ELVIS II. Finanzbuchhaltung

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1 ELVIS II Finanzbuchhaltung

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3 Inhalt FiBu - Stammdaten 3 FiBu - Konten...3 FiBu - Kostenstellen...4 Kostenstellenlisten...5 Kosten planen...6 Bilanzpositionen...6 Inventar...8 FiBu - Funktionen 11 FiBu - Buchen...11 Hinweise zum Buchen...13 Auswertungen...14 Journal...14 Kontenblätter...14 Saldenliste...16 Umsatzsteuervoranmeldung...16 Bilanz...17 Betriebswirtschaftliche Auswertung...17 Erfolgsrechnung...18 FiBu - Globale Funktionen 21 Inventar Übernahme...21 Planwerte löschen...21 FiBu - Abschlüsse 23 FiBu - Abschlussdatum...23 FiBu - Periodenabschluß...23 FiBu - Jahresabschluß...24 FiBu - Konten reorganisieren...25 FiBu - Betreiber 27 Betreiber - Stammdaten...27 Betreiber - Bank und Info...28 EURO-Umstellung...28 FiBu - Tabellen 31 Steuertabelle...31 Buchungstexte...32 ELVIS II Finanzbuchhaltung Inhalt i

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5 FiBu - Stammdaten FiBu - Konten HINWEIS: Bevor Sie damit beginnen, Konten anzulegen, stellen Sie für Ihren Verein einen Kontenplan auf. Als Richtlinie für Vereine ist der vom DSB empfohlene Kontenrahmen sinnvoll. Der in den Testdaten enthaltene Kontenplan beruht darauf und kann als Muster dienen. Zur Definition eines Kontos sind fünf Eingabefelder vorgesehen: Kontonummer: Die Kontonummer muß mindestens 4stellig und kann maximal 7stellig sein. Bei Angabe von weniger als vier Stellen, werden die fehlenden führenden Stellen mit Nullen aufgefüllt. Bezeichnung: Um das Konto eindeutig zu bezeichnen, stehen 52 Stellen zur Verfügung. Kontobereich: Hier wird angeben, welcher Kontoart das Konto angehört. Kontobereich "1" umfaßt die Aktiva Konten Kontobereich "2" umfaßt die Passiva Konten Kontobereich "3" umfaßt die Aufwandskonten Kontobereich "4" umfaßt die Ertragskonten Kontobereich "5" (Sonderkonten) wird z.b. für die Eröffnung und den Abschluß benötigt. Sie ist im Kontenrahmen des DSB normalerweise in der Kontenklasse "9" zu finden. Bilanzposition: Mit dieser Angabe wird das Konto einer Bilanzposition zugeordnet Konto ist kostenstellenpflichtig: Gibt an ob bei einer Buchung auf dieses Konto nach einer Kostenstelle verlangt werden muß. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Stammdaten 3

6 Umsätze: Angaben über die aufsummierten Beträge des Kontos im Soll und Haben. Getrennt für das laufende Jahr und die laufende Periode, sowie für das Vorjahr und die Vorperiode. Überträge: Nach einem Kontenausdruck ("Kontenblätter") und anschließendem Löschen werden in diesen Feldern der Übertrag des lfd. Jahres und des Vorjahres ausgewiesen. Belegdatum der Letzten Buchung: selbst erklärend. Buchungszeilen: Anzahl der Buchungen auf das Konto im laufenden Jahr und im Vorjahr. Kontoblatt-Nr: Es wird die aktuelle Kontoblattnummer des laufenden Jahres sowie des Vorjahres angezeigt (siehe "Kontenblätter"). FiBu - Kostenstellen 4 FiBu - Stammdaten ELVIS II Finanzbuchhaltung

