Die online Kurserfassung der SLRG

Transkript

1 Die online Kurserfassung der SLRG Benutzerhandbuch für die Sektionen Version: 2.2 Stand: Sprache: Deutsch

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Anwendungsbereich Sektionen Der Einstieg Der Navigationsbereich Startseite Informationen über die Sektion Adressverwaltung Benutzerverwaltung Kurse Kursleiter und Experten erfassen Kursteilnehmer erfassen CSV Datei mit Adressen importieren Kursstatus und Anmeldung bei der GS Downloadbereich Fakten SEITE 1

3 1. Anwendungsbereich Sektionen Beim ersten Einstieg gehen Sie bitte die Funktionen in der hier beschriebenen Reihenfolge durch. 1.1 Der Einstieg Link: Benutzer und Passwort: Jeder Sektionspräsident bekommt ein eigenes Login. Mit diesem Login ist der Sektionspräsident berechtigt, weitere Logins für die Kursleiter seiner Sektion zu eröffnen (Ziel: jeder Kursleiter hat ein eigenes Login). Vergessene Passwörter können mit der Funktion Passwort vergessen neu gesetzt werden. SEITE 2

4 1.2 Der Navigationsbereich Logo: Ein Klick auf das Logo führt immer zurück auf die Startseite. Startseite: Führt ebenfalls zurück zur Startseite. Passwort ändern: Funktion, mit welcher das Passwort geändert werden kann. ändern: Funktion, mit welcher die adresse des Logins geändert werden kann (wichtig für die Passwort vergessen Funktion). Benutzer alle: Übersicht aller Benutzer deiner Sektion. neu: Mit dem entsprechenden Login können hier neue Benutzer erstellt werden (Ziel: alle Kursleiter haben einen eigenen Zugang). Adressen alle: Übersicht über alle erfassten Adressen der Sektion. neu: Neue Adressen können hier mit ihren Funktionen erfasst werden. suchen I: Sektionsübergreifende Adresssuche nach Name, Vorname oder Wohnort. suchen II: Sektionsübergreifende Suche nach Funktionen bzw. Sektion. Kurse alle: Übersicht aller Kurse der Sektion neu: Neue Kurse erfassen Kurskalender: Der nationale Kurskalender, wie er auf slrg.ch angezeigt wird. Unit alle: Informationen über die Sektion. Downloads: Download von Dateien, welche die Kursadministration und Ausbildung betreffen. Abmelden: Logout von der Seite. SEITE 3

5 1.3 Startseite Auf der Startseite werden diverse für den Kursleiter interessante Infos angezeigt: Aktuelle Hinweise der Geschäftsstelle, neueste Downloads, Handbuch, Hotline, etc. SEITE 4

6 1.4 Informationen über die Sektion Unter dem Menüpunkt Unit haben sie die Möglichkeit Informationen zu ihrer Sektion zu erfassen. Bitte füllen sie mindestens folgende Felder aus: PLZ, Ort, Kanton, Sprache, , Homepage. Mit einem * markierte Felder sind Pflichtfelder. SEITE 5

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8 1.5 Adressverwaltung Unter dem Navigationspunkt Adressen sind alle bereits erfassten Adressen deiner Sektion ersichtlich. Bestehende Adressen können von jedem Benutzer, der dieser Sektion zugeteilt ist mutiert werden. Mit der Exportfunktion können die ausgewählten Adressen als XML oder Excel herunter geladen werden. Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift kann die Liste sortiert werden. SEITE 7

9 Unter dem Navigationspunkt Adresse/neu können neue Adressen erfasst werden. Welche Adressen müssen erfasst werden? Alle hier erfassten Adressen können bei der Benutzererstellung übernommen werden. Bei der Kursanmeldung können bei den Kursleitern und Experten nur Adressen verwendet werden die hier erfasst sind! (Für die Kursteilnehmer gilt dies nicht.) Jede Adresse muss mindestens einer Sektion zugeordnet sein. SEITE 8

