Lieferantenbewertung und -entwicklung. In der Vergangenheit erfolgte die Kennzahlensammlung und -aufbereitung in einer eigenentwickelten MS Access Datenbank. Die Zugriffs- und Aktualisierungsmöglichkeiten waren begrenzt, zusätzlich bestand das Risiko, dass die Einkäufer mit verschiedenen Versionen arbeiteten. Der Einkauf war durch einen knapp bemessenen Personalstand sowie zahlreiche aufwändige Standardtätigkeiten gekennzeichnet. Fehlende Dokumentationsmöglichkeiten sowie die unstrukturierte Kommunikation mit Kollegen, anderen Abteilungen sowie mit den Lieferanten erschwerten die Arbeit zusätzlich. Anfragen wurden teils per an die Lieferanten versandt, zusätzliche Spezifikationen eventuell nachträglich per Post. Gelegentlich musste auch ein Anruf beim Bestandslieferanten genügen, um rasch einen Preis für ein benötigtes Teil zu bekommen. Dreh- und Angelpunkt für die Einkaufsaktivitäten von SICK ist der Zentraleinkauf am Stammsitz im schwarzwäldischen Waldkirch. Dieser wickelt jährlich ein Einkaufsvolumen von rund Millionen Euro im Bereich der Produktionsmaterialien, vor allem Kunststoffspritzgussteile, Leitungen, optische Komponenten, mechanische und elektronische Bauteile, ab und verantwortet zudem die strategische Planung und Festlegung konzernweiter Standards sowie die Verhandlung von Rahmenverträgen, die in der Folge von den operativen Einkäufern an allen Standorten und Tochtergesellschaft weltweit umgesetzt werden. Das POOL4TOOL-Portal ist die zentrale Online-Plattform im Lieferantenmanagement. Das bestehende SICK-Kennzahlensystem wurde in das POOL4TOOL SRM-Informationssystem (Supplier Relationship Management) überführt. Relevante Belege werden aus SAP mit Werksbezug übertragen und in POOL- 4TOOL in aggregierter Form dargestellt. Die Einkäufer können so die Daten einfach auswerten, beispielsweise die Umsätze pro Lieferant, Werk und Periode oder auch konzernweit für ein bestimmtes Material. Den Lieferanten steht die Möglichkeit offen, die grafisch aufbereiteten Performance-Kennzahlen (z.b. Liefertreue, PPM, Umsätze etc.) aus dem SRM-Informationssystem ebenfalls direkt am Portal abzurufen. Auf diese Weise herrscht bei Lieferanten, Einkäufern und Bedarfsträgern zu jeder Zeit informeller Gleichstand. Über frei einstellbare Zielwerte können alle Maßnahmen nachverfolgt sowie Highund Medium-Performer gezielt gefördert und Low-Performer ausgephased werden. Vollständige Daten und eine hohe Transparenz stellen so für jede Materialgruppe ein ausgewogenes Lieferantenportfolio sicher. Heute können Material- und Lieferantenstammdaten, Anfragen, Angebote, Rechnungseingänge, Bestellinformationen, Fehlerdokumente und Wareneingänge zwischen SAP und POOL4TOOL ausgetauscht werden. Der Anfrage-/Angebotsprozess wurde vollständig in POOL4TOOL abgebildet und an SAP angebunden, das weiterhin das führende System bleibt. Der Einkäufer startet den Prozess dabei wie gewohnt in SAP und kann auswählen, welche Unternehmen des freigegebenen Lieferantenpools die RFQ erhalten. Trotz unterschiedlicher MRP-Systeme und Lieferantennummern ist der Lieferantenstamm bekannt und auch dezentrale Stellen greifen auf Vorzugslieferanten zu. Die im System hinterlegten Anfrage-Templates basieren auf detaillierten Cost Breakdowns und stellen sicher, dass alle benötigten Informationen einheitlich abgefragt werden und die Prozesse strukturiert ablaufen. Zusätzlich wurde ein externes Dokumenten-Managementsystem (EDB) in das Portal integriert, aus dem alle benötigten Zeichnungen und weitere Anhänge automatisch gezogen werden. 12

