4.3 Postversand. agentur.de. Arbeitsblatt 8. KEP-Markt. Kurierdienst Expressdienst Postdienst

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1 Zentrale Postbearbeitung im Unternehmen.3 Postversand agentur.de Arbeitsblatt 8 Kurier-, Express- und Postdienste (KEP-Markt) Neben der Deutschen Post AG gibt es immer mehr Anbieter für Kurier-, Expressund Postdienste, den sogenannten KEP-Markt. Seit dem 1. Januar 2008 wurde in Deutschland die Postliberalisierung beendet und das bisherige Privileg der Deutschen Post AG für die Beförderung von Briefsendungen bis 20 Gramm aufgehoben. Von 20 an dürfen private Postdienste EU-weit auch Briefe unter 50 Gramm befördern. Das Europaparlament stimmte für die endgültige Abschaffung des Briefmonopols. Damit Postkarten und Briefe auch in entlegene Regionen der EU zuverlässig ausgeliefert werden, soll eine Grundversorgung zu einem erschwinglichen Preis garantiert werden. Der Begriff Post darf nicht mehr ausschließlich von der Deutschen Post AG genutzt werden. Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) können die Wettbewerber den Begriff im Firmennamen verwenden, wenn sie sich durch entsprechende Zusätze von der Deutschen Post AG abgrenzen. Die Verwendung der Farbe Gelb und des Posthorns ist jedoch nicht gestattet (AZ: I ZR 108/05 und 169/05). KEP-Markt Kurierdienst Expressdienst Postdienst Permanente persönliche Begleitung von Sendungen (Briefe, Dokumente, Pakete usw.) vom Absender bis zum Empfänger Stadtkuriere Direktkuriere Internationale Kuriere Sendungen wie Briefe, Dokumente, Pakete usw., die über ein Umschlagzentrum zum Ziel befördert werden und bei denen ein fester, häufig garantierter Ausliefertermin vereinbart wird Express-Dienste (Sameday, Innight, Overnight, z. B. TNT, DP Express) Expressfracht-Systeme (trans-o-flex) Paketdienste (z. B. DPD, DP AG Fracht) Briefbeförderung Standardbriefe Massensendungen Paketbeförderung z. B. DP AG Brief PIN AG TNT Post Spring SWISS POST Gesetze und Vorschriften Für den Postmarkt gelten folgende Gesetze und Vorschriften: Postgesetz (PostG) Durch dieses Gesetz sollen im Bereich des Postwesens der Wettbewerb gefördert und flächendeckend angemessene sowie ausreichende Dienstleistungen gewährleistet werden. Post-Universaldienstleistungsverordnung (PUDLV) Durch diese Verordnung werden die Universaldienstleistungen zur Beförderung von Briefsendungen im Sinne des PostG sowie die Qualitätsmerkmale der Brief-, Paket-, Zeitungs- und Zeitschriftenbeförderung bestimmt. 128

2 .3 Postversand Lizenzen Alle Zustelldienste benötigen seit 2008 eine Lizenz für die Briefzustellung. Die Lizenzen werden in Deutschland von der Bundesnetzagentur vergeben. Nur wer seine Leistungsfähigkeit nachweisen kann, bekommt eine Lizenz..3.1 Briefe Auswahl eines geeigneten Postdienstleisters Nr. Teilprozess Hilfsmittel Bemerkung 1 Briefe eignen sich vor allem zur Übermittlung vertraulicher Nachrichten und zur Werbung. Welche Mitteilungen und Gegenstände als Brief verschickt werden können und bis zu welchem Gewicht definieren die einzelnen Postdienstleister unterschiedlich. Postdienstleister auswählen Absage Nein Qualifikation Lizenz? Checkliste 2 Ja Art und Umfang der Leistung prüfen Geeigneter Postdienstleister Bundesnetzagentur Sendungsübergabe/ Schnittstelle Vorbereitende Tätigkeiten 3 Brieflaufzeiten Zustellquoten Zustellgebiete/ Zustellart Deutsches Portobuch Produkte/ Preise Rechnungsstellung/ Dokumentation 129

