Erstellen filter und selektionsbasierter Listenformulare in vfm

Transkript

1 Erstellen filter und selektionsbasierter Listenformulare in vfm Das Erstellen der Listenformulare (bisher umgangssprachlich als Listen bezeichnet) erfolgt auf der Oberfläche von vfm. Grundlage für dieses Handout bilden vorgefertigte Listenformulare mit den Bezeichnungen D Listenformular A E. In der Mitgliederverwaltung haben wir die Möglichkeit unter Personen Auswahl Objekte alle Datensätze (Datenfelder) zu einer Person auszulesen. Dafür steht uns ein umfangreiches Objektauswahl Modul mit vielfältigen Filter und Selektionskriterien zur Verfügung. Die vordefinierten Standardeinstellungen enthalten keine Filter und keine anwenderspezifischen Selektionen. Um Ansichten zu generieren, die unserem Informationsbedarf genügen, ist es notwendig eigene Listen zu definieren und Selektionen anzulegen. 1. Schritt: Erstellen eines Filters (Grundlage zur Erstellung von D Listenformular C unsere Liste enthält Name, Vorname und Adressdaten von Personen einer Gemeinde) Auswahl eines Adresstyps (in unserem Beispiel Mitglied im Listenformular bildet diese Variable die Tabellenüberschrift) Auswahl einer Gemeinde 2. Schritt: Sortieren nach Namen 1 S eite

2 3. Schritt: Erstellen einer Liste Klicke im Bereich Liste auf Bearbeiten über den Button Liste neu erstellen gelangst Du zum Listengenerator. Füge per Drag & Drop die Datenfelder Name, Vorname, Straße, PLZ und Ort hinzu. Bestimme einen Listennamen; ist die Liste einmal gespeichert, steht sie Dir auch weiterhin in der von Dir definierten Form zur Verfügung (im Beispiel: gemeinde anschriften ; Anwender: Uta Hartmann). In Deinem Fall steht an dieser Stelle Dein Name und kein anderer Anwender hat Zugriff auf diese Liste. Sollen weitere Anwender (Mitarbeiter Deiner oder anderer Dienststellen) Zugriff auf diese Liste erhalten, definiere dies über den Button Verfügbarkeit. Mit einer Liste kannst Du bereits die für Dich relevanten Datenfelder anzeigen, allerdings siehst Du sie nur in der Monitorausgabe oder als Exceltabelle (je nach gewählter Ausgabeart). 4. Schritt: Erstellen einer Selektion (eine Selektion ist eine Kombination Deines Filters, Deiner Sortierung und Deiner Liste) Klicke im Bereich Selektionen auf Bearbeiten über den Button Speichern unter vergibst Du einen Namen für Deine Selektion (im Beispiel: gemeinde anschriften ). Auch hier gilt, dass nur Du auf diese Selektion Zugriff hast. Es sein denn, Du gibst auch die Selektion über den Button Verfügbarkeit für andere Mitarbeiter frei. 2 S eite

3 Achtung! In unserem Beispiel haben wir über den Filter eine ganz bestimmte Gemeinde herausgesucht (der Name der Gemeinde wird über eine Variable im Listenformular mit ausgegeben). Beim Filtern einer weiteren Gemeinde muss die Selektion überspeichert werden, damit die gewünschten Daten sichtbar werden. Deshalb ist es empfehlenswert eine neutrale Bezeichnung für die Selektion zu wählen. Fassen wir noch einmal zusammen: ein Filter ist gesetzt, der Adresstyp und Gemeinde enthält. Die Sortierung erfolgt nach dem Namen. Deine neu erstellte Liste enthält Name, Vorname, Straße, PLZ, und Ort und die ebenfalls neu erstellte Selektion ist so abgespeichert, dass daraus erkennbar wird, dass wir die Anschriftendaten für eine Gemeinde ausgeben wollen 5. Schritt: Ausgabeart wir wählen Druck: Listenformular (nur Felder der aktuellen Liste, deshalb schneller ) 3 S eite

4 Auswahl mit dem grünen Häkchen bestätigen oder F12 drücken es öffnet sich ein weiteres Menüfenster, in dem wir die Möglichkeit erhalten, ein entsprechendes Listenformular auszuwählen; in unserer Anwendung ist es das Formular D Listenformular C 4 S eite

5 mit dem Button Drucken geben wir anschließend unsere fertige Anschriftenliste der gewählten Gemeinde aus das Listenformular erscheint zunächst in einem Vorschaufenster kleine Druckersymbole in der Menüleiste können, je nach Wunsch, angewählt und zur Druckerauswahl genutzt werden (es können wahlweise eine oder alle Seiten des Dokumentes ausgedruckt werden); alle zur Verfügung stehenden Drucker, PDF Formate sind aufgelistet Das fertige Dokument sollte eine Gemeindeliste mit den Feldern Name, Vorname, Straße, PLZ und Ort enthalten, die eine fortlaufende Zählung aufweist. D Listenformular A (alle Listenformulare zählen fortlaufend) Name, Vorname, Adressdaten einer Person, Haupttelefon, Geburts und Taufdatum Liste: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Haupttelefon, Geburtsdatum, Taufdatum speichern unter (treffenden Namen wählen) 5 S eite

6 Selektion: speichern unter (treffenden Namen wählen) Ausgabeart: Listenformular A wählen D Listenformular B Name, Vorname, Adressdaten, Haupttelefon, Mobiltelefon, Fax Privat, E Mail 1 Liste: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Haupttelefon, Mobiltelefon, Fax Privat, E Mail 1 speichern unter (treffenden Namen wählen) Selektion: speichern unter (treffenden Namen wählen) Ausgabeart: Listenformular B wählen D Listenformular D Name, Vorname, Adressdaten, Haupttelefon, Mobiltelefon, E Mail 1, Geburtsdatum, Alter Liste: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Haupttelefon, Mobiltelefon, E Mail 1, Geburtsdatum, Alter speichern unter (treffenden Namen wählen) Selektion: speichern unter (treffenden Namen wählen) Ausgabeart: Listenformular D wählen D Listenformular E Name, Vorname, Adressdaten, Haupttelefon, Mobiltelefon, E Mail 1, Taufdatum, Alter Liste: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Haupttelefon, Mobiltelefon, E Mail 1, Taufdatum, Alter speichern unter (treffenden Namen wählen) Selektion: speichern unter (treffenden Namen wählen) Ausgabeart: Listenformular E wählen 6 S eite