Validierung eines Raummonitoring- Systems nach GAMP 5

Transkript

1 Testo Industrial Services GmbH Validierung eines Raummonitoring- Systems nach GAMP Rainer Röcker 1 / 39

2 Inhalte des Vortrags Regelwerke & Guidelines Funktionsweise eines Monitoringsystems Validierungsstrategie Lieferantenbeteiligung Risikomanagement Projektablauf nach GAMP 5 Abschlussdiskussion 2 / 39

3 Ziel des Vortrags Ist es Ihnen heute einen Weg zu zeigen, wie eine Validierungsstrategie am Beispiel eines Messdaten Monitoring- Systems aussehen kann, die folgende Eigenschaften erfüllt: 3 / 39

4 Folgende Guidelines wurden für diese Präsentation verwendet EU GMP Leitfaden Annex 11 EU GMP Leitfaden Annex 15 ICH Q9 (Wortgleich Annex 20) 21 CFR Part 11 GAMP 5 4 / 39

5 Validierung Blickwinkel und Nutzen Konformität / Compliance GMP, 21 CFR part 11, PIC, Gesamter Lebenszyklus System Schutz vor Fehlinvestitionen (dank Designphase) Geringeres Risiko bei der Systemnutzung Sicherstellung aller relevanten Systemeigenschaften, erhöhte Verfügbarkeit Einwandfreie Audits für den vorgesehenen Zweck Eignung Reproduzierbare Endproduktqualität statt Rückrufaktionen 5 / 39

6 Was ist ein Messdaten Monitoring-System? Alarmierung / Berichtversand Messdaten-Darstellung Messdaten-Speicherung 21 CFR Part 11 compliant Alarmierung Bei Grenzwertverletzung ohne PC Messdaten-Sammlung Messdaten-Übertragung Ethernet oder Funk Messaufnehmer / Fühler mit Speicher Prozess 6 / 39

7 Messdaten Monitoring-System für die Pharmaindustrie Regulierte Unternehmen (Pharma, Kosmetik, Life Science etc.) haben GxP-kritische Prozesse und benötigen zur Überwachung der GxP-kritischen Parameter ein Messdaten- Monitoring-System. Beispiele: Arzneimittellagerung (Temperatur, Feuchte) Sterilfertigung Feuchte in der Tablettenproduktion Reinraum-Überdrücke, Strömung, etc. 7 / 39

8 Messdaten Monitoring-System für die Pharmaindustrie Grundanforderungen an ein Monitoring- System: hohe Sicherheit gegenüber Datenverlust 21 CFR part 11 compliance (manipulationssicher, ERES) Qualifizierte Ausrüstungsgegenstände Valide Prozesse 8 / 39

9 Validierungsstrategie Messdaten Monitoring-System (1) Validierung muss praxisgerecht sein Validierung muss effizient ablaufen Verstärkte Einbindung des Lieferanten GAMP = Good Automated Manufacturing Practice GAMP ist der akzeptierte Leitfaden für die Validierung computergestützter Systeme in GxP-regulierten Bereichen (GxP beinhaltet GMP, GCP und GDP) GAMP 5 ist die neueste Fassung (2008) der GAMP ist gesetzlich nicht bindend, sondern ein Leitfaden. Aber: Fungiert als Quasi-Standard im GxP-regulierten Umfeld Lean fängt beim risikobasierenden Ansatz an! Quelle GAMP 5 9 / 39

10 Validierungsstrategie Messdaten Monitoring-System (2) Risikobasierender Ansatz mit Verweis auf die notwendigen Tests und SOPs VP/VMP Lieferantenintegration Fokus der Qualifizierung auf GxPrelevante Funktionen und Komponenten basierend auf einer Risiko-Trace-Matrix GMP-relevant Pflege der Dokumente über den gesamten Lebenszyklus des Systems Inbetriebnahme Dokumente GEP Verifizierung Qualifizierungsbericht Stilllegung GEP Dokumente 10 / 39

