Praktikumsbericht / Teil A Pädagogische Hochschule Wallis (PHVS) 20. August bis 19. Oktober Dorian Wyer ID3A

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1 Praktikumsbericht / Teil A Pädagogische Hochschule Wallis (PHVS) 20. August bis 19. Oktober 2007 Dorian Wyer ID3A Pädagogische Hochschule Wallis (PHVS) Haute Ecole Pédagogique du Valais (HEPVS) Alte Simplonstrasse 33 Av. du Simplon 13 CH-3900 Brig CH-1890 St-Maurice brig@phvs.ch st-maurice@hepvs.ch November 2007

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen zur Pädagogischen Hochschule Wallis (PHVS) Die Records und Information Management-Abteilung an der Pädagogischen Hochschule Wallis (PHVS) Ausgeführte Arbeiten Einführung eines ERMS Aktenplan und Aufbewahrungsfristen Arbeitsklima Ausblick

3 1. Allgemeine Informationen zur Pädagogischen Hochschule Wallis (PHVS) Die PHVS ist eine Bildungsinstitution der tertiären Stufe mit den beiden Standorten Brig und St-Maurice. Angegliedert ist die Schule an die Dienststelle der tertiären Bildung und fällt in den Zuständigkeitsbereich des Departements für Erziehung, Kultur und Sport des Kanton Wallis. Die operative Tätigkeit konzentriert sich vor allem auf die drei Abteilungen Lehrerinnen- und Lehrerbildung (mit Grundausbildung, Weiterbildung und Zusatzausbildung), Forschung und Entwicklung sowie die Dienstleistungen. Diese drei Themengebiete sind komplementär und in ihrer Funktion eng miteinander verbunden. Die Hauptaufgabe der PH-VS besteht darin, die berufliche Grundausbildung der zukünftigen Lehrpersonen für den Unterricht an den Kindergärten und Primarschulen sicherzustellen. Ein wichtiges Merkmal der PHVS ist die zweisprachige Ausbildung (deutsch/französisch), welche durch die beiden Standorte von Natur aus gewährleistet wird. 2. Die Records und Information Management-Abteilung an der Pädagogischen Hochschule Wallis (PHVS) Die Gruppe Records Management besteht aus vier Mitarbeitern der PHVS (je zwei davon arbeiten verteilt an den Standorten Brig und St-Maurice). Allerdings ist nur eine Arbeitsstelle (à ca. 35 Stellenprozent) ausschliesslich mit dem Status eines Records Managers besetzt. Bei den übrigen Gruppenmitgliedern deckt der Bereich Records Management bloss ein Teil ihrer gesamten Stellenprozente ab. Gemäss Organigramm ist das Records Management der Administration angegliedert. Die Abteilung Records Management nimmt eine entscheidende Funktion betreffend Informationsmanagement ein. Zur Aufgabe gehören die Verwaltung von Akten die Ausarbeitung und Festlegung von Aufbewahrungsfristen sowie die Aktualisierung des Aktenplans. Entsprechend werden hier auch die Ausarbeitung von mittel- bis langfristigen Konzepten erwartet, um Probleme und Schwierigkeiten in Bezug zum Informationsmanagement zu antizipieren. 3

