Erfolgsfaktor Wissensarbeit sicher durch die Krise

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1 Erfolgsfaktor Wissensarbeit sicher durch die Krise Potenziale entdecken und mobilisieren Pressegespräch Neue Welt des Arbeitens Köln, 11.Mai 2009 Dr. Josephine Hofmann Fraunhofer IAO Competence Center Business Performance Management Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F1

2 Fraunhofer IAO / IAT Universität Stuttgart www. iao.fraunhofer.de Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement IAT der Universität Stuttgart Institutsleiter: Dieter Spath Univ.-Prof. Dr.-Ing. Kernkompetenzen und Tätigkeitsschwerpunkte: Gründungsjahr: IAO 1981 IAT 1991 Mitarbeiter: 210 Mitarbeiter, 185 studentische Hilfskräfte Finanzvolumen: 24 Mio. Euro (IAO/IAT) Technologiemanagement Organisationsgestaltung Arbeitswissenschaft Personalmanagement Informationstechnik New Work / Arbeits- und Bürogestaltung Office Excellence Außenstelle: Office Innovation Center, Stuttgart Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F2

3 Gestaltungsthema Wissensarbeit Besonderheiten von Wissensarbeit und Wissensarbeitern Wissensarbeit ist wenig determiniert und komplex Wissensarbeit ist personen- und kommunikationsorientiert Wissensarbeit schafft ständig neues Wissen, baut auf Erfahrungen auf Wissensarbeiter sind weitgehend autonom und wichtigste Ressource der Wertschöpfung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F3

4 Gestaltungsthema Wissensarbeit Performanzpotenziale sind bei Wissensarbeit am größten Gemessen und verglichen wurde der durchschnittlich erzielte EBIT/Mitarbeiter bzw. die beobachtbaren Varianzen innerhalb ausgewählter Branchen Bei Branchen mit einem»hohen Anteil an Wissensarbeit«waren die ermittelten Spannen und Varianzen am größten. Große Spannen stehen gleichbedeutend für»große Performanzund Verbesserungspotenziale«! Wissensarbeit [Varianz] Routinetätigkeiten//Sachbearbeitung Rohstoffverarbeitend/Produzierend Quelle: Compustat; McKInsey Analysis, 2006 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F4

5 Produktivität von Wissensarbeitern Tayloristische Ansätze greifen nicht Das Versprechen: Wissensarbeit erhöht die Wirksamkeit aller bisherigen Investitionen von Unternehmen. Sie liefert einen Fokus, Kreativität und einen Hebeleffekt bei der Nutzung dieser Investitionen, um die Ziele ihres Unternehmens besser erreichen zu können Stephen R. Covey: Der 8. Weg Die Herausforderung: Wissensarbeiter bestimmen ihre Produktivitätsgrenzen selbst. Niemand weiss besser als sie selbst, wann sie ihre Arbeit gut machen. Klassische Ansätze, wie die Steigerung der Produktivität durch Rationalisierung des Arbeitsablaufes, greifen nicht. Stellhebel sind die Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit, Kreativität und Wissensaustausch sowie die Motivation der Wissensarbeiter können»zu wollen«. Leistungsbereitschaft wird erzeugt über Chancen, Entwicklungsperspektiven, Unternehmenskultur. Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F5

6 Gestaltungsthema Wissensarbeit Erfolgskritische Gestaltungsfelder Wissensarbeit ist wenig determiniert und komplex Prozesse & Strukturen IuK-Technologien Arbeitsplatz Innovation & Wissen Wissensarbeit schafft ständig neues Wissen, baut auf Erfahrungen auf Arbeitsbedingungen Gestaltungsfelder Wissensarbeit ist personen- und kommunikationsorientiert Unternehmenskultur Raum Strategie & Führung Personalentwicklung & Qualifizierung Wissensarbeiter sind weitgehend autonom und wichtigste Ressource der Wertschöpfung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F6

