Gestaltung performanter Bürowelten

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1 -Seminar CORPORATE PLACES Gestaltung performanter Bürowelten Potenziale entdecken und mobilisieren Köln, 7. Mai 2009 Dr. Jörg Kelter Fraunhofer IAO, Stuttgart Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F1 Die Fraunhofer-Gesellschaft im Profil 58 Institute an 40 Standorten Mitarbeiter Gesamtbudget 1,4 Mrd. 7 Verbünde: Informations- und Kommunikationstechnik Life Sciences Mikroelektronik Oberflächentechnik und Photonik Produktion Werkstoffe, Bauteile Saarbrücken Bremen Dortmund Darmstadt Karlsruhe Freiburg Stuttgart Hannover Rostock Berlin Dresden München IAO Stuttgart IAT Stuttgart Verteidigungs- und Sicherheitsforschung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F2 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 1

2 Fraunhofer IAO / IAT Universität Stuttgart www. iao.fraunhofer.de Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement der Universität Stuttgart IAT Institutsleiter: Dieter Spath Univ.-Prof. Dr.-Ing. Gründungsjahr: IAO 1981 IAT 1991 Mitarbeiter: 210 Mitarbeiter, 185 studentische Hilfskräfte Finanzvolumen: 24 Mio. Euro (IAO/IAT) Kernkompetenzen und Tätigkeitsschwerpunkte: Technologiemanagement Organisationsgestaltung Arbeitswissenschaft Personalmanagement Informationstechnik New Work / Arbeits- und Bürogestaltung Office Excellence Außenstelle: Office Innovation Center, Stuttgart Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F3 Fraunhofer IAO / Competence Center»Workspace Innovation / Information work«synergien durch Forschung Entwicklung Beratung Arbeitswelt Büro Beratung Corporate Real Estate Strategie, Wettbewerbe, Anforderungsdefinition, Gebäudekonzept, Arbeits-/Bürokonzept, Belegungskonzepte, Layoutplanungen, Change Management usw. Forschung Empirische Studien, Delphi-Befragungen, Szenarienentwicklung, Trendexploration, Felduntersuchungen usw. Entwicklung Tools, Web-Portale, Produktszenarien, Produktkonzepte, Visualisierung/Modelle ( Virtual Reality) usw. Fraunhofer Office Innovation Center (OIC), Stuttgart Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F4 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 2

3 Entwicklungsstufen (Auszug) OFFICE 21 Gründung als branchenübergreifendes Verbundprojekt Einweihung des Office Innovation Center in Stuttgart Eröffnung ICL, Interactive Creativity Landscape 2. Buch OFFICE 21 Empirische Studien E-Work I & II Prototyp Information Worker s Workplace Studie: Information Work Entwicklung der Globalszenarien METROPOLIS, EDEN und ORION ImmoCheck Office Commander COMET Space Move Empirische Studien Office Performance, Soft Success Factors Szenarioweiterentwicklung GENIUS II International Office Survey OFFICE SCORE Portal zur Immobilienbewertung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F5 Forschungsphase Aktuelle Projektpartner von OFFICE 21 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F6 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 3

4 Agenda Office Excellence - Trends, Grundverständnis und Kernfragen Stellschrauben der Produktivität - Erfolgskritische Gestaltungsfelder - Ergebnisse empirischer Studien Methoden und Tools zur Analyse und Performance-Messung - Office Design & Performance Check [ODPC] - Knowledge Work Performance Audit [KPA] Bürowelten für Wissensarbeiter - Beispiele und Anregungen Fazit - Schlussfolgerungen und Ausblick Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F7 Arbeitswelt Büro Megatrend: Wissen, Kreativität und Lernen Wissen und Kreativität als neue Produktionsfaktoren Old Work wird zu New Work (z. B. Voith Papiermaschinen»Wissensfabrik«) Ubiquitäre Verfügbarkeit von Information Beeinflussung aller Lebens- und Arbeitsbereiche Lifelong Learning Notwendigkeit zum kontinuierlichen Lernen, asynchrone Arbeits-Biographien Kreativitätslücke Rückgang der Kreativität in einer alternden Gesellschaft entgegenwirken Bedingungen für Kreativität Technologie, Kultur, Kulinarik, Milieus»Inspiration«Quelle: IAB / Prognose Projektion 2005 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F8 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 4

