Kontierungshandbuch Universität Heidelberg. Stand: 1. April 2004

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1 Kontierungshandbuch Universität Heidelberg Stand: 1. April 2004

2 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 1 Inhaltsverzeichnis Grundsätzliches...3 Zielsetzung des Kontierungshandbuchs...3 Automatische Kontenfindung...3 Kontenplan der Uni Heidelberg...3 Zur Systematik des kaufmännischen Rechnungswesens an der Universität Heidelberg...3 Aktivierungspflichtige Investitionen...4 Erläuterungen zum Kontenplan inklusive Kontierungsrichtlinien...4 A. Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen...5 Kontenklasse 0: Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen...5 B. Finanzanlagen...8 Kontenklasse 1: Finanzanlagen...8 C. Vorräte...9 Kontenklasse 2: Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung...9 D. Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände und Rechnungsabgrenzung...10 Kontenklasse 2: Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung...10 E. Eigenkapital...14 Kontenklasse 3: Eigenkapital und Rückstellungen...14 F. Rückstellungen...15 Kontenklasse 3: Eigenkapital und Rückstellungen...15 G. Verbindlichkeiten...16 Kontenklasse 4: Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung...16 H. Erträge...19 Kontenklasse 5: Erträge...19 I. Sachaufwand...26 Kontenklasse 6: Betriebliche Aufwendungen...26 J. Personalaufwand...31 Kontenklasse 6: Betriebliche Aufwendungen...31 Kontenklasse 8: Personalkonten...32 K. Abschreibungen...37 Kontenklasse 6: Betriebliche Aufwendungen...37 L. Sonstige betriebliche Aufwendungen...38 Kontenklasse 6: Betriebliche Aufwendungen...38 M. Weitere Aufwendungen...41 Kontenklasse 7: Weitere Aufwendungen...41 N. Interne Leistungsverrechnung...43 Kontenklasse 8: Universitätsinterne Verrechnungen (Interne Leistungsverrechnung)...43 Übersicht über die Personalkonten...48 Unbefristet beschäftigtes Personal...48 Bezüge der Beamten / KUG Vergütungen / Gehälter der Angestellten / KUG Löhne der Arbeiter / KUG

3 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 2 Befristet beschäftigtes Personal...49 Bezüge der Beamten / KUG Vergütungen / Gehälter der Angestellten / KUG Vergütungen für Lehr- und Gastvorträge, Gastprofessuren/-dozenturen, Lehrstuhlvertretungen / KUG Dienstjubiläen für Beamte, Angestelle und Arbeiter / KUG Vergütungen für Auszubildende, Beamtenanwärter, wiss. Hilfskräfte, Praktikanten, ZDL, FSJ, usw. / KUG Löhne der Arbeiter / KUG Nebenbezüge / KUG Stichwortverzeichnis...52 Index...65

4 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 3 Grundsätzliches Die Entscheidung, im Rahmen des Projekts Dezentrale Ressourcenverantwortung der Universität Heidelberg ein kaufmännisches Rechnungswesen einzuführen, zieht unter anderem die Einführung eines Kontenplans für die Universität Heidelberg nach sich. Der in diesem Kontierungshandbuch vorliegende Kontenplan wurde auf Grundlage des vom Arbeitskreis Hochschulrechnungswesen der deutschen Universitätskanzler vorgeschlagenen und in den Greifswalder Grundsätzen zum Hochschulrechnungswesen verabschiedeten Kontenrahmens erarbeitet. Dieser Kontenplan stellt die Grundlage sowohl für das externe Rechnungswesen (Kaufmännischer Jahresabschluss der Universität sowie Fachberichtserstattung) als auch für das interne Rechnungswesen (Kosten- und Leistungsrechnung) dar. Ohne eine hinreichend genaue Kontierung des Buchungsstoffes der Universität Heidelberg auf die Konten des Heidelberger Kontenplans verlieren sowohl die Ergebnisse des externen als auch des internen Rechnungswesens an Zuverlässigkeit und Aussagekraft. Zielsetzung des Kontierungshandbuchs Das vorliegende Kontierungshandbuch soll die mit Verwaltungsaufgaben betrauten MitarbeiterInnen dabei unterstützen, die einzelnen Rechnungen bzw. Rechnungspositionen den entsprechenden Sachkonten zuordnen zu können. Diese Unterstützung soll gewährleistet werden durch: 1) Erläuterungen zur Systematik und dem Aufbau des Kontenplans 2) Erläuterungen und Beispiele zu einzelnen Sachkonten 3) Stichwortverzeichnis Automatische Kontenfindung Bei Zuhilfenahme von konkreten Materialstammsätzen (keine Dummy-Materialstammsätze ) entfällt aufgrund der im Bestellsystem von SAP R/3 hinterlegten automatischen Kontenfindung für die Piloteinrichtungen der Universität bei den mit SAP R/3 getätigten Beschaffungen die Notwendigkeit, das Sachkonto in der Auszahlungsanordnung anzugeben. Kontenplan der Uni Heidelberg Zur Systematik des kaufmännischen Rechnungswesens an der Universität Heidelberg Die oberste Gliederungsstufe des Kontenplans ist mit den sogenannten Kontenklassen gegeben. Der Kontenplan der Universität Heidelberg nutzt die Kontenklassen 0 bis 4 für die Bilanz der Universität und die Klassen 5 bis 8 als Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung und die Fachberichtserstattung. Die Klasse 5 ist dabei für die Erfassung von Erträgen (mit Ausnahme der Erträge interner Verrechnungen, diese werden in Kontenklasse 8 erfasst) reserviert, die Klassen 6 und 7 für die Erfassung externer Beschaffungen bzw. Aufwendungen. Die Kontenklasse 8 hingegen ist für die Erfassung inneruniversitärer Verrechnungen (z. B. Leistungsverrechnungen des ZMBH oder des Universitätsrechenzentrums) und die budgetrelevante Verbuchung der Personalkosten reserviert Übersicht über die Kontenklassen: Kontenklassen 0 4: Bestands- bzw. Bilanzkonten (Darstellung des Vermögens der Universität) 0. Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen 1. Finanzanlagen 2. Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung 3. Eigenkapital und Rückstellungen 4. Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung Kontenklassen 5 7: Erfolgskonten 5. Erträge 6. Betriebliche Aufwendungen 7. Weitere Aufwendungen Kontenklasse 8: Konten für inneruniversitäre Verrechnungen und budgetrelevante Personalkosten

