Kötter GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen, Essen

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1 BT Service Beschreibung BT Service für Lieferanten Erstellt für Kötter GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen, Essen Version 1.1 Document created by: Miro Mavric Document created on: Document last saved by: Miro Mavric Document last saved on:

2 BT Service Beschreibung 2 (13) Disclaimer Marken Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne Vorankündigung geändert werden; sie stellen keine Verpflichtung der Basware Corporation dar. Die Basware Corporation haftet nicht für eventuell in diesem Dokument enthaltene Fehler oder für Neben- oder Folgeschäden im Zusammenhang mit der Bereitstellung oder Nutzung dieses Materials. Basware Produkte sind durch Urheberrechte der USA und anderer Länder geschützt. Der Name Basware und das Basware Logo sind Marken der Basware Corporation. Basware Purchase Management, Basware Invoice Processing, Basware Document Archiving und Basware Business Transactions sind Marken der Basware Corporation. *Third Party Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Copyright Copyright 2008 Basware Corporation. Die Urheberrechte an diesem Dokument liegen bei der Basware Corporation. Dieses Dokument darf ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der Basware Corporation weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form oder durch irgendein Mittel, sei es elektronisch oder mechanisch, für jegliche Zwecke reproduziert, übersetzt oder übertragen werden. Alle Reproduktionen müssen diesen Hinweis enthalten. Informationen zum Inhalt dieses Dokuments dürfen Dritten gegenüber nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung der Basware Corporation offengelegt werden. Basware GmbH Neumarkterstr. 28, D München

3 BT Service Beschreibung 3 (13) Inhalt 1 Zu diesem Dokument Elektronischer Rechungsversand in Deutschland Nachweis zur elektronischen Übermittlung Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen BT Service zur elektronischen Rechungsübermittlung Digitale Signaturen Voraussetzungen zum Rechungsdatenversand Versand von e-rechnungen Business Transactions Sender Versandlösungen Datenformate Rechnungsbilder und Anhänge Spezifische Anpassungen des BT Services für Kötter Dateien für den Versand von e-rechnungen Wichtige Dateninhalte Kopfdaten der Rechnung Kontierungsdaten der Rechnung Anhänge Referenzierte Dokumente... 5

4 BT Service Beschreibung 4 (13) Dokument Historie Version Datum Bearbeiter Bemerkung Miro Mavric Erster Entwurf Miro Mavric Überarbeitung Klaus Tenderich Anpassungen für BT Sender Miro Mavric Überarbeitung Feldinformationen Tabelle 1: Dokumenten Historie

5 BT Service Beschreibung 5 (13) 1 Zu diesem Dokument Dieses Dokument beinhaltet die Erläuterungen zum Datenaustausch von elektronischen Rechnungen als Lieferant für die Firma Kötter GmbH & Co. KG Verwaltungsdienstleistungen, Essen. Kötter kann über den Basware Business Transactions (BT)-Service elektronische Rechnungen (e-rechnungen) empfangen. Diese elektronischen Rechnungen werden automatisch in das Rechungsverarbeitungssystem (Basware IP, Invoice Processing) importiert und hier für die weitere Bearbeitung und Rechnungsprüfung durch die Buchhaltung bereitgestellt. 2 Referenzierte Dokumente Weitere Deteils und Beschreibungen zum Thema BTS entnehmen Sie bitte diesem Dokument zugehörigen Anhänge. Nr. Name Bemerkung A1 A2 A3 A4 E-invoice format mapping table Example.xlsx IC_empty_model_v2.6_invoices_ENG.pdf TEAPPSXMLv2.6_invoices.pdf TEAPPSXML_v.2.6_guide.pdf A5 Testinvoiceteapps.xml Datei, Testrechnung im XML Format A6 Kötter_Firmen_Niederlassungen.pdf Beinhaltet die Rechungsempfänger ID für alle Firmen von Kötter. Tabelle 2: Referenzierte Dokumente 3 Elektronischer Rechungsversand in Deutschland Rechnungen können auf Papier oder auf elektronischem Weg übermittelt werden. 1 Für den Versand von Rechnungen auf elektronischem Weg sind unterschiedliche Voraussetzungen zu erfüllen, die gesetzlich geregelt sind. Für den elektronischen Versand von Rechnungen sind u. a. das BMF- Schreiben vom und der darin enthaltenen Referenzen maßgeblich. Diese Kapitel enthalten lediglich die wichtigsten Auszüge dieser rechtlichen Vorgaben für den elektronischen Rechnungsversand. 3.1 Nachweis zur elektronischen Übermittlung Der ordentliche Nachweis des Versandverfahrens hat für die Finanzverwaltung eine besondere Bedeutung, da dies die Vorbedingung für die Prüfung ist. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung werden durch eine qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung erreicht. Daher muss der Aufbau und Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens nach 145 AO für das Finanzamt innerhalb angemessener Frist nachprüfbar sein. Entsprechend ist eine Dokumentation erforderlich, die den GoBS und den GDPdU genügt. Fordert das Finanzamt den Unternehmer zur Vorlage der Rechnung auf, so ist nach den Grundsätzen der GDPdU nicht zu beanstanden, wenn der Unternehmer als vorläufigen Nachweis einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung vorlegt. Der Unternehmer muss jedoch auf 1 BMF-Schreiben vom

