Excel aufmöbeln mit VBA

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1 Excel aufmöbeln mit VBA Dietrich Baumgarten «4. November 2009

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Dateneingabe und Formatierung Arbeitsmappen und Arbeitsblätter Das Anwendungsfenster Das Arbeitsmappenfenster Befehle an Excel Das Menüsystem Tastaturkürzel Abbrechen und Rückgängigmachen von Befehlen Kontextmenüs Symbolleisten Eingaben Texteingaben Zahlen Zahlen als Text Datumsangaben Eingabehilfen Der Dialog Gültigkeitsprüfung Eingabe auf Listen beschränken Kommentare Navigieren mit Maus und Tastatur Markieren von Bereichen Bereiche Markieren über das Namensfeld Markieren mit der Maus Markieren über die Tastatur Formatierung Der Formatdialog Zeilen und Spalten Zeilen und Spalten aus- und einblenden Arbeitsblatttechniken Umbenennung von Arbeitsblättern Einfügung von Arbeitsblättern Löschen von Arbeitsblättern Verschieben oder Kopieren von Blättern Ausblenden von Arbeitsblättern Gleichzeitiges Markieren von Arbeitsblättern

4 Inhaltsverzeichnis 1.8 Fenstertechniken Neue Tabelle und neues Fenster Fensterteilung Vergleich von Arbeitsmappen Löschen Löschen von Inhalt einer Zelle Zeilen Spalten Zellen und Bereiche Verschieben, Kopieren und Ausschneiden Allgemeine Einstellungen Der Dialog Anpassen Der Monsterdialog Optionen Der Dialog Autokorrektur Zoom Formeln und Funktionen Autovervollständigung Das Ausfüllkästchen Der Reihendialog Benutzerdenierte Listen Formeln Absolute, gemischte und relative Bezüge Die F4-Taste Matrix-Formeln Funktionen Wichtige Funktionen Arithmetische Funktionen Tabellenfunktionen Statistische Funktionen Rang-Funktion Logische Funktionen WENN-Funktion SUMMEWENN-Funktion Datumsfunktionen Matrixfunktionen Die INDEX-Funktion SVERWEIS-Funktion Die Oset-Funktion Operatoren Matrix-Konstante Formelüberwachung Namen Bezeichner für Namen

5 Inhaltsverzeichnis Namensdenition über das Namensfeld Verwendung von Namen im Namensfeld Namen denieren über Dialog Namen aus Überschriften übernehmen Gültigkeit von Namen Verwendung von Namen in Formeln Bezugsart von Namen Ersetzen von Bezügen durch Namen Excel-Solver Zielwertsuche Formelbezüge Bezug auf andere Mappen Diagramme Vorrausetzungen Der Diagramm-Assistent Nachbereitung Die Diagrammäche Lage des Diagramms Die Zeichnungsäche Die Datenreihen Die Gröÿenachsen Direkte Nachbereitung Formatierung über das Menü Format Diagrammtypen Kreisdiagramm Säulendiagramm Liniendiagramm Punktdiagramm Das Menü Diagramm Neue Datenpunkte oder Datenreihe hinzufügen Datenpunkte hinzufügen Neue Datenreihe einfügen Sekundärachse Benutzerdenierte Diagrammtypen Hinzufügen Löschen Histogramme als Punktdiagramm Histogramm und Verteilungsfunktion Listen Was sind Listen Das Menü Daten Sortieren

6 Inhaltsverzeichnis Eingabehilfe durch Auswahl Filtern von Listen Der Befehl Maske Kriterien zum Filtern Platzhalterzeichen Der Befehl Filter Benutzerdenierter Autolter Speziallter Datenbank-Funktionen Tabelle der Datenbank-Funktionen Aufgaben 88 6

7 Abbildungsverzeichnis 1.1 Das Anwendungsfenster Das Menu Format Der Dialog Zellen Formatieren Der Zeilenhöhedialog Register Zwei Fenster für eine Arbeitsmappe Der Dialog Anpassen Der Dialog Optionen Der Dialog Autokorrektur Der Reihendialog Eine Formel Ergebnisse und Summe Das Dialogfeld Funktion einfügen Das Dialogfeld Funktionsargumente Die Rangfunktion Matrixfunktionen: WENN und SUMMEWENN Ergebnisse und Summe Matrixoperationen Matrixfunktion: SVERWEIS Die Oset-Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN Zwei Dialoge für Namen Bezüge durch Namen ersetzen Der Solverdialog Zielwertsuche Ein Säulendiagramm Der Diagrammassistent, Schritt Der Diagrammassistent, Schritt Kreis- und Säulendiagramm im Vergleich Säulen- und Liniendiagramm im Vergleich Ein Punktdiagramm Die Dialoge für neue Daten Erweitertes Punktdiagramm Der zweite Dialog des Diagramm-Assistenten Histogramm und Verteilungsfunktion

8 Abbildungsverzeichnis 4.1 Eine Tabelle Der Dialog Sortieren Die Maske zur Liste Kriterien zur Maske Ein benutzerdenierter Autolter Ein benutzerdenierter Speziallter

9 Tabellenverzeichnis 1.1 Aktuelles Datum Markieren über das Namensfeld Datumsfunktionen Datumsfunktionen Datenbankfunktionen

10 1 Dateneingabe und Formatierung Excel ist ein so genanntes Tabellenkalkulationsprogramm, d.h. man kann damit Daten in Tabellen erfassen, darstellen und dauerhaft speichern. Excel kann aber auch kalkulieren, damit lassen sich endlose Zahlenkolonnen auswerten, wobei viele eingebaute Funktionen helfen. Aber Excel kann noch mehr. Tabellen lassen sich grasch darstellen, wobei Excel unzählige Varianten anbietet, die man in einem eigenen Buch behandeln könnte. Obwohl Excel selbst kein Datenbankprogramm ist, bietet es typische Datenbankfähigkeiten wie Sortieren, Filtern und Auswählen innerhalb von Tabellen. Als Teil des Oce-Pakets, zu dem u.a. noch das Textverarbeitungsprogramm Word, das Datenbankprogramm Access sowie Powerpoint gehören, arbeitet es perfekt mit den anderen Produkten des Hauses Microsoft zusammen, man kann daher z.b. Serienbriefe mit Word schreiben oder Daten von Access beziehen oder dorthin senden. In diesem Kapitel wird gezeigt, wie Excel aufgebaut ist und wie man Daten eingibt und formatiert. 1.1 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter Die von Excel erstellten Dateien werden Arbeitsmappen genannt, englisch workbooks. Als tüchtiges Programm kann Excel mehrere Arbeitsmappen zur gleichen Zeit verwalten, davon rate ich Ihnen aber zunächst ab. Die Arbeitsmappen setzen sich aus Arbeitsblättern zusammen, auf englisch worksheets. Die Arbeitsblätter wiederum bestehen aus einem rechteckigen Raster von Spalten und Zeilen, die spaltenweise von links nach rechts durch Buchstaben und zeilenweise von oben nach unten durch Zahlen und markiert sind. In den Schnittpunkten von Spalten und Zeilen benden sich die Zellen, die jede für sich Inhalte aufnehmen können, seien es Zahlen, Text oder Datumsangaben. Die Zelle C7 steht beispielsweise in der dritten Spalte der siebten Zeile. In der deutschen Literatur werden die Arbeitsblätter meistens Tabellen genannt, dem werde ich mich manchmal anschlieÿen. Das Fenster von Excel teilt sich in das Anwendungsfenster mit Leisten für Menüs, Symbole, Eingaben und vielen mehr und in den Arbeitsbereich mit den darin bendlichen Arbeitsmappenfenstern Das Anwendungsfenster Excel ist ein Windows-Programm und erscheint daher in einem Fenster, dem so genannten Anwendungsfenster. Das Anwendungsfenster besteht von oben nach unten aus folgenden Bestandteilen: 10

11 1.1 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter Abbildung 1.1: Das Anwendungsfenster ˆ Die Titelleiste. Diese hat ganz rechts das Symbol des Systemmenüs, gefolgt von der Bezeichnung Microsoft Excel und je nach Zustand des Fensters wird auch die gerade aktuelle Arbeitsmappe angezeigt. Den Zustand des Fensters beeinussen die drei Schaltächen ganz rechts. - versetzt das Fenster auf die Task-Leiste, von wo es durch Anklicken wieder zum Vorschein gebracht werden kann. Das äuÿere x schlieÿt das Fenster und damit Excel. Über die Tastatur wird Excel durch Alt + F4 geschlossen. Das Symbol der mittleren Schaltäche zeigt entweder ein Quadrat der zwei sich überlappende Quadrate. Wird wie in der Abbildung nur ein Quadrat angezeigt, hat das Fenster nicht seine Maximalgröÿe und kann an den Rändern mit der Maus vergröÿert oder verkleinert werden. Klickt man das Quadrat an, erscheint Excel im Vollbild und nimmt den ganzen Bildschirm ein. Das Symbol ändert sich dann auf die erwähnten zwei Quadrate. Durch erneutes Anklicken nimmt das Fenster wieder seine ursprüngliche Gröÿe an. Die Umschaltung zwischen den beiden Darstellungsarten leistet auch ein Doppelklick in der Titelleiste. ˆ Die Menüleiste. Diese enthält mehrere Menüs, etwa das Menü Datei. Jedes Menü besteht aus einer Sammlung verwandter Befehle. ˆ Die Symbolleisten. Der Raum unterhalb der Menüleiste ist für die so genannten 11

12 1 Dateneingabe und Formatierung Symbolleisten reserviert. Diese enthalten grasche Symbole für die wichtigsten Befehle von Excel. Führt man den Mauszeiger sanft über ein Symbol, erscheint nach kurzer Zeit eine Beschreibung des Befehls. ˆ Die Bearbeitungsleiste. Diese ist spezisch für Excel. Sie besteht aus dem Namensfeld und dem Eingabefeld. Diese Leiste gehört zwar zum Anwendungsfenster, bezieht sich aber immer auf die gerade aktive Arbeitsmappe des Arbeitsmappenfensters. In der Abbildung 1.1 wird gerade das Arbeitsblatt Anfang der Arbeitsmappe ueb1.xls bearbeitet. In der obigen Abbildung 1.1 ist die Zelle B8 aktiv, daher steht im Namensfeld B8. Der Inhalt der Zelle steht in der Zelle selbst und im Eingabefeld. Der scheinbare Unterschied zwischen und rührt nur von der Formatierung der Zelle her. ˆ Der Arbeitsbereich. Dieser enthält die geöneten Arbeitsmappen. Ist keine Arbeitsmappe oen, zeigt sich dieser Bereich des Anwendungsfensters in schlichtem Dunkelgrau. Jede geönete Arbeitsmappe besitzt ein eigenes Fenster mit denselben Schaltächen wie das Anwendungsfenster. Diese Fenster können aber dem vom Anwendungsbereich gesetzten Rahmen nicht verlassen. Ist das Fenster einer Arbeitsmappe im Vollbild, verschwindet seine Titelleiste. Der Dateiname steht dann in der Titelleiste des Anwendungsfensters und die drei Fenstersymbole tauchen ganz rechts in der Menüleiste auf. Auÿerdem verdecken Arbeitsmappen im Vollbild die Fenster der übrigen Arbeitsmappen. Ist das Fenster der Arbeitsmappe wie oben abgebildet nicht im Vollbild, bekommt es eine eigene Titelleiste. Der von den Arbeitsmappenfenstern nicht überdeckte Teil des Arbeitsbereichs lugt dunkelgrau hervor. ˆ Die Statusleiste. Diese zeigt meist überüssige Informationen an und kann über die Befehlsfolge Extras Optionen ausgeblendet werden Das Arbeitsmappenfenster Im Arbeitsbereich erscheinen die geöneten Arbeitsblätter. Ein Arbeitsblatt hat folgende Teile. ˆ Eine eigene Titelleiste falls die Arbeitsmappe nicht im Vollbild ist. ˆ Die Spalten. Jede Tabelle hat 256 Spalten, die alphabetisch zunächst von A bis Z verlaufen, dann mit AA bis AZ weitergehen und erst bei IV aufhören. Führt man die Maus auf eine Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften, verändert der Mauszeiger seine Form in einen nach links und rechts weisenden Doppelpfeil, um anzudeuten, dass die linke Spalte durch Ziehen mit der Maus in der Breite verändert werden kann. Ein Doppelklick auf der Trennlinie verändert die Breite der Spalte auf die optimale Breite, also die kleinste Breite, die gerade noch alle Inhalte der Spalte vollständig anzeigt. 12

13 1.2 Befehle an Excel ˆ Die Zeilen. Jede Tabelle hat Zeilen, die am Zeilenanfang durchnummeriert sind. Über die Trennlinie zweier Zeilenüberschriften lässt sich wie oben beschrieben sinngemäÿ die Höhe der oberen Zeile verändern. ˆ Die Schaltäche Alles Markieren. Diese bendet sich über den Zeilen- und links der Spaltenüberschriften. Klickt man sie an, wird die ganze Tabelle markiert. Das erreicht man auch über die Tastenkombination Strg + A. ˆ Die Zellen. In den Schnitten von Zeilen und Spalten benden sich die Zellen. Die aktive Zelle ist durch einen auälligen Rahmen gekennzeichnet, in der Abbildung die Zelle C8. Eine Zelle wird durch Mausklick oder durch Bewegung der Cursortasten wie,, oder aktiv. Excel unterteilt also die Arbeitsblätter in Zellen, wobei jede Zelle einen eigenen Inhalt haben kann. ˆ Die Fensterleiste. Jede Arbeitsmappe besteht aus Arbeitsblättern, standardmäÿig drei Stück, welche zunächst Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 heiÿen. Deren Namen erscheinen in Registern, wobei das aktuelle Arbeitsblatt hervorgehoben ist, in der obigen Abbildung ist das Anfang. Durch Doppelklick auf einem Register kehren sich die Farben um, die Bezeichnung des Registers und damit der Name des Arbeitsblatts kann geändert werden. ˆ Die Navigationsleiste. Links neben den Registern für die Arbeitsblätter benden sich vier Pfeilsymbole zum Navigieren. Durch Anklicken des ersten Symbols wird die erste Arbeitsmappe ausgewählt, nach Klicken der letzten wird zur letzten Arbeitsmappe gesprungen, während die beiden mittleren Symbole einen Wechsel nach links bzw. rechts erlauben. Klickt man auf eines der Pfeilsymbole mit der rechten Maustaste, erscheinen alle Arbeitsblätter in einem Listenfeld und man kann bequem eines davon auswählen. ˆ Die horizontale und vertikale Bildlaueisten. Damit steuert man durch die aktuelle Tabelle, die meist gröÿer ist, als der Bildschirmausschnitt. Die horizontale Bildlaueiste ist direkt neben der Fensterleiste. Zwischen beiden bendet sich eine Trennlinie, die man mit der Maus wie oben für die Spaltenüberschriften beschrieben nach links und rechts ziehen kann. 1.2 Befehle an Excel Exceldateien entstehen durch Eingabe von Daten und deren Bearbeitung über Befehle. Die Befehle sind nach Themen innerhalb der Menüs gegliedert. Beim Laden erstellt Excel eine leere Arbeitsmappe mit dem schönen Namen Mappe1, die aus drei Arbeitsblättern mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 besteht. Die Tabellennamen nden Sie ganz unten direkt über der Statusleiste in der Fensterleiste. Jedes Arbeitsblatt hat 256 Spalten und Zeilen. Typische Aufgaben wie das Speichern der neuen Mappe werden über Befehle an Excel erledigt. Dafür gibt es vier Möglichkeiten: 13

14 1 Dateneingabe und Formatierung ˆ Über Menüs der Menüleiste. ˆ Über Tastaturkürzel wie Strg + S. ˆ Über Kontextmenüs. ˆ Über Schaltächen der Symbolleisten Das Menüsystem Abbildung 1.2: Das Menu Format Die Menüleiste besteht aus den Menüs Datei, Bearbeiten, usw. Jedes Menü önet sich durch Anklicken oder durch gleichzeitiges Drücken der Taste Alt und des unterstrichenen Buchstabens, etwa Alt + t zum Önen des in der Abbildung 1.2 zu sehenden Menüs Format. Innerhalb des Menüs kann man die einzelnen Befehle mit der Maus anklicken oder über den unterstrichenen Buchstaben auswählen. Durch Drücken der Taste Alt gelangt man in die Menüleiste und kann dann über die Bewegungstasten zu allen Menüpunkten kommen. Die Menüpunkte führen direkt Befehle aus, es sei denn sie enden mit drei Pünktchen. Dann önet sich ein Dialog zur weiteren Bearbeitung. Manche Menüpunkte enden auch mit einem Pfeil, dessen Anklicken vergabelt dann zu den endgültigen Befehlen. Schauen Sie sich bitte das Menü Format an. Der Befehl Zellen... führt zu einem Dialog, wie an den drei Pünktchen zu erkennen ist. Der Befehl Spalte führt wie abgebildet zu einer weiteren Auswahl von Befehlen. Wenn man die unterstrichenen Buchstaben auswendig kennt, kann man den Befehl Format Spalten durch Alt + t gefolgt von l über die Tastatur ausführen. In der Abbildung 1.2 steht nach dem Befehl Zellen... noch Strg+1, um anzudeuten, dass dieser Befehl auch durch die Tastenkombination Strg + 1 ausgeführt wird. Da in Excel dauernd etwas zu formatieren ist, sollten Sie das auswendig lernen. Auf Tastaturkürzel möchte ich noch etwas ausführlicher eingehen. 14

15 1.2.2 Tastaturkürzel 1.2 Befehle an Excel Ich vermeide die Auswahl von Befehlen über Menüs, wo immer ich kann und bevorzuge die schnellen Tastaturkürzel, oft auch Shortcuts genannt. Der Befehl Speichern des Menüs Datei etwa lässt sich über Strg + S sofort auslösen. Das Ablegen eines markierten Teil in die Zwischenablage erledigt Strg + C, das Ausschneiden erfolgt über Strg + X und das Einfügen aus der Zwischenablage geht ratzfatz mit Strg + V. Das funktioniert in fast allen Windows-Programmen. Viele Befehle führen zu Dialogen. Auch hier kann man sich alternativ zur Maus mit der Tastatur durch die Steuerelemente bewegen, und zwar vorwärts mit und rückwärts mit +. Steuerelemente mit unterstrichenen Buchstaben kann man bei gehaltener Taste Alt über diesen Buchstaben erreichen. Hat der Dialog Register, können diese durch Strg + bzw. + Strg + vorwärts und rückwärts angesteuert werden. Wenn Sie das mit Alt + verwechseln, erscheint die Task-Liste zum Wechsel in andere Programme Abbrechen und Rückgängigmachen von Befehlen Manchmal hat man einen Befehl vorschnell ausgeführt und ist mit dem Ergebnis unzufrieden. Dann kann diese Aktion durch Strg + Z oder über die Befehlsfolge Bearbeiten Rückgängig widerrufen werden. Die eben beschriebene Notbremse sollten Sie sich gut merken. Excel macht bis zu 20 Aktionen rückgängig. Über die Taste Esc kann ein laufender Befehl abgebrochen werden Kontextmenüs Die Umständlichkeit des Menüsystems haben die Entwickler von Windows schon frühzeitig bemerkt und daher die Kontextmenüs eingeführt. Kontextmenüs sind objektbezogen und selektieren daher aus dem umfangreichen Menüsystem die passenden Befehle. Diese önen sich durch Drücken der rechten Maustaste über dem zu manipulierenden Objekt. Will man etwa an den Symbolleisten Veränderungen vornehmen, klickt man hier mit der rechten Maustaste, aber natürlich nicht direkt auf einem Symbol, da dieses sich sonst angesprochen fühlt, sondern zwischen zwei Symbolen. Es önet sich dann eine Liste der vorhandenen Symbolleisten. Man wählt in der Regel mindestens die Symbolleisten Standard und Format. Sie erkennen am Haken die Auswahl. Probieren wir es mit der Navigationsleiste, wo die vorhandenen Arbeitsblätter aufgeführt sind. Durch Anklicken wird das ausgewählte Arbeitsblatt aktiviert Symbolleisten Excel bietet eine Unzahl von Symbolleisten an, in Abbildung 1.1 habe ich über das Kontextmenü der Symbolleisten die Symbolleisten Standard und Format ausgewählt. Jede Symbolleiste kann über den Befehl Anpassen noch individuell gestaltet werden. 15

