HSD NOVA FM. Instandhaltung Flächenmanagement Prüfen & Messen Controlling & Reporting. Seit 1984

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1 Seit 1984 HSD NOVA FM Die moderne CAFM-Softwarelösung für das gesamte Facility Management Instandhaltung Prüfen & Messen Controlling & Reporting

2 HSD NOVA FM ist die komplett neu entwickelte CAFM-Softwarelösung, in der sich unsere jahrzehntelange Erfahrung mit aktueller Technologie vereint. HSD NOVA FM bildet das technische, kaufmännische und infrastrukturelle Facility Management vollständig ab. Eine einzige durchgängige Anwendung Masken-Designer Datenfeld-Editor Berichtsdesigner Workflow-Manager Alle Eingaben/Änderungen müssen nur einmalig durchgeführt werden HSD NOVA FM Windows- Web- Mobile- Offline- Technisches FM Kaufmännisches FM Infrastrukturelles FM Instandhaltung - - CAD - Inventarisierung Service Center - Projektmanagement - Gerätemanagement - Prüfen& Messen Dokumentenverwaltung - Reinigungsmanagement - Energiemanagement IT-Management - Verträge - Materialwirtschaft & Lager - etc. Rechtssichere Dokumentation - z.b. DGUV V3(BGV A3) Controlling - Budgetplanung - Datawarehouse Reporting - Dashboards - Statistiken Datenbank unabhängig / MS-SQL, Oracle, Postgre-SQL, etc. Windows- Oberfläche und Navigation sind an den MS Office-Standard angelehnt. Alle Datenbereiche können schnell über einen Navigationsbaum erreicht werden. Die Ribbon-Bar stellt kontextsensitiv die wichtigsten Funktionen zur Verfügung. Neben der schnellen Navigation haben wir sehr viel Wert auf eine klar strukturierte Oberfläche gelegt, so dass sich der Anwender auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Gegenüber dem Web- verfügt der Windows- noch über mehr Komfortfunktionen und Administratorfunktionen. Web- Der Web- stellt alle Funktionen des Windows zur Verfügung. Er kann ohne Installation auf jedem gängigen Web-Browser betrieben werden. Er ist für geringe Bandbreiten optimiert und erlaubt somit auch den Einsatz an Standorten mit eingeschränkten Bandbreiten. Mobile- Der Mobile- bietet in Kombination mit dem Modul für den Windows- oder Web- Funktionen, die für ein mobiles Endgerät mit Browser- Nutzung optimiert worden sind. Der Mobile- bietet schnelle Übersichten über alle relevanten Aufträge und ermöglicht eine direkte Auftragsbearbeitung inkl. Zugriff auf Stammdaten, Erfassung von Arbeitszeiten und die Weitergabe der Aufträge. Er arbeitet unabhängig von Betriebssystemen und kann direkt aus dem Browser des Tablets oder des Smartphones aufgerufen werden. Eine Installation auf den Endgeräten ist nicht notwendig. Offline- Der Offline- ist ein Windows- mit lokaler Datenbank. Somit ist das Arbeiten vor Ort ohne Verbindung zur zentralen Datenbank (z.b. für das Prüfen) möglich. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch und im Hintergrund bei vorhandener Anbindung an die zentrale Datenbank. Ein paralleles Bearbeiten der Daten ist möglich. Facility Management von A - Z Arbeitsschutz Auftrags- und Reparaturmanagement Außenanlagenverwaltung Barcodemanagement Baumkataster Bauprojekte Belegungsplanung Berichtsdesigner Besuchermanagement Budgeting CAD-Viewer und -Editor Dashboard Datenbank-Editor Dokumentenverwaltung Energiemanagement Entsorgungsmanagement Einweisungen Fuhrparkverwaltung Gebäudemanagement Gefährdungsbeurteilung Geräte- und Anlagenmanagement