Microsoft PowerPoint 2010 Die offizielle Schulungsunterlage

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2 Rainer G. Haselier Microsoft PowerPoint 2010 Die offizielle Schulungsunterlage

3 Rainer G. Haselier: Microsoft PowerPoint 2010 Die offizielle Schulungsunterlage Copyright 2011 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, - Adressen und Logos ist rein zufällig ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Microsoft Press Division c/o Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim mspressde@oreilly.de Alle Rechte vorbehalten Korrektorat: Frauke Wilkens, München Layout und Satz: Haselier IT-Services Rainer G. Haselier, Übach-Palenberg Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar ( Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

4 Inhaltsübersicht Lernziele... 5 Einleitung Präsentationen erstellen... 9 Leere Präsentationen erstellen... 9 Präsentationen aus Beispielvorlagen erstellen Neue Präsentation auf vorhandener basieren Präsentationen aus Gliederungen erstellen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Präsentationen speichern Präsentationen in Fremdformate umwandeln Präsentationen schließen und öffnen Arbeiten mit Folien Folien einfügen Folien wiederverwenden Folien organisieren Folienmaster Orientierung und Größe der Folien ändern Arbeiten mit Text Mit Platzhaltern arbeiten Textfelder einfügen und formatieren Textfelder formatieren Mehrspaltige Texte Text markieren Schnellformatvorlagen Zeichenformatierung Aufzählungen und nummerierte Listen WordArts einfügen und bearbeiten Rechtschreibprüfung verwenden Visuelle Inhalte einfügen Allgemeine Hinweise Grafiken einfügen ClipArts einfügen Formen einfügen Videos einfügen Sound einfügen Fotoalbum erstellen Screenshots

5 5 Illustrationen bearbeiten Farben einer Grafik bearbeiten Bildformatvorlagen Bildform Bildeffekte Raster- und Führungslinien Objekte überlappen Objekte ausrichten und gruppieren SmartArts SmartArts erstellen Aufzählungen in SmartArts konvertieren Layout einer SmartArt bearbeiten Tabellen und Diagramme Tabellen einfügen Tabellenformatvorlagen Markieren in Tabellen Texte in Tabellen ausrichten Bilder in Tabellen Diagramme einfügen Diagramme bearbeiten Folienübergänge und Animationen Folienübergänge festlegen Animationen verwenden Der Aufgabenbereich für Animationen Diagramme animieren Animationspfade verwenden Arbeiten im Team Kommentare Präsentationen prüfen Präsentationen schützen Hinweise zur Kennwortwahl Digitale Signaturen Präsentationen halten und veröffentlichen Begleitmaterial ausdrucken Präsentationen vorbereiten Bildschirmpräsentationen steuern Hinweise zum Ablauf einer Zertifizierungsprüfung Stichwortverzeichnis Inhaltsübersicht

6 Microsoft Office Specialist Lernziele Examen Microsoft PowerPoint 2010 Das Zertifizierungssystem Microsoft Office Specialist definiert einen Satz von Lernzielen, die sich wiederum in allgemeinere Fähigkeitsgruppen gliedern. Wenn Sie sich auf die Zertifizierungsprüfung vorbereiten wollen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die zugehörigen Lernziele erreicht haben. Sie werden vielleicht bemerken, dass die grundlegenden Techniken der Arbeit mit Microsoft PowerPoint in den Lernzielen nicht berücksichtigt wurden. Dieses Basiswissen wird aber in der Prüfung vorausgesetzt. Lernziel Fähigkeit Seite 1 Die PowerPoint-Umgebung verwenden 1.1 Ansichten verwenden Das PowerPoint-Fenster anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen PowerPoint Datei-Optionen konfigurieren 18, 56, 67 2 Eine Präsentation erstellen 2.1 Fotoalben erstellen und bearbeiten 10, 12, 25, 30, Foliengröße und Folienausrichtung einstellen 37, 39, Folien einfügen und löschen 9, 15, 27, 28, 31, Folien formatieren 10, 27, 33, 34, Text eingeben und formatieren 51 53, 56 58, 61, Textfelder einfügen und formatieren 42, 43, Mit grafischen und multimedialen Inhalten arbeiten 3.1 Grafische Elemente verwenden 68 72, 82, 83, 86, 89, 91, 93, 95, Bilder verwenden 83, WordArts und Formen verwenden SmartArt-Grafiken verwenden 93, 95, 97, Video- und Audio-Inhalte verwenden 74, 77, 78 4 Diagramme und Tabellen verwenden 4.1 Tabellen einfügen und bearbeiten 107, 112, 114, Diagramme einfügen und bearbeiten Diagrammelemente verwenden 119, Diagrammlayout modifizieren Diagrammelemente modifizieren 119, 120 5

