A Vorbereitung - Vorgehensweise Allgemeines Vorbereitung im Chor-Adressverwaltungsprogramm Maskenübersichten...

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1 Bedienungsanleitung SCV Finanzbuchhaltung für Chöre Version 2012 März IFV - Inhalt A Vorbereitung - Vorgehensweise Allgemeines Vorbereitung im Chor-Adressverwaltungsprogramm Maskenübersichten... 4 B Allgemeine Access-Funktionen... 5 Symbole... 5 C Tabellen verwalten FibuStamm - Benutzerstammsatz Kontoklassen Kontogruppen KontoStamm Standardbuchungstexte Kontrolllisten... 9 D Budgetverwaltung E Bewegungen buchen Einzelbuchungen erfassen Sammelbuchungen erfassen Buchungstexte ändern BuchungsJournal Journalstatus zurücksetzen Buchungsjournal abschliessen F Kontoblätter Kontoblätter mit Selektion Alle Kontoblätter G Auswertungen Bilanz neu rechnen Bilanz und Erfolgsrechnung drucken H Jahresabschluss I InfoFenster J Datenbankwechsel K Datensicherung L Dateneinbindung von Chor Adressdatenbank M Index... 20

2 A Vorbereitung - Vorgehensweise 1. Allgemeines Die SCV Finanzbuchhaltung für Chöre ist ein eigenständiges vollständiges Buchhaltungsprogramm für einfache Anforderungen und bestens geeignet für Vereine. Es basiert auf ACCESS. Die SCV gibt das Buchhaltungsprogramm zusammen mit der Adressdatenverwaltung (SCV ADB Chöre) für Chöre gratis ab. Es kann separat oder in Zusammenhang mit dem SCV ADB Chöre optimal genutzt werden. 2. Vorbereitung im Chor-Adressverwaltungsprogramm Zur optimalen Nutzung werden bereits im Chorprogramm Vorbereitungen getroffen. Diese Prozesspunkte dazu sind im Handbuch SCV ADB Chöre Seite 46ff einzeln beschrieben. Hier wird nur eine Möglichkeit der Vorgehensweise beschrieben. a) Festlegung der Beitragsrubriken b) Festlegung der Beitragsgrössen c) Festlegung der Beitragsrubriken bei den Mitgliedern (via Hauptmenu SCV ADB Chöre) d) Festlegung der Zahlungsarten e) Beitragsperiode erstellen. Damit werden Mustereingaben gelöscht und die Rechnung auf 0 gestellt. f) Listen prüfen: a. Offen Posten b. Zahlungsjournal c. Rechnungsjournal Ab hier können Zahlungen erfasst werden um die Zeit der weiteren Vorbereitungen nicht zu verzögern. Ab hier könnte auch die Übertrage aller Daten von der SCV ADB Chöre in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Diese muss allerdings vorgängig und vollständig vorbereitet werden. 2

3 Die Mitgliedererfassung (Beiträge: Seite 38+39) bildet dazu noch den ersten Schritt. Es betrifft die Felder Beitrag 1-3. Die Beiträge selbst werden in dieser Tabelle mit den dazugehörenden Konti in der Finanzbuchhaltung erfasst. Seite 46ff 3

4 3. Maskenübersichten Hauptmaske Maske mit Konten und Budget, FibuStamm für die Chorzuordnung 4

5 Maske mit Auswertungen B Allgemeine Access-Funktionen Die Programme der SCV-USC wurden mit dem Access-Datenbanksystem erstellt; die Hintergrundprogrammierung in der Programmiersprache Visual-Basic. Symbole Die Oberfläche der Access-Programme gestattet eine ganze Reihe praktischer Funktionen, die in allen Programmen gleich funktionieren. Die wichtigsten Symbole und Funktionen werden hier beschrieben. Neuer Datensatz (Symbol in der Symbolleiste) Beim Klicken auf dieses Symbol eröffnet sich eine leere Eingabemaske, oder in der Maske eine neue Eingabezeile. Die Daten für einen neuen Datensatz können eingegeben werden. 5

