SharxX O2S Benutzerhandbuch

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1 SharxX O2S Benutzerhandbuch V2.8 (v3.1.30)

2 Inhalt 1 Installation Systemvorrausetzungen Installationsmöglichkeiten Installationsprozess via Setup.exe Produktaktivierung Layout & Bedienung Arbeiten mit dem SharePoint Explorer Hinzufügen von SharePoint Seiten Entfernen von SharePoint Seiten Öffnen von SharePoint Seiten Erstellen von eigenen Favoriten Benutzerverwaltung Struktur der Navigation Arbeiten mit einer Liste im SharePoint Explorer Hinzufügen von Elementen zu einer Liste Hochladen von mehreren Dokumenten Funktionen bei Listelementen Zusätzliche Features bei Listelementen Views Einstellungen Allgemein SharePoint Explorer Support kontaktieren Konfiguration der XML-Dateien SBS.O2S.SharePointExplorer.xml EnvironmentVariables.xml SBS.O2S.Cleaner.xml SBS.O2S.Infrastructure.xml SBS.O2S.Outlook.xml SBS.O2S.SharePoint.xml... 27

3 1 Installation 1.1 Systemvorrausetzungen Outlook 2 Sharepoint ist mit folgender Software kompatibel: Microsoft Windows XP / Vista / 7 / 8 / 8.1 Microsoft Server 2003 / 2008 / 2013 Microsoft Office 2007 / 2010 / 2013 Sharepoint o alle Versionen inkl. Office 365 o alle Authentication-Types Windows, Forms, Ntml, Kerberos, Claims-Federated, Internet Explorer 8 und aktuellere Versionen Wichtig: Neben dem Produkt wird außerdem das.net Framework 4.0 benötigt (die Vollversion, nicht das Client-Profil) 1.2 Installationsmöglichkeiten Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten um Outlook 2 Sharepoint zu installieren, für beide werden Administrations-Berechtigungen vorausgesetzt! Installation über Setup.exe Installation über.msi-datei mit zusätzlichen, notwendigen Parametern 1.3 Installationsprozess via Setup.exe Vorab: Falls Sie O2S installieren, wird es für alle User am System installiert. Die jeweiligen Registry-Einträge finden sich unter HKEY_LOCAL_MACHINE. Das Setup ist außerdem signiert und nach der Installation bekommen Sie den Status eines Trusted Publisher. Um die Installation des Sharepoint Explorers zu starten klicken Sie auf die setup.exe, welche am Screenshot abgebildet ist: Wählen Sie Install um die Installation fortzusetzen und folgen Sie dem Verlauf um die Installation erfolgreich abzuschließen. Für den Installationsprozess empfiehlt es sich die laufenden Microsoft Office Produkte zu beenden (sollte automatisch geschehen)

4 2 Produktaktivierung Für die Verwendung Ihrer in O2S integrierten SharxX-App muss diese eventuell zuvor für jeden User aktiviert werden. Die Notwendigkeit zur Aktivierung erscheint direkt beim Starten der entsprechenden App: Durch Eingabe eines gültigen Product-Keys wird die Lizenz zur Benutzung verifiziert, wodurch die App benutzt werden kann. 3 Layout & Bedienung Der Sharepoint Explorer von O2S kann durch einen Menü-Eintrag im Start-Tab von Microsoft Outlook angezeigt oder ausgeblendet werden.

5 Auf der obersten Ebene von Office 2 Sharepoint sind folgende Elemente sichtbar: Alle installierten Apps, wie z.b. der Sharepoint Explorer Die Einstellungen für O2S (generelle bzw. App-spezifische Einstellungen) Eine Kontaktmöglichkeit mit dem Support von SharxX ( ) Befinden Sie sich in einem Untermenü von O2S können Sie durch die Navigation (Klick auf ) bequem zum Start bzw. auf die oberste Ebene zurückkehren. Neben dem Button wird außerdem immer angezeigt, in welcher App sie sich derzeitig befinden. Die Größe von O2S ist flexibel veränderbar und das Programm speichert die aktuelle Größe auch nach dem Beenden von Microsoft Outlook. Dies gilt außerdem auch für die aktuell geöffnete App, welche dadurch als Start-App verwendet werden kann. Die notwendigen Einstellungen dafür werden in.xml-dateien gespeichert, welche später im Benutzerhandbuch genauer erläutert werden.

