Welche Typen von EMS gibt es? Die DIN EN ISO als Ausgangsbasis für ein Managementsystem. Der EMS-Ansatz der ISO 50001

Transkript

1 Energie-, Stromsteuer- und EEGkonforme Energiemanagementsysteme (EMS) Fünf Gründe für den Aufbau von Energiemanagementsystemen EMS sind in Zeiten von knappen Ressourcen, Klimawandel und Low Carbon Economy aus modern geführten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sei es die Einhaltung regulatorischer Vorgaben, Kosten- und Effizienzgesichtspunkte oder auch das immer bedeutender werdende Green Marketing : ohne EMS lassen sich viele strategische Unternehmensziele nicht mehr nachhaltig und nachweisbar umsetzen. 1. Der Gesetzgeber knüpft die für Unternehmen des Produzierenden Gewerbes (UdPG) möglichen Entlastungen von der Strom- und Energiesteuer nach 10 StromStG bzw. 55 EnergieStG (sog. Spitzenausgleich) seit an das Betreiben eines EMS. Zwar gibt es für die Jahre 2013 und 2014 noch eine gewisse Schonfrist : Das EMS muss in diesen Jahren noch nicht komplett aufgebaut sein. Es reicht zunächst ein stufenweiser Aufbau. Ab 2015 werden die teilweise beträchtlichen Steuervergünstigungen aber dann nur noch bei vollständig installierter und nachweisbarer Funktionsfähigkeit des EMS gewährt. 2. Ähnliches gilt für die Vergünstigungen nach der besonderen Ausgleichsregelung im Volksmund auch Härtefallregelung genannt: Die nach 41 ff. EEG mögliche Befreiung von der EEG-Umlage ist ab Jahresverbräuchen von 10 GWh nur möglich, wenn bei Antragstellung also jeweils am des jeweiligen Antragsjahres ein installiertes und funktionsfähiges EMS nachgewiesen werden kann. 3. Abgesehen von den o. a. Anforderungen für Entlastungsanträge kommt weiterer regulatorischer Druck zur Einführung und zum Betrieb eines EMS auch von der im Oktober 2012 beschlossenen EU Energieeffizienzrichtlinie 2012/27/EU. Diese sieht eine Senkung des Primärenergieverbrauchs in der EU von 20 % bis zum Jahr 2020 vor. Ein beträchtlicher Teil der Einsparungen wird von der Industrie und der Elektrizitätswirtschaft erwartet. Der Staat wird seine Beschaffungspolitik von der Energieeffizienz der jeweiligen Produkte abhängig machen. Der Einsatz von EMS wird in dieser Richtlinie mehrmals erwähnt, und zwar nicht nur in der Industrie, sondern zum Beispiel auch im Facility Management. Damit sind auch Dienstleister betroffen, sofern sie über Immobilien verfügen. 4. Viele Unternehmen stellen derzeit schon von sich aus ihre Produktionsstandards um. Sie wollen im Rahmen von Green Marketing ökologisch nachhaltig produzieren und dies als Verkaufsargument benutzen. Hierfür dient zum Beispiel der (niedrige) Carbon Footprint ("CO 2 -Fußabdruck ) eines Unternehmens. Erreichbar und dokumentiert wird dies aber nur durch die Einführung und den Betrieb eines EMS. Etliche Markenfirmen schreiben daher ihren Zulieferern bereits die Senkung ihres ökologischen Fußabdruckes vor. 5. Unabhängig von den o. a. Erwägungen ist Energieeffizienz auch Kosteneffizienz und damit immer im natürlichen Interesse eines im Wettbewerb stehenden Unternehmens. Eine detaillierte Analyse der Energieverbräuche hat bei etlichen insbesondere Oktober 2013 Seite 1 von 6

2 energieintensiven Unternehmen zu ungeahnten Einsparungen geführt, die sich jährlich in der Bilanz bemerkbar machen. Welche Typen von EMS gibt es? EMS lassen sich anhand von zwei Kriterien differenzieren: EMS können Teil eines umfassenderen Umweltmanagementsystems (UMS) sein. Das Unternehmen hat dabei nicht nur die Energieeffizienz im Blick, sondern will auch in anderen Bereichen nachhaltiger wirtschaften. Das Managementsystem umfasst dann zum Beispiel auch Gewässerschutz, Artenschutz, Luftreinhaltung und abfallrechtliche Aspekte. Das Eco Management