6 Datensatz löschen (Symbol in der Symbolleiste) Der angezeigte Datensatz, z.b. eine Adresse kann über dieses Symbol gelöscht werden. Wichtig: Der zu löschende Datensatz muss markiert sein; entweder in einer Tabelle als Linie oder in einer Maske mit dem Speicherbalken links Die Delete-Taste hat die gleiche Funktion wie dieses Symbol. Datensatz suchen (Symbol in der Symbolleiste) In den Masken zur Bearbeitung von Datensätzen können letztere nach jedem angezeigten Kriterium gesucht werden. Datenanzeige sortieren (Symbol in der Symbolleiste) In den Masken zur Bearbeitung von Datensätzen können letztere nach jedem angezeigten Kriterium vorwärts oder rückwärts sortiert werden. Speichern in Tabelle In diversen Tabellen kann nach dem Abschluss der Felder-abfüllung zur Sicherheit eine manuelle Speicherung vorge-nommen werden. Dabei drückt man immer auf den Balken am linken Maskenrand. Dabei wird dieser Balken schwarz. Löschen in Tabelle Wie beim Speichern klickt man auf den Balken links. Dieser wird schwarz. Solange er schwarz ist, kann mittels der Delete-Taste der Datensatz gelöscht werden. Datensatz-Navigator Am unteren Bildschirmrand links wird in jedem Bearbeitungsprogramm der Datensatz- Navigator angezeigt. Damit kann durch Klick auf den linken oder den rechten Pfeil der folgende oder der vorhergehende Datensatz angezeigt werden. Der Klick auf den Pfeil mit dem Strich vor dem Pfeil holt den 1. Satz der Datei auf die Maske, derjenige auf den Pfeil mit dem Strich nach dem Pfeil, den letzten Satz. Klick auf den Stern hinter dem Pfeil bewirkt die gleiche Funktion wie Neuer Datensatz. Im mittleren Feld wird die physikalische Nummer des aktuell angezeigten Datensatzes und ganz rechts die gesamte Anzahl der in der bearbeiteten Datei stehend Datensätze angezeigt. 6

7 C Tabellen verwalten 1. FibuStamm - Benutzerstammsatz Die Tabelle FibuStamm wird bereits bei IFV eröffnet. Das Programm benötigt darin den Datensatz Nummer 1. Nach Abschluss des Geschäftsjahres, sind diese beiden Felder mit den Daten des neuen Geschäftsjahres zu ersetzen. FibuStammNummer Diese Feld ist von IFV Informatik für Berbände bereits vorerfasst und kann vom Benutzer nicht verändert werden. Vereinsname Geschäftsjahr von - bis Dies Feld ist als Pflichtfeld definiert. Die beiden Daten (von-bis) des Geschäftsjahres müssen in folgendem Format eingegeben werden Diese Felder sind Pflichtfeldert. Die beiden Daten (von-bis) des Geschäftsjahres müssen in folgendem Format eingegeben werden TT.MM.JJJJ z.b Alle übrigen Felder können durch den Benutzer ergänzt werden 7

8 2. Kontoklassen Die Kontoklassen-Tabelle wird mit der Datenbank mitgeliefert. Sie kann vom Benutzer aber jederzeit ergänzt werden 3. Kontogruppen Auch die Kontogruppen- Tabelle wird mit der Datenbank mitgeliefert. Sie kann vom Benutzer ebenfalls geändert oder ergänzt werden 4. KontoStamm Im KontoStamm müssen die folgenden Felder belegt sein: KontoNummer KontoKlasse (aus KontoKlassen-Tabelle) KontoGruppe (aus KontoGruppen-Tabelle) Bezeichnung Druckcode ja wenn das Konto in Bilanz, resp. Erfolgsrechnung ausgedruckt werden soll 8