5 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 4 Die zweite Gliederungsstufe nach den Kontenklassen ist mit den Kontengruppen gegeben, die dritte Stufe mit den Kontenuntergruppen. Die eigentliche Kontierung erfolgt auf die Objekte der vierten Gliederungsstufe, die Sachkonten. Das folgende Beispiel soll die Systematik veranschaulichen: Kontenklasse 6: Betriebliche Aufwendungen -> Kontengruppe 60: Sachaufwendungen für Materialien, bezogene Waren -> Kontenuntergruppe 600: Sachaufwendungen für Schrifttum, Lehr- und Lernmaterial -> Sachkonto 60010: Aufwendungen für Monographien -> Sachkonto 60020: Aufwendungen für Fortsetzungen, Lieferungswerke, Loseblattsammlungen -> usw. Aktivierungspflichtige Investitionen Aktivierungspflichtige Investitionen werden auf die Konten der Kontenklasse 0 (Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen) unter Mitgabe eines Investitionsauftrags gebucht. Aktivierungspflicht liegt vor bei: - Wirtschaftsgütern bzw. Vermögensgegenständen, die dazu bestimmt sind der Universität auf Dauer zu dienen (mindestens 1 Jahr). Es sind Güter, die in der Universität Heidelberg gebraucht werden (kein Verbrauchsmaterial) und deren Anschaffungskosten i. d. R. Euro netto (Euro 475,60 brutto) übersteigen. Ausnahme: externe EDV-Peripheriegeräte (Monitor, Rechner, Drucker) werden bereits ab Euro 60.- netto aktiviert und inventarisiert. - Geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) GWGs sind selbständig nutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten Euro 410,- netto (Euro 475,60 brutto) nicht übersteigen (GWG-Untergrenze Euro 60.- netto). - Anlagen im Bau Anlagen im Bau sind noch nicht fertiggestellte Anlagen bzw. Geräte (Bsp.: Bau eines Großgeräts im Rahmen eines Forschungsprojekts). Bei Fertigstellung wird die Anlage im Bau von der Anlagenbuchhaltung in der Zentralen Universitätsverwaltung auf das jeweilige Anlagenkonto im Bereich der Kontenklasse 0 abgerechnet. Weitere Hinweise zu den Themen Aktivierungs- und Inventarisierungspflicht, Anlagenbuchhaltung, etc. finden Sie im Internet unter Erläuterungen zum Kontenplan inklusive Kontierungsrichtlinien Die nachfolgende Darstellung enthält Erläuterungen sowie Beispiele zu den Konten des Kontenplans der Universität Heidelberg. Sie sollen es Ihnen ermöglichen, die einzelnen Rechnungen bzw. Rechnungspositionen den entsprechenden Konten zuordnen zu können. Die Beispiele zu den einzelnen Konten sind als nicht verbindliche Kontierungsvorschläge zu betrachten. Zwar ist die Kontenfindung in vielen Fällen eindeutig (z. B. Briefmarken sind eindeutig auf das Konto Aufwendungen für Porto zu kontieren), es gibt jedoch auch Fälle, in denen ein bestimmter Aufwand nicht eindeutig einem Konto zugeordnet werden kann! Beispielsweise hinge die Kontierung bei der Anschaffung von Reinigungsbenzin davon ab, ob das Reinigungsbenzin zur Hausreinigung (Konto Aufwendungen für Putz- und Pflegematerial ) oder in einer Werkstatt (Konto Aufwendungen für Werkstattmaterial ) verwendet würde. Darüber hinaus enthält das Handbuch nur jeweils einige Beispiele zu bestimmten Konten. Eine vollständige Aufnahme des kompletten Buchungsstoffes einer Universität konnte und sollte nicht das Ziel sein. Das vorliegende Kontierungshandbuch kann folglich zwar eine Arbeitshilfe sein, die endgültige Kontierung des jeweiligen Buchungsstoffes wird jedoch häufig von einer Einzelfallbetrachtung abhängen.

6 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 5 A. Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Kontenklasse 0: Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Zum Anlagevermögen gehören alle Wirtschaftsgüter, die dazu bestimmt sind, der Universität auf Dauer (mindestens 1 Jahr) zu dienen. Es sind die Güter, die in der Universität gebraucht werden. Zum Verbrauch und zur Veräußerung bestimmte Güter gehören zum Umlaufvermögen ( Kontenklasse 2). Konten- Gruppe Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele 00 Ausstehende Einlagen Kein Konto angelegt. 01 Aufwendungen für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebes Kein Konto angelegt. 02 Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten Kontenuntergruppe 024: Lizenzen Lizenzen Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Wertberichtigungen auf Lizenzen 03 Geschäfts- oder Firmenwert Kein Konto angelegt. Erworbene Lizenzen (> 410 Euro netto), insbesondere Software. Die erworbene Software wird in der Anlagenbuchhaltung aktiviert. Beispiele: Maßgeschneiderte Computer-Programme, die gegen Entgelt erworben wurden. Computerprogramme, gleichgültig ob Individualprogramm oder Standardprogramm (serienmäßige Herstellung) bzw. Anwender-Standardprogramme (z.b. SAP R/3) Ausnahme: Trivialprogramme (z.b. Computerspiele), speichern lediglich Datenbestände, die von Maschinen verarbeitet werden. Computerprogramme deren Anschaffungskosten < Euro 410 netto betragen sind stets als Trivialprogramme (Konto 08900) zu behandeln. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Abschreibungen werden im Rahmen der indirekten Abschreibungsmethode nicht direkt gegen das Anlagekonto gebucht sondern als Wertberichtigung ausgewiesen. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. 04 Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Geleistete Anzahlungen für zu erwerbende Software. Bei erfolgter Schlussrechnung werden die Anzahlungen umgebucht auf das Konto Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken Verwaltungsgebäude Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung WB Verwaltungsgebäude Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Abschreibungen auf Verwaltungsgebäude. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch.