13 POOL4TOOL SRM, Lieferantencontrolling, Lieferantenentwicklung, Sensortechnik/Automatisierung Die POOL4TOOL-Funktionen wurden für unsere Prozesse modifiziert, nicht umgekehrt. Heute haben wir ein hochfunktionelles Tool im Einsatz, das unsere spezifischen Abläufe optimal unterstützt. Julia Nitsche, Einkaufscontrolling Sabrina Wehrle, Corporate Procurement Stammdaten als Basis für Lieferantenentwicklung Fehlerhafte Teile eines Lieferanten kosten Geld. Um die Kosten im Einkauf zu senken und das volle Potenzial der Lieferanten zum eigenen Vorteil zu nutzen, führt kein Weg an einer kontinuierlichen Lieferantenbewertung vorbei. Ein vollständiges Leistungsbild basiert auf den Kennzahlen aus dem ERP-System und umfasst zudem eine subjektive Einschätzung weicher Kriterien durch die Mitarbeiter, beispielsweise der Innovationsfähigkeit und -bereitschaft eines Lieferanten. Zu einem mächtigen Instrument wird die Lieferantenbewertung, wenn das Ergebnis aktiv im Einkauf genutzt wird. So sollten mindergeeignete Lieferanten frühzeitig ausgephased und die Stärken der Top-Performer ausgebaut werden. Dazu müssen die Schwächen und ihre Ursachen gemeinsam mit den Lieferanten abgearbeitet werden, z.b. PDCA oder Six Sigma. Als Bonus/Malus-Gewichtung wertet die Lieferantenbewertung zudem den Angebotsvergleich auf, sodass wichtige Vergabe- Entscheidungen nicht ausschließlich auf dem Preis basieren. Georg Rösch Head of Development Selected Services / POOL4TOOL Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Informationsgleichstand bei Einkäufern, Bedarfsträgern und Lieferanten Vollständige Datenaufbereitung mit hoher Transparenz Grundlage für strategische Lieferantenportfolios pro Materialgruppe Kürzere Ausschreibungsprozesse mit vollständiger Dokumentation im System Unterstützung von Make-or-Buy-Entscheidungen durch Einbindung der internen Vorfertigung in Ausschreibungsprozesse Verbesserte interne Zusammenarbeit Warum POOL4TOOL? Webbasierte Lösung Flexible Plattform nach eigenen Anforderungen Keine Kosten für angebundene Lieferanten Bereichs- und standortübergreifende Einsetzbarkeit Über SICK Die SICK AG ist einer der weltweit führenden Hersteller von Sensoren und Sensorlösungen für industrielle Anwendungen. Das 1946 gegründete Unternehmen mit Stammsitz in Waldkirch im Breisgau beschäftigt weltweit über Mitarbeiter und erzielte 2008 einen Konzernumsatz von 737,3 Mio. Euro. 13

14 ... from quotation to business relation Workfl ow-management: Von der BANF zum Wareneingang Die strukturierte Steuerung und Abarbeitung eines Prozesses im Einkauf mithilfe eines Workfl ows steigert seine Effi zienz und verkürzt die Durchlaufzeit. Dass die Verknüpfung mehrerer, vormals unabhängiger Einzelabläufe aus Entwicklung, Einkauf und Qualität zu einem durchgängigen Workfl ow ein ungleich größeres Opti mierungspotenzial in sich birgt, hat ifm electronic mit der elektronischen Neuausrichtung seiner internen Prozesse beispielgebend bewiesen. Die Anforderungen Das Ergebnis ifm bezieht jährlich Güter und Dienstleistungen im Wert von Mit POOL4TOOL wurden die internen Prozesse aus Entwick- rund 150 Millionen Euro bei mehr als Lieferanten - ein lung, Einkauf, Logistik und Qualitätsmanagement in einer großer Teil davon entfällt auf zeichnungs- oder werkzeug- Softwarelösung zusammengeführt und zudem die Kommuni- gebundene Teile. Um die Flut an produktrelevanten Spezi- kation mit den Lieferanten im selben Tool integriert. Der BANF- fikationen und Dokumenten im Entwicklungs- und Produk- Workflow standardisiert den Beschaffungsprozess, sodass die tentstehungsprozess zu bändigen und damit den gesamten ifm-internen Abläufe verschlankt, die Durchlaufzeiten deutlich Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten, suchte ifm nach verkürzt und Personal- sowie Prozesskosten reduziert werden. einer elektronischen Lösung, mit der diverse Abteilungen und Die Bedarfsträger in