16 1 Dateneingabe und Formatierung Die Standardsymbolleiste enthält die klassischen Symbole für Speichern, Drucken, Seitenansicht und den sehr nützlichen Pinsel, auf den ich noch zu sprechen komme. Je nach Bildschirmgröÿe kann im Zoomfeld die Gröÿe der Ansicht verändert werden. Symbolleisten sind durch eingekerbte Striche optisch in logische Einheiten untergliedert. An den hervorgehobenen Strichen erkennt man den Beginn einer Symbolleiste. Packt man einen solchen Strich, nimmt der Mauszeiger die Form eines Kreuzes mit vier Pfeilen an, zum Zeichen dafür, dass die Symbolleiste zum Verschieben bereit ist. Ich habe in Abbildung 1.1 die beiden erwähnten Symbolleisten untereinander geschoben. Man kann jede Symbolleiste aber auch an die senkrechten Ränder links und rechts oder sogar in das eigentliche Arbeitsblatt verschieben. Dann sieht die Symbolleiste wie ein gewöhnliches Fenster aus. Zieht man sie dann zurück nach oben, unten, rechts oder links, erscheint wieder der hervorgehobene Strich. Jede Symbolleiste endet mit einem Symbol, das einen nach unten gerichteten Pfeil zeigt. Klickt man diesen an, erscheinen alle Symbole der Leiste und man kann einzelne gezielt aus- oder einblenden. Auch die von den Entwicklern vorgegebene Anordnung der Symbole ist nicht unantastbar, wie der folgende Tipp zeigt. Tipp Passt Ihnen die Anordnung der Symbole nicht, können Sie ein beliebiges Symbol bei gedrückter Taste Alt an eine neue Stelle ziehen, auch auÿerhalb der eigenen Symbolleiste. 1.3 Eingaben Die kleinste Einheit eines Arbeitsblatts ist eine Zelle. Excel erlaubt hier die Eingabe von Text, Zahlen und Datumsangaben. Es gibt bei der Eingabe von Daten in eine Zelle drei Zustände: ˆ Bereit. Eine Zelle ist ausgewählt, aber noch nicht zum Bearbeiten oder Eingeben. Dieser Zustand stellt sich durch Anklicken mit der Maus oder durch Navigation mit den Bewegungstasten der Tastatur ein. Drückt man jetzt F2 oder hätte man die Zelle gleich doppelt angeklickt, erscheint der blinkende Cursor in der Zelle und man kann direkt in die Zelle schreiben. ˆ Bearbeiten. Die Zelle ist ausgewählt und das Eingabefeld angeklickt. Die Bewegungstasten wirken nur innerhalb des Eingabefelds. Drückt man jetzt die Taste F2, ergibt sich der Zustand ˆ Eingeben. Die Eingabe von normalen Zeichen bleibt gleich, aber über die Bewegungstasten wird die Zelle verlassen. Der eingegebene Inhalt wird für die Zelle übernommen. In diesen Zustand gelangt man auch, wenn man eine Zelle doppelt anklickt. Die Umschaltung in den Bearbeiten-Modus erfolgt durch die Taste F2. Im Modus Bearbeiten wird die Eingabe durch die Eingabetaste beendet. Excel aktiviert dann die Zelle direkt darunter. Die Richtungstasten gelten im Modus Bearbeiten innerhalb des Eingabefelds, während im Modus Eingeben zusätzlich zur 16

17 1.3 Eingaben Eingabe-Taste auch die Richtungstasten die Eingabe beenden und die entsprechenden Zelle aktiviert wird. Der jeweilige Zustand des Eingabefelds ist in der Statusleiste angezeigt. Bei den beiden letzten Zuständen erscheinen zwischen Namensfeld und Eingabefeld ein rotes Kreuz, ein grüner Haken und das Symbol fx. Das rote Kreuz löscht die neu erstellte Eingabe und stellt den alten Zustand wieder her, entspricht damit der Taste Esc. Über den grünen Haken wird dagegen die neue Eingabe übernommen. Auf das dritte Symbol komme ich später zurück. Falls der Inhalt einer Zelle nicht ganz in die Zelle passt, wird der Rest in den Nachbarzellen untergebracht, sofern diese leer sind. Ist das nicht der Fall, wird zwar nur der darstellbare Teil gezeigt, aber die Zelle behält den ganzen Inhalt. In der Abbildung 1.1 ist die Zelle D2 zu schmal für den Text Wasser, das r würde gerne in der Nachbarzelle unterschlüpfen, aber diese ist bereits belegt und daher erscheint es verkrüppelt. Wenn dagegen eine Zahl nicht genügend Platz in ihrer Zelle vorndet, macht Excel das durch die hässlichen Lattenkreuze deutlich, in Abbildung 1.1 ist das in der Zelle E6 passiert. Tipp Ein Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle wird durch Alt + bewirkt. Excel stellt dann die Zeilenhöhe entsprechend ein. Dies habe ich in der Zelle E2 gemacht Texteingaben Blah Zahlen Blah Zahlen als Text Eine der Stärken von Excel besteht darin, dass automatisch Zahlen erkannt werden. Es kann aber passieren, dass man Zahlen als Text interpretieren möchte, etwa Postleitzahlen wie oder Matrikelnummern. Excel versucht etwas übereifrig als Zahl zu verstehen und wandelt eigensinnig in 9873 um. Durch einen vorangestellten Apostroph ' wird aus der vermeintlichen Zahl gewöhnlicher Text, man gibt also '09873 statt ein Datumsangaben Das Datum wird intern als Zahl dargestellt. In der Hilfe heiÿt es dazu: Microsoft Excel speichert Datumsangaben als fortlaufende Zahlen, so genannte serielle Werte. Standardmäÿig hat der 1. Januar 1900 die Seriennummer 1 und der 1. Januar 2008 die Seriennummer 39448, da er genau Tage nach dem 1. Januar 1900 liegt. Excel speichert Uhrzeiten als Dezimalbrüche, da die Uhrzeit als Untermenge 17

18 1 Dateneingabe und Formatierung des Tages betrachtet wird. Weil Datums- und Uhrzeitangaben Werte sind, können sie addiert, subtrahiert und in anderen Berechnungen verwendet werden. Sie können eine Datumsangabe als fortlaufende Zahl und eine Uhrzeitangabe als Dezimalbruch anzeigen, indem Sie das Format der Zelle, die das Datum oder die Uhrzeit enthält, in das Format Standard ändern. Gebe ich in eine Zelle etwa 0,5 ein und drücke dann Strg + 1 zum Önen des Formatdialogs, so kann ich als Format Uhrzeit wählen und in der Zelle steht dann 12:00:00. Möchte ich wissen, welcher Bruchteil des Tages bereits vergangen ist, wenn ich üblicherweise um 8:59 aufstehe, muss ich erst diese Uhrzeit in einer Zelle eingeben und dann das Format auf Zahl ändern und erhalte den betrüblichen Wert 0,37. Möchten Sie wissen, wie viel Tage Sie schon gelebt haben, müssen Sie in einer Zelle, sagen wir D1 Ihr Geburtsdatum z.b und in der Nachbarzelle D2 das heutige Datum, etwa schreiben. Steht dann in die Zelle D3 die Formel =D2-D1 ergibt sich der Wert Mehr über Formeln erfahren Sie im nächsten Kapitel. Da man häug gegenwärtige Datumsangaben benötigt, gibt es folgende Tastaturkürzel: Quelle: Online-Hilfe. Spezialdatum Eingaben Tabelle 1.1: Aktuelles Datum Aktuelles Datum Markieren Sie eine Zelle, und drücken Sie Strg +. Aktuelle Uhrzeit Markieren Sie eine Zelle, und drücken Sie Strg + +., also Strg + : Das System mit den fortlaufenden Datumswerten wird im Jahr 9999 zusammenbrechen, trennen sich dann rechtzeitig von Aktien der Firma Microsoft, die im Strudel des Jahr Fiaskos untergehen wird. Zur Vermeidung kurzfristigerer Schäden sollten Sie alle Jahre vierstellig eingeben, also statt Eingabehilfen Oft kommt es vor, dass sich die Einträge in einer Spalte wiederholen. Wenn Sie in einer Zelle die rechte Maustaste drücken, erscheint das Kontextmenü mit u.a. dem Befehl Auswahlliste. Wenn Sie diesen aufrufen, önet sich ein Listenfeld mit allen bisherigen Einträgen in der entsprechenden Spalte bis zur ersten leeren Zelle Der Dialog Gültigkeitsprüfung Dieser Dialog önet sich über die Befehlsfolge Daten Gültigkeit. Es erscheint ein Dialog mit drei Reitern. Im Register Einstellungen können Sie die Eingabebereiche 18

19 1.3 Eingaben einer Zelle auf bestimmte Werte beschränken, etwa auf ganze Zahlen, Datumswerte oder eigene Listen. Sie müssen dazu im Listenfeld Zulassen den entsprechenden Eintrag wählen. danach verändert sich der Dialog und Sie können weitere Beschränkungen vornehmen, bei ganzen Zahlen etwa eine obere und eine untere Grenze festlegen. Über das Register Eingabemeldung können Sie eine Eingabemeldung erzeugen, die angezeigt wird, sobald die betroene Zelle aktiviert wird. Über das Register Fehlermeldung können Sie eine Eingabemeldung erzeugen, die angezeigt wird, sobald in der betroene Zelle eine Wert steht, der die Beschränkungen verletzt Eingabe auf Listen beschränken Manchmal soll eine Zelle nur Werte aus einer Liste enthalten dürfen, etwa die drei deutschen Metropolen Berlin, Hamburg und München. Gehen Sie dann wie folgt vor: Aktivieren Sie die Zelle, wo die Liste als Listenfeld erscheinen soll und wählen Sie dann wie beschrieben den Dialog Gültigkeit. Wählen Sie im Register Einstellungen im Listenfeld Zulassen den Eintrag Liste und schreiben in das Eingabefeld Quelle die gewünschten Werte, wobei als Trennzeichen das Semikolon ; zu verwenden ist, also etwa Berlin;Hamburg;München. Sie können aber auch die gewünschten Inhalte zunächst in benachbarte Zellen schreiben, etwa in die Zellen F1:F3. Dann müssen Sie das Eingabefeld Quelle aktivieren und im Arbeitsblatt die Zellen mit den Werten mit gehaltener linker Maustaste überstreichen, oder in das Eingabefeld den Bezug auf die erstellte Liste in der merkwürdigen Form $F$1:$F$3 eintragen, also mit $-Zeichen vor den Spalten- und Zeilenbezügen Kommentare Kommentare sind Anmerkungen zu bestimmten Zellen, die Anwendern nützliche Hinweise geben sollen. Sie können neue Kommentare anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen. Und so beschreibt's die kluge Hilfe: 1. Klicken Sie auf die Zelle, der Sie einen Kommentar hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie entweder im Menü Einfügen oder gleich im Kontextmenü der Zelle auf den Befehl Kommentar. 3. Geben Sie im Feld den Kommentartext ein. 4. Wenn Sie nicht möchten, dass der Kommentar Ihren Namen enthält, markieren und löschen Sie den Namen. 5. Passen Sie die Gröÿe des Kommentarfelds über die runden Punkte an den Inhalt an. 6. Wenn Sie die Texteingabe beendet haben, klicken Sie auf eine Stelle auÿerhalb des Kommentarfeldes. 19

20 1 Dateneingabe und Formatierung Kommentierte Zellen erkennen Sie an einem kleinen dreieckigen roten Fähnchen in der rechten oberen Ecke de Zelle. 1.4 Navigieren mit Maus und Tastatur Mit der Maus und den Laueisten lässt sich am leichtesten durch ein Blatt navigieren. Es geht aber auch über die Tastatur. Die vier Richtungstasten,, sowie führen zum Wechsel der aktiven Zelle um eine Position nach links, rechts, oben oder unten. Die Tasten Bild bzw. Bild verschieben den Bildschirmausschnitt um genau ein Bild nach oben oder unten. Durch Alt + Bild bzw. Alt + Bild verschiebt sich der Bildschirmausschnitt um genau ein Bild nach links oder rechts. Die Tastenkombinationen Strg + Bild bzw. Strg + Bild führen zum Wechsel der aktuellen Tabelle nach rechts bzw. links. Die Taste Pos1 aktiviert die erste Zelle der aktuellen Zeile, während Strg + Pos1 einen Sprung zur ersten Zelle der Tabelle nach sich zieht. Die Taste Ende aktiviert die letzte jemals verwendete Zelle der Tabelle. Die Tastenkombinationen Strg + Ende rollt den Bildschirmausschnitt zur aktiven Zelle zurück. 1.5 Markieren von Bereichen Viele Befehle richten sich an markierte Zellen. Eine einzelne Zelle wird durch Anklicken mit der Maus oder über die Richtungstasten markiert. Man kann auch die ganze Tabelle auswählen. Dazu muss man entweder Strg + A eingeben oder die Schaltäche zwischen den Zeilen- und Spaltenüberschriften anklicken. Zwischen diesen beiden Extremen kann man noch verschiedene andere so genannte Bereiche markieren Bereiche Gröÿere Einheiten sind Rechtecke, die von links oben nach rechts unten verlaufen, etwa der Bereich B2 bis D6, wofür man kurz B2:D6 schreibt. Es können auch einzelne Zeilen oder Spalten sowie eine Folge zusammenhängender Zeilen oder Spalten markiert werden. Bei der Mehrfachauswahl können beliebig viele dieser Elementarbereiche ausgewählt werden. Zellen, Zeilen, Spalten und Rechtecke sowie eine beliebige Zusammenstellung aus diesen werden Bereiche genannt. Die Markierung von Bereichen erfolgt über das Namensfeld, die Maus oder die Tastatur. In der Abbildung 1.1 ist der Bereich von Zelle B8 bis Zelle D9 markiert. Dies ist an der breiten Umrandung und dem grauen Hintergrund zu erkennen, wobei die ausgewählte Zelle B8 weiÿ bleibt Markieren über das Namensfeld Am einfachsten geht die Markierung über das Namensfeld. In der folgenden Tabelle wird gezeigt wie: Sie brauchen nur einen Ausdruck dieser Art in das Namensfeld zu schreiben und schon erscheint der entsprechende Bereich markiert. 20

21 1.6 Formatierung Tabelle 1.2: Markieren über das Namensfeld. Rechteck Folge von Zeilen Folge von Spalten Mehrfachauswahl C6:F8 3:8 C:E 3:8;B1:F5 Rechteck von Zelle C6 bis Zelle F8 Zeilen 3 bis 8 Spalten C bis E Bereiche durch Semikolon trennen Markieren mit der Maus Die Markierung mit der Maus geschieht durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste von der linken oberen Zelle bis zur unteren rechten Zelle. Die markierten Zellen erscheinen bis auf die Anfangszelle mit dunklem Hintergrund. Möchte man einen weiteren Rechteckbereich markieren, muss die Steuerungstaste beim Ziehen gehalten werden. Sollen zusammenhängende Zeilen- oder Spaltenbereiche markiert werden, einfach den oberen Zeilen- bzw. den linken Spaltenkopf anwählen und dann nach unten bzw. rechts ziehen Markieren über die Tastatur Die Markierung über die Tastatur erfolgt bei gedrückter Umschalttaste über die Richtungstasten,, sowie. Alternativ kann auch zuerst F8 gedrückt werden, danach wird der gewünschte Bereich durch die Richtungstasten markiert. Abschlieÿend wieder F8 drücken. Eine ganze Zeile wird über + (Leertaste), eine ganze Spalte über Strg + markiert. Weitere Zeilen bzw. Spalten danach bei gedrückter Taste über die Richtungstasten markieren. Sollen mehrere Bereiche markiert werden, empehlt es sich, bei gedrückter Umschalttaste den ersten Bereich zu markieren, dann + F8 zu drücken, zur ersten Zelle des zweiten Bereichs zu wechseln und diesen mit gedrückter Umschalttaste ebenfalls zu markieren. Zum Schluss dann wieder + F8 drücken, um in den gewohnten Modus zurück zu gelangen. Jetzt können Befehle auf den markierten Bereich erfolgen, aber auf keinen Fall in eine Zelle klicken oder die Richtungstasten aktivieren, denn es gilt folgende Warnung: Warnung Die Markierung wird aufgehoben, wenn die Richtungstasten oder die Maus eine neue Zelle auswählen. 1.6 Formatierung Die Formatierung erfolgt am schnellsten über die Symbolleiste Format, die in Abbildung 1.1 in der zweiten Reihe des Symbolleistenfensters gut zu sehen ist. Sie müssen zunächst einen Zellbereich markieren, dann können Sie die Schriftart, die Gröÿe und 21

22 1 Dateneingabe und Formatierung Details wie Fettdruck oder kursiv auswählen. Die Ausrichtung kann links- oder rechtsbündig und zentriert sein. Standardmäÿig ist Text linksbündig und Zahlen sind rechtsbündig ausgerichtet. Sie können, etwa für Überschriften, mehrere Zellen verbinden. Der Hintergrund kann mit dem Farbeimer eingefärbt und mit Hilfe des Symbols für Rahmen eingerahmt werden. Für Listen, das sind regelmäÿige Rechteckbereiche, gibt es das Symbol Autoformat. Diese kann auch über die Befehlsfolge Format AutoFormat... aktiviert werden. Ich habe damit die Tabelle mit den Gewinnen formatiert. Die installierten Tabellenautoformate lassen sich noch nach eigenem Geschmack weiterverarbeiten. Sehr nützlich ist das Pinselsymbol, siehe Abbildung 1.1. Damit lässt sich die Formatierung der gerade aktuellen Zelle auf einen beliebigen Bereich übertragen. Zuerst den Pinsel drücken und dann den gewünschten Bereich mit der gedrückter linker Maustaste überstreichen Der Formatdialog Abbildung 1.3: Der Dialog Zellen Formatieren Wenn die Befehle der Symbolleiste Format nicht langen, kann über die Befehlsfolge Format Zellen... der in Abbildung 1.3 zu sehende Dialog eingeblendet werden. Dieser Dialog erscheint auch sofort über die Tastenkombination Strg + 1. Der Dialog hat sechs Registerblätter für die vielfältigen Möglichkeiten der Formatierung. In der Abbildung ist das erste Blatt geönet, womit Zelleninhalte formatiert werden. Zunächst wird die Kategorie festgelegt und dann erfolgt der Feinschli z.b. für die Anzahl der Nachkommastellen. Im Listenfeld Kategorie kann über den Eintrag Währung das Währungssymbol wie $ oder e eingestellt werden, über den Eintrag 22

23 1.6 Formatierung Datum können Formate wie oder 13. November 1949 usw. ausgewählt werden Zeilen und Spalten Jedes Tabellenblatt hat genau Zeilen und 256 Spalten. Daran ist nicht zu rütteln. Trotzdem kann man Zeilen und Spalten einfügen. Excel vernichtet dann einfach die letzte Zeile oder Spalte, sofern diese leer sind. Die Zeilen haben Zeilenüberschriften, die in in einer senkrechten Leiste durchnummeriert sind. Die Zeilenüberschriften sehen wie Schaltächen aus und verhalten sich auch ähnlich. Durch Anklicken einer Zeilenüberschrift wird die ganze Zeile aktiviert. Klickt man die Zeilenüberschrift mit der rechten Maustaste an, erscheint das Kontextmenü. Darin bendet sich der Befehl Zeilenhöhe... Wählt man ihn aus, erscheint der Zeilenhöhedialog. Derselbe Dialog erscheint auch über die Menüfolge Format Zeile Höhe... Abbildung 1.4: Der Zeilenhöhedialog Ändert man die Zahl im Eingabefeld des Dialogs, erscheint die Zeile vergröÿert oder verkleinert. Doch was ist die Einheit? Pixel, Zoll oder cm? Alles falsch. Die Einheit ist Punkt, das ist die Standardeinheit für Grade von Schriften. Dieser Text wird beispielsweise in Garamond 12 Punkt geschrieben, Excel verwendet standardmäÿig Arial 10 Punkt. 72 Punkt ergeben einen Zoll, also ungefähr 2,56 cm. 12 Zoll machen einen Fuÿ aus, etwas mehr als 30 cm. Die obige Zeilenhöhe ist gut an die Standardschriftart Arial 10 Punkt angepasst. Die Zeilenhöhe kann aber auch mit der Maus geändert werden. Ziehen Sie die Begrenzungslinie unterhalb der Zeilenüberschrift, bis die gewünschte Zeilenhöhe erreicht ist. Um die Zeilenhöhe an den Inhalt anzupassen, doppelklicken Sie auf die Begrenzungslinie unterhalb der Zeilenüberschrift. Um die Zeilenhöhe für mehrere Zeilen zu ändern, markieren Sie die entsprechenden Zeilen. Ziehen Sie dann die Begrenzungslinie unterhalb einer markierten Zeilenüberschrift an die gewünschte Position. Um die Höhe aller Zeilen im Tabellenblatt zu ändern, klicken Sie auf die Schaltäche Alles Markieren. Ziehen Sie dann die Begrenzungslinie unterhalb einer beliebigen Zeilenüberschrift, bis die gewünschte Höhe erreicht ist. Das über die Zeilen Gesagte trit sinngemäÿ auch auf die Spalten zu. Die Breite einer Spalte wird am rechten Rand der Überschrift verändert. Durch Doppelklicken auf diesen Rand wird die optimale Breite berechnet, d.h. die Breite wird so berechnet, dass alle 23

24 1 Dateneingabe und Formatierung Inhalte angezeigt werden können. Geht ein Inhalt absichtlich über mehrere leere Zellen, kann das unerwünscht sein. Die Breite einer Spalte kann über die Befehlsfolge Format Spalte Breite ermittelt werden. Die Einheit ist die Anzahl der Zeichen, die in einer bestimmten Schriftart in einer Zelle dargestellt werden können. Ein Wert von 11,75 erlaubt in der Standardschriftart Arial bei 10 Punkt etwa 12 sichtbare Zeichen. Ganz genau lässt es sich nicht sagen, da Arial eine Proportionalschriftart ist, bei der jedes Zeichen eine individuelle Breite hat, das schlanke i nimmt weniger Platz als das stattliche W Zeilen und Spalten aus- und einblenden Spalten und Zeilen können ausgeblendet werden. Das kann sinnvoll sein, wenn die Inhalte zwar für Kalkulationen benötigt werden, aber eine Anzeige nicht sinnvoll erscheint. So könnten bei einem Autoverkäufer hier Daten stehen wie etwa die Bonität des Kunden, die der Kunde zwar nicht sehen soll, die aber wichtig sind bei der Angebotskalkulation. Das Ausblenden ist sehr einfach. Durch Anklicken der Spalten- bzw. Zeilenüberschrift mit der rechten Maustaste erscheint im Kontextmenü der Befehl Ausblenden und schon ist die Spalte oder Zeile weg. Über das Kontextmenü kann man auch leicht jede ausgeblendete Zeile oder Spalte wieder zum Vorschein bringen, auÿer der jeweils ersten. Ist die erste Zeile oder Spalte einer Tabelle ausgeblendet, geben Sie einfach im Namensfeld die Zelle A1 ein, und klicken Sie danach auf OK. Zeigen Sie im Menü Format auf Zeile bzw. Spalte, und klicken Sie dann auf Einblenden. Das klappt nicht nur für die erste Zeile oder Spalte, sondern für jede, nur muss natürlich statt A1 eine Zelle der entsprechenden Zeile oder Spalte eingegeben werden. 1.7 Arbeitsblatttechniken Excel-Dateien heiÿen Arbeitsmappen, die sich wiederum aus Arbeitsblättern oder Tabellen zusammensetzen. Die Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe sollten Daten enthalten, die logisch zusammengehören, wie etwa die Kunden- und Artikeldaten eines Händlers. Vielen Berechnungen liegen dann Daten aus mehreren Arbeitsblättern zugrunde. Zuständig für die Organisation der Blätter einer Mappe ist die Fensterleiste, die sich am unteren Rand des Arbeitsmappenfensters bendet, vgl. Abbildung 1.5. Sie können zwischen Arbeitsblättern wechseln, indem Sie auf die Blattregister klicken. Das aktive Arbeitsblatt ist optisch hervorgehoben und damit leicht zu erkennen. Links neben der Fensterleiste bendet sich die Navigationsleiste mit den Schaltächen für den Bildlauf der Registerkarten. Beide Leisten haben ein eigenes Kontextmenü. Das Kontextmenü der Navigationsleiste erscheint durch Klicken der rechten Maustaste auf einem der Pfeile. Ich habe dieses Kontextmenü in Abbildung 1.5 aufgeklappt. Es zeigt alle Blätter der Arbeitsmappe. Die Fensterleiste ist von der horizontalen Laueiste durch den Trennungsbalken getrennt. Dieser lässt sich in beide Richtungen verschieben, wodurch sich die beiden Leisten vergröÿern bzw. verkleinern. Das kann man ausnutzen, wenn eine Mappe sehr viele 24