7 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Wohngebäude auf fremden Grundstücken Gästehaus WB Wohngebäude auf fremden Grundstücken Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Abschreibungen auf Wohngebäude. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. 06 Kulturgüter, Denkmäler und Sammlungen Kulturgüter, Denkmäler, und Sammlungen Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung WB Kulturgüter, Denkmäler, und Sammlungen Abschreibungen auf Kulturgüter, Denkmäler und Sammlungen. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. 07 Technische Anlagen und Maschinen Kontenuntergruppe 070: Betriebstechnik Betriebstechnik Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Sämtliche Vermögensgegenstände (> Euro 410,- netto) der Betriebstechnik (Heizung, Gegenstände der Klimatechnik, Fernmeldetechnik, Datentechnik etc.). Bsp.: Be- und Entlüftungsanlagen, Klimaanlagen, Kühlgroßanlagen Wertberichtigungen auf Betriebstechnik Abschreibungen auf Anlagegegenstände der Betriebstechnik. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 071: Betriebliche Einbauten Betriebliche Einbauten Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Von der Universität finanzierte betriebliche Einbauten (> Euro 410,- netto); (keine Erstausstattung), u. a. Laboreinrichtungen, Lagereinrichtungen, Bibliothekseinbauten, Kücheneinbauten, etc Wertberichtigungen auf Betriebliche Einbauten Abschreibungen auf betriebliche Einbauten. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 072: Technische Anlagen, Maschinen und Geräte Technische Anlagen, Maschinen und Geräte Wertberichtigungen auf technische Anlagen, Maschinen und Geräte Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Bsp.: Spezielle wissenschaftliche Geräte, Bohrmaschinen, Drehund Hobelbänke, Elektrogeräte, Fotoapparate, Schraubstöcke, die in ihrer Anschaffung netto Euro 410,- übersteigen und EDV- Hardware (z.b. ZIP-Laufwerke, Scanner, Drucker,...). Abschreibungen auf technische Anlagen, Maschinen und Geräte. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 079: Geringwertige Anlagen und Maschinen Geringwertige Anlagen und Maschinen Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Wert von 60,- bis 410,- Euro netto werden im Jahr ihrer Anschaffung vollständig abgeschrieben. Geräte im Wert von 60,- bis 410,- Euro netto gemäß der Beschrei-

8 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 7 bung unter Konto sind unter diesem Konto zu erfassen. Externe EDV-Peripheriegeräte sind niemals geringwertige Wirtschaftsgüter Wertberichtigungen auf Geringwertige Anlagen und Maschinen Vollabschreibung auf Geringwertige Wirtschaftsgüter. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. 08 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Kontenuntergruppe 084: Fuhrpark Fuhrpark Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Wertberichtigungen Fuhrpark Erfassung der von der Universität beschafften Fahrzeuge (> Euro 410,- netto). Abschreibungen auf den Fuhrpark. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 086: Büromaschinen, Organisationsmittel und Kommunikationsanlagen Büromaschinen, Organisationsmittel, Kommunikationsanlagen Wertberichtigungen auf Büromaschinen, Organisationsmittel, Kommunikationsanlagen Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Bsp.: Audio-Geräte, Dia-Vorführgeräte, Faxgeräte, Frankiermaschine, Fernsehgeräte, Filmvorführgeräte, Telefonanlage, Lesegeräte, Lichtbildwände, Projektionsgeräte, Projektionswände, Tonbandgeräte, Videorecorder, die in ihrer Anschaffung netto Euro 410,- übersteigen. Abschreibungen auf Büromaschinen, Organisationsmittel, Kommunikationsanlagen. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 087: Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung Wertberichtigungen auf Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung Kontenuntergruppe 088: Bücher Buch- und Medienbestand Lehrbuchsammlung WB Buch- und Medienbestand Lehrbuchsammlung Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Erfassung des Mobiliars der Universität. Bsp.: Ablagetische, Arbeitstische, Fahrradständer, Fahrräder, Feuerlöschgeräte, Handtuchautomaten, Leitern, Möbel, Sammlungsvitrinen, Schreibtische, Stehlampen, Sessel, Tafeln, Teppiche, die in ihrer Anschaffung netto Euro 410,- übersteigen. Abschreibungen auf Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Erfassung des Buch- und Medienbestandes der Lehrbuchsammlung der Universitätsbibliothek Buch- und Medienbestand (10J) Abschreibungen auf den Buch- und Medienbestand der Lehrbuchsammlung der Universitätsbibliothek. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Erfassung des Buch- und Medienbestandes aller universitären Bibliotheken

9 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite WB Buch- und Medienbestand (10J) Buch- und Medienbestand (werthaltig) WB Buch- und Medienbestand (werthaltig) Abschreibungen auf den Buch- und Medienbestand aller universitären Bibliotheken. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Erfassung des werthaltigen Buch- und Medienbestandes z.b.: Handschriften, Drucke, etc. Außerordentliche bzw. Sonder-Abschreibungen auf den werthaltigen Buch- und Medienbestand (z.b. bei Brand). Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 089: Geringwertige Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung Geringwertige Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung Wertberichtigungen auf Geringwertige Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Wert von 60,- bis 410,- Euro netto werden im Jahr ihrer Anschaffung vollständig abgeschrieben. Vermögensgegenstände im Wert von 60,- bis 410,- Euro netto gemäß der Beschreibung unter den Konten und sind unter diesem Konto zu erfassen. Bsp.: Anrufbeantworter 09 Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen Vollabschreibung auf Geringwertige Wirtschaftsgüter. Der Abschreibungslauf erfolgt in der Anlagenbuchhaltung, die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung Anlagen im Bau Verrechnung aktivierte Anzahlungen auf Sachanlagen B. Finanzanlagen Kontenklasse 1: Finanzanlagen Konten- Gruppe Konto Bezeichnung Erläuterung 10 Frei 11 Anteile an verbundenen Unternehmen Kein Konto angelegt. 12 Ausleihungen an verbundene Unternehmen Kein Konto angelegt. Auf diesem Konto sind die geleisteten Anzahlungen auf Anlagen zu erfassen. Bei erfolgter Schlussrechnung erfolgt eine Umbuchung auf die entsprechenden Positionen des übrigen Sachanlagevermögens. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung. Auf diesem Konto sind alle Aufwendungen für im Bau befindliche Anlagen zu erfassen. Nach Fertigstellung der Anlage erfolgt eine Umbuchung auf die entsprechenden Positionen des übrigen Sachanlagevermögens. Dient außerdem als Zwischenkonto für die Abrechnung der Investitionsaufträge an die Anlagenbuchhaltung. Zwischenkonto in SAP R/3 erforderlich. Die Bebuchung erfolgt in der Anlagen- bzw. Hauptbuchhaltung.