11 Validierungsstrategie Messdaten Monitoring-System (3) Um die Qualifizierung/Validierung eines computergestütztes Systems wirklich wirtschaftlich zu gestalten, ist ein risikobasierende Ansatz und eine wirksame Lieferantenbeteiligung zwingend erforderlich. Da die Software selbst bzw. deren Qualität sie nur als Black Box betrachten können, müssen sie sich auf den Lieferanten und deren Qualitätssicherungs-maßnahmen verlassen können bzw. sich in Form eines Lieferantenaudits davon zu überzeugen. Ein Monitoring System fällt unter Softwarekategorie 4 Black Box (funktional) in out System testen 11 / 39

12 Validierungsstrategie Messdaten Monitoring-System (4) Das hängt aber ganz entscheidend davon ab, wie kritisch die Systeme sind bzw. in welche Softwarekategorie sie fallen. Diese Strategie muss klar im VMP definiert sein. Die Anwendung der richtigen Leitfäden und Richtlinien wie z.b. der GAMP 5, machen die Sache wesentlich leichter. 12 / 39

13 Wirksame Lieferantenintegration nach GAMP 5 (1) Die Strategie zur Erzielung der Vorschriftenkonformität und zur Sicherstellung der Eignung für den vorgesehenen Zweck sollte unter Berücksichtigung der Risikobewertung, Bewertung des Systemkomponenten und der Lieferantenbewertung beschrieben werden. Die Validierung eines Systems fängt bei der richtigen Auswahl eines Lieferanten an. Das kann z.b. mit Hilfe einer Auditierung der möglichen Lieferanten geschehen. Was sind denn die typischen Bereiche eines Softwareaudits? Welche Erfahrungen haben Sie??? 13 / 39

14 Wirksame Lieferantenintegration nach GAMP 5 Schritt Praktiken 1. Aufbau eines QMS 2. Erstellen der Anforderungen 3. Qualitätsplanung 4. Bewertung von Unterlieferanten 5. Erstellen von Spezifikatonen Beschreibung Das Lieferanten QMS sollte beinhalten: 1. Dokumentierte Vorgehensweise und Standards 2. Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung 3. Nachweis der Konformität 4. Ermöglichung und Förderung der kontinuierlichen Verbesserung Der Lieferant sollte sicherstellen, dass eindeutige Anforderungen in Form eines Lastenhefts festgelegt oder von regulierten Unternehmen bereitgestellt werden Der Lieferant sollte definieren, wie sein QMS für ein spezielles Produkt realisiert worden ist. Lieferanten sollten ihre Unterlieferanten als Teil des Auswahlprozesses und der Qualitätsplanung formell bewerten. (Evtl. Audit) Der Lieferant muss das System spezifizieren das die festgelegten Anforderungen erfüllt Quelle GAMP 5 14 / 39

15 Wirksame Lieferantenintegration nach GAMP 5 Schritt Praktiken 6. Durchführung der Entwurfsspezifikation 7. Softwareerstellungskonfiguration 8. Durchführung der Tests 9. Kommerzielle Freigabe 10. Bereitstellen der Anwender- Dokumentation Beschreibung Der Entwurf des Systems sollte formell gegen die Anforderungen, Standards und der erkannten Risiken geprüft werden um sicherzustellen, dass das System seinem Verwendungszweck entspricht. Die Software sollte gemäß festgelegter Standards entwickelt werden, einschließlich Codeprüfungsprozessen. Der Lieferant sollte das System gemäß genehmigter Testpläne und Testspezifikationen testen. Die Systemfreigabe für Kunden sollte gemäß formeller Prozesse durchgeführt werden. Die ist keine Freigabe für die Verwendung in einer GxP-Umgebung, dies ist die Aufgabe des Unternehmens. Der Lieferant sollte geeignete Systembetreuung-Dokumentation und Schulung bereitstellen Quelle GAMP 5 15 / 39