9 Soll-/Haben-Code 1 = Soll / 2 = Haben BilanzSteuerCode 1 = Konto erscheint in der Bilanz 2 = Konto erscheint in der Erfolgsrechnung Gruppierungsfeld Aktiven Passiven Aufwand Ertrag 1 Feld muss belegt werden Die beiden Felder Budget Soll/Haben können wahlweise belegt werden. Ein neues Konto wird eröffnet indem die Access-Funktion am Bildboden benutzt wird: Der Datensatz-Navigator (Siehe oben S. 6) hilft bei der Suche der Konton. Wichtig: Wenn neue Konten hinzugefügt wurden, muss die Kontodatei neu sortiert werden. Dies geschieht, indem Sie zuerst ins Feld KontoNummer und anschliessend auf die Schaltfläche Sortieren aufwärts klicken. 5. Standardbuchungstexte Standardbuchungstexte können beim Buchen als Textvorgabe verwendet werden. Erfassen Sie in dieser Tabelle dafür alle Texte, die in Ihrer Buchhaltung öfters vorkommen. Beispiele: Lieferantennamen, Kundennahmen, etc. 6. Kontrolllisten Kontrollliste können ausgedruckt werden für KontoKlassen KontoGruppen Eine vollständige Übersicht erhält der Benutzer im Kontoplan. Alle Kontrolllisten werden zuerst als Vorschau am Bildschirm angezeigt und können nachher über das Druckersymbol ausgedruckt werden. 9

10 D Budgetverwaltung Die Budgets der einzelnen Konten werden im Programm KontoStamm verwalten eingegeben und verändert. Eine Budgetkontrollliste kann angezeigt oder ausgedruckt werden. Der Budgetvergleich wird auf jedem Kontoblatt oben rechts angezeigt, resp. ausgedruckt. Die Budgetvergleichsliste (unter Auswertungen) gestattet dem Benutzer den Vergleich von Budget und IST-Werten aller Auswand- und Ertragskonten. Bei der Jahresendverarbeitung werden die Budgetzahlen nicht verändert. 10

11 E Bewegungen buchen 1. Einzelbuchungen erfassen Wichtig: Das Fenster Einzelbuchungen darf nicht gleichzeitig mit dem Fenster Sammelbuchungen geöffnet werden!! Das Programm Einzelbuchungen gestattet die Buchung mit einer direkten Gegenbuchung. Für Sammelbuchungen benutzen Sie das speziell dafür vorgesehene Programm. 11

12 Eingaben: Buchungs-Datum im Format TT.MM.JJ z.b Konto KontoNummer der 1. Buchung Gegen-Konto KontoNummer der Gegenbuchung Buchungstext Soll oder Haben der 1. Buchung Die Buchungs-Nummer und die Beleg-Nummer werden vom System automatisch vergeben. Die Kontobezeichnung beider eingegebenen Konti wird angezeigt. Wichtig: Nach jeder Buchung muss die Schaltfläche Buchen (Balken links) angeklickt werden. Daraufhin werden Buchung und Gegenbuchung in der unteren Bildhälfte angezeigt. Soll Haben Saldo beider Konti werden sofort neu gerechnet und die nächste Buchung kann eingegeben werden. Buchung ignorieren Wird einmal eine Buchung mit Fehlern erfasst, so kann diese jederzeit vor dem Buchen gelöscht werden. Die Datensätz können pro Kolonne sortiert werden. Das kann bei einer Suche helfen. 2. Sammelbuchungen erfassen Wichtig: Das Fenster Sammelbuchungen darf nicht gleichzeitig mit dem Fenster Einzelbuchungen geöffnet werden!! Bei Sammelbuchungen wird als Erstes die Buchung mit dem Gesamtbetrag eingegeben, und anschliessend werden die verschiedenen Gegenbuchungen erfasst. 12