7 Sofern eine Kostenstellenrechnung betrieben werden soll, müssen Sie an dieser Stelle alle Kostenstellen Ihres Vereins angeben. Als Schlüssel dient eine 2stellige Nummer. Als Kostenstellennummern eignen sich Abteilungskennzeichen. Dazu empfiehlt es sich, die aus der ELVIS Mitgliederverwaltung zu verwenden. Nach Eingabe einer Kostenstellen werden automatisch Kostenstellenkonten angelegt werden, die bei kostenstellenbezogener Buchung benötigt werden. Kostenstellenlisten In diesem Menüpunkt werden folgende Listen angeboten: Kostennachweis Der Kostennachweis ist eine Auflistung aller Kosten einer Kostenstelle, sortiert nach Kostenarten. Je Kostenart werden die Buchungen in chronologischer Reihenfolge ausgegeben. Der Kostennachweis gibt Antwort auf die Fragen: Wie hoch sind die Kosten der einzelnen Kostenstellen (= Abteilungen), welcher Art sind sie (z.b. Personalkosten) und wie setzen sich diese Kostenarten im einzelnen zusammen? Ertragsnachweis Der Ertragsnachweis ist eine Auflistung aller Erträge einer Kostenstelle, sortiert nach Ertragsarten. Je Ertragsart werden die Buchungen in chronologischer Reihenfolge ausgegeben. Der Ertragsnachweis gibt Antwort auf die Fragen: Wie hoch sind die Erträge der einzelnen Kostenstellen (= Abteilungen), welcher Art sind sie (z.b. Eintrittsgelder) und wie setzen sich diese Ertragsarten im einzelnen zusammen? Kostenstellenübersicht Anhand dieser Liste erhalten Sie je Kostenstelle eine Übersicht über sämtliche Einnahmen und Ausgaben bzw. Aufwendungen und Erträge (siehe Ba 4). Es werden keine einzelnen Buchungen, sondern die Salden der Konten ausgewiesen. Die Kostenstellenübersicht beantwortet im Prinzip die gleichen Fragen wie der Kostennachweis. Allerdings unterbleibt zugunsten der Übersicht die detaillierte Auflistung über die Zusammensetzung der Kostenarten. Kostenartensaldenliste Diese Liste ist das Gegenstück zur Kostenstellenübersicht. Es wird aufgeschlüsselt, wie sich die Zu- und Abgänge auf den Aufwands- und Ertragskonten (Kontenklasse 2 bis 7) auf die einzelnen Kostenstellen aufteilen. Die Kostenartensaldenliste gibt Antwort auf die Frage: Wie verteilen sich einzelne Kostenarten (z.b. Personalkosten) auf die einzelnen Kostenstellen (= Abteilungen)? ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Stammdaten 5

8 Kostenstellensummenliste Diese Liste summiert die Kostenstellenkonten der geöffneten Kostenstellen und gibt diese gruppiert nach Aufwand und Ertrag aus. Beachten Sie das Aufwand positiv und Ertrag negativ dargestellt werden. Eine positive Endsumme bedeutet somit mehr Aufwand als Ertrag. Kosten planen Das Feld "Planwert" ist editierbar. In dieses Feld können Sie den gewünschten Planwert für die Kostenstelle und der Kostenart angeben. Der Planwert muß bei Aufwandskonten i.d.r. die Konten der Klassen "2", "4", und "6" positiv und bei Ertragskonten i.d.r. die Konten der Klassen "3", "5" und "7" negativ angegeben werden. Im Feld "Restbetrag" wird die Differenz der laufenden gebuchten Werte der Felder "IST lfd. Jahres" und dem angegebenen Wert im Feld "Plan" angezeigt. Durch die Eingabe von positiven Planwerten bei Aufwandskonten gibt der Restbetrag den noch verbliebenen Etat an. Negative Restwerte bedeuten eine Überziehung des Etats. Bei Ertragskonten wird durch den negativen Planwert der zu erreichende Ertrag definiert. Negative Restwerte bedeuten hier fehlende Erträge. Die restlichen Felder "IST lfd. Periode", "IST lfd. Jahr" und "IST Vorjahr" besitzen nur informativen Charakter. Und können über einen Doppelklick auf die Zeile des Kostenstellenkontos angezeigt werden. Sie zeigen aktuelle Werte im Soll und Haben der momentan gewählten Kostenstelle und Kostenart. Bei kostenstellenbezogener Buchung werden die verbuchten Beträge in diesen Feldern ausgewiesen. HINWEIS Die Planwerte werden im Normalfall nach einem Jahresabschluß neu angegeben. Diese Vorgehensweise ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Sie können die Planwerte des abgeschlossenen Jahres belassen. Da die Erfolgskonten mit dem Jahresabschluss automatisch auf Null gesetzt werden, werden die Restwerte für das aktuelle Jahr neu errechnet. Bilanzpositionen 6 FiBu - Stammdaten ELVIS II Finanzbuchhaltung