5 Arbeitswelt Büro Verfügbarkeit von Wissen im Unternehmen Bedeutung von Wissen (aus Sicht des Managements) eher unwichtig 4% wichtig 38% sehr wichtig 58% Verfügbarkeit von Wissen im Unternehmen ungenügend 17% schlecht 23% befriedigend 46% gut 14% Quelle: Trendstudie Wissensmanagement (Fraunhofer IAO, 2003) Anteil [in %] 100 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F9 Arbeitswelt Büro Megatrend: Flexibilisierung und Mobilität Flexibilisierung der Arbeit Hohe Volatilität der Wirtschaftszweige, Abnahme von Normalarbeitsverhältnissen, Zunahme von Free-Lancing Flexibilisierung von Arbeitszeiten Lebens-Arbeitszeit-Modelle, Vertrauensarbeitszeit, Sabbaticals, Telearbeitsmodelle Zunehmende externe Mobilität Globale Einsatzorte, Mobiles Kreativ-Potenzial, dezentrale Dienstleistungserbringung Zunehmende interne Mobilität und Dynamik Arbeit in wechselnden Projektteams, häufige Reorganisationen, verkürzte Projektlaufzeiten Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F10 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 5

6 Zukunft der Büroarbeit / Office Excellence Polare Prozesse der Büroarbeit erkennen und unterstützen Anregung, Aktivität Veränderung, Anpassung Selbststeuerung Unterstützung, Zusammenarbeit Vielfalt, Redundanz Integration Prinzip der Aktivität Prinzip der Flexibilität Prinzip der Autonomie Prinzip der Kooperation Prinzip der Variabilität Prinzip der Komplexität Rückzug, Ruhe Stabilität, Identitätsbildung Fremdsteuerung Eigenständigkeit, Alleinarbeit Vereinheitlichung, Synergie Spezialisierung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F11 Arbeitswelt Büro Die Realität... Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F12 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 6

7 Performante Bürowelten Office Excellence First we shape our buildings, and then they shape us nach Winston Churchill (1949) Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F13 Office Excellence Grundverständnis Office Excellence? = Qualität * Akzeptanz Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F14 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 7

8 Office Excellence Kernfragen Erfolgskritische Gestaltungsfelder Office Excellence? Wirkungszusammenhänge Messbarkeit Vergleich und Benchmarks Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F15 Agenda Office Excellence - Trends, Grundverständnis und Kernfragen Stellschrauben der Produktivität - Erfolgskritische Gestaltungsfelder - Ergebnisse empirischer Studien Methoden und Tools zur Analyse und Performance-Messung - Office Design & Performance Check [ODPC] - Knowledge Work Performance Audit [KPA] Bürowelten für Wissensarbeiter - Beispiele und Anregungen Fazit - Schlussfolgerungen und Ausblick Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F16 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 8