13 Eingaben: Beleg-Nummer wird automatisch vergeben Buchungs-Datum im Format TT.MM.JJ z.b Konto KontoNummer der Hauptbuchung Gegenkonto es wird automatisch Div. eingesetzt Buchungstext es kann ein eigener Text erfasst werden oder aus der Liste ausgewählt werden Soll oder Haben der Hauptbuchung Nach Eingabe der Hauptbuchung klicken Sie auf Buchen. Die Buchung wird im unteren Fenster angezeigt. Gleichzeitig wird der durch Gegenbuchungen abzutragende Restbetrag angezeigt. Sie erfassen nun die Gegenbuchungen: Konto KontoNummer der Gegenbuchung(en) Gegenkonto wird automatisch vorgegeben Buchungstext Soll oder Haben Wenn die Hauptbuchung im Soll eingetragen wurde, können alle Gegenbuchungen nur im Haben einge geben werden Die Gegenbuchungen werden durch Klick auf Buchen bestätigt. Dadurch werden sie im unteren Fenster angezeigt und der Restbetrag wird neu gerechnet und angezeigt. 13

14 Wenn der Restbetrag auf 0 (Null) steht, ändert der Text auf der Schaltfläche Buchen auf Speichern. Erst jetzt, wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird die gesamte Sammelbuchung definitiv verbucht. Vor der definitiven Verbuchung der Sammelbuchung, können Sie alle (auch die im unteren Feld angezeigten) Eingaben durch Klick auf die Schaltfläche Sammelbuchung löschen rückgängig machen. History: Die Buchungen bleiben als History in dieser Maske ersichtlich und können auch mittels Daten-Navigator gesucht werden. Sammelbuchung löschen Wird einmal eine Buchung mit Fehlern erfasst, so kann diese jederzeit vor dem finalen Buchen gelöscht werden. Dies kann bei den Sammelbuchungen auch im Verlaufe der Erfassung der Gegenbuchungen noch geschehen. Die Datensätz können pro Kolonne sortiert werden. Das kann bei einer Suche helfen. 3. Buchungstexte ändern Sollte es notwendig sein Buchungstexte zum besseren Verständnis anzupassen, so ist das möglich. Die Buchungen selbst können dabei nicht mehr verändert werden. Löschen: Zwar können hier ganze Buchungssätze (und nur hier) gelöscht werden, solange der Abschluss noch nicht durchgeführt wurde, doch wäre korrekterweise Fehlbuchungen zu stornieren. Löschungen und dies vorallem bei Sammelbuchungen sollten nur von erfahrenen Buchhaltern/Kassierern vorgenommen werden. 14

15 4. BuchungsJournal Das BuchungsJournal kann als Vorschau angezeigt oder direkt gedruckt werden.beim Ausdrucken des Buchungsjournals wird auf jeder Buchung ein Merker gesetzt, der aussagt, dass diese Buchung auf dem Journal ausgedruckt wurde. Ab sofort erscheint sie somit auf keinem Journal mehr. Dabei gibt es 2 Möglichkeiten der Anzeige resp. Sortierung: - Nach Belegnummern - Nach Belegdatum 5. Journalstatus zurücksetzen Es kommt vor, dass der Journalausdruck wegen eines Druckerfehlers wiederholt werden muss. In diesem Fall kann der Journalstatus über die Schaltfläche mit der Bezeichnung Journalstatus zurücksetzen gelöscht werden. Das Buchungsjournal kann daraufhin wiederholt werden. 6. Buchungsjournal abschliessen Wenn Sie das Buchungsjournal für eine bestimmte Periode ausdrucken wollen (z.b. für den gesamten Monat), so können Sie das steuern, indem Sie am Ende der Periode den Journalstatus zurücksetzen und das Journal ausdrucken. Anschliessend wird mit dem Programm Buchungsjournal abschliessen auf allen Bewegungen, die einmal auf dem Journal ausgedruckt wurden und den Status 1 tragen, der Status 2 gesetzt. Alle Buchungen mit Status 2 können nicht mehr zurückgesetzt werden und erscheinen somit auf keinem Journal mehr. 15

