OUTPUT-MANAGEMENT - QPILOT. Mit QPilot sicher und kostenkontrolliert Kopien, Drucke, s, Fax und Scans ausgeben und abrechnen.

Transkript

1 OUTPUT-MANAGEMENT - QPILOT Mit QPilot sicher und kostenkontrolliert Kopien, Drucke, s, Fax und Scans ausgeben und abrechnen.

2 OUTPUT-MANAGEMENT QPILOT Faxabrechnung Scan Kopieren & Drucken Nutzung der Drucker- und Kopiersysteme nur für berechtigte Personen über einfache Chipkartenauthentifizierung. Vertraulicher Druck und sichere Kommunikation.

3 OUTPUT-MANAGEMENT QPILOT Scan Faxabrechnung Berechnung von eingehenden und ausgehenden Faxen.

4 OUTPUT-MANAGEMENT QPILOT Scan Scan-to-home: Ihre Daten werden automatisiert in Ihrem Home-Verzeichnis abgelegt Scan-to-Mail: Übermittlung Ihrer Daten via Scan-to-Group: Übermittlung Ihrer Daten via Scan-to-USB: Übermittlung der Daten auf ein externes USB-Device

5 OUTPUT-MANAGEMENT QPILOT Weiterleitung eingehender s an das Druckabrechnungssystem.

6 QPilot Kurzüberblick Flexible Serverplattform Flexible Datenbankanbindung Administration und Aufbau Abrechnung Windows Microsoft SQL Zentrale Administration per Accounting Linux MYSQL Webtechnologie Kostenerfassung und Kosten- ORACLE Zentrale Überwachung von abrechnung über Kostenstelle PostgreSQL allen Systemkomponenten Umfangreiches Reporting ab Version 8 HSQL für Erstinstallationen mit an Bord Skalierbar dank modularem Aufbau - Mehrere Standorte - Follow-Me Wert-im-System Kostenabrechnung über Nutzerkonto Wert-auf-Karte standortübergreifend Kostenabrechnung über moderne Chipkartentechnologie

7 01 MANAGED PRINT SERVICE 02 DATENSICHERHEIT KOSTENERFASSUNG 04 ZENTRALE ADMINISTRATION 03

8 01 MANAGED PRINT SERVICE Druckausgabe optimieren Druckkosten reduzieren Standorte verbinden Personalisierte Workflows Vertrauliches Drucken Follow-Me Printing, auch zwischen zwei Standorten Scanworkflow wie bspw. scannen zum Account, scannen zum persönlichen Ordner, scannen zu einem Gruppenorder

9 01 MANAGED PRINT SERVICE Druckausgabe optimieren Druckkosten reduzieren Standorte verbinden Regelbasiertes Drucken Bei aktiver Regel prüft QPilot die Druckdateninformationen und startet Folgeaktionen. Bspw. ist einer Benutzergruppe nur s/w-drucke erlaubt, werden Farbausdrucke abgelehnt. QPilot ist auch in der Lage in den Druckdatenstrom einzugreifen und ermöglicht so höchste Flexibilität.

10 01 MANAGED PRINT SERVICE Ausgabe optimieren Druckkosten reduzieren Standorte verbinden Optimierte Prozesse Einfache Authentifizierung mit der Chipkarte Mobiles Drucken mit jedem -fähigen Smartphone oder Tablet-PC Zentrales Reporting und Überwachung Ihrer Systemumgebung ohne Drittsoftware.

11 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG Accounting Accounting Einsatzgebiet in Unternehmen, Banken, Behörden, uvm. Wert-im-System Gemachte Kopien/Drucke des Benutzers werden im System auf der Kostenstelle festgehalten. Über das Reporting besteht die Möglichkeit die Ausgaben zu klassifizieren. Wert-auf-Karte

12 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG Wert-im-System Einstiegslösung für Bezahlfunktionen. Accounting Wert-im-System Wert-auf-Karte Das Einsatzgebiet ist vielschichtig und findet sich vermehrt in kleineren Hochschulen und Bibliotheken. Der Anwender kommt hierbei im Regelfall selbst für seine Kosten auf. Das Bezahlen der Kopien und Drucke erfolgt über ein zuvor geladenes Benutzerkonto. Den Bediensteten werden die Drucke und Kopien entsprechend der Kostenstelle belastet.