9 Dieser Programmpunkt ist wichtig für Ihre Bilanz bzw. Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung. Damit wird der Aufbau der Bilanz bzw. der BWA festgelegt. Mit Hilfe der "Bilanzpositionen" bestimmen Sie den äußeren Aufbau der beiden Rechenwerte (z.b. Überschriften, Leerzeilen). Sie legen fest, welche Konten zusammengefaßt (d.h. gleiche Bilanzposition) mit welchen übergeordneten Bezeichnungen (z.b. "flüssige Mittel" für die Konten "Kasse", "Bank", "Postscheck") darin erscheinen sollen. Folgende drei Datenfelder stehen zur Verfügung: Position: Die Positionen 1 bis 199 dienen der Gliederung der Bilanz. Ab Position 200 wird die BWA gegliedert. Beispiel: Von allen Konten, die der Bilanzposition 75 "flüssige Mittel" zugeordnet wurden, werden die Salden unter dieser Position aufsummiert. Wichtig: Folgende Positionen sind fest vorgegeben und dürfen bis auf die Bezeichnung nicht verändert - auch nicht gelöscht oder neu erfaßt - werden: 198, , 250, , , , , , , , usw. Positionscode: Der Positionscode legt die Verwendung jeder Position fest. Bedeutung der Nummer 1: Die komplette Zeile wird mit Positionsangabe, Bezeichnung und Nettobetrag in der Bilanz oder BWA ausgegeben. Diese Angabe ist zum korrekten Erstellen der Bilanz oder BWA unbedingt notwendig, bevor Positionscodes mit "2", "3", "5" oder "6" angegeben wird. 2: Es wird eine Gruppensumme mit Bezeichnung und Nettobetrag über alle Positionen "1" gebildet. 3: Es wird eine Gruppensumme mit Bezeichnung und Nettobetrag über alle Positionen "1" und "2" gebildet. 5: Es wird die Gesamtsumme der Aktiv- bzw. Aufwandspositionen gebildet. 6: Es wird die Gesamtsumme der Passiv-, bzw. Ertragspositionen gebildet. 9: Jede Text- oder Leerzeile erhält diese Kennung. Bedeutung des Kürzels Akt: Aktivkonten Pas: Passivkonten Auf: Aufwandskonten Ert: Ertragskonten Bezeichnung: Der hier angegebene Text erscheint in der Bilanz bzw. der BWA. Beispiel: Pos. Code Bezeichnung 70 1Akt sonstige Forderungen 75 1Akt flüssige Mittel 78 9Akt 80 3Akt gesamt Umlaufvermögen ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Stammdaten 7

10 Die oben beschriebenen drei Felder genügen zur Definition einer Bilanz bzw. BWA. Die übrigen acht Felder sind nur zur Information gedacht. Sie sind gefüllt, wenn Sie eine Bilanz erstellt haben. Dabei werden die Nettobeträge aus allen Konten gebildet, die zu der entsprechenden Bilanzposition gehören. Nicht bilanzierende Vereine, die den vom DSB empfohlenen Kontenrahmen verwenden, haben die Umsatzsteuerkonten als Erfolgskonten angelegt. Deshalb sind die einzelnen Positionen der BWA als Nettobeträge ausgewiesen. Da jedoch die Umsatzsteuern - ebenfalls einzeln ausgewiesen - in den Gesamtsummen der Aufwandsund Ertragspositionen enthalten sind, handelt es sich bei den Summen um Bruttobeträge. Die für den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (steuerbegünstigte Zweckbetriebe und steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe) "magische Zahl" von EUR ,51 (DM ,-) für die Summe der Einnahmen incl. der Umsatzsteuer kann somit einfach ermittelt werden. Inventar Diese Funktion ist NICHT mit den jeweiligen Konten verbunden und dient nur zu leichteren Verwaltung von Abschreibungen. Mit Hilfe dieser Funktion könne Sie zu schon vorhandenen Aktivkonten Inventarpositionen erfassen. Daten der Inventarposten Kontonummer: Kontobezeichnung: Buchwert: Neuwert: Letzter Abschreibungsbetrag: Letzter Abschreibungstermin: Inventarnummer: Bezeichnung: Buchwert: Neupreis: Kaufdatum: AbArt: Kontonummer des Inventarkontos Bezeichnung der Kontos aktueller Wert der Inventarpositionen Neuwert aller Inventarposten Gesamtbetrag aller Abschreibungen der Inventarposten Datum an dem der letzte Inventarübernahme durchgeführt wurde frei vergebbare Inventarnummer Bezeichnung des Inventarpostens aktueller Wert des Postens Neupreis des Inventarpostens Wann der Posten gekauft wurde L = Linear (bei jeder Inventarübernahme wird ein fester 8 FiBu - Stammdaten ELVIS II Finanzbuchhaltung

11 Betrag Abschreibungsbetrag - AbBetrag, abgeschrieben) D = Degressiv (Bei jeder Inventarübernahme wird ein bestimmter Prozentsatz, Abschreibungsprozentsatz - AbProz, abgeschrieben) Es ist zu beachten, dass nach einer Inventarübernahme je nach Situation, ein Posten nur noch einen Erinnerungswert von 1 Währungseinheit als Buchwert hat. Er wird nicht weiter abgeschrieben, sondern sollte je nach dem, ob der Posten weiter in Gebrauch ist, entweder gelöscht und dann entsprechend verbucht oder als Gedächtnisstütze stehen gelassen werden. Hinweis: Bei einem Posten mit degressiver Abschreibung ist zu beachten, dass er gegen Ende der Nutzungsdauer auf lineare Abschreibung umgestellt werden sollte. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Stammdaten 9

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13 FiBu - Funktionen FiBu - Buchen Beim ersten Aufruf der Buchungsfunktion werden Sie nach dem aktuellen Buchungsdatum gefragt. Wenn es einmal vergeben wurde, ist die Eingabe von kleineren Daten nicht mehr möglich. In dieser Tabelle werden die erfaßten Buchungen aufgeführt. Sie werden über den Knopf 'Verbuchen' endgültig verbucht. Wenn Sie die Buchungsfunktion ohne 'Verbuchen' verlassen, sind die in der Tabelle stehenden Buchungssätze verloren. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Funktionen 11

