Veranstaltungen professionell organisieren

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1 +++ Management Circle Intensiv-Seminar +++ Veranstaltungen professionell organisieren Ihr Leitfaden für die erfolgreiche Umsetzung von A bis Z Wesentliche Eckdaten zur Veranstaltungsplanung Der rote Faden für ein professionelles Event Von der Einladung bis zum Give-Away Schritt für Schritt zur perfekten Umsetzung Organisation und Projektmanagement Die besten Checklisten und Tools für die Praxis Neue Ideen und kreative Umsetzung Tipps für Rahmenprogramme und Location-Suche Perfektes Gäste-Management Professioneller Umgang mit Gästen und VIPs Interne Helfer oder externe Dienstleister Kriterien für ein gutes und reibungsfreies Miteinander Nachbereitung zur Qualitätssicherung Krisen meistern und Erfolge messbar machen ihr Plus Viele Tipps & Ideen für Top-Events: Wertvolle Kontaktadressen Check- und To-Do-Listen Tools für Kosten- und Zeitersparnis Tipps und Ideen für die Praxis Ihre Expertin Teilnehmerstimmen Sabine Birven Birven Beratung I Coaching I Training I Seminare Absolut informativ, genau was ich erwartet und erhofft hatte! C. Habermüller, Philips Medizin Systeme GmbH Dieses Seminar gibt genau den Input, der einen Eventplaner für alle Events und Eventualitäten rüstet. H. Bodden, Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG Kann ich nur empfehlen. Man geht mit neuen Instrumenten und Ideen nach Hause. D. Penzina, Rheinbahn AG Bitte wählen Sie Ihren Termin: 28. und 29. Januar 2013 in München 4. und 5. März 2013 in Frankfurt/M. 8. und 9. April 2013 in Berlin Melden Sie sich jetzt an! Ihre Telefon-Hotline: + 49 (0) 61 96/

2 1. Seminartag Unverzichtbares Wissen zur Veranstaltungsplanung Ihre Seminarleiterin: Sabine Birven, Birven Beratung I Coaching I Training I Seminare Herzlich willkommen! Begrüßung der Teilnehmer durch die Seminarleiterin Vorstellungsrunde und Abstimmung der Erwartungen Basics im Veranstaltungs-Management Was Sie berücksichtigen sollten Warum konkrete Vorgaben für Ihren Veranstaltungerfolg entscheidend sind Gäste-Management und moderne Umgangsformen Ihr Verhalten im Rampenlicht der Veranstaltung Warum der erste Eindruck von entscheidender Bedeutung ist Verhaltens-Knigge für den professionellen Umgang mit Ihren Gästen Tipps zur Betreuung nationaler und internationaler Gäste Tipps für den Umgang mit VIPs Ihr Leitfaden zur Veranstaltung Wesentliche Eckdaten der Veranstaltungs-Planung Die Ziele: Was wollen Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen? Die Zielgruppe: Wer genau wird an der Veranstaltung teilnehmen? Der perfekte Zeitpunkt: Wann soll/kann die Veranstaltung stattfinden? Der Veranstaltungsort: Welcher Ort eignet sich für welchen Anlass? Das Budget: Welche finanziellen Mittel stehen generell bereit? Das Projekt Veranstaltung Hilfsmittel zur professionellen Veranstaltungs-Organisation Organisationsplan: Hilfsmittel für perfekte Abläufe Bausteine der Veranstaltungsorganisation Zeitersparnis durch den Einsatz verschiedener Checklisten Veranstaltungsbausteine im Detail Einladungen inhaltlich richtig und ansprechend gestalten Außergewöhnliche Give-Aways und Werbegeschenke, die in Erinnerung bleiben Erfolgsfaktor Hotel Buchungen und Absprachen mit Hotels systematisch vorbereiten Tagungsraum und moderne Tagungstechnik ordern Verhandlung mit Hotels: Tagungspauschalen und Stornobedingungen Bewirtung und Catering als Aushängeschild Wichtige Informationsquellen im Bereich der Veranstaltungsorganisation Effiziente Veranstaltungs-Nachbereitung zur dauerhaften Qualitätssicherung Welche Aufgaben nach der Veranstaltung auf Sie zukommen Erfolgskontrolle Welche Möglichkeiten existieren und sind geeignet? Reporting an den Vorgesetzten Welche Informationen werden gefordert? Zum Abschluss Feedback-Gespräche mit den Beteiligten Gelegenheit zur Klärung offener Fragen Ende des ersten Seminartages, Get-Together Get-Together Ausklang des ersten Seminartages in informeller Runde. Management Circle lädt Sie zu einem kommunikativen Umtrunk ein. Entspannen Sie sich in angenehmer Atmosphäre und vertiefen Sie Ihre Gespräche mit der Seminarleiterin und den Teilnehmern! Seminarzeiten Ab 8.45 Uhr Empfang mit Tee und Kaffee, Ausgabe der Seminarunterlagen Beginn des Seminars Business Lunch 1. Seminartag 9.30 Uhr Uhr 2. Seminartag 9.00 Uhr Uhr Ende des Seminars ca Uhr ca Uhr Am Vor- und Nachmittag findet jeweils eine Tee- und Kaffeepause in Absprache mit der Seminarleiterin und den Teilnehmern statt.