10 In einem zweiten Schritt kann jeder Adresse einer Sektion die entsprechende Funktion zugeordnet werden. Regionen beinhalten teilweise noch andere Funktionen als die Sektionen. Die Funktionen und deren Aufgaben in der Sektion / Region sind in einem separaten Dokument definiert (siehe Downloadbereich). SEITE 9

11 1.6 Benutzerverwaltung Unter dem Navigationspunkt Benutzer/alle erhalten Sie eine Übersicht über die Logins, welche für ihre Sektion bereits existieren. Die Logins der Sektionspräsidenten haben die Rechte neue Benutzer anzulegen und bestehende zu mutieren. Ziel ist es, dass alle Vorstandsmitglieder und Kursleiter ihre eigenen Logins erhalten. Jeder Benutzer soll sein eigenes Login erhalten. Keine Gruppenlogins erstellen, die von der halben Sektion verwendet werden! Die Sektionen sind gebeten Logins die nicht mehr benötigt werden wieder zu entfernen. Dies dient auch der Sektion, da die Übersicht verbessert wird. SEITE 10

12 Unter dem Navigationspunkt Benutzer/neu können neue Benutzer erstellt werden. Jeder neue Benutzer muss mindestens einer Sektion zugeteilt werden. Da jeder Benutzernamen nur einmal vergeben werden kann, wird den Sektionen empfohlen den Sektionsnamen ebenfalls im Login zu verwenden. z. B.: luzern.paul oder emmen.hans.meier In den Passwörtern sollten Gross- und Kleinbuchstaben sowie mindestens eine Zahl verwendet werden. Jeder Benutzer kann nur die Rechte vergeben die er selber besitzt. Wichtig für die Sektionen: Kurse bewilligen: Dies ermöglicht die Kurse auf der Geschäftsstelle anzumelden. Dieses Recht sollte nur der Kursverantwortliche/TL erhalten. Benutzer erstellen: Mit diesem Recht kann man weitere Benutzer erstellen und alle Benutzer der eigenen Sektion mutieren. Sollten auch nicht alle Benutzer erhalten. Für jeden Benutzer muss eine Adresse hinterlegt werden. Diese wird anschliessend auch unter dem Navigationspunkt Adressen ersichtlich sein. Ist eine Adresse bereits erfasst, müssen die untersten Felder nicht mehr ausgefüllt werden, sondern es kann unter Adresse importieren einfach die entsprechende Adresse ausgewählt werden. SEITE 11

13 1.7 Kurse Unter dem Navigationspunkt Kurse/alle finden Sie die Kursübersicht Ihrer Sektion. Die Kurse sind standartmässig nach dem Status warten auf Bewilligung von TL gefiltert. Über die Auswahlfelder im Kopfbereich kann die Filterung angepasst werden. Ein Kurs kann mehrere Module enthalten, welche einzeln im Kurskalender ausgeschrieben werden. Der Status der Module wird immer über den Kurs mutiert. Dies bedeutet, dass die Teilnehmer oder Kursleiter aller Module eines Kurses gleichzeitig an die Geschäftsstelle übermittelt werden. Module, welche nicht vom Typ einer SLRG Kursart sind (Tauchkurse und Schwimmkurse Kinder bzw. Technik) werden nicht an die Geschäftsstelle übermittelt. SEITE 12

14 Die Erfassung eines neuen Kurses ist in mehrere Schritte unterteilt. Die Kontaktadresse und die Kursleiteradresse müssen bereits unter Adressen erfasst sein, damit diese hier ausgewählt werden können. Unter Sektionsverantwortlicher für Kurse sind nur die Benutzer der Sektion angezeigt, welche das Recht haben Kurse auf der Geschäftsstelle anzumelden. Sobald ein neuer Kurs erfasst wurde, wird der gewählte Sektionsverantwortliche für Kurse per informiert, damit er den Kurs bewilligen kann. Eine Kopie der Info geht immer auch an den Kursleiter. Unter Kontakt Kurskalender kann die Adresse gewählt werden, welche im Kurskalender angezeigt werden soll. (Leer = verantwortlicher Kursleiter) SEITE 13