10 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 9 13 Beteiligungen Kein Konto angelegt. 14 Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Kein Konto angelegt. 15 Wertpapiere des Anlagevermögens Kein Konto angelegt. 16 Sonstige Ausleihungen (Sonstige Finanzanlagen) übrige sonstige Finanzanlagen Auf diesem Konto werden die Werte der Beteiligungen der Universität Heidelberg gebucht. 19 Frei C. Vorräte Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten Kontenklasse 2: Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung Konten- Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele Gruppe 20 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe Erfassung von Materialien, die lagerhaltig geführt werden und in der Lagerbuchhaltung der Materialwirtschaft erfasst und bewertet werden. Die Bebuchung der Bestandskonten in der Finanzbuchhaltung erfolgt über die Nebenbuchhaltung Materialwirtschaft. Die Lagerzugänge der nicht über das SAP R/3- Modul Materialwirtschaft abgewickelten Lager werden direkt als Aufwand im Bereich der Kontenklasse 6 gebucht Lagerbestand Lagerbestand der über das SAP R/3-Modul Materialwirtschaft abgewickelten Lager (Ausnahme: Chemikalienlager) Bestand Chemikalienlager Lagerbestand des Chemikalienlagers Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten sonstige Vorräte Sonstige Lagerbestände (z.b.: Büromateriallager) Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten WE/RE-Verrechnungskonto Zwischenkonto: bei Bestellungen mit SAP R/3 wird bei Wareneingang (Buchung: Aufwand an WE/RE-Verrechnungskonto) und bei Rechnungseingang (Buchung: WE/RE-Verrechnungskonto an Kreditor) auf dieses Konto gebucht. 21 Unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen Unfertige Erzeugnisse Hierunter entfallen die Gegenbuchungen für die Bestandsveränderung begonnener, aber noch nicht fertig gestellter Forschungsvorhaben im Auftrage Dritter. Dieses Konto wird lediglich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten einmal jährlich bebucht Unfertige Leistungen Hierunter entfallen die Gegenbuchungen für die Bestandsveränderung begonnener, aber noch nicht fertig gestellter Forschungsvorhaben im Auftrage Dritter. 22 Fertige Erzeugnisse, Waren Dieses Konto wird lediglich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten einmal jährlich bebucht Fertige Erzeugnisse Hierunter entfallen fertiggestellte, jedoch noch nicht veräußerte bzw. weiterberechnete Erzeugnisse. Dieses Konto wird falls relevant lediglich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten einmal jährlich bebucht Waren (Handelswaren) Dieses Konto wird falls relevant im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten bebucht.

11 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Geleistete Anzahlungen Zusammenfassung der für Beschaffungsvorhaben geleisteten Anzahlungen. Nachfolgende Konten sind eingerichtet: Geleistete Anzahlungen auf Vorräte Geleistete Anzahlungen auf Werkverträge Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Unter dieser Position sind alle geleisteten Anzahlungen zu erfassen, die das Umlaufvermögen betreffen (Kontengruppe 20) Sonstige geleistete Anzahlungen Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Unter dieser Position sind alle geleisteten Anzahlungen zu erfassen, die weder auf Konto noch auf das Konto erfasst werden und das Umlaufvermögen betreffen. D. Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände und Rechnungsabgrenzung Kontenklasse 2: Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung Konten- Gruppe Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele 24 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Ansprüche, für die zum Bilanzstichtag Ausgleichsansprüche entstehen. Der Wertansatz ergibt sich aus der offenen Postenliste der Debitorenbuchhaltung. Für den detaillierten Ausweis der Forderungen wurden die nachfolgenden Konten eingerichtet. (Die Bebuchung der Konten erfolgt automatisch über die Debitorenbuchhaltung. Beim Anlegen eines Debitorenstammsatzes ist eines der nachfolgenden Abstimmkonten anzugeben.) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Forderungen aus Zuweisungen Dritter Forderungen aus Aufträgen Dritter Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Kontenuntergruppe 249: Wertberichtigungen auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Einzelwertberichtigungen Forderungen Pauschalwertberichtigungen Forderungen Abschreibungen auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bei Forderungsausfall. Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. Das Konto ist zur Zeit gesperrt, da die Einzelwertberichtigungen direkt bei der jeweiligen Forderung erfolgen. Hochschulübliche, prozentuale Abschreibung auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. Das Konto ist gesperrt, da die Universität aus Gründen der Wesentlichkeit zur Zeit keine Pauschalwertberichtigungen vornimmt. 25 Forderungen gegen das Land und sonstige öffentliche Hand Kontenuntergruppe 250: Forderungen gegen das Land Baden-Württemberg

