- Das neue Serviceportal - Prozess- und Formularbearbeitung

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1 - Das neue Serviceportal - Prozess- und Formularbearbeitung Copyright 2016 bei Innenministerium Baden-Württemberg Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Organisatorische Voraussetzung zur Modellierung Von der fachlichen Modellierung zum Online-Dienst auf dem Portal Die Prozessmodellierung Die Bereitstellung im Netz Die Formularmodellierung Prozesse und Formulare im Mandantenkontext... 8 Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 2

3 1 Einleitung Das modernisierte Serviceportal bietet auf dem AdminCenter unter dem Reiter Verfahrensmanagement die Möglichkeit, eigene Formulare und Prozesse zu modellieren. Die Formulare und Prozesse müssen, bevor sie auf der Produktionsumgebung installiert werden dürfen, vier (Formular drei) Stufen durchlaufen. Dieser sog. Life-Cycle besteht aus 1. Der fachlichen Modellierung 2. Der technischen Modellierung (nur für Prozesse) 3. Der Qualitätssicherung 4. Der Zertifizierung Dieses Dokument soll nicht so sehr die technischen Gegebenheiten betrachten, sondern die Frage beantworten, wie ein Prozess mit den dazugehörenden Formularen entsteht. 2 Organisatorische Voraussetzung zur Modellierung Alle Redakteure, die Zugang zum AdminCenter haben und der Benutzergruppe Mandantenredakteur Prozesse und Formulare mit den Rollen Fachlicher Prozess Modellierer (Rechte: Prozessmodelle anzeigen, Prozessmodelle fachlich modellieren), Technischer Prozess Modellierer (Rechte: Prozessmodelle anzeigen, Prozessmodelle technisch modellieren, Prozessmodelle deployen auf Testsystem), Formular Modellierer (Rechte: Formular anzeigen, Formular deployen auf Test, Formular modellieren), Prozess Ersteller (Rechte: Prozessmodelle anzeigen, Prozessmodelle löschen, Prozessmodelle anlegen/bearbeiten) und Formular Ersteller (Rechte: Formular anzeigen, Formular anlegen/bearbeiten) zugeordnet sind, haben grundsätzlich die Möglichkeit, Prozesse und Formulare in ihrem Mandantenkontext auf dem AdminCenter des Produktivsystems zu modellieren und auf dem Testsystem zur Ansicht und Überprüfung zu installieren. Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 3

4 Grundsätzlich haben die Nutzer des AdminCenters auf der Produktions- und der Testumgebung durch die Datenübernahme von Produktion nach Test die gleichen Rechte. Die Benutzergruppe wird bis auf Weiteres nicht allen Mandanten zugeordnet, sondern auf Antrag vom Superadministrator im Innenministerium frei geschaltet. 3 Von der fachlichen Modellierung zum Online- Dienst auf dem Portal 3.1 Die Prozessmodellierung Der Mandantenredakteur Prozesse und Formulare hat die Möglichkeit, einen neuen Prozess fachlich zu modellieren oder auch einen vorhandenen Landesprozess zu kopieren und dann kommunalspezifisch zu modifizieren (analog der kommunalen Überschreibung bei Leistungen). Ein kommunaler Prozess ist im Pool der Prozesse auffindbar durch die Mandantenzugehörigkeit. In der Spalte Mandant (s. Abb. unten) steht der jeweilige kommunale Mandant. Hat der Redakteur den Prozess fachlich modelliert, so gibt er ihn in die nächste Stufe, die technische Modellierung, frei. Es gibt keinen technischen Unterschied zwischen fachlicher und technischer Modellierung. Die Stufe fachliche Modellierung könnte dazu verwendet werden, mit dem fachlich Kundigen bzw. Kunden den fachlichen Prozess zu besprechen bzw. ihn zu dokumentieren. Die technische Modellierung beinhaltet dann die technische Umsetzung. Weil der technische Prozess den fachlichen Prozess verfeinert, wird der fachliche Prozess als Ausgangspunkt für den technischen Prozess in diese Stufe kopiert. Nach dem Durchlaufen dieser Stufe kann der Redakteur den Prozess im AdminCenter zur Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 4

