LERNZIELE. Benutzeroberfläche von PowerPoint 2007 kennen. Bildschirmbild minimieren und maximieren

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1 1 Grundfunktionen 1. Grundfunktionen In diesem Kapitel machen Sie sich mit dem Aufbau des PowerPoint-Bildschirms vertraut. Dies erleichtert Ihnen die Orientierung und den Zugriff auf die Programmfunktionen. Wenn Sie bereits mit anderen Office-Programmen gearbeitet haben, werden Sie viele bekannte Elemente, wie zum Beispiel Speicher- und Drucksymbole, Dialoge zur Formatierung der Inhalte usw. wiederfinden. LERNZIELE PowerPoint starten und beenden Benutzeroberfläche von PowerPoint 2007 kennen Bildschirmbild minimieren und maximieren Multifunktionsleiste minimieren oder vollständig anzeigen Registerkarten und Schaltflächen auswählen, Dialogfenster aktivieren Schaltflächen der Leiste für den Schnellzugriff nutzen Microsoft-Office-Hilfe nutzen 12

2 Grundfunktionen PowerPoint starten und beenden, Bildschirmaufbau 1. Schalten Sie Ihren Rechner ein. 2. Klicken Sie auf das WINDOWS-Symbol ganz unten links in der TASK- Leiste. Darauf wird das Startmenü geöffnet. 3. Wählen Sie im Startmenü: Erste Hilfe: Kein Windows-Symbol auf dem Bildschirm Falls Sie PowerPoint 2007 unter MICROSOFT WINDOWS XP oder MICROSOFT WINDOWS SERVER 2003 INSTALLIERT haben, klicken Sie hier bitte auf die START-Schaltfläche:. ALLE PROGRAMME, MICROSOFT Office, MICROSOFT OFFICE PowerPoint 2007 Abbildung 1: PowerPoint starten 4. PowerPoint 2007 wird gestartet. Sie sehen den Eröffnungsbildschirm: Programmleiste Multifunktionsleiste mit Registerkarten Bereich für die Folienbearbeitung, links daneben die beiden Registerkarten FOLIEN und GLIEDERUNG Bereich für die Eingabe von Notizen Statusleiste START-Schaltfläche Abbildung 2: PowerPoint-Eröffnungsbildschirm 13

3 1 Grundfunktionen Der Arbeitsbildschirm Betrachten Sie die Benutzeroberfläche von PowerPoint In der Mitte des Bildschirms erscheint eine leere Folie. Weitere Bildschirmelemente sind: Die Titelleiste Sie erscheint am oberen Bildschirmrand und zeigt den Dateinamen der Präsentation. Daneben steht der Name des Office- Programms, mit dem Sie gerade arbeiten. Rechts oben in der Ecke finden Sie drei Schaltflächen. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche MINIMIEREN verkleinern Sie den PowerPoint-Bildschirmbild. PowerPoint wird als Schaltfläche in der Taskleiste ganz unten am Bildschirmrand auf Lager gelegt. Sie können nun mit anderen Programmen weiterarbeiten. Mit einem Klick auf die PowerPoint-Schaltfläche in der Taskleiste erscheint das Fenster wieder in der ursprünglichen Größe. Mithilfe der Schaltfläche VERKLEINERN werden auch andere geöffnete Programmfenster sichtbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche MAXIMIEREN, um das Power- Point-Fenster wieder in voller Größe einzublenden. Mit einem Mausklick auf das Schließkreuz verlassen Sie die geöffnete Datei bzw. das aktive Programm. Ein Mausklick auf das Office-Symbol öffnet ein Menü mit Basisfunktionen. Hier erschien in früheren Versionen das Menü DATEI. Sie finden hier Programmbefehle wie NEU, ÖFFNEN, SPEICHERN, SPEICHERN UNTER und DRUCKEN. Neben der Office-Schaltfläche sehen Sie die Schnellzugriffsleiste. Hier können Sie auf Funktionen, die Sie oft benötigen zugreifen. In die Schnellzugriffsleiste kann man über den Listenpfeil rechts weitere Schaltflächen einfügen. Multifunktionsleiste In PowerPoint 2007 gibt es die Multifunktionsleiste. In ihren Registerkarten finden Sie alle wichtigen Werkzeuge. Klicken Sie jeweils auf die Überschrift einer Karte. Rechts oben in der Befehlsleiste finden Sie die PowerPoint- Hilfe. Drücken Sie die Taste F1, um die PowerPoint-Hilfe zu aktivieren. 14