9 Clusteranalysen Wohlfühl-Qualität in unterschiedlichen Vergleichsgruppen Wohlbefindlichkeits-Index [Cluster-Mittelwerte] 0,8 0,6 0,4 0,2 MW = 5,32-0,2-0,4-0,6-0,8 Gutes Unternehmensimage, hohe Identifikation Identifikation Integration & Bindung Mobilität Arbeitsinhalt von Technik Rückzug + 0,11-0, sehr geringe Wohlfühl-Qualität durchschnittlich sehr hohe Wohlfühl-Qualität Durchschnitts- Unternehmen + 0,15-0,21 Arbeitsplatz mit hoher Mobilität Statischer Arbeitsplatz + 0,15 Abwechslungsreiche Arbeit -0,49 Routine-Arbeit + 0,36-0,36 Technik ist dezent, unauffällig integrierte Technik wirkt dominant und auffällig + 0,38-0,38 Büro/AP mit Rückzugsoptionen (Klausur) keine Rückzugsoptionen am AP / im Büro Gestaltungs- Qualität + 0,57-0,80 Attraktives Büro (-ambiente) Unattraktives Büro(-ambiente) Quelle: Office 21-Sstudie Soft Success Factors [2002] überdurchschnittlich unterdurchschnittlich -1,0 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F17 Gestaltungsfeld»Prozesse & Strukturen«Prozess-Performance auf niedrigem Gesamtniveau Laufende OFFICE 21 -Studie (n = Teilnehmer; Stand ). 0% 25% 50% 75% 100% Der Kennwert»Prozess-Performance«wird in Form eines Index gebildet und umfasst folgende fünf Items: MW = 4,32 [ 55,3% ] n = Nutzung der richtigen Mittel und Wege zur Zielerreichung, Aufwand zur Zielerreichung bzw. zur Erledigung der eigenen Aufgaben, Bewertung der arbeitsbezogenen Kommunikation mit den Kollegen, Qualität der internen/teambezogenen Abstimmung u. Zusammenarbeit insgesamt, Abstimmung allg. administrativer, organisatorischer Prozesse Häufigkeit [n] Office 21-Studie»Information Work 2009«Das Gesamtergebnis (MW = 4,32) entspricht einem Niveau von insgesamt nur 55,3% (Maximalwert = 100%). Dies weist auf große ungenutzte Performance-Potenziale hin. sehr gering Index Prozess-Performance sehr hoch Quelle: OFFICE 21 -Studie»Information Work 2009«(Kelter et al., 2009) Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F18 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 9

10 Gestaltungsfeld»IuK-Technologien«IuK-Qualität ist häufig noch unbefriedigend Das Gesamtergebnis für den Index»IuK-Qualität«(MW = 4,84) entspricht einem Niveau von insg. nur 64,0%. Die Befragten attestieren insgesamt zwar eine recht gute Zuverlässigkeit und Stabilität der IuK-Technik (72,8%-Niveau), Defizite werden jedoch insbesondere aufgrund häufiger Medienbrüche (51,8%-Niveau) und einem unbefriedigenden Ausstattungsniveau attestiert (59,5%). Index IuK-Qualität Schneller und unkomplizierter Zugriff auf benötigte Nachrichten, Daten, Unterlagen Zuverlässigkeit und Stabilität der IuK-Technik Vermeidung von Medienbrüchen bei der täglichen Arbeit Erfüllung persönlicher Bedürfnisse mit der zur Verfügung stehenden Hard- und Software Ausstattungsniveau des AP s mit geeigneter IuK-Technik insgesamt 0% 25% 50% 75% 100% 51,8% 4,11 64,0% 4,84 59,5% 4,57 70,0% 5,20 64,8% 4,89 72,8% 5,37 Office 21-Studie»Information Work 2009«[n = ] Quelle: OFFICE 21 -Studie»Information Work 2009«(Kelter et al., 2009) sehr schlecht [trifft überhaupt nicht zu] Bewertung [Mittelwerte] sehr gut [trifft voll zu] Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F19 Gestaltungsfeld»IuK-Technologien«Zusammenhang zwischen IuK-Qualität vs. Performance Hoch signifikanter und starker Zusammenhang (r = 0,574***) zwischen»iuk-qualität«und»prozess-performance«. Eine geringe IuK-Qualität korreliert in sehr hohem Maße mit einer geringen Prozess-Performance und umgekehrt. Bei beiden Kennwerten lassen sich bei Vernachlässigung von Extremwerten am unteren und oberen Ende ( Perzentil), massive Unterschiede feststellen: Δ IuK = 56,8% Δ Perf. = 55,8% Die IuK-Qualität ist in vielen Fällen offensichtlich nicht (mehr) zeitgemäß bzw. häufig stark verbesserungsbedürftig. sehr hohe Performance Index Prozess-Performance sehr geringe Performance 0% Perzentil 5. Perz. sehr gering 2 25% r = *** 5. Perzentil 50% MW = 4,32 55,3% MW = 4,83 64,0% Δ = 56,8% Index IuK-Qualität 75% Perzentil 100% 100% [n = ] 75% Δ = 55,8% 50% 25% 0% 7 sehr hoch Quelle: OFFICE 21 -Studie»Information Work 2009«(Kelter et al., 2009) Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F20 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 10