16 Wirksame Lieferantenintegration nach GAMP 5 Schritt Praktiken 11. Unterstützung und Instandhaltung des Systems 12. Systemaustausch und Stilllegung Beschreibung Der Lieferant sollte das System gemäß vereinbarter Verträge unterstützen und instand halten. Der Prozess zur Behandlung und Dokumentation von Systemänderungen sollte vollständig beschrieben werden. Der Lieferant sollte den Austausch oder die Abkündigung des Produkts gemäß eines dokumentierten Prozesses und Plans organisieren. Der Lieferant kann zudem das regulierte Unternehmen bei der Stilllegung computergestützter Systeme gemäß Vorgehensweisen des regulierten Unternehmens unterstützen. Quelle GAMP 5 16 / 39

17 Was zählt nach GAMP 5 zum Computer-gestützten System? Berücksichtigung aller relevanten Faktoren, inklusive dem Nutzer, den SOPs etc. Software Arbeitsanweisungen und Personal Hardware (inkl. Firmware) Ausrüstung Quelle GAMP 5 Computer-System kontrollierte Funktion Computer-gestütztes System (computerized Betriebsumgebung system) Prozess / (benachbarte Systeme sowie deren Personal und Arbeitsanweisungen) 17 / 39

18 Wissensorientiertes Risikomanagement nach GAMP 5 (Schritt 1) Nutzer Hard- / Software Ausrüstung SOPs Betriebsumgebung System-Risiken Maren Beßler Patienten- sicherheit Daten- integrität Delater/Pixelio Produkt- qualität Zu beseitigende / zu dezimierende Risiken 18 / 39

19 Wissensorientiertes Risikomanagement nach GAMP 5 (Schritt 2) Zu beseitigende / zu dezimierende Risiken Regelmäßige Bewertung Neubetrachtung (Lebenszyklus) Änderungen Change Control Begrenzungsmaßnahmen (technisch, SOP, ) Risikominimierende Tests (in IQ, OQ) Quelle GAMP 5 19 / 39

20 Prinzipieller Projektverlauf nach GAMP 5 Quelle GAMP 5 20 / 39

21 Projektverlauf nach GAMP 5 (1) Basis-Risikoanalyse Gefahr durch Temperaturüberschreitung, Wirkstoff nicht mehr nutzbar Lösung? Grundsatzentscheidung zur Anschaffung eines Monitoringsystems 21 / 39

22 Projektverlauf nach GAMP 5 (2) Gefahr durch Temperaturüberschreitung, da Arzneimittel hitzeempfindlich; Wirkstoff nicht mehr nutzbar. Lösung: Alarm Bei Temperaturüberschreitung soll ein Alarm gesendet werden. Basis- Risikoanalyse Lastenheft (Nutzerspezifikation) Pflichtenheft (Lieferantenspez.) Konfigurationsspezifikation Designdokumentation 22 / 39

23 Projektverlauf nach GAMP 5 (3) Lastenheft (LH) oder auch User Requirement Specification (URS) Das Lastenheft auch URS (User Requierment Specification) genannt, kommt vom Auftraggeber und ist die Grundlage für das Angebot des Auftragnehmers. Es beschreibt was der Auftraggeber erwartet. Viele Kunden beauftragen auch Dienstleister zur formellen Erstellung eines Lastenhefts. Auftraggeber können aber auch innerbetriebliche Kunden sein, z. B. der Vertrieb beauftragt die Entwicklungsabteilung. Der Vertrieb weiß was der Kunde und somit der Markt fordert. Die Technik weiß wie man es umsetzt. 23 / 39

24 Projektverlauf nach GAMP 5 (4) Lastenheft (LH) oder auch User Requirement Specification (URS) Besteht aus Inhaltsverzeichnis allgemeinen Anforderungen des AG (SOPs) funktionale Anforderungen GMP-Anforderungen technische Anforderungen technische Dokumentation Site Acceptance Test Verantwortlichkeiten 24 / 39