14 Buchungskonten Konto: Bei Eingabe eines Kontos wird überprüft, ob das Konto existiert. Ist es nicht vorhanden, wird die Eingabe zurückgewiesen. Ansonsten wird die Kontobezeichnung und der Saldo des Kontos in die zwei folgenden Felder automatisch eingetragen. Gegenkonto: siehe "Konto". HINWEIS Aufwands- oder Ertragskonten (Kontenklasse "2 bis 7") müssen zum Buchen immer im Feld "Konto" angegeben werden. Um die richtige Verarbeitung vom System zu gewährleisten, dürfen Sie nicht im Feld "Gegenkonto" angegeben werden. S/H: Dieses Feld ist ein Mußfeld. Es kann nur das Soll- oder Habenkürzel für das Konto angegeben werden. Das Gegenkonto erhält automatisch das gegenteilige Kürzel. Kostenstelle: Dieses Feld ist ein Mußfeld, wenn das angegebene Konto als kostenstellenpflichtig definiert wurde. Eine Kostenstelle kann nur dann angegeben werden, wenn ein Aufwands- oder Ertragskonto (Kontenklasse "2 "bis "7") bei der Buchung verwendet wird. Beleg Nummer: Das System erhöht automatisch nach jeder Buchung die Belegnummer um eins. Nach dem Ausführen des Jahresabschlusses beginnt die Belegnummer wieder mit eins. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihren eigenen Nummernkreis anzugeben. Enthält dieser jedoch Buchstaben, müssen Sie bei jeder neuen Buchung selbständig die neue Belegnummer angeben. Datum: Hier tragen Sie das Datum des Belegs ein. Ist dieses Datum der Vorperiode oder dem Vorjahr zuzurechnen, werden Sie durch eine Meldung vom System darauf aufmerksam gemacht. Dies ist allerdings nur eine Sicherheitsabfrage. Die Buchung wird auf jeden Fall korrekt durchgeführt. HINWEIS Allein das Belegdatum entscheidet darüber, in welche Periode und in welches Buchungsjahr verbucht wird. 12 FiBu - Funktionen ELVIS II Finanzbuchhaltung

15 Symbol: Das Buchungssymbol dient ausschließlich der internen Verarbeitung. Es ist standardmäßig mit "SA" (Sachbuchung) vorbelegt und kann nicht verändert werden. Buchung Datum: Dies ist das Datum, das Sie zu Beginn angegeben hatten. Sie können es nicht mehr ändern. Betrag: Zur Eingabe ist immer der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer erforderlich. Text: Der Text erscheint in verschiedenen Listenausdrucken und dient dort der Kurzerläuterung. Es kann über ein Kürzel ein Buchungstext aus der Tabelle Buchungstexte geladen werden und ist maximal 31 Zeichen lang. Eine Korrektur ist möglich. Steuercode: An dieser Stelle können Sie einen Steuercode angeben, den Sie im Punkt Steuertabelle definiert haben. Steuerbetrag: Wurde ein Steuercode angegeben, wird aus dem Buchungsbetrag (brutto) automatisch die Vor- bzw. Mehrwertsteuer errechnet und in diesem Feld ausgewiesen. Die Verbuchung dieses Betrages auf das entsprechende Steuerkonto erfolgt automatisch. Verbuchen Bei dieser Buchungsart wird neben der angegebenen Buchung automatisch die dazugehörige Gegenbuchung vom System durchgeführt. Eine derartig Buchung würde im Journal mindestens zwei Eintragungen erzeugen (genau zwei, falls kein Steuercode angegeben wurde). Teilerfassen Die Buchung wird ohne Gegenbuchung erfaßt. Alle folgenden Buchungen müssen sich auf das gleiche Gegenkonto beziehen. Aus diesem Grund ist das Feld "Gegenkonto" für die folgenden Eingaben gesperrt. Erst nach dem "Verbuchen" - praktisch bei der letzten - wird für alle vorherigen Teilerfassungen, die mit "Teilerfassen" gebucht wurden, eine Sammelgegenbuchung vom System automatisch durchgeführt. Im Journal erscheint diese Buchung mit dem Text "ASGB" (automatische Sammelgegenbuchung). Ein Beispiel dieser Buchungsart ist die Verbuchung der Daten eines Bankauszugs. Dabei wird als Gegenkonto die jeweilige "Bank" angegeben. Hinweise zum Buchen Das Buchungsverfahren ist von nettobezogener Buchungsweise auf bruttobezogene umgestellt worden. D.h. auf Erfolgskonten wird nicht mehr der Nettobetrag sondern der Bruttobetrag gebucht und der Steuerbetrag wird aus dem Erfolgskonto herausgebucht. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Funktionen 13