3 Geschäftsreisen Lernziele In- und Auslandsreisen unter ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten vorbereiten. Reiseplan anfertigen. Hotelbuchungen und Reservierungen vornehmen. Reiseunterlagen zusammenstellen. Verkehrsmittel (Pkw, Bahn, Flugzeug) vergleichen. Zugarten unterscheiden und Angebote der Deutschen Bahn AG für Geschäftsreisende kennen. Über Besonderheiten bei Auslandsreisen Bescheid wissen. Reisekostenabrechnungen erstellen. Reisen auswerten (Abschlussarbeiten). Fallbeispiel Die Firma Datentechnik GmbH in Köln hat im letzten Jahr infolge steigender Nachfrage 30 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt, die vorwiegend im Außendienst eingesetzt werden sollen. Aufgrund dieser neuen Situation beabsichtigt die Firmenleitung, die Geschäftsreisen zukünftig intern vorzubereiten. Bisher hatte das Reisebüro Ristau diese Aufgabe übernommen. Nun sollen die mit der Reisevorbereitung be auftragten Mitarbeiter/-innen Reisepläne erstellen, Hotels buchen sowie unter Berücksichtigung von ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten geeignete Verkehrsmittel aussuchen. Geschäftsreisende der Firma müssen deshalb auf besonders preisgünstige Angebote der Deutschen Bahn AG (z. B. BahnCard, Netzkarten Großkundenabonnement, Park & Rail, Bahn & Auto) hingewiesen werden. Flugreisen werden wie bisher vom Reisebüro Ristau abgewickelt. Die Reisekostenabrechnungen sollen wie früher intern erstellt werden. Dabei müssen die Neufassung der Reisekosten vom 1. April 2000 und die aktuellen Pauschbeträge berücksichtigt werden. Vorbereitungen Welche Aufgaben sich bei den Vorbereitungen von Geschäftsreisen ergeben, hängt u. a. davon ab, ob der Betrieb ein hauseigenes Reisebüro hat oder mit einem externen Reisebüro zusammenarbeitet. In großen Unternehmen gibt es Richtlinien für Geschäftsreisen, in denen z. B. genau festgelegt ist, wer welche Verkehrsmittel unter welchen Bedingungen benutzen bzw. wer welche Hotelklasse in Anspruch nehmen darf. Für eine effiziente Reiseplanung ist es wichtig, dass die für die Vorbereitung verantwortliche Person rechtzeitig darüber informiert sein muss, wer verreist, wie lange die Reise dauert (Abreise, Rückkehr), wohin die Reise geht (Zielort, Inland, Ausland), 30

4 .1 Vorbereitungen warum die Reise unternommen wird, welches Verkehrsmittel benutzt werden soll, welche Gesprächspartner besucht werden sollen. Wer verreist? Da jeder Reisende andere Gewohnheiten und Vorlieben hat (bestimmte Verkehrsmittel, Hotelwünsche, Plätze im Zug, Raucher/Nichtraucher usw.), die bei der Reiseplanung berücksichtigt werden sollten, empfiehlt es sich, für Mitarbeiter/-innen, die oft verreisen, eine Karteikarte (bzw. ein im PC gespeichertes Formular) anzu- Geschäftsreisen organisieren Nr. Teilprozess Hilfsmittel Bemerkung 1 Anlass Mappe anlegen 2 Notwendigkeit prüfen Alternativen: Telefonkonferenz, Skype, Webcam 3 Richtlinien kennen und beachten Reiseantrag Formular Reiseziel Verkehrsmittel Hotel Onlinebuchung umweltfreundliche Alternativen prüfen 5 Reiseplan erstellen 6 Reisedokumente Reisepass/ Zweitpass Führerschein Impfungen Kreditkarte Devisen Briefumschlag Beschriftung: Datum, Ort und Anlass der Reise 7 Sitten und Gebräuche 8 Erreichbarkeit während der Reise Mobiltelefon Telefonnummern: Hotel, Geschäftspartner 9 Reisekostenabrechnung Briefumschlag mit Belegen 31