der Entwicklung melden Bedarfe direkt Standorte einfach eingebunden werden können. Die Applika- auf der Online-Plattform von POOL4TOOL inklusive aller rele- tion sollte die Aktivitäten der Einkäufer entlang der gesamten vanten Spezifikationen in einem Workflow-Formular an. Dieses Prozesskette unterstützen. Sprich: Von der Erstellung und dem wird eventgesteuert oder auf Initiative der verantwortlichen Versand von Ausschreibungen in Abstimmung mit der Entwick- Mitarbeiter gemäß dem definierten Ablauf für die jeweilige lung über die Auswertung sowie die Auswahl der Angebote bis Materialgruppe entsprechend weitergegeben. Dem Einkäufer hin zur Koordination und Dokumentation der Freigabe mit dem stehen sofort alle für die Ausschreibung benötigten Informa- Qualitätswesen. tionen zur Verfügung, ohne dass er diese von der Entwicklung gesondert anfordern muss. Damit wird der Einkauf bereits in einer sehr frühen Entwicklungsphase in den Prozess eingebunden und hat aufgrund der integrierten Cost Breakdowns (Kos- Durch den Einsatz von standardisierten Workflows schaffen wir durchgängige Abläufe und transparente Strukturen als Grundlage für deutlich kürzere Durchlaufzeiten. Andreas Welke, Hauptabteilungsleiter Einkauf tenaufschlüsselungen pro Materialgruppe) bei jeder Anfrage volle Transparenz über alle Preisbestandteile eines Angebotes. Ebenso ist eine hohe Klarheit über die Verteilung der Ressourcen gegeben, da jede Eingabe bzw. jede Änderung am Ticket unter Erfassung des Zeitstempels protokolliert wird. So ist klar ersichtlich, welcher Teilprozess welche und wie viele Ressourcen in Anspruch genommen hat, was wiederum die Basis für eine weitere Optimierung der Abläufe darstellt. Die Auswer- BestPracti ce-award 2009 tung der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer der Tickets pro Abteilung machen Schwachstellen in der eigenen Organisation leicht identifizierbar und ermöglichen so eine gezielte Verbesserung der Prozesse. Mit der Implementierung eines einheitlichen BANF-Workflows Im Rahmen der e_procure & supply 2009, der Fachmesse für Einkauf und Lieferanten-Management, in Nürnberg wurde das POOL4TOOL Workflow-Management im Mai 2009 mit dem BestPractice-Award in Silber ausgezeichnet. 14 wurden ein durchgängiger Ablauf und transparente Strukturen geschaffen. Dies kommt auch den Kunden von ifm zugute, die diese Optimierung in Form von kürzeren Entwicklungs- und Lieferzeiten wahrnehmen.

15 POOL4TOOL Workfl ow-management, BANF, esourcing, BaaN, Sensortechnik/Automati sierung Workfl ows: Reduzierte Durchlaufzeiten Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Der Workflow ist der rote Faden durch den gesamten BANF- Zeitersparnis bei Ausschreibungserstellung: 50 % Prozess. Im Zuge der Implementierung wurde die exakte Materialgruppenstruktur von ifm und die spezifischen Anforderungen des Kunden einmalig im System hinterlegt, um das Ticket nach der Erstellung automatisch dem zuständigen Einkäufer zuzuweisen. Um trotz der einheitlichen Strukturen eine hohe Flexibilität zu gewährleisten, kann ifm die Workflows selbst Zeitersparnis bei Freigabe von Angeboten bis zur Auftragsvergabe: 33 % Verkürzung der Entwicklungs- und Lieferzeiten Stärkung der Schnittstellenfunktion des Einkaufs zwischen Entwicklung und Lieferanten Verbesserte Verifizierbarkeit von Angeboten durch TCOBetrachtung (Total Cost of Ownership) modifizieren und an neue Anforderungen anpassen. Alle Zeichnungen und Dokumente im virtuellen Teamroom von POOL4TOOL werden in regelmäßigen Abständen mit dem PDM-System abgeglichen und mit der jeweiligen Materialnummer verknüpft. Beim Versand der Anfrage werden so automatisch die aktuellsten Versionen pro Ausschreibungsposition Warum POOL4TOOL? Frei