16 Auswertungen Journal Das Journal ist die lückenlose Auflistung sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Zeitraums in chronologischer (nach Buchungsdatum) Reihenfolge. Zur Ausgabe des Journals müssen Sie einen Zeitraum angeben. Nach dem Ausdruck werden Sie gefragt, ob die ausgedruckten Sätze gelöscht werden sollen. Spätestens zum Jahresabschluß muß das Journal gelöscht werden. Das Löschen hat aber keinerlei Auswirkung auf die entsprechenden Buchungen der Konten. HINWEIS Das Löschen des Journals ist nur dann möglich, wenn Sie als Ausgabegerät den Drucker oder die Datei gewählt haben. Bei einem Ausdruck aus der Vorschau bzw. bei der Ausgabe auf html bzw. nach Excel können die Journalzeilen ebenfalls nicht gelöscht werden Wichtig: Beim Löschen des Journals werden die Daten nur markiert, aber nicht wirklich aus der Datenbank gelöscht. Der eigentliche Löschvorgang, der einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird unter "Abschlüsse und Auswertungen - Konten reorganisieren" ausgeführt. Bitte lesen Sie dazu den Punkt "Konten reorganisieren". Kontenblätter 14 FiBu - Funktionen ELVIS II Finanzbuchhaltung

17 Ein Kontoblatt ist eine Auflistung sämtlicher Zu- bzw. Abgänge auf einem Konto sortiert nach Belegdatum. Nach der Auswahl, ob die Kontenblätter des laufenden Jahres oder des Vorjahres ausgedruckt werden sollen, muß weiterhin eine Kontenauswahl, von und bis Kontonummer, getroffen werden. Nach dem Ausdruck haben Sie die Möglichkeit, die ausgedruckten Sätze, ohne Konsequenzen für das Journal, zu löschen. Kontenblätter können auf DIN A4 oder DIN A5 ausgedruckt werden. HINWEIS Das Löschen der Kontoblätter ist nur dann möglich, wenn Sie als Ausgabegerät den Drucker oder die Datei gewählt haben. Nach dem Löschen werden alle Einzelbuchungen der ausgedruckten Konten auf eine einzige Zeile pro Konto verdichtet. Diese verdichtete Zeile erscheint bei den folgenden Ausdrucken als Übertrag in der obersten Zeile. Beim erstmaligen Ausdruck ist der Übertrag Null. Als Besonderheit wird für jede - innerhalb der Funktion "Kontenblätter" - ausgedruckte Seite ein Seitenzähler für das laufende Jahr kontinuierlich fortgezählt. Beispiel: Die Buchungen für das erste Quartal erstrecken sich über drei Kontoblätter, die beim Periodenwechsel ausgedruckt und gelöscht wurden. Wird Mitte April ein weiteres Kontenblatt ausgedruckt, so enthält dieses Blatt als erste Eintragung die gesamten Zu- und Abgänge der ersten drei Monate und darunter die Einzelbuchungen für April. Die Seitennummer steht bei vier. Wichtig: Beim Löschen der Konteninhalte werden diese nur markiert, aber nicht wirklich aus der Datenbank gelöscht. Der eigentliche Löschvorgang, der einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird im Menüpunkt "Abschlüsse und Auswertungen - Konten reorganisieren" ausgeführt. Bitte lesen Sie dazu den Punkt "Konten reorganisieren". ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Funktionen 15

18 Saldenliste Die Saldenliste zeigt im Gegensatz zum Kontenblatt nur die Salden der einzelnen Konten. Nach der Auswahl, ob Sie die Saldenliste mit oder ohne Sonderkonten ausgedruckt haben wollen, müssen Sie weiterhin zwischen Perioden- oder Jahreswerten wählen. Umsatzsteuervoranmeldung 16 FiBu - Funktionen ELVIS II Finanzbuchhaltung

19 Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) zeigt die empfangene Umsatzsteuer abzüglich der geleisteten Vorsteuer auf. Es steht zur Wahl, die UVA über die Vorperiode, die laufende Periode oder das Vorjahr auszudrucken. Beachten Sie, dass die UVA nur dann korrekte Werte ausweisen kann, wenn die Steuercodes korrekt in die Steuertabelle eingetragen wurden Bilanz Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögens- und Schuldwerten des Vereins. Dazu werden die Bestandskonten der Kontenklassen "0" und "1", gemäß der Festlegung im Feld "Bilanzposition" des Kontenstamms, und den Definitionen im Menüpunkt "Stammdaten - Bilanzpositionen" zusammengefaßt. Ablauf zum Ausdruck der Bilanz bzw. BWA: Es wird gefragt, ob die Bilanz neu berechnet werden soll. Bei einer Neuberechnung werden alle Konten zu Ihren Bilanzpositionen zusammen gefaßt und die Zwischensummen errechnet. Falls keine Neuberechnung verlangt wird, werden die von der letzten Berechnung in den Bilanzpositionen gesicherten Daten ausgedruckt. EUR mit Hilfe dieser Optionen können Bilanzwerte in Euro umgerechnet, bzw. eine in Euro erfaßte Bilanz zurückgerechnet werden. Die Voreinstellung dieses Feldes ist die des Eurofeldes im Betreibersatz. Betriebswirtschaftliche Auswertung ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Funktionen 17