13 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG Wert-auf-Karte Accounting Schneller und zentraler Geldfluss bei multiplen Bezahlfunktionen an unterschiedlichsten POS Stationen (Point-Of-Sale). Wert-im-System Einsatzgebiet ist vielschichtig. Findet sich in größeren Hochschulen und Bibliotheken. Wert-auf-Karte Der Anwender bezahlt seine Kopien und Drucke mit seiner Chipkarte. InterCard ist bei Hochschulen und Studierendenwerken, die Chipkartenlösungen im Einsatz haben Marktführer.

14 QPilot Übersicht Accounting. ABFRAGEN QPilot DRUCKSERVER DRUCKAUFTRÄGE DRUCKDATEN MAIL MAIL Zentrale QPilot -Adresse -SERVER BENUTZER- VERWALTUNG LDAP, AD, Novell -Abfrage zentrale QPilot Adresse Versenden von Scan-to-Mail Dokumenten DATEI-SERVER LDAP-Anfrage Ablage von Scan-to-Folder Dokumenten LPR/IPP LPR/IPP Terminaleinstellungen, Druckdaten Buchungsdaten, Scandaten CLIENT CLIENT SMARTPHONE senden QPilot senden QPilot senden QPilot RS 410 KARTENLESE- EINHEIT RS 410 Internes Netzwerk Druckdaten, SNMP-Polling, Scandaten KOPIER-, DRUCK-, SCAN-SYSTEM

15 QPilot Übersicht Accounting. Kopie und Druck werden im System QPilot erfasst Onlineüberwachung der SNMP-Zähler in Verbindung mit dem RS 410 und seitengenaue Abrechnung der Ausgabe Mit dem RS 410 werden alle Druckaufträge am Ausgabesystem freigegeben oder die Freigabe erfolgt in Verbindung mit den unterstützten Embedded Systemen über die Auswahl direkt am Display des Kopiersystems Für das Terminal RS410 sind folgende Chipkartenleser verfügbar: Mifare Classic / Mifare DESFire, Hitag, Legic

16 QPilot Übersicht Accounting. Accounting direkt von Druckern, Analyse der Druckdaten und Buchung auf die Kostenstelle des Benutzers Umfangreiches Reporting steht in QPilot zur Verfügung

17 QPilot Übersicht Wert-im-System. ABFRAGEN QPilot DRUCKSERVER DRUCKAUFTRÄGE DRUCKDATEN MAIL MAIL Zentrale QPilot -Adresse Druckdaten (LPR/IPP) SNMP-Anfragen Scandaten, SNMP-Rückmeldungen KOPIER-, DRUCK-, SCAN- SYSTEM -SERVER -Abfrage zentrale QPilot Adresse Versenden von Scan-to-Mail Dokumenten DATEI-SERVER LPR/IPP LPR/IPP CLIENT CLIENT senden QPilot senden QPilot Authentifizierungsdaten smart.one in QPilot Ablage von Scan-to-Folder Dokumenten SMARTPHONE senden QPilot

18 QPilot Übersicht Wert-im-System. Unterstützte Abrechnungsarten: Kopie, Druck, Scan Onlineüberwachung der SNMP-Zähler und seitengenaue Abrechnung der Ausgabe Eine oder mehrere Börsen je Benutzer sind im System hinterlegbar Wertbörse - Elektronische Wertbörse - Subventionsbörse (verbknüpfbar mit LDAP-Gruppe) Kostenstellen Zuweisung einer oder mehrere Kostenstellen Delegieren Benutzer sieht auch Druckaufträge anderer Benutzer und ist berechtigt diese Druckaufträge abzuholen

19 QPilot Übersicht Wert-im-System. Einzahlungsautomat, Umbuchungsautomat oder direkte Buchung im System möglich Negativer Börsenwert möglich Chipkartentechnologie: Mifare Classic / Mifare DESFire Umfangreiches Reporting steht in QPilot zur Verfügung Datenimport und Datenexport zu tl1