6 Beim Arbeiten mit dem Sharepoint Explorer erscheint ein eigenes Fenster zur Bearbeitung im Zentrum von Microsoft Outlook, welches die Größe automatisch anpasst und zugeklappt wird, sollte es nicht verwendet werden: Je nach Sharepoint Element können hier z.b. bei einer Dokumentenbibliothek Dokumente hochgeladen / bearbeitet / gelöscht werden oder Ordner erzeugt. Dieses Fenster kann an Microsoft Outlook angedockt werden um ein einfaches Arbeiten direkt in Microsoft Outlook zu ermöglichen (standardmäßig) oder aber abgedockt werden um ein eigenes Fenster zum Bearbeiten von Sharepoint Inhalten zu bekommen. Dieses Fenster ist anschließend auch in der Taskleiste sichtbar und verhält sich wie jedes andere Fenster. Jedes angedockte Bearbeitungsfenster ist am Ende des Sharepoint Explorers ersichtlich. Zwischen den Bearbeitungsfenstern kann bequem gewechselt werden. Beachte: Zur gleichen Zeit kann immer nur ein Bearbeitungsfenster aktiv sein, d.h. im Zentrum von MS Outlook angezeigt werden.

7 4 Arbeiten mit dem SharePoint Explorer 4.1 Hinzufügen von SharePoint Seiten Wenn Sie sich im SharePoint Explorer befinden, habe sie grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten um Ihre SharePoint Seiten in Ihre SharxX-App zu bekommen: Durch den Klick auf + Neu Mittels Drag & Drop der URL aus dem Browser Unter Ihren Favoriten innerhalb des SharePoint Explorers werden nun alle Ihre hinzufügten SharePoint Seiten angezeigt. Das Laden bzw. Aktualisieren der SharePoint Seiten erfolgt auf Abruf automatisch und braucht nicht von Ihnen manuell vorgenommen zu werden. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie stets mit aktuellen und gültigen Daten arbeiten. Dennoch können Sie die Elemente auch manuell aktualisieren:

8 4.2 Entfernen von SharePoint Seiten Ein Rechtsklick auf die entsprechende Seite öffnet ein kleines Menü, in welchem Sie die Option vorfinden die Seite zu entfernen: 4.3 Öffnen von SharePoint Seiten SharePoint Seiten können im Browser per Rechtsklick geöffnet werden. Das integrierte Workespace Fenster kann keine SharePoint Seiten anzeigen und dient lediglich zur Interaktion des Benutzers mit Elementen auf der SharePoint Seite.

9 4.4 Erstellen von eigenen Favoriten Favoriten sind verschiedene Elemente von Ihren SharePoint Seiten, welche Sie öfters brauchen und direkt Hinzufügen können, ohne diese stets in den verschiedenen Seiten und Unterordnern, etc. zu suchen. Hinzugefügt werden können nur Listen oder Ordner. Die Ansicht ist auf das Root- Level beschränkt, was dazu führt, dass Sie innerhalb der Favoriten nur die hinzugefügten Listen und Ordner sehen und nicht deren Unterordnern, etc. Durch den Workspace, welcher inmitten von Outlook beim Klick auf Element geschaffen wird, können Sie dennoch rasch innerhalb Ihres Elementes navigieren. Das Hinzufügen eines Elements zu den Favoriten erfolgt durch einen Rechtsklick auf das Element und der Auswahl von Anzeigen in Favoriten :

10 4.5 Benutzerverwaltung Die Authentifizierung der Benutzer welche mit Outlook 2 SharePoint arbeiten erfolgt über den Windows Credential Manager, also über die in Ihrem Betriebssystem integrierte Windows Security. Sollten Sie sich also entschließen, die Anmeldedaten bei der Verbindung zu SharePoint zu speichern um sich beim nächsten Mal automatisch anmelden zu können, finden Sie die gespeicherten Informationen in der Systemsteuerung Ihres Geräts unter dem Punkt Anmeldeinformationsverwaltung : Unter dem Punkt Generische Anmeldeinformationen finden Sie jene Benutzerinformationen, welche Outlook 2 SharePoint für die Authentifizierung am System benutzt. Die von SharxX verwendeten Einträge, sind mit dem Präfix SBS.O2S gekennzeichnet. Eine Änderung der Anmeldedaten oder das Löschen von Anmeldedaten ist hier ebenfalls möglich.