20 In der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) werden die Salden der Erfolgskonten der Klasse "2 bis 7", gemäß der Festlegung im Feld "Bilanzposition" des Kontenstamms und den Definitionen im Menüpunkt "Kontenverwaltung -Bilanzpositionen" zusammengefaßt. Die Einnahmen und Ausgaben für die Bereiche: ideeller Bereich (Kontenklasse "2", "3") Zweckbetrieb (Kontenklasse "4", "5") wirtsch. Geschäftsbetrieb (Kontenklasse "6", "7") werden gegenübergestellt. Der Ablauf der BWA entspricht dem der Bilanz. EUR mit Hilfe dieser Optionen können BWA- Werte in Euro umgerechnet, bzw. eine in Euro erfaßte BWA zurückgerechnet werden. Die Voreinstellung dieses Feldes ist die des Eurofeldes im Betreibersatz. Erfolgsrechnung 18 FiBu - Funktionen ELVIS II Finanzbuchhaltung

21 Der Erfolg ist eine Gegenüberstellung sämtlicher Aufwands- und Ertragskonten, auf denen ein Umsatz stattgefunden hat. Sie können die Erfolgsrechnung über die Periode, die Vorperiode oder das laufende Jahr ausdrucken lassen. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Funktionen 19

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23 FiBu - Globale Funktionen Inventar Übernahme Mit dieser Funktion werden die Abschreibungen in den Inventarkonten vorgenommen. Nach Beendigung der Funktion wird eine Liste erstellt, die zum Verbuchen der Abschreibungen auf die Aktivkonten benutzt werden kann. Nur nach einem erfolgreichen Ausdruck werden die Inventarposten abgeschrieben. Zusätzlich ist eine Übernahme nach EXCEL möglich. Planwerte löschen Mit Hilfe dieser Funktion werden alle Planwerte der Kostenstellenkonten gelöscht. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Globale Funktionen 21

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25 FiBu - Abschlüsse FiBu - Abschlussdatum Geben Sie bei den Abschlüssen das Datum ein, auf das der Abschluss durchgeführt werden soll. FiBu - Periodenabschluß Sie können Ihr Abrechnungsjahr in mehrere Perioden einteilen. Ein Periodenabschluß ist nur einmal zwingend erforderlich - und zwar vor dem Jahresabschluß. Sie können jedoch auch andere Zeiträume wählen, z.b. monatlich, viertel- oder halbjährlich. Durch einen Periodenabschluß wird eine Periode beendet und eine neue begonnen. Starten Sie den Periodenabschluß erst dann, wenn Sie folgende Schritte durchgeführt haben: UVA Die Umsatzsteuervoranmeldung muß erstellt sein, da diese grundsätzlich für das Finanzamt benötigt wird. BWA Erfolgsrechnung Abschlußbuchungen Dieser Schritt ist nur vor dem Periodenabschluß durchzuführen, der dem Jahresabschluß unmittelbar vorausgeht. Fällt der Periodenabschluß nicht mit dem Jahresabschluß, jedoch mit dem Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum zusammen, müssen die Umbuchungen nur für die Umsatzsteuer- (incl. Vorsteuer-) konten durchgeführt werden. Ansonsten entfällt dieser Schritt. Die Salden der Erfolgs-, Ertrags- und Aufwands-Konten müssen auf das Konto "Gewinn und Verlust" verbucht werden. Journaldruck mit Löschen Der Journaldruck mit anschließendem Löschen muß durchgeführt sein, da die Listen zur Dokumentation aufbewahrt werden müssen. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Abschlüsse 23