25 1.7 Arbeitsblatttechniken Abbildung 1.5: Register Blätter enthält Umbenennung von Arbeitsblättern Im Kontextmenü der Fensterleiste erscheinen im Befehle zur Verwaltung von Arbeitsblättern wie Löschen, Kopieren oder Umbenennen. Wie Sie sehen, habe ich auf diese Weise in Abbildung 1.1 die Namen Anfang und Reihen für die ersten beiden Tabellen festgelegt. Tipp Noch schneller lassen sich Tabellennamen durch Doppelklick mit der linken Maustaste im Register ändern. Der bisherige Namen erscheint hervorgehoben und kann editiert werden Einfügung von Arbeitsblättern Eine neue Tabelle kann man über das Kontextmenü der Blattregisterleiste erstellen. Wählt man den Umweg über das Menüsystem, ist aus dem Hauptmenü Einfügen der Befehl Tabellenblatt zu wählen. Die neue Tabelle erscheint in der Registerleiste unmittelbar vor dem gerade aktiven Blatt Löschen von Arbeitsblättern Eine bestehende Tabelle löschen Sie ebenfalls bequem mit dem Kontextmenü Verschieben oder Kopieren von Blättern Man kann eine bestehende Tabelle an eine andere Stelle verschieben oder eine zusätzliche Kopie an einer anderen Stelle erstellen. Am schnellsten geht das mit der Maus. Man packt 25

26 1 Dateneingabe und Formatierung mit der linken Maustaste das Register der Tabelle und zieht es an die gewünschte neue Stelle. Hält man zusätzlich die Taste Strg bleibt die bisherige Tabelle an ihrer alten Stelle und an der neuen Stelle entsteht eine Kopie. Die Kopie erhält dann den alten Namen und zusätzlich in Klammern angefügt die Zahl 2. Danach können Sie die Kopie umbenennen. Wollen Sie eine Tabelle einer Mappe in eine andere Mappe verschieben oder kopieren, müssen beide Mappen geönet sein. Sie können mit der gleich erklärten Fenstertechnik so wie in Abbildung 1.6 das Registerblatt von einer Registerleiste in die andere verschieben oder bei gedrückter Taste Strg kopieren und verschieben. Sie können aber auch zunächst die gewünschten Blätter markieren und im Kontextmenü oder im Hauptmenü Bearbeiten den Befehl Blatt verschieben/kopieren wählen. Dann erscheint ein Dialogfeld mit allen geöneten Arbeitsmappen. Wählen Sie die richtige aus und klicken dann im Feld Einfügen vor auf das Blatt, vor dem die verschobenen oder kopierten Blätter eingefügt werden sollen. Wenn die Blätter nicht verschoben, sondern kopiert werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie erstellen Ausblenden von Arbeitsblättern Sie können Arbeitsblätter ausblenden, um die Anzahl der Blätter auf dem Bildschirm zu reduzieren oder Arbeitsblätter mit vertrauliche Daten zu verbergen. Dazu ist lediglich die Befehlsfolge Format Blatt Ausblenden/Einblenden nötig. Natürlich ist dies kein wirklicher Schutz, da die verborgenen Blätter über die obige Befehlsfolge sofort wieder sichtbar werden Gleichzeitiges Markieren von Arbeitsblättern Normalerweise ist immer nur ein Arbeitsblatt ausgewählt. Mit den üblichen Windows- Techniken können Sie aber auch mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig auswählen, etwa um sie gemeinsam zu löschen oder in allen ausgewählten Blättern dieselbe Eingabe zu erreichen. Bei Blättern, die in einer Reihe liegen, klicken Sie auf die Registerkarte des ersten Blattes, und klicken dann bei gehaltener Umschalttaste auf die Registerkarte des letzten Blattes. Sind die Blätter verstreut, halten Sie die Taste Strg gedrückt, und klicken dann auf die Registerkarten der Blätter, die Sie auswählen wollen. Alle Blätter gemeinsam wählen Sie am besten über das Kontextmenü der Blattregister aus. Die Aufhebung der gemeinsamen Markierung erfolgt ebenfalls über das Kontextmenü oder durch Anklicken eines nicht-aktiven Arbeitsblatts. 26

27 1.8 Fenstertechniken 1.8 Fenstertechniken Neue Tabelle und neues Fenster Ein zweites Fenster für die aktuelle Mappe erhält man über die Befehlsfolge Fenster Neues Fenster. In der folgenden Abbildung habe ich zwei Fenster für die Arbeitsmappe ueb1 erzeugt. Die beiden Fenster benden sich innerhalb des Arbeitsmappenbeeichs von Excel und müssen mit den unter Windows üblichen Fenstertechniken platziert werden. Einfacher geht die Anordnung über die Befehlsfolge Fenster Anordnen... Excel bietet die Möglichkeit, die Fenster überlappend, neben- oder übereinander anzuzeigen. Wählt man dann die Option Vertikal, erscheinen die Fenster nebeneinander. Excel hat in der Titelleiste an den Namen der Datei :1 bzw. :2 angehängt, da die Fenster dieselbe Datei anzeigen. Drückt man in der Titelleiste des aktiven Fensters auf das quadratische Symbol, erscheint dieses Fenster im Vollbild, nimmt also den gesamten Bereich des Arbeitsmappenfensters ein. Ein Fenster im Vollbild kann nicht durch die Maus verschoben oder verkleinert werden. Das Symbol hat sich in zwei überlappende Quadrate verwandelt. Drückt man dieses, kann das Fenster wieder manipuliert werden. Sobald ein Fenster ma- Abbildung 1.6: Zwei Fenster für eine Arbeitsmappe ximiert ist, verdeckt es automatisch alle anderen Fenster. Über die Tastenkombination Strg + kann man bequem von Fenster zu Fenster springen. Die hier beschriebenen Fenstertechniken gelten auch, wenn zwei oder mehr Arbeitsmappen geönet sind. Jede Arbeitsmappe kann dann in einem eigenen Fenster dargestellt werden Fensterteilung Anstelle eines weiteren Fensters kann auch das aktuelle Fenster in zwei Hälften geteilt werden. Die waagrechte Teilung erfolgt über den kleinen Balken direkt über dem oberen Pfeil der vertikalen Laueiste. Sobald die Maus über diesem Balken liegt, verändert sich der 27

28 1 Dateneingabe und Formatierung Mauszeiger zu einem Doppelstrich mit zwei nach oben und unten gerichteten Pfeilen. Drückt man jetzt die Maus, erscheint ein dicker Querbalken, den man nur noch an die gewünschte Position zu schieben braucht. Jeder der beiden Bildschirmausschnitte zeigt dieselbe Tabelle, aber man kann unabhängig voneinander navigieren. Die senkrechte Teilung erfolgt über den kleinen Balken am rechten Rand der horizontalen Laueiste. Sobald die Maus über diesem Balken liegt, verändert sich der Mauszeiger zu einem Doppelstrich mit zwei nach links und rechts weisenden Pfeilen. Drückt man jetzt die Maus, erscheint ein dicker Längsbalken, den man nur noch an die gewünschte Position zu schieben braucht. Das Menü Fenster bietet noch eine weitere Variante der Teilung, nämlich das Fixieren einiger Zeilen. Diese bleiben beim Rollen des Bildschirms immer sichtbar. Das bietet sich etwa für Überschriften von Datenreihen mit vielen Zeilen an. Die Fixierung erfolgt durch Aktivierung derjenigen Zelle, die eine Zeile unterhalb und eine Spalte rechts des zu xierenden Bereichs steht. Bendet sich beispielsweise die Überschrift einer langen Tabelle im Bereich A1:G1, würde sich die Fixierung in der Zelle H2 anbieten, was durch den Befehl Fenster Fenster fixierenerfolgt. Die Fixierung lässt sich durch den Befehl Fenster Fixierung aufheben wieder entfernen Vergleich von Arbeitsmappen Sehr oft hat man von ähnlichen Arbeitsblättern Versionen in unterschiedlichen Arbeitsmappen. Wenn Sie beide Mappen önen, können Sie in jeder Mappe die betroenen Blätter aktivieren und dann den Befehl Fenster Nebeneinander vergleichen mit wählen. Excel ordnet die Blätter geeignet an und koordiniert den Bildlauf bei Betätigung der Bildlaueisten, so dass immer derselbe Bereich der beiden Blätter im Blick ist. 1.9 Löschen Sie können wie beschrieben ein ganzes Arbeitsblatt löschen, dann gehen natürlich alle Inhalte, Formeln oder Formate für immer verloren, oder nur gewisse Teile eines Arbeitsblatts. Da Excel zwischen Inhalten, Formeln und Formaten unterscheidet, können Sie auch beim Löschen zielgerecht vorgehen Löschen von Inhalt einer Zelle Den Inhalt einer Zelle kann man löschen, indem die Zelle zunächst ausgewählt wird. Der bisherige Inhalt erscheint in der Bearbeitungsleiste und kann jetzt gelöscht oder verändert werden. In diesem Fall bleiben die Formatierung und eventuelle Kommentare erhalten. 28

29 1.10 Verschieben, Kopieren und Ausschneiden Zeilen Wenn sie eine oder mehrere Zeilen löschen wollen, müssen Sie diese zunächst wie beschrieben markieren. Es gibt die Möglichkeit nur die Inhalte, Formate, Kommentare oder Formeln zu löschen, aber die Struktur des Blatts unverändert zu lassen oder die Zeilen vollständig auszulöschen. Dann rücken die anderen Zeilen nach oben und erhalten neue Zeilennummern. Dazu brauchen Sie nur im Kontextmenü der Zeile oder im Menü Bearbeiten den Befehl Zellen löschen auszuführen. Wollen Sie aber die Blattstruktur nicht ändern, so müssen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Löschen aufrufen. Dieser vergabelt sich in weitere Befehle, womit Sie die Art des Löschvorgangs einschränken. Sie können alles löschen, oder nur die Inhalte, Formate, Formeln oder Kommentare. Sie können den Befehl Bearbeiten Löschen auch zweimal aufrufen, wenn Sie etwa Formate und Inhalte, nicht aber die Kommentare löschen wollen Spalten Das Löschen von Zeilen überträgt sich sinngemäÿ auch auf Spalten, nur rücken hier beim Befehl Bearbeiten Zellen löschen die nicht gelöschten Spalten von rechts her nach Zellen und Bereiche Sie müssen die betroene Zelle oder den Bereich zunächst markieren und dann den Befehl Bearbeiten Löschen wie beschrieben ausführen. Das gezielte Auslöschen von Zellen oder Bereichen, die nicht nur aus Zeilen oder Spalten bestehen, ist meiner Meinung nach nicht sinnvoll, trotzdem bietet Excel auch hie den Befehl Bearbeiten Zellen löschen an Verschieben, Kopieren und Ausschneiden Diese Aktionen sind in den meisten Windows-Programmen standardisiert. Zunächst muss der gewünschte Bereich markiert werden. Führt man die Maus an den schwarzen Rahmen, verändert sich der Mauszeiger zu einem Pfeilkreuz, das in alle vier Himmelsrichtungen zeigt. Jetzt kann man den Bereich verschieben. Ist der neue Bereich nicht leer, fragt Excel nach, ob die bisherigen Inhalte überschrieben werden sollen. Das Ausschneiden erfolgt entweder über Strg + X oder über die Befehlsfolge Bearbeiten Ausschneiden. Der markierte Bereich wird von einem nervös machenden Laufband umgeben. Klickt man jetzt eine Zelle an und drückt die Eingabetaste, wird der ausgeschnittene Bereich hier eingefügt. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn die Verschiebung über eine groÿe Entfernung oder in eine andere Tabelle erfolgen soll. Genauso funktioniert das Kopieren, nur bleibt hier der ursprüngliche Bereich erhalten. Die Befehle sind Strg + C oder Bearbeiten Kopieren. 29

30 1 Dateneingabe und Formatierung Hat man in einem Zellbereich Formeln und möchte nur deren Wert, aber nicht die Formel selbst kopieren, markiert man zunächst diesen Bereich, drückt Strg + C, klickt den Befehl Bearbeiten Inhalte einfügen... und wählt im Dialog die Option Werte. So muss man immer vorgehen, wenn man nur die Ergebnisse von Formeln, aber nicht die Bereiche mit kopieren will, aus denen die Formeln hervorgegangen sind. Mit der beschriebenen Methode können Sie Formeln auch durch die berechneten Werte ersetzen, in dem Sie auf den bestehenden Teil überschreiben. Das lässt sich dann aber nicht mehr rückgängig machen Allgemeine Einstellungen Ein Groÿteil der Funktionalität von Excel versteckt sich in Dialogen. Sie erinnern sich, dass jeder Befehl, der mit drei Pünktchen endet, zu einem Dialog führt. Ich möchte jetzt einige Dialoge vorstellen, womit Sie die Bedienung und Ansicht von Excel Ihren Bedürfnissen anpassen können Der Dialog Anpassen Abbildung 1.7: Der Dialog Anpassen Die Oce-Programme bilden ein Gesamtkunstwerk und teilen sich den schönen Dialog Anpassen, der sich unter dem Menü Extras bendet. Darin kann man im Register Optionen steuern, wie sich die Befehle eines Menüs entfalten. Insbesondere kann die Option Nach kurzer Verzögerung vollständige Menüs anzeigen wählen. Dann werden 30

31 1.11 Allgemeine Einstellungen die zuletzt verwendeten Befehle zuerst angezeigt und man muss auf die restlichen Befehle einen Augenblick warten. Ich nde das wenig hilfreich und habe diese Option abgewählt. Auÿerdem lassen sich noch Kindereien wie Menüanimation auswählen. Ihre Entscheidung wird danach für alle Oce-Programme gültig. Die beiden anderen Register sind für die individuelle Anpassung der Symbolleisten erstellt worden Der Monsterdialog Optionen Dieser Dialog bietet unzählige Möglichkeiten, die Ansicht des Fensters zu gestalten. Man kann die Gitterlinien ebenso ausblenden wie die Statusleiste oder die Laueisten. Dieser Dialog ist das Entsorgungslager für nicht einzuordnende Befehle. Er önet sich über den Befehl Optionen... des Menüs Extras. Mit jeder neuen Version kommen hier weitere Register hinzu. So sieht das Monster in meiner Oce-Version aus: Abbildung 1.8: Der Dialog Optionen Generell behandelt dieser Dialog mit seinen unzähligen Registern die Erscheinung der Fenster. Leider weiÿ man nie, ob die Wahl nun für Excel als ganzes, oder für die aktuelle Arbeitsmappe oder gar nur für die aktuelle Tabelle gültig ist. Wählt man zum Beispiel die Option Gitternetzlinien ab, hat das nur Auswirkung auf das gerade aktuelle Arbeitsblatt. Entscheidet man sich gegen die Bearbeitungsleiste, verschwindet diese nicht nur in allen Arbeitsblättern der aktuellen Arbeitsmappe, sondern gleich in allen Arbeitsmappen. Die Programmierer von Microsoft scheinen sich für den Monsterdialog selber etwas zu schämen, da er weder über ein Tastaturkürzel noch über ein Symbol zu erreichen ist. 31

32 1 Dateneingabe und Formatierung Andererseits ist er in fast allen Programmen des Hauses vorhanden Der Dialog Autokorrektur Dieser Dialog önet sich über die Befehlsfolge Extras Autokorrektur-Optionen. Man kann Kürzel für vollständige oft verwendete Begrie oder Symbole denieren. Falls jemand zufällig Dietrich Baumgarten heiÿt, wird er das oft zu schreiben haben und freut sich, wenn das Kürzel db sich zum vollen Namen entfaltet. Die Autokorrektur ersetzt auch automatisch den zweiten Groÿbuchstaben am Anfang eines Wortes durch einen kleinen. Das kann lästig werden, daher kann die Autokorrektur durch Strg + Z rückgängig gemacht werden. Abbildung 1.9: Der Dialog Autokorrektur Jeder Eintrag gilt für alle Teile des Oce-Pakets und kann wieder gelöscht werden Zoom Je nach Sehstärke kann auch die Bildschirmgröÿe des Excel-Fensters eingestellt werden. Dazu muss der Befehl Ansicht Zoom... aufgerufen werden. Dann erscheint ein einfach zu bedienender Dialog zur Auswahl der Bildschirmgröÿe. Schneller geht die Zoomeinstellung natürlich über das entsprechende Symbol aus der Symbolleiste Standard, siehe dazu die Abbildung 1.1. Noch einfacher geht es, wenn Sie bei gehaltener Taste Strg das Mittelrad der Maus drehen. 32

33 2 Formeln und Funktionen In diesem Kapitel wird gezeigt, wie man mit Excel Rechnungen durchführt. Dazu gibt es Formeln und eingebaute Funktionen. Besonders wichtige mathematische Zusammenhänge wie arithmetische und geometrische Reihen kann Excel sogar selbst erstellen. 2.1 Autovervollständigung Das Ausfüllkästchen In der Abbildung 1.1 auf Seite 11 ist der Bereich B8:D9 ausgewählt. Die aktuelle Zelle ist die linke obere, also B8. Sie erscheint weiÿ und ihr Inhalt steht im Eingabefeld, ihre Koordinaten im Namensfeld. In der Ecke unten links des markierten Bereichs erscheint ein kleines Kästchen, das so genannte Ausfüllkästchen. Durch Ziehen nach rechts oder unten erweitert sich nicht nur die Markierung, sondern in bestimmten Fällen auch der Inhalt der neu markierten Zellen. Wenn Sie auf das Ausfüllkästchen zeigen, nimmt der Mauszeiger die Form eines schwarzen Kreuzes an, nicht zu verwechseln mit den vier nach Norden, Süden, Osten und Westen zeigenden Pfeilen zum Verschieben einer Zelle. Sie müssen also das Ausfüllkästchen genau treen. Danach die Maus mit gedrückter linker Maustaste solange wie erforderlich nach unten oder rechts ziehen und dann die Maustaste wieder los lassen. Excel erkennt die Gesetzmäÿigkeit des Übergangs von Zeile 8 nach Zeile 9. In der Spalte C das genau ein Jahr spätere Datum, in der Spalte D kommen 20 Einheiten hinzu und in der Spalte E wird von Abt. 1 zur Abt. 2 gesprungen. Excel vermutet lineare Trends und würde nach Ziehen am Ausfüllkästchen um zwei Zeilen nach unten die folgenden Einträge in den Zeilen 10 und 11 selbst vornehmen: Abt Abt. 4 Manchmal will man aber in einem Bereich einen konstanten Wert haben. Dann gibt man diesen Wert in die erste Zelle ein und zieht mit der linken Maustaste nach rechts bzw. unten und lässt dann los Der Reihendialog Bei Reihen mit linearen Trend werden meist nur zwei Werte vorgegeben, daran erkennt Excel den gleichbleibenden Abstand von Nachbarzellen und füllt entsprechend aus. Es 33

34 2 Formeln und Funktionen gibt aber auch die Möglichkeit nur einen Wert anzugeben und dann am Ausfüllkästchen mit der rechten Maustaste zu ziehen. Der markierte Bereich bleibt zunächst leer, aber es erscheint ein Kontextmenü mit dem Menüpunkt Reihe... Wählt man diesen an, erscheint der Reihendialog von Abbildung 2.1. Dieser Dialog erscheint auch über die Menüfolge Bearbeiten Ausfüllen Reihe.... Excel vermutet zunächst eine lineare Folge mit Inkrement von 1. Sie können hier jeden Wert einstellen. Bei linearen Folgen unterscheidet sich die Dierenz benachbarter Zellen um dieses Inkrement, bei geometrischen Folgen ist das Inkrement der Quotient der beiden Zellen. Abbildung 2.1: Der Reihendialog Die sicherlich bekannteste geometrische Folge ist die Zinseszinsformel K n = K 0 (1+r) n, wobei r der Zinssatz und K 0 der Anfangsbetrag sind. Will man die Verzinsung eines Kapitals von 1000 Euro, das sich mit 3 Prozent jährlich verzinst über 10 Jahre verfolgen, gibt man 1000 in eine Zelle ein, zieht 9 Zeilen nach unten oder 9 Spalten nach rechts mit der rechten Maustaste, entscheidet sich dann für den Menüpunkt Reihe... des Kontextmenüs und gibt als Inkrement 1,03 an und wählt <geometrisch als Typ Benutzerdenierte Listen Excel kennt viele Reihen, besonders Datenreihen wie Jan(uar), Feb(ruar), usw. oder Montag, Dienstag usw. Es erlaubt aber Reihen selbst zu erstellen, so genannte benutzerdenierte Listen. Man schreibt einfach eine sinnvolle Reihe wie etwa Messer, Gabel, Schere, Licht in vier benachbarte Zellen und schlägt dann die Menüfolge Extras/Optionen... ein und wählt in dem Monsterdialog das Register Benutzerdenierte Listen. Der Zellbereich, wo sich die in der Tabelle erstellte Liste bendet, erscheint im Eingabefeld unten und kann durch die Schaltäche Importieren zu den bekannten Listen hinzugefügt werden. Man kann aber auch in demselben Dialog im Eingabefeld Listeneinträge eine Liste eintragen, die nicht schon in der Tabelle steht. Nach Erstellung der Liste bitte die Schaltäche Hinzufügen zu drücken. Excel erkennt danach benutzerdenierte Listen und die Vervollständigung erfolgt durch das Ausfüllkästchen. 34