11 4.6 Struktur der Navigation Wenn Sie eine SharePoint-Seite zum SharxX SharePoint Explorer hinzufügen, können die Subelemente der Seite bzw. deren Anordnung manuell geändert werden. Der Aufbau der Struktur der Navigation erfolgt standardmäßig nach einem hierarchischen Auswahlkriterium: 1. SharxXNavigation.xml falls hinterlegt, wird diese.xml-datei für die Struktur verwendet erhältlich durch andere SharxX-Produkte, wie z.b. den SharxX Designer 2. QuickLaunch der SharePoint Seite falls keine SharxXNavigation.xml hinterlegt wurde QuickLaunch der Seite ist manuell im Browser festlegbar 3. Alle Seiteninhalte anzeigen falls keine SharxXNavigation.xml hinterlegt wurde falls kein QuickLaunch angepasst wurde Dennoch kann diese hierarchische Entscheidung manuell in der mitgelieferten SBS.O2S.SharePointExplorer.xml geändert werden, wodurch es möglich ist, die SharxXNavigation.xml und/oder den Quick Launch nicht zu berücksichtigen. 5 Arbeiten mit einer Liste im SharePoint Explorer 5.1 Hinzufügen von Elementen zu einer Liste Wählen Sie die gewünschte Liste im SharePoint Explorer aus und erhalten Sie dadurch den Workspace inmitten von Microsoft Outlook. Mittels Drag & Drop oder über den Link + Neu können neue Elemente zu der Liste hinzugefügt werden. Die vorhandenen Elemente können einzeln aber auch als Gruppe selektiert werden. Wenn Sie mittels + Neu einen Eintrag erstellen, bekommen Sie außerdem die im SharePoint hinterlegten Content Types zur Auswahl:

12 Wie bereits erwähnt stehen Ihnen beim Anlegen von neuen Elementen die Inhaltstypen von SharePoint (Name & Beschreibung kommen von Ihrem SharePoint) zur Verfügung. Diese Funktion beinhaltet die Inhaltstypen von Ordnern, Dokumenten und Listeinträgen (Items).

13 5.2 Hochladen von mehreren Dokumenten Mittels Drag & Drop lassen sich bequem mehrere Dokumente in eine Dokumentenbibliothek hochladen. Anschließend können die Eigenschaften bearbeitet werden: Dabei ist es auch möglich, dass für alle Dokumente die gleichen Attribute gesetzt werden:

14 5.3 Funktionen bei Listelementen Öffnen: Öffnet das ausgewählte Dokument mit dem dafür vorgesehenen Standardprogramm Element anzeigen: Das Element wird durch die DisplayForm.aspx der Liste angezeigt Element bearbeiten: Das Element wird durch die EditForm.aspx der Liste angezeigt Datei kopieren: Kopiert das Element / die Elemente in die Zwischenablage Link zur Datei kopieren: Kopiert die URL des Elements / der Elemente in die Zwischenablage Datei: Öffnet das Fenster zum Senden einer , die Datei wird als Anhang angefügt Link zur Datei: Öffnet das Fenster zum Senden einer , der Hyperlink zu der Datei / die Hyperlinks zu den Dateien wird /werden in das Textfeld der eingefügt. Kopie herunterladen: Öffnet einen Download-Dialog zum Herunterladen der Datei/n bzw. des ganzen Ordners Element löschen: Löscht die ausgewählten Elemente (Hinweis: Die Elemente werden tatsächlich auf ihrem SharePoint gelöscht, nicht nur in der Anzeige im SharePoint Explorer)

15 5.4 Zusätzliche Features bei Listelementen Outlook 2 SharePoint ist perfekt in MS Office integriert, so dass verschiedene zusätzliche Funktionen möglich sind, so können z.b. Bilder mittels Drag & Drop aus einer Bild- oder Dokumentenbibliothek direkt in MS Word gezogen werden oder Dokumente aus SharePoint direkt als Attachements bei neuen s in MS Outlook angefügt werden.

