Erstellen/Verwalten von Verträgen

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1 Erstellen/Verwalten von Verträgen Ob es Wartungs-, Dienstleistungs- oder Pflegeverträge sind, die verwaltet werden müssen Die Vertragsverwaltung erleichtert diese Aufgabe ungemein. Sie können automatisch Verträge nach entsprechenden Vorlagen erstellen lassen, Sie können die Vertragspositionen mit den entsprechenden Gebühren für die zyklische Abrechnung dauerhaft, aber änderbar, hinterlegen, Sie können an Fälligkeiten und Abrechnungstermine erinnert werden etc. etc. Um allgemeines Verständnis zu bekommen, wie die Verknüpfungen in der Vertragsverwaltung funktionieren können, haben wir Ihnen ein Übersichtsschema als Anlage beigefügt, das zeigt, wie die Module Vertragsverwaltung mit integrierter Anlagenverwaltung und Arbeitsaufträge ineinandergreifen (können) und in welche Richtungen Sie damit arbeiten können. Im Folgenden wird die Erstellung eines Vertrages mit Zuordnung zu einer Anlage sowie dessen Abrechnung nach erfolgtem Arbeitsauftrag dargestellt. Verwenden Sie dazu auch unseren Leitfaden Erstellen von einfachen Serviceaufträgen, auf den wir hier nicht mehr speziell eingehen. Das Modul Vertragsverwaltung starten Sie bitte aus dem Hauptmenü über Weiteres Vertragsverwaltung. 1. Starten der Vertragsverwaltung 2. WEITERES einstellen In der vorhandenen Menüleiste erkennen Sie, dass hier die Anlagenverwaltung bzw. die Arbeitsaufträge integriert sind. Damit wird HAPAK-Pro den auch in der Praxis vorkommenden Verknüpfungen gerecht. Klicken Sie einfach auf den Menüpunkt Weiteres. Folgendes Untermenü erscheint: Unter Kategorien erstellen Sie beliebige Vertragsarten und Anlagenarten.

2 3. Vertragsarten erstellen Im Folgenden Dialog legen Sie Ihre Vertragsarten an. Die hier gezeigten Beispiele sollen Ihnen als Muster gelten. Mit den Ihnen vertrauten Programmsteuerungsfunktionen oben rechts legen Sie eine Vertragsart neu an, ändern diese oder löschen eine Vertragsart. Legen Sie nun eine neue Vertragsart an Wartungsvertrag an und halten Sie sich an die oben dargestellten Details. Die Nummer wird automatisch vergeben. Solange Sie nicht speichern können Sie diese auch überschreiben und eine andere vergeben. Dasselbe gilt für den Nummernkreis. Legen Sie einen Abrechnungszyklus fest. Hinweis: Ist ein von Ihnen erwünschter Zyklus nicht dabei, z.b. dreivierteljährlich (also alle 9 Monate), so können Sie auch einfach eine Zahl (Anzahl der Tage) eintragen (z.b. 273). Wenn Sie nicht den Abrechnungszyklus eintragen, so werden Sie auch nicht an Fälligkeiten und Termine erinnert. Floskeln, die auf der Abrechnungsrechnung automatisch erscheinen sollen, legen Sie in den Stammdaten unter Datenservice Floskeln an, oder von hier aus über die jeweils hinter der Floskel-Nr. dargestellten Karteikästen, die bei der Neuanlage rot/weiß erscheinen. Sind Sie mit den Grundeinstellungen fertig hinterlegen Sie nun weitere detaillierte und immer wiederkehrende Informationen, wie z.b. Die Vertragsvorlage Die Vertragsvorlage: Dieser Ausschnitt ist ein Teil der in HAPAK schon hinterlegten Vertragsvorlage. Sie können diese Ihren Bedürfnissen anpassen/ausfüllen. Wie Ihnen bekannt ist, sind die grau unterlegten Einträge Datenfelder, die Sie über einen rechten Mausklick auswählen können.