7 5 Folienübergänge und Animationen verwenden 5.1 Eingebaute und benutzerdefinierte Animationen verwenden Effekt- und Pfadoptionen verwenden Animationen modifizieren 124, 127, Folienübergänge verwenden und bearbeiten Präsentationen gemeinsam bearbeiten 6.1 Kommentare verwenden 131, Rechtschreibprüfung verwenden 66, 67 7 Präsentationen für die Verteilung vorbereiten 7.1 Präsentationen speichern 17, 19, 21, Präsentationen gemeinsam nutzen 20, 134, 147, Präsentationen drucken Präsentationen schützen 134, 135, 137, 139, Präsentationen verteilen 8.1 Präsentationswerkzeuge verwenden 155, Präsentationen einrichten 150, 152, Probelauf und Anzeigedauer der Folien einstellen Präsentationen aufzeichnen 77 6 Examen , Microsoft PowerPoint 2010

8 Einleitung An immer mehr Arbeitsplätzen ist der professionelle Umgang mit Microsoft Office-Produkten ein absolutes Muss. Diese Schulungsunterlage hilft Ihnen, das Programm PowerPoint 2010 in den Griff zu bekommen, das innerhalb der Office-Familie für den Bereich Präsentation verantwortlich ist. Zielgruppe Diese Schulungsunterlage ist für Personen gedacht, die das Ziel haben, die Funktionen von Microsoft PowerPoint zu beherrschen. Sie ist in erster Linie als Begleitmaterial für den Unterricht in einer Schulung vorgesehen. Sie erfahren darin auch, welche Techniken Sie beherrschen müssen, um den Zertifizierungstest für Microsoft PowerPoint 2010 erfolgreich abzuschließen und so Ihre individuellen Fähigkeiten durch Ablegen der Prüfung zum Microsoft Office Specialist bestätigen zu lassen. Der Nachweis einer solchen Kompetenz ist ein entscheidendes Kriterium für verbesserte Bewerbungs- und Aufstiegschancen. Voraussetzungen Kenntnisse in PowerPoint 2010 werden für die Arbeit mit dieser Unterlage nicht vorausgesetzt. Um aber sinnvoll mit dem hier angebotenen Material arbeiten zu können, sollten die für die Arbeit am Rechner notwendigen Grundkenntnisse bei Ihnen vorhanden sein: Sie sollten die Arbeit mit dem Betriebssystem Microsoft Windows beherrschen. Dazu gehört, dass Ihnen Begriffe und Elemente wie Start-Menü, Computer (Arbeitsplatz), Desktop, Laufwerke, Ordner und Dateien geläufig sind und dass Sie mit den wesentlichsten Werkzeugen zur Steuerung eines Programms vertraut sind. Sie sollten ferner wissen, wie man eine Verbindung zum Internet herstellt. Grundsätzlich wird vorausgesetzt, dass Sie sich mit der Bedienung von Tastatur und Maus auskennen. Der Eingangstest, den Sie mitsamt den Beispieldateien herunterladen können, gibt Ihnen zusätzliche Hinweise, welches Wissen diese Unterlage voraussetzt. Dienlich aber keine Voraussetzung wäre es, wenn Sie bereits mit Power- Point oder mit einem anderen neueren Programm von Microsoft möglichst mit einem der Office-Familie in der Version 2010 gearbeitet hätten. Software Um die in den Lektionen dieser Unterlage angesprochenen Übungen praktisch nachvollziehen zu können, müssen Microsoft Windows sowie Microsoft PowerPoint 2010 oder eine Version von Microsoft Office 2010, die dieses Programm enthält auf Ihrem Arbeitsrechner ordnungsgemäß installiert sein. Ausgegangen wird von der Standardeinrichtung des Programms, wie sie nach einer Neuinstallation vorhanden ist. Examen , Microsoft PowerPoint

