Der Weg zum digitalen Langzeitarchiv

Transkript

1 Der Weg zum digitalen Langzeitarchiv Warum? Wie? Wieviel? Mag. Susanne Fröhlich (Österreichisches Staatsarchiv) Tagung des Referats für die Kulturgüter der Orden,

2 Digitale Archivierung Fragen über Fragen Warum? Was? Wie? Wieviel? Wielange? Womit? Weshalb?

3 Digitale Archivierung Warum? Was? Wie? Wieviel? => rechtliche Notwendigkeit, wissenschaftliche Forschung etc. => welche Daten/Formate => unter welchen Voraussetzungen => Umfang der Daten Wielange? => Dauer der Datenhaltung Womit? => mit welchen technischen Mitteln

4 Warum - Digital Archivieren? Rechtliche Vorgaben Öffentlicher Auftrag Wissenschaftliche Anforderungen Technische Neuerungen Organisatorische Änderungen Platz-, Speicherprobleme => Interne Analyse der Organisation

5 Was - Digital Archivieren? = Welche - Daten habe ich? Akten / Urkunden Bücher Findmittel Digitalisate (Bilder, Fotos, Karten) Datenbanken / Fachanwendungen Dokumentenmanagementsysteme / AIS Webseiten Audio-, Videodaten => Metadaten und/oder Content?

6 Welche Daten => Schriftgut?

7 Welche Daten - Urkunden, Bücher?

8 Welche Daten => Findmittel?

9 Welche Daten => Fotos, Scans?

10 Welche Daten => Datenbanken?

11 Welche Daten => DLM-Systeme?

12 Welche Daten => Webseiten?

13 Welche Daten => Audiodaten?

14 Wie - Digital Archivieren? Technische Vorgaben der Organisation Grundlagen, Vorarbeiten in der OrgEinheit Finanzielle Ressourcen Personelle Verfügbarkeiten Zeitrahmen Partner Standards der (digitalen) Archivierung => Status Quo eruieren, Planen, Informieren

15 Wieviel - Digital Archivieren? Welche Daten => (Vor)Selektion treffen, Bewertung, Skartierung Größenordnung der Datenmenge Speicherplatz Dauerhafte Kosten Erhaltung = Preservation Technische Notwendigkeiten => Ressourcenplanung

16 Wielange - Digital Archivieren? Kurzfristig Mittelfristig innerhalb rechtlicher/organisatorischer Vorgaben Dauerhaft = ewig Löschen ja/nein? => Preservation (Planning) nötig?

17 Womit/Wozu - Digital Archivieren? Scannen / Digitalisieren Verfilmen Findmittel erstellen Dokumentenmanagementsystem Archivinformationssystem Digitales Langzeitarchiv => Benutzbarkeit, Zugänglichkeit, Zweck?

18 Weshalb - Digital Archivieren? => Ziel und Herausforderung Digitale Daten dauerhaft zu archivieren, lesbar zu erhalten und zugänglich zu machen Folie 18

19 Digitale Archivierung => eine Vielzahl an Fragen!!! => eine Vielzahl an Antworten?!? => eine Vielzahl an Lösungen???

20 Digitale Archivierung Fallbeispiel Österreichisches Staatsarchiv (ÖStA) Digitales Archiv Österreich

21 Wie ist die Ausgangsposition? ÖStA hat den rechtlichen Auftrag das Schriftgut der Bundesdienststellen zu archivieren (=Ministerien, nachgeordnete Dienststellen, Stiftungen, Fonds, Bundesbetriebe, etc.) Betrifft gemäß BArchG (BGBl. I/162/1999) und BArchVO (BGBl. II/366 und 367/2002) analoges und digitales Archivgut Digitales Schriftgut wird seit 2004 durch Einführung des elektronischen Aktes (=ELAKimBund, EiB) erzeugt Rund User => Produktion von 1 Mio. Akten/Jahr Folie 21

22 Welche - Vorprojekte/Richtlinien? OAIS ISO 14721:2003 Empfehlungsdokument digitale Langzeitarchivierung Machbarkeitsstudie diglaimbund Vergabeverfahren EDIAKT II BLSG Empfehlung Umsetzungsprojekt Digitales Archiv Österreich Folie 22

23 Wielange dauert die Umsetzung? bis ?? Folie 23

24 Technisches Kernsystem Was ist Projektinhalt/Nichtinhalt? Primärziel Sekundärziele Begleitmaßnahmen Derzeitige Nichtziele AIS-Anbindung Konvertierung Archiv-VO Fachanwendungen Marketing Standards Digitalisierung Webshop Preservation Webarchivierung Zertifizierung Migration