konfigurierbare Workflows Abbildung ifm-spezifischer Prozesse Ausgeprägtes Prozesswissen von POOL4TOOL beigefügt. Nach Angebotsauswertung und der Auswahl des für dieses Projekt besten Lieferanten übermittelt der Einkäufer das entsprechende Vergabeszenario über den Workflow an das Qualitätsmanagement zur Prüfung der technischen und organisatorischen Vorgaben. Eine erteilte Freigabe wird im Ticket vermerkt und über den Workflow dem ursprünglichen Bedarfsträger kommuniziert. Die Bestellung generiert der Einkauf ebenfalls aus dem Workflow-Ticket, die per Information an den Lieferanten übermittelt wird. Dieser erfasst die Auftragsbestätigung im Lieferantenportal, sodass bei Übereinstimmung mit den Bestelldaten die Prüfung und Eingabe im ERP-System komplett entfallen. Sobald der Wareneingang im ERP-System gebucht ist, wird das Ticket geschlossen und der Workflow damit beendet. Über ifm electronic Die ifm electronic gmbh ist weltweit einer der führenden Hersteller auf dem Gebiet der Automatisierung. Seit der Firmengründung 1969 setzt die ifm electronic mit der Optimierung technischer Abläufe in fast allen Industriezweigen neue Standards. Am Puls der Zeit und in über 70 Ländern entwickeln mehr als Mitarbeiter Lösungen für Kunden aus Maschinenbau und Industrie. Rund 90 % der Produkte werden an 5 Standorten in der Bodenseeregion gefertigt. Dort befindet sich der Großteil des Forschungs- und Entwicklungsbereiches. Mit der Erfindung induktiver Näherungssensoren auf Basis der Filmtechnik begann 1969 die Erfolgsgeschichte des Familienunternehmens. Mit der Unternehmenszentrale in Essen und Produktion in Tettnang am Bodensee, ist ifm auch in zwei- Michael Kern Head of Process Consulting Selected Services / POOL4TOOL ter Generation eng mit dem Standort Deutschland verbunden. Überdurchschnittliche Produktqualität, prämierter Ideenreichtum, erstklassiger Service und umfassende Fachkompetenz zeichnen die ifm electronic aus. Auf diese Weise setzte sie 2008 über 420 Mio. um

16 ... from quotation to business relation Integrierte Beschaffungsplattform statt Insel-Lösungen Im Rahmen eines konzernweiten Projektes automatisiert der Leiterplatten-Spezialist AT&S zeitintensive, wiederkehrende Prozesse im Einkauf vom Lieferantenmanagement über das Bestellwesen bis hin zum elektronischen Katalog-Management (eprocurement). Als zentrale Schnittstelle zwischen den internationalen Standorten und den Lieferanten fungiert das Online- Lieferantenportal POOL4TOOL. Die Anforderungen Das Ergebnis Als Marktführer mit starker internationaler Ausrichtung in allen Unternehmensbereichen bezieht AT&S die benötigten Materialien und Dienstleistungen weltweit. Innerhalb des Konzerns hat der Einkauf in den vergangenen Jahren signifikant an Bedeutung gewonnen und trägt mit einem Fremdleistungsanteil von über 50% des Umsatzes wesentlich zum operativen Ergebnis bei. Daher arbeitet AT&S seit Jahren über alle Standorte hinweg konsequent an der Optimierung des Einkaufs und konzentriert sich zunehmend auf die Kernbereiche und Kompetenzen des Unternehmens. Die Kapazitäten im Konzerneinkauf sowie in den lokalen Standorten wurden den Marktgegebenheiten angepasst und die verbleibenden Ressourcen entsprechend umverteilt. Damit stiegen die Anforderungen an die einzelnen Personen und mit ihnen auch die Forderung nach einer höheren Produktivität und Effizienz der gesamten Supply Chain. In der Vergangenheit sah sich der Leiterplatten-Hersteller wiederholt mit Schwachstellen in der Versorgungskette konfrontiert, was u.a. aus der mangelhaften Anbindung der Lieferanten an die eigenen Prozesse resultierte. Die Abwicklung der Beschaffungsprozesse erfolgte weitgehend manuell, die Übertragung von