11 Gestaltungsfeld»Arbeitsplatz«Effizienzsteigerung durch mehr Bildschirmfläche Trend und zunehmende Nachfrage nach großformatigen Bildschirmen am Arbeitsplatz Parallele Darstellung von Informationsquellen und Arbeitsbereich Application- und Document-Sharing Desktop-Videokonferenz usw. 3,5 Eine OFFICE 21 -Laborstudie des IAO an einem prototypischen Arbeitsplatz (»IWWP«) weist eine deutlich gesteigerte Produktivität (> 35%) bei der Recherche, Interpretation und Generierung neuer Inhalte und komplexer Dokumente aus. [Punkte/ Minute] 3,0 2,5 OFFICE 21 Produktivitätssteigerung IWWP 2008 (Haner et al.) Multi-Screen Setting Δ = 35,5% Quelle: OFFICE 21 -Laborstudie»IWWP«(Haner et al., 2008) 2,0 T 1 T 2 Standard Setting Gruppe 1 [19 -Monitor] Gruppe 2 [22 -Widescreen-Monitor] Gruppe 3 [Trio / 3 x 19 -Monitor] Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F21 Gestaltungsfeld»Raum«Qualitätsvolles Office Design fördert die Performance! Laufende IAO-Studie (INQA Büro) mit aktuell n = Teilnehmern (Stand: 04/2009) Hochsignifikanter und stark positiver Zusammenhang zwischen den Indices Office- Design und Office-Performance (Korrelation r = 0.385***). Gestaltungs-Qualität schafft somit Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für eine hohe Performance im Büro. Durch die Optimierung des»office-design«( d. h. hohe Gestaltungs- und Ausstattungsqualität bei allen 9 Parametern des Office-Design-Index) kann ein Performance-Potential von bis zu 36% erschlossen werden. Quelle: J. Kelter, Fraunhofer IAO (2007) [Office-Excellence-Check / INQA Büro] Zum Selbst-Test siehe: sehr hohe Performance Office-Performance- Index sehr geringe Performance sehr geringe Gestaltungs-Qualität Office-Design-Index [n = 4.490] sehr hohe Gestaltungs-Qualität 0% 7 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F22 3 r = *** 4 Eignung der Büroform Eignung für Konzentrations-Arbeit Eignung für Kommunikations-Arbeit Qualität des Raum-/Bürolayout Attraktivität des Ambientes insgesamt Ergonomische Qualität d. Möblierung Qualität der Licht-/Sehverhältnisse Qualität des Raumklimas Rückzugsmöglichkeiten % 75% 50% 25% Δ max = 36% Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 11

12 »Office-Excellence-Check«(Sonderauswertung 2007) Aktuelle Mittelwerte, Spitzengruppe und Underdogs Zwischenauswertung des OEXC [n = Teilnehmer]: Die aktuellen Mittelwerte geben sowohl Hinweise auf ungenutzte Performance-Potentiale; sie weisen aber auch auf einen Nachholbedarf in Sachen»Office-Design«hin: Office-Performance-Index = 4,64 [ 60,7%-Niveau] Office-Design-Index = 4,61 [ 60,1%-Niveau] Die Gruppe der Besten [»TOP 25%«, High Performer/gutes Office Design] beginnt oberhalb eines Grenzwertes von 70,8% bzw. 74,1% ( jeweils 4. Quartil, blauer Bereich). Die Gruppe der Schlechtesten 25% [»Underdogs«] beginnt bei beiden Indizes bereits unterhalb der Grenzwerte von 50% bzw. 48,1% ( jew. 1. Quartil, roter Bereich). Quelle: J. Kelter, Fraunhofer IAO (2007) [Office-Excellence-Check / INQA Büro] Zum Selbst-Test siehe: sehr hohe Performance Office-Performance- Index 0% ,0% ,8% sehr geringe Performance sehr geringe Gestaltungs-Qualität Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F23 25% Mittelwert = 4,64 Underdogs 25% (jeweiliges 1. Quartil) 3 48,1% 50% 4 60,1% Mittelwert = 4,61»mittlere 50%«Office-Design-Index 5 74,1% 75% 6 100% TOP 25% (jew. 4. Quartil) 60,7% sehr hohe Gestaltungs-Qualität 100% [n = 4.490] 75% 50% 25% 0% 7 Regressionsanalyse der Einzelvariablen des Office-Design-Index Priorisierung unterschiedlicher Gestaltungsaspekte starker Einfluß Einflußstärke [ß] »Design-Faktoren«mit hohem Wirkungsgrad zur Verbesserung der Performance kein Einfluß 0 Eignung für Kommunikations-Arbeit Tätigkeitsgerechte Büroform Ergonomische Qualität der Möblierung Qualität der klimatischen Bedingungen Attraktivität des Büroambientes insgesamt Qualität der Seh- und Lichtverhältnisse Eignung für Konzentrations-Arbeit Qualität des Raum-/Bürolayouts Eignung für Rückzug und kurzzeitige Erholung Quelle: J. Kelter, Fraunhofer IAO (2007) [Office-Excellence-Check / INQA Büro] Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F24 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 12