16 5.5 Views Der SharePoint Explorer übernimmt auch ihre erstellten Ansichten für Listen oder Bibliotheken und ermöglicht das Wechseln zwischen Ihren Ansichten, standardmäßig wird Ihre im SharePoint festgelegte Default-View dargestellt: Beispielansicht mit Gruppen im SharePoint Explorer:

17 Beispielansicht mit Filter im SharePoint Explorer: Die Filtereigenschaft im SharePoint Explorer ist ein praktisches Tool um die Anzeige von Elementen effizient einzuschränken. SharePoint Explorer kann nicht nur nach mehreren unterschiedlichen Feldern filtern, sondern gleichzeitig auch nach mehreren verschiedenen Werten innerhalb der Felder. Die Felder, welche als Filter herangezogen werden, sind nur das Filtersymbol neben dem Namen des Feldes gekennzeichnet. In diesem Fall wurde nach einem Wert von Modified By, sowie von Dokumentenart gefiltert:

18 Beispielansicht mit Sortierung im SharePoint Explorer: Der SharePoint Explorer bietet auch die Möglichkeit nach einem bestimmten Feld die Einträge in der Liste zu sortieren. Dies kann auf- oder absteigend erfolgen und wird durch einen Pfeil neben dem Feld, welches als Sortierkriterium herangezogen wird, dargestellt. Im folgenden Screenshot wurde absteigend nach dem Feld Dokumentenart sortiert:

19 6 Einstellungen Die Einstellungen gliedern sich in zwei Rubriken: Zum einen die generellen Einstellungen von Outlook 2 SharePoint und zum anderen die App-spezifischen Einstellungen für jede SharxX-App.

20 6.1 Allgemein Anpassen Hier finden Sie allgemeine Einstellungen zu der Sprache von O2S, sowie verschiedene Farbschemas um Ihren O2S eine persönliche Note zu verleihen. Privatsphäre Outlook 2 Sharepoint muss für den Hoch- bzw. Herunterladen von Dateien diese in einen manuell festlegbaren Ordner zwischenspeichern. In diesem Menü können Sie persönlich die Einstellung treffen, wann sie Ihre temporär, gespeicherten Dateien löschen möchten um mehr Sicherheit Ihrer Privatsphäre zu gewährleisten. Info Unter diesem Punkt erhalten Sie die generellen Informationen zu Ihrem O2S Produkt, sowie zu alle anderen installierten SharxX-Apps.

21 6.2 SharePoint Explorer Automatisches Schließen des Dialogs nach erfolgreichem Hochladen Standardmäßig erhalten Sie zur Bestätigung des erfolgreichen Hochladens einen Dialog, welchen Sie mit dieser Funktion ein- oder ausblenden können. Automatisches Umbenennen einer Mail, wenn sie im Ablageort bereits existiert Falls Sie diese Funktion aktivieren, bekommt die eine fortlaufende Nummer angehängt, sollte sie bereits im gewünschten Ablageort existieren. Hochgeladene Mails als gelesen markiert Falls Sie diese Funktion aktivieren, werden hochgeladene s direkt als gelesen markiert Hochgeladene Mails mit einer Kategorie versehen Falls Sie diese Funktion aktivieren, steht in die Auswahl einer Kategorie zur Verfügung um hochgeladene s direkt dieser Kategorie zuordnen zu können. Hochgeladene Mails in einen Ordner verschieben Falls Sie diese Funktion aktivieren, steht in die Auswahl eines Ordners zur Verfügung um hochgeladene s direkt in diesen Ordner zu verschieben.

22 7 Support kontaktieren Öffnet eine neue an eine hinterlegbare Adresse (standardmäßig die Support-Adresse von SharxX:

23 8 Konfiguration der XML-Dateien 8.1 SBS.O2S.SharePointExplorer.xml Beispiel Erläuterung Sollten nicht manuell geändert werden! Falls Value auf True gesetzt ist, wird die SharxXNavigation.xml für den Strukturaufbau der SharePoint Seiten berücksichtig. Falls Sie die SharxXNavigation.xml nicht für den Strukturaufbau berücksichtigen wollen, setzen Sie den Value auf False Falls Value auf True gesetzt ist, wird der SharePoint Quick Launch für den Strukturaufbau der SharePoint Seiten berücksichtig. Falls Sie den SharePoint Quick Launch nicht für den Strukturaufbau berücksichtigen wollen, setzen Sie den Value auf False Falls Value auf True gesetzt ist, werden die Favoriten beim Start des SharePoint Explorers aufgeklappt, so dass direkt alle gespeicherten Favoriten ersichtlich sind. Falls sie diese Funktion deaktivieren wollen, setzen Sie den Value auf False Unter Value kann optional eine Liste mit Webs eingetragen werden, welche automatisch beim Starten von O2S geladen werden sollen.