35 2.2 Formeln 2.2 Formeln Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. In der Abbildung 2.2 sehen Sie eine Tabelle mit ktiven Werten für die Anzahl monatlich verkaufter Bier- bzw. Wasserkisten eines Händlers in einem Jahr. Die Tabelle endet in der Zeile 13 für den Dezember. Der Absatz von Bier steigt monatlich um 100 Kästen, während der von Wasser um 100 Kästen abnimmt. Nun soll der Monatsumsatz berechnet werden. Dabei wird angenommen, dass jeder Kasten Bier mit 10 e und jeder Kasten Wasser mit 5 e zu Buche schlägt. Die Formel in Zelle D2 für den Monat Januar lautet daher = 10*B2 + 5*C2 da in den Spalten B bzw. C die Anzahl der verkauften Kästen stehen. Diese Formel muss man nun in die Bearbeitungsleiste eingeben, nachdem die Zelle D2 aktiviert wurde. Damit Excel die Eingabe als Formel erkennt, muss zunächst das Gleichheitszeichen getippt werden. Abbildung 2.2: Eine Formel Anstatt in der Formel C2 einzutippen, ist es auch erlaubt, die entsprechende Zelle anzuklicken. Sie wird dann von einem gestrichelten Rahmen umgeben, bis man wieder in die Eingabeleiste klickt. Das ist für Anfänger gewöhnungsbedürftig, da der Eindruck erweckt wird, als wäre diese Zelle aktiviert. Das Ergebnis von erscheint in der Zelle D2, sobald die Eingabe mit der Eingabe-Taste beendet wird. Das könnte man jetzt für die nächste Zeile wiederholen. Da aber die Formel nur für die Zeilennummer verändert wird, bietet Excel das schon beschriebene Ziehen an. Zunächst muss die Zelle D2 wieder aktiviert werden. Dann wird an ihrem Ziehpunkt die ganze Spalte bis zur Zeile 13 überstrichen. Excel füllt dann alle Zellen korrekt aus. Vergleichen Sie bitte Ihr Ergebnis mit der Abbildung 2.3, wo alle Ergebnisse kompakt zu sehen sind. Tipp Noch schneller als Ziehen funktioniert ein Doppelklick auf dem Ziehpunkt. Die Formel wird dann korrekt nach unten sinngemäÿ weitergeführt. 35

36 2 Formeln und Funktionen Absolute, gemischte und relative Bezüge Im vorigen Beispiel wurde der Umsatz in Zelle D2 über die Formel =10*B2 + 5*C2 berechnet. Durch Ziehen nach unten wird in der Zeile 3 die 2 durch 3 ersetzt usw. Das bewirkt der relative Bezug. Der Umsatz pro Kasten Bier beträgt 10 e und bleibt beim Ziehen unverändert. Das gleiche trit auf die 5 e zu. Der Wert steht 10 in der Zelle I2 und 5 in der Zelle I3. Somit führt auch die folgende Formel zum Ziel: =I2*B2 + I3*C2 Wird aber jetzt diese Formel durch Ziehen auf die anderen Zeilen übertragen, werden nicht nur die erwünschten Ersetzungen von B2 nach B3 und von C2 nach C3 durchgeführt, sondern auch die unerwünschten Fortsetzungen I2 nach I3 und I3 nach I4. Excel bietet daher über die gemischten Bezüge die Möglichkeit, Bezüge auf Zeilen einzufrieren. Dafür muss vor der Zeilenkoordinate ein Dollarzeichen stehen I$2. Beim Ziehen nach unten bleibt die 2 erhalten und natürlich auch das I, beim Ziehen nach rechts verändert sich aber nach wie vor der Spaltenindex, daher die Bezeichnung gemischter Bezug. Durch das Dollarzeichen lässt sich aber auch der Spaltenindex festhalten, dann muss es $I2 heiÿen. Das Ziehen nach rechts ändert jetzt nichts mehr am Spaltenindex I. Das ist die zweite Form des gemischten Bezugs. Der absolute Bezug verhindert Veränderung in jeder Richtung und erfolgt durch zwei $-Zeichen: $I$2. In unserem Fall muss deshalb eine der beiden folgenden Formeln verwendet werden: =$I$2*B2 + $I$3*C2 =I$2*B2 + I$3*C2. Nach dem Ziehen wird daraus in der Zeile 3: $I$2*B3 + $I$3*C3 bzw. =I$2*B3 + I$3*C3. Als nächstes soll nun der Gewinn berechnet werden. Pro Kasten Bier fällt ein Gewinn von einem Euro ab und bei einem Kasten Wasser werden 50 Cent erwirtschaftet. Die beiden Faktoren stehen in den Zellen H2 und H3. Ich habe daher in der Zelle E2 folgende Formel eingetragen: =$H$2*B2 + $H$3*C2 Diese Formel lässt sich problemlos am Ausfüllkästchen durch Ziehen oder durch Doppelklick nach unten erweitern Die F4-Taste Das Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen über Einfügen und Löschen des $-Zeichens ist lästig. Man kann über die Taste F4 alle möglichen Kombinationen von relativen und absoluten Bezüge nacheinander einstellen. Man markiert im Eingabefeld den Bezug, der geändert werden soll und drückt solange F4 bis die richtige Einstellung erscheint. 36

37 2.3 Matrix-Formeln 2.3 Matrix-Formeln Abbildung 2.3: Ergebnisse und Summe Der Inhaber möchte neben Umsatz und Gewinn auch über die Anzahl verkaufter Flaschen informiert werden. Jeder Kasten Bier hat 20 und jeder Kasten Wasser 12 Flaschen. Die monatlichen Gesamtzahlen sollen im Bereich F2:F13 erscheinen. Dieser Bereich bildet mathematisch einen Spaltenvektor, die Anzahl der Werte heiÿt Dimension, welche hier den Wert 12 hat. Die Werte eines Vektors heiÿen Komponenten. Mehrere Spaltenvektoren, die einen zusammenhängenden Bereich bilden, erzeugen eine Matrix. Eine Matrix ist also ein rechteckige Bereich, der aus m Zeilen und n Spalten besteht. Auch hier heiÿen die m n Werte der Matrix Komponenten. Ein Vektor ist somit ebenfalls eine Matrix, nämlich der Sonderfall mit nur einer Spalte bzw. nur einer Zeile. Matrizen kann man mit einer Zahl multiplizieren, indem man jede Komponente einzeln mit dieser Zahl multipliziert. Zwei Matrizen mit übereinstimmender Zeilen- und Spaltenzahl kann man addieren, indem ebenfalls komponentenweise addiert wird. Der Ergebnisvektor F2:F13 ergibt sich aus den Spaltenvektoren B2:B13 und C2:C13 durch den Ausdruck = K2*B2:B13 + K3*C2:C13 da K2 = 20 und K3 = 12 gilt. Diese Formel habe ich in die Zelle E2 geschrieben, wobei ich zuvor den gesamten Zielbereich F2:F13 markiert habe. Damit Excel dies als Matrixformel erkennt, muss die Formeleingabe durch die Tastenkombination Strg

38 2 Formeln und Funktionen abgeschlossen werden. Dann und nur dann schlieÿt Excel die Formel automatisch in geschweifte Klammern { } ein. Sie dürfen also die geschweiften Klammern nicht selbst schreiben! Hinweis Für alle Matrixoperationen müssen Sie immer ˆ zunächst den Ergebnisbereich markieren ˆ und dann die Formeleingabe durch die Tastenkombination Strg + + beenden. 2.4 Funktionen Ich möchte nun die Einzelwerte zusammenfassen, also jeweils Summen bilden. Dazu aktiviere ich die Zelle B14, schreibe das Gleichheitszeichen, damit Excel eine Formel erkennt und drücke dann das Funktionssymbol f x. Excel önet das Dialogfeld Funktion einfügen, das die vorhandenen Funktionen auistet. Die Funktionen sind in Kategorien eingeteilt, eine davon heiÿt Zuletzt verwendet, wo alle zuletzt von mir verwendeten Funktionen aufgelistet sind. Dazu gehört auch die Funktion SUMME, die sich auch in ihrer eigentlichen Kategorie Math. & Trigonom. auftreiben lieÿe. Abbildung 2.4: Das Dialogfeld Funktion einfügen Ich klicke doppelt auf dem Eintrag SUMME. Dann önet sich ein weiterer Dialog, der mir eifrig bei den Argumenten helfen will. 38

39 2.4 Funktionen Abbildung 2.5: Das Dialogfeld Funktionsargumente Dieses Dialogfeld kann Gedanken gelesen und hat bereits den Bereich B2:B13 als Argument eingesetzt. Das darf jetzt noch geändert werden, entweder durch direkte Eingabe oder indem der gewünschte Bereich im Arbeitsblatt mit der Maus überstrichen wird. Ich übernehme den Vorschlag aber und drücke OK. Die Summe des Bereichs B2:B13 erscheint dann prompt in der Zelle B14. Diese bleibt aktiviert und bietet Ihr Ziehkästchen an, das ich in der Zeile 14 nach rechts verschiebe bis zur Spalte F14, um auch die anderen Summen zu erhalten. Wenn Sie das nacharbeiten, sollten Sie zur Übung jetzt die Mittelwerte berechnen. Dazu werden alle 12 Monatswerte einer Spalte summiert und durch 12 geteilt. Die Werte sollen im Bereich B15:F15 erscheinen. Es gibt zwei Möglichkeiten. Entweder als Formel oder mit dem Funktionsassistenten. Die Formel für B15 ist sehr einfach = B14/12 Achten Sie wie immer bei Formeln auf das anfängliche Gleichheitszeichen! Bei der zweiten Methode wird wie beschrieben die Funktion MITTELWERT aufgerufen. Die angebotenen Funktionsargumente sind mit B2:B14 diesmal allerdings falsch, die 14 muss im Eingabefeld durch 13 ersetzt werden. Welchen Weg Sie auch einschlagen, das Ergebnis sollte 1550 sein. Nutzen Sie auch jetzt das Ziehkästchen der Zelle B15 und ziehen Sie bis F15 weiter. In den Zeilen 14 und 15 sollte dann folgendes stehen: Summen e e Mittelwert e e

40 2 Formeln und Funktionen 2.5 Wichtige Funktionen Arithmetische Funktionen Die Funktion GANZZAHL() rundet eine Zahl auf die nächstkleinere ganze Zahl ab. Somit ist GANZZAHL(9,2)=9 und GANZZAHL(-9,2)=-10. Die Funktion REST(Zahl;Divisor) gibt den Rest einer Division zurück. Das Ergebnis hat dasselbe Vorzeichen wie Divisor. Somit ist REST(23;12)=11 und REST(23;-12)=-1. Verwandte Funktionen nden Sie in der Hilfe, etwa RUNDEN(Zahl;AnzahlStellen) Tabellenfunktionen Die Funktion ZEILE() gibt den Zeilenwert und die Funktion SPALTE() den Spaltenwert der aktuellen Zelle zurück. Ist etwa die Zelle D2 aktiv, so hat die Formel den Wert 8 = Statistische Funktionen Die Funktion SUMME(Zahl1;Zahl2;...) =ZEILE()*SPALTE() summiert die Argumente. Beachten Sie, dass Excel die Argumente durch je ein Semikolon und nicht durch Komma trennt. Man kann die Funktion mit Werten wie =SUM- ME(1;2;3;4) aufrufen oder mit Bezügen wie =SUMME(A1:B4), wobei nur Zahlen berücksichtigt werden. Achten Sie unbedingt auf das anfängliche Gleichheitszeichen, denn sonst fasst Excel die Eingabe als Text auf und gibt diesen aus. 40

41 2.5 Wichtige Funktionen Eng verwandt mit der Funktion SUMME ist die Funktion MITTELWERT(Zahl1;Zahl2;...) welche den Mittelwert der Zahlen berechnet, also die Summe durch die Anzahl der Werte teilt. Diese Funktion gehört zur Gruppe der statistischen Funktionen, genau wie VARI- ANZ(Zahl1;Zahl2;...), VARIANZEN(Zahl1;Zahl2;...), sowie STABW(Zahl1;Zahl2;...) und STABWN(Zahl1;Zahl2;...) für die Varianz und die Standardabweichung einer Stichprobe bzw. einer Grundgesamtheit Rang-Funktion Bei der Vergabe von Rangzahlen wird der kleinsten Beobachtung der Rang 1 und der gröÿten Beobachtung der Rang n, also der Stichprobenumfang gegeben. Kommen Beobachtungen mehrfach vor (so genannte Bindungen), wird jedem der mittlere Rang zugeordnet. Excel kann Sortieren (Daten Sortieren) und kennt auch Ränge, vergibt aber nicht das arithmetische Mittel, sondern ordnet zwei gleichen Zahlen dieselbe Rangzahl zu. Zusätzlich wirkt sich das Vorhandensein zweier gleicher Zahlen auf die Ränge der nachfolgenden Zahlen aus. Ist die Zahl 10 zum Beispiel zweimal in einer Liste ganzer Zahlen vertreten und hat den Rang 5, dann hat die Zahl 11 den Rang 7 (keine Zahl hat den Rang 6). Die Excel-Funktion heiÿt RANG und hat die Syntax RANG(Zahl;Bezug;Reihenfolge) Weiter heiÿt es in der Online-Hilfe dazu: ˆ Zahl ist die Zahl, deren Rangzahl Sie bestimmen möchten. ˆ Bezug ist eine Matrix mit Zahlen oder ein Bezug auf eine Liste von Zahlen. Nicht numerische Werte im Bezug werden ignoriert. ˆ Reihenfolge ist eine Zahl, die angibt, wie der Rang von Zahl bestimmt werden soll. Ist Reihenfolge mit 0 (Null) belegt oder nicht angegeben, bestimmt Microsoft Excel den Rang von Zahl so, als wäre Bezug eine in absteigender Reihenfolge sortierte Liste. Ist Reihenfolge mit einem Wert ungleich 0 belegt, bestimmt Microsoft Excel den Rang von Zahl so, als wäre Bezug eine in aufsteigender Reihenfolge sortierte Liste. In der Abbildung 2.6 ist ein Beispiel für die Rangfunktion zu sehen. Zunächst habe ich im Bereich B1:N1 Zufallszahlen zwischen 0 und 10 erzeugt. Dazu habe zunächst den Bereich B1:N1 markiert und dann in die Zelle B1 die Formel =RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*10;0) 41

42 2 Formeln und Funktionen A B C D E F G H I J K L M N O P Q Zufallszahlen {=RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*10;0)} Rang {=RANG(B1:N1;$B$3:$N$3)} Geordnet Abbildung 2.6: Die Rangfunktion geschrieben und über die Tastenkombination Strg + + als Matrixformel abgeschickt. Dann habe ich diese Zahlen festgefroren, indem der Bereich zunächst mit Strg + C in die Zwischenablage verbannt und dann über den Befehl Bearbeiten Einfügen... als Werte zurückgeholt wurde. Damit geht die Formel verloren, die reinen Zahlen bleiben übrig. Diese habe ich noch zusätzlich in den Bereich B3:N3 kopiert und dann aufsteigend über den Befehl Daten Sortieren... absteigend sortiert. Darauf wurde der Bereich B2:N2 markiert und in die Zelle B2 kam der Matrixbefehl { =RANG(B1:N1;$B$3:$N$3) } Logische Funktionen Die logischen Funktionen UND und ODER haben mindestens zwei Parameter. Die Funktion UND hat die Syntax UND(Logischer_Ausdruck1;Logischer_Ausdruck2;...) und gibt WAHR zurück, wenn alle Argumente WAHR sind. Hat auch nur ein Parameter den Wert FALSCH, gibt diese Funktion den Wert FALSCH zurück. Die Funktion ODER mit der Syntax ODER(Logischer_Ausdruck1;Logischer_Ausdruck2;...) ist da wesentlich groÿzügiger, denn sie gibt WAHR schon zurück, wenn mindestens ein Argument WAHR ist. Erst wenn alle Parameter den Wert FALSCH haben, gibt diese Funktion den Wert FALSCH zurück WENN-Funktion In der Abbildung 2.7 sind in der Spalte Wert die vermittelten Objekte und in der Spalte daneben die erhaltenen Provisionen eines Maklerbüros zu sehen. Die Objekte sind in die Kategorien ETW (Eigentumswohnung), RH (Reihenhaus) und Mehrfamilienhaus (MFH) eingeteilt. Die Vermittlungsprovision für eine ETW beträgt 3%, für ein RH 5% und für ein MFH 10%. Das Maklerbüro bietet den Vermittlern für besonders schwierige Objekte eine vom Baujahr abhängige Sonderprämie von 1000 Euro an. Diese Prämie wird fällig, wenn 42

43 2.5 Wichtige Funktionen das Baujahr zwischen 1970 und 1979 oder vor 1920 liegt. Hier gibt es nur zwei Fälle: Sonderprämie oder nicht. Deshalb wird eine Funktion benötigt, die abhängig von einem logischen Ausdruck je einen Wert zurückgibt. Diese Funktion benötigt drei Parameter. Der erste prüft, ob eine bestimmte logische Bedingung WAHR oder FALSCH ist. Der zweite Parameter ist der Wert, der zurückgegeben wird, wenn die logische Bedingung den Wert WAHR hat und der dritte Parameter ist der zurückgegebene Wert, wenn die logische Bedingung den Wert FALSCH hat. Die Syntax der WENN-Funktion lautet also: WENN(LogischerAusdruck; WAHRWert; FALSCHWert) Jeder Parameter kann ein beliebiger Ausdruck sein, sofern er beim Aufruf der Funktion ausgewertet werden kann. Insbesondere können die beiden hinteren Parameter selbst wieder WENN-Funktionen sein wie in einem der folgenden Beispiele. Im Fall der Zeitprämie wird der logische Ausdruck sehr umfangreich und lautet =WENN(ODER(JAHR(C2)<1920;UND(JAHR(C2)<1980;JAHR(C2)>1969));1000;0) Der logische Ausdruck besteht also aus der ODER-Funktion, wobei deren zweiter Parameter die UND-Funktion ist. Diese Formel wird in die Zelle D2 eingetragen und dann am Ausfüllkästchen nach unten gezogen. Dann wird aus D2 zunächst D3 usw. bis D6. Abbildung 2.7: Matrixfunktionen: WENN und SUMMEWENN Für die Provision liegen drei Fälle vor, also langt ein Aufruf der WENN-Funktion nicht, sondern man muss mehrere Aufrufe ineinander schachteln. Die äuÿere WENN- Funktion prüft zunächst auf ETW. Im zweiten Argument wird dann von einem weiteren Aufruf der WENN-Funktion auf RH untersucht. Es ergibt sich folgende Formel in Zelle E2 =WENN(A2="ETW";0,03*B2;WENN(A2="RH";0,05*B2;0,1*B2)) Es werden also zwei WENN-Funktionen ineinander verschachtelt. Wem das unheimlich ist, könnte auch mit der folgenden Formel zum Ziel kommen: 43

44 2 Formeln und Funktionen =WENN(A2="ETW";0,03*B2;0)+WENN(A2="RH";0,05*B2;0) +WENN(A2="MFH";0,1*B2; SUMMEWENN-Funktion Betrachten Sie bitte in der Abbildung 2.7 die Zellen H2 bis H4, wo die Gesamtsummen der Erlöse und Prämien nach Kategorien aufgefächert sind. Erreicht wird dies mit einer speziellen Funktion, der SUMMEWENN-Funktion. Der Name soll andeuten, dass die Einträge einer Spalte nur dann addiert werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Syntax dieser Funktion lautet: SUMMEWENN(AbfrageBereich;Kriterium;SummationsBereich) Dabei beschreiben die Argumente Abfragebereich und SummationsBereich Teile einer Liste, wovon das Argument SummationsBereich der Zellbereich ist, über den die Summation statt ndet. Es werden aber nur diejenigen Zellen berücksichtigt, die dem Argument Kriterium entsprechen. Das Kriterium bezieht sich dabei immer auf den Parameter AbfrageBereich. Das Argument Kriterium ist also ein logischer Ausdruck, der für die Zellen des Bereichs AbfrageBereich ausgewertet wird. Nur wenn dieser Ausdruck den Wert WAHR ergibt, wird der Wert der entsprechenden Zelle in die Addition einbezogen. In unserem Beispiel sind die drei Kategorien ETW, RH und MFH vorhanden, die in der Spalte A vorkommen. Summiert wird über die Einträge in Spalte B für die Werte und in der Spalte C für die Provisionen. Für jede Kategorie soll der Gesamtwert der verkauften Objekte bestimmt werden. In der Zelle H2 steht somit die Anweisung oder =SUMMEWENN($A$2:$A$6;$A2;B$2:B$6) =SUMMEWENN($A$2:$A$6;"ETW";B$2:B$6) Beide Ausdrücke sind gleichwertig, da der Wert der Zelle A2 gerade ETW ist. Nur wenn in der Spalte A des Bereichs $A$2:$A$6 ETW steht, wird der Wert der entsprechenden Zelle der Spalte B mit in die Summation einbezogen. Achten Sie bitte auf die Dollarzeichen, um die Bezüge bezüglich der Zeilen absolut zu machen Datumsfunktionen Excel bietet eine Fülle von Funktionen im Zusammenhang mit Zeit und Datum. Einige habe ich in der folgenden Tabelle zuammengestellt. 44