13 Agenda Office Excellence - Trends, Grundverständnis und Kernfragen Stellschrauben der Produktivität - Erfolgskritische Gestaltungsfelder - Ergebnisse empirischer Studien Methoden und Tools zur Analyse und Performance-Messung - Office Design & Performance Check [ODPC] - Knowledge Work Performance Audit [KPA] Bürowelten für Wissensarbeiter - Beispiele und Anregungen Fazit - Schlussfolgerungen und Ausblick Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F25 Office Excellence Methoden und IAO-Tools zur»qualitätsmessung«personenbezogene (Einzel-)Analysen Unternehmensbezogene (Gruppen-)Analysen Office-Excellence-Check Information-Worker-Check Befragung (anonymisiert, webbasiert) Befragung (anonymisiert, webbasiert) MA-Befragung (anonymisiert) Office Design & Performance Check Unternehmen/OE Information-Worker-Check Das Internetportal zur Bewertung der Qualität von Büroimmobilien KPA-Audit Knowledge Work Performance Audit Kostenfreie Nutzung zur Selbstanalyse incl. Benchmark Bilaterales (Klein-)Projekt Kosten nach Aufwand Audit-Interview, Einschätzungen durch Management kombiniert mit Expertenbewertung Ergebnis: differenzierte Excellence-Analyse (»Reifegrade«) Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F26 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 13

14 Fraunhofer IAO-Tools Office Design & Performance Check Geschlossene, webbasierte Unternehmensumfrage Zielgruppe: Mitarbeiter Bewertung der eigenen Arbeits-/Bürosituation Vorher-Nachher-Vergleich sehr gut möglich das Tool ist auf 1 bzw. 2 Erhebungsrunden ausgelegt Umfang und Dauer: ca. 45 Fragen ca. 20 min. Das Tool setzt auf einem IAO- Projekt mit einer sehr großen Referenz-Datenbasis auf (aktuell n = 5.074, Stand 04/2009). Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F27 Office Design & Performance Check Inhalte nach Themenfeldern Arbeitsplatz Office Design Infrastruktur Bürolayout Arbeitsumgebung Muster GmbH ODPC Office Design & Performance Check Individualisierbarkeit Gestaltungsqualität Office Performance Prozessqualität & Produktivität Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F28 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 14

15 Office Design & Performance Check Erhebungsdesign und standardisierte (Vor-)Auswertung Auszug Beispielhafte Darstellung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F29 Gestaltungsthema Wissensarbeit Besonderheiten von Wissensarbeit und Wissensarbeitern Wissensarbeit ist wenig determiniert und komplex Wissensarbeit ist personen- und kommunikationsorientiert Wissensarbeit schafft ständig neues Wissen, baut auf Erfahrungen auf Wissensarbeiter sind weitgehend autonom und wichtigste Ressource der Wertschöpfung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F30 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 15

