9 Buchungsgrundsätze

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1 9 Buchungsgrundsätze

2 HBGR 1 Kap Buchungsgrundsätze 1. Allgemeine Grundsätze Zu jeder Buchung gehört ein Beleg Jeder Buchungsbeleg enthält: Belegnummer vollständige Kontierung Genügend Angaben über den Geschäftsvorfall Visum des Ressortchefs Jährlichkeit der Buchungsbelege Erstellen von Hilfsbelegen für transitorische Buchungen (für die Geldtransaktion ist der Originalbeleg zu verwenden) Auflösung der transitorischen Konten zu Beginn des Rechnungsjahres (die Beträge sind auf die einzelnen Gegenkonten zurückzubuchen) Verbuchen nach dem Bruttoprinzip Regelmässiges Verbuchen (täglich, wöchentlich, monatlich) Die Salden der Geldkonten sind anhand der entsprechenden Auszugsmeldungen abzustimmen Debitoren- und Kreditorenkonten sind mit den entsprechenden Listen abzustimmen 2. Vorbereiten der Belege Vor dem Verbuchen alle Belege vollständig kontieren (Kontierungen während des Buchens bergen grosse Fehlerquellen in sich) Rechnerische Prüfung aller Belege Systematische Belegablage Regelmässige Vergütungsaufträge (wöchentlich, monatlich)

3 Kap. 9 2 HBGR 3. Verschiedene Buchungsarten Einzel- und Sammelbuchungen Einzelbuchungen sind Buchungen, die lediglich zwei Konti betreffen Sammelbuchungen Bei Sammelbuchungen sind folgende Unterteilungen möglich: Viele an eine Hier erfolgen viele Sollbuchungen an eine Habenbuchung Eine an viele Hier erfolgt eine Sollbuchung an viele Habenbuchungen Viele an viele Hier werden viele Sollbuchungen an viele Habenbuchungen getätigt Wenn immer möglich, sollten Sammelbuchungen gemacht werden, d.h. man belastet z.b. bei einem Vergütungsauftrag dem Bankkonto den Totalbetrag und verteilt die einzelnen Aufwendungen auf die Gegenkonten. Damit erhält man eine zusätzliche Buchungskontrolle, da Sammelbuchungen erst abgeschlossen werden können, wenn sie ausgeglichen sind. Umbuchungen In jeder Buchhaltung können Fehlbuchungen bzw. -kontierungen vorkommen. Umbuchungen sind immer wieder notwendig. Sie sind aber korrekt auszuweisen. Man verwendet immer den Originalbeleg und bringt auf dem Beleg eine kurze Begründung an. Stornobuchungen Auch Stornobuchungen sind in jeder Buchhaltung immer wieder notwendig. Sie sind aber korrekt auszuweisen. Man verwendet immer den Originalbeleg und bringt auf dem Beleg eine kurze Begründung an. Erfolgswirksame und -unwirksame Buchungen Erfolgswirksame Geschäftsfälle werden auf je einem Bestandes- und einem Konto der Verwaltungsrechnung (Laufende Rechnung und Investitionsrechnung) verbucht. Erfolgsunwirksame Geschäftsfälle werden auf zwei Bestandeskonten verbucht. Nach dem Buchen Jeder Beleg enthält den Stempel "Gebucht"

4 HBGR 3 Kap Kreditoren, transitorische Passiven, Rückstellungen / Rücklagen, Reserven, Vorfinanzierungen

5 Unterscheidungsgesichtspunkte Fremdkapital Eigenkapital Kreditoren Transitorische Passiven Rückstellungen Rücklagen Reserve Vorfinanzierungen Laufende Verpflichtungen, welche aus Lieferungen oder Leistungen Dritter bereits entstanden und in Rechnung gestellt worden sind. Sie sind kurzfristig fällig oder können kurzfristig fällig werden. Kurzfristige Verpflichtungen, die in ihrer Höhe bekannt und im laufenden Rechnungsjahr Aufwand oder Ausgabe geworden sind, aber erst im neuen Jahr verausgabt werden. Es kann sich auch um Einnahmen handeln, die in ihrer Höhe bekannt und im laufenden Rechnungsjahr Ertrag oder Einnahme geworden sind, aber das neue Jahr betreffen. Die Verbuchung erfolgt als Rechnungsabgrenzung vor dem Jahresabschluss. Die Auflösung wird zu Beginn der neuen Rechnungsperiode vorgenommen. Bereits feststehende, in ihrer Höhe aber noch nicht genau bekannte Verpflichtungen, deren Berücksichtigung zur Feststellung des Aufwandes oder der Ausgaben am Ende der Rechnungsperiode notwendig ist. Zweckbindungen für künftige konkrete Investitionen. Sie dienen zur Deckung späterer Investitionen gemäss den umschriebenen Zwecken. Sie entsprechen den Vorfinanzierungen nach NRM. Die Zweckbindung von Mitteln für künftige Investitionen soll ausschliesslich über Spezialfinanzierungen (Vorfinanzierungen) erfolgen. Sie stellt, wenn überhaupt, neben dem eigentlichen Eigenkapital die einzige Reserve gemäss NRM dar. Sie dient in erster Linie, wie die Mittel der Gemeinde selber, zur Finanzierung öffentlicher, nicht besonders umschriebener Aufgaben. Sie wird mit allgemeinen Mitteln geäufnet, in der Regel aus Rechnungsüberschüssen. Streng nach NRM ist sie ins Eigenkapital zu integrieren. Zweckbindungen für künftige konkrete Investitionen. Sie dienen zur Deckung der Abschreibung späterer Investitionen gemäss den umschriebenen Zwecken. Sie werden aus Ertragsüberschüssen der Laufenden Rechnung gebildet. Sie entsprechen den Rücklagen nach betriebswirtschaftlicher Betrachtungsweise.

