Freiwillige Feuerwehr Samtgemeinde Hanstedt. Anleitung zum Datenimport FwDirect nach FeuerON

Transkript

1 Beschreibung der Importfunktionen und der Übersetzung der Daten von FwDirect nach FeuerON, Stand: Version 2.2 vom Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Voraussetzungen... 2 Mitgliedsdaten... 4 Ehrungen... 4 Führerscheine... 5 Frühere Mitgliedschaften... 5 Ereignisse... 5 Lehrgänge... 5 Funktionen... 6 Telefondaten... 6 Beförderungen/Dienstgrade... 6 Schlußwort zum Import: Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 1/7

2 Voraussetzungen Microsoft Excel in einer Version neuer als 2003 (getestet und geschrieben habe ich mit Excel 2007). Ich habe auf der Homepage auch eine Version im Excel 2000-Format (.xls) zum Download, die Funktion ist die Gleiche, die Datei ist eventuell nicht so aktuell. Die Datentabelle aus FwDirect sollte in ein anderes Verzeichnis in Eurem Dokumente- Verzeichnis kopiert werden. Wenn ihr nicht genau wisst wie ihr das macht, lasst Euch helfen von jemanden der sich auskennt. Die Feuerwehrnummern können in FeuerON ermittelt werden. Wenn ihr nicht die Vorgabe aus der Samtgemeinde Hanstedt verwenden könnt oder eine eigene Vorgabe von Eurer Gemeinde bekommt, dann müsst ihr die Feuerwehrnummer selbst ermitteln: Die Nummer erscheint, wenn ihr mit dem Mauszeiger auf den Organisationsnamen geht. Die Nummer muss nicht nur in FeuerON, sondern auch in der Start -Tabelle in Spalte eingetragen werden (mit dem Wehrnamen). Die Datenimport_FeuerOn_X.X.xlsm (X.X = Versionsnummer) muss in das gleiche Verzeichnis kopiert werden. Wenn das getan ist, startet Ihr die Datenimport_FeuerOn_X.X.xlsm Excel Tabelle aus dem Explorer oder direkt aus Excel. Da die Tabelle mit VBA (Visual Basic for Applications) programmiert ist, darf die Makrosicherheit in Excel nicht auf hoch eingestellt sein. Unter Excel-Optionen: Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 2/7

3 Vertrauenscenter Einstellungen für das Vertrauenscenter Einstellungen für Makros Müsst ihr leider alle Makros aktivieren und dem Zugriff auf das VBA- Projektobjektmodell vertrauen, anklicken. Wenn ihr fertig seid könnt ihr es ja wieder deaktivieren ;-) (in Excel2000 unter Extras - Optionen ) Im Folgenden Text habe ich Hinweise für das Importieren aufgeschrieben. Wenn die CSV-Datei fertig ist, findet Ihr sie als Datenimport_FeuerOn.csv im gleichen Verzeichnis wo die Tabelle gespeichert wurde (außer ihr habt beim Speichern einen anderen Namen/Pfad angegeben). Standardmäßig speichert Excel auch direkt aus dem Programm eine CSV-Datei ab. Wenn ihr das in der FeuerOn_Datentabelle macht, müsst ihr nachher die leeren Einträge am Ende löschen, weil das in FeuerOn zu Fehlermeldungen führt. Benutzt ihr den Speichern in CSV Datei Button auf der Startseite, dürfte es das Problem nicht geben. Da die Tabelle kostenlos ist übernehme ich selbstverständlich keine Haftung für irgendwelche Schäden/ Probleme die auftreten. Mit dem Starten der Tabelle erkennt Ihr an, dass die Tabelle auf eigene Gefahr genutzt wird. Um Problemen mit veränderten/manipulierten Programmen aus dem Wege zu gehen, arbeitet immer mit dem Originalprogramm in der neuesten Version. Ihr bekommt diese von Eurer Feuerwehrführung oder von meiner Homepage: feuerwehr.ollsen.de unter dem Punkt Downloads. Viel Erfolg beim Arbeiten Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 3/7