Gewährleistungsmanagement Inventarisierung Immobilienmanagement IT-Management Konferenzraumverwaltung Kostenmanagement Rechnungsstellung Liegenschaftsverwaltung Materialwirtschaft / Lagerverwaltung Medienkreisverwaltung Mietmanagement inkl. Nebenkosten Mobile-Lösungen Parkraummanagement Projektmanagement Prüfsysteme, Prüfvorschriften Raumbuch Reinigungsmanagement Ressourcenplanung Service Center Schlüsselverwaltung Umzugsmanagement Veranstaltungen Verträge Wartung / Instandhaltung Zählerverbrauchsverwaltung Zeichnungsmanagement Mehr Vorteile durch modernste Technologie: Moderne Bedienkonzepte für Desktop und Web Datenbank-unabhängig, z.b. MS-SQL, Oracle, PostgreSQL Alles ist möglich: PC, Notebook, Smartphone, Tablet Web- mit allen Funktionen des Windows- Maximale Update-Sicherheit Hohe Integration in die MS-Office Welt Einfache, individuelle Anpassung aller Oberflächen Workflow Designer mit visueller Darstellung Vollständig in die Datenbank integriertes CAD-Modul High-Tech Reporting, interaktive Dashboards ITIL-konformes Servicemanagement 2 3

3 Grenzenlose Möglichkeiten Masken-Designer Ermöglicht die individuelle Anpassung aller Oberflächen an unterschiedlichste Benutzergruppen, Einzel-Mandanten etc.. Sämtliche Felder können ein- und ausgeblendet sowie frei positioniert und konfiguriert werden. Datenfeld-Editor Mit dem Datenfeld-Editor können bestehende oder auch neue Datenbankfelder in die vorhandene Tabellenstruktur hinterlegt werden. Er stellt somit eine ideale Ergänzung zum Maskendesigner dar. So können Masken- und Dateninhalte bestmöglich an die individuellen Anforderungen des Anwenders angepasst werden. Dieser Eingriff kann auch nur für ausgewählte Benutzer freigeschaltet werden. HSD NOVA FM bleibt trotz dieser sehr flexiblen Anpassungsmöglichkeiten jederzeit zu 100% updatefähig. Berichtsdesigner HSD NOVA FM bietet ein modernes Berichtsdesign auf Basis von List & Label, das einfach und schnell das automatische Erstellen von hochprofessionellen Berichten, Tabellen, Grafiken, Dokumenten und Formularen aus beliebigen aktuellen Daten ermöglicht. Die Berichte können als bereits vorgefertigte Vorlagen dem System, einzelnen Mandanten, Benutzergruppen oder Einzelbenutzern hinterlegt werden. Erstellte Berichte lassen sich im Anschluss drucken, in einem Präsentationsmodus anzeigen, in eine Vielzahl von Formaten wie Acrobat PDF, Microsoft Excel und Bilddateien exportieren oder per Mail verschicken. Workflow-Manager Der Workflow-Manager unterstützt intelligent die Individualisierung von Geschäftsprozessen. So können Prozesse in grafischer Form modelliert und mit Programmfunktionen verknüpft werden. Erstellte Workflows können sowohl ereignis- als auch zeitgesteuert ausgeführt werden. Innerhalb der Workflows sind unterschiedlichste Ablaufkontrollstrukturen, wie z.b. Verzweigungen, Schleifen etc. mit programminternen und externen Funktionen und Bedingungen kombinierbar. Hierdurch können hochindividualisierte Schnittstellen zu externen Systemen, Programmablaufsteuerungen innerhalb von HSD NOVA FM und viele weitere Anforderungen umgesetzt werden. Das ermöglicht die übersichtliche, zentrale Verwaltung von unterschiedlichen Objekttypen, dazu zählen z.b. Liegenschaften, Gebäude, Ebenen und Räume. Die Objekttypen sind individuell durch den Anwender erweiterbar. Jeder Objekttyp aus dem dann die einzelnen