45 2.5 Wichtige Funktionen Funktion JETZT( ) HEUTE( ) DATUM(J;M;T) WOCHENTAG(Zahl;Typ) TAG(Zahl) MONAT(Zahl) Tabelle 2.1: Datumsfunktionen Beschreibung Liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit. Gibt die fortlaufende Zahl des heutigen Datums zurück. Gibt die fortlaufende Zahl zurück, die ein bestimmtes Datum darstellt. Es muss zunächst das Jahr J, dann der Monat M und zum Schluss der Tag T eingegeben werden. Wandelt eine fortlaufende Zahl in einen Wochentag um. Der Tag wird standardmäÿig als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 1 (Sonntag) bis 7 (Samstag) annehmen kann. Das Ergebnis ist eine fortlaufende Zahl, die das Datum des Tages darstellt, nach dem gesucht wird. Datumsangaben müssen mithilfe der Funktion DATUM oder als Ergebnisse anderer Formeln oder Funktionen eingegeben werden. Verwenden Sie z. B. für den 23. Mai 2008 DATUM(2008;5;23). Das zweite Argument bestimmt den Rückgabetyp. Lässt man Typ weg oder setzt dessen Wert auf 1, so erhält der Sonntag die Nummer 1, der Montag die 2 bis zum Samstag mit der Nummer 7. Ist der Wert von Typ 2, so werden die Tage von Montag an gezählt, und zwar von 1 bis 7. Wählt man dagegen 3 für Typ, geht es beim Montag mit der 0 los bis zum Sonntag mit 6. Gibt den Tag eines Datums als fortlaufende Zahl zwischen 1 und 31 zurück. Gibt den Monat eines Datums als fortlaufende Zahl zwischen 1 und 12 zurück. JAHR(Zahl) Gibt das Jahr eines Datums als fortlaufende Zahl zwischen 1900 und 9999 zurück. Fortsetzung auf der nächsten Seite 45

46 2 Formeln und Funktionen Funktion TAGE360(A;E;B) Tabelle 2.1: Datumsfunktionen Beschreibung Diese Funktion hat drei Argumente A, E und B, wobei A das Ausgangsdatum, E das Enddatum und B nur WAHR oder FALSCH sein kann. In Europa sollte B immer den Wert WAHR erhalten. Berechnet wird die Anzahl der zwischen zwei E und A liegenden Tage, wobei man das Jahr in 12 Monate zu je 30 Tagen einteilt. Jedes Ausgangs- und Enddatum, das auf den 31. eines Monats fällt, wird zum 30. desselben Monats. Die Monatsenden im Februar bekommen aber nicht den Wert 30, aber der Februar selbst hat 30 Tage. Lässt man den Parameter WAHR weg, oder gibt stattdessen FALSCH ein, rechnet Excel nach einer amerikanischen Methode. Wie diese Werte dann erscheinen, hängt von der eingestellten Zellenformat ab Matrixfunktionen Für Matrizen stellt Excel für Vorgänge wie Multiplikation zweier Matrizen oder Finden der Inversen einer Matrix leistungsstarke Funktionen zur Verfügung. Die Matrix- Funktion MMULT mit der Syntax MMULT(A;B) gibt das Produkt der beiden Matrizen zurück. Die beiden Matrizen können als Zellbereiche wie C2:D6 oder als Matrix-Konstanten angegeben sein. Die Anzahl n der Spalten von A muss mit der Anzahl der Zeilen von B übereinstimmen. Ist A eine m n-matrix und B eine n k-matrix, so ist das Ergebnis eine m k-matrix, d.h. die Ergebnismatrix hat dieselbe Anzahl von Zeilen wie A und dieselbe Anzahl von Spalten wie B. Da das Ergebnis eine Matrix ist, muss die Eingabe mit der Tastenkombination Strg + + abgeschlossen werden. In der Abbildung 2.8 ist zu sehen, wie die Ergebnisse des Getränkehändlers mit nur einer Matrixformel berechnet werden können. Wenn Sie es nachvolziehen wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Markieren Sie den Bereich B2:C13 der Eingangswerte und geben im Namensfeld den Bezeichner E ein. Markieren Sie dann den Bereich D2:F13 und geben im Namensfeld den Bezeichner A ein. Als letztes soll der Bereich I2:K3 den Namen F erhalten. 2. Markieren Sie dann den Bereich D2:F13 und geben im Eingabefeld die Formel 46

47 2.5 Wichtige Funktionen Abbildung 2.8: Ergebnisse und Summe MMULT(E;F) ein. 3. Drücken Sie dann die Tastenkombination Strg + +. Die Matrixbereiche sollten dann wie in Abbildung 2.8 durch Begrenzungen zu erkennen sein. Neben der Multiplikation benötigt man die Inverse und die Transponierte einer Matrix. Die Funktion MINV mit der Syntax MINV(A) gibt die Inverse A 1 der Matrix A zurück. Dazu muss A quadratisch sein, d.h. die Anzahl der Zeilen und der Spalten sind gleich. Die Funktion MTRANS mit der Syntax MTRANS(A) gibt die Transponierte B = A T der Matrix A zurück. Hat A m Zeilen und n Spalten, so hat die Transponierte n Zeilen und m Spalten und es gilt b i,j = a j,i. Die Funktion MDET mit der Syntax MDET(A) gibt den Wert der Determinante von A zurück. 47

48 2 Formeln und Funktionen A B C D E F G H I J K L M N O A A -1 Det(A) INDEX($A$2:$C$4;3;2) A T /20-2/5 4/ /5-1/5-1/ /20 2/5-3/ Abbildung 2.9: Matrixoperationen Im Arbeitsblatt der Abbildung 2.9 habe ich zunächst den Bereich $A$2:$C$4 markiert und im Eingabefeld der Zelle A2 den Matrixbefehl =ZEILE() +2*SPALTE() +2*WENN(ZEILE()=SPALTE();1;0) eingegeben. In der Zelle C4 steht somit der Wert 10 = 4 + 6, denn die Funktionen ZEILE() und SPALTE() haben die Werte 4 und 3 und sind verschieden. In der Zelle C3 steht dagen der Wert 11 = , denn die Funktionen ZEILE() und SPALTE() haben die Werte 3 und 3 und sind gleich, daher liefert die WENN-Funktion den Wert 1. In dieser Abbildung bendet sich noch eine weitere Matrixfunktion und zwar die INDEX-Funktion Die INDEX-Funktion Dies ist eine Funktion, womit man direkt Zugri auf die Elemente einer Matrix hat. Die Syntax dieser Funktion lautet: INDEX(M;Z;S) und sie gibt den Wert der Zelle zurück, der in der Zeile Z und Spalte S der Matrix M steht. Die Zeilen und Spalten werden dabei von 1 anfangend durchgezählt. Somit gibt z.b. die in der Zelle B7 stehende Formel der Abbildung 2.10 von Seite 49 =INDEX(Profs!$A$1:$D$6;3;2) den Wert der Zelle B3 des Arbeitsblatts, also Lin- Algebra wieder, denn bezogen auf die Matrix $A$1:$D$6 ist die Zelle B3 das Element der dritten Zeile und zweiten Spalte SVERWEIS-Funktion Betrachten Sie zunächst die Abbildung 2.10 für eine typische Anwendung dieser Funktion. Links steht die Liste der von einer fortschrittlichen neoliberalen für den Studienbetrieb vorgesehenen Module mit ihrem Kürzel, der vollständigen Bezeichnung, der Anzahl der Semesterwochenstunden (SWS) und dem zu entrichtenden Hörergeld. Von jedem Modul müssen mehrere Kurse angeboten werden, die Liste der angebotenen Kurse ist ab der Spalte F zu sehen. Es wäre daher schön, wenn nach Eintrag des Kürzels in der Kursliste die restlichen Einträge gleich mit erschienen. Dafür sorgt die SVERWEIS-Funktion. Sie 48

49 2.5 Wichtige Funktionen Abbildung 2.10: Matrixfunktion: SVERWEIS hat vier Parameter und die Syntax SVERWEIS(Suchkriterium;Liste;Spaltenindex;Sortiert) Der zweite Parameter ist der Bezug auf eine Liste, in meinem Beispiel auf die im Bereich A2:D6 bendliche Liste. Dieser Bezug darf auch ein Namen sein, den man dieser Liste gegeben hat, etwa Matrix oder Liste. Die Funktion überprüft, ob der Wert in der ersten Spalte der Liste dem Argument Suchkriterium entspricht und gibt dann den in der gleichen Zeile stehenden Wert aus der als drittem Argument angegebenen Spalte der Liste zurück. Der letzte Parameter Sortiert unterrichtet Excel darüber, ob die Werte der entscheidenden ersten Spalte sortiert sind oder nicht. Wenn der Ausdruck Sortiert den logischen Wert WAHR hat, müssen die Werte in der ersten Spalte der Liste in aufsteigender Reihenfolge angeordnet werden, d.h. bei Zahlen nach Wert etwa -2, -1, 0, 1, 2, usw. und bei Text in lexikalischer Ordnung. Bei Zeichenfolgen (Texten) wird nicht nach Groÿ- und Kleinbuchstaben unterschieden. Hat Sortiert den Wert WAHR, liegt aber keine Sortierung vor, gibt so schreibt die Online- Hilfe lakonisch SVERWEIS möglicherweise! nicht den richtigen Wert zurück. Sie können die Werte in aufsteigender Reihenfolge anordnen, indem Sie den Befehl Sortieren aus dem Menü Daten verwenden und dann Aufsteigend wählen. Warnung Man darf den vierten Parameter weglassen, dann geht Excel aber von einer Sortierung aus! Bei nicht sortierten Daten muss man deshalb unbedingt den vierten Parameter als FALSCH angegeben, da man sonst nicht nur möglicherweise falsche Werte erhält. Weiter gibt die Online-Hilfe folgende nützliche Hinweise: ˆ Spaltenindex ist die Spaltennummer der Liste, aus der der entsprechende Wert zurückgegeben werden muss. Ein Spaltenindex von 1 gibt den Wert der ersten Spalte der Liste zurück; ein Spaltenindex von 2 gibt den Wert der zweiten Spalte der Liste zurück usw. Wenn Spaltenindex kleiner 1 ist, gibt SVERWEIS den Fehler #WERT! zurück; wenn Spaltenindex gröÿer als die Anzahl der Spalten der Liste ist, gibt SVERWEIS den Fehlerwert #BEZUG! zurück. 49

50 2 Formeln und Funktionen ˆ Der Parameter Sortiert ist ein logischer Wert, der angibt, ob SVERWEIS eine genaue oder eine ungefähre Entsprechung suchen soll. Wenn dieser Parameter WAHR ist oder weggelassen wird, wird eine ungefähre Entsprechung zurückgegeben, d.h es wird der gröÿte Wert verwendet, der kleiner oder gleich Suchkriterium ist. Wenn Suchkriterium kleiner als der kleinste Wert in der ersten Spalte von Matrix ist, gibt SVERWEIS den Fehlerwert #NV zurück. Wenn der Parameter FALSCH ist, sucht SVERWEIS eine genaue Entsprechung. Wird keine Entsprechung gefunden, wird der Fehlerwert #NV zurückgegeben. Alles klar? Würde ich im Feld G2 =SVERWEIS($F2;$A$2:$D$6;6;FALSCH) eingeben, wäre #BEZUG! das Resultat, während auf =SVERWEIS($F2; $A$2:$D$6; 0; FALSCH) sogleich #WERT! folgte. Wenn ich beim Suchkriterium einen in der ersten Spalte nicht vorhandenen Wert eintippe, etwa =SVERWEIS(fee; $A$2:$D$6; SPALTE()-5; FALSCH), so wäre #NV die Folge. Hätte ich die erste Spalte aber zunächst sortiert und dann =SVERWEIS(fee; $A$2:$D$6; SPALTE()-5; WAHR) eingetippt, hätte sich Excel etwas mehr Mühe gegeben und mir Economics geliefert, da das Kürzel eco der gröÿte Wert innerhalb der Kürzelspalte ist, der gerade noch kleiner als das Suchkriterium fee ist. Beachten Sie bitte meine Eingabe im Feld G2: =SVERWEIS($F2;$A$2:$D$6;SPALTE()-5;FALSCH) Ich habe den Listenbereich mit absoluten Bezügen angegeben, das Suchkriterium aber nur bezüglich der Spalte. Ebenso habe ich den Bezug auf die zweite Spalte der Liste nicht als Wert, d.h. 2, direkt, sondern über SPALTE() - 5 indirekt eingegeben. Die SPALTE-Funktion gibt von einer Zelle gerade den zugehörigen Spaltenindex zurück, bei der Spalte G somit den Wert 7. Mit diesen Angaben kann ich am Ausfüllkästchen sowohl nach rechts als auch nach unten ziehen und erhalte immer den richtigen Eintrag Die Oset-Funktion Diese Funktion mit der deutschen Bezeichnung BEREICH.VERSCHIEBEN gibt einen Bezug zurück, der gegenüber dem angegebenen Bezug versetzt ist. Der zurückgegebene Bezug kann eine einzelne Zelle oder ein Zellbereich sein. Sie können die Anzahl der zurückzugebenden Zeilen und Spalten festlegen. Die Syntax lautet BEREICH.VERSCHIEBEN(Bezug;Zeilen;Spalten;Höhe;Breite) ˆ Bezug ist der Bezug, der als Ausgangspunkt des Verschiebevorgangs dienen soll. Bezug muss ein Bezug zu einer Zelle oder einem Bereich aus angrenzenden Zellen sein. Andernfalls gibt BEREICH.VERSCHIEBEN den Fehlerwert #WERT! zurück. ˆ Zeilen ist die Anzahl der Zeilen, um die Sie die obere linke Eckzelle des Bereiches nach oben oder nach unten verschieben möchten. Entspricht das Argument Zeilen beispielsweise 5, bedeutet dies, dass die obere linke Ecke des neuen Bezugs fünf 50

51 2.5 Wichtige Funktionen Zeilen unterhalb von Bezug liegt. Das Argument Zeilen kann sowohl einen positiven (unterhalb des Ausgangsbezugs liegen) als auch einen negativen Wert annehmen (oberhalb des Ausgangsbezugs liegen). ˆ Spalten ist die Anzahl der Spalten, um die Sie die obere linke Eckzelle des Bereiches nach links oder nach rechts verschieben möchten. Ist das Argument Spalten beispielsweise gleich 5, so bedeutet dies, dass die obere linke Ecke des neuen Bezugs fünf Spalten rechts von Bezug liegt. Spalten kann sowohl einen positiven (rechts des Ausgangsbezugs liegen) als auch einen negativen Wert annehmen (links des Ausgangsbezugs liegen). ˆ Höhe ist die Höhe des neuen Bezugs in Zeilen. Für Höhe muss ein positiver Wert angegeben werden. ˆ Breite ist die Breite des neuen Bezugs in Spalten. Für Breite muss ein positiver Wert angegeben werden. Fehlt das Argument Höhe oder Breite, geht Excel davon aus, dass der neue Bezug dieselbe Höhe oder Breite wie Bezug hat. Durch die Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN werden weder Zellen verschoben, noch wird die jeweilige Markierung aufgehoben. Es wird lediglich einen Bezug zurückgegeben. BEREICH.VERSCHIEBEN kann in Verbindung mit jeder Funktion eingesetzt werden, die als Argument einen Bezug erwartet. Die Formel =SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(C3;1;2;3;2)) berechnet das Gesamtergebnis eines 3 Zeilen und 2 Spalten umfassenden Bereichs, der sich 1 Zeile unterhalb und 2 Spalten rechts der Zelle C3 bendet. Sinnvoll ist dieses Beispiel nicht, da dasselbe auch durch =SUMME(E4:F6) erreicht werden kann. Im folgenden Arbeitsblatt nden Sie ein sinnvolleres Beispiel A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U Zahlen UG 4 OG 8 Summe 30 Abbildung 2.11: Die Oset-Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN Rechnet dynamisch Teilsummen aus, hier von 4 bis 8, den Inhalten der Zellen B3 und B4. =SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(A1;0;B3;1;B4-B3+1)) 51

52 2 Formeln und Funktionen Operatoren In Formeln werden so genannte Operatoren eingesetzt, um die Elemente der Formel zu verbinden. Die arithmetischen Operatoren dienen der Addition (+), Subtraktion (-), Multiplikation (*), Division (/)und Potenzierung, wobei letztere durch das (Caretzeichen) erfolgt, wie in 4 3. Die aritmetischen Operatoren verbinden Zahlen und haben Zahlen als Ergebnis. Das unterscheidet sie von den Vergleichsoperatoren, die zwar Zahlen vergleichen, aber die logischen Ergebnisse FALSCH oder WAHR liefern. Es gibt insgesamt sechs Vergleichsoperatoren, nämlich Abfragen auf Gleichheit (=), Ungleichheit (<>), Gröÿer (>) und Kleiner (<) sowie Gröÿer-Gleich (>=) und Kleiner-Gleich (<=). Wie später in Visual Basic verbindet der Operator (&) zwei Zeichenfolgen. 2.6 Matrix-Konstante In der Regel benden sich Matrizen auf einem Arbeitsblatt und werden in Formeln durch den Bezug oder einen Namen angesprochen. Es ist aber auch möglich, in Formeln Matrizen zu verwenden, die nicht auf einem Arbeitsblatt stehen, so genannte Matrix- Konstante. Eine Matrix-Konstante wird durch geschweifte Klammern gekennzeichnet, dann werden die Elemente der ersten Zeile angegeben, die Elemente werden durch einen Punkt(.) getrennt. Das Ende einer Zeile wird durch das Semikolon angezeigt. Will man etwa die Inverse der Matrix ( ) 1 2 V =. 3 4 im Bereich C2:D3 anzeigen, muss dieser Bereich zunächst markiert werden und dann in die Eingabezeile die Matrixformel =MINV({1.2;3.4}) geschrieben und mit Strg + + in Kraft gesetzt werden. Dann erscheint das Ergebnis ( ) 2 1 V 1 =. 1, 5 0, 5 im Bereich C2:D3. Also immer daran denken, dass die Eingabe von Matrix-Konstanten zeilenweise erfolgt, innerhalb einer Zeile die Elemente durch Punkte und Zeilen durch Strichpunkte getrennt sind! 2.7 Formelüberwachung In den Zellen erscheinen nicht die Formeln, sondern die Ergebnisse. Manchmal möchte man aber einen Überblick über die eingesetzten Formeln haben. Daran haben auch die Entwickler von Excel gedacht und einen Schalter zwischen den beiden Ansichten, also Inhalte oder Formeln eingerichtet. 52

53 2.8 Namen Drücken Sie Strg + ' (Graviszeichen) oder Strg + # oder die Befehlsfolge Extras Formelüberwachung Formelauswertung, so werden nicht mehr die Werte der Zellen, sondern deren Formeln angezeigt. heiÿt es dazu in der Hilfe. 2.8 Namen Zellen wie E9 und Bereiche wie B2:D4 können direkt durch ihren Bezug angegeben werden. Allerdings kann man Anweisungen leichter verstehen, wenn bestimmte wichtige Zellen oder Bereiche mit Namen versehen sind. Diese Namen bleiben auch dann erhalten, wenn Zeilen oder Spalten neu eingefügt oder bestehende gelöscht werden. Hat z.b. die Zelle B2 den Namen x2, so wird nach Einfügung einer neuen Zeile dieser Name auf die Zelle B3 übertragen. Die Namensgebung erfolgt direkt über das Namensfeld oder einen Dialog Bezeichner für Namen Die Namensgebung muss sich an bestimmte Regeln halten. Jeder Name muss mit einem Buchstaben anfangen. Danach sind Ziern, Unterstriche und der Punkt erlaubt, aber sonst keine weiteren Sonderzeichen wie Komma oder Strichpunkt oder das Leerzeichen. Trennungen werden durch den Unterstrich oder den Wechsel zwischen groÿen und kleinen Buchstaben angedeutet, also UmsatzBier oder Gewinn_Bier. Bedenken Sie dabei, dass Excel anders als etwa die Programmiersprache C nicht zwischen groÿen und kleinen Buchstaben unterscheidet Namensdenition über das Namensfeld Für die Namensgebung muss zunächst der entsprechende Zellbereich markiert werden, also eine einzelne Zelle, ein Rechteckbereich oder eine Mehrfachmarkierung. Dann trägt man im Namensfeld am linken Ende der Bearbeitungsleiste den gewünschten Namen ein und drückt die Eingabetaste. Der gewählte Namen wird jetzt innerhalb des Namensfeldes aufgelistet Verwendung von Namen im Namensfeld Ein groÿer Vorteil von Namen besteht darin, dass benammte Zellen leicht über das Namensfeld zu nden sind. Über den Pfeil des Namensfelds öenet sich eine Liste aller Namen der Arbeitsmappe. Durch Anklicken springt der Cursor in die entsprechende Zelle oder in den Bereich. 53

54 2 Formeln und Funktionen Namen denieren über Dialog Die Namensgebung kann natürlich auch über das Menüsystem erfolgen. Über die Befehlsfolge Einfügen Namen Definieren... oder durch Strg + F3 önet sich der rechte Dialog der Abbildung Hier müssen Sie im Eingabefeld Namen in der Ar- Abbildung 2.12: Zwei Dialoge für Namen beitsmappe den Namen wählen und im Eingabefeld Bezieht sich auf: den Bezug eingegeben. Hier steht bereits eine Vorgabe, falls Sie vor Aufruf des Dialogs schon einen Bereich markiert hatten. Sie können das aber natürlich jetzt noch ändern. Zum Schluss bitte nicht vergessen, die Schaltäche Hinzufügen zu drücken. Namen können über diesen Dialog auch wieder gelöscht werden, wobei dann die Schalt- äche Löschen zu drücken ist Namen aus Überschriften übernehmen Sehr oft tritt der Fall auf, dass die Namen für eine ganze Spalte gelten und mit der Überschrift übereinstimmen sollen. In der Abbildung 2.12 von Seite 54 ist dies beispielhaft zu sehen. Die Spaltenüberschriften sollen auch die Namensgeber für die zugeordneten Namen seien. Dies erfolgt in drei Schritten: 1. Legen Sie zunächst die Überschriften an und markieren dann den gewünschten Bereich. In der Abbildung 2.12 von Seite 54 sind dies die ersten fünf Spalten. 2. Über die Befehlsfolge Einfügen Namen Erstellen... önet sich der linke Dialog der Abbildung Drücken Sie dann OK. 3. Durch Strg + F3 önet sich der Dialog Namen denieren, wo sie sich davon überzeugen können, dass Excel die Namen wie gewünscht angelegt hat. In diesem Beispiel wurden fünf Namen angelegt, die sich auf die Spalten A bis E beziehen. Der Name k steht dabei in jeder Zeile für die Zelle der Spalte A dieser Zeile. In 54