6 BT Service Beschreibung 6 (13) Anforderung nachweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung die Voraussetzungen des 14 Abs. 3 UStG erfüllt. 2 Für die elektronische Übermittlung von Rechnungen ist nach 14 Abs. 1 Satz 2 UStG die Zustimmung des Empfängers nötig. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger muss lediglich Einvernehmen darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. So kann die Zustimmung in Form einer Rahmenerklärung und nachträglich erklärt werden. Es genügt auch, dass die Beteiligten die elektronische Übermittlung von Rechnungen tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. 3 Auch bei der Übermittlung der Rechnung per ist entsprechend 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung entsprechend dem Signaturgesetz erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Das Signieren kann durch den Rechnungsaussteller auch in einem automatisierten Massenverfahren erfolgen. Es ist auch zulässig, mehrere Rechnungen in einer Datei zusammenzufassen und diese Datei mit nur einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Empfänger zu übermitteln Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen Grundsätzlich sind Rechnungssteller und Empfänger verpflichtet Rechnungen aufzubewahren und der Aufbewahrungsort muss während der Aufbewahrungsfrist den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit und den gesetzlichen Zulässigkeit entsprechen. Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen auf Datenträgern (z.b. Magnetband, Diskette, CD-ROM) aufbewahrt werden (vgl. 147 Abs. 2 AO). Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. 5 Für die Archivierung und Prüfbarkeit von Rechnungen sind die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere 146, 147, 200 AO) sowie die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS (Anlage zum BMF - Schreiben vom 7. November 1995 BStBl I S. 738) und das BMF Schreiben vom 16, Juli 2001 über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. 6 Nach Erfüllung aller Voraussetzungen können nach dem Scannen die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. Abschnitt 255 Abs. 2 UStR). Originäre elektronische Rechnungen, wie die -rechnung, müssen nach den Anforderungen der GDPdU von den Finanzbehörden maschinell, wie durch Suchkriterien (z. B. Index im Archiv), auffindbar und auswertbar sein. 7 Die Aufbewahrungspflicht für den Unternehmer ergibt sich gemäß 14b Abs. 1 UStG. Er muss ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, aufbewahren und alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren, wie z. B. die qualifizierte elektronische Signatur, selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. 8 2 BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom BMF-Schreiben vom