Objekte erzeugt werden, hat individuelle Attribute z.b. Raumnummer, Raumgröße (m²), DIN277 usw. Alle Objekte werden hierarchisch in einer Baumstruktur zum freien Navigieren dargestellt. Zusammen mit den Modulen Gerätemanagement oder Schlüsselmanagement lassen sich die zugeordneten Objekte innerhalb der Baumstruktur abbilden. Die vordefinierten Standardobjekttypen besitzen eine Reihe von Standardmerkmalen: Journal-Funktion bei Änderungen, Auflistung der angefallenen Kosten u.v.m. Reinigungsmanagement Dieses Modul deckt alle Bereiche eines modernen Reinigungsmanagements ab. So lassen sich Reinigungsreviere definieren und mit Dienstleisterverträgen verknüpfen, wobei in den Verträgen der Leistungsumfang erfasst werden kann. Über das Modul werden Termine, Reinigungsintervalle und zyklen definiert und überwacht. Bereits durchgeführte Reinigungen können zu QM- Zwecken im System kontrolliert werden, inkl. der detaillierten Dokumentation der Ergebnisse. Dieses Modul unterstützt auch intelligent in Angebotsanfragen bei Dienstleistern durch schnelle Bereitstellung der notwendigen Flächendaten. Das Reinigungsmanagement kann für viele Anwendungsszenarien wie z.b. Raumreinigung, Glasreinigung, Winterdienst, Außenreinigung, Schädlingsbekämpfung etc., eingesetzt werden. Umzugsmanagement Mit dem Umzugsmanagement lassen sich alle Aspekte eines Umzuges komfortabel verwalten. So können z.b. Umzüge innerhalb eines Gebäudes oder auch liegenschaftsübergreifend durchgeführt werden. Darüber hinaus können unterschiedlichste Umzugsszenarien definiert und durchgespielt werden. Durch die CAD-Integration lassen sich diese Umzugsszenarien auch in der CAD-Zeichnung visualisieren, bzw. können Änderungen direkt im CAD-Plan durchgeführt und in die Variante importiert werden. Jede Variante wird dabei durch eigene Layer gebildet, so dass verschiedene Varianten in der Zeichnung übereinander gelegt und verglichen werden können. CAD-Modul - auch über Web verfügbar HSD NOVA FM verfügt über ein integriertes CAD-Modul bestehend aus einem Viewer und einem Editor Die Highlights CAD-Viewer - Navigieren und Zoomen - Layer ein- und ausblenden - Anzeige von verknüpften Objekten, z.b. Geräte oder Arbeitsplätze - Farbliche Schraffur von Flächen, z.b. DIN277 oder Reinigungsreviere - Export in diverse Formate, z.b. PDF, PostScript, SVG, XAML - Direkte Druckfunktion CAD-Editor - Umbaumaßnahmen, z.b. Wände einziehen - Umzüge, z.b. Personen oder Geräte - Neue Layer erstellen - Platzieren von Raumstempeln, Inventaren oder Arbeitsplätzen - Bi-direktionale Verbindung zwischen Datenbank-Objekt und CAD-Objekt - Einfärben von Flächen, z.b. DIN277 oder Reinigungsrevieren Das CAD-Modul besteht aus einem leistungsstarken Viewer und Editor, der sich wahlweise im Windows- und/ oder Web- integrieren lässt. Eingelesene Zeichnungen, z.b. im DWG-Format, werden automatisch mit den Flächendaten verknüpft und es entsteht eine bi-direktionale Schnittstelle zwischen Datenbank und Zeichnung. Darüber hinaus können Inventardaten, z.b. Anlagen, Geräte oder Möbel, aus den Zeichnungen mit der Datenbank verknüpft werden. Das Einfärben von Flächen nach unterschiedlichen Kriterien, z.b. nach Kostenstellen, Bodenbelägen oder Flächennutzungsarten nach DIN277, ist ebenfalls jederzeit möglich. Das integrierte CAD-Modul bietet alle wesentlichen Funktionen für eine grafische Verwaltung