3 Hinweise: 1. Das Datenfeld {Vertrags-Art} ist die Vertragsart, die Sie unter Bezeichnung eingetippt haben. 2. das Datenfeld {Vertrags-Nr} ist eine fortlaufende Nummer mit integriertem 3. Nummernkreis (z.b ) 4. Diese Überschrift empfehlen wir ihnen auch zu verwenden, da Sie ja sicher rechtlich wirksame Verträge an Kunden herausgeben möchten. Die Arbeitsbeschreibung Die Arbeitsbeschreibung: Diese Arbeitsbeschreibung ist wie in den Stammdaten, z.b. beim Material, der Langtext. Positionen Positionen: Hier legen Sie fest, welche Positionen zur Fälligkeit abgerechnet werden sollen. Über die Schaltfläche Neu können Sie auswählen: Wie oben dargestellt, können Sie statt einem kalkulierten Preis einen Pauschalpreis hinterlegen oder über die Option am linken Fensterrand festlegen, ob Sie den Pauschalpreis auch verwenden wollen. In der Preiskalkulation können Sie außerdem die Lohnsätze direkt aus Ihrem Personalstamm übernehmen, wenn z.b. die Monteurstunden

4 4. Anlagenarten erstellen abweichend von ihrem betrieblichen Stundensatz sind. Betätigen Sie die Schaltfläche zurück, damit Sie wieder in das Hauptmenü der Vertragsverwaltung gelangen und Sie haben eine Vertragsart angelegt. Wie schon erwähnt, können Sie nach diesem Muster beliebig viele Vertragsarten erstellen. Nun erstellen wir wiederum über Weiteres Kategorien entsprechende Anlagearten. Folgender Dialog öffnet sich: Nach dem gleichen Muster wie bei den Vertragsarten erstellen Sie nun Anlagenarten. Hier ist nur der Unterschied, dass Sie die Messwerterfassung integriert haben. Sind Sie über die Schaltfläche Ändern im Edit-Modus, können Sie die vorgegebenen Messwerte verändern, erweitern etc. Da ja die Anlagenverwaltung auch ohne Verträge mit den Serviceaufträgen und der Rechnungslegung verknüpft sein kann, können sie über die Schaltfläche Wartungspositionen entsprechende Materialien oder Leistungen wiederum dauerhaft, aber jederzeit änderbar, als Voreinstellung hinterlegen. Es steht Ihnen hier über die Schaltfläche Neu die gleichen Auswahlpositionen zur Verfügung wie bei den Vertragsarten. 5. Zwischenstand In dieser Ansicht diesmal das Preisfenster. Sie haben nun die Vertragsverwaltung vorbereitet für die weitere Arbeit, indem Sie mindestens eine Vertragsart und eine Anlagenart angelegt haben. Nun können Sie nach diesen Vorgaben einen Vertrag erstellen.

5 6. Vertrag anlegen Wechseln Sie zurück in das Hauptmenü. Der linke obere Button bringt Sie zur Vertragsverwaltung. Sie erkennen, dass diese Schaltfläche zweigeteilt ist. Klicken Sie auf die schmalere Schaltfläche mit dem schwarzen Dreieck, so können Sie hiermit schon filtern, in welche Vertragsart Sie verzweigen wollen. Dieses Fenster sieht dann etwa so aus: Wählen Sie die Vertragsart Wartungsverträge und folgendes Fenster öffnet sich: Wie in allen HAPAK-Modulen, befindet sich im unteren Bereich das sogenannte Grid, in dem alle Verträge dieser Vertragart aufgeführt sind. Der dort markierte Datensatz wird mit seinen Details im oberen Bereich dargestellt. Die Programmsteuerung ist wie gewohnt rechts über die Schaltflächen Neu, Ändern, Löschen, Bemerkung etc. Zusatzinformationen erhalten Sie über die Schaltflächen Vertragstext und Positionen/Rechnung. In den Menüleiste oben finden Sie weitere Auswahlmöglichkeiten, Druckoptionen und Optionen zur Anpassung der Vertragsverwaltung. Bevor Sie einen neuen Vertrag anlegen, stellen Sie sich die Optionen ein!