6 Kap. 9 4 HBGR 5. Buchungsbeispiele Beispiel 1: Sozialversicherungsbeiträge Die Gemeinde Muster beschäftigt eine Gemeindekanzlistin sowie einen Gemeindearbeiter im Vollamt. Im weiteren wird auch noch der nebenamtliche Viehzähler entschädigt. Verbuchen Sie die nachfolgenden Abrechnungen: 1.1. Lohnabrechnung Gemeindearbeiter: Bruttolohn Fr. 4'000.--, Familienzulage Fr , Kinderzulage Fr Spesen Fr Abzüge: AHV-/AlV-Beitrag Fr , BVG-Beitrag Fr , NBU-Prämie gemäss UVG Fr , Krankentaggeld Fr Bruttolohn Gemeindearbeiter xx 4' Familienzulage xx Kinderzulage 115.xx Spesen xx AHV-/AlV-Beiträge 200.xx BVG-Beiträge 200.xx NBU-Prämien 200.xx Krankentaggeldversicherung 200.xx Auszahlung Nettolohn 101.xx 3' Lohnabrechnung Gemeindekanzlistin: Bruttolohn Fr. 4' Abzüge: AHV-/AlV-Beitrag Fr , BVG-Beitrag Fr , NBU-Prämie gemäss UVG Fr , Krankentaggeld Fr Bruttolohn xx 4' AHV-/AlV-Beiträge 200.xx BVG-Beiträge 200.xx NBU-Prämien 200.xx Krankentaggeldversicherung 200.xx Auszahlung Nettolohn 101.xx 3'890.75

7 HBGR 5 Kap Entschädigung für Viehzählung: Bruttoentschädigung Fr Abzüge: AHV-/AlV-Beitrag Fr Entschädigung Viehzähler xx AHV-/AlV-Beiträge 200.xx 6.05 Auszahlung Nettoentschädigung 101.xx AHV-Abrechnung 199x xxx.xx.xxx.xxx Gemeindearbeiter Fr. 54' xxx.xx.xxx.xxx Viehzähler Fr xxx.xx.xxx.xxx Gemeindekanzlistin Fr. 58' AHV-pflichtige Lohnsumme Fr. 112' Abrechnung AHV usw % von Fr. 112' Fr. 11' FAK 1.75% von Fr. 112' Fr. 1' AlV 2.00% von Fr. 112' Fr. 2' VK 1.30% von Fr. 11' Fr Total Lohnbeiträge Fr. 15' Abzüglich FAK 199x Fr. 1' Total Fr. 14' Umlage Sozialleistungen: Gemeindekanzlistin xx 200.xx 4' Gemeindearbeiter xx 200.xx 4' Viehzähler xx 200.xx 7.95 Nächstes Jahr: AHV-Abrechnung 199x 200.xx 15' Verrechnung Kinderzulagen 115.xx 1' Nettozahlung 101.xx 14'248.55

