CORPORATE CONVERSION SERVER

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1 Was ist eigentlich...? CORPORATE CONVERSION SERVER System für unternehmensweite Konvertierungsdienste Der Corporate Conversion Server ist eine leistungsfähige Konvertierungs-Engine, die alle Anforderungen an die Dateikonvertierung unternehmensweit automatisiert durchführt. Mittels flexibler Schnittstellen lässt er sich nahtlos in vorhandene IT-Landschaften integrieren. Zahlreiche Zusatzfunktionen runden den Leistungsumfang ab. Konvertierungsserver von SEAL Systems zielen auf die Hebung von Optimierungspotentialen im Betriebsalltag mittlerer und großer Unternehmen. Eine einheitliche Infrastruktur beispielsweise kann signifikante Kostenvorteile schaffen! Darüber hinaus bieten unsere Konvertierungsserver neue Möglichkeiten, Prozesse und Strukturen einfach zu konfigurieren und zu kontrollieren um auf diese Weise Transaktionen durchzuführen, die in einer solchen Prozess-Komplexität und -Effizienz bislang nicht möglich waren.

2 Aufgaben für Dateikonvertierung gibt es in jedem Unternehmen. Ein Anwendungszenario. Ein Unternehmen beschließt, für die externe Kommunikation mit Zulieferern und Kunden nicht mehr Office-Dateien zu verwenden, sondern ein neutral genormtes Format: PDF. Auch bei der Speicherung eigener Dokumente im DMS soll immer auch PDF zu den Applikationsdateien dazu gelegt werden. PDF, so meint man, kann auf jedem Arbeitsplatz angesehen werden. Jeder Mitarbeiter benötigt nun ein Tool zur Erzeugung von PDF auf seinem Arbeitsplatz. Meistens kommt hierfür unterschiedliche Freeund Shareware zum Einsatz. Einzelne Poweruser verwenden außerdem Adobe Acrobat in verschiedenen Versionen und Ausstattungen und in der Konstruktion bieten manche Programme direkt die Möglichkeit, PDF zu exportieren. Dabei werden die PDF-Dateien auch mit seltenen Merkmalen angereichert: 3D-Elemente, anklickbare Ebenen, Passwortschutz. Die Einkaufsabteilung führt ein neues Formularsystem auf der Basis von PDF ein, welches viele Prozesse jetzt ohne Medienbruch durchgängig digital ermöglichen soll. Aus Produkthaftungsgründen müssen die entscheidenden Dokumente archiviert werden. Manche Kombinationen von PDF-Erzeuger und viewer passen nicht zusammen. Es kommt bei der Vielzahl der vorhandenen Produkte immer wieder zu Problemen. Der interne Support ist überfordert, weil die Analyse des jeweiligen Problems tiefes PDF-Know-how voraussetzt. Bei der Reproduktion von archivierten Dokumenten werden Dateien gefunden, die sich nicht ausdrucken lassen oder deutlich anders aussehen, als zum Erstellungszeitpunkt. Die Formulare aus der Einkaufsabteilung können in anderen Abteilungen nicht ausgedruckt werden. Oft stößt man auf PDF Dateien, die sich wegen eines Passwortschutzes nicht öffnen lassen. Kunden verlangen PDF in einer bestimmten Version und Qualität. Die eigenen PDF-Dateien müssen dazu noch einmal umkonvertiert werden. Eine zentrale Instanz für die Erzeugung und Prüfung von PDF könnte einen Standard definieren und einhalten, der ein einheitliches PDF im ganzen Unternehmen wirklich sicher stellt. Corporate Conversion Server Wer braucht das? Vom Corporate Conversion Server profitieren alle Unternehmen und Institutionen, bei denen Dateikonvertierung ein notwendiger Prozess ist. Ebenso bringt er für alle CIOs, die Effizienz und Sicherheit der Konvertierungsinfrastruktur erhöhen und die Kosten dafür senken wollen, großen Nutzen. Und auch für alle Verantwortlichen von IT-Infrastrukturen, Systemadministratoren und Helpdesk-Mitarbeiter, die endlich weniger Zeit für Fehlersuche und -behebung im Umfeld von Konvertierungsprozessen verschwenden wollen und die solche Prozesse optimieren müssen, ist der Corporate Conversion Server ein interessantes Thema. Und nicht zuletzt bringt er auch einen Mehrwert für alle Anwender, weil damit die benötigte Konvertierung immer einfach verfügbar ist und funktioniert! 2

