2. Die Kosten für die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Ertüchtigung der Stadthalle werden in den Wirtschaftsplan der Stadthalle für 2017 aufgenommen.

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1 STADT LEONBERG Drucksache 2016 Nr. V 50 ö Dezernat A V-Ausschuss am ö Ossowski, Christina Stadthalle Blümle, Rainer Vorgangsdrucksache 2015 Nr. V Nr. V 48 Verhandlungsgegenstand Optimierungsstrategie für die Stadthalle Leonberg hier: Ertüchtigung der Stadthalle einschließlich Sanierungsbedarf Personalentwicklung Kenntnisnahme Beschlussvorschlag 1. Die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie zur Modernisierung der Stadthalle Leonberg des Büro Nixdorf Consult, Gerlingen werden zur Kenntnis genommen. 2. Die Kosten für die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Ertüchtigung der Stadthalle werden in den Wirtschaftsplan der Stadthalle für 2017 aufgenommen. 3. Zur Sicherung des Betriebes der Stadthalle ist umgehend eine Stelle eines Meisters/Meisterin für Veranstaltungstechnik in den Stellenplan der Stadthalle aufzunehmen und auszuschreiben. Bis zur Besetzung der Stellen ist externes Personal mit der notwendigen Qualifikation zu den marktüblichen Konditionen einzusetzen. Bernhard Schuler Oberbürgermeister

2 Seite 2 1. Zusammenfassung des Sachverhalts Die im Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Symbios Beratungsgesellschaft) empfohlenen Maßnahmen zur Modernisierung der Stadthalle wurden vom Büro Nixdorf ermittelt, beschrieben und mit Kostenschätzungen versehen. Es werden nur die Maßnahmen dargestellt, die einer besseren Vermarktung dienen und technisch notwendig sind. Für die Umsetzung müssen im Wirtschaftsplan der Stadthalle 2017 insgesamt Euro eingeplant werden. Die Verabschiedung des Wirtschaftsplanes der Stadthalle für 2017 erfolgt im Zuge der Haushaltsberatungen. Die vom Gutachter Symbios empfohlenen Maßnahmen zur Personalentwicklung mit dem Schwerpunkt auf zusätzliche Personalkapazitäten für die Vermarktung der Stadthalle stellt sich aktuell im Lichte der geltenden Gesetzgebung für die Durchführung von Veranstaltungen (Veranstaltungstättenverordnung VStVO) neu dar. Um den Veranstaltungsbetrieb in der Stadthalle gesetzeskonform durchführen zu können, ist eine Aufstockung der Hallentechnik um zwei Meister/Meisterinnen für Veranstaltungstechnik notwendig. Eine zusätzliche Stelle für eine Meisterin/einen Meister für Veranstaltungstechnik muss umgehend geschaffen werden, um den gesetzeskonformen Betrieb der Stadthalle zu gewährleisten. Die Verbesserung von Marketing/Vertrieb erscheint aus heutiger Sicht nur durch die Wiederbesetzung der Geschäftsführung möglich, anstelle der vom Gutachter vorgeschlagenen 2,5 Stellen für Marketing/Vertrieb. 2. Ziele der Maßnahme Mit gezielten optischen und technischen Veränderungen im Erscheinungsbild der Stadthalle soll die über 30 Jahre alte Stadthalle an heutige Erwartungshaltungen angepasst und dabei ihr Image und die Vermarktung verbessert werden. Gleichzeitig ist ein angemessener Personalstamm zu schaffen, um die Stadthalle entsprechend der geltenden rechtlichen Vorgaben betreiben zu können. 