7 BT Service Beschreibung 7 (13) Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 3 AO) BT Service zur elektronischen Rechungsübermittlung Basware BT Service bietet u. a. die Plattform für diesen elektronischen Rechungsversand der Lieferanten und den automatischen Empfang digital signierter Rechnungen. 3.4 Digitale Signaturen Die digitale Signatur ist in vielen europäischen Ländern Grundvoraussetzung für den Austausch elektronischer Rechnungen. Business Transactions stellt die Generierung digitaler Signaturen für Rechnungssender und die Verifizierung rung digitaler Signaturen für Empfänger als Service zur Verfügung. Damit können sämtliche notwendigen Aktivitäten in Bezug auf eine digitale Signierung über den (BT) Digital Signing Service erledigt werden. Rechnungs-Empfängern bietet Basware einen Dienst zur Verifizierung der digitalen Signatur an. Ein Verifizierungsreport wird der e-rechnung als Anhang beigefügt, um die Integrität der digitalen Signatur zu prüfen. Falls ein Empfänger sich dazu entschließt, sämtliche e-rechnungen zurückzuweisen, die den Verifizierungsprozess nicht erfolgreich durchlaufen, kann Basware den entsprechenden Lieferanten kontaktieren, um die e-rechnung gegen gesonderte Berechnung erneut zu versenden. Abbildung 1: : Der Prozess der Übertragung von Geschäftsdokumenten über Business Transactions Basware Business Transactions verwendet mit dem Format Adobe PDF konforme Signaturen, die in die jeweilige PDF-Datei Datei eingebettet sind (d.h., in die signierte Rechnung). Digitale Signaturen basieren auf der Public-Key-Kryptographie, Kryptographie, bei der digitale Schlüsselpaare über ein X.509-Zertifikat einer juristischen Person zugeordnet werden. Die zugehörigen Verifizierungsreports werden über einen von einem Drittanbieter zur Verfügung gestellten Verifizierungsdienst g eneriert und stimmen mit den europäischen Direktiven in Bezug auf seriell erstellte digitale Signaturen und Verifizierungsreports überein. 9 BMF-Schreiben vom

8 BT Service Beschreibung 8 (13) Abbildung 2: Basware BT System Weitere Details zu den verschiedenen und möglichen Verfahren zum elektronischen Rechungsversand mittels Basware BT ergeben sich aus den Anlagen. 4 Voraussetzungen zum Rechungsdatenversand Für den Rechnungsdatenversand sind folgende in der Übersicht dargestellten und wesentlichen Voraussetzungen zu berücksichtigen: Festlegung des Verfahrens zum elektronischen Rechnungsversand Auswahl bzw. Abstimmung mit einem geeignetem Operator Vereinbarungen zur Erstellung der elektronischen Rechnung Festlegung der elektronischen Rechnungsform Abstimmung zur Durchführung des Signatur und Verifikationsverfahrens Abstimmung zum Versandverfahren mit dem Operator Abstimmung zusätzlicher Inhalte zur Rechnung Einrichtung des elektronischen Rechungsversands Lieferantenspezifische Einrichtung des elektronischen Rechnungsempfangs bei Kötter 5 Versand von e-rechnungen Business Transactions Sender Basware empfiehlt Business Transactions Sender für den Versand von e-rechnungen. Hier werden diverse Datenformate unterstützt, die in der Regel durch das Abrechnungssystem des Kunden erzeugt werden. Über ein Netzwerk von Inter-Operator-Verbindungen anderer Anbieter für elektronische Rechnungsübermittlung können Kunden von Basware e-rechnungen auch an Empfänger übermitteln, die über das Anbieternetzwerk, dem bereits Basware angehört, mit dem Sender verbunden sind.