5 Geschäftsreisen legen, auf der alle diese persönlichen Wünsche eingetragen werden. Wenn mindestens zwei Personen zur gleichen Zeit das gleiche Ziel haben, sollte die Reise so organisiert werden, dass beide gemeinsam anreisen (Fahrgemeinschaften). Die Deutsche Bahn AG gewährt günstigere Tarife, wenn zwei oder mehrere Personen gemeinsam fahren. Wie lange dauert die Reise? Um eine Reise exakt planen zu können und entsprechende Buchungen und Reservierungen (Fahrkarte, Flugticket, Mietwagen, Hotel usw.) vornehmen zu können, muss zuerst der genaue Zeitpunkt der Abreise festgelegt werden. Bei der Festlegung der Reisezeit ist auch darauf zu achten, ob zur gleichen Zeit im Betrieb wichtige Termine festliegen. Wohin geht die Reise? Damit sich der Reisende unterwegs problemlos zurechtfindet, ist ihm bei Bahnund Flugreisen ein Plan mitzugeben, aus dem hervorgeht, wo er den Zug bzw. das Flugzeug wechseln muss (Umsteigeorte). Bei Pkw-Reisen ist falls kein Navigationssystem zur Verfügung steht eine Skizze der Reiseroute (z. B. mit Autobahnnummern) hilfreich. Wenn Mitarbeiter oft mit dem Auto verreisen, lohnt es sich, ein PC- Reiseplanungsprogramm zu nutzen, das die schnellste und kürzeste Reiseroute am Bildschirm anzeigt und ausdruckt. Im Internet können auch kostenlose Routenplaner genutzt werden. Warum wird verreist (Reisezweck)? Um Termine vorbereiten und vor allem alle benötigten Unterlagen rechtzeitig heraussuchen und besorgen zu können, muss der Reisezweck bekannt sein. Das Zusammenstellen der benötigten Reiseunterlagen hängt also davon ab, ob der Reisende eine Messe bzw. Kunden besucht oder ob er an einem Seminar oder einer Fortbildungsveranstaltung teilnimmt. Wichtig ist auch die Frage, ob der Reisende nur Teilnehmer einer Veranstaltung ist oder als Leiter bzw. Referent eingeplant wurde. Da Reisen viel Zeit und Geld kosten, empfiehlt es sich, bei jeder Reiseplanung zu überlegen, ob die Reise vermeidbar wäre. Reisen lassen sich eventuell vermeiden, wenn anstelle einer Reise auch ein Telefonat geführt werden kann oder eine Videokonferenz anberaumt wird. Vielleicht ist es auch möglich, dass anstelle des Chefs ein Mitarbeiter die Reise übernimmt oder der Geschäftspartner in den Betrieb kommt. Wenn sich die Reise nicht vermeiden lässt, sollte überlegt werden, ob sie mit anderen Kundenbesuchen oder einem Messebesuch gekoppelt werden könnte. Sind alle Fragen geklärt, müssen Reisepläne angefertigt, Reisepapiere besorgt, Hotelzimmer gebucht, Reservierungen vorgenommen und Reiseunterlagen zusammengestellt werden. 32

6 .1 Vorbereitungen Dazu können folgende Informationsquellen bzw. Nachschlagewerke wichtige Hilfen bieten: Reisebüros, Hotelführer (Michelin, Varta u. a.), Kursbücher der Deutschen Bahn AG (z. B. Städteverbindungen), Flugpläne, Straßenkarten und Stadtpläne, Unterlagen der Banken, Automobilklubs, IHKs usw. Viele Informationen lassen sich, sofern entsprechende Programme oder Onlineverbindungen zur Verfügung stehen, auch am Personal Computer ab - rufen: elektronische Bahnauskunft, Reiseroutenprogramme (für Pkw-Reisen), Hotline Hotelreservierung. plandienst.de Reisekosten reduzieren durch Einführung eines Online-Buchungssystems Über ein Online-Buchungssystem können Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens direkt online Flüge, Hotels, Mietwagen usw. buchen und dabei bis zu zehn Prozent der Kosten einsparen. Voraussetzungen: Erstellen von firmeninternen Reiserichtlinien. Durchführen von Marketing und Kommunikationskampagnen, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Online-Buchungssystem bekannt machen. Regelmäßige, firmeninterne Schulungsmaßnahmen sichern den richtigen Umgang mit der Software und damit auch die Akzeptanz. Neue Mitarbeiter werden dadurch automatisch in die Schulungsmaßnahmen integriert. Das Online-Buchungssystem muss von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert und genutzt werden. Q Tipp Geschäftsreisen.1.1 Reiseplan Viele Geschäftsreisende schätzen es, wenn sie einen ausführlichen Reiseplan, aus dem alle Verkehrsverbindungen und Termine ersichtlich sind, mitnehmen können. Ein Reiseplan sollte folgende Informationen enthalten: Name des Reisenden, Ziel und eventuell Zweck der Reise, Abfahrts- und Ankunftszeiten von Bahn oder Flugzeug, Umsteigestationen, Zugnamen bzw. Zugnummern/Flugnummern, wahrzunehmende Termine, Anschriften der Gesprächspartner, Tagungsstätten, Hotels, Vermerke über Unterlagen (Reservierungen, Korrespondenz usw.). 33