5 Ansicht auf der Testumgebung installieren. Der Prozess wird im Frontend der Testumgebung auf sichtbar, aber auch im AdminCenter der Testumgebung. Zum Testen des Prozesses kann der Prozess nun direkt über die Liste auf der genannten Seite gestartet werden (funktioniert nicht bei EU-DLR- Prozessen wegen fehlender Regionalisierung) oder der Redakteur verbindet den Prozess im AdminCenter Test mit einer Leistung (oder Lebenslage) und kann ihn so über die Leistung auf dem Frontend der Testumgebung ansteuern. Der Redakteur kann auf der Testumgebung den Prozess aus Bürgersicht starten und den Antrag an die zuständige Behörde, in deren Kontext der Redakteur arbeitet, absenden. Er kann sich hierüber dann auch die Sicht des zuständigen Sachbearbeiters auf den Prozess ansehen. Benachrichtigungsmails aus den entsprechenden Postfächern werden allerdings auf der Testumgebung zentral abgefangen. Das Zwischenschalten eines Einheitlichen Ansprechpartners kann der Redakteur nur testen, wenn seine Behörde auch die Rolle des einheitlichen Ansprechpartners hat. Wird der Prozess dann für gut befunden, gibt der Redakteur auch diese Stufe frei. Die Stufe Qualitätssicherung und Zertifizierung wird aktuell von der Firma SEITENBAU wahrgenommen. Nach der Freigabe muss der Redakteur daher aktuell eine mit Link auf das Prozessmodell an SEITENBAU schicken und mitteilen, dass ein Prozess zur Zertifizierung vorliegt. Der Link kommt aus dem AdminCenter und kann dort kopiert werden (zb SEITENBAU erhält die entsprechenden Rechte zur Überprüfung über einen Benutzer des Landesmandanten. Wenn bei SEITENBAU die beiden Stufen erfolgreich durchlaufen sind, installiert SEITENBAU den Prozess über das AdminCenter auf dem Produktivsystem und teilt dem kommunalen Redakteur - auch über mit Link auf das Prozessmodell - mit, dass der zertifizierte Prozess nun zur Verknüpfung mit der Leistung bereit steht. Nach der Installation durch SEITENBAU ist der Prozess auf der versteckten Seite sichtbar. Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 5

6 3.2 Die Bereitstellung im Netz Der Prozess kann nach der Zertifizierung über das Serviceportal sichtbar gemacht werden, indem er mit der entsprechenden Leistung verknüpft wird. Soll der Prozess über eine andere Webseite abgespielt werden, dann kann dort ein Direktlink zum Prozessstart eingebunden werden. Ist der Prozess mit einer Leistung (oder Lebenslage) verknüpft, so kann der Link zum Prozessstart im Portal bei der verknüpften Leistung (oder Lebenslage) abgegriffen werden. Der Button zum Prozessstart ist tatsächlich ein Link, mit Rechtsklick und "Link- Adresse kopieren" kann der Link in die Zwischenablage geholt werden. Eine andere Möglichkeit ist (ohne Regionalisierung), für Tests auf dem Testsystem in der URL den Platzhalter ${prozesskey} durch den tatsächlichen Schlüssel des Prozesses zu ersetzen, also beispielsweise für den Schlüssel m1.p33.apothekerapprobationeu /prozessstart/m1.p33.apothekerapprobationeu Auf dem Produktionssystem muss test.service-bw.de durch ersetzt werden. Den Prozess-Schlüssel erhält man durch Bearbeitung der Prozessmodelldatei im Admincenter. Der Inhalt des Feldes "Process Identifier" des Prozesses ist der gesuchte Prozess-Schlüssel. 3.3 Die Formularmodellierung Der Mandantenredakteur Prozesse und Formulare hat darüber hinaus auch das Recht, neue Formulare zu entwerfen oder aus vorhandenen Landesformularen eine (kommunale) Überschreibung zu erstellen und Formulare so kommunalen Besonderheiten anzupassen, die idealerweise auch in der Leistung beschrieben wurden. Ebenso wie bei den Prozessen ist im Pool der Formulare das Formular auffindbar durch die Mandantenzugehörigkeit. In der Spalte Mandant (s. Abb. unten) steht der jeweilige kommunale Mandant. Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 6