3 2. Seminartag Ihre Seminarleiterin: Sabine Birven Kreative Ideen für gelungene Veranstaltungen Ihre Seminarleiterin: Sabine Birven Es geht weiter! Überleitung vom Vortag Ihre Fragen Ihre Kreativität als Schlüssel zur erfolgreichen Veranstaltung Der Prozess der Ideenfindung Herausforderung und Schwierigkeit zugleich Lernen Sie, neue Ideen zu gewinnen und umzusetzen Erfahren Sie, welche Kreativitätstechniken Sie gezielt nutzen können Gewinnen Sie neue Ideen für außergewöhnliche Locations und interessante Rahmenprogramme Wie Sie ungewöhnliche Locations finden und auswählen Was Sie bei der Auswahl von Rahmenprogrammen beachten sollten Wie Sie kreative Ideen umsetzen können Welche Informationsquellen/Kontaktadressen im kreativen Bereich existieren Fallbeispiele/Praxisberichte zu verschiedenen Veranstaltungstypen Mitarbeiter-Motivationsveranstaltung Führungskräfte-Tagung Kundenbindungs-Veranstaltung Jubiläums-Veranstaltung Das Veranstaltungsteam Einbindung interner und externer Helfer Make- or Buy-Entscheidungen: Selbst machen oder Leistungen einkaufen? Voraussetzungen für die Einbindung interner und externer Helfer Marktplatz der Event-Agenturen in Deutschland Kriterien bei der Agenturauswahl Höhe und Arten der Agenturvergütung Vor- und Nachteile beim Agentureinsatz Ursachen und Lösungen für Reibungen im Umgang mit internen/externen Helfern Die Veranstaltungssteuerung Koordination interner/externer Helfer Das Kick-off Meeting: Erste Information und Abstimmung Klärung des Veranstaltungsauftrags (Briefing) und seiner Inhalte Kostenmanagement und Dokumenation im Detail Kostenkontrolle und -steuerung Die Kosten dauerhaft im Blick behalten Kostenfallen vermeiden Der Ablaufplan: den Programmablauf kennen und überwachen Der Regieplan: Personaleinsatz und Koordination der Helfer Krisenmanagement: Wie Sie sich für den Ernstfall rüsten und mit Veranstaltungspannen umgehen Zusammenfassung der Seminarinhalte durch die Seminarleiterin und Gelegenheit für abschließende Fragen Ende des Seminars So profitieren Sie von diesem Seminar Die Referentin verfügt über langjährige Erfahrung zum Thema und hat stets beste Bewertungen erhalten. Sie lernen einfache, aber sehr wirksame Methoden und Hilfsmittel kennen. Das Seminar verbindet theoretische Aspekte und mit vielen praktischen Übungen und Beispielen. Sie erhalten konkrete Tipps und wertvolle Kontaktadressen für Ihre nächste Veranstaltung. Sie tauschen sich mit Kollegen in der gleichen beruflichen Situation aus. Durch zahlreiche elektronische Checklisten sparen Sie in Ihrem künftigen Tagesgeschäft viel Zeit. Ausführliche Seminarunterlagen und ein Fotoprotokoll sichern Ihren nachhaltigen Lernerfolg.