3. Sachverhalt/Sachstand 3.1 Untersuchung zur technischen und gestalterischen Ertüchtigung der Stadthalle Aufgrund der fehlenden personellen Kapazitäten, insbesondere der fachlichen Kompetenzen innerhalb des Eigenbetriebs Stadthalle, wurde das Büro Nixdorf Consult beauftragt, die vom Gemeinderat formulierten Schwerpunkte aus dem Wirtschaftlichkeitsgutachten auf ihre Sinnhaftigkeit und die Kosten zu untersuchen. Folgende Schwerpunkte wurden vorgegeben: - Kühlung des Großen Saals - Neues, zeitgemäßes Wegweisersystem - Möblierung Foyer (Mobile Theke) - Vergrößerter Eingangsbereich, Bewirtung auf dem Bürgerplatz - Freies WLAN (wurde wegen des dringenden Bedarfs bereit realisiert) Während der Aufnahme der Instandhaltungsmaßnahmen, die in den letzten 30 Jahren durchgeführt worden sind, und der aktuellen Überprüfung technischer Anlagen haben sich weitere Themen ergeben: - Unzeitgemäße dringend wartungsbedürftige Beleuchtungstechnik im Saal und Außenbeleuchtung (Erstausstattung, keine Ersatzteile)

3 Seite 3 - Notwendiger Umbau der Schrankenanlage Parkplatz (Anpassung Steuerung) - Erweiterung des barrierefreien Fluchtweges aus dem Untergeschoss auf die Parkseite (aktuell zu geringe Anzahl an Plätzen für Behinderte) - Zentrale Steuerungstechnik zur Verknüpfung von Schaltfunktionen (Bussystem) - Modernisierung der Rauchmeldeanlage - Machbarkeit einer Digitalanzeige von Bestuhlungs- und Fluchtwegeplänen Wünschenswert, aber aus Kostengründen ausgespart wurden die Themen: - Größerer Aufzug - Erneuerung der veralteten Bühnentechnik Ein weiterer Schwerpunkt der Untersuchung war die Neugestaltung des Bürgerplatzes mit Außenbewirtung und des Haupteingangs von Stadthalle und Restaurant. Dazu wurde insbesondere mit dem Architekten der Stadthalle (Urheberrechte) und dem Wirt des Stadthallenrestaurants Gespräche geführt. Diese müssen noch unter Hinzuziehung weiterer Partner fortgesetzt werden. Die Ergebnisse mit den notwendigen Kostenschätzungen werden im 3. Quartal vorgelegt. In diesem Zusammenhang muss auch entschieden werden, ob der Bürgerplatz weiterhin dem Eigenbetrieb Stadthalle zugeordnet bleibt. Auf der Grundlage der Modernisierungsuntersuchung des Büro Nixdorf Consult (Anlage 1) ergeben sich in der ersten Stufe ohne die Betrachtung des Bürgerplatzes folgende Kosten, die in den Wirtschaftsplan der Stadthalle für das Jahr 2017 aufgenommen werden sollen : Kühlung Großer Saal Telefonanlage Beleuchtungstechnik Neues Wegweisersystem Veranstaltungswerbung mit Außenstelen Verbesserter, barrierefreier Fluchtweg Rauchmeldeanlage (BMA) Steuerungstechnik Thekenanlage Stehtische Kosten brutto Euro Euro Euro Euro Euro Euro Euro Euro Euro Euro Die Bruttokosten, incl. Baunebenkosten und 5 Prozent für Unvorhergesehenes, werden insgesamt auf Euro geschätzt. 3.2 Personalentwicklung Im Gutachten der Symbios Beratungsgesellschaft Punkt (Seite 41) wird für die Professionalisierung der Stadthalle eine Aufstockung der Betriebsleitung um einen Bereich Marketing und Vertrieb empfohlen. Diese Funktion soll verantwortlich zeichnen für die Optimierung der Kundenbeziehungen, incl. Fundraising, die Entwicklung eines neuen Pricing-Systems, sowie den Aufbau neuer Vertriebswege. Dazu werden zusätzlich zu dem vorhandenen Betriebsleiter, dem Buchhalter und dem Sekretariat (2,85 Stellenanteile) ein Leiter Marketing mit Projektleiter und Projektassis-