12 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Forderungen gegen das Land Baden-Württemberg Einzelwertberichtigungen auf Forderungen gegen das Land Baden-Württemberg Forderungen ggü. Land Ba-Wü (Kapitel 1412) Forderungen ggü. Land Ba-Wü (Drittmittel-Reste) Forderungen ggü. Land Ba-Wü frei Forderungen ggü. Land Ba-Wü (Kassenanschläge) Forderungen ggü. Land Ba-Wü (Bereitstellungen) Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch Abschreibungen auf Forderungen gegen das Land Baden- Württemberg bei Forderungsausfall. Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten Forderungen gegenüber dem Land Baden-Württemberg aus dem Landeszuschuss Forderungen gegenüber dem Land Baden-Württemberg aus Drittmittelresten Forderungen gegenüber dem Land Baden-Württemberg aus Kassenanschlägen Abstimmkonto für die Forderungen gegenüber dem Land Baden- Württemberg aus Bereitstellungen Kontenuntergruppe 251: Forderungen gegen Sonstige der öffentliche Hand Forderungen gegen Sonstige der öffentlichen Hand Einzelwertberichtigungen auf Forderungen gegen Sonstige der öffentlichen Hand 26 Sonstige Vermögensgegenstände Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abschreibungen auf Forderungen gegen Sonstige der öffentlichen Hand bei Forderungsausfall. Die Bebuchung erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten In dieser Kontengruppe sind unter anderem auszuweisen: Forderungen an Mitarbeiter, Lohn- und Gehaltsvorschüsse, Reise- und sonstige dienstlich veranlasste Vorschüsse, Kautionen und sonstige Sicherheitsleistungen. Außerdem sind hier alle anderen nicht gesondert genannten Forderungen zu buchen Vorsteuer Dieses Konto wird benötigt,, damit die Steuerkennzeichen N2, N3 und N4 in SAP R/3 verwendet werden können (obwohl das Konto nicht bebucht wird). N2: nicht abzugsfähige Vorsteuer 16 %; N3: nicht abzugsfähige Vorsteuer 7 %; N4: nicht abzugsfähige Vorsteuer 0 % Anrechenbare Vorsteuer ermäßigter Satz Anrechenbare Erwerbssteuer ermäßigter Satz Anrechenbare Vorsteuer voller Satz Anrechenbare Erwerbssteuer voller Satz Umsatzsteuerforderungen Konto wird im Rahmen der Erstellung der Umsatzsteuererklärung verwendet und nur zentral bebucht Umsatzsteuerforderungen laufendes Jahr Umsatzsteuerforderungen Vorjahr Konto wird im Rahmen der Erstellung der Umsatzsteuererklärung verwendet und nur zentral bebucht. Konto wird im Rahmen der Erstellung der Umsatzsteuererklärung verwendet und nur zentral bebucht.

13 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre Sonstige Forderungen an Finanzbehörden Forderungen an Sozialversicherungsträger Konto wird im Rahmen der Erstellung der Umsatzsteuererklärung verwendet und nur zentral bebucht. z.b.: Kindergeld Sonstige Forderungen an Sozialversicherungsträger Forderungen an Krankenkassen Nur für von Krankenkassen anzufordernde Erstattungen (gem. LBV-Einzelnachweis) Forderungen an Mitarbeiter Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Bsp.: Mieten, private Telefongebühren,... Kontenuntergruppe 266: Andere sonstige Forderungen Bezüge, Lohn- und Gehaltsvorschuss Abstimmkonto für die Personalbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Bezahlte Lohn- und Gehaltsvorschüsse, die mit der darauffolgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung verrechnet werden Reisekostenvorschuss Bezahlter Vorschuss für Reisekosten ab Konto wird ab für die Verbuchung von Reisekostenvorschüssen verwendet Forderungen aus PersonalkostenerstattungenFehler! Textmarke nicht definiert. Auf diesem Konto werden Personalkosten gebucht, die von Dritten erstattet werden. Die Bebuchung des Kontos erfolgt in der Zentralen Universitätsverwaltung Personalaufwand Zwischenkonto Sammelkonto für diejenigen Personalbuchungen, die aufgrund fehlerhafter Daten nicht korrekt als Aufwand durch die Personalkostenschnittstelle gebucht werden konnten Kautionen und sonstige Sicherheitsleistungen Die Bebuchung des Kontos erfolgt in der Hauptbuchhaltung. Bei von der Universität bezahlten Kautionen und Sicherheitsleistungen. Bei erhaltenen Kautionen und Sicherheitsleistungen ist das Konto anzusprechen. Bsp.: Mietkautionen für von der Universität angemietete Räumlichkeiten Zuschuss F+L Med. Fak. HD Zwischenkonto für den Zuschuss für Forschung und Lehre der Medizinischen Fakultät Heidelberg Zuschuss Stiftung Orthop. HD Zwischenkonto für den Zuschuss für die Stiftung Orthopädie Heidelberg Zuschuss Baumaßn. Stiftung Orthop. HD Zwischenkonto für den Zuschuss für Baumaßnahmen der Stiftung Orthopädie Heidelberg Zuschuss F+L Fak. f. Klinische Med. MA Zwischenkonto für den Zuschuss für Forschung und Lehre der Fakultät für Klinische Medizin Mannheim Zuschuss Stiftung Zentralinst. Seel. G. MA Zwischenkonto für den Zuschuss für die Stiftung Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mannheim Zuschuss für nichtentgeltfähige betriebsnotwendige Kosten Zwischenkonto für den Zuschuss für nichtentgeltfähige betriebsnotwendige Kosten des Klinikums Heidelberg

14 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Zuschuss f. Baumaßn. Fak. Klin. Med. MA Zuschuss Baumaßnahmen Stiftung ZI MA Zwischenkonto für den Zuschuss für Baumaßnahmen der Fakultät für Klinische Medizin Mannheim Zwischenkonto für den Zuschuss für Baumaßnahmen der Stiftung Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mannheim Zuführung Kap Medizin MA Zwischenkonto für die Zuführung zum Kapitel 1208 Medizin Mannheim Zuschuss Investitionen Klin. HD Zwischenkonto für den Zuschuss für Investitionen des Klinikums Heidelberg Zuschuss Baumaßn. Klinikum HD Zwischenkonto für den Zuschuss für Baumaßnahmen des Klinikums Heidelberg Zuschuss für Grundbedarf an Investitionen Klinikum HD Zwischenkonto für den Zuschuss für den Grundbedarf an Investitionen des Klinikums Heidelberg Kontenuntergruppe 267: Andere sonstige Vermögensgegenstände Sonstige Vermögensgegenstände Auf dieses Konto sind alle diejenigen Forderungen zu buchen, die nicht bereits unter einem anderen Forderungskonto erfasst werden konnten Allgemeine Vorschüsse Auf dieses Konto sind alle diejenigen Vorschüsse zu buchen, die nicht unter einem anderen Vorschusskonto (Reisekosten, Personalkosten, Handkasse, usw.) erfasst werden konnten Forderungen aus ausstehenden Mieten 27 Wertpapiere Kein Konto angelegt. 28 Flüssige Mittel Die Bebuchung des Kontos erfolgt in der Zentralen Universitätsverwaltung. Kontenuntergruppe 280: Guthaben bei Kreditinstituten Abstimmkonto für die Debitorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Die Konten dieser Kontenuntergruppe werden stets in der Zentralen Universitätsverwaltung bebucht Landeszentralbank Kto-Nr Landeszentralbank Kto-Nr Landeszentralbank Kto-Nr Landesoberkasse Baden Württemberg Betriebsmittelkonto Betriebsmittelkonto Med. Fakultät HD Betriebsmittelkonto Med. Fakultät MA Baden-Württembergische Bank Kto-Nr Sparkasse Heidelberg Kto-Nr Kontostand des Bankkontos der Landeszentralbank. Kontostand des Bankkontos der Landeszentralbank. (Kasse der Med. Fakultät Heidelberg) Kontostand des Bankkontos der Landeszentralbank. (Kasse der Fakultät für Klin. Med. Mannheim) Kontostand des Betriebsmittelkontos der Universität Heidelberg bei der Landesoberkasse Baden Württemberg Kontostand des Betriebsmittelkontos der Medizinischen Fakultät Heidelberg bei der Landesoberkasse Baden Württemberg Kontostand des Betriebsmittelkontos der Fakultät für Klinische Medizin Mannheim bei der Landesoberkasse Baden Württemberg Kontostand des Bankkontos der BW-Bank. Kontostand des Bankkontos der Sparkasse Heidelberg.