15 In Schritt 2 können dem Kurs die einzelnen Module zugeordnet werden. Sobald ein Kurs bei der GS angemeldet ist (sprich vom TL bewilligt) können keine weiteren Module mehr hinzugefügt werden. SEITE 14

16 Ansicht Kurs Module Jedem Kurs können diverse Module hinzugefügt werden. (Sobald der Kurs vom TL bewilligt wurde und bei der GS angemeldet ist, steht diese Funktion nicht mehr zu Verfügung) Im Kurskalender erscheinen nur die einzelnen Module. SEITE 15

17 Ansicht Modul Für jedes einzelne Modul können diverse Informationen separat gespeichert werden. Zudem kann jedes Modul einzeln im Kurskalender ausgeschrieben oder als ausgebucht markiert werden. Kursausschreibung Mit einem Klick auf das Kästchen erscheint ein Fenster, in welchem das angehängte Dokument mutiert werden kann. SEITE 16

18 1.8 Kursleiter und Experten erfassen Über den Link Kursleiter können dem Kurs Leiter, Experten, und Hilfskursleiter hinzugefügt und den einzelnen Modulen zugewiesen werden. Es können hier nur Personen ausgewählt werden, die unter Adressen erfasst sind. SEITE 17

19 1.9 Kursteilnehmer erfassen Teilnehmeradressen können neu erfasst, aus den bestehenden Adressen ausgewählt, oder als CSV-Datei (siehe Seite 19) importiert werden. Export: Der Kursleiter hat die Möglichkeit, die hier erfassten Adressdaten als Excel und als XML zu exportieren. SEITE 18

20 Sobald die Adressen der Teilnehmer erfasst sind, können diese den Modulen zugewiesen werden. SEITE 19

21 1.10 CSV Datei mit Adressen importieren Es besteht die Möglichkeit Adressen aus einer CSV-Datei zu importieren. Adressdaten mit fehlerhaftem Format werden nicht eingelesen! Die Importvorlage für die CSV-Dateien kann dafür von der Seite heruntergeladen werden. Die Zeile 1 muss zwingend so belassen werden wie sie ist, ansonsten wird die Datei nicht eingelesen! Die zweite Zeile kann gelöscht oder so belassen werden, denn die Adresse von Hans Muster wird beim importieren nicht berücksichtigt. Anrede Eingabe zwingend Nur Werte Herr oder Frau sind akzeptiert Name Eingabe zwingend Vorname Eingabe zwingend Strasse Eingabe zwingend Plz Eingabe zwingend Ort Eingabe zwingend Geburtsdatum Eingabe zwingend Muss im Format DD.MM.YYYY sein. Bsp Telefon P Muss im Format 021 / sein SLRG Nr Muss eine Nummer ohne Leerschläge sein: Bsp SEITE 20

22 1.11 Kursstatus und Anmeldung bei der GS Sobald ein neuer Kurs erfasst wurde hat dieser den Status warten auf Bewilligung von TL Der TL wird per über den neuen Kurs informiert Wenn sich der Kursverantwortliche/TL anmeldet kann er unter der Kursübersicht beim entsprechenden Kurs auf den Link beim Status klicken um dort diesen zu bewilligen. Kurse können nur Benutzer bewilligen, die die Berechtigung Kursadmin besitzen. Ein informiert den Kursleiter wenn der Kurs vom TL bewilligt wurde. Ist der Kurs vom TL bewilligt wird dieser automatisch an die Geschäftstelle gemeldet welche den Kurs dann bewilligt. (Status: warten auf Bewilligung der GS) Ist der Kurs von der GS bewilligt kann unter dem Statuslink im nächsten Schritt die Kursleiter übermittelt werden (Status: Bitte Kursleiter und Experten melden). Danach können auch die Kursteilnehmer übermittelt werden (Status: Bitte Kursteilnehmer melden). Achtung: Dies geschieht immer für alle Module eines Kurses gleichzeitig. Sind alle Daten übermittelt und die Prüfung des Kurses vorbei, kann der GS über das Bemerkungsfeld mitgeteilt werden, welche Teilnehmer nicht bestanden haben (Status: Bitte Prüfungsfeedback melden). Danach ist der Kurs abgeschlossen. Abgeschlossene Kurse werden nach 45 Tagen auf dem Web gelöscht. Bei nicht SLRG Kursen (Schwimmen / Tauchen) kann der Status nicht geändert werden! SEITE 21