4 Grundfunktionen 1 Die Multifunktionsleiste besteht aus Registerkarten, die in Gruppen aufgeteilt sind. Eine Gruppe hat Schaltflächen zum Anklicken und Felder mit Listenpfeilen, über die man Auswahllisten einblenden kann. Die Registerkarte START zeigt zum Beispiel die Gruppen ZWISCHENABLAGE, FOLIEN, SCHRIFTART, ABSATZ, ZEICHNUNG und BEARBEITEN. Abbildung 3: Leiste START TIPP: Sie können auch mit Tastatur-Codes arbeiten. Drücken Sie die Taste ALT, um die Tastatur-Codes in der Multifunktionsleiste einzublenden. Geben Sie den jeweiligen Buchstaben ein, um zum gewünschten Element zu gelangen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Rand einer Schaltfläche zeigen, erscheint die Quickinfo mit dem Tastatur- Code und einer Beschreibung der ausgewählten Funktion. Taskleiste Statusleiste Die unterste Leiste am unteren Bildschirmrand ist die Taskleiste. Hier finden Sie die WINDOWS-, die START-Schaltfläche, Schaltflächen von geöffneten Programmen und auch die Uhrzeit. Über der Taskleiste sitzt die Statusleiste. Sie zeigt an, wie viele Folien zur Präsentation gehören und auf welcher Folie Sie sich befinden. Rechts daneben lesen Sie den Namen der Design-Vorlage der aktuellen Präsentation. Rechts unten in der Statusleiste finden Sie Schaltflächen für den Wechsel zwischen den Folienbearbeitungsansichten: NORMAL, FOLIEN- SORTIERUNG und BILDSCHIRMPRÄSENTATION. In der Ansicht NORMAL gestalten Sie die Folien. Hier geben Sie Texte und Bilder ein. In der FOLIENSORTIERUNG können Sie Folien umstellen und löschen. Sollten Sie die Ansicht BILDSCHIRMPRÄSEN- TATION aktiviert haben, können Sie diese jederzeit verlassen, wenn Sie die Taste ESC oben auf der Tastatur drücken. Mit dem Schieberegler für die ZOOM-Stufen vergrößern und verkleinern Sie die Darstellung. Klicken Sie - oder +. Diese Schaltfläche passt die Folie an die Fenstergröße an. Registerkarten am linken Rand Bildlaufleisten Am linken Bildschirmrand gibt es eine Leiste mit den Registerkarten FOLIEN und GLIEDERUNG. Über das Schließkreuz blenden Sie die Leiste aus. Um sie wieder einzublenden, führen sie die Maus an den linken Bildschirmrand: Sobald zwei Linien erscheinen, eingerahmt von horizontalen Pfeilen, können Sie die Leiste mit gedrückter linker Maustaste aufziehen. Am rechten Bildschirmrand finden Sie die Bildlaufleiste mit den Pfeilschaltflächen. Hier blättern (klicken) Sie von Folie zu Folie. 15

5 1 Grundfunktionen Übung 1 Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche 1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Office-Schaltfläche: Ein Menü mit Standard-Funktionen öffnet sich. Mit einem Klick mitten auf das Folienbild kehren Sie zur Folie zurück. (Tipp: Auf der CD zum Buch können Sie hier auch die Datei COMPUTERMAUS.PPTX öffnen.) 2. Klicken Sie in der Leiste am linken Bildschirmrand auf die Reiter der Registerkarten FOLIEN und GLIEDERUNG: Eine Karte wird jeweils aktiviert. Klicken Sie auf das Schließkreuz rechts oben: Die Karten werden ausgeblendet. Zum Einblenden der Registerkarten ziehen Sie die Leiste am linken Bildschirmrand mit gedrückter, linker Maustaste auf. 3. Aktivieren Sie (Mausklick) jeweils eine Registerkarte in der Multifunktionsleiste: START, EINFÜGEN, ENTWURF,. 4. Aktivieren Sie die PowerPoint-Hilfe: Geben Sie hier im Suchfeld das Wort Neuigkeiten ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHEN. Wenn Sie mögen, können Sie sich über Neuigkeiten informieren, die Ihnen PowerPoint 2007 bietet. Zudem gibt es hier Infos über die neuen Dateinamen-Erweiterungen: Sie erfahren, warum die Endung der Präsentationsdatei jetzt nicht mehr.ppt heißt, sondern.pptx. Klicken Sie am Ende auf das Schließkreuz des Hilfefensters. 5. Klicken Sie auf den Listenpfeil rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Aktivieren Sie im Menü (Mausklick) die SEITENANSICHT. Wenn Sie in diesem Menü auf MULTIFUNKTIONSLEISTE MINIMIEREN klicken, blenden Sie die Leiste aus. Sie wird erst nach einem Klick auf eine Registerkarte sichtbar. 6. MINIMIEREN Sie das Bildschirmbild: PowerPoint wird nun in der Taskleiste unten am Bildschirmrand abgelegt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um PowerPoint wieder in voller Größe anzuzeigen. 16