6 7. Optionen einstellen Beim Anklicken dieses Menüpunktes öffnet sich folgender Dialog: 1. Stellen Sie sich Ihre Fälligkeit ein. Je nachdem, wie genau Sie die fälligen Verträge abrechnen wollen, setzen Sie den Punkt im oberen Teil. Diese Option hat Einfluß auf die Anzeige der Verträge im Grid (Liste). Die fälligen Verträge werden blau unterlegt. 2. Im unteren Teil legen Sie fest, wann ein Vertrag erstmals fällig wird. Hilfreich ist diese Option, wenn Sie z.b. einen Wartungsvertrag auf einer normalen Rechnung für die Heizung gleich mitfakturieren. Dann ersparen Sie sich hier Änderungen in der Fälligkeit. Der Reiter Positionen/Rechnung beinhaltet folgende optionale Einstellungen: 1. Die Mehrfachübernahme von Stammdaten ist sinnvoll. So sparen Sie sich einige Mausklicks. 2. Die Option für die Rechnungserstellung ist sinnvoll, wenn Sie z.b. mehrere Verträge für einen Kunden mittels Sammelrechnung abrechnen wollen. Unter dem Reiter Weiteres finden Sie: 1. Konfigurieren Sie den Rechnungsbetreff! 1.1. Lassen Sie sich den Rechnungsbetreff automatisch erstellen. Spielen Sie mit den Häkchen, achten Sie dabei auf das dargestellte Beispiel! 1.2. Erstellen Sie separate freie Vortexte/Nachtexte. Dies sind keine Floskeln! Achtung: max. 80 Zeichen.

7 8. Vertragsanlage Bestätigen Sie Ihre Optionen mit Klick auf OK (2 Mal) und legen Sie nun einen neuen Vertrag an! Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu! Folgendes Dialogfenster erscheint: Wählen Sie hier die Vertragsart aus, für die ein neuer Vertrag angelegt werden soll. Sie bestätigen den markierten Eintrag Wartungsvertrag mit der Schaltfläche OK. Hinweis: Sie haben über diesen Dialog nun auch nochmals die Möglichkeit, über die Schaltfläche Neu zusätzliche Vertragsarten anzulegen. Verfahren Sie dann wie oben unter Pkt. 3. erläutert. Der Ihnen bekannte Adress-Stamm öffnet sich. Wählen Sie die entsprechende Adresse aus. Ist sie noch nicht vorhanden, legen Sie diese über die Schaltfläche Neu an und Wählen dann diese aus. Folgender Dialog öffnet sich: Sie erkennen hier, dass verschiedene Felder automatisch ausgefüllt worden sind, wie z.b.: - Vertragsnummer (automatisch vergeben) - Kundennummer und Anschrift (aus Adress-Stamm) - Abweichende Rechnungsadresse (aus Adress-Stamm) - Vertragsart (entsprechend oben gewählter Vertragsart) - Arbeitsbeschreibung (aus Vertragsart) Füllen Sie die Felder - Betreff - Suchbegriff - Monteur (über Karteikasten in die Personalverwaltung) - Hinweise zum Vertrag ( Langtext leeres weißes Fenster) aus! Ihr Dialogfenster sollte dann etwa so aussehen:

8 Über die Zuordnung rechts im Dialogfenster, können Sie diesen Vertrag einem Projekt/Baustelle zuordnen. Wenn Sie dies wollen, klicken Sie auf den roten Karteikasten rechts daneben und wählen Sie in der sich dann öffnenden Projektverwaltung das entsprechende Projekt aus oder legen es neu an und wählen es dann aus. Hinweis: Diese Zuordnung kann jederzeit erfolgen, also auch nachträglich. Sie können dementsprechend auch die Zuordnung jederzeit wieder ändern. Wenden Sie sich nun den Abrechnungsmodalitäten zu! Klicken Sie dazu auf den Reiter Abrechnung über der Vertragsart. Der mittlere Teil des Dialogfensters ändert sich wie folgt: Diese Daten, die hier voreingestellt sind, sind Festlegungen, die Sie zu dieser Vertragsart einmal getroffen haben. Sie erkennen, dass der Vertragsbeginn auf den folgenden Monatsersten gesetzt ist. Selbstverständlich können Sie dieses Datum über die Kalenderfunktion auch dem Datum abgeschl. am anpassen. Der Termin laut Zyklus ist der errechnete Termin nach ihrem vorgegebenen Zyklus, also im vorliegenden Beispiel ein Jahr später. Der abgestimmte Termin kann von Ihnen schon jetzt mit dem Kunden vereinbart werden, dann tragen Sie bitte dieses Datum über die Kalenderfunktion ein oder Sie nutzen dieses Datumsfeld dazu, rechtzeitig nächstes Jahr daran erinnert zu werden, dass Sie einen Wartungstermin zur Erfüllung Ihres Vertrages abstimmen müssen. Wer kann schon 12 Monate im Voraus exakt planen?! Haben Sie für diesen Vertrag eine bestimmte Laufzeit mit dem Kunden vereinbart, so können Sie schon jetzt das Datum für Vertragsende einstellen. Ist der Vertrag irgendwann mal gekündigt, lassen Sie ihn in der Vertragsverwaltung stehen und vergeben nur das Datum gekündigt am.

9 9. Vertragstext erstellen Haben Sie auch diese Einstellungen nach Ihren Wünschen/Vorgaben getätigt, speichern Sie Ihren Vertrag mit Klick auf die Schaltfläche Sichern. Natürlich wollen Sie Ihren Vertrag in den Händen halten und der Kunde soll auch unterschreiben. HAPAK-Pro unterstützt Sie bei der Vertragserstellung in Wort und Schrift. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Vertragstext. Folgende Information erscheint: 10. Zuordnung von technischen Anlagen zum Vertrag Dieser Hinweis ist hilfreich, wenn Sie mit mehreren Vertragsarten arbeiten und fälschlicherweise die Vertragsart falsch eingegeben haben. So können Sie hier vor Druck des Vertrages noch einmal Abrechen und die entsprechende Änderung vornehmen. Bestätigen Sie nun diese Info mit OK! Daraufhin öffnet sich die Textverarbeitung und der fertige Vertrag wird Ihnen angezeigt. Hinweise: 1. Haben Sie im Vertrag eine abweichende Rechnungsanschrift vergeben, wird diese Anschrift Ihr Vertragspartner. 2. Der Vertrag ist änderbar. Inhaltliche Änderungen oder Zusätze können eingearbeitet werden. Beim Beenden der Textverarbeitung erfolgt das Speichern des Vertrages. 3. Der Vertrag wird im Unterordner Ihres HAPAKPro-Datenverzeichnisse \Auftvert gespeichert. (z.b. 02_01000.TX) 4. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Vertragstext, wird kein neuer Vertragstext angelegt, sondern der von Ihnen erstellte Text in der Textverarbeitung geöffnet. Dies bedeutet: Falls Sie nun auch noch etwas falsch gemacht haben, so müssen Sie die entsprechende Textdatei über den WINDOWS-Explorer löschen. Einen Wartungsvertrag schließen Sie in der Regel ab, weil eine technische Anlage zu warten ist. Nun ist es ja für Sie sehr hilfreich, diese technische Anlage dem Vertrag zuzuordnen. In der Vertragsverwaltung finden Sie rechts oben auch eine Schaltfläche Anlagen. Klicken Sie diese mit der Maus an und es öffnet sich ein leeres Anlagenfenster: Dies bedeutet, dass diesem Vertrag noch keine Anlage zugeordnet worden ist. Entsprechend der Ihnen ausreichend bekannten HAPAK-Arbeitsweise betätigen Sie nun die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich der Dialog zur Auswahl der Anlagenart, die Sie in Ihrem vorliegenden leitfaden weiter oben angelegt haben.