24 Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option ihren Windows-Benutzer verwenden beim Hinzufügen von SharePoint Seiten angehakt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Automatisches Schließen des Dialogs nach erfolgreichem Hochladen in den Einstellungen des SharePoint Explorer aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Value auf True gesetzt ist, werden beim Upload von Dokumenten automatisch alle ungültigen Zeichen entfernt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Automatisches Umbenennen einer Mail, wenn sie im Ablageort bereits existiert in den Einstellungen des SharePoint Explorer aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Unter Value kann optional ein Link zu einer XML-Datei eingetragen werden, welche Listen enthält, in welcher es nicht möglich sein soll s hochzuladen. Falls ein Value gesetzt ist, werden die Bezeichnungen der hochgeladenen s um einen festlegbaren Präfix (eben diesen Value) ergänzt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value leer lassen. Falls ein Value gesetzt ist, werden die Bezeichnungen der hochgeladenen s um einen festlegbaren Suffix (eben diesen Value) ergänzt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value leer lassen.

25 Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Hochgeladene Mails als gelesen markiert in den Einstellungen des SharePoint Explorer aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Hochgeladene Mails mit einer Kategorie versehen in den Einstellungen des SharePoint Explorer aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Sie die Option Hochgeladene Mails mit einer Kategorie versehen aktiviert haben, kann unter Value die standardmäßig verwendete Kategorie festgelegt werden. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value leer lassen. Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Hochgeladene Mails in einen Ordner verschieben in den Einstellungen des SharePoint Explorer aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Sie die Option Hochgeladene Mails in einen Ordner verschieben aktiviert haben, kann unter Value der standardmäßig verwendete Ordner festgelegt werden. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value leer lassen. 8.2 EnvironmentVariables.xml Beispiel Erläuterung In dieser Datei werden die Pfade der Ordner, welche für Office 2 SharePoint verwendet werden angeben. Dabei kann ein AppData-Verzeichnis, ein Cache-Verzeichnis, ein Configuration- Verzeichen und ein Temp-Verzeichnis manuell eingetragen werden. Outlook 2 SharePoint benötigt alle vier Ordner im laufenden Betrieb.

26 8.3 SBS.O2S.Cleaner.xml Beispiel Erläuterung Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Temporäre Dateien beim Start löschen in den Einstellungen von Outlook 2 SharePoint aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Value auf True gesetzt ist, ist standardmäßig die Option Temporäre Dateien beim Schließen löschen in den Einstellungen von Outlook 2 SharePoint aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf False setzen. Falls Value auf True gesetzt ist, sehen Sie einen Dialog mit einer Fortschrittsanzeige beim Löschen der temporären Dateien von Outlook 2 SharePoint. Möchten Sie keinen Dialog sehen, könnten Sie diese Funktion mittels Value auf False deaktiveren. 8.4 SBS.O2S.Infrastructure.xml Beispiel Erläuterung Hier können Sie das Farbschema von Outlook 2 SharePoint in Value festlegen. Hier können Sie die Sprache von Outlook 2 SharePoint in Value festlegen.

27 8.5 SBS.O2S.Outlook.xml Beispiel Erläuterung Durch Value auf True wird Outlook 2 SharePoint in MS Outlook angezeigt. Setzen Sie Value auf False falls Outlook 2 SharePoint standardmäßig eingeklappt sein soll. In Value steht die Breite in welcher Outlook 2 SharePoint in MS Outlook dargestellt wird. In Value kann eine App eingetragen werden, welche standardmäßig beim Start von Outlook 2 SharePoint geladen werden soll. In Value kann die -Adresse eingetragen werden, welche bei der Funktion Support kontaktieren in Outlook 2 SharePoint herangezogen wird. (sollte nicht geändert werden) 8.6 SBS.O2S.SharePoint.xml Beispiel Erläuterung In dieser Datei können Einstellungen zur Berücksichtigung der SSL Zertifizierung bzw. zur Proxy- Konfiguration vorgenommen werden.

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