55 2.8 Namen der zweiten Zeile kann ich statt dem Bezug auf B2 den Namen Tag verwenden und entsprechend C2 durch Monat und D2 durch Jahr ersetzen. Dies gilt sinngemäÿ für alle weiteren Zeilen Gültigkeit von Namen Sie können einer Zelle oder einem Bereich auch zwei Namen zuordnen, dürfen aber niemals einen Namen für unterschiedliche Bereiche verwenden. Namen sind innerhalb der gesamten Arbeitsmappe gültig und bekannt. Sie dürfen Namen aber auch auf Arbeitsblätter beschränken, dann muss dem Namen der Bezeichner des Arbeitsblatts und ein Ausrufezeichen vorangestellt werden, also etwa Tabelle1!Gewinn. Jetzt darf der Bezeichner Gewinn auch für ein anderes Arbeitsblatt verwendet werden, sinnvoll ist das allerdings selten Verwendung von Namen in Formeln Abbildung 2.13: Bezüge durch Namen ersetzen Das Arbeitsblatt soll oensichtlich eine Liste von aufeinander folgenden Datumsangaben erstellen und in der Spalte E immer den Wochentag als Kürzel angegeben. In der ersten Spalte werden die Tage vom Anfangstag an durchnummeriert. Das erledigt in der Zelle A2 die Formel =ZEILE()-1 In die Zellen B2, D2 und E2 trage ich das gewünschte Anfangsdatum ein, hier für den die Werte 1, 10 und Die Formel für die Zelle E2 ist ein wenig trickreich: 55

56 2 Formeln und Funktionen =INDEX({"So"."Mo"."Di"."Mi"."Do"."Fr"."Sa"}; 1;WOCHENTAG(DATUM(D2;C2;B2))) Ich habe die Namen der Kürzel als Matrixkonstante zusammengefasst, wobei hier Gänsefüÿchen nötig sind, da es sich um Text handelt. Diese Matrix wird von Excel als Matrix mit einer Zeile und sieben Spalten angesehen, der Zugri erfolgt über die INDEX- Funktion, wobei der Spaltenindex durch die Formel WOCHENTAG(DATUM(D2;C2;B2)) bestimmt wird, während der Zeilenindex immer 1 ist. Nun habe ich aber für die Einträge der Spalten mühsam Namen erstellt, und diese werde ich jetzt zunächst für die Zelle E2 verwenden. Dazu werden die Bezüge D2, C2 und B2 durch die denierten Namen Jahr, Monat und Tag ersetzt: =INDEX("So"."Mo"."Di"."Mi"."Do"."Fr"."Sa"; 1;WOCHENTAG(DATUM(Jahr;Monat;Tag))) Damit sind nun die Bezüge der Zelle E2 durch Namen ersetzt und die zweite Zeile sowie die erste Spalte gestaltet. In den Zellen der drei mittleren Spalten stehen in der zweiten Zeile nur Konstanten. In der dritten Zeile stehen in den Zellen B3, C3 und D3 folgende Formeln : = TAG(DATUM(B2;C2;D2)+1) = MONAT(DATUM(B2;C2;D2)+1) = JAHR(DATUM(B2;C2;D2)+1) Jetzt kann die Formel der Zelle E2 am Ausfüllkästchen um eine Zeile nach unten gezogen werden. Dann wird der Bereich B3:E3 markiert am Ausfüllkästchen der Zelle E3 durch Doppelklick genau so weit nach unten wie die Spalte A erweitert. Damit ist die gestellte Aufgabe zwar gelöst, aber es sind noch nicht alle Bezüge durch Namen ersetzt. Ich werde jetzt zeigen, wie man Namen denieren muss, die sich auf Zellen beziehen, die eine Zeile oberhalb stehen, und zwar für das ganze Arbeitsblatt! Damit wird es möglich zum Namen Tag einen Namen Vortag einzuführen Bezugsart von Namen In der Regel sind die Bezüge der Namen absolut, für den Namen k hat Excel den Bezug =Tabelle1!A2:A65536 eingerichtet, da ich die ganze erste Spalte markiert hatte. In ganz seltenen Fällen kann es sinnvoll sein, Namen relative Bezüge zuzuordnen. In der Abbildung 2.12 von Seite 54 ist so ein Fall gezeigt. Der gerade neu erstellte Name Vortag hat den gemischten Bezug 56

57 2.8 Namen =Tabelle1!$B2 d.h. die Spalte ist absolut und die Zeile relativ. Wichtig ist dabei, welche Zelle gerade aktiv war, in meinem Fall die Zelle B3, also die Zelle direkt unter B2. Damit bezieht sich der Name Vortag von jetzt an immer auf die Zelle, die in der Spalte B eine Zeile oberhalb steht. Ist also die Zelle F12 aktiv, so gibt die Formel =Vortag der Zelle F12 den Wert der Zelle B11. Das klappt aber nur, wenn beim Erstellen des Namens Vortag die Zelle B3 aktiv war. Ich habe noch die weiteren Namen Vormonat und Vorjahr deniert. Bei Vormonat war die Zelle C3 aktiv und als Bezug wurde =Tabelle1!$C2 bestimmt. Die Einrichtung von Vorjahr sollten Sie nun selbst bewerkstelligen können Ersetzen von Bezügen durch Namen Nun möchte ich auch die neuen Namen in den Formeln übernehmen. Sucht man in der Hilfe nach dem Stichwort Ersetzen von Zellbezügen in Formeln durch Namen, erhält man folgende Ratschläge: Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: 1. Markieren Sie den Zellbereich, der die Formeln enthält, deren Bezüge durch Namen ersetzt werden sollen. 2. Markieren Sie eine einzelne Zelle, um bei allen Formeln im Arbeitsblatt die Bezüge in Namen zu ändern. Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Namen, und klicken Sie dann auf Übernehmen.... Dann önet sich der in der Abbildung 2.13 auf Seite 55 gezeigte Dialog. Klicken Sie im Feld Namen übernehmen auf einen oder mehrere Namen. In der Abbildung 2.13 auf Seite 55 habe ich diese Anweisungen befolgt. Zunächst wurde die Zelle D3 aktiviert, in der die Anweisung =JAHR(DATUM(D2;C2;B2)+1) steht. Dann habe ich im Dialog Namen Übernehmen Feld Namen übernehmen die Einträge Vortag, Vormonat und Vorjahr markiert und abschlieÿend die Schalt- äche Übernehmen gedrückt. Danach wurden von Excel in allen Formeln die Bezüge auf Zellen, die den ausgewählten Namen entsprechen, durch die Namen ersetzt. Von der 57

58 2 Formeln und Funktionen dritten Zeile angefangen, stehen in den Zellen der Spalten A bis E nun die Formeln: = ZEILE()-1 = TAG(DATUM(Vorjahr;Vormonat;Vortag)+1) = MONAT(DATUM(Vorjahr;Vormonat;Vortag)+1) = JAHR(DATUM(Vorjahr;Vormonat;Vortag)+1) = INDEX({"So";"Mo";"Di";"Mi";"Do";"Fr";"Sa"}; WOCHENTAG(DATUM(Jahr;Monat;Tag));1) 2.9 Excel-Solver Der Solver ist ein so genanntes Add-In, also ein zusätzliches benutzerdeniertes Werkzeug, das in diesem Fall aber von Microsoft selber geliefert wird. Im Menü Extras gibt es den Befehl Add-Ins mit allen verfügbaren Add-Ins. Wenn das gewünschte Add-In nicht im Feld Verfügbare Add-Ins angezeigt wird, klicken Sie auf Durchsuchen, um das Add-In zu suchen. Wenn Sie das Add-In für den Solver richtig installiert haben, muss im Menü Extras der Befehl Solver dabei sein. Ist das nicht der Fall, muss das Features mithilfe des Setup-Programms nachinstalliert werden. Der Solver maximiert oder minimiert eine Zielfunktion unter Nebenbedingungen. Betrachten Sie bitte folgendes Problem Max. G = (x 3) 2 (y 2) u. d. Nb. x + y 3 x 2 + y 2 9 x, y 0 Auch dieses Problem kann Excel knacken, und zwar mit dem Dialog der Abbildung Hier gibt es zwei unabhängige Variablen x und y und zwei Nebenbedingungen, wozu noch die Nebenbedingungen x, y 0 kommen. Für jede unabhängige Variable muss eine Zelle eingerichtet werden, dies seien A1 und B1. Die Werte sind zunächst beliebig, ich setze 4 und 5 ein, siehe Abbildung Dann muss für die Zielfunktion und für jede Nebenbedingung eine Zelle eingerichtet werden. Ich nehme für die Zielfunktion die Zelle C1 und schreibe sie als Formel: = -((A1-3) 2) - ((B1-2) 2) + 5 Das gleiche führe ich für die rechten Seiten der Nebenbedingungen durch. Die erste Nebenbedingung schreibe ich als Formel in die Zelle C4, und die zweite in die Zelle C5: = A1 + B1 =A1 2 + B1 2 58

59 2.9 Excel-Solver Abbildung 2.14: Der Solverdialog Nun rufe ich den Solverdialog auf, siehe Abbildung Ich entscheide mich für die Art des Extremums, also Max oder Min. Im Feld Veränderbare Zellen werden die die Namen der veränderbaren Zellen eingetragen, hier als der Bereich A1:B1. Dann wird die Zielzelle angegeben, hier ist das die Zelle C1. Als letztes werden die Nebenbedingungen hinzugefügt. Dazu muss die entsprechende Schaltäche gedrückt werden. Es erscheint ein kleiner Dialog, in dem eine Nebenbedingung eingetragen werden kann. Insgesamt sind vier Nebenbedingungen hinzuzufügen, die beiden eigentlichen Nebenbedingungen und die Nichtnegativitätsbedingungen, für die ich die unabhängigen Variablen A1 und B1 selbst nehme. Um die Nebenbedingung zu übernehmen und eine weitere hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Um die Nebenbedingung zu übernehmen und zum Dialogfeld Solver- Parameter zurückzukehren, klicken Sie auf OK. Die Nebenbedingungen können über die entsprechenden Schaltächen gelöscht oder verändert werden. Im Excel-Tabellenblatt habe ich diesmal nicht die Werte, sondern die Formeln eingetragen. Die Umschaltung zwischen Werten und Formeln erfolgt über Strg + #. Dieses Problem hat übrigens die exakte Lösung x = 81/13 und y = 324/117. Können Sie das begründen? 59

60 2 Formeln und Funktionen 2.10 Zielwertsuche Sehr oft müssen Gleichungen wie x 2 2x 3 = 0 gelöst werden. Für quadratische Gleichungen wie diese gibt es geschlossene Lösungsformeln, aber schon Gleichungen wie x 5 2x 3 3 = 0 sind nur noch numerisch zu lösen. Gleichungen tauchen sehr oft auf. Sei etwa der erste Schnittpunkt nach dem Nullpunkt der Graphen der Funktionen x 2x und x tan x gesucht, so führt dies auf die Gleichung tan x 2x = 0. (2.1) Auch dafür hat Excel eine Lösung, die sich Zielwertsuche nennt. Im Menü Extras gibt es den Menüpunkt Zielwertsuche, der den abgebildeten kleinen Dialog önet. Sie müssen eine beliebige Zelle für den Zielwert angegeben, hier ist es die Zelle B1 mit der Formel der zu lösenden Gleichung, wobei das mathematische x durch eine beliebige Zelle zu ersetzen ist, ich habe A1 gewählt. In diese Zelle muss ich nun einen geeignete Näherung für die Lösung einsetzen, ich habe es mit 1 versucht. Da die Gleichung (2.1) neben der trivialen Lösung A1=0 unendlich viele Lösungen hat, muss der Ausgangswert nahe an der gesuchten Lösung sein. In die Zielwertzelle B2 kommt nun die Formel =TAN(A1)-2*A1 Dann wird wie beschrieben der Zielwertdialog geönet und zunächst der gewünschte Zielwert, also 0, eingetragen. Die veränderbare Zelle ist hier die Zelle A1. Nach der Zielwertsuche steht in dieser Zelle dann die von Excel gefundene Lösung x = 1, Formelbezüge In einer Arbeitsmappe sind zusammengehörende Daten in verschiedenen Blättern verstreut. Berechnungen beziehen sich dann auf die Zellen in unterschiedlichen Tabellen. Daher muss bei Verwendung einer Zelle oder eines Bereichs aus einer anderen Tabelle, zunächst deren Namen gefolgt von einem Ausrufungszeichen! gestellt werden. Der Bezug Profs!G3 gilt also der Zelle G3 des Arbeitsblatts Profs. Das Kalkulieren mit unterschiedlichen Blättern einer Mappe werde ich jetzt am Beispiel der Gehaltsabrechnungen der EEE zeigen. 60

61 2.12 Bezug auf andere Mappen Abbildung 2.15: Zielwertsuche 2.12 Bezug auf andere Mappen Der Name der anderen Mappe sei Mappe2. Ist sie geönet, so wird zur Zelle A1 der Tabelle Rechnen wie folgt Bezug genommen: =[Mappe2.xls]Tabelle1!A1 d.h. der Name der Mappe steht am Anfang in eckigen Klammern und dann folgen wie oben beschrieben Tabellen- und Zellenbezug. Ist die fremde Mappe nicht geönet, muss deren Pfad angegeben werden und zusammen mit dem Namen der Mappe und der Tabelle in Apostrophe gesetzt werden: = C:\ excel\ [Mappe2.xls]Tabelle1!A1 61

62 3 Diagramme 3.1 Vorrausetzungen A B C D E F G H I J K L Exp. Linear Säulendiagramm , , , , , , , , Exp , , Linear , , , , , , , , , ,00 Kapital [ ] Bier 1 Limo 0,5 Zeit [Jahr] Abbildung 3.1: Ein Säulendiagramm Mit Excel lassen sich erstellte Daten in groÿer Vielfalt grasch durch so genannte Diagramme darstellen. Diagramme bilden bestimmte Bereiche eines Arbeitsblatts ab und bleiben damit verbunden, so dass jede Änderung dieser Daten sich sofort auch auf das zugeordnete Diagramm auswirkt. Diagramme können wie in Abbildung 3.1 in einem bestehenden Arbeitsblatt eingebettet oder in einem gesonderten Arbeitsblatt, einem so genannten Diagrammblatt abgebildet werden. Die zu einem Diagramm gehörenden Daten liegen meist in Form einer Liste vor. Eine Liste ist ein zusammenhängender rechteckiger Bereich mit Überschriften und den zugehörigen Daten, den so genannten Datenreihen. Meistens stehen die Datenreihen in Spalten, jede Spalte hat eine Überschrift und es gibt mehr Datensätze als Datenreihen. Die Liste des Diagramms der Abbildung 3.1 steht im Bereich J1:L11. Man darf die Daten aber auch wie in Abbildung 3.6 genau umgekehrt anordnen, also die Überschriften in einer Spalte und die Datenreihen in Zeilen. In der Abbildung 3.1 ist der Standardfall zu sehen. Die Einträge der ersten Spalte werden von Excel als Rubriken bezeichnet und auf der horizontalen Achse, also der x-achse aufgetragen, während erst die nächsten Spalten als Datenreihen aufgefasst werden. Die in einer Zeile stehenden Werte der Rubrik und der zugehörigen Datenreihe bilden die Datenpunkte. Diese werden je nach Diagrammtyp unterschiedlich dargestellt. 62

63 3.2 Der Diagramm-Assistent Hinweis Excel fasst die erste Spalte bzw. Zeile immer als Rubriken auf, wenn wie in der Abbildung 3.1 hier keine Überschrift vorhanden ist. Die Liste der Daten zeigt die Entwicklung eines mit 8% Jahreszins angelegten Anfangskapitals von 5000 e, die Verzinsung erfolgt in der Spalte K mit Zinseszinsen und in der Spalte L mit einfacher Verzinsung. Erstellt wurden die drei Spalten der Liste mit dem Reihendialog. Für die als Rubriken dienenden Jahre wurde als Typ linear und als Inkrement 1 gewählt. Für die einfache Verzinsung nahm ich ebenfalls den Typ linear und das Inkrement 400, da 8 % von 5000 gerade 400 ist. Die mittlere Datenreihe mit der exponentiellen Verzinsung hat als Typ geometrisch und als Inkrement 1, Der Diagramm-Assistent Abbildung 3.2: Der Diagrammassistent, Schritt 1 Zunächst müssen Sie also immer die Daten, die im Diagramm dargestellt werden sollen, in Form einer Liste erzeugen und markieren, im ersten Diagramm also den Bereich J1:L11. Dann und rufen Sie den Diagramm-Assistenten auf, der Sie beim Prozess der Diagramm- und Optionenauswahl durch vier nachfolgende Dialoge unterstützt, den 63

64 3 Diagramme ersten sehen Sie in der Abbildung 3.2. Der Diagramm-Assistent lässt sich auf zwei Arten ins Spiel bringen: 1. Über das entsprechende Symbol der Symbolleiste Standard. Schauen Sie bitte auf die Abbildung 1.1, dort ist das Symbol für die Erstellung von Graken ausgewiesen. Mit einiger Phantasie stellt das Symbol eine Grak mit Säulendiagramm dar. 2. Sie kommen aber auch über die Befehlsfolge Einfügen Diagramm... zum Ziel. 3. In Excel Im ersten Schritt trit man die Auswahl für den Typ und Untertyp, siehe Abbildung 3.2. Der Dialog des zweiten Schritts zeigt nochmals die abzubildenden Datenreihen. Ich werde diesen Dialog später abbilden. Der Dialog des dritten Schritts zeigt eine Vorschau auf das Ergebnis. Auÿerdem müssen Sie eine Fülle von Entscheidungen treen: Abbildung 3.3: Der Diagrammassistent, Schritt 3 Sie erkennen einen Dialog mit sechs Registern. Im Register Titel werden u.a. die Überschrift und die Achsenbeschriftungen bestimmt. Die beiden nächsten Register kann man zunächst übergehen, ich entscheide mich im Register Legende, die Legende rechts neben das Diagramm zu setzen. Da wir nur zwei Datenreihen haben, besteht die Legende auch nur aus zwei Teilen, Exp. und Linear, also den Überschriften der Datenreihen. 64

65 3.3 Nachbereitung Im vierten und letzten Schritt müssen Sie entscheiden, ob das Diagramm in einem eigenen Blatt erscheint oder Teil des Tabellenblatts ist, von dem die Daten stammen, auch dieser Dialog ist nicht abgebildet. 3.3 Nachbereitung Nur selten ist ein vom Diagramm-Assistenten erstelltes Diagramm so richtig schön. Zum Glück lässt es sich aber vielfältig nachbearbeiten. Das kann über Befehle des Menüs Diagramm oder durch Kontextmenüs erfolgen. Das Diagramm besteht aus einzelnen Objekten wie Diagramm- und Zeichnungsäche, den Gröÿenachsen und natürlich den Datenreihen selbst. Die Objekte erkennt man, wenn man mit der Maus darüber streicht, denn dann taucht ein Kästchen mit der Bezeichnung des Objekts auf. Dazu braucht es manchmal etwas Geduld, da die Objekte oft eng nebeneinander liegen. Auf die vier wichtigsten Objekte möchte ich eingehen Die Diagrammäche Die Diagrammäche ist die gesamte Fläche des Diagramms, in deren Mitte sich die Zeichnungsäche mit dem eigentlichen Diagramm bendet. Zur Aktivierung des entsprechenden Kontextmenüs müssen sie den Mauszeiger also auÿerhalb der Zeichnungsäche platzieren. Das Kontextmenü enthält in der Version Excel 2003 u.a. die Befehle ˆ Diagrammfläche formatieren... ˆ Diagrammtyp... ˆ Datenquelle... ˆ Diagrammoptionen... Der erste Befehl führt zu einem Dialog, womit man das Aussehen der Diagrammäche gestalten kann. Im Register Muster kann man wie gut in der Abbildung 3.6 zu erkennen ist die Ecken abrunden, Schattierungen erzeugen, den Hintergrund einfärben und Fülleekte erzielen, also ieÿende farbliche Übergänge von hell nach dunkel. Die drei nächsten Befehle führen jeweils zu einem Dialog des Diagrammassistenten zurück, und zwar Diagrammtyp zurück zum Schritt 1, Datenquelle zum Schritt 2 und Diagrammoptionen zum Schritt Lage des Diagramms Bei einem eingebetteten Diagramm ist die Lage und Gröÿe normalerweise nicht xiert, es ändert seine Gestalt wie die Zellen, worauf es liegt. Meistens ist das unerwünscht und kann somit auch verhindert werden. Die Hilfe weist den Weg: 65