7 Hat der Redakteur das Formular fachlich modelliert, so kann er das Formular seinem in der fachlichen Modellierung befindlichen Prozess über den entsprechenden User Task zuordnen. Dieses Formular wird dem Bürger dann zur Eingabe seiner Daten präsentiert. Wenn diese Formulare mit Daten aus dem Profil des Servicekontos des Benutzers vorbefüllt werden sollen, so muss in den Formularen in der Designphase an den aus dem Servicekonto zu befüllenden Feldern die Anbindung Servicekonto modelliert werden. Zur Befüllung von Formularfeldern aus einer Fachanwendung muss in der Designphase am Anfang des Prozesses ein service-task definiert werden, der die Daten aus der Fachanwendung liest und diese in die Prozessinstanzdaten schreibt. Aus den Prozessinstanzdaten werden dann die Formulare befüllt. Ob das Formular im Frontend dann so erscheint, wie der Modellierer das möchte, kann er zusammen mit dem Prozess auf der Testumgebung von service-bw überprüfen. Die Nutzersicht auf ein Formular kann auch über den Button "Vorschau" im Formulardesigner geprüft werden. Hier können auch Sichtbarkeitsbedingungen getestet werden. Um Validierungsregeln prüfen zu können, muss das Formular allerdings abgeschickt werden, was nur innerhalb eines Prozesses möglich ist. Ist diese Prüfung zufriedenstellend, gibt er es in die nächste Stufe, die Qualitätssicherung, frei. Die Stufe Qualitätssicherung und Zertifizierung wird aktuell von SEITENBAU wahrgenommen. Nach der Freigabe muss der Redakteur daher aktuell eine mit Link auf das Formular an SEITENBAU schicken und mitteilen, dass ein Formular zur Zertifizierung vorliegt. Der Link kommt aus dem AdminCenter und kann dort kopiert werden (zb Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 7

8 bw.de/admincenter#!formulare/). SEITENBAU erhält die entsprechenden Rechte zur Überprüfung über einen Benutzer des Landesmandanten. Wenn bei SEITENBAU die beiden Stufen erfolgreich durchlaufen sind (idealerweise werden Prozess und zugehörige Formulare gemeinsam qualitätsgesichert.), gibt SEITENBAU das Formular auf dem AdminCenter des Produktivsystems frei und teilt der Kommune per mit Link auf das Formular mit, dass das zertifizierte Formular bereit steht. Es kann nun in einen Prozess eingebunden werden. 3.4 Prozesse und Formulare im Mandantenkontext So wie das Land bei den Leistungen Standardtexte anbietet, bietet es auch für die Prozesse und Formulare Standardprozesse bzw. Standardformulare, passend zu den Landestexten an. Diese werden angezeigt, wenn die Kommune keinen eigenen kommunalen Text und Prozess/Formular hat. Kommunale Mandanten sehen die Prozesse und Formulare des Landes. Kommunen können Standardprozesse und Standardformulare des Landes überschreiben und nach ihren Wünschen anpassen, indem sie die Prozesse und Formulare als XML-Datei exportieren und in ihrem Mandantenkontext importieren. Die exportierte Datei kann auch per Mail an andere verschickt werden. Damit gehen die Prozesse/Formulare in den Mandantenkontext und den Verantwortungsbereich dieser Kommune über. Das Land pflegt die Landesprozesse/Landesformulare zentral. Kommunale Prozesse/Formulare müssen dezentral gepflegt werden, analog zu den kommunalen Texten. Als Landesmandant sieht man die Prozesse und Formulare aller Mandanten und kann sich die entsprechenden Dateien herunterladen, wenn der Landesmandant einen kommunalen Prozess als Landesprozess übernehmen möchte. Als Landesmandant legt man dann einen neuen Prozess bzw. neue Formulare im Landesmandanten an und importiert diese Dateien. Dafür ist eine Neuverknüpfung der Formulare im Prozess nötig. Kurzanleitung Prozess- und Formularbearbeitung 8