3 Dokumentationen automatisch erstellen und ausliefern. Ein Anwendungsszenario. Ein großer Maschinenhersteller muss seinem Kunden die komplette Dokumentation einer Maschine zur Verfügung stellen. An die Lieferung der Dokumentation sind die Abnahme der Maschine und damit der Zahlungseingang geknüpft. An dem hochdynamischen Dokument wird jedoch bis zur letzten Minute noch gearbeitet. Zur Erstellung der Gesamtdokumentation müssen alle benötigten Dokumente in den unterschiedlichen Speicherorten und Ablagesystemen gesucht und oft noch aufbereitet werden. Ebenso sind (Teil-)Dokumentation von Zulieferern und Fremdkomponenten zu integrieren. Die kurzfristig noch überarbeiteten und freigegebenen Zeichnungen und Daten müssen ebenfalls in die Gesamtdokumentation eingebunden werden. Ein detailliertes Inhaltsverzeichnis für die teils über tausend Seiten umfassende Dokumentation ist zu erstellen. Ein durchgängiges Layout schafft Übersichtlichkeit und ist den Kunden wichtig: Seiten werden neu nummeriert und müssen mit dem Inhaltsverzeichnis abgeglichen werden. Kopf- und Fußzeilen von Standarddokumenten werden mit Daten zum konkreten Projekt angereichert. Manche Dateien müssen auch erst noch aus dem Quellformat in ein Druckformat überführt werden. Je nach Kundenwunsch sollen Kundenlogos eingefügt werden. Für die Printversion werden außerdem Inhaltsverzeichnisse, Aufkleber und Einleger für jeden Aktenordner benötigt. Soll die Auslieferung auf CD/DVD erfolgen, so müssen entsprechende Navigationsmenüs für die Datenträger erstellt werden. Diese wiederkehrenden, routinemäßigen Abläufe erfordern viel Knowhow der Bearbeiter. Erst die Abbildung in einem automatischen Prozess schafft Sicherheit im Ablauf und bringt Zeitgewinn. Dann ist es auch kein Problem mehr, die Dokumentationserstellung erst in letzter Minute starten zu lassen. Corporate Conversion Server Was kann das? Unser Corporate Conversion Server erzeugt alle relevanten Dateiformate für Austausch, Aufbewahrung / Archivierung und Druck / Reproduktion. Egal ob Dateiformate aus Office, Scan, CAD, Archiv, ECM oder Publishing bei der detailgetreuen Verarbeitung bleiben keine Wünsche offen. Die Dateikonvertierung muss aber nicht nur eine einfache Operation bleiben. Wir automatisieren Ihnen auch komplexe dokumentenbehaftete Geschäftsprozesse. So wird die Beschaffung der Dokumente direkt im ECM-System und auch die Verteilung an die entsprechenden nachfolgenden Verarbeitungsprozesse vom Corporate Conversion Server miterledigt. Dazwischen findet neben der Konvertierung auch eine Anreicherung mit zusätzlichen Metadaten, die Informationsrückgewinnung mittels OCR, die Strukturierung der Dateien in einem Gesamt-PDF, die digitale Signatur und der Dokumentenschutz statt ganz nach Ihren Anforderungen. Eine Vielzahl Systeme unterstützen wir bereits mit maßgeschneiderten Integrationen, z.b. SAP, TeamCenter und SharePoint. Andere Systeme lassen sich über Watchfolder, hardware-abhängige und Java-Clients oder Webservices anbinden. Unsere Webservices erlauben die synchrone und asynchrone Abarbeitung. Die Dateiübertragung kann per Attachment am Webservice oder mittels Dateilink erfolgen. 3