9 Konventionen Dieser Unterlage liegen einige Konventionen zugrunde, mit denen Sie sich vor dem Durcharbeiten dieses Buches vertraut machen sollten. Übungen Die Anleitungen für praktische Übungen, die Sie unbedingt nachvollziehen sollten, werden in nummerierten Schritten angegeben. Sie finden in der Unterlage aber auch zusätzliche Hinweise, die nicht als Übung gekennzeichnet sind. Diese Themenbereiche können ebenfalls Inhalt des Zertifizierungstests sein. Tastatureingaben Ein Pluszeichen zwischen zwei Tasten bedeutet, dass Sie die Tasten gleichzeitig drücken müssen. Die Angabe (Strg)+(C) bedeutet beispielsweise, dass Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten müssen, während Sie die (C)-Taste drücken. Allgemeine Hinweise Daten, die Sie eingeben sollen, Dateinamen und Internetadressen sind fett gedruckt. Oberflächenelemente, beispielsweise die Namen von Optionen und Befehlen, sowie andere wichtige Bezeichnungen sind kursiv gedruckt. Mit diesem Symbol sind Abschnitte gekennzeichnet, in denen Lernziele der Zertifizierungsprüfung zum Microsoft Office Specialist behandelt werden. Eine Übersicht der Lernziele finden Sie auf Seite 5. Herunterladen des Begleitmaterials Zu dieser Unterlage steht im Internet folgendes Begleitmaterial kostenlos bereit: Eingangs- und Abschlusstest PDF-Datei. Zum Betrachten der Datei benötigen Sie das Programm Adobe Reader, das Sie unter kostenlos herunterladen können. Beispieldateien zu vielen Übungen dieser Unterlage Zum Herunterladen des Begleitmaterials nehmen Sie folgende Schritte vor: 1. Starten Sie Ihren Browser und öffnen Sie die Seite 2. Tragen Sie in das untere der beiden Eingabefelder für die ISBN-Nummer die Ziffern 074 ein und klicken Sie auf Suchen. 3. Klicken Sie im Suchergebnis auf den Link unter Download und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer. Wählen Sie dabei direkt den Ordner, in dem Sie die Übungsdateien installieren möchten. 4. Öffnen Sie die Datei, bei der es sich um ein selbstentpackendes Archiv handelt. Beim Entpacken wird für jede Lektion ein eigener Ordner erstellt, der dann die zugehörigen Übungsdateien enthält. Zusätzlich finden Sie die Übungsdateien auch unter msp.oreilly.de/support/ / Examen , Microsoft PowerPoint 2010

10 1 Präsentationen erstellen Lernziele Leere Präsentationen erstellen Präsentationen aus Designs und Vorlagen erstellen Fotoalbum erstellen Präsentationen aus Word-Gliederungen erstellen Verschiedene Präsentationsansichten verwenden PowerPoint-Oberfläche anpassen Präsentationen speichern Präsentationen schließen und öffnen In dieser Lektion lernen Sie zunächst die verschiedenen Verfahren kennen, mit denen Sie in PowerPoint 2010 eine neue Präsentation erstellen können. Anschließend erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt, Präsentationen zu speichern. Leere Präsentationen erstellen Wenn Sie beim Erstellen einer Präsentation im übertragenen Sinne mit einer leeren Folie beginnen wollen, haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten: Lernziel 2.3 Sie erstellen eine Präsentation, die nur eine leere Titelfolie enthält, auf der sich lediglich zwei Platzhalter für den Titel und den Untertitel der neuen Präsentation befinden. Falls Sie keine Zeit in die Gestaltung eines ansprechenden Folienlayouts investieren wollen, können Sie die Präsentation auf Basis eines Designs erstellen. Die Folien Ihrer Präsentation erhalten dann automatisch einen mehr oder weniger aufwendig gestalteten Hintergrund und verwenden dazu passende Schriftformatierungen. Diese beiden Verfahren lernen Sie nun in den ersten beiden Übungen dieser Lektion kennen. Übung 1: Leere Präsentation erstellen Um eine neue, leere Präsentation zu erstellen, gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. 9