20 QPilot Übersicht Wert-auf-Karte. ABFRAGEN QPilot DRUCKSERVER DRUCKAUFTRÄGE DRUCKDATEN MAIL MAIL Zentrale QPilot -Adresse BENUTZER- VERWALTUNG LDAP, AD, Novell LDAP-Anfrage Druckdaten (LPR/IPP) SNMP-Anfragen Scandaten, SNMP-Rückmeldungen KOPIER-, DRUCK-, SCAN- SYSTEM Authentifizierungsdaten -SERVER -Abfrage zentrale QPilot Adresse Versenden von Scan-to-Mail Dokumenten DATEI-SERVER LPR/IPP LPR/IPP CLIENT CLIENT senden QPilot senden QPilot Buchungsdaten smart.one in QPilot Ablage von Scan-to-Folder Dokumenten SMARTPHONE senden QPilot Umsatzdaten smart.active DATENABRUF

21 QPilot Übersicht Wert-auf-Karte. Unterstützte Abrechnungsarten: Kopie, Druck, Scan Onlineüberwachung der SNMP-Zähler und seitengenaue Abrechnung der Ausgabe Abbuchung des Guthabens direkt von der Chipkarte Wertbörse - Elektronische Wertbörse - Subventionsbörse - Kontingentbörse (Mitarbeiter) Kostenstellen - Eine Kostenstelle kann auf der Chipkarte hinterlegt werden - Mehrfachkostenstellen können über das System zugewiesen werden

22 QPilot Übersicht Wert-auf-Karte. Aufwertung der Chipkarte (Guthaben) erfolgt an den entsprechenden Aufwertesystemen. Je nach System ist es möglich die Aufwertung mit Bargeld oder mit girocard zu tätigen. Automaten der N.LINE und der K-Serie Es besteht auch die Möglichkeit die Chipkarte an Kassensystemen mit entsprechend angebundenen Einheiten aufzuwerten. (smart.edit Software / smart.desk- Kartenleser) Chipkartentechnologie: Mifare Classic / Mifare DESFire Umfangreiches Reporting Datenaustausch zwischen Warenwirtschaftssystemen CashControlals auch tl1 mit unserer Datenabrufsoftware smart.active möglich.

23 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG - BEISPIEL Detaillierte Erfassung der Druck-, Kopier-, Scankosten und dem Faxversand Detaillierte Kostenerfassung Getrennte Erfassung der Papierformate A3 und A4 Trennung zwischen Farb-und Schwarzweiß-Seiten Benutzer-und gerätebezogenes Accounting -auch bei Direct-Print-Systemen

24 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG - BEISPIEL Flexible Kostenabrechnungsarten Kostenstellenabrechnung Unternehmen und Institut Börsenabrechnung Benutzer kommt für die Kosten direkt auf Subventionierung Benutzer erhält einen Betrag zur freien Verfügung, die Kosten trägt z.b. die Universität

25 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG - BEISPIEL Flexible Preisgestaltung Übersichtliche Preistabellen nach Art, Format und Farbindikator Beliebige Anzahl an Preistabellen und flexibles Zuweisen zu einem Endgerät

26 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG - BEISPIEL Reporting Benutzerbezogen Benutzergruppen Kostenstellenreport Gerätebezogen Filterung der Reporte nach Zeitraum möglich Exportfunktion in die gängigen Formate Beispiel: Einzelübersicht Benutzer, heutiger Tag

27 02 KOSTENERFASSUNG UND KOSTENABRECHNUNG Welche Systemkomponenten kommen zum Einsatz Accounting Wert-im-System Wert-auf-Karte Druckkostenabrechnungssoftware Abrechnungssoftware Q Pilot Q Pilot Q Pilot Q Pilot Q Pilot smart.active Abrechnungsterminals RS 410* Smart.ONE Variation Q Pilot Wert-im-System Smart.ONE Variation Q Pilot Wert-auf-Karte *alternativ kann auch ein USB-Leser des Herstellers in Verbindung mit Embedded verwendet werden. Hierzu ist jedoch eine Machbarkeitsprüfung notwendig. Embedded ist verfügbar für KONICA MINOLTA, RICOH und XEROX.