15 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Postbank Kto-Nr Kontostand des Bankkontos der Postbank Geldmarktkonto Kontostand der Geldmarktanlagen Anlagefonds Kontostand des Anlagefonds Kontenuntergruppe 285: Zwischenkonten Zahlungsverkehr Ausgehende Zahlungen Inland BW-Bank Ausgehende Zahlungen Ausland BW-Bank Kontenuntergruppe 286: Schecks Zwischenkonto, das beim Zahllauf automatisch angesprochen wird. Zwischenkonto, das beim Zahllauf automatisch angesprochen wird Schecks Zwischenkonto für von der Universität einzureichende Schecks. Kontenuntergruppe 287: Bank- und Kassenverrechnungskonten Verrechnungskonto LZB Kto-Nr Verrechnungskonto BW-Bank Kto-Nr Verrechnungskonto Sparkasse HD Kto-Nr Verrechnungskonto Postbank Kto-Nr Zwischenkonto für Aus- und Einzahlungen der LZB. Zwischenkonto für Aus- und Einzahlungen der BW-Bank. Zwischenkonto für Aus- und Einzahlungen der Sparkasse HD. Zwischenkonto für Aus- und Einzahlungen der Postbank Verrechnungskonto Kasse Zwischenkonto für Aus- und Einzahlungen der Kasse Geldtransit Zwischenkonto für noch nicht auf dem eigentlichen Bankkonto verbuchte Ein- und Auszahlungen per xx Das Konto wird nur in der Hauptbuchhaltung bebucht. Kontenuntergruppe 288: Kasse Kasse Bargeldbestand der Universität Zahlstellen-, Wechselgeld- und Handkassenvorschuss Wertmarken (insbes. Freistempler) 29 Aktive Rechnungsabgrenzung E. Eigenkapital Bestandskonto für die den dezentralen Einrichtungen zur Verfügung gestellten Geldbeträge. Bestand an Briefmarken, Guthaben von Frankiermaschinen Das Konto wird nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen des Jahresabschlusses bebucht Aktive Rechnungsabgrenzung Auf dieses Konto sind Ausgaben zu buchen, die vor dem Bilanzstichtag getätigt wurden, jedoch erst innerhalb einer bestimmten Zeit nach dem Stichtag zu Aufwendungen führen. (Passive Rechnungsabgrenzung: siehe Konto 49000). Kontenklasse 3: Eigenkapital und Rückstellungen Kontengruppe Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele 30 Basiskapital Bsp.: Vorausbezahlte Miete, vorausbezahlte Kfz-Steuer, vorausbezahlte Versicherungsbeiträge Basiskapital Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten 31 Kapitalrücklage Kapitalrücklage Kapitalrücklage 32 Gewinnrücklage Gewinnrücklage Landesbetrieb Gewinnrücklage Landesbetrieb Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten

16 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Statutarische Rücklagen Statutarische Rücklagen 33 Ergebnisverwendung Jahresergebnis aus dem Vorjahr (Verlust / Gewinn) 34 Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag Wird aus der Gewinn- und Verlustrechnung übertragen. 35 Sonderposten mit Rücklageanteil Kein Konto angelegt. Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten 36 Sonderposten für Erstausstattungen im Rahmen von Baumaßnahmen (HBFG) Sonderposten HBFG (manuelle Buchung Altbestand) Sonderposten HBFG (automatische Buchung) F. Rückstellungen Sonderposten HBFG (manuelle Buchung Altbestand) Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt in der Anlagen- bzw. Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten Sonderposten HBFG (automatische Buchung) Kontenklasse 3: Eigenkapital und Rückstellungen Konten- Gruppe Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt in der Anlagen- bzw. Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten 37 Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen Kein Konto angelegt. 38 Steuerrückstellungen Kein Konto angelegt. 39 Sonstige Rückstellungen Rückstellungen dienen dem Zweck eines periodengerechten Erfolgsausweises und sind zu bilden für ungewisse Verbindlichkeiten, Verluste oder Aufwendungen, die vor dem Bilanzstichtag verursacht wurden, nicht aber ihrer Höhe oder Fälligkeit nach bekannt sind Urlaubsrückstellungen bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus noch nicht genommenen Urlaubstagen des Vorjahres Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung Überstundenrückstellungen bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus noch nicht ausgezahlten oder abgeglittenen genehmigten Überstunden des Vorjahres Rückstellungen für Gehaltsaufwand Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus noch nicht ausgezahlten Löhnen und Gehältern für vor dem xx geleistete Arbeitszeiten Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung Altersteilzeitrückstellungen bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus laufenden und zukünftigen Alterteilzeitvereinbarungen im Blockmodell Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus ungewissen Verbindlichkeiten