16 Gestaltungsthema Wissensarbeit Erfolgskritische Gestaltungsfelder Wissensarbeit ist wenig determiniert und komplex IuK-Technologien Prozesse & Strukturen Arbeitsplatz Innovation & Wissen Wissensarbeit schafft ständig neues Wissen, baut auf Erfahrungen auf Arbeitsbedingungen Gestaltungsfelder Wissensarbeit ist personenund kommunikationsorientiert Unternehmenskultur Raum Strategie & Führung Personalentwicklung & Qualifizierung Wissensarbeiter sind weitgehend autonom und wichtigste Ressource der Wertschöpfung Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F31 Fraunhofer IAO-Tools Knowledge Work Performance Audit Analyse der Fähigkeit Ihres Unternehmens, die eigenen Wissensarbeiter geeignet in Wert zu setzen. Ermittlung unterschiedlicher, wissensarbeitsbezogener Ergebnisgrössen sowie Reifegrade realisierter Lösungen und Gestaltungsansätze für produktive Wissensarbeit. Dies umfasst folgende, erfolgskritische Gestaltungsfelder: Strategie und Führung Unternehmenskultur Personalentwicklung und Qualifizierung Prozesse und Strukturen Arbeitsbedingungen IuK-Technologien Innovation und Wissen Arbeitsplatz Raum Beratung bei der Priorisierung und Ausgestaltung notwendige Optimierungsmaßnahmen. Positionieren des Unternehmens (... der OE, der Abteilung, des Bereichs, des Standortes o.ä.) im Vergleich zu anderen. KPA Knowledge Work Performance Audit Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F32 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 16

17 Knowledge Work Performance Audit Vorgehensweise Schritt 1: Klärung des zu untersuchenden Bereiches Datenanforderung und Vorarbeiten (»Fact sheet«) Schritt 2: Durchführung des fragebogengestützten Managementinterviews (Dauer ca. 6 Stunden) Datenauswertung, grafische Aufbereitung der Ergebnisse Schritt 3: Präsentation und Diskussion vor der Geschäftsleitung Ableitung / Priorisierung von Handlungsfeldern Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F33 Knowledge Work Performance Audit Gesamtüberblick: Gestaltungsfelder und Ergebnisgrößen Gestaltungsfelder Strategie & Führung Personalentwicklg. & Qualifizierung Arbeitsbedingungen Innovation & Wissen Raum Unternehmenskultur Prozesse & Strukturen IuK-Technologien Arbeitsplatz Reifegrade Erfolgskennzahlen Benchmark Datenpool intern/extern Knowledge Work Performance Audit Benchmark Datenpool intern/extern Bezugsgrößen Flächen, Kosten Kundenzufriedenheit Arbeitgeberattraktivität Intellectual Capital Management Bilanz & Wachstum Ergebnisgrößen Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F34 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 17