6 Grundfunktionen 1 PowerPoint beenden Um PowerPoint zu beenden, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche oben links am Bildschirmrand und dann auf die Schaltfläche. Alternativ dazu können Sie auch das Schließkreuz rechts oben in der Titelleiste anklicken oder den Tastatur-Code ALT + F4 eintippen. Um den Computer auszuschalten, klicken Sie bitte auf das WINDOWS- Symbol und anschließend auf die Schaltfläche AUSSCHALTEN. Meine Notizen: 3 Schröder - ISBN

7 1 Grundfunktionen 1.2 Erste PowerPoint-Folien erstellen Nachdem Sie sich einen Überblick über die Elemente des PowerPoint-Bildschirms verschafft haben, können Sie mit der Präsentationsentwicklung beginnen. In diesem Kapitel erstellen Sie erste Folienpräsentationen. Dabei nutzen Sie verschiedene Bearbeitungsansichten. So werden Ihnen die Werkzeuge des Programms mit jeder neuen Übung vertrauter. LERNZIELE Folie einfügen und dabei ein passendes Folienlayout wählen Texte eingeben und korrigieren Ein anderes Folien-Design zuweisen Arbeiten mit unterschiedlichen Bearbeitungsansichten Folien löschen und sortieren Eine neue Präsentation beginnen Vorhandene Präsentationen öffnen und schließen Die Präsentation abspeichern Folien, Gliederung, Notizenseiten und Handzettel drucken 18

8 Grundfunktionen 1 Übung 2 Erste Folien erstellen 1. Starten Sie PowerPoint. Die Titelfolie einer leeren Präsentation erscheint auf dem Bildschirm. Geben Sie als Titel Präsentation planen ein. Schreiben Sie Ihren Namen als Untertitel (siehe Muster ). Marion Schröder Wie lautet das Thema? Wer ist das Publikum? Welche Vorkenntnisse, Interessen, Erwartungen und Einwände hat das Publikum? Welche Ziele sollen am Ende der Präsentation erreicht sein? Muss das Thema noch genauer formuliert werden? 2. Hängen Sie eine zweite Folie an: Registerkarte START, Listenpfeil der Schaltfläche NEUE FOLIE. Wählen Sie das Layout TITEL UND INHALT. 3. Geben Sie auf der zweiten Folie den Text ein (Muster ). Wenn Sie Zeilen vollschreiben, läuft der Text in der nächsten Zeile automatisch weiter. Soll der Text vor dem Zeilenende abbrechen, drücken Sie die Eingabetaste (Return): Die nächste Zeile beginnt dann mit einem Aufzählungszeichen. Wünschen Sie kein Aufzählungszeichen, drücken Sie am Zeilenende bitte gleichzeitig die Eingabetaste (Return) + die Umschalttaste (Shift): Dies bewirkt einen einfachen Zeilenwechsel (keinen Absatzwechsel). 4. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Registerkarte ENTWURF und die Gruppe DESIGN. Klicken Sie rechts neben dem Design-Katalog auf den Listenpfeil. Erproben Sie die Designs, indem Sie jeweils mit der Maus darauf zeigen. Wählen Sie durch Mausklick ein Design aus. 5. Klicken Sie auf die erste Folie und starten Sie die Bildschirmshow: Registerkarte ANSICHT, Schaltfläche BILDSCHIRMPRÄSENTATION. Per Mausklick oder mithilfe der Eingabetaste blättern Sie zum nächsten Folienbild. 6. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und auf SPEICHERN. Der Dateiname ist PRÄSENTATIONPLANEN.PPTX. Klicken Sie auf SPEICHERN. 19