and Auditing Scheme nach EU-Verordnung 1221/2009/EU, kurz EMAS-Verordnung, ist ein solches Umweltmanagementsystem. Auch die weltweit anerkannte Norm ISO fällt darunter. Für Unternehmen, die sich auf Energieeffizienz beschränken wollen, sind diese Systeme jedoch nur bedingt geeignet, da Ressourcen für Aufgaben verwendet werden müssen, die man eigentlich gar nicht wahrnehmen will. Für diejenigen Unternehmen, bei denen Energieeffizienz den Vorrang hat, sollte daher ein reines EMS und kein solches deutlich umfassenderes UMS installiert werden. Innerhalb der EMS kann noch einmal unterschieden werden zwischen EMS für große Unternehmen und EMS für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Hintergrund dieser Differenzierung ist der politische Wille in der EU, die KMU nicht übermäßig durch regulatorische Auflagen zu belasten. Aus diesem Grund akzeptiert der deutsche Gesetzgeber für KMU gewissermaßen ein EMS light, also ein EMS, welches mit weniger organisatorischem und finanziellem Aufwand installiert werden kann. Wann ein KMU vorliegt, ergibt sich aus der Empfehlung 2003/361/EG der EU-Kommission, die u. a. bestimmte Schwellenwerte in puncto Umsatz, Jahresbilanz und Beschäftigte aufstellt. Für große Unternehmen gilt die Norm DIN EN ISO (kurz ISO 50001). KMU dürfen die auf Basis DIN EN möglichen Erleichterungen in Anspruch nehmen. Außerdem können im Rahmen des Spitzenausgleichs nach 10 StromStG/ 55 EnergieStG auch noch andere alternative Systeme akzeptiert werden. Zu beachten bleibt regelmäßig, dass in Konzernverbünden jede betroffene legale Einheit ein eigenständiges EMS etablieren muss, um in die Vergünstigungen nach den 10 StromStG, 55 EnergieStG bzw. 41 ff. EEG zu kommen. Die DIN EN ISO als Ausgangsbasis für ein Managementsystem Die ISO ist eine weltweit gültige Norm, die Organisationen beim Aufbau eines systematischen Energiemanagements unterstützen soll. Sie kann auch zum Nachweis eines mit der Norm übereinstimmenden Energiemanagementsystems durch eine unabhängige Zertifizierung dienen. Wie andere QM-Systeme auch (etwa die ISO 9001 oder ISO 27001) funktioniert die ISO nach einem Plan-Do-Check-Act Cycle (PDCA), daher einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Das Unternehmen gibt sich bestimmte Energieeffizienzziele, setzt sie in einem vorher festgelegten Zeitrahmen um, überprüft die Qualität der Umsetzung und korrigiert ggf. identifizierte Defizite sowie verbessert bzw. entwickelt so seine Prozesse kontinuierlich weiter. Das wesentliche Ziel der Norm ist daher, die energiebezogene Leistung und die Energieeffizienz durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) bzw. PDCA-Zyklus stetig zu optimieren. Der EMS-Ansatz der ISO Ein systematisches Energiemanagement beruht auf einer Erfassung der Energieflüsse eines Unternehmens (Energiequellen, Energieeinsatz, Energieverbraucher) und einer Bewertung des Standes der Energieeffizienz, insbesondere der für den gesamten Energieverbrauch bedeutsamen Anlagen/Einrichtungen und Prozessen/Tätigkeiten. Diese Erfassung ist die Grundlage für die Umsetzung sowohl technischer Maßnahmen zur Verbes- Oktober 2013 Seite 2 von 6

3 serung der Energieeffizienz, als auch von strategischen, prozessualen und organisatorischen Managementansätzen. So soll die energiebezogene Leistung systematisch und längerfristig verbessert werden. Nach der VDI-Richtlinie 4602 ist Energiemanagement die vorausschauende, organisierte und systematisierte Koordination von Beschaffung, Wandlung, Verteilung und Nutzung von Energie zur Deckung der Anforderungen unter Berücksichtigung ökologischer und ökonomischer Zielsetzungen. Die ISO ist darauf aufbauend eine Norm und als solche ein interpretierbarer Leitfaden für die