9 BT Service Beschreibung 9 (13) Abbildung 3: Der Prozess zum Versenden der e-rechnungen über Business Transactions 5.1 Versandlösungen Basware unterstützt verschiedene Möglichkeiten zum Versand von e-rechnungen. Die bevorzugten Versandmethoden sind: 1) Basware Versandsoftware, oder 2) Übertragung per FTP. In der folgenden Tabelle werden die beiden Möglichkeiten für den Versand von e-rechnungen beschrieben. Bitte beachten Sie, dass auf Grund des höheren Maßes an Sicherheit und Überwachung die Basware-Lösung empfohlen wird. Versandsoftware Basware-Software (empfohlen) Basware Business Transactions Sender (BTS) FTP-Transfer FTP-Client Übertragungsmethode Erwerb, Installation und Wartung von Versandsoftware Datenverschlüsselung HTTP oder HTTPS Die Kosten für die Installation der Sendeschnittstelle sind in der Ersteinrichtungsgebühr inbegriffen Ja, wenn HTTPS verwendet wird FTP Erwerb, Installation und Wartung liegen in der Verantwortung des Kunden Ja, mit zusätzlicher VPN-Verbindung Integritätsprüfung Ja Ja, mit zusätzlicher VPN-Verbindung Möglichkeit zur Wiederaufnahme eines unterbrochenen Datentransfers Ja Tabelle 3: Verfahren zum Versand von e-rechnungen Nein 5.2 Datenformate Das zum Versand von Rechnungen verwendete Datenformat, sowie die etwaige Visualisierung oder Generierung eines Rechnungsbildes, werden bei der Erstellung der Schnittstelle für den Rechnungsversand für jeden Kunden individuell festgelegt. Der Basware Business Transactions Service unterstützt beim Versand von Rechnungsdaten standardmäßig die Rechnungsdateiformate TEAPPS XML, Finvoice, e2b und OIOXML. Die Unterstützung weiterer Dateiformate ist möglich, diese werden allerdings von Business Transactions nicht als Standardformate betrachtet.

10 BT Service Beschreibung 10 (13) Rechnungsdateiformate BTS TEAPPS XML OK Finvoice OK e2b OK OIOXML OK Svefaktura OK Papinet OK Edifact OK* PDF OK* LiinosXML OK* SAP IDOC OK* UBL OK* Sonstige (ASCII, CVS) OK* Tabelle 4: Formate für e-rechnungen TEAPPS XML ist das bevorzugte Format für den Rechnungsversand! * Bei diesen Formaten ist eine weitere Konvertierung erforderlich 5.3 Rechnungsbilder und Anhänge Bei der Einrichtung der Sendeschnittstelle muss zunächst eine Übereinkunft zwischen Basware und dem Sender in Bezug auf die Rechnungsvisualisierung, d.h. die Generierung von Rechnungsbildern, getroffen werden. Rechnungsbilder können im HTML-, PDF- oder TIFF-Format erzeugt werden. Neben den Rechnungsdaten und dem Rechnungsbild kann ein Sender zusammen mit der Rechnung auch Anhänge übermitteln. Rechnungsanhänge erfordern keine Formatkonvertierung und können an alle Rechnungsempfänger oder Anbieter versendet werden die in der Lage sind, Anhänge zu empfangen/ verarbeiten. Beim Versand von Anhängen muss in den Rechnungsdaten ein Verweis auf etwaige Anhänge enthalten sein. Es ist zu beachten, dass nicht alle Rechnungsformate Rechnungsanhänge unterstützen. Zudem variiert die Möglichkeit zur Verarbeitung von Anhängen je nach Empfänger. Daher muss der Rechnungssender und -empfänger sich einigen, welche Formate für Rechnungsanhänge verwendet werden sollen. Der Sender kann wählen ob er das Rechnungsbild (In-House Format) selbst generiert, oder es durch den Basware Business Transactions Service (Visulization Service) erzeugt wird. 6 Spezifische Anpassungen des BT Services für Kötter Spezifische Anpassungen des BT Services für Kötter beziehen sich im Wesentlichen auf besondere Inhalte, die eine spätere Anreicherung von Daten und eine Automatisierung ermöglichen. Es existieren keine spezifischen Anpassungen hinsichtlich der Form oder des Verfahrens zum elektronischen Rechungsversand. 6.1 Dateien für den Versand von e-rechnungen Die Form der Dateien zum Rechnungsversand wird in Zusammenarbeit mit Kötter vereinbart. Die Eigenschaften zur Form werden entweder teilweise oder vollständig durch den Rechungsersteller oder den Rechungsübermittler bewerkstelligt. Die Abstimmung hierzu erfolgt mit dem Rechungssteller und dessen Dienstleister. Vorzugsweise sind folgende Eigenschaften zu erfüllen: Die Rechnungsdaten sollten im TEAPPS Format an BT übermittelt werden (siehe Anlage für entsprechende Details) Das Rechnungsbild sollte in PDF Format vorliegen