66 3 Diagramme 1. Bei einem eingebetteten Diagramm markieren Sie die Diagrammäche, indem Sie auf die leere Fläche zwischen dem Diagrammrahmen und der Zeichnungsäche klicken. 2. Klicken Sie im Menü Format auf den Befehl Diagrammfläche formatieren... oder verwenden nur Strg + 1, und klicken dann auf die Registerkarte Eigenschaften. 3. Wählen Sie unter Objektpositionierung eine der folgenden Optionen aus: Nur von Zellposition abhängig oder Von Zellposition und -gröÿe unabhängig Die Zeichnungsäche Das Kontextmenü enthält in der Version Excel 2003 den Befehl Diagrammfläche formatieren..., womit man das Aussehen der Zeichnungsäche gestalten kann. Im Register Muster des Dialogs gibt es die Schaltäche Fülleekte.... Über diesen Dialog habe ich in der Abbildung 3.6 als Hintergrund der Zeichnungsäche das Bild blaue Berge gewählt Die Datenreihen Auch die Datenreihen haben ein eigenes Kontextmenü. Der erste Befehl lautet hier Datenreihen formatieren..., die anderen Befehle führen auch hier zurück zu den Dialogen des Diagramm-Assistenten. Über Datenreihen formatieren... lassen sich bei Säulendiagrammen die Farbe und das Muster der Säulen verändern. Bei Punktdiagrammen können Sie entsprechend Farbe und Muster der Linien und der Datenpunkte wählen. Ich habe auf diese Weise in der Abbildung 3.6 die Datenreihe weiÿ eingefärbt, damit sie sich vom Hintergrund der blauen Berge abhebt Die Gröÿenachsen Ich bearbeite fast immer die Achsen nach. Dazu überstreiche ich die horizontale oder die vertikale Achse mit der Maus bis das kleine Fenster mit dem Inhalt Gröÿenachse (X) bzw Gröÿenachse (Y) erscheint. Klickt man jetzt die rechte Maustaste, erscheint das Kontextmenü mit dem Befehl Achse formatieren..., wodurch sich ein umfangreicher Dialog zum Einstellen der Achsenansicht önet, also Schriftgröÿe, Skalierung und Farben. Das Register Skalierung hat Eingabefelder für den kleinsten (Minimum) und den gröÿten Wert (Maximum) sowie die Abstände der Teilstriche. Auÿerdem können sie festlegen, wo die Y-Achse schneidet. Im Register Ausrichtung kann die Richtung und im Register Zahlen das Format der Beschriftung eingestellt werden Direkte Nachbereitung Ohne Kontextmenü, allein durch Markieren und Anwählen können Sie die Textfelder für den Titel und die Achsenbeschriftungen ändern. 66

67 3.4 Diagrammtypen Formatierung über das Menü Format Jedes Objekt eines Diagramms hat ein eigenes Kontextmenü, dessen erster Befehl Name des Objekts formatieren... lautet, also etwa Diagrammflähe formatieren.... Je nach Art des markierten Objekts erscheint dann ein darauf zugeschnittener Dialog zur Formatierung. Diesen Dialog erhalten Sie auch, wenn Sie das gewünschte Objekt zunächst markieren und dann Strg + 1 klicken. 3.4 Diagrammtypen Im ersten Schritt des Diagramm-Assistenten ist der Typ des Diagramms zu wählen. Die Auswahl des Diagrammtypen hängt wesentlich davon ab, von welcher Art die Rubriken sind. Man unterscheidet dabei zwischen qualitatativ und quantitativ. Qualitative Rubriken können nur benannt werden, die Zuordnung eines Zahlenwerts ist nicht sinnvoll. Dies trit auf Merkmale wie Geschlecht mit den Ausprägungen w und m, Parteien wie CDU, SPD usw. oder Konfessionen mit Ausprägungen wie RK (römisch katholisch, EKD (evangelische Kirchen Deutschlands und andere zu. Die Ausprägungen von quantitativen Rubriken sind Zahlenwerte wie Gröÿe, Alter oder Anzahl der Geschwister einer Person. Die Werte der Rubriken dieser Art sind Zahlen, wo zumindest die Abstände und meist auch noch Verhältnisse sinnvoll interpretiert werden können. Nicht alle Rubriken mit Zahlen sind quantitativ, wie das Beispiel der Schulnoten zeigt Kreisdiagramm Ist die Rubrik qualitativ und liegt nur eine Datenreihe vor, kann man die Daten am besten durch ein Kreis-, Säulen- oder Balkendiagramm darstellen A B C D E F G H I J Jahr CDU/CSU SPD FDP GRÜNE ,5 38,5 7,4 8,5 Stimmanteil Bundestagswahl 2002 CDU/CSU SPD FDP GRÜNE Partei Stimmverteilung Bundestagswahl 2002 CDU/CSU SPD FDP GRÜNE Abbildung 3.4: Kreis- und Säulendiagramm im Vergleich Bei der Bundestagswahl 2002 erhielt die CDU/CSU 38,5, die SPD 38,5, die FDP 7,4 und die GRÜNEN 8,5 Prozent der Zweitstimmen. Hier bilden die Parteien die qualitative 67

68 3 Diagramme Rubrik und ihr Stimmenanteil die Datenreihe. In der Abbildung 3.4 sehen Sie diese Daten im Bereich A1:E2 eines Arbeitsblatts als Liste und darunter als Säulen- und Kreisdiagramm. Ich habe mir nicht allzu viel Mühe gegeben, trotzdem sollte beim ersten Blick klar werden, dass Kreisdiagramme mehr vernebeln als erhellen Säulendiagramm Bei einen Säulendiagramm werden die Datenpunkte als Säulen dargestellt. Auch hier sind in der Regel die Rubriken qualitativ, insofern ist das Diagramm von abbildung 3.1 ungewöhnlich, denn die Rubrik Jahre ist natürlich quantitativ. Hat man mehrere Datenreihen, wie hier, so werden die Datenpunkte mit einer gemeinsamen Rubrik nebeneinander als Säulen dargestellt A B C D E F G H I J CDU/CSU SPD FDP GRÜNE ,5 42,5 6,4 7, ,5 38,5 7,4 8, ,5 34,5 8,4 9, ,5 28,5 10,4 11, CDU/CSU SPD FDP GRÜNE CDU/CSU SPD FDP GRÜNE Abbildung 3.5: Säulen- und Liniendiagramm im Vergleich Die Spalten- und Zeilenüberschriften der Liste werden in der so genannten Diagrammlegende eingeblendet, falls man dieses Merkmal im dritten Schritt des Diagramm- Assistenten im Register Legende auswählt. In der Abbildung 3.1 sind die Jahreszahlen 1999 bis 2010 die Rubriken, die erste Datenreihe ist das mit 8% bei Zinseszinsen verzinste Kapital und die zweite Datenreihe besteht aus dem Kapital bei einfacher Verzinsung. Die Datenpunkte sind als Säulen dargestellt. In der Abbildung 3.4 bilden die vier Parteien die Rubriken, die Datenpunkte sind ihr Anteil an den Zweitstimmen. Säulendiagramme sind anschaulicher als Kreisdiagramme, wie man hier bei der direkten Gegenüberstellung gut erkennen kann Liniendiagramm Bei Ereignissen wie den Wahlen zum Bundestag möchte man die Ergebnisse der Parteien über einen gröÿeren Zeitraum verfolgen und vergleichen. Jede Partei erhält eine Linie mit graschen Symbolen, von Excel Markierungen genannt. Markierung und Linie können vielfältig formatiert werden. Ohne Nachbereitung kommt man hier selten aus. Dazu 68

69 3.4 Diagrammtypen muss wie erwähnt eine Datenreihe aktiviert, im Kontextmenü der Befehl Datenreihe formatieren... gewählt und im Dialog zum Register Muster gesprungen werden. Beachten Sie, dass für ein Liniendiagramm die Rubriken immer qualitativ gedeutet werden, zwischen der Wahl 2002 und 2005 lagen ausnahmsweise nur drei Jahre, aber im Diagramm sind alle Abstände gleich. Ich habe in der Abbildung 3.5 die Ergebnisse der Zweitstimmen der letzten vier Wahlen zum Bundestag sowohl als Linien- als auch als Säulendiagramm dargestellt und die Linken und die kleinen Parteien vernachlässigt. Liniendiagramme erfordern viel Mühe beim Formatieren, sonst sehen sie so bescheiden aus wie in der Abbildung Punktdiagramm Punktdiagramme sehen wie Liniendiagramme aus, haben aber quantitative Rubriken, d.h. Excel achtet auf die Dierenzen der Werte und bildet die Gröÿenachse (X) entsprechend ab. Die Kapitalentwicklung im Verlauf von Jahren durch Verzinsung wäre also sinnvoller durch ein Punktdiagramm als durch ein Säulendiagramm widerzugeben. In Kapital [ ] A B C D E F G H I J K , , , , , ,00 Punktdiagramme Zeit [Jahr] Exp , , , , , , , , , ,02 Zinsen 6.000,00 432,00 466,56 503,88 544,20 587,73 634,75 685,53 740,37 Exp. Abbildung 3.6: Ein Punktdiagramm der Abbildung 3.6 habe ich die zwei ersten Spalten der Abbildung 3.1 in Zeilen angeordnet, die dritte Datenreihe habe ich wegggelassen. Dazu habe ich zunächst den Bereich J1:K11 mit Strg + C in die Zwischenablage kopiert und an der Zelle A13 wieder eingefügt, und zwar über den Befehl Inhalte einfügen... des Kontextmenüs. Hier habe ich unter Einfügen die Option Werte ausgewählt und zusätzlich das Kontrollkästchen Transponation angeklickt, damit die ursprünglich in Spalten angeordneten Ausgangswerte in Zeilen erscheinen. Um diese Daten als Punktdiagramm abzubilden, muss im ersten Schritt des Diagrammassistenten der Eintrag Punkt(XY) gewählt werden. Dieser Diagrammtyp hat 5 Untertypen, man kann die Punkte einfach nur anzeigen lassen, oder durch Linien 69

70 3 Diagramme verbinden. Bei der Verbindung mit Linien kann man von Excel eine Interpolation durchführen lassen, dann werden die Datenreihen als Kurve dargestellt. Verzichtet man darauf, verbindet Excel die Datenpunkte mit Geradenstücken. In beiden Fällen kann man sich die Datenpunkte ein- oder ausblenden lassen. Ich wähle den Untertyp Punkte mit interpolierten Linien. So wie abgebildet, erscheint das Diagramm aber nicht von selbst, man muss es für Eekte wie Schattenbildung oder abgerundete Ecken nachbereiten. 3.5 Das Menü Diagramm Dieses Menü erscheint nur, wenn ein Diagramm ausgewählt ist, was Sie leicht an den Ziehpunkten der Ränder erkennen können. Das Menü hat zunächst die vier Befehle ˆ Diagrammtyp... ˆ Datenquelle... ˆ Diagrammoptionen... ˆ Speicherort... Diese vier Befehle führen jeweils zu einem der vier Dialoge des Diagrammassistenten zurück, Sie können also nachträglich den Diagrammtyp oder z.b. den Speicherort ändern. Ein neuer Speicherort führt für ein eingebettetes Diagramm ein eigenes Diagrammblatt ein und bettet umgekehrt ein Diagrammblatt in ein Arbeitsblatt ein. Zur Übung sollten Sie in einem Diagramm die Gitternetzlinien über dieses Menü einund ausblenden. Gitternetzlinien sind Linien, die Sie einem Diagramm hinzufügen können, um die Darstellung übersichtlicher zu gestalten und die Auswertung von Daten zu erleichtern. Gitternetzlinien reichen von den Teilstrichen auf einer Achse über die Zeichnungsäche. Zum Ein- oder Ausblenden von Gitternetzlinien klicken Sie im Menü Diagramm auf den Befehl Diagrammoptionen und dann auf die Registerkarte Gitternetzlinien. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die einzublendenden oder auszublendenden Gitternetzlinien. Da dieser Dialog dem Schritt 3 des Dialog-Assistenten entspricht, können Sie das bereits während der Erstellung des Diagramms vornehmen. 3.6 Neue Datenpunkte oder Datenreihe hinzufügen Die in einem Diagramm dargestellten Daten können sich ändern, neue Datenpunkte können hinzukommen, manchmal soll sogar eine neue Datenreihe hinzugefügt werden. Darauf soll jetzt eingegangen werden. Zunächst muss das Diagramm aktiviert werden, damit das zusätzliche Menü Diagramm erscheint. Hier steht der Befehl Daten hinzufügen..., der benötigt wird, wenn ein bestehendes Diagramm um neue Daten erweitert werden muss. 70

71 3.6 Neue Datenpunkte oder Datenreihe hinzufügen Excel 2007 Einfügen Datenpunkte hinzufügen Wenn Sie die Abbildung 3.6 genau betrachten, habe ich bei der Kapitalentwicklung nur die Werte bis 2007 dargestellt. Um den Datenpunkt für 2008 anzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Aktivieren Sie das Diagramm, das um neue Datenpunkte oder eine Datenreihe oder erweitert werden soll und wählen den Befehl Daten hinzufügen.... Wie an den drei Pünktchen zu erkennen ist, führt dies zu einem Dialog, der in der Abbildung 3.7 links zu sehen ist. Abbildung 3.7: Die Dialoge für neue Daten Im Textfeld geben Sie nun den Bereich der neuen Werte an, im Beispiel hier also =Reihen!K13:K14, denn der Datenpunkt bendet sich in diesen beiden Zellen des Datenblatts Reihen. Im nächsten Dialog, der in der Abbildung 3.7 rechts daneben steht, müssen Sie angeben, ob es sich um neue Datenpunkte oder eine komplett neue Datenreihe handelt. Hier ist das erste der Fall. Die Datenerweiterung geht einfacher, wenn Sie zunächst die betroene Datenreihe im Diagramm aktivieren, die Datenpunkte werden dann optisch hervorgehoben und der zugehörige Bereich erscheint im Eingabefeld, hier also =DATENREIHE(Reihen!$A$14;Reihen!$B$13:$J$13;Reihen!$B$14:$J$14;1), da die Daten bis 2007 sich hier benden. Sie brauchen jetzt nur die Spalte J durch K zu ersetzen, weil sich ja der Datenpunkt von 2008 hier bendet, das war's schon. Sie bemerken aber keinen Unterschied? Nun, das liegt daran, dass die Gröÿenachse (X) der Rubriken nur bis 2007 geht, Sie müssen über das Kontextmenü der Gröÿenachse (X) den Bereich der Werte erweitern, also im Befehl Achse formatieren... des Kontextmenüs im erscheinenden Dialog im Register Skalierung im Eingabefeld Maximum 2007 durch 2008 ersetzen. 71

72 3 Diagramme Neue Datenreihe einfügen In der Abbildung 3.6 ist nur die Kapitalentwicklung zu sehen, nun sollen noch die jährlichen Zinsen hinzukommen, die im Bereich C15:K15 stehen. Der Wert in Zelle C15 ergibt sich als Dierenz der Kapitalwerte durch die Formel =C14-B14 und die restlichen Werte durch Ziehen am Ausfüllkästchen. Mein Ziel ist das Diagramm der Abbildung Kapital [ ] A B C D E F G H I J K , , , , , ,00 Punktdiagramme Zeit [Jahr] 1.000,00 800,00 600,00 400,00 200, Kapital 5.000, , , , , , , , , ,02 Zinsen 400,00 432,00 466,56 503,88 544,20 587,73 634,75 685,53 740,37 0,00 Kapital Zinsen Abbildung 3.8: Erweitertes Punktdiagramm Die neue Datenreihe wurde in folgenden Schritten angefügt: 1. Die Zelle C15 bekommt den falschen Wert Markierung der alten Datenreihe Exp., Aufruf des Befehls Datenquelle... des Kontextmenüs. Es erscheint der Dialog 3.9, der auch der zweite Dialog des Diagramm-Assistenten ist. Sie müssen hier das Register Reihen wählen. 3. Dann erscheint im Listenfeld Datenreihe zunächst nur der Eintrag Exp. für die bestehende Datenreihe. Durch Anklicken der Schaltäche Hinzufügen legt Excel eine neue Datenreihe an, wobei zunächst nur der Name Reihe2 vorgegeben ist. Dieser Name wird über das gleichnamige Eingabefeld geändert. Entweder trägt man direkt den Wert der Zelle A15 ein, oder markiert diese Zelle im Arbeitsblatt. Im Listenfeld erscheint dann der Name Zinsen. 4. Da die Werte der Rubriken im Bereich C13:K13 stehen, wird dies im Eingabefeld X-Werte eingetragen. 5. Da die Werte der Daten im Bereich C15:K15 stehen, wird dies im Eingabefeld Y- Werte eingetragen. Den sinnlosen Vorgabewert -1 müssen Sie überschreiben! 72

73 3.7 Sekundärachse Abbildung 3.9: Der zweite Dialog des Diagramm-Assistenten 6. Der Dialog sieht dann wie in Abbildung 3.9 aus. Drücken Sie dann die Schaltäche OK zur Fertigstellung des veränderten Diagramms. 3.7 Sekundärachse Von der zweiten Datenreihe werden Sie zunächst nur den willkürlich falschen Datenpunkt (2000,6000) sehen. Die anderen Werte liegen auÿerhalb des Wertebereichs der Gröÿenachse (Y). Dies lieÿe sich natürlich beheben, aber die Daten wären dann über einen sehr groÿen Bereich verstreut und das Diagramm unbrauchbar. Hier bietet es sich an, eine zweite Werteachse zu verwenden. Wenn der Wertebereich der verschiedenen Datenreihen in einem 2D-Diagramm stark variiert oder das Diagramm unterschiedliche Datentypen enthält (z. B. Preis und Anzahl), können Sie eine oder mehrere Datenreihen auf einer sekundären Gröÿenachse (für den Wert Y) darstellen. Die Skalierung der Sekundärachse entspricht den Werten der damit verbundenen Datenreihe. Die Vorgehensweise ist wie folgt: 1. Klicken Sie auf die Datenreihe, die Sie auf einer sekundären Gröÿenachse darstellen möchten, in unserem Fall der eigentlich falsche Wertepunkt (2000,6000). 73

74 3 Diagramme 2. Klicken Sie im Menü Format auf den Befehl Markierte Datenreihen... oder wählen Sie direkt im Kontextmenü den Befehl Datenreihen formatieren..., in beiden Fällen erscheint der Dialog Datenreihen formatieren <, wo dann die Registerkarte Achsen auszuwählen ist. 3. Aktivieren Sie hier das Optionsfeld Sekundärachse. Die neue Achse kann wie beschrieben formatiert werden. Der ursprünglich falsche Datenpunkt (1999,6000) wird nun abschlieÿend durch den korrekten (2000,400) ersetzt. 3.8 Benutzerdenierte Diagrammtypen Aus der Hilfe: Erstellen, Freigeben und Löschen eigener Diagrammtypen Sie können benutzerdenierte Diagrammtypen erstellen, indem Sie standardmäÿige oder benutzerdenierte Diagrammtypen ändern. Sie können diese benutzerdenierten Diagrammtypen sogar für andere Benutzer freigeben. Wenn beispielsweise auf allen Firmendiagrammen dieselben Titelinformationen angezeigt werden sollen, können Sie ein Diagramm mit dem betreffenden Titel erstellen, das Diagramm als benutzerdenierten angepassten Diagrammtyp speichern und es dann für andere Benutzer freigeben und wie eine Mustervorlage verwenden. Anmerkung Benutzerdenierte Diagrammtypen werden in Arbeitsmappen gespeichert. Vordenierte Diagrammtypen sind in der Datei Xl8galry.xls gespeichert. Wenn Sie eigene Diagrammtypen erstellen, werden diese von Excel in der Datei Xlusrgal.xls gespeichert Hinzufügen Hinzufügen eines benutzerdenierten Diagrammtyps zur Anwendung auf andere Diagramme: 1. Klicken Sie auf das Diagramm, das als benutzerdenierter Diagrammtyp gespeichert werden soll. 2. Klicken Sie im Menü Diagramm auf Diagrammtyp oder verwenden Sie das Kontextmenü der Diagrammäche. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzerdenierte Typen auf Benutzerdeniert. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein. Geben Sie im Feld Beschreibung gegebenenfalls eine Erläuterung ein. 5. Klicken Sie anschlieÿend auf OK. 74

75 3.8.2 Löschen Löschen eines benutzerdenierten Diagrammtyps: 3.9 Histogramme als Punktdiagramm 1. Klicken Sie auf ein Diagramm, um das Menü Diagramm zu aktivieren. 2. Klicken Sie im Menü Diagramm auf Diagrammtyp oder verwenden das Kontextmenü. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzerdenierte Typen auf Benutzerdeniert. 4. Klicken Sie im Feld Diagrammtyp auf das zu löschende Format. Klicken Sie auf Löschen und anschlieÿend auf OK. 3.9 Histogramme als Punktdiagramm A B C D E F G H I J K L M N O P 1,56 2,05 1,76 1,68 1,86 1,71 1,62 1,78 1,76 1,83 1,74 1,69 1,91 1,89 1,81 1,93 1,72 1,78 1,73 1,83 VDF VF 1, UG OG Δ i h i f i d i F i 1,50 #### VDF0 VF 1,50 1,65 0,15 2 0,1 0,667 0,1 4,00 1,65 #### 0,1 1,2 1,65 1,75 0,1 6 0,3 3,000 0,4 3,50 1,65 0 0,1 1,75 1,85 0,1 7 0,35 3,500 0,75 1,65 #### 0,1 1 3,00 1,85 1,95 0,1 4 0,2 2,000 0,95 1,75 #### 0,4 0,8 1,95 2,10 0,15 1 0,05 0, ,50 1,75 0 0,4 20 2,00 1,75 #### 0,4 0,6 1,85 #### 0,75 1,50 Matrixformel Spalte D: 1,85 0 0,75 0,4 {HÄUFIGKEIT($A$1:$J$2;$B$5:$B$9)} 1,00 1,85 #### 0,75 0,50 1,95 #### 0,95 0,2 1,95 0 0,95 0,00 0 1,95 #### 0,95 1,45 2,10 1,55 #### 1,65 1,751 1,85 1,95 2,05 2,15 2, Abbildung 3.10: Histogramm und Verteilungsfunktion Abbildung 3.10 informiert im Bereich A1:J2 über die Körpergröÿe von 20 Personen durch eine so genannte Urliste. Die Daten und ihre Aufbereitung stammen aus einem im Netz veröentlichten Skript von Dr. Manuel Frondel mit dem herausfordernden Titel Kann Statistik Spaÿ machen?, einer sehr schönen Einführung in die Beschreibende Statistik. Ich möchte daran exemplarisch zeigen, welche Möglichkeiten Excel bietet. Zur Informationsverdichtung wird der Wertebereich stetiger Merkmale meistens in Klassen eingeteilt, untere und obere Grenzen sowie die Breiten der Klassen sehen Sie im Bereich A4:C9. In der Spalte D4:D9 stehen die absoluten Häugkeiten h i. Diese 75