11 2. Klicken Sie im Menü der Backstage-Ansicht auf Neu. PowerPoint zeigt den Bereich Verfügbare Vorlagen und Designs an. Die verfügbaren Vorlagen und Designs sind in zwei Gruppen unterteilt: Über die Symbole der oberen Gruppe erreichen Sie die Kategorien, mit denen Sie eine der lokalen Ressourcen als Grundlage für Ihre neue Präsentation verwenden können. Um in diesen Kategorien zu navigieren, können Sie die drei Schaltflächen verwenden, die sich auf der Leiste oberhalb der Gruppe befinden (zwei Pfeile und das Haus). In der zweiten Gruppe sind Vorlagen von Office.com aufgeführt; das sind Vorlagen, die Sie kostenlos aus dem Office-Portal von Microsoft herunterladen können. 3. Achten Sie darauf, dass in der Liste der verfügbaren Vorlagen und Designs das Symbol Leere Präsentation markiert ist, und klicken Sie im rechten Bereich der Backstage-Ansicht auf Erstellen. PowerPoint legt dann eine neue, leere Präsentation an. Diese ist jedoch nicht wirklich leer, sondern enthält bereits eine einzelne Folie. Sie ist dafür vorgesehen, den Titel und Untertitel Ihrer Präsentation aufzunehmen, und enthält zu diesem Zweck bereits entsprechende Platzhalter. Wie Sie die neue Präsentation mit Inhalt füllen, erfahren Sie in der nächsten Lektion ab Seite 25. Übung 2: Neue Präsentation aus Designvorlagen erstellen Lernziele 2.1 und 2.4 Wenn Sie mit Ihrer neuen Präsentation nicht ganz bei null anfangen möchten, können Sie auch von Anfang an Farbe ins Spiel bringen: Sie erstellen die neue Präsentation auf der Basis eines installierten Designs. 10 Kapitel 1

12 In diesem Fall stattet PowerPoint die Folien der neuen Präsentation automatisch mit einem mehr oder wenig aufwendig gestalteten Hintergrund aus. Außerdem wird durch ein Design, wie eingangs erwähnt, die Verwendung bestimmter Schriften und Farben vorgegeben. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu. 2. Klicken Sie in der Liste der verfügbaren Vorlagen und Designs auf das Symbol Designs. Sie sehen nun die Liste der installierten Designs. 3. Wenn Sie die Miniaturansichten der Designs anklicken, erscheint rechts im Fenster eine vergrößerte Vorschau. 4. Um eine neue, leere Präsentation zu erstellen, die das markierte Design verwendet, klicken Sie auf Erstellen. Die neue Präsentation enthält ebenfalls eine Folie für den Titel bzw. den Untertitel, die bereits mit einem gestalteten Hintergrund ausgestattet ist (den Sie natürlich noch ändern können). Wie Sie später sehen werden, lässt sich auch das gesamte Design einer Präsentation mit wenigen Mausklicks austauschen. Mit der Entscheidung für ein Design müssen Sie sich also nicht verbindlich festlegen. 5. Werfen Sie einen Blick auf die Statusleiste von PowerPoint: Dort wird der Name des ausgewählten Designs angezeigt. Hinweis: Inhalt und Gestaltung Die Trennung von Inhalt und Gestaltung ist ein wichtiges Prinzip einer PowerPoint-Präsentation, das Ihnen immer wieder begegnen wird. Nur wenn Sie dieses Prinzip konsequent umsetzen, werden Ihre Präsentationen optimal flexibel und wiederverwertbar! Präsentationen erstellen 11

