Erste Schritte mit Formeln und Funktionen

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1 Erste Schritte mit Formeln und Funktionen Berechnungen, egal ob einfach oder komplex, können eintönig und zeitraubend sein. Für solche Berechungen können Sie Funktionen und Formeln in Excel verw enden. Die Vorgehensw eisen hierzu erfahren Sie in diesem Lernprogramm. Vorbereitung Erstellen einer einfachen Formel Automatisches Aktualisieren von Formelergebnissen Hinzufügen eines Bereichs mithilfe der Funktion SUMME Kopieren einer Formel mit AutoAusfüllen Schnelles Berechnen mithilfe von AutoSumme Bearbeiten einer Formel Kurzübersicht Vorbereitung Lerninhalte Nach Abschluss dieses Lernprogramms können Sie folgende Aufgaben ausführen: Erstellen einer einfachen Formel für grundlegende mathematische Berechnungen Automatisches Aktualisieren von Formelergebnissen Vereinfachen von Formeln mithilfe einer Funktion Kopieren einer Formel Bearbeiten einer Formel Vorausset zungen Excel für Mac 2011 Grundlegende Fähigkeiten im Umgang mit Excel, einschließlich dem Öffnen von Arbeitsmappen sow ie dem Ausw ählen von Zellen, Spalten und Zeilen. Tipp Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Excel haben, sollten Sie zuerst das Lernprogramm Lernprogramm: Excel-Grundlagen durcharbeiten. Übungsdat ei Lektionen von Lernprogrammen sollten der Reihenfolge nach durchgegangen w erden. Laden Sie die Übungsdatei herunter, und verw enden Sie sie w ährend des Lernprogramms als praktisches Beispiel. FunctionFormulas.xlsx (12 KB) Geschät zt e Dauer: 20 Minuten Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 1

2 1. Erstellen einer einfachen Formel Mithilfe einer Formel können Sie Werte auf einem Blatt berechnen. Zum Beispiel können Sie eine Formel verw enden, um Ihre monatlichen Ausgaben für Lebensmittel zu berechnen oder den durchschnittlichen Betrag zu ermitteln, den Sie für eine Aktie bezahlen. Geben Sie nun eine Formel ein, um die für einen Rechnungsposten fällige Gesamtsumme zu berechnen. Öffnen Sie die Übungsdatei, die sich am Anfang dieses Lernprogramms befindet. Klicken Sie auf Zelle D11. Klicken Sie auf die Bearbeitungsleiste, und geben Sie dann ein Gleichheitszeichen (=) ein. Tipp Wenn die Bearbeitungsleiste nicht angezeigt w ird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Bearbeitungsleiste. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 2

3 Klicken Sie auf die Zelle B11, und geben Sie dann ein Sternchen (*; das Multiplikationszeichen) ein. Tipp Klicken Sie zum Ausblenden des Menübands w ährend der Arbeit am rechten Rand des Menübands auf. Klicken Sie auf Zelle C11. Zelle B11 und C11 w erden in verschiedenen Farben dargestellt, um anzuzeigen, dass sie Bestandteil der Formel sind. Drücken Sie die EINGABETASTE. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 3

4 Beachten Sie, dass das Ergebnis der Formel ( ,00) in der Ergebniszelle (D11) angezeigt w ird. Hinweise Jede Zelle auf einem Blatt besitzt einen Zellbezug, auch "Adresse" genannt. Als Zellbezug w ird die Kombination der Koordinaten für die Position der Zelle bezeichnet. Zum Beispiel besitzt die Zelle am Schnittpunkt der Spalte B und der Zeile 3 den Zellbezug B3. Zellbezüge können Sie in Formeln verw enden, statt in der Zelle die entsprechende Zahl eingeben zu müssen. Der Zellbezug für eine ausgew ählte Zelle w ird im Feld Name angezeigt, das sich links neben der Bearbeitungsleiste befindet. Alle Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen (=). Das Multiplikationszeichen (*) w ird als Operator bezeichnet. Die anderen mathematischen Grundoperatoren sind das Pluszeichen (+), das Minuszeichen (-) und das Divisionszeichen (/). Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Erstellen einer einfachen Formel in der Bearbeitungsleiste Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 4