23 Status Bezeichnung Bedeutung 1 Warten auf Bewilligung von TL Ein Kursleiter hat einen neuen Kurs erfasst, welcher nun auf die Bewilligung vom TL/Kursleiterchef wartet. Der Kurs wurde bereits im Kurskalender ausgeschrieben, wenn diese Option bei der Anmeldung angewählt wurde. 2 Warten auf Bewilligung der GS Der TL/Kursleiterchef hat den Kurs bewilligt und somit an die Geschäftsstelle übermittelt. 3 Bitte Kursleiter und Experten melden Der Kurs wurde von der Geschäftsstelle bewilligt und der verantwortliche Kursleiter kann nun die restlichen Kursleiter und Experten melden. 4 Bitte Teilnehmer melden Der verantwortliche Kursleiter hat die Kursleiter und Experten übermittelt. Nun können die Teilnehmer gemeldet und somit die Ausweise bestellt werden. 5 Prüfungsfeedback melden Die Teilnehmer wurden übermittelt und der verantwortliche Kursleiter kann nun das Prüfungsfeedback melden. 6 abgeschlossen Das Prüfungsfeedback wurde übermittelt und der Kurs ist abgeschlossen. Hinweis: Es ist wichtig, dass alle Kurse auf den Status abgeschlossen gesetzt werden. Das heisst, das Prüfungsfeedback muss in jedem Fall übermittelt werden. Entweder meldet der Kursleiter die Personen, welche nicht bestanden haben oder sendet den Hinweis, dass alle übermittelten Teilnehmer den Kurs bestanden haben. Dadurch weiss die Geschäftsstelle, dass der Kurs verrechnet werden kann. SEITE 22

24 2. Downloadbereich Im Download Bereich werden von der Geschäftsstelle Dokumente für die Kursleiter bereitgestellt. Dies sind Dokumente die hauptsächlich für die Kursleiter bestimmt sind und nicht für jedermann. SEITE 23

25 3. Fakten Passwörter Alle Passwörter werden als SHA256 Hashwert (verschlüsselt) abgelegt und können nicht eingesehen werden. Um vergessene Passwörter neu zu setzen gibt es eine Passwort vergessen Funktion. Meldet sich ein Benutzer 10mal hintereinander mit einem falschen Passwort an, so wird sein Login gesperrt und muss mit dem Freischaltlink wieder entsperrt werden. Funktionsbezeichnungen und Kursarten Alle Bezeichnungen von Kursarten und Funktionen von Vorstandsmitgliedern wurden von der Geschäftstelle zusammengestellt. Bei den Funktionen wurden alle für die SLRG bedeutenden Funktionen aufgelistet. Hier kann nicht auf einzelne Sektionswünsche eingegangen werden, da diese sehr unterschiedliche sind. Sprachen Die Website existiert in Deutsch, Französisch und Italienisch. Die Sprache kann beim Einstig oben rechts gewählt werden. Die Sprache wird bei jedem Login einzeln hinterlegt. Automatisches Löschen von Kursen In der Online-Datenbank werden keine alten Kurse archiviert. 45 Tage nach dem Prüfungsdatum werden abgeschlossene oder vom TL nie bewilligte Kurse gelöscht. Kurse in anderen Kursstati werden 90 Tage nach dem Prüfungsdatum entfernt. Anmeldefristen Kurse müssen spätestens 3 Wochen vor Beginn der Geschäftsstelle zur Bewilligung angemeldet werden. Kursleiter und Experten sowie Kursteilnehmer müssen spätestens 10 Tage vor der Prüfung der Geschäftsstelle gemeldet werden. Nur so kann eine fristgerechte Abwicklung garantiert werden. SEITE 24