16 F Kontoblätter Die Kontoblätter werden zuerst als Vorschau am Bildschirm angezeigt und können nachher über das Druckersymbol ausgedruckt werden. 1. Kontoblätter mit Selektion Wenn Sie einzelne Kontoblätter oder einen bestimmten Bereich den Konten anzeigen oder ausdrucken möchten, geben Sie die Selektion vorher in den beiden Feldern über der Schaltfläche Kontoblätter (mit Selektion). 2. Alle Kontoblätter Über diese Schaltfläche rufen Sie alle Kontoblätter ab. Sie haben aber auch da noch die Möglichkeit einer DruckSelektion, indem Sie für den Ausdruck nicht das Druckersymbol verwenden, sondern über die Menuleiste Datei\Drucken wählen. Im Druckerfenster können Sie die Seite(n), welche Sie ausdrucken möchten, wählen. G Auswertungen 1. Bilanz neu rechnen Über diese Schaltfläche werden die folgenden Summenfelder im KontoStamm neu gerechnet: Soll Haben Saldo 16

17 2. Bilanz und Erfolgsrechnung drucken Alle Auswertungen werden zuerst als Vorschau am Bildschirm angezeigt und können nachher über das Druckersymbol ausgedruckt werden. Folgende Auswertungen können angezeigt, resp. ausgedruckt werden: Bilanz Erfolgsrechnung Bilanz mit Vorjahreszahlen Erfolgsrechnung mit Vorjahreszahlen Budgetvergleich H Jahresabschluss Bevor Sie den automatischen Jahresabschluss starten, machen Sie unbedingt eine Datensicherung und ändern Sie im FibuStamm das Geschäftsjahr! Durch Klick auf die Schaltfläche Jahresabschluss starten Sie folgende Funktionen: alle Buchungen werden gelöscht die Datenbank wird reorganisiert und komprimiert der Saldo der Bilanzkonten wird ins Summenfeld Soll, resp. Haben übertragen die Saldovorträge der Bilanzkonten werden aus den Saldi im KontoStamm automatisch gebucht. Drucken Sie in jedem Fall zur Kontrolle der Saldovorträge eine Bilanz aus und vergleichen Sie die Zahlen mit den Werten der Bilanz aus dem Vorjahr. I InfoFenster Im InfoFenster lesen Sie alle erforderlichen Angaben für die Verbindung zu Ihrem Softwarelieferanten, sowie die dem Softwarepaket zugewiesene Lizenznummer. Halten Sie immer die Lizenznummer zur Hand, wenn Sie bei IFV Hilfe brauchen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Datendatei wechseln klicken, können Sie zu einer anderen Datenbank, welche die Daten einer anderen Buchhaltung enthält, wechseln. 17