5 2. Automatisches Aktualisieren von Formelergebnissen Wenn Sie den Wert einer in einer Formel verw endeten Zelle ändern, kann das Ergebnis in Excel automatisch aktualisiert w erden. Dazu müssen Sie die Formel nicht ändern, da in der Formel Zellbezüge anstelle von Werten verw endet werden. Ändern Sie nun die Stückkosten für einen Artikel, um zu sehen, w ie das Ergebnis aktualisiert w ird. Klicken Sie auf Zelle C11. Geben Sie 199,99 in die Zelle ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Tipp Durch das Drücken der EINGABETASTE w ird die Eingabe oder Änderung "bestätigt", und das Ergebnis w ird neu berechnet. Zum Abbrechen des Bearbeitungsmodus, ohne eine Änderung zu bestätigen, drücken Sie die ESC-TASTE. Beachten Sie, dass das aktualisierte Ergebnis ( ,48) in Zelle D11 die Änderung in Zelle C11 w iderspiegelt. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 5

6 Hinweise Klicken Sie zum Löschen einer Formel oder der Ergebnisse einer Formel auf die Zelle, die das Ergebnis enthält, und drücken Sie die ENTF-TASTE (oder FN+ENTF auf einer MacBook-Tastatur). Durch das Löschen einer Formel oder eines Formelergebnisses w ird nicht die Zellformatierung gelöscht (z. B. Schattierung oder ein Währungsformat). Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Ändern des Werts einer Zelle in einer Formel und Überprüfen, ob das Ergebnis automatisch aktualisiert w ird 3. Hinzufügen eines Bereichs mithilfe der Funktion SUMME In Excel sind Funktionen vordefinierte Formeln. Zum Beispiel w ird mit der Funktion SUMME ein angegebener Bereich von Werten addiert, sodass Sie keine Plusoperatoren (+) zw ischen den einzelnen Werten eingeben müssen. Dies bedeutet, dass Sie eine Funktion als Vereinfachung verw enden können, statt eine Formel manuell zu erstellen. Berechnen Sie nun mithilfe der Funktion SUMME die Gesamtstückmenge für die Rechnung. Klicken Sie auf Zelle B15. Geben Sie in der Bearbeitungsleiste =SUMME( ein. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 6

7 Wählen Sie die Zellen B11, B12, B13 und B14 aus. Um die ausgew ählten Zellen w ird ein Laufrahmen angezeigt. Drücken Sie die EINGABETASTE. Beachten Sie, dass das Ergebnis der Formel (92) in Zelle B15 angezeigt w ird. Tipp Zum Anzeigen der Formel für das Ergebnis klicken Sie auf Zelle B15 und sehen in der Bearbeitungsleiste nach. Die Formel für das Ergebnis lautet "=SUMME(B11:B14)". Hinweise Die Schreibw eise B11:B14 wird als "Bereichsbezug" bezeichnet, w as bedeutet, dass in der Formel alle Elemente im Bereich von der Zelle B11 bis zur Zelle B14 berücksichtigt w erden. Sie können einen Bereichsbezug auch direkt in die Formel eingeben, statt Zellen auszuw ählen. Bereichsbezüge können mehrere Spalten und Zeilen umfassen. Zum Beispiel w erden mit der Formel =SUMME(B11:C14) alle Elemente in den Zellen B11 bis C14 addiert. Auch nicht aneinander grenzende Zellen können in einer Formel erfasst w erden, z. B. =SUMME(B11,C13,D11). Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Verw enden der Funktion SUMME in einer einfachen Formel Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 7