28 03 ZENTRALE ADMINISTRATION Durchgängig webbasierte Administration Zentrale Steuerung Das webbasierte Administratoren- Interface von QPilot ermöglich die zentrale Steuerung und Überwachung aller Benutzer-, Geräte- und Systemaktivitäten Druckjobmanagement, wie bspw. Wiederholdruck, Direktdruck durch den Operator oder zentrale Löschfunktion

29 03 ZENTRALE ADMINISTRATION Zentrales Monitoring Reportingfunktionenunterstützen bei der Auswertung und Visualisierung von Abrechnungs-, Accounting- und Buchungsreports Benachrichtigungsservice bei Serverproblemen oder Zugriffsverletzungen

30 03 ZENTRALE ADMINISTRATION Benutzer-/ Kontenverwaltung Lokale Benutzerverwaltung Mehrere Benutzer zu einer Chipkarte LDAP-Anbindung, auch mehrere Benutzerverwaltungen gleichzeitig Kostenstellenverwaltung Budgetierung von Kostenstellen Beispiel: Lokale Benutzerverwaltung mit mehrfachen Kostenstellen Kostenstellenbeauftragte werden bei Überschreitung einer frei einstellbaren Grenze automatisch benachrichtigt

31 04 DATENSICHERHEIT Verschlüsselte Kommunikationswege Verschlüsselte Kommunikation Client IPP/LPR (AES) Server zwischen Client und Server. Client- Software verschlüsselt die Daten in AES und übermittelt diese an die Server Verschlüsselte Kommunikation Server IPP über SSL Drucker zwischen Server und Drucksystem. Server überträgt die Druckdaten auf den Drucker über IPP/SSL

32 04 DATENSICHERHEIT Verschlüsselte Datenablage Automatisierte und dauerhafte Löschung aller Daten durch zentralen Überwachungsdienst. Individuelles Löschen durch Benutzer am Terminal, Client Programm oder über die Web- Seite möglich. Druckauftrag Alle Dokumente die an QPilot übergeben werden, können durch eine Globaleinstellung oder vom Benutzer individuell verschlüsselt abgelegt werden. Scan Verschlüsselte Datenablage

33 04 DATENSICHERHEIT - ADMINISTRATION Sicherheit durch Authentifizierung Druckauftrag wird nur für berechtigte Benutzer verarbeitet Einfache Authentifizierung mit sicherem Smartcard Standard am Ausgabegeräte Schutz vor unberechtigter Nutzung Secure und Follow-Me Printing Einfache Handhabung der Scanfunktion zum persönlichen Ordner, dem Gruppenordner oder der Zustellung via

34 04 DATENSICHERHEIT - ADMINISTRATION Umfangreiches Rollenkonzept für administrative Aufgaben Vier-Augen-Prinzip für sicherheitsrelevante Vergabe von Systemberechtigungen Erweiterte Passwort Policywie z.b. Sonderzeichen, Passwort Historie, Mindest-/ Maximallänge, uvm.

35 04 DATENSICHERHEIT - ADMINISTRATION Zertifikatsverwaltung Verwendung vorhandener Sicherheitszertifikate und Nutzung der Schutzmechanismen für die Datenkommunikation Einfaches einbinden und verwalten von vorhandenen Sicherheitszertifikaten

36 QPilot Beispiele Anwenderansichten.

37 QPILOT ANWENDERANSICHT Web-Interface zur Verwaltung Ihrer Druck- und Scanaufträge Login Zugang zu Verwaltungsfunktionen für registrierte Benutzer Login mit Benutzer/Passwort Registrierung Nicht bekannte Benutzer können hier mit Ihrer adresse einen Registrierungsprozess starten

38 QPILOT ANWENDERANSICHT Web-Interface zur Verwaltung Ihrer Druck- und Scanaufträge Registrierungsprozess adresse eingeben Bestätigungs- erhalten Benutzerdaten wie Kartennummer und Passwort vergeben

39 QPILOT ANWENDERANSICHT Web-Interface zur Verwaltung Ihrer Druck- und Scanaufträge Startseite Schnellübersicht Druckaufträge Übersicht über die aktuellen und archivierten Druckaufträge Löschfunktion für Druckaufträge die nicht benötigt werden Archivierte (gedruckte) Druckaufträge nochmals bereitstellen

40 QPILOT ANWENDERANSICHT Web-Interface zur Verwaltung Ihrer Druck- und Scanaufträge Scanaufträge Verwalten der Scanaufträge unabhängig von der Scan-Art Download Löschfunktion

41 QPILOT ANWENDERANSICHT PDF als versenden und drucken Druck Empfang von PDF-Dateien auf einem zentralen Account Zuordnen des Attachments zum Benutzer Bereitstellen zum Drucken

