Effektiver Umstieg auf Windows 7 und Office Impressum. Effektiver Umstieg auf Windows 7 und Office 2007

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1 Effektiver Umstieg auf Windows 7 und Office 2007 Impressum UM-W7-O2007 Autoren: Frank Schabert, Thomas Alker, Christian Münster, Linda York 1. Ausgabe, Oktober 2009 für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schrift liche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Effektiver Umstieg auf Windows 7 und Office 2007 Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotz - dem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Ver - lag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung, noch irgend eine Haftung übernehmen. UM-W7-O2007 Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht ge lungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Ver - weise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestal - tung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hier für sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Informationen zum Umstieg WINDOWS 7 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick... 8 Themen im Detail... 1 Der schnelle Umstieg auf Windows Dateien und Ordner im Griff Dateien clever sichern Systempflege leicht gemacht... 0 Eingabe und Ausgabe optimieren... Besondere Einstellungen und Funktionen OFFICE 2007 Programmübergreifende Neuerungen Themen im Detail... 4 Der schnelle Umstieg auf Office Neues zu Office-Dokumenten Dokumente ansprechend gestalten WORD 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf Word Texte eingeben Texte individuell gestalten Listen, Aufzählungen und Tabellen Grafiken im Dokument Zeit sparen mit Schnellbausteinen und Vorlagen Verweise und Verzeichnisse Serienbrief und Arbeiten im Team Hilfesystem und Word-Anpassung... 88

3 4 EXCEL 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Themen im Detail... 9 Der schnelle Umstieg auf Excel Arbeitsmappen im Griff Effektive Tabellenbearbeitung Formeln und Funktionen Arbeitsblätter formatieren Diagramme Souveräner Umgang mit großen Tabellen Excel 2007 und das Web POWERPOINT 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf PowerPoint Folien gestalten Vorlagen erstellen Drucken und Speichern Richtig präsentieren OUTLOOK 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Themen im Detail Der schnelle Umstieg auf Outlook Den Überblick über Ihre s behalten Nachrichten senden und empfangen Kontakte Adressen per Mausklick Termine, Besprechungen und Aufgaben Outlook organisieren S Stichwortverzeichnis

4 Willkommen zum Umstieg Sie möchten sich mit neuen Windows- bzw. Office-Versionen anfreunden? Sie wünschen sich, mit Word, Excel & Co. schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen die Programme optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nach - schla ge werk für die Aufgaben im Tages - geschäft? Unsere Umsteiger-Reihe unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Windows 7 und Office 2007 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Und das ist sehr schade, denn: Ein Ziel dieses Buches ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Windowsund Office-Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu be werkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Maus klicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tages geschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Das neue Office ist nicht besser als das alte, solange Sie es wie das alte benutzen. Was wird vorausgesetzt? Das Betriebssystem Windows 7 sowie die Office-Anwendungen Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007 und Outlook 2007 bzw. das Programmpaket Office Bei Outlook gehen wir davon aus, dass das Programm in ein Firmennetzwerk unter Verwendung eines Exchange Servers integriert ist. Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbruch annullieren. Sie haben bereits mit einer älteren Office- Version gearbeitet und sind mit der Bedienung von Windows weit gehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maustechniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). 4

5 I So nutzen Sie dieses Buch Sie gelangen schneller zum Ziel, wenn Sie die in dem Buch beschriebenen Schritte direkt am Computer nachvollziehen. Um zeitraubende Wiederholungen zu vermeiden, werden Office-übergreifende Elemente in einem separaten Kapitel vorgestellt. Zu Beginn jedes Kapitels finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Neuheiten ein detailliertes Inhaltsverzeichnis Die nachfolgenden Seiten widmen sich zunächst der neuen Oberfläche des Programms den wichtigsten Neuerungen und beschreiben dann effiziente Vorgehensweisen, um Aufgaben im Tagesgeschäft zu bewältigen Die Seite ist in mehrere in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. So können Sie sich exakt die Lösung auswählen, die Sie in der aktuellen Situation gerade benötigen. Konventionen Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu öffnen. GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menübefehle. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern und anderen Bedienelementen sind kursiv gekennzeichnet. OFFICE-Schaltfläche - SPEICHERN Klicken Sie auf Anpassen. Wichtiger Hinweis Beachten Sie, dass einige der in der Unterlage erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. 5