8 4. Kopieren einer Formel mit AutoAusfüllen Mithilfe von AutoAusfüllen können Sie eine Formel in Zellen kopieren, die sich in derselben Zeile oder Spalte befinden, sodass eine Formel nicht an mehreren Stellen auf dem Blatt erneut eingegeben w erden muss. Kopieren Sie nun die zuvor erstellte Formel zum Berechnen des für jeden Artikel fälligen Gesamtbetrags mithilfe von AutoAusfüllen. Klicken Sie auf Zelle D11, und zeigen Sie dann mit dem Mauszeiger auf die untere rechte Ecke der Zelle, bis diese als schw arzes Pluszeichen dargestellt w ird. Ziehen Sie den Mauszeiger über die Zellen D12, D13 und D14. Beachten Sie, dass für jeden Artikel Gesamtsummen in den Zellen D12, D13 und D14 angezeigt w erden. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 8

9 Klicken Sie auf Zelle D14. Beachten Sie, dass die Bearbeitungsleiste die richtige Formel und die richtigen Zellbezüge, =B14*C14, enthält. Tipp Wenn Sie überprüfen möchten, ob eine Formel alle gew ünschten Zellen enthält, klicken Sie auf die Formel in der Bearbeitungsleiste. Wenn Sie die Formel überprüft haben, drücken Sie die ESC-TASTE. Hinweise Wenn Sie Formeln mit AutoAusfüllen kopieren, w erden Zellbezüge in verschiedenen Spalten oder Zeilen in Excel automatisch angepasst, jedoch wird in allen neuen Ergebniszellen dieselbe Funktion verw endet. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Kopieren einer Formel in mehrere Zellen derselben Zeile oder Spalte mithilfe von AutoAusfüllen Angeben einer kopierten Formel in der Bearbeitungsleiste 5. Schnelles Berechnen mithilfe von AutoSumme Durch Verw endung von AutoSumme können Sie für schnelle Berechnungen einige der häufigsten Funktionen verw enden, z. B. SUMME, MITTELWERT, MAX und MIN. Excel erstellt dann für Sie die Formel, w obei die Funktion und die Zellbezüge enthalten sind. Berechnen Sie nun die Zw ischensumme der Rechnung mithilfe von AutoSumme, ohne dabei die Formel einzugeben. Klicken Sie auf Zelle D16. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 9

10 Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Aut osumme. Beachten Sie, dass in Excel der Bereich der Zellen markiert w ird, der in die Formel einbezogen w ird, hier z. B. "=SUMME(D11:D15)". Drücken Sie die EINGABETASTE. Beachten Sie, dass das Ergebnis der Formel ( ,71) in Zelle D16 angezeigt w ird. Hinweise Wenn Sie w eitere häufig angew endete Funktionen verw enden möchten, z. B. MITTELWERT, MAX oder MIN, klicken Sie auf den Pfeil neben Aut osumme. Mit AutoSumme können Sie Formeln für Zeilen und für Spalten erstellen. Ein grünes Dreieck in der oberen linken Ecke einer Zelle zeigt einen möglichen Fehler an. Zur Behandlung des Fehlers klicken Sie auf die Zelle, die den Fehlerindikator enthält, und klicken dann auf, um Optionen anzuzeigen. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Addieren eines Zellbereichs mithilfe von AutoSumme Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 10

11 6. Bearbeiten einer Formel Sie können eine Formel so ändern, dass diese andere Zellen enthält oder eine andere Funktion verw endet. Formeln können in der Bearbeitungsleiste oder direkt in der Zelle bearbeitet w erden. Korrigieren Sie nun die Formel, die den fälligen Gesamtbetrag berechnet. Klicken Sie auf Zelle D20. Klicken Sie auf die Bearbeitungsleiste. Beachten Sie, dass die Formel " =SUMME(D19,D18,D16,D14)" einen zusätzlichen Zellbezug (D14) enthält, der falsch ist, w eil der Wert in Zelle D14 bereits in der Zw ischensumme der Rechnung in Zelle D16 enthalten ist. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 11