4 Mitgliedsdaten 1. Leere Zeilen aus der Datentabelle werden nicht kopiert, weil sie beim Import der CSV-Datei Fehlermeldungen verursachen. 2. Vorname und Nachname werden ohne Änderungen übernommen. 3. Brief Anrede wird aus dem Mitgliedsstatus generiert, Anpassung im Blatt Start möglich. Bei ausgetretenen oder verstorbenen Mitgliedern wird keine Anrede eingesetzt. 4. Personalnummer wird aus der lfd. Mitglieds-Nummer von FwDirect übernommen. 5. Geburtsdatum wird übernommen, wenn nicht vorhanden wird eingefügt, weil das Datum von FeuerOn verlangt wird. Gegebenenfalls die Spalte in der Datentabelle korrigieren oder vorher in FwDirect eingeben. 6. Falls die Tauglichkeit für Atemschutz vorliegt wird dies übernommen. 7. Die Abteilungszugehörigkeit wird generiert, da FeuerOn aktuelle Zugehörigkeit über das fehlende Enddatum definiert, muss dieses erzeugt werden: a. Bei aktueller Mitgliedschaft in der JF nur Startdatum und Jugendfeuerwehr. b. Bei aktueller Mitgliedschaft in aktiv und vorher JF wird die JF bis ein Tag vor der aktiven Mitgliedschaft gesetzt und die aktive ohne Enddatum. c. Bei Alterskameraden mit vorheriger JF und aktiver Mitgliedschaft genauso nur Altersabteilung, Ehrenabteilung ohne Enddatum. d. Alle Austritte in den drei Abteilungen habe ich versucht zu dokumentieren durch neue Abteilungen. Wird aber leider von FeuerOn nicht übernommen. e. Ebenso die Daten der verstorbenen Mitglieder. Falls erforderlich sollten diese Datensätze in FwDirect ausgedruckt und als Papier oder PDF-Datei aufbewahrt werden. 8. Am Ende kommt die Meldung, wie viele Datensätze kopiert worden. Ehrungen 1. Ehrungen wie z.b. 25 Jahre Mitgliedschaft, werden Anhand der Mitgliedsnummer Chronologisch den Mitgliedern Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 4/7

5 Führerscheine 1. Angaben über erworbene Führerscheine werden Anhand der Mitgliedsnummer den Mitgliedern Im Blatt Start kann/ muss die Ersetzungstabelle ggf. angepasst werden, da die Begriffe in FwDirect frei wählbar waren und den Vorgaben in FeuerOn zugeordnet werden müssen. Frühere Mitgliedschaften 1. Frühere Mitgliedschaften in der aktuellen oder einer anderen Feuerwehr werden Anhand der Mitgliedsnummer den Mitgliedsdaten Da diese Angaben den Abteilungszugehörigkeiten zugeordnet werden müssen, gibt es keinen eigenen Startknopf. Dies wird automatisch mit den Mitgliedsdaten kopiert. Ereignisse 1. Ereignisse werden Anhand der Mitgliedsnummer Chronologisch den Mitgliedern Lehrgänge 1. Lehrgangsdaten werden Anhand der Mitgliedsnummer den Mitgliedern 2. Eine Anpassung im Blatt Start ist nötig, wenn die FwDirect Bezeichnung von der FeuerON-Langbezeichnung abweicht. Dies sollte auf jeden Fall aus FwDirekt heraus mit der Ersetzungstabelle im Blatt Start angepasst und korrigiert werden. 3. Die passenden Kurzbezeichnungen werden automatisch ergänzt. 4. Etwa 25 nicht vorhandene Lehrgänge können unten manuell angefügt werden. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass diese zwar übernommen und in FeuerON angezeigt werden aber trotzdem nicht veränderbar und für andere Datensätze zu verwenden sind. Vor allem die JF-Betreuerlehrgänge fehlen noch in FeuerON. Die beiden, die ich schon ergänzt habe sind in der Tabelle rot markiert. 5. Für den Lehrgangsort kann es einige unterschiedliche Schreibweisen geben. Angaben wie Landesfeuerwehrschule..., LFS Celle, LFS Loy oder FTZ Hittfeld werden automatisch durch NABK bzw. Landkreis Harburg ersetzt. Sollte es noch weitere Schreibweisen geben bitte ich um Nachricht. Entweder baue ich die dann noch in den VBA-Code ein oder ich mache eine weitere Ersetzungstabelle daraus. 6. Grundlehrgänge, Truppmannlehrgänge, Sprechfunker und Maschinistenlehrgänge werden, wenn kein Ort vorliegt, automatisch dem Landkreis Harburg zugeordnet (Die Bezeichnung kann im Blatt Start in Spalte 106 angepasst werden). 7. Truppführer-, Gruppenführer- und Zugführerlehrgänge werden immer der NABK Auch wenn es früher die LFS war, FeuerON hat es schon vergessen, das sie mal so hieß. 8. Die Vorgaben für (Samt-) Gemeinde und Landkreis können in Spalte 106 Zeile 1+2 im Blatt Start angepasst werden, wenn erforderlich Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 5/7