4 tenz (2,5 Stellenanteile) vorgeschlagen. Seite 4 Diese Personalaufstockung kann nicht diskutiert werden, da sich zwischenzeitlich ein Problem im technischen Bereich herauskristallisiert hat, das einer stärkeren Auslastung der Stadthalle, insbesondere im Tagungsgeschäft, entgegensteht. Die Stadthalle beschäftigt im technischen Bereich zwei Meister für Veranstaltungstechnik und drei technische Mitarbeiter ohne Meisterqualifikation. Nachdem einer der beiden Meister der Stadthalle mit der Qualifikation Meister für Veranstaltungstechnik teilweise für den Personalrat freigestellt wurde, musste eine Fremdfirma beauftragt werden, die notwendige Betreuung der Veranstaltungen im Großen Saal zu übernehmen. Diese Firma hat die Fortsetzung der Tätigkeit für die Stadthalle Leonberg abgelehnt mit der Begründung, dass in der Halle nicht entsprechend den gesetzlichen Vorschriften der Versammlungstättenverordnung VStVO vom gearbeitet wird. Nach VStVO 40, Abs. 2, Abs.3 sind beim Betrieb einer Bühne in der Größe der Halle während des Auf- und Abbaues ein Meister und während Proben, Vorstellungen, Aufzeichnungen zwei Meister anwesenheitspflichtig. Real betrachtet, ergibt sich momentan eine tatsächlich vorhandene Nettoarbeitszeit für die beiden vorhandenen Meisterstellen von Stunden, anstatt der gemäß VStVO erforderlichen Stunden. Dies entspricht, unabhängig von Ruhezeitverkürzungen und Produktionsdauer über 8 Stunden, bereits einer Unterdeckung von 47 Prozent. Eine entsprechende detaillierte Analyse auf der Grundlage der Veranstaltungsdaten 2015 kann bei Bedarf vorgelegt werden. Die drei technischen Mitarbeiter der Stadthalle verfügen nicht über die nach VStVO erforderliche Meisterqualifikation und können daher für diese Aufgaben nicht eingesetzt werden. Da die eingesetzten Meister nach 39 VStVO unmittelbar und ohne Übergangsfrist uneingeschränkt und vollumfänglich verantwortlich in allen Belangen der VStVO sind, muss umgehend gehandelt werden. Aus Sicht der Verwaltung ist über zwei mögliche Szenarien zu entscheiden, um den Betrieb der Stadthalle fortsetzen zu können: Szenario 1 Es werden nur noch Nutzungen der Stadthalle vereinbart, die durch das vorhandene Personal entsprechend der VStVO durchgeführt werden können. Eine Auswertung der Daten des Jahres 2015 hat ergeben, dass dann nur 65 von 130 durchgeführten Belegungen regelkonform hätten stattfinden können. Dieses Szenario würde also dazu führen, dass sich bei 50 Prozent weniger Belegungen im großen Saal auch 50 Prozent der Umsatzerlöse reduziert würden, bei gleichbleibend hohen Personalausgaben. Der einhergehende geringere Materialaufwand für die Energiekosten usw. könnte den Verlust der Einnahmen nicht aufwiegen. Bei diesem Szenario wäre eine längere Übergangszeit einzukalkulieren, da bereits gebuchte Nutzungen der Stadthalle, unter Einsatz eines zusätzlichen externen Hallenmeisters abgewickelt werden müssten. Der Tagessatz beträgt aktuell 550,00 Euro. Angesichts des hohen Einnahmeverlustes und der überproportional hohen Kosten für einen externen Meister für Veranstaltungstechnik stellt dieses Szenario keine Zukunftsoption dar.