7 Gestaltungsfeld»IuK-Technologien«Produktiver mit mobilen Arbeitsplätzen Unser Auftrag Großkundenvertrieb eines Telekomproviders mit 300 Mitarbeitern Ermittlung von Produktivitätspotenzialen Datenermittlung über Mitarbeiterbefragung Ergebnisse und Umsetzungserfahrungen: Einsparungspotenziale vor allem bei hochbezahlter Wissensarbeitszeit Zusammenarbeit und Mobilität als größte Produktivitätspotenziale Umsetzung des»high Performance Knowledge Workplace«Mobiler Arbeitsplatz Wissensnetz (Publizierung/ Retrieval) Expertenfinder Reisen (Video-/ Audio-/Webkonferenz) Erreichbarkeitssteuerung Euro Euro Euro 1,38 Mio. Euro 1.22 Mio. Euro Mio. 1.2 Mio. 1.4 Mio. 1.6 Mio. Errechnete Einsparungspotenziale [Euro pro Jahr] - Projektbeispiel - Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F7

8 Gestaltungsfeld»IuK-Technologien«IuK-Qualität noch erheblich ausbaufähig! Das Gesamtergebnis für den Index»IuK-Qualität«(MW = 4,84) entspricht einem Niveau von insgesamt nur 64,0%. Die Befragten attestieren insgesamt zwar eine recht gute Zuverlässigkeit und Stabilität der IuK-Technik Defizite werden jedoch insbesondere aufgrund häufiger Medienbrüche und einem unbefriedigenden Ausstattungsniveau attestiert. Index IuK-Qualität Schneller und unkomplizierter Zugriff auf benötigte Nachrichten, Daten, Unterlagen Zuverlässigkeit und Stabilität der IuK-Technik Vermeidung von Medienbrüchen bei der täglichen Arbeit Erfüllung persönlicher Bedürfnisse mit der zur Verfügung stehenden Hard- und Software Ausstattungsniveau des AP s mit geeigneter IuK-Technik insgesamt 0% 25% 50% 75% 100% 51,8% 4,11 64,0% 4,84 59,5% 4,57 70,0% 5,20 64,8% 4,89 72,8% 5,37 Office 21-Studie»Information Work 2009«[n = ] sehr schlecht [trifft überhaupt nicht zu] Bewertung [Mittelwerte] sehr gut [trifft voll zu] Quelle: OFFICE 21 -Studie»Information Work 2009«(Kelter et al., 2009) Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F8

9 Gestaltungsfeld»Arbeitsplatz«Effizienzsteigerung durch mehr Bildschirmfläche Trend und zunehmende Nachfrage nach großformatigen Bildschirmen am Arbeitsplatz Parallele Darstellung von Informationsquellen und Arbeitsbereich Application- und Document-Sharing Desktop-Videokonferenz usw. 3,5 Eine OFFICE 21 -Laborstudie des IAO an einem prototypischen Arbeitsplatz (»IWWP«) weist eine deutlich gesteigerte Produktivität (> 35%) bei der Recherche, Interpretation und Generierung neuer Inhalte und komplexer Dokumente aus. [Punkte/ Minute] 3,0 2,5 OFFICE 21 Produktivitätssteigerung IWWP 2008 (Haner et al.) Multi-Screen Setting Δ = 35,5% Quelle: OFFICE 21 -Laborstudie»IWWP«(Haner et al., 2008) 2,0 T 1 T 2 Gruppe 1 [19 -Monitor] Gruppe 2 [22 -Widescreen-Monitor] Gruppe 3 [Trio / 3 x 19 -Monitor] Standard Setting Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F9

10 Gestaltungsthema Wissensarbeit Stellhebel der Produktivität Mobile, individualisierte Arbeitsumgebungen Unterstützung von Networking, Wissens- und Erfahrungsaustausch Treff- und Ankerpunkte für Begegnung und informelle Kommunikation Vernetzte Raum- und Gebäudestrukturen Kultur der Offenheit, Neugier und Wertschätzung von Verschiedenheit Gelebte und strukturell implementierte Führungsprinzipien, die Wissensaustausch und Innovation befördern Autonomie in der Wahl der Arbeitsorte und -zeiten Sinnvolle Schnittstellen zwischen Wissensarbeitern und Unterstützungsfunktionen Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F10

11 Zielsetzung und Erfolgsfaktoren Knowledge Work Performance Audit Wir analysieren die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Wissensarbeiter in Wert zu setzen. Dies umfasst folgende, erfolgskritische Gestaltungsfelder: Strategie und Führung Unternehmenskultur Personalentwicklung und Qualifizierung Prozesse und Strukturen Arbeitsbedingungen IuK-Technologien Innovation und Wissen Arbeitsplatz Raum Wir positionieren Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen. Wir beraten Sie in der Priorisierung und Ausgestaltung der notwendigen Optimierungsmaßnahmen. KPA Knowledge Work Performance Audit Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F11