6 6 Outlook 2007

7 Outlook 2007 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Überarbeitete Oberfläche Mit der neuen Oberfläche und mit dem neu gestalteten Erstellungsfenster finden Sie alle wichtigen Funktionen auf einen Blick. Legen Sie wichtige Mails mit einem Klick auf Wiedervorlage, und nehmen Sie diese Mails in Ihre Aufgabenliste auf. Weisen Sie zusammengehörenden Elementen Farbkategorien zu. Gestalten Sie ansprechende Visiten karten. Erhalten Sie eine Übersicht Ihrer wichtigsten Ter mine und Aufgaben in der Aufgabenleiste. Nutzen Sie die Aufgabenintegration im Kalender aus. Minimieren Sie den Navigationsbereich. Klicken Sie im Lesebereich auf eine Anlage, um eine Vorschau zu erhalten. Zeigen Sie mehrere Kalender nebeneinander bzw. überlagert an. Suchen Sie nach s, Aufgaben, Terminen oder Kontakten über die Suchleiste, die sich in jedem Ordner an der gleichen Stelle befindet. Die Outlook-Oberfläche Neu gestaltetes Erstellungsfenster Vereinfachtes Bedienkonzept Kalender überlagern Geben Sie einfacher Ihren Kalender sowie Ihren Kontakte- und Aufgabenordner für andere Personen frei. Senden Sie Ihren Kalender per an andere Personen (Kalender-Snapshots). Lassen Sie sich von den Schutzfunktionen gegen Phishing und Junk- s unterstützen. Richten Sie eine interne und externe Abwesenheitsnachricht ein, und veranlassen Sie, dass diese Funktion automatisch aktiviert und deaktiviert wird. Abonnieren Sie aktuelle Webbeiträge (RSS-Feeds), und zeigen Sie diese in Outlook an. Nehmen Sie Einstellungen zu Datensicherheit und -schutz im Vertrauensstellungscenter vor. Richten Sie neue Konten ein, und lassen Sie diese automatisch von Outlook konfigurieren. RSS-Feeds anzeigen 148

8 Themen im Detail OUTLOOK 6 6 Umstieg auf Outlook 2007 Der schnelle Umstieg auf Outlook Die neue Oberfläche Den Navigationsbereich und den Mail-Lesebereich nutzen Das neue -Formular Die Multifunktionsleiste im Überblick 15 Machen Sie sich mit der neuen Oberfläche vertraut, und lernen Sie in wenigen Minuten die wichtigsten Neuerungen von Outlook 2007 kennen. Den Überblick über Ihre s behalten 6.5 Ordnung im Posteingang und Benachrichtigung Favoriten zum schnellen Zugriff 155 Behalten Sie den Überblick über ein- und ausgehende Nachrichten. Nachrichten senden und empfangen Adressen eingeben und Verteilerlisten nutzen Anlagen senden und fremdsprachige Korrespondenz Wichtige s kennzeichnen und nachverfolgen s sortieren und suchen s aufräumen, Junk- s und Phishing-Nachrichten s und Abwesenheit Regeln erstellen 162 Erstellen Sie komfortabel s, und optimieren Sie Ihren -Verkehr. Kontakte Adressen per Mausklick 6.14 Das neue Kontaktformular Kontakte erstellen und anzeigen Aktivitäten anzeigen und Visitenkarten gestalten 165 Verwalten Sie Ihre persönlichen Kontakte mit Outlook. So haben Sie alle Informationen zu einer Person auf einen Blick. Termine, Besprechungen und Aufgaben 6.17 Termine eintragen und nicht vergessen Besprechungen planen Kalender-Snapshots und Kalenderfreigabe Aufgaben organisieren und delegieren 169 Nutzen Sie die Funktionen von Outlook, um Ihr persönliches Zeit- und Aufgaben - management zu optimieren. Outlook organisieren 6.21 Outlook-Inhalte drucken Outlook anpassen und standortunabhängig verwenden 171 So bekommen Sie Mails, Aufgaben und Zeitpläne auf Papier und passen Outlook an Ihre Bedürfnisse an. 149

9 Der schnelle Umstieg auf Outlook Die neue Oberfläche Die neuen Elemente auf einen Blick Verwenden Sie den neuen Navigationsbereich, um schnell zwischen den verschiedenen Bereichen und Ordnern von Out look zu wechseln. Der Naviga tions bereich lässt sich minimieren. Suchen Sie schnell in den Adressbüchern nach Kontakten. Geben Sie hier den Namen ein, und drücken Sie. Finden Sie schnell Termine, s, Kontakte, Aufgaben bzw. Notizen über die Sofort - suche in jedem Modul. Klicken Sie auf den Eintrag Postfach - Ihr Name, um einen Überblick aller aktuellen Informationen in der Ansicht Outlook Heute anzuzeigen. Geben Sie Ihre Ordner für andere Benutzer frei. Im Kalendermodul werden die Aufgaben, die am aktuell angezeigten Tag fällig sind, in der täglichen Aufgabenliste angezeigt. Klicken Sie in einen freien Bereich, um eine neue Aufgabe einzutragen. Desktopbenachrichtigungen informieren Sie über neu eingetroffene Nach richten. Sie öffnen die Mail direkt durch Klick in die Benach rich ti gung. Führen Sie keine Aktion durch, wird das Infofenster nach einigen Sekunden wieder ausgeblendet. Vergrößern Sie die Aufgabenleiste, um eine Übersicht Ihrer Termine und Aufgaben zu erhalten. 150