10 Anlagenart wählen Wählen Sie die Anlagenart Gasheizung aus, indem Sie die Schaltfläche OK anklicken! Folgender Dialog öffnet sich: Neue Anlage Hier werden Sie aufgefordert, eine entsprechende Anlage neu einzugeben. Zum Verständnis: - Erwarten Sie in diesem Ablauf nicht, dass sich hier eine Liste mit allen Ihren Anlagen öffnet und Sie eine nur noch auswählen müssen. - Jede Anlage ist ein NOVUM. - Das heißt: Jede Anlage kann nur ein Mal existieren. Sprich: Entweder steht die Anlage bei Müller oder bei Schulze. - Sie müssen aber nicht alles noch einmal eingeben. Mit dem Zeigefinger rechts neben dem Kurztext können Sie die Bezeichnung, den Langtext etc. aus dem Materialstamm holen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und wählen daraufhin aus dem Materialstamm den Typ der Anlage aus. - Den Langtext nehmen wir als technische Beschreibung zur Kenntnis.

11 Nun sollte Ihr Dialog so aussehen: Die Anlage ist angelegt und hat rechts die Vertragszuordnung. Aber: Die Anlage muß ja nicht bei der Kundenadresse stehen. Der Standort der Anlage kann also abweichen. Um diesen Standort zu ändern, klicken Sie auf den Reiter Standort. Anlagenstandort Die Mitte des Dialogfensters hat sich geändert. Sie können jetzt einen abweichende Standortadresse eintragen. Sollte die Kundenadresse doch mal der Standort werden, weil der Kunde nun zum Beispiel umgezogen ist, so klicken Sie einfach auf den Zeigefinger rechts neben dem Straßeneintrag und die in den Stammdaten hinterlegte Kundenadresse wird eingetragen. Das Feld Liegenschaft ist zusätzlich für Eintragungen, die einer solchen entsprechen. Dies kann eine Wohnungsnummer, ein Gebäude oder -teil sein. Nach diesem Feld können Sie auch suchen. Im Feld Info können Zusatzinformationen eingetragen werden, wie z.b. Stockwerk oder ähnliche Bemerkungen. In älteren HAPAK-Pro-Versionen gab es diese detaillierte Standortangabe nicht. Bei einem Update auf eine aktuelle Version, wird die damals in der Anlage hinterlegte Adresse bei Info eingetragen. So bekommt auch die Zeigefinger- Schaltfläche eine sinnvolle Ergänzung, weil doch in den meisten Fällen die Kundenadresse auch die Standortadresse ist.

12 Um weitere wichtige Informationen zur Anlage zu hinterlegen, die für die weitere Arbeit von Bedeutung sind, klicken Sie auf den Reiter Weiteres. Ihr Dialog zeigt jetzt Folgendes: Datumsangaben Füllen Sie die Datumsfelder aus. Alle diese Felder sind weiterverwendbar im Listendruck und werden für die Vorauswahl und Sortierung sowie für die automatische Erinnerung benötigt. Wollen Sie statt dem TÜV-Datum ggfs. ein anderes relevantes Datum an dieser Stelle haben, so können Sie über die Ihnen bekannte Funktion der Änderung von Spalteneinstellungen dieses Datenfeld anders benennen. Achten Sie aber darauf, dass die Variable in der entsprechenden Datenbank weiterhin die alte Benennung behält, falls Sie dieses Datenfeld dann über den Listendesigner in Listen oder Etiketten verwenden wollen. Nach dem Ausfüllen der entsprechenden Datenfelder sieht Ihr Dialog etwa so aus: Hinweis: Das Feld Seriennummer kann gleichfalls für den Druck von Listen weiterverwendet werden. Es kann aber nicht danach gesucht werden und hat auch sonst (noch) keine Bedeutung in Historien und ähnlichen Lebensläufen der Anlage.