4 Ein Haufen Unterlagen muss zur Genehmigung. Ein Anwendungszenario. Unterlagen zu einer geplanten neuen Fertigungshalle sind zusammen mit den vorgesehenen Werkzeugmaschinen, sowie der Fördertechnik und Automation zur Prüfung und Genehmigung an eine externe Einrichtung oder Behörde zu verschicken. Dies muss in einem einheitlichen Format und in übersichtlicher Form geschehen. Die entsprechenden Dateien müssen dazu aus verschiedenen internen Abteilungen angefordert und entgegengenommen werden. Die Daten werden in ZIP-Containern angeliefert, welche zu entpacken sind. In den ZIP-Dateien sind teilweise weitere ZIP-Dateien enthalten, welche die erforderlichen Dokumente beinhalten. Unter den angeforderten Unterlagen befi nden sich auch MS Word-, MS Excel- und AutoCAD-Dateien. Diese erfordern vor der Verteilung eine Konvertierung in das PDF-Format. Da solche Konvertierungen immer wieder auch fehlerhafte PDF-Dateien produzieren welche den späteren Ausdruck verfälschen, müssen die Daten auf entsprechende Fehlerquellen geprüft werden. In der eigenen Hausdruckerei erfolgt nun die Anfertigung der Papierstapel. Um die Produktionsdrucker entsprechend optimal versorgen zu können, werden die Dateien manuell nach Farb- und Schwarzweißdokumenten sowie nach DIN-Formaten sortiert. Großformatige Dokumente werden an einen Dienstleister zum Ausplotten gegeben. Dazu werden diese Dateien ausgesondert und an Fehlblätter für diese Dokumente in die DIN A4-Papierstapel eingelegt. Viel schneller, besser und effizienter funktioniert das alles allerdings mit einem automatisierten Produktionsablauf! Dokumentationen automatisch erstellen und ausliefern Einheitliches Dateiformat - kein Wunschtraum! Reduzierter Aufwand, Einsparung von Zeit & Papier 4

5 Ihre Vorteile Hohe Wirtschaftlichkeit Reduzierter Administrationsaufwand, robuste Prozesse und zentrale Steuer- und Überwachungskonsole (geringerer Betreuungsaufwand sowie Hardware- & Helpdesk-Kosten ) Hohe Produktivität durch automatische Verfahren Papiervermeidung durch originalgetreues digitales Papier Nutzung aller Formate aus allen Anwendungen Investitionsschutz durch marktführendes Produkt Einsparung redundanter Konvertierungs-Strukturen: Ein Service für alle Ausgaben Hohe Datensicherheit Datenverschlüsselung und Datenkomprimierung on Demand Benutzer- und Rechteverwaltung Verwendung von Standard-Protokollen für die Datenübertragung und Kommunikation Durchgängie Prozesstransparenz Anstoß der Konvertierung direkt in der erzeugenden oder verwaltenden Applikation: interaktiv oder im Hintergrund automatisch Auftragsverfolgung durch Anwender und Administratoren über alle Prozesschritte erhöht die Zufriedenheit und senkt die Helpdesk-Kosten Zentrales Accounting aller Ausgaben für Kostenkontrolle und -zuordnung Höhere Qualität Gleiches Layout aus allen Applikationen Automatische Prozesse reduzieren Fehlerquoten und erhöhen die Prozessgeschwindigkeit Einheitliche Anwendungsintegrationen über Standards Hohe Anwenderzufriedenheit Implementierung von internationalen oder Werksnormen Ihr Nutzen auf einen Blick Zentrale Administration und Konfiguration der Konvertierungsprozesse Integration in alle Dateiquellen Hohe Benutzerfreundlichkeit Konsolidierung der Systemvielfalt Automatisierung auch komplexer Prozesse Zahlreiche Zusatzfunktionen SEAL Systems Service-Qualität 5