76 3 Diagramme ergeben sich aus der Urliste durch Abzählen. Excel bietet für die Auszählung eine Matrix- Funktion an, die HÄUFIGKEIT-Funktion. Diese Funktion benötigt als ersten Parameter einen Bezug auf die Urliste, hier also $A$1:$J$2. Der zweite Parameter ist der Bezug auf die Obergrenzen der Klassen, in diesem Beispiel $B$5:$B$9. Da die Funktion eine Matrix-Funktion ist, wird zunächst der Ausgabebereich, hier also D5:D9 markiert und dann ins Eingabefeld =HÄUFIGKEIT($A$1:$J$2;$B$5:$B$9) geschrieben. Achten Sie auf die Eingabe als Matrix-Formel, also Strg + Alt + drücken. Aus den absoluten Häugkeiten folgen durch Division durch die Stichprobengröÿe n, hier also 20, die relativen Häugkeiten f i = h i /n Histogramm und Verteilungsfunktion Die Abbildung 3.10 zeigt ein so genanntes Histogramm, das die relative Häugkeitsverteilung für das Merkmal Körpergröÿe widergibt und die zugehörige Verteilungsfunktion. Das Histogramm besteht aus Rechtecken, deren Breiten die Klassenbreiten i und deren Flächeninhalte die relativen Häugkeiten f i sind Also muss auf der Ordinate (der y-achse) die sogenannte Dichte d i = f i i abgetragen werden. Die Fläche des i-ten Rechtecks, welche sich aus (Klassen-)Breite i mal Höhe d i ergibt, ist somit immer identisch mit der relativen Häugkeit f i für diese Klasse. Die Summe aller Rechtecke ist somit 1. Hat man wie hier die Stichprobe durch k Klassen dargestellt, ergeben sich die so genannten kumulierten relativen Häugkeiten F i aus der Summe der relativen Häugkeiten für die Klassen 1 bis i. Somit gilt F 0 = f 0 F i = f i + F i 1 i = 1,..., k Da die Summe der relativen Häugkeiten 1 ist, gilt somit F k = 1. Die kumulierte relative Häugkeit F i wird der oberen Grenze OG i der i-ten Klasse und F 0 der unteren Grenze UG 1 der ersten Klasse zugeordnet. Diese k+1 Punkte (UG 1, F 0 ), (OG 1, F 1 ) bis (OG k, F k ) stellen die Eckpunkte des sogenannten Verteilungspolygons dar. Stellt man Histogramm und Verteilungsfunktion in einem gemeinsamen Diagramm dar, ist das Ergebnis bescheiden, da die Verteilungsfunktion viel geringere Werte als das Histogramm hat. Deshalb wurde eine zweiten Achse, die so genannte Sekundärachse hinzugefügt. 76

77 4 Listen Listen sind rechteckige Bereiche einer Excel-Tabelle mit zusammengehörigen Daten. Die erste Zeile der Liste enthält Beschriftungen für jede Spalte. Die nachfolgenden Zeilen bestehen aus den eigentlichen Daten. Listen können sortiert, nach Kriterien geltert und mit Hilfe so genannter Datenbankfunktionen ausgewertet werden. 4.1 Was sind Listen Abbildung 4.1: Eine Tabelle Die Hilfe von Excel erklärt Listen als eine Reihe von Tabellenzeilen, die zusammen- 77

78 4 Listen gehörende Daten enthalten, beispielsweise eine Rechnungsdatenbank oder eine Gruppe von Kundennamen und Telefonnummern. Die erste Zeile der Liste enthält Beschriftungen für die Spalten. Eine Zeile wird Datensatz genannt, die Spalten werden als Felder bezeichnet. Im Zusammenhang von Datenbanken würde man Listen als Tabellen oder Tafeln bezeichnen. Da aber schon die Arbeitsblätter Tabellen genannt werden, heiÿen eben Tabellen hier Listen. Um die Verwirrung noch weiter zu steigern, werden Listen von der Hilfe manchmal auch als Datenbanken bezeichnet. Ein Datenbank ist aber streng genommen eine Sammlung zusammengehörender Tabellen (=Listen), wobei noch zusätzliche Forderungen gestellt werden, auf die ich hier nicht eingehen kann. Zur Erläuterung gebe ich in der Abbildung 4.1 die Liste der Professoren der Emil- Erpel-Eliteuniversität von Entenhausen (EEE) an. Die Liste besteht aus 8 Datensätzen und 8 Feldern, der erste Datensatz beschreibt die Merkmale von Prof. Bulletti, das dritte Feld gibt von jedem Datensatz das Geschlecht an. Die Daten in einer Zeile beziehen sich also auf eine Untersuchungseinheit, hier die Professoren, und die Daten einer Spalte sind die Ausprägungen eines gemeinsamen Merkmals, etwa des Namens oder des Geschlechts. Die Bezeichnungen der Merkmale bilden die erste Zeile. In der Statistik bezeichnet man eine solche Liste als Datenmatrix. Weiter wird in der Online-Hilfe empfohlen: ˆ Legen Sie einen Abstand zwischen der Liste und den anderen Elementen fest. Lassen Sie zwischen der Liste und anderen Daten im Arbeitsblatt mindestens eine Spalte und eine Zeile leer. Auf diese Weise kann Excel die Liste leichter erkennen und markieren, wenn Sie Daten sortieren und ltern oder automatisch errechnete Teilergebnisse einfügen. ˆ Erstellen Sie nur eine Liste pro Arbeitsblatt, da einige Listenverwaltungsfunktionen, z. B. das Filtern, nicht auf mehrere Listen gleichzeitig angewendet werden können. ˆ Verwenden Sie formatierte Spaltenbeschriftungen. Erstellen Sie Spaltenbeschriftungen in der ersten Zeile einer Liste. Excel verwendet die Beschriftungen zur Berichterstellung und zum Aunden und Strukturieren von Daten. Verwenden Sie für die Spaltenbeschriftung eine Schriftart, eine Ausrichtung, ein Format, einen Rahmen oder ein Format für die Groÿ-/Kleinschreibung, das sich von dem der Daten in der Liste unterscheidet. Formatieren Sie die Zellen als Text, bevor Sie die Spaltenbeschriftungen eingeben. ˆ Wenn Sie die Beschriftungen von den Daten trennen möchten, verwenden Sie Zellrahmen, um Linien unterhalb der Beschriftungen einzufügen und keine Leerzeilen oder gestrichelten Linien. ˆ Vermeiden Sie leere Zeilen und Spalten innerhalb der Liste, um Excel das Erkennen und Markieren der Liste zu erleichtern. Geben Sie keine Leerzeichen am Anfang oder am Ende eines Eintrags ein Zusätzliche Leerzeichen am Anfang und am Ende einer Zelle wirken sich nachteilig auf Sortier- und Suchvorgänge aus. Stattdessen können Sie dem Text in einer Zelle einen Einzug zuweisen. 78

79 4.2 Das Menü Daten ˆ Wenn Sie neue Zeilen mit Daten am Ende einer Liste hinzufügen, werden von Excel auf die neuen Zeilen konsistente Formatierungen und Formeln übertragen. Damit ein Format erweitert wird, müssen drei von fünf vorangegangenen Zellen dasselbe Format verwenden. Damit eine Formel erweitert wird, müssen alle vorangegangenen Formeln konsistent sein. Wie Sie sehen war ich vorbildlich: Die Überschriften sind fett formatiert und durch Striche von den eigentlichen Daten getrennt. Es gibt keine Leerzeilen oder -Spalten innerhalb der Liste, die Liste selbst ist sauber von den anderen Inhalten des Arbeitsblatts durch Leerzeilen oder -Spalten getrennt, d.h. die ganze Zeile 10 und die nicht mehr abgebildete Spalte I bleiben frei. 4.2 Das Menü Daten Tabellen werden von Excel also als Listen bezeichnet, das zugehörige Hauptmenü heiÿt entsprechend, eben nicht Listen sondern Daten. Das ist in sofern gerechtfertigt, da sich hinter den Befehlen verkappte Datenbankanweisungen wie Sortieren, Filtern (Auswählen) und Gruppieren verbergen. Ein besonders einfach zu verstehender Befehl dieses Menüs heiÿt Sortieren.... Den möchte ich näher erklären Sortieren Abbildung 4.2: Der Dialog Sortieren Listen können nach jedem Feld, also nach jeder Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Falls die Sortierung über eine Spalte nicht genügt, kann über eine zweite, ggf. sogar über eine dritte Spalte sortiert werden. Bei der Professorenliste bietet sich die Sortierung über Namen und Vornamen an. Der abgebildete Dialog önet sich über die 79

80 4 Listen Befehlsfolge Daten Sortieren... Bei diesen Eingaben würde die Liste nach Namen sortiert und bei gleichem Namen noch zusätzlich nach Vornamen Eingabehilfe durch Auswahl Oft kommt es vor, dass sich die Einträge in einer Spalte wiederholen. Wenn Sie in einer Zelle die rechte Maustaste drücken, erscheint das Kontextmenü mit u.a. dem Befehl Auswahlliste... Wenn Sie diesen aufrufen, önet sich ein Listenfeld mit allen bisherigen Einträgen in der entsprechenden Spalte bis zur ersten leeren Zelle. 4.3 Filtern von Listen Zur Informationverdichtung werden Listen oft geltert, beispielsweise könnte die Frauenbeauftragte Fräulein Eisenbeiÿ einen Blick allein auf die weiblichen Professoren werfen wollen, ohne deshalb gleich alle Datensätze mit männlichen Professoren zu löschen. Eine gelterte Liste blendet einfach alle Zeilen aus, die bestimmten Bedingungen nicht genügen. Der Vorgang selbst heiÿt Filtern, die Auswahlbedingungen Kriterien. Nicht überraschend stellt Excel einen spezialisierten Befehl namens Filter des Menüs Daten zur Verfügung. Ich möchte die Prinzipien des Filterns aber über den Umweg des Befehls Maske aus diesem Menü erklären. 4.4 Der Befehl Maske... Dieser Befehl des Menüs Daten ist umfangreicher als der harmlose Befehl Sortieren, scheint aber zunächst nichts mit Filtern zu tun zu haben. Excel erstellt für Tabellen mit Überschriften automatisch ein Eingabeformular, eine so genannte Maske. Dies wird über den Befehl Maske... des Menüs Daten erreicht. Der zugehörige Dialog, siehe Abbildung 4.3, ist einfach zu verstehen und soll die Eingabe erleichtern. Über die Schaltäche Kriterien ergibt sich aber auch die erste von vielen Möglichkeiten zum Filtern. Die Maske ist zunächst ohne Kriterien eingestellt und zeigt dann über die Schaltächen Weitersuchen bzw. Vorherigen suchen alle Datensätze nacheinander, wobei man sich nach vorne und hinten bewegen kann, aber man kommt immer nur einen Schritt weiter. Über die gleichlautenden Schaltächen kann man Datensätze löschen und neu erstellen. Aber Vorsicht: Warnung Eine über die Maske erfolgte Löschung eines Datensatzes ist unwiderruich und kann auch nicht mehr durch den Befehl Bearbeiten Rückgängig ungeschehen gemacht werden. 80

81 4.4 Der Befehl Maske... Abbildung 4.3: Die Maske zur Liste Kriterien zum Filtern Die Schaltäche Kriterien dient der Auswahl bestimmter Datensätze, die fest gesetzten Bedingungen, so genannten Kriterien genügen. Drückt man diese Schaltäche, erscheint die Maske mit leeren Eingabefeldern. In jedem Eingabefeld kann man nun ein Kriterium schreiben, etwa im ersten Eingabefeld für die Namen das Kriterium >B. Ein einzelnes Kriterium bezieht sich auf eine Spalte, also auf ein Merkmal. Man darf Kriterien für jede Spalte festlegen, die bei der abgebildeten Maske durch das logische UND verknüpft werden. Im Allgemeinen dürfen Kriterien aber auch durch das logische ODER verknüpft werden. Kriterien für numerische Felder sind leicht zu verstehen, so bedeutet in der Abbildung 4.4 der Eintrag für das Feld Kinder, dass nur Datensätze angezeigt werden, wo im entsprechenden Feld der eingetragene Wert, hier also 0, auftritt. Man darf aber auch Vergleiche wie > 0 oder <= 2 eintragen. Die Vergleichsoperatoren sind auch bei Feldern gestattet, die Text als Inhalt haben. Die Anordnung geschieht dann nach lexikalischer Ordnung. Oft sucht man aber auch Texte, die man nur ungefähr kennt, etwa Maier, Mayer oder Meier. Dann darf man sogenannte Platzhalter verwenden, so wie in der Abbildung 4.4 im Feld Vorname. Darauf gehe ich gleich ein. Fassen wir zusammen: Kriterien zum Filtern sind Bedingungen, mit deren Hilfe bestimmte Datensätze aus der Liste ausgewählt werden, im abgebildeten Beispiel alle kinderlosen Professoren des Fachbereichs SuF, die mehr als 3000 e verdienen und deren Vornamen der geheimnisvollen Bedingung G?r* genügt. Über die entsprechenden Schaltächen kann man alle ausgewählten Datensätze löschen, und zwar wie schon erwähnt unwiderruich, oder diese einzeln nacheinander anzeigen, wobei man sich vorwärts oder rückwärts durch die Liste bewegen kann. Die Anzeige erfolgt innerhalb der Maske. 81

82 4 Listen Platzhalterzeichen Abbildung 4.4: Kriterien zur Maske Nun komme ich zu den schon erwähnten, aber noch nicht erklärten Platzhalterzeichen. Es gibt drei Stück, neben * und? noch die Tilde. Man darf sie nicht nur beim Filtern, sondern auch beim Suchen und Ersetzen von Inhalten innerhalb der Auswahlkriterien verwenden. Ihre Bedeutung erklärt die folgende Tabelle: Bedeutung Gefundene Zeichen? Ein beliebiges einzelnes Zeichen. Bsp.: Ma?er Erkennt Maier und Mayer, aber nicht Meyer * Eine beliebige Anzahl von Zeichen. Bsp.: M*er Erkennt Maier und Mayer sowie Meyer (Tilde), gefolgt von?, * oder Bsp.: M*er? Fragezeichen, Sternchen oder Tilde. Erkennt Maier?, Müller? usw. Die Eingabe G?r* im Feld Vorname des Kriteriendialogs lässt also nur Datensätze zu, deren Vorname mit G beginnt, gefolgt von einem beliebigen Buchstaben. Der dritte Buchstabe muss ein r sein, der Rest ist beliebig. Wenn Sie zurück in die Liste der Professoren blättern (Abbildung 4.1), werden Sie feststellen, dass nur zwei Datensätze, nämlich Grün, Gero und Grünlich, Gerda diesem Kriterium entsprechen. Filtern von Datensätzen ist so wichtig, dass im Menü Daten ein eigenständiger Befehl eingerichtet wurde, auf den ich jetzt eingehe. 4.5 Der Befehl Filter Neben der Möglichkeit, die Liste über den Befehl Maske zu ltern, hat Excel im Menü Daten den Befehl Filter eingerichtet, der zu einem Untermenü mit den Einträgen 82

83 4.5 Der Befehl Filter Autofilter, Spezialfilter... und Alle anzeigen führt, wobei der letzte Befehl nur wirksam ist, wenn zuvor eine Filterung stattfand, die hiermit wieder aufgehoben wird. Beginnen wir mit dem Befehl Autofilter, der voraussetzt, dass eine Zelle innerhalb einer Liste ausgewählt ist, wobei die Liste die oben erwähnten Bedingungen erfüllen muss. Wählt man diesen Befehl aus, erscheint er mit einem Häkchen und Excel macht aus den Spaltenüberschriften wie in Abbildung 4.1 gezeigt aufklappbare Listenfelder. Ich habe in dieser Abbildung das Listenfeld Geschlecht geönet. Darüber können die Datensätze auf einfache Weise geltert werden. Würde man den Eintrag W wählen, erschienen nur noch die weiblichen Professoren, die männlichen wären ausgeblendet, aber nicht gelöscht. Über den Eintrag Alle kämen sie sofort wieder zum Vorschein. In der Online-Hilfe heiÿt es dazu: Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird die Liste beim Filtern nicht neu angeordnet. Durch das Filtern werden vorübergehend Zeilen ausgeblendet, die nicht angezeigt werden sollen. Die ausgelterten Einträge werden also nicht gelöscht! Wenn Excel Zeilen ltert, können Sie die Listenuntermenge bearbeiten, formatieren, als Diagramm darstellen und drucken, ohne sie neu anzuordnen oder zu verschieben. Sie können über den Unterbefehl Autofilter des Befehls Filter die Listenfelder für die Spaltenüberschriften wieder entfernen. Dann verschwindet auch das Häkchen an diesem Unterbefehl wieder. Zunächst möchte ich aber den Listeneintrag Benutzerdeniert... erklären. Drückt man diesen, erscheint wie an den Pünktchen gut zu erkennen ist, ein Dialog, den Microsoft Benutzerdenierter AutoFilter getauft hat Benutzerdenierter Autolter Abbildung 4.5: Ein benutzerdenierter Autolter Das Merkmal Geschlecht mit seinen nur zwei Ausprägungen gibt für diesen Dialog nicht viel her, daher habe ich ihn über das Feld Gehalt ausgewählt, wie Sie an der ersten Zeile des Dialogs erkennen können. Man darf für dieses Feld zwei Kriterien aufstellen und durch UND oder ODER verbinden. Ich habe festgelegt, dass nur Datensätze erscheinen, wo das Gehalt mindestens 3800 e erreicht, aber unterhalb von 4000 e bleibt. 83

84 4 Listen Danach kann man zu einem anderen Feld gehen und auf die gleiche Weise einen Auto- lter für dieses Feld festlegen. Es werden dann nur noch diejenigen Zeilen gezeigt, die beiden Autoltern entsprechen, die Verknüpfung von Autoltern verschiedener Spalten ist also nur über das logische UND möglich, während innerhalb einer Spalte die beiden Bedingungen durch UND oder ODER verbunden werden dürfen. Doch wie heiÿt es so schön in den Verkaufssendungen des Fernsehens: Wait, you get more, und zwar Speziallter, die beliebige Verknüpfungen von Kriterien ermöglichen. Wenn Sie ein weiteres Mal zur Abbildung 4.1 zurückblättern, werden Sie fünf Speziallter erkennen. 4.6 Speziallter Haben Sie diese gefunden? Die ersten drei stehen in den Zeilen 11 und 12, die nächsten beiden in den Zellen 14 bis 16. Speziallter bestehen in der oberen Zeile aus mindestens einer Spaltenbeschriftung der Liste. Direkt darunter oder eine Zeile weiter stehen die für die Spalte festgelegt Bedingungen. Der Speziallter im Bereich A14:B15 hat den Inhalt FBR MaD Geschlecht M und lässt nur die Datensätze übrig, in denen das Feld FBR den Wert MaD hat und das Feld Geschlecht den Wert M hat, d.h. die beiden Bedingungen werden durch das logische UND verknüpft. Übrig bleiben die Herrschaften Bulletti, Schurigl, Lobedanz und Trauerwein. Man darf auf diese Weise beliebig viele Spalten mit Bedingungen versehen, wobei auch bestimmte Spalten öfter auftreten dürfen, wie im zweiten Kriterium, das im Bereich D11:E12 steht GebDat GebDat >= < Hier werden alle Professoren ausgewählt, die zwischen 1950 und 1969 geboren wurden, also Bulletti, Lobedanz, Grün, Gründlich und Trauerwein. Sollen beide Kriterien zusammengefasst werden, muss in einem zusammenhängenden Bereich der folgende Inhalt erscheinen: FBR Geschlecht GebDat GebDat MaD M >= < Gezeigt werden Bulletti, Lobedanz und Trauerwein. Die Verknüpfung der einzelnen Bedingungen ist aber nach wie vor das logische UND. Speziallter erlauben aber auch das logische ODER, und hier ist de Entwicklern wirklich eine genial einfache Lösung zur Darstellung eingefallen: Mit UND verknüpfte Bedingungen stehen in derselben Zeile, während die Verbindung durch ODER über Einträge in 84

85 4.6 Speziallter Name G?ü* Name <E verschiedenen Zeilen erfolgt. Sie kännen in Abbildung 4.1 eine solchen Kriterienbereich in den Zellen A14:B16 sehen Hier werden alle Namen gesucht, die mindestens eine der beiden Bedingungen erfüllen, aber nicht unbedingt beide, also Bulletti, Grün und Gründlich. Bei einer Verknüpfung über UND wäre niemand übrig geblieben. Der letzte Filter bendet sich im Bereich D14:E16 und lautet FBR SuF Kinder <1 Aufgenommen wird, wer kinderlos oder dem Fachbereich SuF angehört, somit Bulletti, Eisenbeiÿ, Schurigl, Grün und Gründlich. Noch aber habe ich die Filter nur im Kopf, Excel weiÿ nichts von meinem Begehr. Zur Durchführung meiner Filterwünsche muss ich im Menü Daten den Befehl Filter auswählen, der mich zum Unterbefehl Spezialfilter... bringt. Dann önet sich der in der Abbildung 4.6 gezeigte Dialog. Abbildung 4.6: Ein benutzerdenierter Speziallter Einzutragen sind der Listenbereich und der Kriterienbereich, und es muss entschieden werden, ob Excel nur ltert oder die ausgewählten Datensätze an anderer Stelle kopiert. Im Bild habe ich die ganze Liste ausgewählt und den ersten Filterbereich ausgewählt. Tipp Über die Befehlskette Daten Filter Alle Anzeigen lässt sich die Filterung wieder aufheben. 85