9 1 Grundfunktionen Von Folie zu Folie blättern Am rechten Bildschirmrand sehen Sie die VERTIKALE BILDLAUFLEISTE. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den grauen Balken in der Leiste nach oben oder nach unten. So gelangen Sie von Folie zu Folie. Sie können auch von einer Folie zur nächsten blättern, indem Sie auf einen der Doppelpfeile am Ende der Bildlaufleiste klicken. Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, mit den Tasten BILD und BILD durch die Präsentation zu wandern. Merke: Mit der Taste POS1 springen Sie zur ersten, mit ENDE zur letzten Folie Die Bearbeitungsansicht wechseln Die Ansichten zur Bearbeitung Ihrer Folien finden Sie in der Multifunktionsleiste, Registerkarte ANSICHT (Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN). NORMALANSICHT: Gewöhnlich arbeiten Sie in der NORMALANSICHT. Sie hat drei Bereiche: 1. Folie im Zentrum, 2. Leiste am linken Rand mit den Registerkarten FOLIEN und GLIEDERUNG, 3. Notizenbereich unter der Folie. Abbildung 4: Der Notizenbereich NOTIZENSEITEN: Sie gelangen zu den Notizenseiten einer Präsentation über die Registerkarte ANSICHT, NOTIZENSEITE. PowerPoint legt für jede Folie automatisch eine solche Seite an. Blättern Sie von Seite zu Seite. Text können Sie jeweils in das Textfeld unter einer Folienkopie eingeben. Hier kann man den Text auch gestalten, durch Bilder ergänzen usw. Beachten Sie: Der Notizenbereich in der NORMALANSICHT dient in erster Linie der schnellen Texteingabe. Die Notizenseiten können Sie auf Papier ausdrucken und als Stichwortblätter für sich selbst und für das Publikum nutzen. BILDSCHIRMPRÄSENTATION: Klicken Sie auf die Schaltfläche BILD- SCHIRMPRÄSENTATION in der Statusleiste. Alternativ dazu gibt es die Registerkarte ANSICHT, Schaltfläche BILDSCHIRMPRÄSENTATION. In dieser Ansicht betrachten Sie die Folien in voller Größe. Um die Bildschirmshow vorzeitig zu verlassen, drücken Sie bitte die Taste ESC. 20

10 Grundfunktionen 1 FOLIENSORTIERUNGSANSICHT: Sehr hilfreich bei der Folienbearbeitung ist die Foliensortierungsansicht. Mit einem Klick auf die Schaltfläche in der Statusleiste werden alle Folien der Präsentation gezeigt. Alternativ dazu kann man die Registerkarte Ansicht, Foliensortierung wählen. In der Ansicht FOLIEN- SORTIERUNG können Sie: Folien sortieren: Zum Verschieben klicken Sie eine Folie an (die Folie wird markiert). Ziehen Sie die Folie mit gedrückter linker Maustaste zwischen zwei andere Folien. Achten Sie auf die senkrechte Linie und lassen Sie die Maus erst los, wenn die Folie an der richtigen Position sitzt. Neue Folien einfügen: Registerkarte START, NEUE FOLIE. Folien löschen: a) Folie anklicken, die gelöscht werden soll. Um mehrere Folien zu markieren, halten Sie die Taste STRG gedrückt, während Sie Folien anklicken. Außerdem können Sie die Markierung mit gedrückter linker Maustaste über mehrere Folien aufziehen. b) Drücken Sie anschließend die Löschtaste ENTF Rückgängig machen und wiederholen Wenn Sie die letzten Arbeitsschritte rückgängig machen wollen (z.b. um gelöschte Folien wieder einzufügen), klicken Sie auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Leiste für den Schnellzugriff am oberen Bildschirmrand. Sollte die Schaltfläche dort nicht sichtbar sein, klicken sie bitte auf den Listenpfeil der Leiste SCHNELL- ZUGRIFF und aktivieren Sie im geöffneten Menü die Funktion RÜCKGÄNGIG. Schneller geht es allerdings über die Tastenkombination STRG + z. In der Schnellzugriffleiste finden Sie auch die Funktion WIEDERHOLEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den letzten Vorgang zu wiederholen oder nutzen Sie die Tastenkombination STRG + y Folien löschen Sie können in der FOLIENSORTIERUNGSANSICHT Folien sortieren und löschen. Auch in der NORMALANSICHT können Sie Folien löschen und verschieben. Nutzen Sie dazu die Leiste mit den Folienbildern am linken Bildschirmrand. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste eine Folie unter oder über eine andere. Löschen Sie eine Folie, indem Sie diese anklicken und die Taste ENTF drücken. Folien löschen Sie auch über die Multifunktionsleiste: Registerkarte START, Gruppe FOLIEN, LÖSCHEN. 21