13 Neu in der Anlagenverwaltung ist die Erweiterung um Zusatzfelder. Klicken Sie dazu auf den Reiter Zusatz. Hier stehen Ihnen nun 16 Felder für weitere Infos zur Verfügung, nach denen auch gesucht und selektiert werden kann und die Ihnen außerdem in Druckfunktionen als Datenfelder zur Verwendung freistehen. Zusatz-Datenfelder Analge sichern Auch hier können Sie diese 16 zusätzlichen Datenfelder umbenennen und in Ihrer täglichen Arbeit verwenden. Nun haben Sie alle relevanten Daten zu einer Anlage ausgefüllt. Diese Anlage ist einem Wartungsvertrag zugeordnet. Klicken Sie also jetzt auf die Schaltfläche Sichern, um Ihre Arbeit zu speichern. Ihr Dialog sollte jetzt so oder ähnlich aussehen. Alle Anlagen zum Vertrag Nun steht die Anlage als einzige in dieser Liste drin. Also könnten Sie hier doch auch noch weitere Anlagen anlegen? Ja, denn es kann ja sein, dass eine Wohnungsgesellschaft z.b. einen Vertrag mit Ihnen hat, dieser Vertrag aber zig Anlagen einschließt, z.b. die Gasthermen in einem Wohnblock mit 36 Wohnungen o.ä. Zur Verdeutlichung, was dieses Fenster darstellt, schauen Sie oben in die Fensterbeschriftung:

14 Wenden Sie sich jetzt bitte spezifischen Dingen dieser Anlage zu. Messwerte und Protokoll Ihr Vertrag muß durch entsprechende Wartungseinsätze erfüllt werden. In Ihrem vorliegenden fall handelt es sich also um eine Heizung, die in verschiedenen Wartungsintervallen geprüft und entsprechend gewartet werden muß. Dazu müssen Sie entsprechende Messungen durchführen. Die Daten, die dabei entstehen (Messwerte) kann HAPAK für Sie verwalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Messwerte. Folgender Dialog erscheint: In der gewohnten HAPAK-Arbeitsweise können Sie hier neue Messungen erstellen, vorhandene ändern oder uralte löschen. Geben Sie beliebige Bemerkungen zur Messung ein. Achten Sie, dass das Datum für die Messung das richtige ist. Selbstverständlich können Sie dem Monteur für seine Arbeit vor Ort ein leeres Messprotokoll mit in die Hand geben. Dazu wählen Sie die Listenart leeres Messprotokoll aus. Hier stehen alle relevanten Anlagendaten drin und der Monteur braucht nur die entsprechende Messwerte einzutragen. Welche Messwerte hier am Bildschirm oder in den Ausdrucken erscheinen, legen Sie im Hauptmenü unter Anlagenarten fest. Haben Sie nach erfolgter Messung das ausgefüllte Meßprotokoll vorliegen, so können Sie die entsprechenden Messwerte HAPAK mitteilen. Zur Kontrolle und zu den Akten können Sie nun ein entsprechendes Protokoll (Standard) ausdrucken. Aber die Messung ist die eine Seite. Erst muß der Monteur den Auftrag bekommen, was er denn zur Erfüllung Ihres Vertrages beim Kunden an der Anlage zu machen hat. Dazu können Sie nun von hier aus gleichfalls einen Arbeitsauftrag erstellen. Arbeitsauftrag für Anlage Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aufträge. Sie sehen nun eine Dialog, der leer ist. Sprich: Für diese Anlage und für diesen Vertrag sind noch keine Arbeitsaufträge erstellt worden. Hinweis: - Aufträge, die für eine Anlage erstellt werden, sind gleichzeitig Aufträge für den Vertrag, weil die Anlage dem Vertrag zugeordnet ist. - Aufträge, die aus dem Vertrag an sich kommen, müssen einer Anlage zugeordnet werden, damit der Auftrag auch bei der Anlage erscheint. Logisch, wenn Sie sich daran erinnern, dass ein Vertrag ja mehrere Anlagen haben kann. Beim Erstellen des Auftrages fällt Ihnen sicher auf, dass die vertrags- und anlagenrelevanten Daten schon drin stehen. Füllen Sie die Felder - Termin mit Uhrzeit von/bis - Ansprechpartner - Bemerkungen und - Arbeitsbeschreibung aus. Dementsprechend sieht Ihr Auftrag jetzt so aus:

15 Klicken Sie auf Sichern, um den Auftrag zu speichern. Zusatzfelder Zur Information sollten Sie hier nochmals erkennen, dass Sie unter dem Reiter Zusatz die Möglichkeit haben, 16 Zusatz-Datenfelder zu benennen. Im Folgenden sehen Sie eine solche Benennung speziell für Junkers-Service-Partner. Mehr Informationen zur Erstellung und Abrechnung von Arbeitsaufträgen entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Leitfaden über das Erstellen von Arbeitsaufträgen. 11. Abrechnen von Verträgen Schließen Sie die Fenster für Arbeitsauftrag zur Anlage sowie Anlagen zum Vertrag. Somit stehen Sie wieder in der Vertragsverwaltung. Ihr Vertrag ist markiert. Hier wenden Sie sich bitte nochmals der Menüleiste zu: Mit dem Menüpunkt Auswahl können Sie nach folgenden Kriterien Verträge auswählen, um dementsprechend Arbeitsaufträge zu erstellen bzw. Rechnungen zu schreiben. Voraussetzung für eine funktionierende Auswahl und vor allem richtige Auswahlergebnisse sind immer Ihre Daten, die Sie entsprechend den vorgegebenen Datenfeldern eingegeben haben und ggfs. pflegen müssen.

16 Auswahl Diese Auswahlfelder können natürlich auch in der Kombination untereinander verwendet werden. Schnellwahl Mit dem Menüpunkt Schnellwahl können Sie mit vorgefertigten Filtern Selektionen von Verträgen mit entsprechenden Terminen vornehmen. Die Konfiguration solcher Schnellwahleinträge, wie Sie sie auch von der Anlagenverwaltung und von den Arbeitsaufträgen bekannt sein dürften, beruhen auf sogenannten XBase-Ausdrücken. Die Schnellwahleinträge können Sie unter Optionen Weiteres Schnellwahl konfigurieren erweitern oder ändern. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung von XBase-Ausdrücken benötigen, so wenden Sie sich an Ihren zuständigen Haupthändler. Hinweis: Die fälligen Termine lt. Zyklus werden außerdem in der Liste aller Verträge blau unterlegt. So können Sie schon mit einem Blick erkennen, was zu tun ist. Rechnung für Vertrag erstellen Zur Wiederholung und Deutlichmachung: 1. Sie haben einen Vertrag erstellt; 2. Sie haben eine Anlage erstellt und die ist dem Vertrag zugeordnet; 3. Sie haben im Vertrag oder in der Anlage Wartungstermine festgelegt; 4. Sie haben zum entsprechenden Termin einen Arbeitsauftrag erstellt und ggfs. eine Messprotokoll (leer zum Ausfüllen und dann ausgefüllt für die Akten) erarbeitet; 5. Sie waren beim Kunden und haben den Arbeitsauftrag zum abgestimmten Termin erfüllt; 6. Sie haben vor Ort beim Kunden Materialien verbraucht und Leistungen erbracht; 7. Sie geben beim Arbeitsauftrag die Positionen ein, die auf der Rechnung erscheinen sollen.

