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1 libreka! Anleitung zur Einstellung und Verwaltung Ihrer Titel über das libreka! v 1.4 1

2 Inhalt 1 ÜBER DIESES DOKUMENT DAS BACKOFFICE Aufruf und Anmeldung Menü Titel Status / Zugriffsbeschränkungen Oberer Bereich: Titelsuche Mittlerer Bereich: Tabellarische Auflistung der Verlagstitel Unterer Bereich: Detailansicht des ausgewählten Titels Menü Report Menü Titel hochladen Menü Statistik EINSTELLEN EINES TITELS ÜBER DAS BACKOFFICE Zusammenstellen der Titeldaten Hochladen des Titels über das Backoffice Setzen der Zugriffsbeschränkungen eines neuen Titels BEREITS EINGESTELLTE TITEL AUSTAUSCHEN ENTFERNEN / HINZUFÜGEN EINES TITELS LÖSCHEN EINES TITELS Kontakt

3 1 ÜBER DIESES DOKUMENT Das vorliegende Dokument gibt Ihnen eine Einführung in die libreka!-verwaltungsoberfläche und beschreibt das Einstellen eines Titels sowie die Bearbeitung der Restriktionen. Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch und befolgen Sie die Anweisungen Schritt für Schritt. 2 DAS BACKOFFICE 2.1 Aufruf und Anmeldung Das Backoffice erreichen Sie über den Aufruf der URL https://librekadata.bvdep.com. Die Anmeldung erfolgt mit dem Ihnen vorliegenden Benutzernamen und Ihrem Kennwort. Die voreingestellte Sprache ist Deutsch im Auswahlfeld steht auch Englisch zur Verfügung. Klicken Sie auf den Button OK, um sich am Backoffice anzumelden. Nach der Anmeldung finden Sie im oberen Teil der Seite Ihren Benutzernamen sowie Ihren Verlagsnamen. Über den Button Log out melden Sie sich vom Backoffice ab. 3

4 2.2 Menü Titel Status / Zugriffsbeschränkungen Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie direkt zur Ansicht Ihrer bereits eingestellten Titel. Die Ansicht ist in drei Bereiche unterteilt: Oberer Bereich: Titelsuche Über das ISBN-Suchfeld können Sie direkt nach einem eingestellten Titel suchen oder die Ansicht mittels Titelstatus eingrenzen. Sie sehen die Titelanzahl der bereits eingestellten Titel sowie den Button Aktualisieren für das erneute Laden der Titelübersicht. 4

5 2.2.2 Mittlerer Bereich: Tabellarische Auflistung der Verlagstitel ISBN: ISBN13 des Buches Titel: Titel des Buches [bis zum Abgleich Ihres Titels mit den VLB-Daten erscheint hier (Buchtitel noch nicht geladen) ] Einstelldatum: Datum, wann der Titel in libreka! aufgenommen wurde Zuletzt aktualisiert am: Datum und Uhrzeit, wann der Titel zuletzt geändert wurde [dieses Datum ändert sich beim erneuten Upload der Zip-Datei sowie bei Änderungen der Einstellungen] Status: aktueller Status des Titels - hoch geladen [uploaded] - konvertiert [converted] - verfügbar [available] - Nicht im VLB [not in VLB] - Fehler [error] - Gelöscht [deleted] Live [ja / nein]: Gibt an, ob der Titel schon unter sichtbar ist. Einstellungen [ja / nein]: Gibt an, ob für den Titel schon Zugriffsbeschränkungen gesetzt wurden. Durch einen Mausklick auf einen Tabelleneintrag wird die Zeile blau hinterlegt und der Titel in der Detailansicht im unteren Bereich der Seite angezeigt. 5