25 Welche - Vorgaben gibt es? Archivierung des ELAK im Bund OAIS-Modell EDIAKT II Schema Konvertierung des Contents in PDF/A Einhaltung bzw. Erreichung internationaler Standards Technischer Aufbau an 2 Standorten Anbindung des Portalverbunds (PVP) Mandantenfähigkeit, Modularer Aufbau Reportingtools Rechte-, Rollenverwaltung Barrierefreiheit AIS-Schnittstelle Webshop und Billingsystem

26 Bundesministerien Verwaltung, Forschung, BürgerInnen OAIS Modell für ÖStA 6 Preservation Planning 1 P r o d u c e r E D I A K T P a k e t SIP 2 Ingest AIP 4 Data Management Deskr. Daten digla im 3 Archival Bund Storage AIP 7 Access DIP 10 AIS DIP 8 C o n s u m e r 5 Administration 9 (digla) - Management

27 EDIAKT II - Schema EDIAKT = Eletronic Data Interchange Format => Derzeit EDIAKT II-Schema XML-Schema zum Austausch von gültigen elektronischen Akten quer über alle in Österreich installierten ELAK- und KIS-Systeme EDIAKT-Creator und -Viewer EDIAKT-Schnittstelle im Ingest Folie 27

28 PDF/A als Archivformat ISO-Standard ISO/CD Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF (PDF/A) Im Zuge der EDIAKT-Erzeugung Konvertierung des (ELAK)-Contents in PDF/A Derzeit gültig: PDF/A-1b (2au) Vorsicht: nicht alle Formate können derzeit automatisch konvertiert werden (z.b. Mailobjekte und deren Attachments, ZIP-Ordner, etc.) 25. November 2011 Folie 28

29 Internationale Standards PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) Empfehlungen, Vorschläge und Best-Practices zur Implementierung von Metadaten METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) XML-Format zur Übertragung deskriptiver, administrativer und struktureller Metadaten von digitalen Objekten PLANETS (Preservation and Long-term Access through networked Services) Services und Tools, die die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von digitalen Informationen sicherstellen. MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) Europäischer Standard für elektronisches Records-Management. EAD (Encoded Archival Description) Austauschformat für deskriptive Metadaten (AIS, Access) 7. Juli 2010 Folie 29

30 Modularer Aufbau AIS 2 AIS 1 AIS 3 DigLA - Management Preservation Group Technisches Kernsystem (SDB) Webshop / Billing Betriebsführung Hotline, Schulung Wartung, Support Weiterent -wicklung 7. Juli 2010 Folie 30

31 Welche Prozesse werden benötigt? => Archivierungszyklus - analog Aktenanbot Benutzung Bewertung Erhaltung AKT Skartierung Erschließung Weitergabe Übernahme

32 Archivierungszyklus - digital => Übernahme von elektronischem Schriftgut (AIP) => AIP bewerten, ergänzen, löschen, suchen => Metadaten bearbeiten => Tektonik erstellen => Aktenbenutzung des Consumers (DIP) => Weitergabe an Andere, Massenexport, Webshop => AIP-Report generieren => Auswertung Logging, Abfrage Protokoll => Stammdaten- und Rechteverwaltung (PVP) => Policies verwalten => Preservation durchführen => Reduktion von Repräsentationen => Migration 7. Juli 2010

33 ELAK => EDIAKT II => AIP 7. Juli 2010 Folie 35

34 Elak im Bund Vom ELAK zum digla Ediakt Digitales Archiv

35 Digitales Archiv - Startseite

36 digla Administration, Workflowdefinitionen gesamt

37 digla Ingest, Batch-Lauf

38 digla Ingest, Workflowsteps

39 digla Ingest, Workflowsteps Schemaprüfungen Virusprüfung Formatprüfungen Metadatenextraktion Signierung Indizierung

40 digla SDB-Browser, Startseite

41 digla Browser, AIP Ansicht

42 digla Browser, Workflowauswahl

43 digla Browser, Suche

44 digla Tektonik bearbeiten

45 digla Metadateneditor I

46 digla Metadateneditor II

47 digla Browser, Content ergänzt

48 digla Browser, Content gelöscht

49 digla Access, DIP Alle DIP Varianten werden als Download im ZIP Format ausgeführt Struktur des ZIPs: Ordner mit jeweiliger GZ unterteilt in - Original (EDIAKT) - etwaige Repräsentation(en) - und METS-File (Metadaten)