Einführung eines betrieblichen EMS. Sie ist durch folgende Ziele und Grundsätze charakterisiert: Steigerung der Energieeffizienz Keine absoluten Anforderungen (wie z. B. Erdgasbezug um 10 % senken) Einbindung aller Mitarbeiter mit Einfluss auf den Energieverbrauch bis hin zum Top-Management, welches mit seiner Energieleitlinie die Marschrichtung in Energiefragen vorgibt Verfahren zur nachhaltigen Steigerung der Energieeffizienz Schnittstellen zu anderen Managementsystemen; Aufbau ähnelt anderen Managementsystemen (z. B. ISO 9001 oder ISO 27001) Zertifizierung des Energiemanagements ermöglicht Qualitätsnachweis der getroffenen Maßnahmen und des Managementsystems Wie läuft die Einführung eines EMS typischerweise ab? Bei der Einführung werden typischerweise die in der Norm geforderten Vorgaben in eine Projektplanung überführt und sukzessive abgearbeitet. In Abhängigkeit der Erfahrung des Implementierenden sollten dabei erste Erfahrungswerte und Effizienzansätze eingebracht werden. Die Norm gibt folgenden standardmäßigen Ablauf vor: Die Operationalisierung dieser Skizze in eine highlevel Projektabfolge, ergibt unter Beachtung eines PDCA-Ablaufs und zunächst mit dem Fokus auf einer erstmaligen Implementierung, den nachfolgend dargestellten Aufgaben- und Ablaufplan: Einige der wichtigsten Punkte sind nochmals im Detail herausgestellt: Projektplanung Aufnahme der organisatorischen Ist- Situation (vorhandene Managementsysteme, Ziele, Strukturen, Prozesse ) Nachfolgende Gap-Analyse ggü. dem Standard und Ableitung von erforderlichen Maßnahmen mit Aufnahme in den Projektplan Festlegen der Energieleitlinien (Energiegrundsätze) Aufnahme der energetischen Ist-Situation (vor Ort an den Standorten, zentrale Dokumentation) Umsetzung erforderlicher Maßnahmen, i. d. R. Implementierung notwendiger EMS-Prozesse und Verfahren, Rollen und Oktober 2013 Seite 3 von 6

4 Verantwortlichkeiten sowie deren Dokumentation in einem EMS-Handbuch Aufbau eines Monitorings und Reportings im Rahmen des EMS (Messen, Steuern, Regeln, Reporten) Sensibilisierung und Schulungen der Mitarbeiter Regelbetrieb mit PDCA-Zyklus Der PDCA-Zyklus findet in der Folge regelmäßig Anwendung als KVP innerhalb des EMS, wenn sich dieses im Wirkbetrieb befindet. Welchen Aufwand erfordert ein EMS nach ISO 50001? Aufbau und Implementierung eines EMS nach ISO sind ressourcenbezogen und abhängig von: Unternehmensgröße und Anzahl der Standorte/internen Strukturen eventuell bereits vorhandenen Managementsystemen personellen Ressourcen Die ISO unterstützt bei der systematischen Optimierung des Energieverbrauchs. Da das EMS aber ein Querschnittsthema ist, betrifft es alle Betriebsbereiche. Und auch die Geschäftsführung ist gefragt: Das EMS prägt die Energiepolitik des Unternehmens und ist daher immer auch Chefsache. Konkret für ein Umsetzungsprojekt fallen die nachfolgenden vorbereitenden bzw. abschließenden Aufgaben an: Bereitstellung eines Projektbeauftragten als zentralen und standortspezifischen Ansprechpartner Ernennung eines Energiemanagementbeauftragten durch die Geschäftsführung Festlegung der Energiepolitik durch die Geschäftsführung Bereitstellung von Verbrauchsdaten, technische Analysen etc. durch technische Verantwortliche als erste Orientierung Abschließend: Beauftragung eines unabhängigen externen Zertifizierers Regelmäßige steuerrechtliche Begleitung des im Regelbetrieb befindlichen EMS Kontinuierliche Sicherstellung der korrekten Überführung der Monitoring- und Reporting-Informationen aus dem EMS in die steuerlich relevanten Entlastungsanträge Zu beachten ist hierbei, dass der externe Zertifizierer unabhängig sein muss, daher nicht bei einer vorangegangenen Implementierung bereits unterstützt haben