aller Flächendaten. Bauprojekte Innerhalb des Bauprojektmanagements werden alle relevanten Phasen abgebildet. Einem Projekt kann eine Kostenschätzung nach unterschiedlichen Kriterien hinzugefügt werden, z.b. nach Gewerk oder DIN 276. Die interne oder externe Vergabe von Aufträgen mit Terminvorgaben und Abrechnungsverfahren wird ebenfalls gewährleistet, d.h. hundertprozentige Kostenund Terminkontrolle. Die Erstellung von Berichten per Knopfdruck, z.b. eines Bauausgabebuches zur Kostenverfolgung, ist jederzeit möglich. 4 5

4 Instandhaltung Das Instandhaltungsmanagement mit HSD NOVA FM unterstützt die rechtssichere Planung, Durchführung und Überwachung von Prüfungen, Reparatur-, Inspektions- und Wartungsmaßnahmen für Geräte, Gebäude oder Räume. Angelegte Prüfungsarten mit einer Intervallangabe und Prüfvorschriften, wie z.b. DGUV V3 (BGV A3), VDI, VDE oder AMEV-Richtlinien, können entsprechenden Objekten mit einer Priorisierung zugeordnet werden Benachrichtigung anstehender Termine z.b. per . Über die aktive Benachrichtigung hinaus stehen diverse Berichte oder Kalenderansichten (mit Outlook Kalenderabgleich) zur Verfügung Verwaltung interner und externer Aufträge Direkter Anschluss aller gängigen Prüfsysteme Innerhalb der Prüfmaske erhält man eine Übersicht aller Prüfschritte und des aktuellen Prüfschrittes in einer Ansicht Die Durchführung der Prüfung kann vollständig per Tastatur erfolgen Während des Prüfens erfolgt eine automatische Ergebnisermittlung für jeden einzelnen Prüfschritt auf Basis der hinterlegten Grenzwerte. Aus diesen Einzelergebnissen erfolgt das Gesamtergebnis Das Service Center Störungen melden und vieles mehr Das Service Center ist die zentrale Online-Anlaufstelle für alle Mitarbeiterbelange. Störungen melden, Räume reservieren, externe Besucher anmelden oder auch Geräteeinweisungen dokumentieren, ist durch eine besonders anwenderfreundliche Oberfläche schnell und sehr einfach durchzuführen. Auf Ergonomie und Klarheit wird hier besonderen Wert gelegt, um wirklich allen Mitarbeitern gerecht zu werden. Telefon-Hotline war gestern. Störungen jeglicher Geschäftsabläufe können im NOVA Service Center mit der Verknüpfung von konkreten Geräten, Räumen und Gebäuden sowie meldenden Personen für das Ticketing-System online aufgenommen werden. Das Modul integriert sich nahtlos in das bestehende Intranet und übernimmt das gewohnte Corporate Design. Integration ITIL-Standard Mit HSD NOVA FM ist es möglich, sämtliche Prozesse nach dem verbreiteten ITIL-Standard und ISO zum Incident Management, Problem Management und Change Management abzubilden. HSD NOVA FM eignet sich somit auch hervorragend für die Nutzung im IT-Systemmanagement. Mehr Flexibilität durch Schnittstellen Schnittstellen HSD NOVA FM verfügt über eine Standard Im- / Export- Schnittstelle. Über diese Schnittstelle werden bereits eine große Anzahl an möglichen Austauschformaten mit ausgeliefert. Über Feldmapping-Funktionen und dem Workflow-Manager können weitere Formate leicht hinzugefügt werden. Für die Kommunikation mit Fremdsystemen wie z.b. SAP, GLT und Dokumentenmanagement etc., bietet HSD NOVA FM unterschiedliche Konnektoren auf Basis unterschiedlicher Technologien, die sich optimal in die bestehende Systemlandschaft einfügen. HSD Dashboard - interaktiv bedienbar Das HSD-Dashboard ist ein High-Tech Reporting-Tool, das