6 Funktionen 1. Lehrgangsdaten werden Anhand der Mitgliedsnummer den Mitgliedern 2. Der Ort, in der die Funktion ausgeübt wurde/wird ist in FwDirect nicht vorhanden. Anhand der Anpassung im Blatt Start ist es möglich, einen Ort den FeuerON- Daten hinzuzufügen. Der obere Ort wird Standardmäßig für alle, in der Tabelle aufgeführten Funktionen verwendet. Der untere für alle übrigen. Ich habe diese Anpassung für Funktionen verwendet, die z.b. in meiner Nachbarwehr ausgeübt wurden. Solltet ihr mehr Orte benötigen, müsste ich über eine zweispaltige Ersetzungsliste nachdenken. Telefondaten 1. Telefonnummern und -Adressendaten werden Anhand der Mitgliedsnummer den Mitgliedern 2. Eine Anpassung im Blatt Start ist erforderlich weil die Werte in FwDirect von den Vorgaben in FeuerON abweichen. Sollten Eure FwDirect Werte anders aussehen, unbedingt hier korrigieren. Ich hoffe die 9 Zeilen reichen. Beförderungen/Dienstgrade 1. Beförderungsdaten werden Anhand der Mitgliedsnummer den Mitgliedern 2. In FwDirect gibt es nur das Datum der Beförderung. In FeuerOn wird aber auch ein bis-datum benötigt, da das fehlende bis-datum den aktuellen Dienstgrad kennzeichnet. Das fehlende bis-datum wird aus dem Datum der nächsten Beförderung, minus ein Tag, berechnet. Ist keine nächste Beförderung vorhanden, wird kein bis Datum eingesetzt, weil es dann hoffentlich der aktuelle Dienstgrad ist (wenn die Eingaben vollständig sind). 3. Ich hatte am Anfang, bei den ersten weiblichen Mitgliedern, noch die männliche Form der Dienstgrade verwendet. Außerdem hatte ich bei Feuerwehrfrau- Anwärterin nur Feuerwehrfrau-Anwärter geschrieben. Eine Anpassung Eurer abweichenden Schreibweisen ist im Blatt Start möglich. Habt ihr Dienstgrade benannt die hier nicht auftauchen, kann die Tabelle ergänzt werden. Bitte beachten: männliche Schreibweise -> obere Hälfte, weibliche Schreibweise -> untere Hälfte der Tabelle. 4. Die Unterscheidung männlich / weiblich in der Tabelle ist erforderlich, weil eine männliche Bezeichnung bei einer Frau automatisch in die richtige weibliche Bezeichnung korrigiert wird. Ich hoffe ihr habt keine Transgender in Eurer Feuerwehr, so dass es das Problem anders herum nicht geben sollte Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 6/7

7 Schlusswort zum Import: Den ersten Import würde ich immer in der Testversion von FeuerON machen. Erst wenn es dort klappt und die Daten von Euch überprüft worden, sollte ein Import in der Echtversion gewagt werden. Ich habe teilweise etwas merkwürdige Ergebnisse bekommen, nachdem ich zwei / dreimal importiert habe. Ihr spart Euch auf jeden Fall die Arbeit, Einträge mit der Hand löschen oder korrigieren zu müssen. Ich wünsche Euch viel Erfolg beim Umstieg. Ich habe die Hoffnung, das FeuerON uns die Arbeit etwas erleichtern wird, auch wenn der Einstieg jetzt etwas holprig ist und die Unterstützung des Landes doch sehr zu wünschen übrig lässt. Kontakt: homann@ollsen.de Tel./WhatsApp.: Datenimport_FeuerON_2.2 Seite 7/7