12 Knowledge Work Performance Audit Vorgehensweise Schritt 1: Klärung des zu untersuchenden Bereiches Datenanforderung und Vorarbeiten (»Fact sheet«) Schritt 2: Durchführung des fragebogengestützten Managementinterviews (Dauer ca. 4 Stunden) Datenauswertung, grafische Aufbereitung der Ergebnisse Schritt 3: Präsentation und Diskussion vor der Geschäftsleitung Ableitung / Priorisierung von Handlungsfeldern Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F12

13 Knowledge Work Performance Audit Gesamtüberblick: Gestaltungsfelder und Ergebnisgrößen Gestaltungsfelder Strategie & Führung Personalentwicklg. & Qualifizierung Arbeitsbedingungen Innovation & Wissen Raum Unternehmenskultur Prozesse & Strukturen IuK-Technologien Arbeitsplatz Reifegrade Erfolgskennzahlen Benchmark Datenpool intern/extern Knowledge Work Performance Audit Benchmark Datenpool intern/extern Bezugsgrößen Flächen, Kosten Kundenzufriedenheit Arbeitgeberattraktivität Intellectual Capital Management Bilanz & Wachstum Ergebnisgrößen Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F13

14 Knowledge Work Performance Audit Ergebnisübersicht: Alle Reifegrade detailliert nach Items Gesamt-Reifegrad zu jedem Gestaltungsfeld (R 1 R 9 ), incl. Einzel-Reifegrade zu jedem Item Unterteilung der Reifegrade in 5 Bereiche: Kat. 1: (> 85%) Kat. 2: (> 75%... 85%) Kat. 3: (> 65%... 75%) Kat. 4: (> 55%... 65%) Kat. 5: (< 55%) Zahlreiche weitere Auswertungen und Ergebnisaufbereitungen: Top-/Flop-Liste, Maßnahmendichte, Wirksamkeit, Systematik, Breite, Akzeptanz usw. GF 9: Raum GF 8: Arbeitsplatz GF 7: Innovation & Wissen GF 6: IuK-Technologien R 8 = 80,3% Beispiel R 7 = 56,6% R 9 = 49,1% KPA 5.2 R 1 = 72,7% 1.2 Knowledge Work Performance Audit R 6 = 81,4% Reifegrad 100 [%] R 5 = 78,7% R 2 = 74,3% R 4 = 62,1% R 3 = 39,5% GF 5: Strategie & Führung GF 1: Strategie & Führung GF 4: Prozesse & Strukturen GF 2: Unternehm.- kultur GF 3: Pers.entw. & Qualifik. Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F14

15 Knowledge Work Performance Audit Nutzen für unsere Kunden Gesamteinschätzung zur Ist-Situation und zum Handlungsbedarf: Wie ganzheitlich verfolgen Sie das Ziel der Performanzförderung? Wo sind Lücken, welche Gestaltungsfelder sind zu schwach umgesetzt? Welche Abhängigkeiten sind zu berücksichtigen? Welche Prioritäten sind in der Zukunft zu setzen? Klarheit über die Reife der verfolgten Einzelmaßnahmen: Wie ist der Wirkungsgrad der Maßnahmen zu bewerten? Gehen Sie die einzelnen Maßnahmen systematisch genug an? Wird mit den Maßnahmen die gesamte Zielgruppe erreicht? Wie ist die Akzeptanz unter der Zielgruppe einzuschätzen? Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F15

16 Knowledge Work Performance Audit - Umsetzungsbeispiel Arbeitsorganisation und Büroneubau Santander Bank Zusammenführung von Mitarbeitern an einem gemeinsamen Standort nach Fusion. Entwicklung eines hochflexiblen Arbeits- und Bürokonzeptes mit hoher räumlicher und zeitlicher Autonomie für die Mitarbeiter. Non-territoriales Bürokonzept, Steigerung der Flächenproduktivität um 15 Prozent. Digitalisierung der Arbeitsabläufe. Einführung von Telepräsenzlösungen Mitarbeiterbefragung: deutliche Steigerung von Wohlbefinden, Produktivität und Motivation Bilder: Santander Consumer Bank AG Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F16

17 Kontakt Dr. Josephine Hofmann Office Innovation Center, Stuttgart Fraunhofer IAO Nobelstraße Stuttgart Tel: +49 (0711) Mail: VISUM Zentrum für visuelles Unternehmensmanagement Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JER F17

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