42 QPILOT ANWENDUNGSBEISPIEL Standort Unabhängigkeit Benutzer erstellt einen Auftrag am Standort A und begibt sich zu Standort B Durch Authentifizierung mit der Chipkarte am Gerät von Standort B wird mittels Interchange der Druckauftrag nun am Standort B bereitgestellt Der gleiche Benutzer erstellt einen Scanauftrag. Dieser wird Ihm nun auf sein Home-Verzeichnis am Standort A abgelegt

43 QPILOT ANWENDUNGSBEISPIEL

44 QPILOT ANWENDUNGSBEISPIEL Regelbasiertes Drucken Benutzer Meier möchte eine ausdrucken. Damit Hyperlinks, die im Regelfall Blau unterlegt sind, nicht als Farbe gedruckt und berechnet werden, wird jeder Druckauftrag der bspw. von Microsoft Outlook kommt auf Farbe geprüft und im Bedarfsfall automatisiert in einen Graustufendruck geändert. Optimierung von Kosten. Beispiel: Wird ein Druckauftrag von mehr als 20 Seiten gestartet, so kann die Abholung nicht an einem Arbeitsplatzdrucker erfolgen, sondern nur an einem leistungsfähigeren und wirtschaftlicherem System erfolgen. Parallel könnte man noch automatisiert einen Duplexdruck veranlassen. Beispiel: Outlook Druck mit lokaler Clientinstallation, Benutzer erhält eine Rückmeldung. Anwenderberechtigungen: Abhängig von Benutzern oder Benutzergruppen ist es möglich Funktionen im Bereich Drucken zu unterbinden. Ist es Benutzern der Gruppe Fertigung bspw. nicht gestattet Dokumente in Farbe ausdrucken, kann es a) automatisiert in Schwarzweiß geändert oder b) direkt abgelehnt werden.

45 QPILOT ADMINISTRATIONSSICHT LESER - AUSGABESYSTEM Terminal Offline Terminal Online Terminal Online mit aktiver Chipkarte. Bei Mouseover über das Symbol wird die Chipkartennummer angezeigt.

46 QPILOT BEISPIEL SNMP-Zähler

47 QPILOT WERT-IM-SYSTEM KONTEN Benutzerdaten Zuweisung der für den Benutzer gültigen Börse(n) Manuelle Buchung der Börse möglich

48 QPILOT WERT-IM-SYSTEM KONTEN Sperrfunktion Der Account kann durch den Administrator bzw. Berechtigten zentral gesperrt werden. Sperrvermerk am Terminal Wird auf eine gesperrte Karte zugegriffen, so erhält der Administrator eine Benachrichtigung

49 QPILOT REPORTS Beispiel: Einzelübersicht Benutzer, aktuelles Jahr Beispiel: Einzelübersicht Kostenstellen, aktuelles Jahr

50 QPILOT UMSATZLOG Beispiel: Buchungsverlauf bei Wert-im-System in Verbindung mit smart.one inqpilot

51 QPILOT HERSTELLERSUPPORT Bei folgenden Herstellern besteht eine Embedded Version für die Accounting Lösung: möglich Ricoh Konica Minolta Xerox Kyocera Triumph Adler (TA) Canon Sharp QPilot X X X In Vorbereitung In Vorbereitung Nein Nein

52 QPILOT VS. SMART.PAGE Unterschiede kurz aufgelistet VS. QPilot smart.page Server Betriebssystem Linux, Windows Windows Zehntelcent Betrieb NEIN! Ja Web-Portal mit Kostenansicht NEIN! Ja Client mit Kostenvoranschlag Ja Nein Scan-to-Mail (Zustellung als Attachment oder Abholung über Webseite) Ja Nein Scan-to-ME (HomeFolder aus LDAP) Ja Nein Scan-to-Server (Abholung über Webseite) Nein Ja Scan-to-Group (Gruppenverzeichnis aus LDAP) Ja Nein -Druck Ja Nein Zentrale Administration Ja Nein Rollenkonzept Ja Nein Druckjob Workflow Ja Nein Mehrere Printserver (getrennte Standorte) Ja Nein Sicheres Drucken (SSL Client-Server-Printer) Ja Nein Mischbetrieb Registrierte-Selbstregistrierung d. Nutzer Ja Nein Preisunterscheidung anhand der PKZ NEIN! Ja

53 InterCard AG Informationssysteme Marienstraße Villingen-Schwenningen T +49 (0) F +49 (0) E infos@intercard.org