dem Anwender bei den steigenden Anforderungen an Zahlen und Auswertungen mit einer flexiblen und lebendig gestalteten grafischen Darstellung hilfreich und dabei schnell zur Seite steht. Das Dashboard kann z.b. kritische Prozesse, Projekte und alltägliche Daten in verschiedensten Arten von Berichten und Diagrammen zusammenfassen. So erhält der Anwender jederzeit aussagekräftige Kennzahlen, wodurch kritische Trends frühzeitig erkannt und Chancen schneller genutzt werden können. Aufgrund der intelligenten Verwendung von Webtechnologien ist das Dashboard nicht auf ein Betriebssystem beschränkt, sondern kann direkt vom Browser des PCs, Tablets oder Smartphones fen aufgeruwerden. Dokumentenverwaltung per Drag and Drop Dokumente jeder Art strukturiert abzulegen und wieder zu finden ist eine unabdingbare Voraussetzung für effizientes Arbeiten. HSD NOVA FM unterstützt alle gängigen Dokumenttypen wie z.b. Text-, Bild-, PDF-, oder CAD-Dateien. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht eine Zuordnung von Dokumenten zu Objekten, z.b. dem Raum, der Person oder dem Gerät. Als Speicherort kann die zentrale Datenbank oder ein externer File-Server gewählt werden. Die Zuordnung erfolgt kinderleicht per Drag and Drop. Jeder Datei kann bei Bedarf eine Revisionierung hinterlegt werden, so dass man jederzeit die aktuelle Fassung im Zugriff hat und auch die Historie eines Dokuments nachvollzogen werden kann. Ein besonderes Highlight: Jedem Dokument können Schlagworte für die anschließende Suche zugeordnet werden. MS-Outlook-Schnittstelle Die Outlook-Schnittstelle ermöglicht das Synchronisieren von s, Aufgaben und Terminen zwischen HSD NOVA FM und Outlook. Z.B. können von HSD NOVA FM generierte Aufgaben und Termine in den persönlichen Outlook-Kalender übernommen werden, s per Drag & Drop aus Outlook Kontakten hinterlegt werden, Störungsmeldungen aus s von Outlook erzeugt werden. Vorteile Hinterlegung beliebiger Dateitypen Einstellbare Speicherorte, speichern in Datenbanken Integrierte Rechteverwaltung Beliebige Ordnerstrukturen anlegbar Direkte Unterstützung beim Scannen von Dokumenten 6 7

5 Unser Service - Installation & Schulung - Telefon-Hotline - Softwarepflege - Organisationsberatung Wir sind offizielle Partner - Projektmanagement - Workshops - Hosting HSD Kompetenz Seit 1984 konzipiert HSD moderne, anwenderfreundliche Softwarelösungen für Medizintechnik, Facility Management und Sterilgutverwaltung national und international. Über Anwender arbeiten heute mit HSD-Produkten, die sie zuverlässig, flexibel und vor allem rechtssicher bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. HSD NOVA FM ist die 4. Softwaregeneration von HSD, die vollständig auf Basis aktueller Technologie und moderner Bedienkonzepte entwickelt worden ist. Die Analyse von Kundenbedürfnissen sowie die tiefen Branchenkenntnisse sind weitere wichtige Erfolgsfaktoren unserer einzigartigen Softwarelösungen. Diese besonderen Eigenschaften geben den Anwendern die Sicherheit, dass HSD auch in einer extrem schnelllebigen IT-Welt, langfristig ein zuverlässiger Partner ist. Wir sind für Sie da! HSD Händschke Software & Datentechnik GmbH Hanna-Kunath-Straße 4 D Bremen Sprechen Sie uns an: Telefon: 49 (0) Telefax: 49 (0) Mail Web info@haendschke.de Irrtümer & technische Änderungen vorbehalten / Stand März 2015 / Design: vrm-agentur.de