17 Zur Abrechnung des Vertrages klicken Sie beim entsprechenden Vertrag auf die Schaltfläche Positionen/Rechnung. Ihr Dialog sollte nun in etwa so aussehen: Sie erkennen, dass in der Liste der abzurechnenden Positionen einige Positionen grün unterlegt sind und einige blau. Außerdem gibt er noch rötlich unterlegte Positionen. Diese unterschiedlich dargestellten Positionen richten sich nach der kategorie, die man Ihnen zugewiesen hat. Diese Abrechnungsmodalitäten für die ausgewählte Position können Sie festlegen ganz oben in diesem Dialog. Klicken Sie auf Ändern und klappen die Auswahlbox auf. Sie erhalten folgende Abrechnungsmodi aufgelistet. Hinweis: Sechs Modi`s stehen Ihnen zur Auswahl zur Verfügung. Beim Näherbetrachten dieser Möglichkeiten kommen auch Sie sicher zu der Erkenntnis, dass diese Modi`s Ihnen unheimlich viel Arbeit abnehmen können. Beispiele für Modi`s: - bei jedem Zyklus abrechnen z.b. Vertragsgebühren - nicht abrechnen, im Vertrag erhalten z.b. Anfahrtspauschale - nicht abrechnen/garantie z.b. Austauschteil durch Gewährleistung - abrechnen, Reparaturposition z.b. Verschleißteil - beim nächsten Zyklus abrechnen z.b. Vertragserweiterung (zus. Modul) - abrechnen, Vertragsposition z.b. im Vertrag vereinbarte Abr.-Pos. (Abgasmessung) Das Einzige, was Sie tun müssen, ist die richtige und vollständige Erstellung des Vertrages einschließlich der entsprechenden Positionen mit Hinterlegung der Abrechnungsmodalität. Dementsprechend brauchen Sie dann bei der Abrechnung des Vertrages nach Erfüluung duch Erledigung Ihres Arbeitsauftrages nur noch die Positionen in Rechnung stellen, die durch den Vertrag nicht abgedeckt sind. Logischerweise sparen Sie sich diese Arbeit zu jedem Abrechnungszyklus. Wenn Sie die Abrechnungspositionen hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.

18 Erinnern Sie sich? Diesen Dialog haben Sie schon zu Anfang Ihrer Arbeit unter Optionen eingestellt. Jetzt können Sie Abweichungen zu Ihrem eingestellten Standard vornehmen. Sie können ihn aber auch einfach nur mit OK übernehmen. Die Rechnung wird unter der entsprechenden fortlaufenden Nummer Ihres Rechnungsausgangsbuches gespeichert. Die weitere Eingaben in den anderen Datenfeldern sowie die Projekt-/Baustellenzuordnung können Sie nun auch noch vornehmen. Ein Klick auf OK bringt Ihnen die immer wiederkehrende Frage, ob Sie die Rechnung auch öffnen wollen? Na, klar, sie muß ja ausgedruckt und fortgeschickt werden. 12. Ergebnisse Was ist nun passiert? Durch Sie wurden folgende Arbeiten erledigt: 1. Der Vertrag wurde von Ihrer Seite aus erfüllt durch den Wartungstermin. 2. Der Vertrag wurde mit allen Positionen zur Abrechnung gebracht. 3. Die Rechnung wurde erstellt. Durch HAPAK wurden folgende Arbeiten erledigt: 1. Wiederkehrende Rechnungspositionen wurden gespeichert. 2. Messwerte lt. Protokoll werden gespeichert. 3. Die Fälligkeit wurde lt. Zyklus auf den nächsten Termin gesetzt. 4. Die Rechnung ist nun als OP im Rechnungsausgangsbuch und ggfs. auch Mahnwesen verfügbar. 5. Die Historie der Adresse hat sich um weitere Einträge automatisch erweitert. 6. Die Historie des Vertrages, speziell der Anlage, ist nun jederzeit nachvollziehbar. Dieser Leitfaden erfüllt sicher nicht vollkommen die Ansprüche auf Vollzählichkeit. Aber er kann Ihnen helfen, die Philosophie der Vertragsverwaltung mit integrierter Anlagenverwaltung in Verbindung mit dem Modul Arbeitsaufträge besser zu verstehen und auch Sie, nach vielen anderen Nutzern, mit Anregungen zu helfen, Ihre Arbeit in Ihrem Unternehmen effektiver nach diesen flexiblen Möglichkeiten auszurichten. Haben Sie weitere Fragen? Wir sind nicht weiter von Ihnen entfernt als Ihr nächstes Telefon.