4 Die Abteilung ist ferner mit der Handhabung im Bereich Document Management und den Herausforderungen rund um die Archivierung involviert. Für die Realisierung von Projekten und Aufträgen, vergeben durch die Direktion, ist die enge Kooperation mit der ICT- Abteilung 1, namentlich der Informatikabteilung der Haute Ecole Spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO), von entscheidender Bedeutung. In Zusammenarbeit mit der Informatikabteilung wurde beispielsweise der Aktenplan auf einer zentralen Ablage (Laufwerk R:\, genannt Recman ) abgebildet. Elektronische Dokumente können hier sowohl von Mitarbeitern der PHVS als auch von Studenten analog entsprechenden Zugriffsrechten gesucht, abgelegt, bearbeitet, abgerufen oder gelöscht werden. Die Abteilung Records Management erfüllt hauptsächlich interne Aufgaben der PHVS. Nutzniesser der Dienstleistungen sind in erster Linie die Angestellten und Mitarbeiter der eigenen Institution. Weitere Ansprechpartner im Bereich Kooperation und Austausch von Informationen sind die zweckmässig gleichen Abteilungen anderer Pädagogischen Hochschulen in der Schweiz so wie das Staatsarchiv Wallis. In Anbetracht der aktuellen und zukünftigen Herausforderung rund um das Informationsmanagement, ist und bleibt die Gruppe Records Management ein wichtiger Akteur für die PHVS. 3. Ausgeführte Arbeiten 3.1. Einführung eines ERMS Seit 2006 laufen an der PHVS die Vorbereitungen für die Einführung eines Electronic Records Management Systems (ERMS). Mein Praktikum begann zum Zeitpunkt dieser Endphase. Gemäss meinem Arbeitsvertrag waren in diesem Zusammenhang verschiedene Aufgaben zu erledigen, die sich allerdings je nach aktuellem Stand des Projekts ERMS ändern können. 2 Ferner wurden für mich folgende auszuführende Arbeitsaufträge definiert: Aufbewahrungsfristen der Akten festlegen, Zuordnung der Akten zum neuen Aktenplan, Datentransfer vorbereiten (Datenbereinigung), Erstellen eines inhaltlichen Erschliessungssystems und Schulungsunterlagen für die Benutzung des ERMS vorbereiten. 1 Information and Communication Technology 2 gemäss Praktikumsvertrag 4

5 Effektiv hatte sich der aktuelle Stand des Projekts zeitlich ein wenig verzögert. Zunächst erhielt ich während den ersten Tagen die Gelegenheit mir einen ersten Eindruck über die Institution PHVS sowie die spezifische Ausgangslage der Abteilung Records Management zu verschaffen. Danach war ich in einer ersten Phase intensiv mit der Auswertung der Offerten beschäftigt, welche von verschiedenen Software-Firmen bei der PHVS eingereicht wurden. Die Offerten enthielten jeweils auf Software-Modulen basierende Lösungskonzepte, welche für die Einführung eines ERMS an der PHVS vorgeschlagen wurden. Grundlage für die Evaluation war ein verbindliches Pflichtenheft und ein von den Anbietern ausgefüllter Fragenkatalog. Ziel war es einerseits die effektiven Nutzwerte der Angebote und andererseits deren Kosten gründlich zu evaluieren. Der Direktion sollte darüber hinaus eine übersichtliche Gegenüberstellung der verschiedenen Offerten und schlussendlich ein effizientes Entscheidungsinstrument betreffend der Erwerbung eines ERMS vorliegen. Die Akquisition von Informatikmitteln ist ein arbeitsintensiver Prozess, welcher sich über zahlreiche Etappen erstreckt. Mit Hilfe themenbezogener Lektüre 3 erhielt ich wertvolle Informationen sowie ein Konzeptmodell, um die Evaluation systematisch und korrekt in Angriff nehmen zu können. Die Evaluation und deren Resultate wurden von mir mit einem mehrseitigen und umfassenden Evaluationsbericht dokumentiert. Danach kümmerte ich mich um die Vorbereitung der dazugehörenden Präsentation, welche ich zusammen mit einem Anschaffungsantrag im Rahmen einer Direktionssitzung im Oktober vorführte Aktenplan und Aufbewahrungsfristen Parallel zu den Arbeiten rund um die Evaluation des ERMS, setzte ich mich mit dem aktuellen und zukünftigen Aktenplan auseinander, welcher im Kontext der Einführung des ERMS ebenfalls angepasst werden soll. Gegenwärtig orientieren sich die Mitarbeiter an zwei Versionen des Aktenplans, welcher wie bereits erwähnt auf einem gemeinsamen Laufwerk (R:\) abgebildet ist. Die Bereinigung dieser gemeinsamen Ablage ist ein wichtiger Schritt im Hinblick auf die Datenübernahme bei der Einführung des ERMS. Eng mit der Bearbeitung und Aktualisierung des Aktenplans verknüpft, ist die Ausarbeitung und Definition von Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen geschäftsrelevanten Dokumente. 3 Schreiber Josef, Beschaffung von Informatikmitteln, Bern: Haupt, 2003, 4. Aktualisierte Auflage 5