26 Kontendruck mit Löschen Der Kontendruck mit anschließendem Löschen muß durchgeführt sein, da die Listen zur Dokumentation aufbewahrt werden müssen. Bilanz HINWEIS Machen Sie auf jeden Fall eine Sicherung Ihrer Daten, bevor Sie den Periodenabschluß starten. HINWEIS Vereine, die keinen wirtschaftlichen Geschäftsbereich (also weder steuerbegünstigte Zweckbetriebe noch steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe) betreiben, können den ersten Schritt (Erstellung der UVA) auslassen, ohne dass die weiteren Schritte beeinträchtigt werden. Arbeitsweise des Periodenabschlusses Die Umsatzzahlen der laufenden Periode aller Konten, werden in die Vorperiode übertragen. Anschließend werden die Umsatzzahlen der laufenden Periode auf Null gesetzt. Aus diesem Grund müssen Sie einen periodischen Kontendruck sowie eine Umsatzsteuervoranmeldung vorher durchführen. HINWEIS Sie müssen mindestens einen Periodenabschluß durchführen, bevor Sie den Jahresabschluß starten. FiBu - Jahresabschluß Der Jahresabschluß wird zum Wechsel Ihres Geschäftsjahres durchgeführt. Dabei werden alle Erfolgskonten auf Null gesetzt und die Bestandskonten ins Vorjahr übertragen. Sie müssen in folgender Reihenfolge die aufgeführten Punkte ausgeführt haben, bevor Sie den Jahresabschluß starten. Ansonsten können Fehler während der Verarbeitung auftreten: UVA Die Umsatzsteuervoranmeldung muß erstellt sein, da sie grundsätzlich für das Finanzamt benötigt wird. BWA Betriebswirtschaftlich Auswertung Erfolgsrechnung Abschlußbuchungen Die Salden der Erfolgs- und Aufwandskonten müssen auf das Konto "Gewinn und Verlust" und dessen Saldo wiederum in das "Vereinsvermögen" verbucht werden. Journaldruck mit Löschen Der Journaldruck mit anschließendem Löschen muss durchgeführt sein, da die Listen zur Dokumentation aufbewahrt werden müssen. Kontendruck mit Löschen Der Ausdruck der Kontenblätter mit anschließendem Löschen muß durchgeführt sein, da die Listen zur Dokumentation aufbewahrt werden müssen. Bilanz Periodenabschluß Nach Beendigung des Jahresabschlusses sollte eine Kontenreorganisation durchgeführt werden. HINWEIS Machen Sie auf jeden Fall eine Sicherung Ihrer Daten, bevor Sie den Jahresabschluß starten. 24 FiBu - Abschlüsse ELVIS II Finanzbuchhaltung

27 FiBu - Konten reorganisieren Nach dem Ausdruck der Kontenblätter und des Journals können die ausgedruckten Daten gelöscht werden. Die zu löschenden Daten werden hierbei nur markiert. Sie sind für Sie nicht mehr sichtbar, aber in der Datenbank noch enthalten. Mit Hilfe der Funktion "Kontenreorganisation" werden die markierten Daten aus der Datenbank gelöscht. HINWEIS Nach jedem Jahresabschluß - vor der ersten neuen Buchung im neuen Jahr - muß eine Kontenreorganisation durchgeführt werden. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Abschlüsse 25

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29 FiBu - Betreiber Betreiber - Stammdaten Die Stammdaten des Vereines für den Sie die Buchhaltung führen, sind im Ordner System unter Betreiber zu finden. Die Stammdaten des Vereines erstrecken sich über zwei Notebookseiten, wobei das erste die Stammdaten wie Anschrift und Telefonnummern etc. und das zweite die Informationen über die Banken des Vereines und weitere Informationen beinhalten. Die meisten Felder sind selbsterklärend, das Feld 'Beträge sind als Euro ausgewiesen' wird nach einer Euro- Umstellung aktiviert. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Betreiber 27

30 Betreiber - Bank und Info Die Felder im Abschnitt 'FiBu-Banken' haben einen dokumentarischen Charakter und haben keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung. Sie dienen dazu die Bankkonten der FiBu den Bankkonten des Vereins zuzuordnen. Kontonummer: Kontonummer, die in der Finanzbuchhaltung benutzt wird. Auf diesem Fibu-Konto wird alles gebucht, was mit dem jeweils dazugehörigen Bankkonto abgewickelt wird. Bankkonto: Kontonummer des Bankkontos BLZ: Bankleitzahl der Bank Bankname: Name der Bank Die Felder im Abschnitt FiBu-Informationen geben Auskunft über die letzen Periodenabschlüße etc. Beginn Vorperiode: Datum, an dem die vorherige Periode begonnen hat. Beginn aktuelle Periode: Datum, an dem die laufende Periode begonnen hat. Beginn Vorjahr: Datum, an dem das vorherige Geschäftsjahr begonnen hat. Beginn aktuelles Jahr: Datum, an dem das laufende Geschäftsjahr begonnen hat. Letzter Jahresabschluß: Datum des letzten Jahresabschlusses Letztes Buchungsdatum: Datum der letzten Buchung Laufende Buchungsperiode: Nummer der laufenden Periode. Nach einem Jahreswechsel steht das Feld "laufende Buchungsperiode" auf eins. Nach dem ersten Periodenabschluß steht es auf zwei, nach dem zweiten auf drei usw. EURO-Umstellung Zum Thema Euro-Umstellung finden Sie in Ihrem ELVIS Verzeichnis ein Dokument mit dem Namen 'Umstellung der Vereinsverwaltung auf den EURO.doc'. Dieses können Sie mit WinWord öffnen. Lesen Sie es sorgfältig durch und halten Sie sich exakt an die dort aufgeführten Anweisungen. Die EURO Umstellung Ihrer Daten kann im 28 FiBu - Betreiber ELVIS II Finanzbuchhaltung