18 Knowledge Work Performance Audit Bewertungsmodell Knowledge Work Performance Audit Reifegrad je Teilaspekt Gewichtung = Wirksamkeit der realisierten Maßnahmen + 3 / 6 Gewichtung Breite 1 / 6 der realisierten Maßnahme Systematik 1 / 6 der realisierten Maßnahme Akzeptanz der realisierten Maßnahme 1 / 6 Beispiel Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F35 Knowledge Work Performance Audit Ausschnitt aus dem Kriterienkatalog Beispielhaft für einen Teilaspekt aus dem Gestaltungsfeld»Innovation & Wissen«:»Erschließen und Bewahren von Wissen«incl. weiterer Unterpunkte ( Wirksamkeit, Breite, Systematik, Akzeptanz) und Beispiele in Form einer Checkliste 7.3 Erschließen und Bewahren von Wissen In wissensintensiven Unternehmen genügt es nicht alleine, neues Wissen zu schaffen, sondern Wissensbestände müssen erschlossen, weitergegeben und bewahrt werden. In welcher Form unterstützt das Unternehmen die Erschließung, Weitergabe und Bewahrung von Wissen? Wirksamkeit Breite Systematik Akzeptanz Werden die Ergebnisse und Erfahrungen, die im Laufe von internen Projekten und Kunden-projekten enstehen, nach deren Abschluss aufgearbeitet, aufbereitet und systematisch ausgewertet (z. B. Interne Abschlussdokumentation, Erfahrungsbericht, Lessons-Learned)? O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 Werden die Ergebnisse und Erfahrungen, die im Laufe von Projekten enstehen nach deren Abschluss bewusst zugänglich gemacht und kommuniziert (z. B. Projektbibliotheken, regelmäßige Projektvorstellungen/Publikationen)? O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 In welchem Umfang existieren Personen, die sich gezielt und verantwortlich um die Identifiaktion, Aufbereitung, Weitergabe und Bewahrung von Wissen kümmern (z. B. Wissensmanager, Themenpatenschaft etc.)? O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 In welchem Umfang werden gemischte Teams und Projektteams gebildet, um den Austausch von implizitem Wissen und Erfahrungen zu forcieren (z. B. Tandems aus erfahrenen und jungen Mitarbeitern, multidisziplinäre Teams)? O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 In welchem Umfang existieren Instrumente, welche die gezielte und einfache Identifiaktion von internen Experten und Wissenträgern unterstützen (z. B. Who-knows-what, Skills/Knowledge/Experience- Directories im Intranet)? O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 In welchem Umfang existieren Instrumente und Methoden um das Wissen ausscheidender Mitarbieter zu sichern und zu übertragen (z.b. Übergangsdoppelbesetzungen, Dokumentaation zum Vorgehen (z.b. Unternehmens-Broschüre), Beratervertrag) Wird die Aufbereitung, Auswertung und Kommunikation von intern vorhandenem und entstehendem Wissen durch ein gezieltes Anreizsystem unterstützt (z. B. Aspekt der Leistungsbewertung, Incentives, Awards)? O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O 0 Gesamturteil: Erschließen und Bewahren von Wissen Bewertung IAO N: Durchschnittliche Durchschnittliche Durchschnittliche Durchschnittliche Wirksamkeit: Breite: Systematik: Akzeptanz: Reifegrad: Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F38 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 18

19 Knowledge Work Performance Audit Ergebnisübersicht: Alle Reifegrade detailliert nach Items Gesamt-Reifegrad zu jedem Gestaltungsfeld (R 1 R 9 ), incl. Einzel-Reifegrade zu jedem Item Unterteilung der Reifegrade in 5 Bereiche: Kat. 1: (> 85%) Kat. 2: (> 75%... 85%) Kat. 3: (> 65%... 75%) Kat. 4: (> 55%... 65%) Kat. 5: (< 55%) Zahlreiche weitere Auswertungen und Ergebnisaufbereitungen: Top-/Flop-Liste, Maßnahmendichte, Wirksamkeit, Systematik, Breite, Akzeptanz usw. GF 9: Raum GF 8: Arbeitsplatz GF 7: Innovation & Wissen GF 6: IuK-Technologien R 8 = 80,3% Beispiel R 7 = 56,6% R 9 = 49,1% R 6 = 81,4% 6.1 Reifegrad [%] KPA 5.2 R 1 = 72,7% 1.2 Knowledge Work Performance Audit R 5 = 78,7% R 4 = 62,1% R 2 = 74,3% 4.4 GF 5: Strategie & Führung R 3 = 39,5% GF 1: Strategie & Führung GF 4: Prozesse & Strukturen GF 2: Unternehm.- kultur GF 3: Pers.entw. & Qualifik. Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F39 Knowledge Work Performance Audit Nutzen für Ihr Unternehmen Gesamteinschätzung zur Ist-Situation und zum Handlungsbedarf: Wie ganzheitlich verfolgen Sie das Ziel der Performanzförderung? Wo sind Lücken, welche Gestaltungsfelder sind zu schwach umgesetzt? Welche Abhängigkeiten sind zu berücksichtigen? Welche Prioritäten sind in der Zukunft zu setzen? Klarheit über die Reife der verfolgten Einzelmaßnahmen: Wie ist der Wirkungsgrad der Maßnahmen zu bewerten? Gehen Sie die einzelnen Maßnahmen systematisch genug an? Wird mit den Maßnahmen die gesamte Zielgruppe erreicht? Wie ist die Akzeptanz unter der Zielgruppe einzuschätzen? Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F40 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 19