11 BT Service Beschreibung 11 (13) Die Signatur ist auf das PDF (komplette Rechungsbild) zu erstellen (dieses kann durch den Operator/ Basware erfolgen) Die Signatur ist in das PDF einzubetten (dieses kann durch den Operator/ Basware erfolgen) oder als separate Signaturdatei anzuhängen Spezifische Dateninhalte sind zu berücksichtigen (siehe Wichtige Dateninhalte ) Andere Eigenschaften müssen separat im Zusammenhang mit dem Übermittlungsverfahren vereinbart werden. Basware erstellt im Zuge der Übermittlung der elektronischen signierten Rechnung an Kötter das Verifikationsprotokoll als Anhang zur Verfügung. 6.2 Notwendige Dateninhalte Nachfolgend sind die Notwendige Dateninhalte zu spezifischen Feldern und deren Inhalten aufgelistet, die für die Anreicherung und Komplettierung von Rechungsdaten für das Rechnungsverarbeitungssystem bei Kötter von Basware beim Import der elektronischen Rechnung zu berücksichtigen sind. Die Parameterangaben beziehen sich auf die Bezeichnungen des TEAPPS XML. Nr. Inhalt Beschreibung Parameter bzw. Werte 1 Rechnungssender Die Identifizierung des Rechnungssenders erfolgt über die entsprechende UmSt-ID Nr. 2 Rechnungsempfänger - Firmen von Kötter Die Identifizierung des Rechnungsempfängers erfolgt über die entsprechende UmSt-ID Nr. 3 Niederlassungen Es existieren zurzeit 35 mit entsprechenden Net Adressen. Jedes Unternehmen hat zugehörige Niederlassungen, die sich aus der Niederlassungsnummer ergeben. Alle Rechnungen müssen herunter gebrochen auf Niederlassungseben gestellt werden. 4 Belegart, Rechnungsart Es existieren lediglich Belegarten für Rechnung und Gutschrift. 5 Rechungsnummer Es ist eine eindeutige Rechungsnummer zu berücksichtigen. 6 Zahlungsbedingungen Die Grundlage für die Zahlungsbedingungen bilden grundsätzlich die Einträge in den Kreditorenstammdaten bei Kötter. 7 Kontierungsdaten Alle Felder der unten stehenden Kontierungsdaten sind neben den der Rechnungsstellung notwendigen Informationen im Datensatz zu berücksichtigen Beispiel der NET_SERVICE_ID: DE Beispiel der NET_SERVICE_ID: DE Beispiel der NET_SERVICE_ID: DE INVOICE_TYPE: Rechnung = RE oder 00 Gutschrift = GS oder 01 unberücksichtigt min. Positionsdaten: Preise, Steuer, etc. (siehe A1, Feld-Mapping) Tabelle 5: wichtige Dateninhalte Diese Angaben sind unabhängig von notwendigen Rechnungsdaten nach ges. Erfordernissen. 6.3 Optionale Dateninhalte Nachfolgend sind die optionalen Dateninhalte zu spezifischen Feldern und deren Inhalten aufgelistet, die für die Anreicherung und Komplettierung der Kopfdaten und der Kontierung für das Rechnungsverarbeitungssystem bei Kötter von Basware beim Import der elektronischen Rechnung zu berücksichtigen sind. Die Parameterangaben beziehen sich auf die Bezeichnungen des TEAPPS XML.