darf, um einer Befangenheit vorzubeugen. Ist ein EMS auch für KMU sinnvoll? Die Erfahrung zeigt: Auch KMU können von den Chancen eines EMS profitieren. Klar ist dies bei den o. a. regulatorischen Vorgaben: Auch KMU erhalten nur dann die dort genannten Vergünstigungen (Spitzenausgleich, EEG-Härtefallregelung), wenn sie ein EMS vorweisen können, auch wenn es Erleichterungen gibt. Auch die EU- Energieeffizienzrichtlinie will in Zukunft mehr Energieaudits bei KMU sehen. Abgesehen davon bringt ein EMS speziell für KMU folgende Vorteile: Anpassung des EMS auf das erforderliche, angemessene Maß; Konzentration auf die wesentlichen Energieeinsatzbereiche und die größten Einsparpotenziale (Klasse statt Masse) Mit einem auf die individuelle Unternehmenssituation angepassten EMS können die Betriebskosten nachhaltig gesenkt und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden Förderungen für Energie- und Managementsystemberatung seitens der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KFW) und des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) können ggf. genutzt werden Bei Nutzung eines EMS kann sich ein KMU für die finanzielle Förderung energieund kosteneffizienter Querschnitts- Technologien durch das BAFA qualifizieren. Inanspruchnahme von Entlastungen bei Energiesteuer, Stromsteuer und EEG- Umlage Oktober 2013 Seite 4 von 6

5 Alles aus einer Hand: Die Unterstützungsleistungen der WTS Wer ein EMS primär zur Erlangung des Spitzenausgleichs und Befreiung von der EEG-Umlage nutzen will, stößt auf eine weitere Herausforderung: Das EMS ist maßgeschneidert und an die jeweiligen rechtlich-regulatorischen Vorgaben des Steuerrechts und des EEG anzupassen. Mit anderen Worten: Die bloße Implementierung und Zertifizierung eines EMS alleine reicht noch nicht. Vielmehr müssen auch die zahlreichen Regelungen im Energiesteuergesetz, Stromsteuergesetz und Erneuerbare Energien Gesetz (EEG) beachtet werden, wenn der Entlastungsantrag erfolgreich sein soll. Die neue Spitzenausgleichs- Effizienzsystemverordnung (SpaEV) und die novellierten Durchführungsverordnungen zum StromStG/EnergieStG (StromsteuerV, EnergiesteuerV) einschließlich dazu ergangener BMF-Schreiben machen präzise Vorgaben, deren Voraussetzungen vom Zertifizierer nicht geprüft werden. Es sind Fristen einzuhalten, neue Formblätter zwingend zu verwenden und die Verwendungen je rechtliche Einheit präzise zu dokumentieren. Insbesondere die Abgabe von Strom, Gas und Nutzenergie stellt die Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Umstrukturierungen können zu fehlerhaften EMS und damit zu Steuerrisiken führen. Auch der für Erleichterungen erforderliche Nachweis des KMU-Status ist nur unter Verwendung strikt aufgebauter Formblätter möglich. Die Bedingungen für die Erleichterungen in der Einführungsphase (2013, 2014) sind detailliert geregelt. Unklar ist auch, ob und unter welchen Voraussetzungen es erlaubt ist, ein 2013 oder 2014 begonnenes EMS nicht weiter zu führen. Wer hier nicht alle Formalitäten und Rechtsfragen genau kennt, macht unter Umständen sein EMS vergebens. Der Energiedienstleister ersetzt nicht den steuerlichen Rat. Das kann er nicht. Die Stärke der WTS liegt deshalb in der nahtlosen Integration aller Aspekte: Wir bieten nicht nur durch unsere erfahrenen Prozessberater ein zertifizierungsreifes EMS an, sondern sorgen mit unseren langjährig tätigen Steuerberatern, Rechtsanwälten und Energierechtsexperten gleichzeitig dafür, dass Ihr EMS zum gewünschten finanziellen Erfolg führt. Die permanente Zusammenarbeit aller Fachbereiche sorgt dafür, dass compliancerelevante Defizite frühzeitig erkannt, Antragsverfahren und Betriebsprüfungen richtig begleitet und damit erfolgreich