4 Zum Seminarinhalt Um Veranstaltungen kosteneffizient und wirksam zu organisieren, werden Abläufe zunehmend Inhouse von der eigenen Mannschaft geplant und durchgeführt. Für Sie bedeutet dies ein spannendes Betätigungsfeld, das Sie zur gefragten Mitarbeiterin für Ihren Chef macht. Dabei kommen Wünsche und Zielvorgaben in aller Regel direkt von der Geschäftsleitung oder dem Vorstand. Und es ist an Ihnen die Vorgaben in die Tat umzusetzen und dabei gleichzeitig neue kreative Ideen einzubringen. Wenn Sie die Verantwortung für Planung und Durchführung übernehmen, merken Sie schnell, dass eine perfekt organisierte Veranstaltung gutes Zeitmanagement fordert. An diesen beiden Seminartagen erhalten Sie unverzichtbares Know-how zum Veranstaltungsmanagement. Profitieren Sie von vielen praktischen Tipps, die Ihnen die Arbeit leichter machen und zum perfekten Ergebnis führen. einen umfassenden Leitfaden für die Veranstaltungsplanung konkrete Tipps für mehr Sicherheit bei Planung und Durchführung nützliche Checklisten, die Ihnen viel Zeit sparen helfen neue Ideen und konkrete Verbesserungsvorschläge für Ihr Gäste-Management zahlreiche Adressquellen und Internet-Adressen sowie Anschauungsmaterial Rufen Sie mich bitte an oder schreiben Sie mir eine E- Mail. Gerne berate ich Sie persönlich und beantworte Ihre Fragen zur Veranstaltung. Kristin Schiele Senior Projektmanagerin Tel.: / kristin.schiele@managementcircle.de

5 Ihre Experten Sabine Birven ist Diplom-Betriebswirtin und selbständige Trainerin, Beraterin und Coach mit Birven Beratung I Coaching I Training I Seminare mit Sitz in Köln. Ihre Themenschwerpunkte sind Marketing-, Veranstaltungs- Management, Kundenorientierung sowie Kommunikation und Management. Sabine Birven blickt auf über 15 Jahre Praxiserfahrung im Marketingbereich zurück. Diese erwarb sie nach ihrem Marketingstudium sowohl durch Tätigkeiten auf der Agenturseite als auch in gehobenen Marketingpositionen in der Dienstleistungsbranche bei Banken und Versicherungen. Als erfahrene Praktikerin sowie ehemalige Führungskraft coacht und trainiert sie Führungskräfte, Projektleiter ebenso wie Mitarbeiter aus dem Marketing-, Veranstaltungs- und Eventbereich sowie aus dem Bereich der Assistenz. Sie verfügt über eine fundierte und umfassende Ausbildung zum Trainer/Team-Coach und führt Seminare/Trainings aus der Praxis für die Praxis durch. Im Juli 2007 veröffentlichte sie gemeinsam mit einer weiteren Autorin die zweite Auflage des Fachbuches Events und Veranstaltungen perfekt organisieren. Ihre Projekte und Wünsche Um besser auf Ihre unterschiedlichen Erwartungen, Fragen, Projekte eingehen zu können, erhalten Sie von uns schon vor dem Seminar einen Vorabfragebogen zu Ihren Erwartungen. So kann sich die Trainerin bereits im Vorfeld besser auf Ihre Anliegen und Fragestellungen einstellen. Aktuell und auf den Punkt! Nutzen Sie unseren -Service, um zeitgemäß Ihre Top-Themen bequem per zu erhalten. Ihr persönliches Profil verwalten Sie unter: AUCH ALS inhouse TRAINING Zu diesen und allen anderen Themen bieten wir auch firmeninterne Schulungen an. Ich berate Sie gerne, rufen Sie mich an. Larissa Bende Tel.: / larissa.bende@managementcircle.de

6 Für Ihre Fax-Anmeldung: + 49 (0) 61 96/ Warum Sie dieses Seminar besuchen sollten Sie möchten sich umfassend über die Methoden und Tools einer erfolgreichen Veranstaltungsorganisation informieren. Sie interessieren sich für Erfolgsfaktoren und erhalten zahlreiche Checklisten, die Sie vor Ort unterstützen. Anhand von vielen Beispielen informieren Sie sich praxisnah zu verschiedenen Veranstaltungstypen und ihren Besonderheiten. Veranstaltungen professionell organisieren Ich/Wir nehme(n) teil am: ws 28. und 29. Januar 2013 in München und 5. März 2013 in Frankfurt/M und 9. April 2013 in Berlin Wen Sie auf diesem Seminar treffen