Angeboten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen sowie Lieferavisen in der Regel per Fax oder . Besonders die Kommunikation mit internationalen Standorten und Zulieferern litt unter der fehlenden Effizienz. Um diese nachhaltig zu verbessern, sollte ein webbasiertes Lieferantenportal im Konzern implementiert werden. Da die AT&S eine langjährige, intensive Zusammenarbeit mit SAP pflegt, musste die ausgewählte Lösung mit dem ERP-System vollständig kompatibel sein. Das POOL4TOOL-Portal als zentrale Schnittstelle im Konzerneinkauf trägt maßgeblich zu einer hohen Prozesseffizienz im internationalen Umfeld der AT&S bei. Die direkte Anbindung der Lieferanten per WebEDI an das SAP-System ersetzt die früheren Abläufe. Der Leiterplatten-Spezialist baut das Portal sukzessive zu einer umfassenden Beschaffungsplattform aus. Ausgangspunkt war ein automatisierter, mehrstufiger Workflow im Lieferantenmanagement, der die Auswahl, Bewertung und Entwicklung der Lieferanten durchgängig unterstützt. Zudem wickelt AT&S den Bestell- und Auftragsbestätigungs-Prozess bis zur Warenlieferung über das Online-Portal ab. Wo früher Bestellungen und Bestätigungen manuell bearbeitet, via und Fax versendet, verglichen und im System erfasst wurden, laufen die Prozesse heute automatisiert ab. Quasi als Nebenprodukt vermeidet AT&S auch verlorene Bestellungen sowie damit verbundene Sonderschichten und transporte, da alle Bestellungen im System erfasst und durch automatische Warnungen an Lieferanten bzw. Disponenten überwacht werden. Elektronische Ausschreibungen (RFQs) und Auktionen verringern die Prozess- und Produktkosten zusätzlich. Auch der Einkauf klassischer C-Teile, z.b. Hilfs- und Betriebsstoffe oder Büromaterial, wurde optimiert. Über POOL4TOOL können die Fachabteilungen benötigte Artikel selbständig aus den elektronischen Katalogen ordern. Freigabe-Workflows steuern den Prozess und binden den Einkauf nur dann ein, wenn die Bestellgrenzen überschritten werden. Derzeit erweitert AT&S das Portal an der Schnittstelle zum Qualitätsmanagement, etwa für das Audit-Management, wo die bisher genutzte Lotus Notes-Lösung abgelöst wird. Bereits heute setzt AT&S POOL4TOOL an mehreren Standorten in Europa, China und Indien ein. Unterstützt durch das elektronische System können die Einkäufer weltweit nun strategischer arbeiten und sich auf komplexe Aufgaben und kritische Situationen mit den Lieferanten konzentrieren. 16

17 POOL4TOOL Lieferantenmanagement, SRM, esourcing, eaucti ons, eprocurement, Elektronikindustrie Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Warum POOL4TOOL? Jährliche kalkulatorische Kosteneinsparungen im Bestellwesen: ca. 2 / Bestellung Hohes Maß an Customizing und Abbildung AT&Sspezifischer Prozesse % Zeitersparnis bei jeder Bestellung (> Bestellungen/ Jahr) Best Practice-Content des Anbieters aufgrund der langjährigen Erfahrung mit führenden Unternehmen Vermeidung von verlorenen Bestellungen und zusätzlicher Aufwände Kostenneutralität für Lieferanten unabhängig vom Transaktionsvolumen Jährliche Einsparung bei Sonderfrachten: EUR Keine Hard- und Software-Installationen für Lieferanten erforderlich Höhere Prozess-Sicherheit durch automatisierte und transparente Prozesse Durchgängige Prozesse aufgrund Backend-Integration für Lieferanten Als Elektronik-Unternehmen im internationalen Wettbewerb mit Konkurrenten aus Niedriglohn-Ländern können wir es uns einfach nicht leisten, unsere Einkaufsmitarbeiter mit zeitaufwändigen, repetitiven Tätigkeiten einzudecken. Richard Schaller, Director Purchasing Kompatibilität des Lieferantenportals mit Inhouse-Projekten (z.b. im Bereich Lieferavis/Barcode) Über AT&S Gegründet im Jahr 1987, ist AT&S heute bereits der größte Leiterplatten-Hersteller in