18 J Datenbankwechsel Wenn Sie für den gleichen Verein oder für Ihre Firmen 2 oder mehrere Buchhaltungen führen müssen, (bei Vereinen z.b. eine spezielle Buchhaltung für ein Fest) so ist es möglich, die Datenbank zu kopieren und unter einem anderen Namen zu speichern. Um von einer Buchhaltung in die andere zu wechseln, Klicken Sie auf die vorgesehene Schaltfläche im InfoFenster. Suchen Sie das Verzeichnis, wo die neue Datenbank mit den Daten steht und geben Sie einen Doppelklick auf die Datenbank. Sie erhalten vom System eine Quittung, dass die Verknüpfung zur neu gewählten Datenbank erfolgreich beendet wurde. Zu den Datenbanken ist wichtig zu wissen, dass die Programme und die Daten in zwei verschiedenen Datenbanken stehen. Das ermöglicht Ihnen z.b. die Programmdatenbank zu ersetzen (wenn wir Ihnen eine neue Programmversion anbieten) ohne dass Ihre Daten berührt werden. Die Namen der Datenbanken tragen immer den gleichen Namen plus die Lizenznummer der Programmdatenbank: Programm-Datenbank: Daten-Datenbank: PiSoFibu_Appli_xxxx PiSoFibu_Daten_xxxx xxxx steht für die Lizenznummer. Wenn Sie von IFV eine neue Programmversion erhalten haben, werden Sie beim 1. Programmaufruf aufgefordert, die Verknüpfung zur Daten-Datenbank neu zu erstellen. Gehen Sie dabei wie oben beschrieben vor. K Datensicherung Wie in jeder EDV ist auch für die Buchhaltung die Datensicherung oberstes Gebot. sichern Sie die Daten unbedingt nach jeder Verarbeitung. Sie können dabei einfach eine Kopie Ihrer Datenbank PiSoFibu_Daten_xxxx.mdb in ein Archiv-Verzeichnis machen. Periodisch sollten Sie diese Datenbank aber auch auf eine Diskette sichern. Vergessen Sie nicht Ihre grosse Arbeit, die Sie noch einmal leisten müssten, wenn Ihre Magnetplatte oder Ihr ganzes System aus irgend einem Grund einen Totalschaden erleiden würde! 18

19 L Dateneinbindung von Chor Adressdatenbank Aus der Choradressdatenbank können nach erfolgtem Abschluss der Zahlungserfassungen mittels Drücken der Übertragungstaste alle Buchungen 1:1 in Finanzbuchhaltungsprogramm übertragen werden. Dabei sollte vorgängig noch die Kontenzuteilung im der Adressdatenbank (unter Beiträge verwalten) überprüft werden, da die Übertragung auch sofort Kontenwirksam wird. Sowohl im Buchungsjournal wie auch in allen Konten werden die Überträge sofort sichtbar und buchungsmässig richtig verbucht. 19

20 M Index Auswertungen 12 FibuStamm 4 BelegNummer 9 FibuStammNummer 4 Bilanz 12 Gegenbuchung 8, 9 Bilanz drucken 13 GegenKonto 8, 9 Bilanz mit Vorjahr 13 Geschäftsjahr 4 Bilanz neu rechnen 12 Gruppierungsfeld 6 BilanzSteuerCode 6 Haben 6, 8-9, 12 Buchen 9 InfoFenster 13 BuchungsDatum 8, 9 Jahresabschluss 13 BuchungsJournal 11 Jahresendverarbeitung 7 BuchungsJournal abschliessen 11 JournalMerker 11 BuchungsNummer 8 JournalStatus zurücksetzen 11 Buchungstext 8, 9, 10 KontoBlätter 12 Budget 7 KontoGruppen 5, 6 BudgetKontrollliste 7 KontoKlasse 5, 6 BudgetVergleich 7 KontoNummer 5, 8, 9 BudgetVerwaltung 7 KontoStamm 5,7,12-13 Chor Adressdatenbank 15 KontrollListen 7 Datenbankwechsel 14 Programm-Datenbank 14 Dateneinbindung 15 Reorganisation 13 Daten-Datenbank 14 Saldo 8, 12, 13 Datensicherung 14 Sammelbuchung löschen 10 Datum (Format) 4 Sammelbuchung speichern 10 DruckCode 5 Sammelbuchungen erfassen 9 Einzelbuchungen erfassen 8 Schaltfläche 8, Erfolgsrechnung 13 Soll 8, 9, 13 Erfolgsrechnung drucken 13 Soll-/Haben-Code 6 Erfolgsrechnung mit Vorjahr 13 VereinsName 4 IFV Informatik für Verbände Telefon Brüggstrasse 83 Fax bk@bkinformatik.ch 2552 Orpund Mobile