10 Der schnelle Umstieg auf Outlook Den Navigationsbereich und den Mail-Lesebereich nutzen OUTLOOK 6 Wechseln Sie über den Navigationsbereich zu den benötigten Informationen Über die Schaltflächen im Navigationsbereich 1 wechseln Sie zwischen den häufig benötigten Bereichen , KALENDER, KONTAKTE und AUFGABEN. Den Ordner Notizen sowie die komplette Ordnerliste blenden Sie über die Symbole bzw. unterhalb der Schaltflächen ein 2. Anpassungen des Navigationsbereichs nehmen Sie über das Symbol vor. Im oberen Teil des Navigationsbereichs 4 wählen Sie je nach gewähltem Outlook-Programm bereich einen Ordner, ein Kalenderdatum oder eine Ansicht aus. Minimieren Sie den Navigationsbereich 5, falls Sie mehr Platz für den Anzeigebereich benötigen. Sie können den Navigationsbereich jederzeit wieder normal anzeigen Betrachten Sie -Nachrichten direkt im Lesebereich Öffnen Sie im Bereich den Post eingang. Sie finden diesen sowohl unter Favoritenordner 1 als auch unter -Ordner 2. Die Größe des Lesebereichs verändern Sie, indem Sie die Trennlinie zwischen Mailliste und Lesebereich anklicken und diese verschieben. Auch auf Anlagen 4 greifen Sie direkt über den Lese - bereich zu. Per Doppelklick oder mit einem rechten Mausklick auf das Symbol/den Namen können Sie den Anhang öffnen bzw. speichern. Sie möchten den Lesebereich anders anordnen? Standardmäßig wird der Lesebereich rechts von der Nachrichtenliste eingeblendet. Sie können den Lese - bereich auch in anderen Outlook-Modulen einblenden. Menü ANSICHT - LESEBEREICH - RECHTS bzw. UNTEN bzw. AUS Verwenden Sie die AutoVorschau als Schnellüberblick: Um sich über die ersten Zeilen einer Mail zu informieren, können Sie, z. B. alternativ zum Lese bereich, auch die AutoVorschau verwenden. Menü ANSICHT - AUTOVORSCHAU Sie können in der Nachrichtenliste markierte Nachrichten mit AutoVorschau als Tabelle drucken: Wählen Sie im Dialogfenster Drucken das Tabellenformat. Aktivieren Sie das Optionsfeld Nur markierte Zeilen

11 Der schnelle Umstieg auf Outlook Das neue -Formular Die Bedienelemente auf einen Blick Im neu gestalteten -Formular können Sie Ihre s schneller und intuitiver erstellen bzw. formatieren. Hier finden Sie die Befehle zum Öffnen, Speichern und Drucken. Kopieren Sie Inhalte und fügen Sie sie über die Zwischenablage ein. Legen Sie Schriftart, -größe, -farbe und -schnitt (fett, kursiv, unterstrichen) über diese Symbole fest. Hier können Sie auch Listen formatieren und Einzüge einstellen. Kennzeichnen Sie eine als wichtig bzw. zur Nachverfolgung. Fügen Sie Adressaten mithilfe Ihres Adressbuchs ein. Senden Sie einen Dateianhang, eine Visitenkarte, ein Outlook-Element (Kontakt, Aufgabe, Nachricht, Termin) mit Ihrer , oder versehen Sie diese mit einer Signatur. Hier prüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik, übersetzen Text oder suchen nach Synonymen. 152

12 Der schnelle Umstieg auf Outlook Die Multifunktionsleiste im Überblick OUTLOOK 6 Die Multifunktionsleiste immer die richtige Funktion parat Über das Register Nachricht greifen Sie direkt auf die am häufigsten verwendeten Funktionen zur Erstellung und Formatierung Ihrer s zu. Rechtschreib- und fremdsprachliche Funktionen Sie fügen Tabellen 1, grafische Elemente 2 wie Bilder, ClipArts und Diagramme sowie Hyperlinks oder Formeln 4 in Ihre ein Sie können Ihre s mit vorgefertigten Designs 1 gestalten. Sie senden Blindkopien 2, veranlassen, dass Ihre s im Nur-Text-Format gesendet werden, erstellen Umfragen 4, fordern eine Übermittlungs- bzw. Lesebestätigung 5 an oder senden eine zeitverzögert Hier steht die ganze Palette an Text- und Absatzmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können auch Formatvorlagen 1 verwenden, die Zoom-Funktion 2 nutzen oder Text suchen und ersetzen