5 Seite 5 Szenario 2 Es wird noch in diesem Wirtschaftsjahr eine zusätzliche Stelle für einen Meister/eine Meisterin für Veranstaltungstechnik in Entgeltgruppe 8 TVöD geschaffen, um den regelkonformen Betrieb der Stadthalle auf dem jetzigen Stand zu gewährleisten. Dies bedeutet eine Erhöhung der Personalkosten, um 58 bis 65 Tausend Euro p.a., Arbeitgeberkosten, ab dem 4. Quartal Dafür ist der Wirtschaftsplan der Stadthalle für das laufende Jahr entsprechend anzupassen. Nach den vorliegenden Analysen auf der Basis der Nutzungszahlen 2015 wird jede Intensivierung der Stadthallenauslastung nur dann möglich sein, wenn ab dem Wirtschaftsplanjahr 2017 noch eine weitere Meisterstelle geschaffen wird. (Anlage 2, Personalbedarfsplanung Kurzfassung). Geschäftsführung Nach dem Ausscheiden des früheren Geschäftsführers der Stadthalle Leonberg wurde die Geschäftsführung der Stadthalle von den verbliebenen Hallenmanager, Buchhalter, Sekretariat fortgeführt. Ein Teil der Leistungsverantwortung wurde übergangsweise ohne zusätzliche Kosten von der Amtsleitung Kultur, Erwachsenenbildung, Sport und Stadtmarketing (KESS) übernommen. Das Symbios-Gutachten hat zu Recht angesprochen, dass dadurch aus Kapazitätsgründen Marketing und Vertrieb vernachlässigt werden. Im Unterschied zu dem Gutachten schlägt die Verwaltung jedoch nicht die Schaffung eines Marketingbereichs mit 2,5 Stellen vor, sondern empfiehlt die erneute Schaffung einer Geschäftsführerstelle mit einem/r Beschäftigten mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft befristet auf 5 Jahre. Die Kosten von ca. 82 Tausend Euro p.a. sollen daher in den Wirtschaftsplan der Stadthalle 2017 aufgenommen werden. Die in der Satzung des Stadthalle verankerte Mitwirkung der Amtsleitung für KESS in der Betriebsleitung der Stadthalle (bestehend aus Geschäftsführer, Oberbürgermeister, Amtsleitung KESS) bliebe davon unberührt. Wie im Gutachten der Symbios Beratergesellschaft ausgeführt, ist eine Verbesserung des Betriebsergebnisses nicht möglich ohne eine Veränderung der Personalstruktur in der Leitung der Stadthalle mit der Zielrichtung der Verbesserung von Marketing und Vertrieb. 4. Weiteres Vorgehen, 1. Die Kosten für die Modernisierungsmaßnahmen werden in den Wirtschaftsplan 2017 aufgenommen. Darüber wird im Zuge der Haushaltsberatungen entschieden. 2. Die Stelle eines Meisters/einer Meisterin für Veranstaltungstechnik wird umgehend ausgeschrieben und der Wirtschaftsplan 2016 entsprechend angepasst. 3. Die Mittel für einen Geschäftsführer/Geschäftsführerin und einen weiteren Meister/Meisterin für Veranstaltungstechnik werden in den Wirtschaftsplan 2017 eingestellt. 5. Alternativen zum Beschlussvorschlag - Es werden nur einzelne Modernisierungen durchgeführt. - Es wird das Szenario 1 der Hallennutzung verfolgt.

6 Seite 6 6. Finanzierungsübersicht Der Beschlussvorschlag hat keine finanziellen Auswirkungen führt zu Mehreinnahmen in Höhe von Betrag Mehreinnahmen EUR p.a. führt zu folgenden finanziellen Belastungen: Wirtschaftsplan Stadthalle (Mehrkosten) 6.2 Mittelbedarf Lfd. Jahr EUR FinPlanjahr EUR FinPlanjahr EUR FinPlanjahr EUR 6.7 Zusätzliche Anmerkungen Die Mehrkosten 2017 umfassen Modernisierungsmaßnahmen und Personalkosten Die Mehrkosten ab 2018 betreffen ausschließlich Personalkosten.