Das Seminar richtet sich an Veranstaltungsverantwortliche und Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing/PR, Interne Kommunikation, Kundenservice und Vertrieb, Sekretariat/Assistenz,die Mitarbeiter- und Kunden-Events professionell planen und erfolgreich durchführen möchten. Termine und Veranstaltungsorte 1 2 Name/Vorname Position/Abteilung Name/Vorname 28. und 29. Januar 2013 in München The Charles Hotel, Sophienstraße 28, München Tel.: / , Fax: 069/ reservations.charles@roccofortehotels.com Airport-Shuttle auf Anfrage 3 Position/Abteilung Name/Vorname 4. und 5. März 2013 in Frankfurt/M. Mövenpick Hotel Frankfurt City, Den Haager Straße 5, Frankfurt/M., Tel.: 069/ , Fax: 069/ hotel.frankfurtcity.reservierung@moevenpick.com 8. und 9. April 2013 in Berlin Hotel InterContinental Berlin, Budapester Straße 2, Berlin Tel.: 030/ , Fax: 030/ berlin@interconti.com Position/Abteilung Firma Straße/Postfach 10% PREISNACHLASS AB DEM 3. TEILNEHMER Für unsere Seminarteilnehmer steht im jeweiligen Seminarhotel ein begrenztes Zimmerkontingent zum Vorzugspreis zur Verfügung. Nehmen Sie die Reservierung bitte rechtzeitig selbst direkt im Hotel unter Berufung auf Management Circle vor. PLZ/Ort Telefon/Fax Mit der Deutschen Bahn ab 99, zur Veranstaltung. Infos unter: Datum Unterschrift Über Management Circle Ansprechpartner/in im Sekretariat Anmeldebestätigung bitte an Abteilung So melden Sie sich an Als anerkannter Bildungspartner und Marktführer im deutschsprachigen Raum vermittelt Management Circle WissensWerte an Fach- und Führungskräfte. Mit seinen 200 Mitarbeitern und jährlich etwa 3000 Veranstaltungen sorgt das Unternehmen für berufliche Weiterbildung auf höchstem Niveau. Weitere Infos zur Bildung für die Besten erhalten Sie unter Bitte einfach die Anmeldung ausfüllen und möglichst bald zurücksenden oder per Fax, Telefon oder anmelden. Sie erhalten eine Bestätigung, sofern noch Plätze frei sind andernfalls informieren wir Sie sofort. Die Anmeldungen werden nach Reihenfolge der Eingänge berücksichtigt. Die Teilnahmegebühr für das zweitägige Seminar beträgt inkl. Business Lunch, Erfrischungsgetränken, Get-Together am ersten Seminartag und der Dokumentation 1.795,. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung und eine Rechnung. Sollten mehr als zwei Vertreter desselben Unternehmens an der Veranstaltung teilnehmen, bieten wir ab dem dritten Teilnehmer 10% Preisnachlass. Bis zu zwei Wochen vor Veranstaltungstermin können Sie kostenlos stornieren. Danach oder bei Nichterscheinen des Teilnehmers berechnen wir die gesamte Teilnahmegebühr. Die Stornierung bedarf der Schriftform. Selbstverständlich ist eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers möglich. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt. Rechnung bitte an Datenschutzhinweis Abteilung Mitarbeiter: bis über 1000 Die Management Circle AG und ihre Dienstleister (z.b. Lettershops) verwenden die bei Ihrer Anmeldung erhobenen Angaben für die Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen Angebote zur Weiterbildung auch von unseren Partnerunternehmen aus der Management Circle Gruppe per Post zukommen zu lassen. Unsere Kunden informieren wir außerdem telefonisch und per über unsere interessanten Weiterbildungsangebote, die den vorher von Ihnen genutzten ähnlich sind. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke selbstverständlich jederzeit gegenüber Management Circle AG, Postfach 56 29, Eschborn, unter datenschutz@managementcircle.de oder telefonisch unter 06196/ widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Anmeldung/Kundenservice Telefon: + 49 (0) 61 96/ Fax: + 49 (0) 61 96/ anmeldung@managementcircle.de Internet: Postanschrift: Management Circle AG Postfach 56 29, Eschborn/Ts. Telefonzentrale: + 49 (0) 61 96/ M/UR+BZU Hier online anmelden!