25 Projektverlauf nach GAMP 5 (5) Gefahr durch Temperaturüberschreitung, da Arzneimittel hitzeempfindlich; Wirkstoff nicht mehr nutzbar. Lösung: Alarm Basis- Risikoanalyse Lastenheft (Nutzerspezifikation) Bei Temperaturüberschreitung soll ein Alarm gesendet werden. Pflichtenheft (Lieferantenspez.) Monitoringsystem mit Alarmgebung und Reportwesen wird eingesetzt Die Nummerierung des Pflichtenheftes wurde analog zum Lastenheft erstellt um eine Traceability zu bekommen. Siehe auch GAMP 5 Konfigurationsspezifikation Designdokumentation 25 / 39

26 Projektverlauf nach GAMP 5 (6) Pflichtenheft (PH) oder auch Funktionsspezifikation (FS) Das Pflichtenheft oder auch Funktionsspezifikation (FS) genannt, ist die Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft. In manchen Fälle kann auch ein detailliertes Angebot die FS ersetzen. Es beschreibt im Detail wie der Auftragnehmer die geforderten Punkte aus dem Lastenheft umsetzen will. Idealerweise bilden Sie Lasten- und Pflichtenheft in einem Dokument ab. So haben Sie einen klare Linie über das gesamte Projekt hinweg. 26 / 39

27 Projektverlauf nach GAMP 5 (7) Gefahr durch Temperaturüberschreitung, da Arzneimittel hitzeempfindlich; Wirkstoff nicht mehr nutzbar. Lösung: Alarm Basis- Risikoanalyse Lastenheft (Nutzerspezifikation) Bei Temperaturüberschreitung soll ein Alarm gesendet werden. Pflichtenheft (Lieferantenspez.) Saveris-Fühler T2E wird eingesetzt, Alarm wird über das System (Base, PC) realisiert. Fühler H2E (Seriennummer, Spezifikation, ) an Raumposition X/Y sendet an Base Alarm, Weiterleitung über Ausgangs ABC an Techniker. & relevante Einstellungen in Software Konfigurationsspezifikation Designdokumentation 27 / 39

28 Projektverlauf nach GAMP 5 (8) Konfigurationsspezifikation (KS) Die Konfigurationsspezifikation gibt es seit GAMP 5 und beinhaltet alle variablen Daten. Die Konfigurationsspezifikation kann bis zuletzt im Draft gelassen werden. Das macht die Sache wesentlich einfacher. Besteht aus Auflistung der verwendeten Hardware Firmware Versionen Software Versionen Fühlerbezeichnungen Alarmgrenzen Benutzerprofil Alarmempfänger etc. 28 / 39

29 Projektverlauf nach GAMP 5 (9) Detail-Risikoanalyse, z.b. Konkrete Gefahren und Risiken, die das Absetzen des Alarms betreffen. Z.B.: Basisstation hat eine abgelaufene Prepaid- SIM eingesetzt, Alarmierung unterbleibt Basis- Risikoanalyse Passende SIM- Karte wird spezifiziert Lastenheft (Nutzerspezifikation) Pflichtenheft (Lieferantenspez.) Die Nummerierung des Pflichtenheftes wurde analog zum Lastenheft erstellt um eine Traceability zu bekommen. Siehe auch GAMP 5 Funktionale (Detail) Risikoanalyse Konfigurationsspezifikation Designdokumentation 29 / 39

30 Projektverlauf nach GAMP 5 (10) GMP Detailrisikoanalyse (RA) Basierend auf der Funktionsspezifikation wird eine Risikoanalyse durchgeführt. Die Risikoanalyse untersucht die einzelnen Prozessschritte und Risiken die auftreten können. Basierend auf dieser Auswertung werden Maßnahmen zur Vermeidung der Risiken festgelegt. Alle Qualifizierungs- und Validierungsmaßnahmen resultieren daraus. Nur auf Basis der Risikoanalyse können Validierungsaktivitäten nachvollziehbar und schlank gehalten werden. Man sagt auch Risk Based Approach nach ICH Q9 wortgleich mit dem Annex 20 des EU GMP Leitfaden. 30 / 39