abgeschlossen werden. Damit können steuerrechtliche Risiken minimiert und Rechtsstreitigkeiten vermieden werden. Bei diversen Rechtsfragen bestehen noch Unsicherheiten, die abgeklärt werden müssen, wenn es um hohe Entlastungsvolumen geht. Die Energiesteuerexperten und Prozessberater der WTS verfügen über eine langjährige Erfahrung in der Prüfung und Beratung in den Bereichen Energiesteuern und Managementsystemen und bringen eine ganzheitliche, integrierte und unabhängige Sichtweise neben ihrer langjährigen Erfahrung mit ein. Unser Ansatz beinhaltet den intensiven Austausch und die optimale Betreuung über alle Projektphasen hinweg mit konsequentem Fokus auf ihren Mehrwert und Nutzen. Aus unserer Erfahrung kann es für das Energiemanagementsystem sehr sinnvoll und hilfreich sein, Ihren Zertifizierer bereits frühzeitig mit ins Boot zu nehmen. Wir unterstützen daher auch bei der Auswahl eines qualifizierten Zertifizierers und vertreten dabei stets zielführend ihre Unternehmensinteressen vor, während und nach dem Audit. Aufgaben der WTS im Rahmen der ISO Implementierung umfassen typischerweise: EMS Scopedefinition, Projektplanung und - management Gap-Analyse ggü. der ISO mittels Erfassung der energierelevanten Prozesse Oktober 2013 Seite 5 von 6

6 am jeweiligen Standort (unter Verwendung bereits vorliegender Informationen) Erstellung eines Projektplans mit Maßnahmenkatalog auf Basis der Gap-Analyse Erarbeitung von Energiepolitik und zielen Erstellung eines Energiemanagement- Handbuchs Konzeption von Strukturen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen Erstellung des Energieflussdiagramms und der Potentialanalyse Monitoring und Reporting-Konzept Definition von Energieleistungskennzahlen Simulation eines Zertifizierungsaudits Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Zertifizierer Unterstützung im jährlichen Management Review zur Qualitätssicherung und Überprüfung vor der Rezertifizierung durch externen Zertifizierer Begleitung des Zertifizierungsaudits Beratung und steuerrechtliche Klärung von Sondersachverhalten (z.b. mit dem HZA) Begleitung der Antragsstellung (Stromsteuer, Energiesteuer, EEG-Umlage) durch Steuer- und Energierechtsexperten Rechtevertretung vor den Finanzgerichten und bis zum EuGH Ihre Ansprechpartner Sollten Sie Rückfragen oder Anmerkungen im Zusammenhang mit einem Beitritt zum CoC haben, stehen Ihnen unsere Ansprechpartner gerne zur Verfügung. Dr. Karen Möhlenkamp Partnerin, Geschäftsführerin, Rechtsanwältin T: +49 (0) Rüdiger Giebichenstein Partner T: +49 (0) Diese WTS-Information stellt keine Beratung dar und verfolgt ausschließlich den Zweck, ausgewählte Themen allgemein darzustellen. Die hierin enthaltenen Ausführungen und Darstellungen erheben daher weder einen Anspruch auf Vollständigkeit noch sind sie geeignet, eine Beratung im Einzelfall zu ersetzen. Für die Richtigkeit der Inhalte wird keine Gewähr übernommen. Im Falle von Fragen zu den hierin aufgegriffenen oder anderen fachlichen Themen wenden Sie sich bitte an Ihren WTS-Ansprechpartner oder an einen der genannten Kontakte. Die WTS Group AG Steuerberatungsgesellschaft ist Mitglied der WTS Alliance. Das Kennzeichen WTS bezieht sich auf die WTS Alliance Vereniging ( WTS Alliance ), einen Verein niederländischen Rechts, sowie auf deren Mitglieder. Alle Mitglieder der WTS Alliance sind rechtlich selbständige und unabhängige Firmen, welche nur für eigenes Handeln und Unterlassen, nicht für solches anderer Mitglieder verantwortlich sind. Sie sind darüber hinaus nicht berechtigt, andere Mitglieder von WTS Alliance zu vertreten oder rechtlich zu verpflichten. Gleiches gilt im Verhältnis zwischen WTS Alliance und ihren Mitgliedern. Oktober 2013 Seite 6 von 6