Europa und Indien und maßgeblich in China engagiert. Insbesondere im höchsten Technologiesegment, den HDI-Microvia-Leiterplatten, die vor allem in Mobile Devices zum Einsatz kommen, ist AT&S weltweit bestens positioniert. Erfolgreich ist der Konzern auch im Segment der Automotive-Leiterplatten sowie im Industrie- und Medizintechnikbereich tätig. Als internationales Wachstumsunternehmen verfügt AT&S über eine globale Präsenz mit drei Produktionsstandorten in Österreich (Leoben, Fehring & Klagenfurt) sowie Werken in Indien (Nanjangud), China (Shanghai) und Korea (Ansan nahe Seoul). 17

18 ... from quotation to business relation Der Einkauf als Wertschöpfungspartner der Automobil-Zulieferindustrie Steigender Konkurrenz- und Kostendruck steht für die Zulieferer der OEMs an der Tagesordnung. Der Maschinenbauer Gutbrod, ein Tochterunternehmen des voestalpine-konzerns, stärkt seine Wettbewerbsposition durch die umfassende strategische Neuausrichtung der Geschäftsprozesse mit elektronischer Unterstützung. Die Anforderungen Das Ergebnis Auf den Produktionsanlagen von Gutbrod nehmen jährlich 69 Millionen Stanz- und Umformteile für Baugruppen, Montage- und Rohbauteile Gestalt an - stets nach den spezifischen Anforderungen namhafter Kunden aus der Automobilindustrie. Schnelligkeit ist zu einem entscheidenden Faktor in der Produktion geworden. Nach der Übernahme durch die voestalpine AG im Jahr 2007 und vor allem aufgrund des rasanten Unternehmenswachstums stand der Einkauf von Gutbrod vor der Herausforderung, das gestiegene Einkaufsvolumen mit den knappen Personalressourcen zu bewältigen. Die vielen manuellen Prozessschritte kosteten Zeit und Geld nachhaltige Abhilfe sollte eine Neuausrichtung der Prozesse mit IT-Unterstützung schaffen, speziell im Bereich der Produktionsmaterialien. Verbesserungsbedarf war vor allem für Anfragen, Ausschreibungen und Angebote sowie für die Übermittlung von Dokumenten an die Lieferanten ermittelt worden. Neben der internen Prozessoptimierung stand auch die Akzeptanz der IT-Lösung durch viele lokale Lieferanten, die für Gutbrod essenziell sind, im Vordergrund, um die spätere Nutzung sicherzustellen. POOL4TOOL verfügt über ein sehr umfangreiches Prozesswissen im Automotive-Bereich, von dem wir sowohl in der Projektumsetzung als auch danach profitiert haben. Walter Stotz, Leiter IT/Organisation Mit POOL4TOOL wurde ein flexibles Lieferantenportal nach den CI-Vorgaben von Gutbrod an den Standorten in Dettingen/ Erms und Schmölln implementiert. Um die Prozesseffizienz zu maximieren, wurde das Lieferantenportal vollständig in SAP integriert. Der Datenaustausch zwischen dem ERP-System und dem Portal wurde automatisiert. Die hauseigene IT war in allen Projektphasen eng eingebunden. In den ersten Wochen nach der Einführung wurden über 200 Lieferanten auf das Lieferantenportal übertragen und mehr als Materialstämme synchronisiert. Mittelfristig sollen alle Lieferanten ausschließlich über das Portal kommunizieren. Auch die Prozesse der operativen Beschaffung wurden weitgehend automatisiert. So werden z.b. Materialgruppen zwischen den Systemen synchronisiert, die auch die Basis für Cost Breakdowns für Anfragen sind. Das Grundgerüst für Kundenaufträge bilden bei Gutbrod mehr als Lieferpläne, auf deren Basis die exakten Mengen für die Produktion kurzfristig abgerufen werden. Bestehende Lieferpläne werden nun nicht nur direkt aus den SAP-Kontrakten mit POOL4TOOL synchronisiert, sondern können inklusive beliebiger Anhänge an die Lieferanten versendet werden. Das Portal ermöglicht auch eine effiziente Abwicklung des Bestell- und Auftragsbestätigungsprozesses, der nun von den Einkäufern elektronisch und damit wesentlich schneller und einfacher durchgeführt