6 Um solche Fristen festlegen zu können, braucht es im Vorfeld intensive Diskussionen und Rücksprachen innerhalb der Abteilung, damit ein Konsens erfolgreich zu Stande kommen kann. Bereits vor meinem Praktikum, wurden zu diesem Zweck die verschiedenen Abteilungen (Direktion, Administration, ICT, Fachberatung, usw.) der PHVS und deren Personal aufgefordert, mittels Fragenbogen die von ihnen verwendeten Dokumenttypen zu deklarieren. Die ausgefüllten Fragebögen galt es mit Hilfe einer Excel-Tabelle auszuwerten. Anschliessend verglich ich die gängige Praxis und Handhabung von Aufbewahrungsfristen bei anderen Pädagogischen Hochschulen in der Schweiz. Einige davon hatten zuvor auf Anfrage der PHVS ihre Konzepte in schriftlicher Form offen gelegt. Dank dieser Erkenntnisse konnte schliesslich ein vollständiger und detaillierter Fristenkatalog entworfen werden, welcher in seiner Struktur eng mit dem Aktenplan verbunden ist. Um den Umgang mit den Aufbewahrungsfristen für die Mitarbeiter zu erleichtern, wurde zusätzlich ein alphabetischer Index entsprechend den verschiedenen Dokumenttypen und eine so genannte Negativliste für nicht aufzubewahrende Dokumente ausgearbeitet. Schlussendlich wurden der Fristenkatalog und der dazugehörende Index für die Verabschiedung in der Vernehmlassung vorbereitet Arbeitsklima Das Arbeitsklima an der PHVS war sehr angenehm. Die Mitarbeiter waren von Anfang an alle sehr freundlich und zuvorkommend. Bei persönlichen oder fachspezifischen Fragen verspürte ich denn auch keine Hemmungen diese zu stellen. Ebenso ideal waren für mich die Arbeitsbedingungen. Betreffend Arbeitseinteilung verfügte ich über entsprechende Freiheiten, welche ich sehr schätzte. Da ich als einer der wenigen Angestellten zu 100 % beschäftigt war, stellte sich auch nie ein Problem bezüglich des Arbeitsplatzes. Dieser wurde einfach je nach Präsenzzeit der anderen Mitarbeiter im Büro angepasst. Regelmässig wurde ich an Gruppen-, Abteilungs- oder Direktionssitzungen eingeladen, wodurch ich trotz dieser relativ kurzen Praktikumszeit mir einen guten Eindruck auch über die Struktur und Funktionsweise der Institution aneignen konnte. 6

7 Arbeitsort war hauptsächlich Brig. Grund dafür war die Tatsache, dass sich während dieser Phase die Arbeit rund um das Records Management auf den Standort Brig und weniger auf St-Maurice konzentrierte. Einzelne Sitzungen fanden in Sion statt. 4. Ausblick Die Einführung des ERMS an der PHVS wird sich noch bis mindestens Mitte des nächsten Jahres hinausziehen. Da mich dieses Thema sehr interessiert und um diesen Prozess weiter verfolgen sowie gestalten zu können, bot ich der Direktion an, meine Diplomarbeit im Kontext dieser ERMS-Einführung zu schreiben. Die Idee wäre sowohl eine umfassende Dokumentation des gesamten Implementierungsprozess des ERMS an der PHVS als auch eine Art Referenzprodukt, welches für andere Bildungsinstitutionen mit gleichen zukünftigen Herausforderungen als Erfahrungsbericht sehr nützlich sein könnte. 7