31 Projektverlauf nach GAMP 5 (11) Test der Nutzeranforderungen (PQ) Test funktionale Prüfung (OQ) Test Konfiguration & Installation (IQ) Installation Inbetriebnahme SAT Validierungsdokumentation 31 / 39

32 Projektverlauf nach GAMP 5 (12) Site Acceptance Test (SAT) Der SAT wird nach erfolgreicher Installation des Systems durchgeführt. Die Prüfung beinhaltert den vollständigen Lieferumfang gemäß Kundenauftrag, vollständige Dokumentation, erweiterte Betriebsanleitung, Qualifizierungsdokumente, Zertifikate, Datenblätter, Sicherheitstests, Funktionstests (Hardware/Software), Leistungstests. Die Tests werden anhand eines Testprotokolls durchgeführt und protokolliert. Das Protokoll wird sowohl vom Prüfer als auch vom Betreiber (Kunden unterschrieben) 32 / 39

33 Projektverlauf nach GAMP 5 (13) Test der Nutzeranforderungen (PQ) Test funktionale Anforderung (OQ) Test Konfiguration & Installation (IQ) Installation Inbetriebnahme Validierungsdokumentation Test Konfiguration und Installation der Software Test Versionskontrolle der Applikationssoftware Sind die Alarmeinstellungen in der Software richtig? Test Benutzerhircharie 33 / 39

34 Projektverlauf nach GAMP 5 (14) Test Konfiguration & Installation (IQ) Lieferumfang des Systems Visuelle Kontrolle der technischen Dokumentation Visuelle Kontrolle der Betriebsanleitung Softwareversionen und Back-Up Hardware Konfigurationen Software Konfigurationen GMP-kritische Einstellungen z. B. Temperatur Systemzugang, Benutzerebenen Lieferumfang wie spezifiziert Installation der Fühler mit Bezeichnung Kalibrierzertifikate 34 / 39

35 Projektverlauf nach GAMP 5 (15) Test funktionale Anforderung (OQ) Installation Inbetriebnahme Test Konfiguration & Installation (IQ) Test der Nutzeranforderungen Validierungsdokumentation Test der funktionalen Anforderungen: Misst der Fühler die Temperatur, kann (!) die Base / der PC den Alarm absetzen? Test Audittrail nach 21 CFR Part 11 Test Konfiguration und Installation der Software Test Versionskontrolle der Applikationssoftware Sind die Alarmeinstellungen in der Software richtig? Test Zugangsberechtigung 35 / 39

36 Projektverlauf nach GAMP 5 (16) Test funktionale Anforderung (OQ) Kritische Funktionen resultierend aus der Risikoanalyse Alarmmeldungen Systemzugriff, Benutzerebenen Stromausfall, Wiederherstellung der Daten Datensicherung Datenübertragung Funkunterbrechung Ausfall Sammelstelle 21 CFR Part 11 etc. 36 / 39

37 Projektverlauf nach GAMP 5 (17) Installation Inbetriebnahme Test der Nutzeranforderungen (PQ) Test funktionale Anforderung (OQ) Test Konfiguration & Installation (IQ) Validierungsdokumentation Test der Nutzeranforderungen: Setzt das System einen Alarm an die definierten Empfänger ab. Langzeitprüfung der Alarmgrenzen Test der funktionalen Anforderungen: Misst der Fühler die Temperatur, kann (!) die Base / der PC den Alarm absetzen? Test Audittrail nach 21 CFR Part 11 Test Konfiguration und Installation der Software Test Versionskontrolle der Applikationssoftware Sind die Alarmeinstellungen in der Software richtig? 37 / 39

38 FAZIT All diese Maßnahmen in einer Strategie im VMP hinterlegt, sparen Zeit und Ressourcen über den gesamten Lebenszyklus eines Systems hinweg. Darüber hinaus werden mehr Ziele erreicht, als den Anforderungen der Behörden gerecht zu werden. 38 / 39

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Fragen beantworte ich gerne auch persönlich an unserem Stand auf den Lounges Rainer Röcker Vertrieb Süd/ Ost GMP-Compliance Mail: Testo Industrial Services GmbH 39 / 39