wird. Relevante, eingehende Angebote können automatisch nach SAP übernommen werden. Die Benefits des Portals waren bereits kurze Zeit nach der Implementierung spürbar. Eine interne Erhebung von Gutbrod kam zu dem Ergebnis, dass im Vergleich zum manuellen Einkauf eine Zeitersparnis von über 20% erreicht wurde. Während Bestellungen früher hauptsächlich per Fax an die Lieferanten versendet wurden, läuft nun die große Mehrheit der Transaktionen über POOL4TOOL. Dadurch erzielt Gutbrod einen beträchtlichen zeitlichen Vorteil, der sich auch in den Prozesskosten widerspiegelt. 18

19 POOL4TOOL Bestellung/Auftragsbestätigung, POM, Lieferplan, esourcing, Automotive esourcing: Mehrwert durch Synergien Die Automatisierung der Abläufe durch Workflows, eventgesteuerte Erinnerungen zur Datenaktualisierung, Plausibilitätsprüfungen sowie entsprechende Freigabe- bzw. Genehmigungsprozesse reduzieren im gesamten esourcing-prozess die -Flut und damit potenzielle Fehlerquellen. Gleich ob der Anfrageprozess im ERP-System oder direkt in POOL4TOOL gestartet wird entscheidend für eine hohe Effizienz im Einkauf ist jedoch letztendlich die Integration des esourcing-prozesses mit vor- bzw. nachgelagerten Prozessen. Werden beispielsweise die bei der Lieferantenregistrierung in SAP erfassten Daten, wie z.b. Umsätze, angebotene Technologien oder Qualitäts- und Sicherheitszertifikate, automatisiert in eine Anfrage übergeben, werden redundante bzw. fehlerhafte Eingaben vermieden. Ebenso sollte das Ergebnis einer Lieferantenbewertung über entsprechende Schnittstellen als Bonus/Malus- Gewichtung in den Angebotsvergleich mit einfließen und im Sinne einer TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) den reinen Preisvergleich ergänzen. Weitere Synergien ergeben sich, wenn beispielsweise ein Angebot in eine eauction überführt bzw. nach dem Bestelleingang direkt in eine Bestellung umgewandelt und in SAP angelegt wird. Diese ganzheitliche Betrachtung bietet ungleich mehr Möglichkeiten, das volle Potenzial des elektronischen Einkaufs zu nutzen. Michael Rösch CTO Selected Services / POOL4TOOL Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL 20 % Zeitersparnis bei jedem Beschaffungsprozess Ersatz zeitintensiver, manueller Prozesse Deutlich geringere Prozesskosten Entlastung des operativen Einkaufs Nachhaltiger Wissenstransfer Volle SAP-Integration Warum POOL4TOOL? Ausgeprägtes Prozesswissen von POOL4TOOL Vollständige SAP-Integration Durchgängige Prozesse ohne Medienbruch Breites, erweiterbares Portfolio Keine Kosten für angebundene Lieferanten Transparente Prozesse Über voestalpine Gutbrod Die voestalpine Gutbrod GmbH entwickelt und produziert einbaufertige Stanz- und Umformteile sowie Baugruppen und Sicherheits-/Aufprallschutzkomponenten für die Automobilindustrie. Das Unternehmen wurde im Jahr 1963 von Horst Gutbrod im baden-württembergischen Dettingen/Erms gegründet. Im Jahr 2001 wurde ein Teil der Serienfertigung in ein zusätzliches Werk am Standort Schmölln/Thüringen ausgegliedert. Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil des Unternehmens ist der hochmoderne, vollausgestatte Werkzeugbau. Im Jahr 2007 übernahm die börsennotierte österreichische voestalpine AG, ein führender Konzern in der metallverarbeitenden Industrie, die voestalpine Gutbrod Gruppe mit ihren 800 Mitarbeitern. Die hohe Qualifikation der Mitarbeiter sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Technologien sichern langfristig das Wachstum von Kunden und Geschäftspartnern