12 Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste rechts von D14, und drücken Sie dann viermal die ENTF-TASTE (oder FN+ENTF auf einer MacBook-Tastatur). Die neue Formel sollte nun "=SUMME(D19,D18,D16)" lauten. Drücken Sie die EINGABETASTE. Beachten Sie, dass der richtige Gesamtbetrag ( ,99) in Zelle D20 angezeigt w ird. Hinweise Drücken Sie zum Abbrechen von Änderungen w ährend der Bearbeitung einer Formel die ESC- TASTE. Wenn Sie eine Formel direkt in der Zelle bearbeiten möchten, doppelklicken Sie auf die Zelle (oder drücken CTRL-TASTE+U) und geben die Änderungen ein. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Bearbeiten einer Formel in der Bearbeitungsleiste oder direkt in der Zelle Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 12

13 Kurzübersicht Zweck Bestimmen des Zellbezugs (oder der Adresse) für eine Zelle Anzeigen der Formel für ein Ergebnis Auffinden w eiterer Funktionen für schnelle Berechnungen (z. B. MAX, ANZAHL ZAHLEN, MIN) Abbrechen von Änderungen w ährend der Eingabe oder Bearbeitung einer Formel Kopieren einer Formel mithilfe von AutoAusfüllen Direktes Bearbeiten einer Formel in einer Zelle Löschen einer Formel Verfahren Klicken Sie auf die Zelle, und sehen Sie im Feld Name nach, das sich links neben der Bearbeitungsleiste befindet. Klicken Sie auf die Ergebniszelle, und sehen Sie dann in der Bearbeitungsleiste nach. Wenn die Bearbeitungsleiste nicht angezeigt w ird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Bearbeitungsleiste. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf den Pfeil neben Aut osumme. Drücken Sie die ESC-TASTE. Klicken Sie auf die Ergebniszelle mit der zu kopierenden Formel. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die untere rechte Ecke der Zelle, bis diese als schw arzes Pluszeichen dargestellt w ird. Ziehen Sie dann über die Zellen, in die Sie die Formel kopieren möchten. Doppelklicken Sie auf die Ergebniszelle. Die Tastenkombination zum Starten des Formelbearbeitungsmodus lautet CTRL-TASTE+U. Klicken Sie auf die Ergebniszelle, und drücken Sie dann die ENTF-TASTE (oder FN+ENTF auf einer MacBook-Tastatur). Sie können auch bei gedrückter CTRL-TASTE auf die Ergebniszelle klicken und dann auf Inhalt e löschen. Weit ere Tipps Eine Formel ist eine Abfolge von Befehlen (z. B. Zellbezüge und Operatoren), die einen Wert erzeugt. Funktionen sind vordefinierte Formeln, w ie z. B. SUMME oder MITTELWERT, die Berechnungen erleichtern, die mit einer einfachen Formel möglicherw eise schw ierig auszuführen sind. Alle Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen (=). Die vier Operatoren, die den Typ der auszuführenden mathematischen Operation anzeigen, sind das Pluszeichen (+), das Minuszeichen (-), das Multiplikationszeichen (*) und das Divisionszeichen (/). Diese Operatoren können über den numerischen Tastenblock der Tastatur eingegeben w erden. Die Schreibw eise B11:B15 wird als "Bereichsbezug" bezeichnet. Beispielsw eise bedeutet die Formel "=SUMME(B11:B15)", dass die Funktion SUMME verw endet wird, um alle Werte, die im Bereich von B11 bis B15 vorkommen, zu einer Gesamtsumme zu addieren. Auch nicht aneinander grenzende Zellen können in einer Formel erfasst w erden, z. B. =SUMME(B11,C13,D11). Durch Verw endung von AutoAusfüllen können Sie eine Formel in Zellen innerhalb derselben Zeile oder Spalte kopieren. Die Zellbezüge w erden hierbei von Excel automatisch angepasst. Microsoft Office für Mac 2011: Erste Schritte mit Formeln und Funktionen 13