6 Produktmerkmale Zentrale Verwaltung Für die Systemadministration und den User-Helpdesk steht Ihnen mit der Operator-Konsole (DPF-Tracker) ein modernes Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der gesamte Konvertierungsservice zentral überwachen und steuern lässt: Serverübergreifende Systemadministration Alle Konverter und Aufträge auf einen Blick Auftragsstatusanzeige Starten, Stoppen, Wiederholen, Analysieren und Löschen von Aufträgen Konvertierung von Dateiformaten Archivierungsformate Print Office CAD Publishing Anwendungs-Formate Plott und Vektor / Hybrid Hochverfügbarkeit, Ausfallsicherheit, Lastverteilung Failover-Konzepte stehen für Hochverfügbarkeit der Konvertierungsprozesse auch standortübergreifend Einfach skalierbar von besonders rechenintensiven Komponenten Loadbalancing-Unterstützung Automatische Reaktionen im Fehlerfall reduzieren Ausfallzeiten und Betreuungskosten Der Corporate Conversion Server......spart Geld,......Zeit,......Papier......und ist sicher! 6

7 Funktionen Konvertierungsformate EINGANGS- FORMATE AUSGANGS- FORMATE Text, XML, HTML Office (MS+Open), RTF, Mail DTP, RS PDF, PS Raster Grafik (Vektor, Hybrid): 2D CAD 3D CAD Container: ZIP, TAR, RAR Mail PDF/A-3 PDF, PDF/A epub, HTML5 3D-PDF JT IGES, VRML, IDW TIFF JPEG Container: Strukturiertes PDF ZIP, TAR, RAR PDF/A-3 Ergänzungs- und Zusatzfunktionen Normanpassungen: ISO-PDF PDF/A PDF/X PDF/E PDF/UA Kennzeichnungen: Stempel/Wasserzeichen Metadaten/Dokumenteigenschaften setzen CAD Property Update/Schriftfeldabgleich Digitale Signaturen Informationsrückgewinnung: Scan-Nachbearbeitung/OCR Erstellung von Diff erenzansichten Migrationen: Versions-Refiling Änderungen und Anpassungen: Skalierung und Drehung Zusammenfassen zu Gesamtdokument Merkmale ändern: Seitenzahlen Logos Fusszeilen Schriftfelder/Beschriftungen Bookmarks/Hyperlinks Sicherheit: PDF-Kennwortschutz Digitales Rechtemanagement (DRM) 7

8 Systemschnittstellen Für fast alle Anwendungen und Prozessketten gibt es passende Schnittstellen. Für viele Verwaltungssysteme existieren außerdem Standardintegrationen. Beauftragung Native- und Java-Batchclient GUIs Webservices REST-Schnittstelle Watchfolder Übertragung Verschlüsselung Paketiert Dateisätze Rückgabe Fileablage Check In Rückmeldung: Mail, Logging, Abrechnung Inputverfahren und -behandlung Aktiver Check Out -input Eingangsprüfung Filetyperkennung Entpacken und Separieren Virenprüfung Makrobehandlung Passwörter ausführen Rückgabe Fileablage Check In Rückmeldung: Mail, Logging, Abrechnung Standardintegrationen SAP DVS SAP Folders Management SAP cfolders Open Text Siemens PLM TeamCenter Microsoft SharePoint Dr. Uwe Wächter ist Spezialist im Bereich Corporate Conversion Server. Gerne beantwortet er Ihre Fragen. Dr. Uwe Wächter Tel Lohmühlweg Röttenbach (Deutschland) Tel Fax info@sealsystems.de Web: SEAL Systems AG. PLOSSYS ist eingetragenes Warenzeichen der SEAL Systems AG. Andere in diesem Prospekt erwähnte Computerund Softwarebezeichnungen sind Handelsmarken und/oder Warenzeichen der entsprechenden Hersteller. Änderungen vorbehalten. Stand: 27. Januar V de