13 Präsentationen aus Beispielvorlagen erstellen Bei der Installation von PowerPoint werden mehrere Beispielvorlagen installiert, die Sie als Ausgangspunkt für neue Präsentationen verwenden können. Diese Vorlagen haben den Vorteil, dass sie bereits mehrere Folien mit vorgefertigten Texten enthalten und Ihnen so eine Menge Arbeit ersparen können. Zusätzlich stehen auf der Website Office.com weitere Vorlagen zum kostenlosen Download bereit. Sehen Sie also in jedem Fall auch dort nach, ob Sie eine geeignete Vorlage finden. Übung 3: Beispielvorlagen verwenden 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu. Lernziele 1.1 und Wählen Sie im Bereich Verfügbare Vorlagen und Designs die Rubrik Beispielvorlagen. 3. Klicken Sie im mittleren Bereich eine der Miniaturgrafiken an, um im rechten Bereich eine Vorschau zu sehen. 4. Doppelklicken Sie dann auf das Symbol der Vorlage, die Sie verwenden wollen. Wählen Sie für diese Übung die Vorlage Rhea-Fotoalbum. Die neue Präsentation wird erstellt. Die Beispielvorlage Rhea-Album enthält bereits einige Folien, auf denen Sie mehr über die Features zur Formatierung von Bildern, Fotos und Grafiken lernen können. 5. Führen Sie im Gliederungsbereich auf der linken Seite des PowerPoint- Fensters einen Bildlauf durch, um die vorhandenen Folien zu sehen. Klicken Sie auf eine Folie im Gliederungsbereich, damit sie im Folienbereich (rechts im PowerPoint-Fenster) angezeigt wird. Im Folienbereich bearbeiten Sie Ihre Folien. 12 Kapitel 1

14 Durch Verschieben der Begrenzungslinien können Sie die Größe der Bereiche ändern 6. Verwenden Sie die Zoomsteuerung am rechten Rand der Statusleiste, um den Zoomfaktor für die angezeigte Folie einzustellen: Ziehen Sie den Schieberegler, um den Zoomfaktor stufenlos zwischen 10% und 400% einzustellen. Klicken Sie auf die runden Schaltflächen links und rechts neben dem Schieberegler, um den Zoomfaktor in Schritten von 10% zu ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Größe anpassen, damit PowerPoint den Zoomfaktor so einstellt, dass die aktuelle Folie vollständig sichtbar ist. Die Schaltfläche Größe anpassen Die Ansichten für eine Präsentation verwenden Lernziel 1.1 PowerPoint 2010 kann eine Präsentation in verschiedenen Ansichten anzeigen, die jeweils für bestimmte Arbeitsschritte vorgesehen sind. Am schnellsten schalten Sie zwischen den verschiedenen Ansichten hin und her, indem Sie die kleinen Schaltflächen in der Statusleiste verwenden, die sich links neben der Zoomsteuerung befinden. Sollten diese Schaltflächen nicht sichtbar sein, können Sie sie über das Kontextmenü der Statusleiste mit dem (missverständlich bezeichneten) Befehl Tastenkombinationen anzeigen einblenden. Präsentationen erstellen 13

15 Alternativ können Sie auf der Registerkarte Ansicht die Schaltflächen der Gruppe Präsentationsansichten verwenden. Normalansicht Die Normalansicht ist die Standardansicht, in der Sie die Folien Ihrer Präsentation bearbeiten. In dieser Ansicht sieht der Bildschirm so aus, wie es das Bild auf der vorigen Seite zeigt. Foliensortierungsansicht In der Foliensortierungsansicht werden die Folien der Präsentation als kleine Vorschaubilder angezeigt. Auf diese Weise können Sie sich schnell einen Überblick über die Präsentation verschaffen und einzelne Folien bequem mit der Maus umstellen. Sie können Folien aus der Präsentation löschen, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl Folie löschen wählen. Außerdem können Sie sich in dieser Ansicht auch die Animationen anzeigen lassen, die Sie für die einzelnen Folienübergänge definiert haben. Notizenseitenansicht Wenn Sie für eine Folie Anmerkungen in das Notizenfeld eingegeben haben, können Sie diese gemeinsam auf einer Seite ausdrucken. Wie diese Seite im Ausdruck aussehen wird, zeigt Power- Point 2010 in der Notizenansicht auf dem Bildschirm an. Diese Ansicht ist jedoch keine reine Vorschaufunktion, sondern erlaubt auch eine Bearbeitung der Notizen. Bildschirmpräsentationsansicht Die Bildschirmpräsentation ist der Modus, in dem eine Präsentation direkt am Computer vorgeführt wird, also z.b. mit einem Beamer auf eine Leinwand projiziert wird. In dieser Ansicht nehmen die Folien den gesamten Bildschirm ein. 14 Kapitel 1