6 2.2.3 Unterer Bereich: Detailansicht des ausgewählten Titels Ist der Titel unter verfügbar, gelangt man mit einem Klick auf die ISBN zur Titelansicht in libreka!. Folgende Tabs stehen Ihnen für titelbezogene Angaben zur Verfügung: Einstellungen Bei Auswahl der Standardeinstellungen greifen die Standardeinstellungen der Plattform: Viewability Percentage (relative Sperrung: Prozentualer Anteil des Buches, der maximal eingesehen werden kann) Excluded pages (absolute Sperrung: Seiten, die von der Ansicht grundsätzlich ausgeschlossen sind) Search Engine allowed (Bereitstellung der freigegebenen Seiten zur Indizierung durch Suchmaschinen) Offset (PDF-Seitenanzahl, ab welcher die absolute Sperrung greifen soll) 20 % 9.,10; 19,20;29,30;39,40 (jede 9. und 10. Seite ausgeschlossen). Einzelne Seiten bzw. Seitenbereiche mit ; (Semikolon) trennen. [ ] nicht gesetzt = 0% Keine Indizierung 0; (die absolute Sperrung greift ab der ersten PDF-Seite) Unter Eigene Einstellungen können Sie für jeden Titel eigene Zugriffsbeschränkungen definieren. Bei Auswahl Titel ohne Restriktionen auf die Plattform einstellen. Der Titel wird mit dieser Einstellung für den Endkunden frei einsehbar. wird der Titel für den Kunden uneingeschränkt und frei einsehbar auf die Plattform eingestellt. 6

7 Indexierungsverlauf Der Indexierungsverlauf zeigt Informationen zur technischen Verarbeitung des Titels an Entfernen / Hinzufügen Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Titel aus der Ansicht Livesystem zu entfernen bzw. wieder hinzuzufügen. 7

8 Links Hier können Sie den Link zu Ihrer Homepage/zu Ihrem Onlineshop speichern sowie den hinterlegten DOI einsehen. Der DOI wird über das VLB an libreka! übermittelt, d.h. für die Anzeige des verlagseigenen DOIs in libreka! muss dieser vom Verlag selbst an das VLB gemeldet werden. Der libreka!-doi, welcher auf die URL der Titel in der libreka!-plattform sowie zusätzlich auf den Titeleintrag in buchhandel.de verweist, wird von der MVB vergeben und automatisch in den VLB-Eintrag des Titels übernommen. 2.3 Menü Report Hier können Sie sich einen Report zu Ihren eingestellten Titeln als Excel-Tabelle erstellen und speichern. Über die Vorauswahl Titel eingestellt am und/oder Titelstatus können Sie die gewünschten Inhalte vorselektieren. 8

9 2.4 Menü Titel hochladen Hier können Sie einen Titel in der Form einer Zip-Datei hochladen. Bitte beachten Sie, dass die Titeldaten Text-PDF und Cover den libreka! Dokumentanforderungen entsprechen müssen, um optimal verarbeitet werden zu können. Die Zip-Datei darf eine Größe von 25 MB nicht überschreiten. 2.5 Menü Statistik Hier können Sie sich die Zugriffe auf Ihre Titel, Autoren und Themengebiete (Warengruppen) in einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen. 3 EINSTELLEN EINES TITELS ÜBER DAS BACKOFFICE 3.1 Zusammenstellen der Titeldaten Erstellen Sie das Text-PDF und die Coverdateien nach den libreka! Dokumentanforderungen und benennen Sie anschließend die Dateien mit Ihrer Kundennummer und der jeweiligen ISBN13. Beispiel: Kundennummer , ISBN Benennung der PDF-Datei: pdf Benennung des Frontcovers: _Cover.jpg [optional] Benennung des Backcovers: _BC.jpg Diese drei Dateien werden in einer Zip-Datei gespeichert die Dateibenennung erfolgt ebenfalls mit der Kundennummer und der ISBN13. Beispiel: zip 3.2 Hochladen des Titels über das Backoffice Melden Sie sich am Backoffice an und gehen Sie in das Menü Titel hochladen. Wählen Sie über Durchsuchen die erstellte Zip-Datei aus. 9