11 1 Grundfunktionen Übung 3 Eine neue Präsentation entwickeln, Schriftformate und das Hintergrund- Design festlegen 1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche, im Menü auf NEU und auf die LEERE PRÄSENTATION. Eine neue Präsentation wird geöffnet. Sie zeigt die Titelfolie mit zwei Textfeldern. 2. Geben Sie auf der Titelfolie den Titel der Präsentation ein (Muster ): INTERESSEN DES PUBLIKUMS BERÜCKSICHTIGEN Begriffe erklären DAS PUBLIKUM ÜBERZEUGEN UND GEWINNEN Übersichten liefern Situation beschreiben Bedürfnisse ansprechen Nutzen und Folgen aufzeigen INHALTE RÜBERBRINGEN So geht es nicht: Überall blinken Animationen Viele, bunte und verwirrende Bilder Bilder passen nicht zum Text So funktioniert es: Nicht mehr als 7 Aufzählungspunkte Bilder unterstützen die Textinhalte Wichtige Stellen hervorheben Was können wir tun? Für wichtige Inhalte besondere Aufmerksamkeit erzeugen Farben gezielt einsetzen Fotos aus dem Alltagsleben zeigen Filmsequenzen vor Augen führen Selbstablaufende Bildschirmshows erstellen und versenden DAS PUBLIKUM ÜBERZEUGEN Multimedial präsentieren durch TEXT BILD FILM TON 3. Aktivieren Sie die Registerkarte START (Mausklick). Klicken Sie auf den Listenpfeil der Schaltfläche NEUE FOLIE. Ein Katalog mit Folienlayouts erscheint. Klicken Sie auf das Layout TITEL UND INHALT: Die Folie wird in die Präsentation eingefügt. Fügen Sie zwei weitere Folien ein mit den Layouts VERGLEICH und INHALT MIT ÜBER- SCHRIFT. 4. Weisen Sie den Folien auch ein Hintergrund-Design zu: Registerkarte ENTWURF, Gruppe DESIGNS. Klicken Sie rechts auf den Listenpfeil. Bewegen Sie die Maus an den Rand eines Designs, sodass Sie im QUICKINFO den Design-Namen lesen können. Wählen Sie das Design NEREUS. 5. Fügen Sie die Texte auf den Folien ein (siehe Muster). 6. Klicken Sie auf das Disketten-Symbol in der Leiste für den Schnellzugriff (oder wählen Sie über die Office-Schaltfläche den Befehl SPEICHERN). 22

12 Grundfunktionen 1 PowerPoint springt in das Dialogfenster SPEICHERN UNTER und schlägt die Überschrift der Präsentation (Das Publikum überzeugen) als Dateinamen vor. Klicken Sie auf SPEICHERN. 7. Prüfen Sie die Folien in der ANSICHT BILDSCHIRMPRÄSENTATION. 8. FORTSETZUNG Gestalten Sie nun die Inhalte auf den Folien: Formatieren Sie die Schriften nach Ihren Wünschen und beachten Sie die Spielregel : Erst markieren, dann formatieren. Markieren Sie zuerst einen Textteil. In der Registerkarte START finden Sie die Gruppe SCHRIFTART mit Schaltflächen, die Sie vielleicht schon aus anderen Office-Programmen kennen: F formatiert Text FETT. Mit U unterstreichen Sie Text. Mit K setzen Sie den Text kursiv. Mit abc streichen Sie markierten Text durch. S schattiert. Haben Sie bemerkt? Ein Klick auf eine der Schaltflächen weist dem markierten Text das Format zu, ein erneuter Klick entfernt es wieder. Bei anderen Schaltflächen haben Sie Wahlmöglichkeiten: Klicken Sie auf den Listenpfeil neben der SCHRIFTART. Ein Katalog öffnet sich. Wählen Sie hier eine neue Schrift aus (Mausklick). Klicken Sie auf den Listenpfeil neben der SCHRIFTGRÖßE und wählen sie aus der Liste eine Schriftgröße aus. Sie können auch die beiden Schaltflächen A und A zur Änderung der Schriftgröße nutzen; dann geht es besonders schnell. Mithilfe der Schaltfläche AV ändern Sie Buchstabenabstände. Aa: Hier finden Sie Varianten zur Groß-/Kleinschreibung. Über diese Schaltfläche ändern Sie die Schriftfarbe. Ein Klick auf diese Schaltfläche entfernt neue Formate in einem Text, sodass die alte Standardschrift wieder erscheint. 9. Experimentieren Sie mit den Formatierungsmöglichkeiten und verschönern Sie Ihre Folieninhalte. Beim Ändern der Texte können Sie Zeilenumbrüche eingeben (Umschalt- und Eingabetaste) Textobjekte verschieben: Auf den Rahmen des Objekts klicken und das Objekt über die Tastatur mit den Pfeiltasten NACH OBEN, NACH UNTEN, NACH RECHTS, NACH LINKS auf der Folie verschieben. 23