8 Kap. 9 6 HBGR Beispiel 2: Baubewilligungen Die Gemeinde Muster stellt mit der Baubewilligung folgende Gebühren und Kosten in Rechnung: Baubewilligungsgebühr Fr , Kosten für die Abnahme des Schnurgerüstes durch das Ing.-Büro. Fr , Wasseranschlussgebühren Fr. 5'600.--, ARA- und Kanalisationsanschlussgebühren Fr. 7' Baubewilligungsgebühr 115.xx xx Abnahme Schnurgerüst 115.xx 205.xx Wasseranschlussgebühren 115.xx xx 5' ARA- u. Kanalisationsanschlussgeb. 115.xx xx 7' Beispiel 3: Eigenleistungen für Investitionen Die Gemeinde Muster erstellt ein Schul- und Gemeindezentrum. Für diesen Zweck wurde eigens eine Baukommission gegründet. Die Kommission setzt sich aus Mitgliedern des Gemeindevorstandes, der ordentlichen Baukommission sowie Vertretern der Dorfvereine zusammen. Folgende Sitzungsentschädigungen sind über die Kassa auszuzahlen und zu verbuchen: Mitglieder Gemeindevorstand Fr. 3'000.--, ordentliche Baukommission Fr. 1'000.--, Dorfvereine Fr Davon entfallen beim Gemeindevorstand Fr und bei der ordentlichen Baukommission Fr auf das Projekt Schul- und Gemeindezentrum. Sitzungsgeld Gemeindevorstand xx 100.xx 3' Eigenleistungen für Investitionen xx xx Sitzungsgeld ordentl. Baukommission xx 100.xx 1' Eigenleistungen für Investitionen xx xx Sitzungsgeld Dorfvereine xx 100.xx

9 HBGR 7 Kap. 9 Beispiel 4: Interne Verrechnungen Die Lohnkosten des Werkmeisters werden in der Funktion 622 (Werkdienst) erfasst. Gemäss Arbeitsrapport sind folgende interne Verrechnungen zu verbuchen: Unterhalt Gemeindestrassen Fr. 35'000.--, Abfallbeseitigung Fr. 2'000.--, Wasserversorgung Fr. 22'000.--, Friedhof und Bestattung Fr. 1'800.--, Gemeindesägerei Fr. 1' Unterhalt Gemeindestrassen xx xx 35' Abfallbeseitigung xx xx 2' Wasserversorgung xx xx 22' Friedhof und Bestattung xx xx 1' Gemeindesägerei xx xx 1' Beispiel 5: Bildung und Auflösung von Vorfinanzierungen 5.1. Auflösung bei Realisierung des Bauvorhabens Die Gemeinde hatte vor drei Jahren den Bau eines Gemeindehauses beschlossen. Für die Finanzierung des Projektes sind Fr. 1'000' als Vorfinanzierung zurückgestellt worden. Der Bau des Gemeindehauses ist nun fertig erstellt worden. Gemäss Schlussabrechnung betragen die Gesamtkosten Fr. 1'800' Das Vorfinanzierungskonto kann somit aufgelöst werden. Bildung der Vorfinanzierung xx 288.xx 1'000' Ausserord. Abschreibung xx 143.xx 1'000' Auflösung Vorfinanzierung 288.xx xx 1'000'000.00

10 Kap. 9 8 HBGR 5.2. Auflösung bei Nichtrealisierung des Bauvorhabens Die Gemeinde hatte vor drei Jahren den Bau eines Gemeindehauses beschlossen. Für die Finanzierung des Projektes sind Fr. 1'000' als Vorfinanzierung zurückgestellt worden. Der Bau des Gemeindehauses wird aufgrund der schlechten Finanzlage der Gemeinde nicht realisiert. Bildung der Vorfinanzierung xx 288.xx 1'000' Auflösung Vorfinanzierung 288.xx xx 1'000' Beispiel 6: Kreditoren, Transitorische Passiven, Transitorische Aktiven 6.1. Kreditoren Im Januar 1994 geht die Telefonrechnung der Gemeindeverwaltung für die Monate Nov.-Dez über Fr ein. Die Rechnung wird im Februar über ein Bankkonto bezahlt. Buchung im Geschäftsjahr 1993: FD, Nov. - Dez xx 200.xx Buchung im Geschäftsjahr 1994: FD, Nov. - Dez xx 102.xx Transitorische Passiven: Im Dezember 1993 bezahlt der Mieter einer gemeindeeigenen Liegenschaft (die Liegenschaft ist im Finanzvermögen) den Mietzins für den Monat Januar 1994 über Fr auf unser PC ein. Buchungen im Rechnungsjahr 1993: Mietzins Januar '000.00

11 HBGR 9 Kap. 9 Buchungen im Rechnungsjahr 1994: Rückbuchung Mietzins Januar ' Transitorische Aktiven Ein Landwirt pachtet das noch in der Zone für öffentliche Bauten liegende Land beim Schulhaus zum Preis von Fr pro Jahr. Der Zins ist unaufgefordert bis jeweils Ende Dezember zu bezahlen. Der Pächter hat vergessen, den Pachtzins für das Jahr 1993 über Fr einzuzahlen. Die Zahlung erfolgt erst im Januar 1994 auf das PC. Buchungen im Rechnungsjahr 1993: Pachtzins Buchungen im Rechnungsjahr 1994: Rückbuchung Pachtzins Pachtzins 1993, Zahlungseingang Beispiel 7: Bewertung von Wertpapieren 100 Namenaktien der örtlichen Bergbahnen haben einen Kurswert von Fr. 18' In unserer Bilanz beträgt der Buchwert nur Fr. 15' Buchgewinn auf Anlagen des Finanzvermögens '500.00