31 Betreibersatz durch den entsprechenden Button aufgerufen werden. Diese ist sowohl für die Finanzbuchhaltung wie auch die Vereinsverwaltung separat zu starten. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Betreiber 29

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33 FiBu - Tabellen Steuertabelle Diese {button,kl (Zuordnungstabellen öffnen,,,main)} Tabelle dient Erfassung der Vor- und Umsatzsteuersätze und der entsprechenden Konten. Grundsätzlich muß auch ein Verein Umsatzsteuer zahlen. Ob das im einzelnen der Fall ist und welcher Steuersatz zur Anwendung kommt und wie die Umsatzsteuer zu berechnen ist, entnehmen Sie bitte der einschlägigen Literatur - u.a. Deutscher Fußball-Bund, Deutscher Sportbund (Hrsg.): Steuerhandbuch der Vereine (zu beziehen bei der DSB-Vereinshilfe GmbH, Frankfurt). Prinzipiell gilt, dass zu einer Buchung, die den "unternehmerischen" Bereich betrifft, ein Steuercode für die Umsatzsteuer angegeben werden muß. Dieser Steuercode muß hier zuvor definiert werden. Bei der Buchung wird dann automatisch, gemäß dem angegebenen Steuercode, die Steuer berechnet und auf das in der Steuertabelle festgelegte Konto gebucht. Nachfolgend werden die drei Felder beschrieben, die einen korrekten Steuersatz bilden: Steuercode: Der Steuercode muß aus drei Zeichen bestehen. Dabei ist zu beachten, dass für das erste Zeichen entweder ein "U" für die vom Verein selbst berechnete Umsatzsteuer oder ein "V" für die dem Verein von anderen Unternehmen in Rechnung gestellte Vorsteuer stehen muß. Die restlichen zwei Zeichen sind frei wählbar. Als Gedächtnisstütze wäre es sinnvoll, für die zwei frei wählbaren Zeichen z.b. "07" für den 7%igen oder "14" für den 14%igen Steuersatz zu verwenden. Prozent: Diese Angabe wird zur Berechnung der Steuer herangezogen. Kontonummer: Es muß eine Kontonummer angegeben werden, deren zugehöriges Konto zwar bereits angelegt, aber leer sein muß. Auf dieses Konto wird bei Buchungen mit Angabe eines Steuerkürzels der automatisch ausgerechnete Betrag gebucht. Für jeden Steuercode muß ein eigenes Konto verwendet werden. HINWEIS Bei der Festlegung der Umsatzsteuerkonten im Kontenplan gilt grundsätzlich: - Für bilanzierende Vereine handelt es sich um Bestands- bzw. Bilanzkonten. Sie sind der Kontenklasse "1" zuzuordnen. - Für Vereine, die zum Jahresabschluß eine Einnahme- Überschuß-Rechnung erstellen, handelt es sich um Einnahme- bzw. Ausgabekonten, die i.d.r. den Kontenklassen "2", "3" oder "4", "5" oder "6", "7" zugeordnet werden. ELVIS II Finanzbuchhaltung FiBu - Tabellen 31

34 Wenn Sie als nicht bilanzierender Verein Ihre Umsatzsteuerkonten in den Kontenklassen "2 bis 7" eingerichtet haben, berücksichtigen Sie, dass beim Jahresabschluss die Einnahme- und Ausgabekonten bzw. Aufwands- und Ertragskonten (i.d.r. Kontenklassen "2 bis 7") auf Null gesetzt werden. Sofern noch Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt bestehen, müssen Sie vorher umbuchen und zwar entweder auf ein Sonderkonto (i.d.r. Kontenklasse "9") oder auf ein entsprechendes Bilanzkonto (i.d.r. Kontenklasse "1"). Nicht bilanzierende Vereine mit USt-Konten in den Klassen 2 bis 7 sollten folgendes berücksichtigen: In der Regel sind manuelle Umbuchungen bei (anteilig in Zweckbetrieb, wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und nicht abzugsfähige) aufzuteilender Vorsteuer notwendig. Für diese (z.t. nur) manuell zu bebuchenden Steuerkonten ist hinsichtlich einer korrekten automatischen UVA folgendes zu beachten: 1. für das Konto "nicht abziehbare Vorsteuer" darf kein Steuercode in der Steuertabelle hinterlegt sein. 2. für die Konten "anteilig abziehbare Vorsteuer" muß ein Steuercode in der Steuertabelle hinterlegt sein, da diese Konten ansonsten nicht bei der UVA berücksichtigt werden. 3. die Konten "aufzuteilende Vorsteuer" müssen vor der UVA-Erstellung einen Null-Saldo ausweisen, da ansonsten der gesamte Saldo als Vorsteuer abgezogen wird. Buchungstexte Diese {button,kl (Zuordnungstabellen öffnen,,,main)} Tabelle dient zur Verwaltung von Standartbuchungstexten. Sie können in der Buchungsmaske über ein Kürzel geladen werden. 32 FiBu - Tabellen ELVIS II Finanzbuchhaltung