20 ... from quotation to business relation Die Supply Chain im Blick Weil Schnelligkeit, eine hohe Durchgängigkeit und Prozesssicherheit in der Supply Chain zählen, organisiert die Carl Zeiss Gruppe ihre globalen Logistikprozesse vom Lieferanten bis zum Endkunden neu. Das Ziel ist ein geschäftsbereich- und standortübergreifendes Netzwerk aus Prozessen, interner IT und Fremdsystemen leistungsstarker Partner. Das Lieferantenportal POOL4TOOL trägt dabei zur Optimierung der Beschaffungslogistik sowie der verbesserten Kommunikation mit den Lieferanten bei. Die Anforderungen Das Ergebnis Der Hochtechnologiekonzern Carl Zeiss erzielt über 60 % des Umsatzes mit Produkten und Lösungen, die nicht älter als fünf Jahre sind. Diese Komplexität spiegelt sich im Beschaffungsspektrum wider. Im Jahr 2007 wurde ein konzernweites Logistikprojekt gestartet, mit dem Ziel, ein geschäftsbereich- und standortübergreifendes Netzwerk aus Prozessen, interner IT und Fremdsystemen zu implementieren. Da die Unternehmensbereiche der Carl Zeiss Gruppe weitgehend autonom agieren, war es zentraler Bestandteil der Analysephase im Vorfeld des Logistikprojektes, das Optimum zwischen Eigenständigkeit und Gemeinsamkeiten zu ermitteln und die Schnittmenge war in vielen Bereichen groß. Im Zuge des Projektes werden Best Practice-Prozesse implementiert, die gemeinsam mit externen Dienstleistern zunächst in Deutschland und dann sukzessive konzernweit ausgerollt werden. Das Online-Lieferantenportal POOL4TOOL wird zur Verbesserung des Informations- und Datenaustausches mit den Zulieferern eingesetzt. Wesentlich für das Lieferantenmanagement in einem globalen Umfeld sind kollaborative Prozesse und eine enge Einbindung der Lieferanten entlang der Lieferkette. Im ersten Step konzentriert sich Carl Zeiss auf die globale Beschaffungslogistik. Mit POOL4TOOL kann der Einkauf den kompletten Bestell- und Auftragsbestätigungsprozess bis zur Warenlieferung abwickeln und via Webservices zu jeder Zeit den aktuellen Status von der Bestellauslösung bis zur Warenanlieferung in Echtzeit nachverfolgen. Bestellungen werden automatisiert aus SAP nach POOL4TOOL übernommen und dem Lieferanten zur Verfügung gestellt. Nachdem dieser die Auftragsbestätigung am Online-Portal erfasst hat, wird sie nach vordefinierten Regeln an SAP rückübermittelt. Aufgrund der Dokumentation aller Abläufe auf einer zentralen Plattform haben die Einkäufer nun auch die Sicherheit, dass die Bestellungen korrekt und termingerecht übermittelt wurden. Ein zusätzlicher Effizienzgewinn im Wareneingangsprozess resultiert aus den eingesetzten WebEDIs für Lieferabrufe, Lieferavise und VMI (Vendor Managed Inventory). Da der Lieferant somit auf Basis des aktuellen Lagerstands und des Forecasts von Carl Zeiss die Belieferung selbständig steuert, kann er seine Produktionslosgrößen, Transportmengen und Liefertermine optimieren und die eigenen Beschaffungs- und Produktionszyklen frühzeitig an die Lieferpläne anpassen. Liefer- und Eingangsfortschrittszahlen sowie Transitmengen werden direkt aus dem SAP-System kommuniziert. Indem wir die Prozesse elektronisch abwickeln, können wir nicht nur die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter sondern vor allem auch die Prozess- und Ergebnisqualität im Einkauf erhöhen. Manfred Martin, Manager Corporate Purchasing Carl Zeiss beschränkt die Zusammenarbeit mit den Lieferanten aber nicht auf den reinen Datenaustausch oder die beschaffungsnahe Logistik sondern sucht stets nach neuen Wegen, um die Wertschöpfung aller Kollaborationspartner zu erhöhen. In der nächsten Projektphase soll das POOL4TOOL-Lieferantenportal daher neben den operativen Abläufen auch um Lösungen für esourcing und strategisches Lieferantenmanagement auf Basis der Carl Zeiss-spezifischen Materialgruppenstruktur sowie die Prozesse an den Schnittstellen zum Qualitätsmanagement erweitert werden. 20

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