20 Agenda Office Excellence - Trends, Grundverständnis und Kernfragen Stellschrauben der Produktivität - Erfolgskritische Gestaltungsfelder - Ergebnisse empirischer Studien Methoden und Tools zur Analyse und Performance-Messung - Office Design & Performance Check [ODPC] - Knowledge Work Performance Audit [KPA] Bürowelten für Wissensarbeiter - Beispiele und Anregungen Fazit - Schlussfolgerungen und Ausblick Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F41 Beispiele und Anregungen Impressionen aus unterschiedlichen Bürowelten Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F42 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 20

21 Beispiele und Anregungen Impressionen aus unterschiedlichen Bürowelten Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F43 Umsetzungsbeispiel BMW Werk Leipzig: Arbeitswelt im Zentralgebäude Entwicklung einer differenziert offenen Raumstruktur für maximale Flexibilität und Beschleunigung des Informationsflusses für 600 Mitarbeiter. Reduktion formeller Besprechungen um bis zu 25%, z. B. durch kommunikationsorientierte Belegungsplanung. Mit die höchste Produktivität im Werksverbund. Best-Office Award der Wirtschaftswoche. Bilder: BMW Group Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F44 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 21

22 Umsetzungsbeispiel Santander Bank: Arbeitsorganisation und Büroneubau Zusammenführung von Mitarbeitern an einem gemeinsamen Standort nach Fusion. Entwicklung eines hochflexiblen Arbeits- und Bürokonzeptes mit hoher räumlicher und zeitlicher Autonomie für die Mitarbeiter. Non-territoriales Bürokonzept, Steigerung der Flächenproduktivität um 15%, Digitalisierung der Arbeitsabläufe, Einführung von Telepräsenzlösungen. Mitarbeiterbefragung: deutliche Steigerung von Wohlbefinden, Produktivität und Motivation. Bilder: Santander Consumer Bank AG Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F45 Beispiele und Anregungen Google, Zürich Quelle: Google, Zürich Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F47 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 22

23 Neubau Fraunhofer IAO Haus der Wissensarbeit Zentrum für virtuelles Engineering (ZVE) Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F48 Umsetzungsbeispiel Rödl & Partner, Köln... weiteres direkt live Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F49 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 23

24 Agenda Office Excellence - Trends, Grundverständnis und Kernfragen Stellschrauben der Produktivität - Erfolgskritische Gestaltungsfelder - Ergebnisse empirischer Studien Methoden und Tools zur Analyse und Performance-Messung - Office Design & Performance Check [ODPC] - Knowledge Work Performance Audit [KPA] Bürowelten für Wissensarbeiter - Beispiele und Anregungen Fazit - Schlussfolgerungen und Ausblick Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F50 Office Excellence Büros für produktive Wissensarbeiter müssen... das Management von Wissen forcieren schnelle Verfügbarkeit von Daten und Informationen gewährleisten, Potentiale der IuK-Technik nutzen, Usability sicherstellen (»IuK-Qualität«) Kooperation und Kommunikation fördern gelebte und strukturell implementierte Führungsprinzipien, die Wissensaustausch und Innovation befördern Treff-/Ankerpunkte für Begegnung und informelle Kommunikation schaffen vernetzte Raum- und Gebäudestrukturen Projekt-/Interaktionsflächen und Besprechungsräume ganzheitlich gestalten Kreativität und Emotionalität anregen Kultur der Offenheit, Neugier und Wertschätzung von Verschiedenheit Motivation, Corporate Identity und Teamgeist durch attraktive und ansprechende Materialwahl, Farbgebung, Beleuchtung und Architektur fördern (»Gestaltungsqualität«) Abwechslung und Inspiration bewusst gestalten... und insbesondere müssen Büros als ein zentrales»werkzeug«zur Förderung von Leistung und Performance verstanden werden. Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart JRK/121_Köln F51 Fraunhofer IAO, Stuttgart_JRK/121 Seite 24

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