50 digla Preservation, Registry

51 digla Preservation

52 Welche - Prozesse wurden realisiert? Schriftgutübernahme => INGEST automatisch/manuell signiert/unsigniert im EDIAKT II Format 1 Akt (= 1 ELAK = 1 GZ) pro Paket Bewertung auf Archivwürdigkeit und/oder Skartierung => BROWSER/ACCESS mittels eigener Workflows gem. BArchVO (Stati: A, S, D, V) Erschließung => BROWSER/ACCESS Tektonik bearbeiten Metadateneditor (Mapping EDIAKT auf EAD) Content ergänzen (Hinzufügen von Digitalisaten, digitalisierten Hybridteilen etc.) Nur Content oder komplett löschen (z.b. bei Bewertung auf S, gerichtlicher Anordnung, Weitergabe von Daten) Volltextsuche und Reports Schnittstelle zum AIS

53 Welche - Prozesse wurden realisiert? Erhaltung, Bewahrung, Restaurierung => Preservation/Registry/Storage Preservation Planning ( active preservation in SDB, oder extern) Migrationsprozesse (intern und extern) Datenschutz- und Datensicherheitskonzepte, Katastrophenszenarien, mehrfach redundante Speicherung und Sicherung, 2 Standorte Benutzung des Archivguts durch Produzenten und/oder Öffentlichkeit => ACCESS Volltextsuche (intern für Zugriffsberechtigte) Rechte- und Rollenkonzept DIP Varianten für unterschiedliche Benutzergruppen Webshop oder AIS (extern nach Ablauf der Schutzfristen) Billingsystem

54 Zusammenfassung - Fragen Welche - Daten möchte ich aus welchem Grund für wielange mit welchem Nutzen und zu welchem Gebrauch aufbewahren? Wie - ist mein derzeitiger Status? (organisatorisch, technisch, rechtlich, personell...) Womit - fange ich an, wie plane ich? Wo - möchte/muss ich hin? Was - brauche ich, um dorthin zu gelangen? (z.b. Ausschreibung, Partner, Änderung der Rahmenbedingungen)

55 Zusammenfassung - Antworten Entscheidung welches System benötige ich wann, wofür und mit welcher technischen Ausstattung? Datenbank => Findmittel Digitalisieren => Scannen/Verfilmen Datenmanagementsystem => (Akten)Verwaltung Archivinformationssystem (AIS) => Findhilfsmittel Digitales Archiv (digla) => Langzeitarchivierung Storage/Preservation => Aufbewahrung Webauftritt => Verbreitung/Verkauf

56 Zusammenfassung - Erfahrungen Intensive Voranalysen innerhalb der OE notwendig (Schemata, Mapping, Rechte, Rollen, Reports, Workflows) Ressourcenintensiv (Personen, Budget, Zeit) Bedingt organisatorische Veränderungen (neue Arbeitsabläufe, Voraussetzungen, Aufgaben) Lösen von Altem => Chance für Neues!!

57 Kleines digla - Glossar Access Datenausgabe AIP Archival Information Package (Eingelagertes Archivpaket) AIS Archivinformationssystem Centera EMC-Centera, Speichermedium, Server Content Inhalt/Beilagen des Aktes (alle abgelegten Dokumente Word, Mail, Bild ) Data Management Datenbankhaltung der Metadaten digla Digitales Archiv DIP Dissemination Information Package (Ausgangsdatenpaket für Benutzer etc.) EDIAKT-Pakete Datenpakete zur Einlagerung im digitalen Archiv ELAK elektronischer Akt (im Bund) Hybridakten Akten mit physischen/analogen Beilagen (gebundene Broschüren, Überformaten, etc.) Ingest Datenübernahme Metadaten Deskriptive Daten des Aktes (Findmittel im weitesten Sinne wer, was, wann, warum) OAIS Open Archival Information System SDB Safety Deposit Box (Software zur digitalen Archivierung) SIP Submission Information Package (Eingangsdatenpaket)

58 Dokumente/Links Dokumente digla-konvention: EDIAKT II-Schema: OAIS-Modell: bzw. PREMIS: Webseiten Österreichisches Staatsarchiv: Bundeskanzleramt: Siemens: BRANCHEN/PUBLIC-SECTOR/Pages/public-sector.aspx Tessella: Digitale Langzeitarchivierung des Bundes: Langzeitarchivierung html Plattform Digitales Österreich: E-Government: ELAK im Bund: PDF/A-Competence Center: PLANETS: MoReq2: EAD: METS:

59 Kontakte und Informationen Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2, A-1030 Wien Archivfachliche Funktionen/Bewertung Technische Funktionen/Preservation Mag. Susanne Fröhlich Mag. Hannes Kulovits Tel: ++43/(0)1/ Tel: ++43/(0)1/

60 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!! noch Fragen