12 Kap HBGR Beispiel 8: Investitionsrechnung (Aktivierung/Passivierung) Der Forstweg Tannenwald wurde für Fr. 520' ausgebaut. Der Bund hat Beiträge von Fr. 200'000.--, der Kanton von Fr. 180' zugesichert. Private leisten einen Beitrag von Fr. 50' Bruttoinvestitionen xx 102.xx 520' Bundesbeiträge 114.xx xx 200' Kantonsbeiträge 114.xx xx 180' Beiträge Privater 102.xx xx 50' Aktivierung Bruttoinvestition 141.xx xx 520' Passivierung Bundesbeiträge xx 141.xx 200' Passivierung Kantonsbeiträge xx 141.xx 180' Passivierung Beiträge Privater xx 141.xx 50' Beispiel 9: Abschreibungen Die Abschreibungen werden der Laufenden Rechnung belastet und vom Buchwert per 1.1. des laufenden Geschäftsjahres berechnet. Buchwert Gemeindestrassen am Fr. 61' % Buchwert Gemeindemagazin am Fr. 19' % Buchwert Fahrzeug am Fr. 45' % Buchwert ARA am Fr. 2'000' % Gemeindestrassen xx 141.xx 6' Gemeindemagazin xx 143.xx 1' Fahrzeug xx 146.xx 9' ARA xx 141.xx 200'000.00

13 HBGR 11 Kap. 9 Beispiel 10: Aktivierungen/Abschreibungen Die Gemeinde Muster muss ein altes Forstfahrzeug ersetzen. Das alte Fahrzeug bleibt im Besitz der Gemeinde und wird nicht eingetauscht. Kaufpreis des neuen Fahrzeuges Fr. 150'000.--, Buchwert des alten Fahrzeuges Fr. 10' Die Abschreibungen werden vom Restbuchwert berechnet, das heisst 20% vom Anfangsbestand des Bestandeskontos. Kauf Forstfahrzeug xx 102.xx 150' Aktivierung 146.xx xx 150' Abschreibung 20 % xx 146.xx 2' Beispiel 11: Ertrags-/Aufwandüberschuss Ein allfälliger Ertragsüberschuss wird dem Eigenkapital zugeschlagen. Ein allfälliger Aufwandüberschuss wird dem Eigenkapital belastet. Ertragsüberschuss xx 290.xx Aufwandüberschuss 290.xx xx

14 Kap HBGR 2000 Beispiel 12: Überführung von Finanzvermögen (FV) in Verwaltungsvermögen (VV) Eine Liegenschaft des Finanzvermögens, deren Buchwert Fr. 100' beträgt, wird zum Verrechnungspreis von Fr. 120' ins Verwaltungsvermögen übertragen und danach als Schulhaus genutzt. Überführung Liegenschaft ' Aktivierung Schulhaus 143.xx ' Passivierung Liegenschaft (FV) xx 120' Buchgewinn Liegenschaft 123.xx ' Beispiel 13: Überführung von Verwaltungsvermögen (VV) in Finanzvermögen (FV) Eine Liegenschaft des Verwaltungsvermögens mit einem Buchwert von Fr. 270' wird ins Finanzvermögen überführt. Der Verkehrswert gemäss amtlicher Schätzung beträgt Fr. 300' Überführung Liegenschaft ' Aktivierung Liegenschaft (FV) 123.xx ' Passivierung Liegenschaft (VV) xx 270' Aufwertung Liegenschaft 123.xx '000.00

15 HBGR Kap. 9 Beispiel 14: Veräusserung von Finanzvermögen Eine Liegenschaft des Finanzvermögens mit dem Buchwert von Fr. 350' wird für Fr. 300' verkauft. Verkauf Liegenschaft 102.xx ' Passivierung Liegenschaft xx 300' Buchverlust (Abschreibung) xx 50' Beispiel 15: Kauf einer Liegenschaft des Finanzvermögens mit anschliessendem Ausbau Eine Liegenschaft des Finanzvermögens wird zu einem Kaufpreis von Fr. 200' erworben. Anschliessend wird das Gebäude für Fr. 50' saniert, der Gemeindearbeiter erbringt Eigenleistungen von Fr. 20' Im Weiteren fallen Anschlussgebühren für die ARA in der Höhe von Fr. 1' an. Kauf Liegenschaft xx 200' Investitionen Dritter xx 50' Eigenleistungen Gemeindearbeiter ' Anschlussgebühren ARA ' Aktivierung Investitionen 123.xx '500.00