12 BT Service Beschreibung 12 (13).Nr. Inhalt Beschreibung Parameter bzw. Werte 1 Referenznummer Angabe eine Zahlungsreferenz FI_PAYMENT_REFERENCE: Freitext Bestellnummer Angabe der Bestellnummern (In Vorberetitung) ORDER_NUMBER: Freitext 3 Vertragsnummer Angabe der Vertragsnummern (In Vorberetitung) CONTRACT_NUMBER: Freitext 4 Kontierungsdaten Alle Felder der unten stehenden Kontierungsdaten sind neben den der Rechnungsstellung notwendigen Informationen im Datensatz zu berücksichtigen weitere Positionsdaten: Kostenstelle, Sachkonto, Warengruppe, etc. (siehe A1, Feld-Mapping) Tabelle 6: optionale Dateninhalte Diese Angaben sind unabhängig von notwendigen Rechnungsdaten nach ges. Erfordernissen. 6.4 Kopfdaten der Rechnung Folgende Attribute sind für die zu erfassenden Rechnungsdaten zu berücksichtigen. Index Feld Beschreibung 2 Firmenname Beinhaltet den zugehörigen Firmennamen bei Kötter, der durch die Rechnungsempfänger Identifizierung ermittelt wird. Zur Identifizierung wird die UmSt-ID benutzt (siehe Anhang A1). 3 Kreditor Beinhaltet die Firmennummer aus dem Kreditorenstamm von Kötter, der durch die Rechnungssender Identifizierung ermittelt wird. Zur Identifizierung wird die eigene UmSt-ID herangezogen (siehe Anhang A1). Mit Kötter kann allerdings individuell auch eine andere ID benutzt werden (z.b. die eigene Steuernummer) 4 Kreditorenname Dieser ermittelt sich aus dem Kreditorenstamm bei Kötter und der Identifizierung. 7 Bestell-Nr. Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 8 Steuer-Nr. Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen, falls vorhanden. 9 Rechnungs-Nr. Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 10 Rechnungsdatum Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 11 Rechnungsbetrag Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 12 Rechnungsbetrag [Euro] Wird beim Import berechnet. 13 MwSt-Betrag Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 16 Netto Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 18 Basisdatum Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 20 Zahlungscode Beinhaltet den zugehörigen Zahlungscode aus dem Kreditorenstamm von Kötter 21 Zahlungskondition Beinhaltet den zugehörigen Zahlungskonditionen aus dem Kreditorenstamm von Kötter 24 Rechnungswährung Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 26 Rechnungstyp Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen und in Typ RE, GS gewandelt. 34 Netto [Euro] Wird beim Import berechnet.

13 BT Service Beschreibung 13 (13) Index Feld Beschreibung 38 Belegnummer Wird beim Import berechnet. 39 Scandatum Wird mit dem Rechungsdatum belegt. Tabelle 7: Relevante Kopfdatenfelder der e-rechnung 6.5 Kontierungsdaten der Rechnung Folgende Attribute sind für die zu erfassenden Rechnungsdaten zu berücksichtigen. Index Name Beschreibung 1 Sachkonto Kann direkt aus dem Datensatz ausgelesen werden. 3 Kostenstelle Kann direkt aus dem Datensatz ausgelesen werden. 4 NL Kann direkt aus dem Datensatz ausgelesen werden. 8 MwSt.-Code Kann direkt aus dem Datensatz ausgelesen werden. 9 MwSt.-% Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 10 MwSt.-Betrag Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 12 Brutto Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 13 Buchungstext Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 14 WG-Nr. Kann direkt aus dem Datensatz ausgelesen werden. 17 Brutto [EUR] Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 18 Netto Wird direkt aus dem Datensatz ausgelesen. 19 Netto [EUR] Wird beim Import berechnet. 21 Kostenträger Kann direkt aus dem Datensatz ausgelesen werden. Tabelle 8: Relevante Positionsdatenfelder der e-rechnung 6.6 Anhänge Als Anhang zu einer e-rechnung werden folgende Dokumente importiert: Rechnungsbild (typischerweise als PDF mit einer embedded Signatur) Verifikationsprotokoll ggf. Signatur ggf. Rechnungsanhänge