17 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Rückstellungen für Rechts- Prüfungs- und Beratungskosten Bsp.: Frachtkostenrückstellung. Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus Rechts-, Prüfungs- und Beratungskosten Bsp.: Aufwendungen für Steuerberatung, Abschlussprüfung Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung Prozesskostenrückstellungen bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus anhängigen Prozessen Rückstell.f.unterlass. Instandhaltung (Pflicht) Rückstellungen für noch ausstehende Rechnungen Bsp.: Anwaltskosten, Prozesskosten Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus unterlassenen Instandhaltungen, die innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresschluss nachgeholt werden ( 249,I,Nr.1 HGB) Bsp.: Reparaturmaßnahmen, deren Verursachung sich vor dem Bilanzstichtag befindet, die aber erst nach dem Stichtag durchgeführt werden. Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus noch ausstehenden Rechnungen für bereits gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung Rückstellungen für Reisekosten bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus noch ausstehenden Reisekostenabrechnungen Rückstellungen für interne Abschlusskosten Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung bewerteter Bestand der nach dem xx für Jahresabschlussarbeiten anfallenden internen Bearbeitungszeiten Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung Rückstellungen für Energiekosten bewerteter Bestand der zum xx bestehenden Verpflichtungen aus noch ausstehenden Rechnungen für bereits erbrachte Energielieferungen G. Verbindlichkeiten Bsp: Abschlussrechnungen für Gas, Strom, Wärme, Kälte Die Bebuchung erfolgt nur im Rahmen der Jahresabschlusserstellung in der Hauptbuchhaltung Kontenklasse 4: Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung Konten- Gruppe Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele 40 Zwischenkonten Medizin / Verbindlichkeiten aus Rückzahlung Investitionsförderung Zwischenkonto für Zuschuss med. Fakultät HD Zwischenkonto für Zuschuss Fakultät f. Klin. Med. MA Verbindlichk. aus Rückzahlung Investitionsförderung 41 Frei Zwischenkonto für den Zuschuss an die Medizinische Fakultät Heidelberg Zwischenkonto für den Zuschuss an die Fakultät für Klinische Medizin Mannheim Verbindlichkeit aus der Rückzahlung von Investitionsförderungen Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Anlagen- bzw. Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten

18 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Kein Konto angelegt. 43 Erhaltene Anzahlungen Anzahlungen, die die Universität von externen Auftraggebern für bestimmte Leistungen erhält Erhaltene Anzahlungen im Bereich Auftragsforschung Erhaltene Anzahlungen im Bereich Gutachten etc. Abstimmkonto. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abstimmkonto. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch Sonstige Erhaltene Anzahlungen 44 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Abstimmkonto. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Grundsätzlich gilt, dass eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen zu passivieren ist, wenn der Lieferant seine Leistung erfüllt hat. Der Wertansatz ergibt sich aus der offenen Postenliste der Kreditorenbuchhaltung. Für den detaillierten Ausweis der Verbindlichkeiten wurden die nachfolgenden Konten eingerichtet. (Die Bebuchung der Konten erfolgt automatisch über die Kreditorenbuchhaltung. Beim Anlegen eines Kreditorenstammsatzes ist eines der nachfolgenden Konten anzugeben.) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Auslandslieferanten Abstimmkonto für die Kreditorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch Verbindlichkeiten intern Skontoverrechnung (Nettoverfahren) 45 Wechselverbindlichkeiten Kein Konto angelegt. Abstimmkonto für die Kreditorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abstimmkonto für die Kreditorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Konto ist nicht direkt bebuchbar Zwischenkonto in SAP R/3 erforderlich. Konto muss im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten überprüft werden. 46 Verbindlichkeiten gegenüber dem Land und sonstigen öffentlichen Drittmittelgebern Der Wertansatz ergibt sich aus der offenen Postenliste der Kreditorenbuchhaltung. Für den detaillierten Ausweis der Verbindlichkeiten wurden die nachfolgenden Konten eingerichtet. (Die Bebuchung der Konten erfolgt automatisch über die Kreditorenbuchhaltung. Beim Anlegen eines Kreditorenstammsatzes ist eines der nachfolgenden Konten anzugeben.) Verbindlichkeiten gegenüber dem Land Baden-Württemberg Verbindlichkeiten gegenüber sonstigen öffentlichen Drittmittelgebern Abstimmkonto für die Kreditorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. Abstimmkonto für die Kreditorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch. 47 Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Kein Konto angelegt. 48 Sonstige Verbindlichkeiten Umsatzsteuer ermäßigter Satz Wird automatisch bebucht ermäßigter Steuersatz (Steuerkennzeichen A2)