10 Über das Betätigen des Buttons Upload wird die Datei hochgeladen. Bei erfolgreichem Upload wird die Meldung Der Titel wurde erfolgreich hochgeladen angezeigt. 3.3 Setzen der Zugriffsbeschränkungen eines neuen Titels Im Menü Titel Status / Zugriffsbeschränkungen wird nun der neu hochgeladene Titel mit folgendem Zeileneintrag angezeigt: ISBN: ISBN13 Titel: (Buchtitel noch nicht geladen) Einstelldatum: Datum des Uploads Zuletzt aktualisiert am: Entspricht bei einem neuen Titel dem Einstelldatum mit Uhrzeit Status: hochgeladen Live: nein Einstellungen: nein 10

11 Per Mausklick auf die Tabellenzeile kann der neu eingestellte Titel ausgewählt werden. Im unteren Bereich erscheint dann der Titel in der Detailansicht. Dort können Sie die Einstellungen für den Titel auswählen und speichern: erst nach Auswahl und Speichern der gewünschten Einstellungen wird der Titel auf die Plattform live gesetzt, über den Indexierungsverlauf den Verarbeitungsstatus des Titels einsehen, über Entfernen / Hinzufügen den Titel entfernen/hinzufügen und den Link zur Homepage oder zum Verlagsshop eintragen. Bitte beachten Sie, dass das System Ihre Angaben nur durch das Betätigen des Buttons Speichern übernimmt. Bei vorzeitigem Abbruch oder Verlassen des Menüs gehen alle vorgenommenen Änderungen verloren. Über den Button Aktualisieren im oberen Bereich der Seite wird die Übersicht neu geladen. Sofern für einen Titel Änderungen gesetzt wurden, ändert sich deren Status in der Spalte Einstellungen auf ja. 11

12 4 BEREITS EINGESTELLTE TITEL AUSTAUSCHEN Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Titel in libreka! auszutauschen: 1. Die neuen Titeldaten in einer Zip-Datei über das Backoffice hochladen. Die Daten werden neu aufbereitet und anschließend gegen die alten Daten ausgetauscht. Die alten Daten bleiben während der Aufbereitung der neuen Daten eingestellt. 2. Bevor die neuen Titeldaten hochgeladen werden, kann man im ersten Schritt in der Detailansicht über Entfernen/Hinzufügen den alten Titel von libreka! entfernen. Anschließend können die aktualisierten Daten hochgeladen werden. Sobald diese Daten konvertiert wurden, kann der Titel wieder hinzugefügt werden. Ein automatisches Einstellen des neu aufbereiteten Titels erfolgt nicht, Sie müssen diesen wieder unter Entfernen/Hinzufügen hinzufügen. 5 ENTFERNEN / HINZUFÜGEN EINES TITELS Über Entfernen/Hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, einen Titel von der Plattform zu entfernen/hinzuzufügen, d.h. der ausgewählte Titel wird von der Homepage entfernt bzw. hinzugefügt. Einen neu hochgeladenen Titel können Sie jederzeit mit Entfernen inaktiv setzen, d.h. der Titel wird dann aufbereitet, aber nicht auf die Plattform eingestellt (auch wenn bereits Einstellungen gesetzt wurden). Das Einstellen dieses Titels erfolgt erst mit Hinzufügen. 12

13 6 LÖSCHEN EINES TITELS Sollten Sie einen Titel physikalisch löschen wollen, so wenden Sie sich bitte an den technischen Support (Tel. +49 (0) , Das PDF, die aufbereiteten Daten sowie die Einstellungen werden dann umgehend und endgültig von der Plattform gelöscht. Soll der Titel auch im VLB gelöscht werden, wenden Sie sich bitte an die VLB-Redaktion (Tel. +49 (0) , 7 Kontakt Technischer Support: Tel. +49 (0)

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