19 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite Umsatzsteuer voller Satz Wird automatisch bebucht voller Steuersatz (Steuerkennzeichen A1) Erwerbssteuer voller Satz (Ausgangssteuercharakter) Erwerbssteuer ermäßigter Satz (Ausgangssteuercharakter) Konto wird bei Buchungen, die mit dem Steuerkennzeichen E1 abgewickelt werden, automatisch bebucht. Dies ist nur bei Rechnungen aus den EU-Mitgliedsstaaten zu beachten. Ferner wird das Konto für die Steuerkennzeichen E5 und E6 in SAP R/3 benötigt (obwohl das Konto nicht bebucht wird). E1: Erwerbssteuer, z. Zt. 16 % EG-Warenlieferung E5: Erwerbssteuer 0 % E6: Erwerbssteuer Kleinbetragsregelung </= 25,- Konto wird bei Buchungen, die mit dem Steuerkennzeichen E2 abgewickelt werden, automatisch bebucht. Dies ist nur bei Rechnungen aus den EU-Mitgliedsstaaten zu beachten. E2: Erwerbssteuer, z. Zt. 7 % EG-Warenlieferung Umsatzsteuer-Vorauszahlung Konto dient der Abwicklung der monatlichen Umsatzsteuer- Vorauszahlungen an das Finanzamt Umsatzsteuer Vorjahr Konto wird für Saldoübertrag der Umsatzsteuerverbindlichkeit des Vorjahres benötigt Umsatzsteuerverbindlichkeit frühere Jahre Konto wird für Ausweis der Umsatzsteuerverbindlichkeit früherer Jahre benötigt Erhaltene Kautionen Verbindlichkeiten gegenüber Mietern (z. B. Gästehaus), andere erhaltene Kautionen (z. B. Schlüsselgelder), Pfand. Für weitere Positionen siehe auch Sonstige Verbindlichkeiten Auf dieses Konto sind alle diejenigen Verbindlichkeiten zu buchen, die nicht bereits unter einem anderen Verbindlichkeitskonto oder im Nebenbuch (Kreditorenbuchhaltung) erfasst werden konnten. Dieses Konto wird in erster Linie für die Jahresabschlussarbeiten benötigt. Das Konto wird nicht ins FM fortgeschrieben Sonstige Verwahrungen Sonstige Verwahrungen Verbindlichkeiten gegenüber Stipendiaten Für weitere Positionen siehe auch Abstimmkonto für die Kreditorenbuchhaltung. Die Bebuchung des Kontos erfolgt automatisch Personalverrechnungskonto Zwischenkonto für die Personalkostenschnittstelle Verrechnungskonto Kursdifferenzen Abwicklungskonto Studentenwerksbeiträge Ungeklärte Geldeingänge Sparkasse Das Konto dient als Zwischenkonto der Abstimmung zwischen unserem Personalaufwand und den daraus resultierenden Verbindlichkeiten Verrechnungskonto für auftretende Kursdifferenzen Nicht sofort zurechenbare Geldeingänge Sparkasse Ungeklärte Geldeingänge DFG Nicht sofort zurechenbare Geldeingänge DFG Ungeklärte Zahlungseingänge Nicht sofort zurechenbare Geldeingänge BW-Bank. 49 Passive Rechnungsabgrenzungen Passive Rechnungsabgrenzung Auf dieses Konto sind Einnahmen zu buchen, die vor dem Bilanzstichtag eingehen, jedoch erst innerhalb einer bestimmten Zeit nach dem Stichtag zu Erträgen führen. (Aktive Rechnungsabgrenzung: siehe Konto 29000). Bsp.: Vorausbezahlte Miete (z. B. des Gästehauses).

20 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 19 H. Erträge Kontenklasse 5: Erträge Konten- Gruppe Konto Bezeichnung Erläuterungen / Beispiele Die Bebuchung dieses Kontos erfolgt nur in der Hauptbuchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. 50 Erträge aus Zuweisungen und Erlösen für eigene Leistungen Kontenuntergruppe 501: Erträge für die Ziele der Hochschule (allgemein) Erträge für die Ziele der Hochschule (allgemein) vom Land - Zuschuss Kapitel Erträge für die Ziele der Hochschule (allgemein) vom Land - Einzelplan Erträge für die Ziele der Hochschule (allgemein) vom Land - andere Kapitel außerhalb Einzelplan Erträge aus dem Zuschuss des Landes für Investitionen Erträge aus dem Zuschuss des Landes für Stellenpersonal Ertrag aus Versorgungszuschlag und Beihilfe Korrekturkonto für Einsparungen Mittelschöpfung Erträge für die Ziele der Hochschule (allgemein) von anderen öffentlichen Geldgebern Erträge für die Ziele der Hochschule (allgemein) von nichtöffentlichen Geldgebern Kontenuntergruppe 502: Erträge für Lehre und Studium Erträge für Lehre und Studium vom Land Baden-Württemberg Erträge für Lehre und Studium von anderen öffentlichen Geldgebern Erträge für Lehre und Studium von nicht-öffentlichen Geldgebern Kontenuntergruppe 503: Erträge zur Förderung des wissenschaftl. und künstlerischen Nachwuchses Erträge zur Förderung des wissenschaftl. und künstlerischen Nachwuchses vom Land Baden- Württemberg Erträge zur Förd. d. wiss. und künstl. Nachwuchses der DFG - Graduiertenkolleg Erträge zur Förderung des wissenschaftl. und künstlerischen Nachwuchses von anderen öffentlichen Geldgebern Erträge zur Förderung des wissenschaftl. und künstlerischen Nachwuchses von nicht-

21 Kontierungshandbuch der Universität Heidelberg Seite 20 öffentlichen Geldgebern Kontenuntergruppe 504: Erträge für das weiterbildende Studium und Weiterbildung des Personals Erträge für das weiterbildende Studium und Weiterbildung des Personals vom Land Baden- Württemberg Erträge für das weiterbildende Studium und Weiterbildung des Personals von anderen öffentlichen Geldgebern Erträge für das weiterbildende Studium und Weiterbildung des Personals von nicht-öffentlichen Geldgebern Kontenuntergruppe 505: Erträge für die soziale Förderung der Studierenden Erträge für die soziale Förderung der Studierenden vom Land Baden-Württemberg Erträge für die soziale Förderung der Studierenden von anderen öffentlichen Geldgebern Erträge für die soziale Förderung der Studierenden von nichtöffentlichen Geldgebern Kontenuntergruppe 506: Erträge für die internat. Zusammenarbeit, Kooperation im Hochschulbereich, Kongressen und Veranstaltungen Erträge für die internat. Zusammenarbeit, Kooperation im Hochschulbereich, Kongressen und Veranstaltungen vom Land Baden-Württemberg Erträge für die internat. Zusammenarbeit, Kooperation im Hochschulbereich, Kongressen und Veranstaltungen von anderen öffentlichen Geldgebern Erträge für die internat. Zusammenarbeit, Kooperation im Hochschulbereich, Kongressen und Veranstaltungen von nichtöffentlichen Geldgebern Kontenuntergruppe 507: Erträge aus dem allgemeinen Grundstock und aus Zuweisungen des Bundes (HBFG) Ertrag aus dem allgemeinen Grundstock Erträge aus Zuweisungen des Bundes aus HBFG Erträge aus Zusweisungen des Max-Planck-Instituts 51 Erträge aus Zuwendungen für Forschung, Forschungsaufträgen, wissenschaftlichen Dienstleistungen, Öffentlichkeitsarbeit, Veröffentlichungen und Erträge aus besonders übertragenen Aufgaben Kontenuntergruppe 510: Erträge aus Zuwendungen für Forschung Erträge aus Zuwendungen für Forschung vom Land Baden- Württemberg Erträge aus Zuwendungen für Forschung vom Bund